DATUM/DATE BETECKNING/REFERENCE 2009-04-20 137-225-2009 Inbjudan att ansöka om att få lämna anbud på städtjänster Kungl. biblioteket, KB, avser att upphandla leverantörer för städning av bibliotekets lokaler på fyra adresser i centrala Stockholm samt i Strängnäs och Bålsta. 1. Stockholm: Humlegården: ca 27.700 kvm varav ca 11.800 kvm kontorslokaler och lokaler för publik verksamhet samt ca 15.900 kvm arkivlokaler. Birger Jarlsgatan 41: 412 kvm kontorslokaler. Biblioteksgatan 29: 653 kvm kontorslokaler. Karlavägen 98: 4.045 kvm kontorslokaler, tekniska utrymmen och lokaler för publik verksamhet samt 1.093 kvm arkivlokaler. 2. Strängnäs: Roggebiblioteket: Lektorsgatan 4, 1.399 kvm varav 1.138 kvm kontorslokaler och 135 kvm arkivlokaler samt 126 kvm kontorslokaler på Lektorsgatan 1. 3. Bålsta: Statens biblioteksdepå; Sigtunavägen 7, 746 94 Häggeby, ca 11.650 kvm varav ca 1.970 kvm kontorslokaler och lokaler för publik verksamhet samt ca 9.680 kvm arkivlokaler. Lokalerna omfattar totalt sammanlagt ca 65.000 m², fördelat på kontorslokaler och publika utrymmen dit allmänheten har tillträde (ca 19.000 m²) och magasin/arkivlokaler (ca 46.000 m²). Ansökan om att få lämna anbud kan göras på en eller fler områden/städer: 1. Stockholm 2. Strängnäs 3. Bålsta. 4. En kombination av områdena.
KB vill även informera om att förändringar av lokalbeståndet kan komma att ske under avtalstiden. Uppdragen omfattar en tidsperiod om två år med en möjlighet för KB att förlänga avtalen ytterligare ett år tre gånger (2+1+1+1). Avtalen avses börja gälla 2009-09-01. Uppdragen avser dels utförande av daglig/löpande städning i enlighet med angivna förutsättningar i det kommande förfrågningsunderlaget, dels option på att KB kan avropa storstädning av överenskomna ytor en gång per år i enlighet med angivna förutsättningar i det kommande förfrågningsunderlaget. Upphandlingen genomförs som selektiv upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling efter annonsering i Europeiska unionens officiella tidning (TED). Upphandlingen sker i två steg. En första ansökan syftar till att kvalificera företaget för att eventuellt få lämna in anbud. De företag som klarar kvalificeringen kommer att gå vidare till nästa fas där anbud lämnas in. Av dem som ansöker om att få lämna anbud kommer KB att välja ut ett antal (minst fem men dock högst 20) leverantörer som inbjuds att lämna anbud. Under anbudstiden kommer KB att visa de lokaler som anbudet skall avse för de utvalda leverantörerna. Sista dag för att ansöka om att lämna ansökan är 2009-05-27. Ansökningarna kommer att öppnas på KB:s sekretariat 2009-05-28 i närvaro av två tjänstemän. Det är viktigt att ni som leverantörer, så tidigt som möjligt, ställer frågor i de fall ni tycker att något är otydligt. Välkommen med er ansökan! Med vänlig hälsning Karin Jortfelt Inköps- och upphandlingssamordnare Staben/ekonomi 2
Tel: 08 463 40 08 karin.jortfelt@kb.se 3
Innehållsförteckning 1. Bakgrund...5 1.1. Beskrivning av Kungl. biblioteket, KB...5 2. Upphandlingsformalia...5 2.1. Prövning och utvärdering av anbud...6 2.2. Tilldelningsbeslut...7 2.3. Kontaktperson...7 3. Innehåll i ansökan och anbud...7 4. Krav på leverantören...8 4.1. Lagenliga krav...8 4.2. Erfarenhet av städverksamhet...9 4.3. Krav på leverantörens resursbas...9 4.4. Ekonomisk stabilitet...9 4.5. Personalkostnader i förhållande till omsättning...10 4.6. Städarbetsledare...10 4.7. Kontaktperson...11 4.8. Personal...11 4.9. Metod för kvalitetssäkring...11 4.10. Förstärkningsresurser...12 4.11. Referensuppdrag...12 5. Förlaga till sanningsförsäkran...13 6. Checklista...14 4
