STENUNGSUNDS KOMMUN KOMMUNSTYRELSENS PERSONAL- OCH EKONOMIUTSKOTT Tid 09:00-12:10 Ajournering 11:05-11:15 Plats Kommunhuset, Skeppet Ledamöter Sofia Westergren (M) ordförande Bo Pettersson (S) vice ordförande Carola Granell (S) Lena Hedlund (KD) Ersättare Lillemor Arvidsson (M) tjg 106 Anne-Marie Farkas Andersson (MP) Erik Söderberg (FP) tjg 96-105, 107-113 Jan Alexandersson (V) Arne Olsson (C) 96-102 Övriga Kicki Nordberg kommunchef Anette Oscarsson adm. chef/t.f. samhällsbyggnadschef Erica Bjärsved ekonomichef Karolina Mattsson kommunjurist 103 Ulf Brattö upphandlingschef 03 Rune Ohlsson fastighetschef 99-101 Monika Larsson barn och utbildningschef 99-101 Eva Hammar lokalresursplanerare 99-101 Carin Gustavsson mark- och exploateringschef 110 Doris Eliasson kanslichef Anna Hedlin sekreterare Justeringsdag 2013-10-04 Paragrafer: 96-113 Anna Hedlin Sofia Westergren Bo Pettersson sekreterare ordförande justeringsperson BEVIS Justeringen har tillkännagivits via anslag Organ et Protokollet är anslaget fr o m 2013-10-05 t o m 2013-10-28 Förvaringsplats för protokoll Kommunkansliet Anna Hedlin Justerar
Val av justeringsperson... 3 Fastställande av dagordningen... 4 Avstämning av uppdrag gällande organisationsöversyn... 5 Igångsättningsbeslut Kyrkenorums förskola... 6 Igångsättningsbeslut om- och tillbyggnad Kristinedalskolan... 7 Igångsättningsbeslut Spekerödskolan... 8 Fördelning och finansiering av licenskostnader... 9 Projektering och byggnation av Nya Nösnäs... 10 RUR - Resultatutjämningsreserv... 11 Arvodering av valnämndens presidium för EU-val 2014 samt val till riksdag, kommunfulmäktige och landstingsfullmäktige 2014... 13 Samverkansutredning gällande räddningstjänst... 14 Ekonomisk uppföljning Stöd och service 2013-08-31... 16 Verksamhetsplan för Stöd och service 2014 - Mål och budget... 17 De politiska beslutens konsekvenser för barn och ungdom - barnkonsekvensanalyser... 18 Information: Utredningsuppdrag angående finansiering av stora investeringsprojekt... 19 Information från Ekonomi 2013... 20 Regional information personal- och ekonomiutskottet 2013... 21 För kännedom, inkomna skrivelser m.m. personal- och ekonomiutskottet 2013... 222 Justeras 2
96 Val av justeringsperson Personal- och ekonomiutskottet beslutar att utse Bo Pettersson till justeringsperson för dagens protokoll. Justeras 3
97 Fastställande av dagordningen Utgående ärenden Ärende nummer 8 utgår. Personal- och ekonomiutskottet beslutar att fastställa dagordningen med ovan gjord förändring. Justeras 4
98 Avstämning av uppdrag gällande organisationsöversyn Kommunchef Kicki Nordberg informerade om den pågående översynen av förvaltningsorganisationen. Muntlig information. Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen. Justeras 5
99 Diarienummer 0694/13 Igångsättningsbeslut Kyrkenorums förskola Projektet behöver påbörjas i slutet av 2013 med rivning av befintlig förskola samt påbörjande av förprojektering och förfrågningsunderlag Tjänsteskrivelse 2013-09-11 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna igångsättning av ny förskola i Kyrkenorum och uppdrar åt förvaltningen att återkomma med rapportering efter tilldelningsbeslut. Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att notera att i investeringsbudget/ plan finns för projektet 37 000 tkr upptaget fördelat på 12 000 tkr år 2014 och 25 000 år 2015. Vidare till: kommunstyrelsen Justeras 6
100 Diarienummer 0695/13 Igångsättningsbeslut om- och tillbyggnad Kristinedalskolan I investeringsbudget/ plan finns upptaget totalt 12 600 tkr 1 600 tkr 2013 och 11 000 tkr 2014 Ombyggnad inom skolan. Etapp 1 Tillbyggnad (inkl viss ombyggnad) Etapp 2 Summa 3 100 tkr 10 100 tkr 13 200 tkr Beräknad investering grundar sig på: Etapp 1: Hittills utfört i förprojektering och upphandling samt inkomna anbud tillsammans med beräkning för kommande byggherrekostnader för kontroll, besiktning m.m. Etapp 2 : Hittills utfört i förprojektering m.m. tillsammans med uppskattning av kostnader för tillbyggnad och byggherrekostnader för kontroll, besiktning m.m. Tjänsteskrivelse 2013-09-11 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att godkänna igångsättning av omoch tillbyggnad av Kristinedalskolan för totalt 13 200 tkr. Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att notera att 12 600 tkr finns upptaget i investeringsbudget/plan för projektet och besluta att 600 tkr omdisponeras från projekt Skola/förskola Hallerna där investeringen blir betydligt lägre än budgeterat. Vidare till: kommunstyrelsen Justeras 7
101 Diarienummer 0693/13 Igångsättningsbeslut Spekerödskolan Förvaltningen ser två alternativ. Det första är att följa befolkningsprognosens underlag för att garantera alla elever plats i kommunens grundskolor 2018. För att klara att kunna bedriva en funktionell verksamhet/undervisning för prognostiserade 350 elever bedömer förvaltningen att det föreligger ett behov av totalt 5 000 kvm byggnadsarea ( BTA) vilket innebär en investering på 100 000 tkr, vilket är 12 000 tkr högre än budgeterat. Det andra alternativet är att bygga en skola för budgeterade medel, vilket innebär att 280 istället för 350 elever bereds plats på Spekeröd skola. Detta alternativ innebär att det kommer att saknas platser. Möjligheter finns att bygga till Spekeröd skola enligt ritning efter hand. Dock innebär det en fördyring av hela projektet då byggnationen sker i två etapper samt att det innebär en olägenhet för skolans utemiljö. Förvaltningen förordar det första alternativet. Tjänsteskrivelse 2013-09-12 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta om igångsättning av nybyggnation Spekeröd skola för totalt 100 000 tkr fördelat med 18 000 tkr 2013 och 82 000 tkr 2014. Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att notera att investeringsbudgeten uppgår till 88 000 tkr och att besluta att omdisponera 10 000 tkr från projekt Hallerna samt 2 000 tkr från kommunens investeringsreserv. Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att notera att för genomförande av trafikåtgärder i skolans närhet fordras investeringar på 3 500 tkr samt besluta att omdisponering sker med 2 800 tkr från Trafikåtgärder i samhällsbyggnads investeringsbudget 2014 samt 700 tkr från kommunens investeringsreserv. Vidare till: kommunstyrelsen Justeras 8
102 Diarienummer 0676/13 Fördelning och finansiering av licenskostnader Efter påpekande från Microsoft om underlicensiering beslutade IT-chefen den 30 maj 2012 att beställa Microsoft Enterpriseavtal för administration. Kostnadsmässigt innebar detta nya avtal ökade licenskostnader de kommande åren. Dessa fanns inte med i budget 2012 eller 2013. Från och med 2014 är kostnaden med i budgeten. För 2012 var kostnaden 2 658 056 kr och finansierades med prognostiserat överskott enligt beslut i kommunfullmäktige 2012-11-19, 201. För 2013 är kostnaden 2 830 234 kr och fördelar sig enligt nedan: Stöd och service Samhällsbyggnad Räddning Fritid Kultur IFO VÄO Måltid 171 tkr 324 tkr 42 tkr 74 tkr 132 tkr 866 tkr 1 061 tkr 160 tkr Det bedöms inte som möjligt att täcka kostnaden inom verksamheternas befintliga ramar. Kostnaden föreslås täckas med ombudgetering mot skatteintäkterna. Beslutsgång Ordförande föreslår bifall till liggande förslag från förvaltningen med justering för att kostnaderna finansieras genom ombudgetering mot skatteintäkterna. Bo Pettersson (S) föreslår avslag till förvaltningens förslag, med hänvisning till tidigare beslut gällande att verksamheterna själva ska täcka kostnaderna för licenserna. Ordförande ställer förslagen mot varandra och finner att utskottet beslutar i enlighet med ordförandes förslag. Tjänsteskrivelse 2013-09-16 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att täcka verksamhetens kostnader för Microsoft licenskostnader genom ombudgetering mot skatteintäkterna. Vidare till: kommunstyrelsen Justeras 9
103 Diarienummer 1010/11 Projektering och byggnation av Nya Nösnäs T.f. samhällsbyggnadschef Anette Oscarsson redogjorde för den pågående processen. Tjänsteskrivelse 2013-09-27 Personal- och ekonomiutskottet lämnar informationen vidare till kommunstyrelsen, utan eget ställningstagande. Paragrafen justerades omedelbart. Vidare till: kommunstyrelsen Justeras 10