1. Bakgrund Kungl. biblioteket (KB) är en statlig myndighet och har för avsikt att upphandla leverantör/er för städning av myndighetens lokaler i centrala Stockholm, Strängnäs och Bålsta, enligt bifogat förfrågningsunderlag. Städuppdraget omfattar en tidsperiod om två år med en möjlighet för KB att förlänga avtalet i ytterligare ett år tre gånger. 1.1. Beskrivning av Kungl. biblioteket, KB KB är Sveriges nationalbibliotek och förvaltar det tryckta och det handskrivna kulturarvet, samt är det nationella arkivet för ljud, bild och rörliga medier. KB:s uppgift är bl.a. att samla in, bevara och tillhandahålla svenskt tryck, vissa elektroniska dokument samt ljud, bild och rörliga medier. Uppgifterna innebär bl.a. att KB tar emot många besökare, ca 700 per dag. KB har idag ca. 400 anställda. Mer information om bibliotekets arbete och uppgifter återfinns på webbsidan www.kb.se. KB har en stark ambition att verka för att miljöfrågor ses som en naturlig aspekt - båda inom den egna verksamheten och vid externa köp av varor och tjänster. Detta präglar därmed också utformningen av de krav som KB ställer vid upphandlingen av städning. KB:s målsättning är att skapa en för verksamheten enhetlig miljöprofil. Detta innebär att företag som levererar produkter eller tjänster till KB också skall arbeta utifrån samma målsättning. Vid sidan av att företag som utför uppdrag för KB:s räkning skall beakta de krav och riktlinjer som gäller för KB:s miljöarbete är det därmed av stor vikt att företaget i den egna - interna - verksamheten tillämpar motsvarande synsätt. 2. Upphandlingsformalia Upphandlingsform: Selektiv upphandling enligt 4 och 8 kap. lagen (2007:1079) om offentlig upphandling, LOU. 5
Beställare: Kungl. biblioteket, KB. Adress: Såväl anbudsansökan som anbud skall vara skriftliga och skickas eller lämnas i ett slutet kuvert märkt: Anbud 137-225-2009 Handlingarna skickas till adressen: Kungl. biblioteket Box 5039 102 41 STOCKHOLM Ansökan kan också lämnas in till KB i Humlegården, Stockholm. För KB:s öppettider se KB:s hemsida: www.kb.se Ansökningstid: Ansökan om att få lämna anbud skall vara KB tillhanda senast 2009-05-27. För sent inkommen ansökan kommer inte att beaktas. (Anbudstid: Anbuden vara KB tillhanda senast 2009-07-06.) Anbudets giltighet: Anbudet skall vara bindande till och med 2009-10- 31. Allmänna ansöknings- och anbudsförutsättningar: Ansökningen respektive anbudet skall vara skrivna på svenska. Observera att ersättning för anbudsräkning inte utgår. Ofullständiga anbud kan komma att förkastas. För att KB skall ha möjlighet att pröva och utvärdera ett eventuellt anbud är det ytterst viktigt att detta innehåller samtliga begärda uppgifter. Anbud som inte uppfyller samtliga krav kommer inte att kunna antas. Av dem som ansöker om att få lämna anbud kommer KB att välja ut ett antal (minst fem men dock högst 20) leverantörer som inbjuds att lämna anbud. Under anbudstiden kommer sedan KB att för de utvalda leverantörerna visa de lokaler som anbudet skall avse. Visning kommer att erbjudas vid ett tillfälle för varje leverantör. Om det behövs kan kompletterande visningar komma att hållas. KB kommer att kontakta de anbudsgivare som kvalificerats för att få lämna anbud. 2.1. Prövning och utvärdering av anbud Leverantörens ansökan syftar till att kvalificera företaget för att i nästa skede eventuellt få lämna in anbud. Kvalificeringen görs för att bedöma företagets lämplighet, erfarenhet, ekonomiska stabilitet, att det har en tillräcklig storlek m.m. Genom att granska företagets historik vill KB 6