104 Diarienummer 0682/13 RUR - Resultatutjämningsreserv Från och med den 1 januari 2013 finns det i kommunallagen en möjlighet att reservera delar av ett positivt resultat i en resultatutjämningsreserv (RUR). Denna reserv kan sedan användas i balanskravsutredningen för att jämna ut intäkter över tid för att bättre kunna möta konjunktur-svängningar. RUR är frivillig att tillämpa, de kommuner och landsting som tänker göra det måste besluta om hur reserven ska hanteras. Hanteringen ska framgå av de riktlinjer för god ekonomisk hushållning som fullmäktige ska besluta om. Reserveringen kan tillämpas retroaktivt fr o m 2010. Syftet med RUR är inte att flytta överskott mellan åren. Reglerna anger att överskott får reserveras med högst ett belopp som motsvarar det lägsta av antingen den del av årets resultat eller den del av årets resultat efter balanskravsjusteringar som överstiger två procent av summan av skatteintäkter samt generella statsbidrag och utjämning, om kommunen har ett negativt eget kapital inklusive ansvarsförbindelsen för pensionsförpliktelser. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Med ovanstående regler kan ca 78 mnkr reserveras för åren 2010-2012, att använda för kommande konjunktursvängningar. Då Stenungsunds kommun har ett negativt eget kapital uppgående till -119 mnkr, så är det pengar som i praktiken inte finns. För de kommande åren krävs ett resultat överstigande ca 25 mnkr per år för att reserveringar ska kunna ske. Kommunfullmäktige har fastställt finansiella mål för verksamheten, bl a att nettokostnaden inte ska överstiga 98 % i genomsnitt över rullande femårsperioder. Detta innebär att det redan finns möjligheter att möta konjunktursvängningar mellan åren. Att införa RUR innebär ytterligare regelverk och gör det svårare för både förtroendevalda, medborgare och tjänstemän att analysera resultatet. Förvaltningen gör bedömningen att RUR inte bör införas i Stenungsunds kommun. Kommunfullmäktige har redan fastställt finansiella nyckeltal som gör det möjligt att parera konjunktursvängningar, Stenungsunds kommun har dessutom ett negativt eget kapital som bör hamna på plussidan innan ytterligare reserveringar görs. Den nya lagen lämpar sig främst för finansiellt starka kommuner. Tjänsteskrivelse 2013-09-16 Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen. Justeras 11
105 Diarienummer 0652/13 Arvodering av valnämndens presidium för EU-val 2014 samt val till riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige 2014 Under 2014 kommer val till europaparlamentet (25 maj) samt riksdag, kommunfullmäktige och landstingsfullmäktige (14 september) att hållas, det vill säga två allmänna val under samma år. Detta föranleder att personal- och ekonomiutskottet, som ansvarigt för att tolka arvodesreglementet, måste ta ställning till hur valnämndens presidium ska arvoderas i samband med de dubbla uppgifterna. Valnämndens förberedelser för EU-valet börjar i oktober 2013. Valnämndens arbete med de båda valen löper delvis parallellt och kommer att innebära en avsevärt ökad arbetsbörda, även om vissa delar av processerna troligtvis kan samordnas. Arvode för EU-val behöver inte utbetalas hela 2014 utan årsarvodet kan istället löpa från och med starten av valarbetet, d.v.s. 2013-10-01 och ett år framåt. 1. Tjänsteskrivelse 2013-09-12 2. Arvodesreglemente för Stenungsunds kommun Personal- och ekonomiutskottet beslutar att arvode för EU-val ska utgå till valnämndens presidium under perioden 2013-10-01 till 2014-09-30 samt att arvode för valår ska utgå till valnämndens presidium under perioden 2014-01-01 till 2014-12-31 samt överlämnar information om personal- och ekonomiutskottets önskan om att Demokrati- och visionsberedningen ser över reglerna angående detta. Vidare till: Demokrati- och visionsberedningen för information Personal Justeras 12