skapa en uppfattning om företagets framtida lämplighet. De företag som klarar kvalificeringen kommer att gå vidare till nästa fas där anbudet lämnas in. 2.2. Tilldelningsbeslut Efter avslutad upphandling kommer samtliga anbudsgivare snarast möjligt att få meddelande om utfallet av anbudsprövning. Bindande avtal förutsätter skriftligt avtal som undertecknats av bägge parter. 2.3. Kontaktperson Inköps- och upphandlingssamordnare Karin Jortfelt, 08-463 40 08 karin.jortfelt@kb.se. KB ser det som mycket angeläget att anbudsgivaren kontaktar ovanstående person om frågetecken föreligger. Om behovet av klargörande uppstår önskar emellertid KB få in eventuella frågor i skriftlig form via e-post. Skriftliga svar på eventuella frågor kommer att sändas ut till samtliga som efterfrågat förfrågningsunderlaget. 3. Innehåll i ansökan och anbud Handlingarna måste vara kompletta och innehålla alla efterfrågade uppgifter. Om anbudsgivaren inte svarat på något av de ställda kraven kan detta tolkas som att kravet inte uppfylls och ansökan/anbudet kan komma att förkastas. Ansökan/anbudet skall vara utformade enligt förfrågningsunderlagen, reservationer accepteras inte. Ansökningen respektive det eventuella anbudet skall vara skriftliga och på svenska. Originalhandlingen skall vara undertecknad av behörig företrädare hos anbudsgivaren. Samtliga bilagor skall vara förtecknade i ansökan/anbudet. Ingivet material skall inte vara onödigt skrymmande och inte av större format än A4. 7
Redovisning av samtliga efterfrågade uppgifter avseende de ställda kraven på leverantören, avsnitt 4 i förfrågningsunderlaget. 4. Krav på leverantören Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som skall leverera de efterfrågade städtjänsterna. Den efterfrågade dokumentationen skall där så angivits omfatta både anbudsgivande leverantör samt eventuella underleverantörer. 4.1. Lagenliga krav Anbudsgivare och eventuella underleverantörer skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. Bolaget bör inte heller ha betalningsanmärkningar. KB kommer att inhämta uppgifter från Upplysningscentralen (UC) eller likvärdig källa för att säkerställa denna information. Anbudsgivare skall till ansökan bifoga följande handlingar både för anbudsgivande företag och eventuella underleverantörer: Kopia på ett registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet (för svenska företag från Bolagsverket). Begäran om upplysningar - Offentlig uppgifter, SKV 4820, avseende anbudsgivaren och eventuella underleverantörer. Blanketten skall bifogas ansökan och vara ifylld av Skatteverket. Intyget får vara högst tre månader gammalt. Eftersom blanketten enbart är tillämpbar i Sverige skall utländsk anbudsgivare bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar. Blanketten kan laddas ned från Skatteverkets webbsida: www.skatteverket.se. Intyg/sanningsförsäkran från behörig firmatecknare, förlaga bifogas detta förfrågningsunderlag. 8
4.2. Erfarenhet av städverksamhet Den juridiska person som lämnar ansökan skall ha bedrivit städverksamhet i minst två avslutade räkenskapsår. Ansökan skall innehålla Bekräftelse på att ställda krav uppfylls. 4.3. Krav på leverantörens resursbas KB anser det väsentligt att anbudssökanden har en tillräcklig omsättning i förhållande till ett långsiktigt åtagande gentemot KB. Leverantören av de löpande städtjänsterna skall under de två senaste räkenskapsåren ha uppnått en årlig omsättning för den del av verksamheten som avser städning som är mer än 3 gånger så stort som detta anbud. Ansökan skall innehålla: Bekräftelse på att ställda krav uppfylls, samt uppgift om hur stor årsomsättningen avseende städtjänster varit under de senaste två åren (uppgifterna redovisas i SEK) 4.4. Ekonomisk stabilitet Leverantören och eventuella underleverantörer skall ha en stabil ekonomisk bas och skall redovisa nyckeltal där likviditeten uppgår till mer än 1,0 och där soliditeten är högre än 25 procent. Beräkningsgrund är de nyckeltal som redovisades vid utgången av det senast avslutade verksamhetsåret. I det fall lägre nyckeltal redovisas skall anbudsgivare ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Leverantören skall redovisa företagets arbetskraftskostnad, företagets personalpolicy, vad avser rekrytering, utbildning, kompetensutveckling och hälso- och friskvårdssatsningar. Anbudsgivare skall i ansökan lämna följande uppgifter avseende det egna företaget och eventuella underleverantörer: Bifoga en kopia av den senast fastställda årsredovisningen inklusive den undertecknade revisionsberättelsen, 9
bekräfta att ovan ställda nyckeltalskrav uppfylls eller - om så inte är fallet - lämna den efterfrågade förklaringen till detta, antal anställda per den 31 mars 2009, företagets arbetskraftskostnad, samt företagets personalpolicy. 4.5. Personalkostnader i förhållande till omsättning KB anser det vara väsentligt att anbudsansökande är seriösa företag, d.v.s. betalar skatter och sociala avgifter för sina anställda. Sveriges auktoriserade Serviceentreprenörer (SSEF) avser att personalkostnaden per anställd är en väsentlig faktor för en sådan bedömning och att denna kostnadsandel bör ligga på minst 65-75 % av omsättningen. 4.6. Städarbetsledare Leverantören skall ha särskilt avdelad personal med adekvat utbildning och erfarenhet att svara för arbetsledningen. Utsedd person skall inneha minst två års erfarenhet som ansvarig städarbetsledare för kontorsstädning utförd hos extern kund. Anbudsgivare skall i ansökan: bekräfta att ställda krav uppfylls, lämna en redovisning av den/de personer som anbudsgivaren avser att använda som städarbetsledare. Personalen skall redovisas genom meritförteckning innehållande namn, personnummer, anställningstid, utbildning, tidigare yrkeserfarenhet, samt lämna en redovisning av ett likvärdigt uppdrag som utförts eller påbörjats efter den 1 januari 2006 som städarbetsledaren ansvarat för under minst ett år. Redovisningen skall innehålla information enligt bifogad mall (se bilaga 1). Redovisningen skall bekräftas genom underskrift av den externa kunden. Observera att KB även kommer att ha ett möte med offererad städarbetsledare som ett led i anbudsutvärderingen. 10
4.7. Kontaktperson Om städarbetsledaren inte kommer att delta i den dagliga/löpande städningen på KB i Humlegården skall en särskilt angiven kontaktperson bland städpersonalen där finnas. Se krav enligt 4.7 nedan och krav i kommande förfrågningsunderlag. 4.8. Personal Leverantören skall ha personal med adekvat utbildning och erfarenhet att utföra städuppgifter som förekommer i kontorsmiljö. Samtliga personer som kan vara aktuella för uppdraget skall muntligt och skriftligt behärska svenska i sådan omfattning att personen kan tillgodogöra sig den information, exempelvis anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation och produktbeskrivningar, som ingår som en del i städarbetet och i kommunikationen med städledaren. Notera att redovisningen skall omfatta personal för alla tjänster, d.v.s. även för årsstädning om dessa arbetsuppgifter är avsedda att utföras av andra än de som utför den ordinarie städningen. Observera att de av ansökanden/anbudsgivaren redovisade personerna skall stå till KB:s förfogande i det fall avtal sluts med Leverantören. Utbyte av i ansökan redovisad person kan endast ske enligt de villkor som