106 Diarienummer 0638/13 Samverkansutredning gällande räddningstjänst I flera år har samarbetet mellan främst räddningstjänsten i Stenungsund och Tjörn, men även i viss mån med Orust intensifierats och är idag omfattande där verksamheterna nu delar på bland annat jourer och hjälper varandra vid såväl olyckor som i det förebyggande arbetet. I samband med att Stenungsunds kommuns räddningschef har lämnat kommunen för uppdrag hos Länsstyrelsen har samarbetet mellan Stenungsunds kommun och Tjörns kommun ytterligare stärkts genom att Stenungsund köper 50 % verksamhetschef för räddningstjänsten av Tjörn. Räddningstjänsten i dessa kommuner har till stor del byggt på s.k. deltidsbrandmän. En rikstäckande trend, med några undantag, är att denna form av brandmän blir allt svårare att rekrytera, främst dagtid på vardagar. Så ser det ut i såväl Tjörns som i Stenungsunds kommun. Detta kommer inom snar framtid innebära att huvudmännen måste förbereda sig på att kunna säkerställa en räddningstjänst inför framtiden med rimlig bemanning och god kapacitet för att kunna utföra sina uppdrag. Det är också rimligt att i samband med detta förberedelsearbete undersöka om verksamheten kan effektivisera vissa resurser genom att dra nytta av varandra genom stordriftens möjligheter och på så vis hushålla med resurserna. Med detta som bakgrund bör kommuncheferna i Tjörn och Stenungsund ges i uppdrag att utreda hur räddningstjänsterna inom kommunerna Tjörn och Stenungsund kan samverka än mer och därmed organiseras för att uppnå en god lokal beredskap som väl kan hantera de lokala riskbilderna i respektive kommun med de nya förutsättningar för bland annat bemanning som aktualiserats. Kort sagt, kan kvalitén på kommunens räddningstjänst förbättras samtidigt som vi kan hushålla med de ekonomiska resurserna genom ett organiserat samarbete? En förutsättning för utredningen är att det goda samarbete och den välfungerande organisatoriska integration som idag finns mellan kommunerna och räddningstjänsten inte får gå förlorad. Ytterligare förutsättningar är att: Den viktiga responstiden kan hållas kort, dygnet runt. De mål som respektive kommun har satt i olika dokument ska även i fortsättningen vara möjliga att nå. Den verksamhet, utöver ordinarie räddningstjänst, som idag bedrivs i respektive kommun så som IVPA (I Väntan På Ambulans) ska fortsatt fungera i ett nytt modernt samarbete. De speciella riskobjekt som finns i respektive kommun, exempelvis den kemiska industrin, ska kunna hanteras på ett lika bra sätt som idag. Justeras 13
Orust kommun, men även andra närliggande kommuner inbjuds för att, om de så vill, delta i samarbetet Undersöka om respektive kommuns Handlingsplan och Styrdokument för skydd mot olyckor kan harmoniseras Tjänsteskrivelse 2013-08-29 Personal- och ekonomiutskottet beslutar att ge kommunchefen i uppdrag att utreda hur räddningstjänsterna inom främst kommunerna Tjörn och Stenungsund kan samverka än mer och därmed organiseras enligt ovanstående förslag, bortsett från skrivning gällande responstiden dygnet runt. Justeras 14
107 Diarienummer 0530/13 Ekonomisk uppföljning Stöd och service 2013-08-31 Resultatet per augusti uppgår till -1 592 tkr. Anledningen till det negativa resultatet är att kostnaden för kommunens Microsoft-licenser inte var känd när budget 2013 lades. I avvaktan på hur Microsoft-licenserna ska hanteras för kommunen belastar kostnaden Stöd och Service. Helårsprognosen för Stöd och Service beräknas till ett underskott på 2 000 tkr. Detta beror på främst på kostnaden för Microsoft-licenserna, telefoni, och engångsintäkter såsom försäkrings- och skadeståndsersättningar. Enligt Kommunstyrelsens beslut 29/4 151 kommer Stöd och Service att ianspråktaga en del av tidigare års överskott. Tjänsteskrivelse 2013-09-06 Personal och ekonomiutskottet noterar att underskottet beror på att Stöd och Service belastas med kostnaden för Microsoft-licenserna och beslutar att lägga ärendet till handlingarna. Justeras 15
108 Diarienummer 0570/13 Verksamhetsplan för Stöd och service 2014 - Mål och budget Som bilaga till denna tjänsteskrivelse finns ett första förslag på verksamhetsplan. Förslaget ska diskuteras på sammanträdet den 30 september och eventuella revideringar genomförs därefter av förvaltningen. Personal- och ekonomiutskottet ska behandla verksamhetsplanen igen på sammanträdet den 28 oktober. Kommunstyrelsen ska besluta om alla verksamhetsplanerna den 25 november 2013. Tjänsteskrivelse Förslag till verksamhetsplan Personal- och ekonomiutskottet tar emot ett första förslag på verksamhetsplan och lämnar synpunkter. Personal- och ekonomiutskottet kommer att besluta om förslag på verksamhetsplan på sammanträdet den 28 oktober. Justeras 16