avtalet, avsnitt 7, anger. Anbudsgivare skall i ansökan: Bekräfta att ställda krav uppfylls, samt När avtalet är skrivet, och innan arbetet påbörjats, skall leverantören redovisa vilka personer som valts ut för att utföra arbetet. Personerna skall redovisas genom en förteckning med namn, personnummer, anställningstid och arbetsuppgift. Detta krav ställs på grund av de höga säkerhetskrav som KB måste tillämpa på såväl egna anställda som anställda hos externa entreprenörer. KB kommer inte att acceptera utbyte av städpersonal utan uttryckligt medgivande till detta. Ansökan skall ske skriftligen. Se Avtalsvillkor beträffande ytterligare information om övriga krav på personalen. 4.9. Metod för kvalitetssäkring Leverantören skall tillämpa en vedertagen och dokumenterad kvalitetssäkringsmetod som säkerställer att överenskommen omfattning 11
och kvalitet uppnås. Leverantören skall för att möjliggöra detta ha sådana hjälpmedel eller rutiner att kvalitetsnivån skriftligt kan definieras. Ansökan skall innehålla: Redovisning av hur leverantören avser kvalitetssäkra städningen en beskrivning av de rutiner som anbudsgivaren tillämpar (omfattning och inriktning), samt ett exempel på uppdrag där kvalitetsrutiner tillämpats. 4.10. Förstärkningsresurser Leverantören skall kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens/resurser får inte vara avhängigt av enskilda individer. Ansökan skall innehålla: bekräftelse på att ställda krav uppfylls samt en beskrivning över hur detta krav tillgodoses. 4.11. Referensuppdrag Leverantör av daglig/löpande städning skall ha utfört minst två uppdrag med städytor av motsvarande omfattning och karaktär. Uppdragen skall avse extern kund och vara utförda efter den 1 januari 2006 och avse uppdrag som utförts under minst ett år. Ett av uppdragen kan vara detsamma som lämnats av städledaren, om detta uppdrag har utförts hos anbudsgivande företag. Ansökan skall innehålla: Bekräftelse på att kravet uppfylls, samt en kortfattad beskrivning av avtalsåtagandena, försedda med underskrift av den aktuella kunden. 12
5. Förlaga till sanningsförsäkran Härmed försäkras på heder och samvete att företaget med organisationsnummer. och i företaget verksamma personer, som genom att vara ägare/delägare eller genom sin befattning i företaget har att fatta beslut att företräda detta: - inte är i konkurs, likvidation eller under tvångsförhandling, - inte heller föremål för ackord eller annat liknande förfarande eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud, - inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, - inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, - inte gjort sig skyldig till allvarliga fel i yrkesutövningen. Ort, datum Firmatecknares underskrift Befattning 13
6. Checklista Innan ni skickar er ansökan kontrollera att följande dokument finns med och är numrerade enligt nedanstående: Nr Dokument Se avsnitt Checklist a 1 Kopia på registreringsbevis 2 SKV 4820 3 Sanningsförsäkran 5 4 Bekräftelse på att verksamheten pågått i minst två avslutade räkenskapsår. 5 Omsättningsuppgift för städuppdrag. 6 Kopia på senaste årsredovisningen inkl. undertecknad revisionsberättelse. 7 Bekräftelse av att begärda nyckeltal uppfylls, eller förklaring till varför så inte är fallet. 8 Antal anställda per den 31 mars 2009 9 Redovisning av städarbetsledare 4.6 10 Eventuell kontaktperson 4.7 11 Beskrivning av krav på personal 4.8 12 Redovisning av kvalitetssäkringsmetod 4.9 13 Beskrivning av förstärkningsresurser 4.10 14 Beskrivning av referensuppdrag. 4.11 15 Ansökan skall undertecknas av behörig firmatecknare 14
16 Kontaktperson på företaget 15