109 Diarienummer 0705/12 De politiska beslutens konsekvenser för barn och ungdom - barnkonsekvensanalyser Kommunfullmäktige har 2005-11-14, 112 beslutat att barnkonsekvensanalyser inte behöver göras på ett fastställt formulär men att barnkonsekvensanalyser (BKA) ska ske i frågor som bedöms vara lämpliga för detta och att man årligen, i exempelvis Årsredovisningen, ska ange hur många barn-konsekvensanalyser som genomförts under året. Kommunfullmäktige beslutade 2012-09-17, 155 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att utvärdera och se över kommunfullmäktiges beslut från 2005 angående tillämpning av BKA. Förvaltningen har med anledning av detta utrett tillämpningen i verksamheten samt återredovisningen av antalet och redovisat utredningen för personal- och ekonomiutskottet. Utvärderingen visar att verksamheterna inte bedömt de ärenden som lämnats till politiskt avgörande som lämpliga för redovisning i enlighet med BKA. Få ärenden har också återremitterats för att kompletteras med BKA vilket kan ses som att förvaltningens bedömning överensstämmer med den politiska uppfattningen. Slutsatsen av utredningen var att verksamheterna konsekvensbeskriver utifrån barnperspektiv, då det är påkallat av ärendets natur och/eller lag men tillämpar inte metoden BKA för att dokumentera och redovisa detta beaktande. Personal- och ekonomiutskottet beslutade 2013-06-17, 79 att återremittera ärendet för utredning av förslag till vidare hantering av frågan. Förvaltningen bedömer att Demokrati- och visionsberedningen bör få i uppdrag att bereda frågan, för vidare beslut i kommunfullmäktige. Beredningen kan även bereda frågan om det finns politiskt mer önskvärda eller kompletterande metoder för att införliva barnperspektiv i styrningen genom exempelvis mål och budget, utvärdering, uppföljning och kvalitetsarbete. 1. Tjänsteskrivelse 2013-08-08 2. Personal- och ekonomiutskottet 2013-06-17, 79 3. Tjänsteskrivelse 2013-05-31 4. Kommunstyrelsen 2012-10-22, 290 5. Kommunfullmäktige 2012-09-17, 155 Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att notera information angående utvärdering av tillämpningen av barnkonsekvensanalyser samt att besluta att uppdra åt Demokrati- och visionsberedningen att politisk bereda frågan om beaktande av barnperspektiv i den politiska beslutsprocessen. Justeras 17
Personal- och ekonomiutskottet föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta att uppdraget utförs inom Demokrati- och visionsberedningens ordinarie budget- och verksamhetsram och att förslag inklusive ekonomisk och juridisk granskning ska behandlas av kommunfullmäktige innan utgången av 2014. Vidare till: kommunstyrelsen Justeras 18
110 Diarienummer 0514/13 Information: Utredningsuppdrag angående finansiering av stora investeringsprojekt Utskottet tog del av skrivelse angående finansiering av stora investeringsprojekt. Skrivelse angående finansiering av stora investeringsprojekt. Personal- och ekonomiutskottet 2013-06-17, 73 Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen. Justeras 19
111 Diarienummer 0067/13 Information från Ekonomi 2013 Ekonomichef Erica Bjärsved lämnade kort inledande information om budgetprocessen för 2015. Till sammanträdet 2013-10-28 lämnas skriftlig planering. Muntlig information. Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen. Justeras 20
112 Diarienummer 0056/13 Regional information personal- och ekonomiutskottet 2013 Ärendet utgick. Justeras 21
113 Diarienummer 0055/13 För kännedom, inkomna skrivelser m.m. personal- och ekonomiutskottet 2013 Regeringen Budgetpropositionen för 2014 http://www.regeringen.se/sb/d/16886/a/223709 Dnr 0688/13 Inkommet PM från Migrationsverket med anledning av upphandling av tillfälliga boenden i Stenungsunds kommun Lista inkomna skrivelser m.m. Personal- och ekonomiutskottet noterar informationen. Justeras 22