En utredning om medborgarinstituten Kultur- och fritidstjänster Maria Malin

En utredning om medborgarinstituten Kultur- och fritidstjänster Maria Malin

2 Innehåll 1 Sammanfattning... 4 2 Inledning och bakgrund... 7 3 Nationell översikt... 8 Faktorer som kan påverka framtida finansiering... 8 4 Borgå stads målsättningar... 10 5 Beslutsordning... 11 6 Tillstånd att driva en läroanstalt... 12 Statsandelar som beviljats Borgå stad för... 12 medborgarinstitutsverksamhet 2011-2013:... 12 7 En modell för ett tvåspråkigt institut... 13 Tidtabell... 13 En förnyad organisationen... 16 8 Utrymmesfrågan... 21 9 Konsekvenser... 23 Språkliga konsekvenser... 23 Ekonomiska aspekter... 25 Rektorernas åsikt om ekonomin... 28 10 Personalfrågor... 29 Hörande av personalen... 29 Timlärarna... 31 Framtidsfrågor för personalens del... 32 11 Elevsynvinkel... 33 Övriga elevsynvinklar... 34 Kursavgifter... 34 Köer till kurserna... 34 Kurser som inte förverkligas... 35 12 Övriga aspekter... 36

13 Bilagor... 37 Bilaga 1. Borgå stads organisationsscheman... 37 Bilaga 2. Styrdokument för institutens verksamhet... 40 Bilaga 3. Språkkonsekvensbedömning... 41 Bilaga 4. Exempel från andra tvåspråkiga institut... 45 Bilaga 5. Personalmöten inom utredningen... 47 Bilaga 6. Konsultationer inom utredningen... 48 3

4 1 Sammanfattning Varför har utredningen gjorts? Borgå stads mål var att utreda konsekvenserna av en eventuell sammanslagning av stadens två medborgarinstitut. Tanken bakom är att försöka bevara servicen för invånarna genom att effektivera instituten och öka produktiviteten i verksamheten. Undervisnings- och kulturministeriet har via målstyrning och projektfinansiering för strukturell utveckling uppmuntrat huvudmännen för medborgarinstitut att förbereda sig för framtiden genom att skapa större verksamhetsenheter Utredarens detaljerade uppdrag var att klarlägga följande aspekter: elevsynvinkeln, tidtabell, nödvändiga beslut; ekonomiska frågor såsom statsandelar, budgetfrågor, ekonomiska effekter av en sammansmältning av instituten; utrymmesfrågan, personalsynvinkeln, erfarenheter från andra tvåspråkiga institut och eventuella övriga ärenden. (Bildningsnämnden 21.8.2012) Besluten fattas av Borgå stad och av undervisnings- och kulturministeriet a) Beslut om en sammanslagning bör först fattas inom Borgå stads politiskt valda organ. Enligt förvaltningsstadgan beslutar bildningsnämnden om att inrätta eller dra in skolor, detta sker i enlighet med strategier och direktiv givna av fullmäktige. b) Undervisnings- och kulturministeriets vuxenpolitiska avdelning är den statliga instans som beviljar ändringar i tillstånd att driva medborgarinstitut. Samma instans fattar även beslut om sammanförandet av de statsandelar som hittills har beviljats skilt åt Borgå medborgarinstitut och Porvoon kansalaisopisto. Språkplanering bör göras i förväg En separat språkkonsekvensbedömning har utarbetats enligt modell från justitieministeriet. Språket är en hörnsten i en människas identitet och en viktig del av yrkeskunskapen. En lyckad sammanslagning bygger på att personalen hittar en gemensam intention och vilja att bygga upp en bra tvåspråkig verksamhet trots att de har anställts med behörighet att arbeta i ett enspråkigt institut. Invånarna berörs av förändringen speciellt i övergångsfasen och under uppbyggnaden av ett tvåspråkigt institut. Det kräver anpassning och förståelse också från invånarnas sida. De viktigaste förutsättningarna för att sammanslagning av instituten skall lyckas ur språklig synvinkel sett: Att det görs ett sammanslagningsavtal som garanterar en fungerande tvåspråkig verksamhet med fullständiga servicekedjor på två språk. Att det garanteras medel för svenskspråkig undervisning i förhållande till den svenska befolkningsandelen och att det regelbundet följs upp hur tvåspråkigheten förverkligas och servicen utvecklas. Att det stadgas om hur verksamheten organiseras och vem som ansvarar för vad. Att det inrättas två skilda undervisningsteam, ett finskt team och ett svenskt team och att antingen rektor eller biträdande rektor är svensk-/tvåspråkig.

5 Erfarenheter från andra tvåspråkiga institut visar att det behövs två skilda undervisningsteam i de fall då inte hela personalstaben kan båda språken. Tvåspråkighet i rutinarbetet tar längre tid att förverkliga, det behöver m.a.o. reserveras tid för översättningar, förtydliganden och förklaringar. En äkta tvåspråkig arbetsmiljö innebär att alla kan uttrycka sig på det språk i vilket de har sin yrkesidentitet stadigast förankrad. Ytterligare visar erfarenheter att undervisningen på minoritetsspråket kan behövas skydd, t.ex. i form av specialklausuler, för att inte försvinna i mängden. Leder till effektivering främst på längre sikt År 2011 användes ca 1 300 000 euro av offentliga medel för de två Borgåinstitutens verksamhet. Borgå stads andel därav utgjorde ca 500 000 euro. Av totalutgifterna stod staten för 45 procent, Borgå stad stod för 31 procent och institutens egna inkomster stod för 24 procent. Utgifterna för verksamhetslokalerna utgjorde år 2011 ca 190 000 euro i form av intern hyra. På kort sikt är det den enda utgiftspost som direkt påverkas om instituten sammanslås och flyttar ihop. Löneutgifterna, som år 2011 var den enskilt största utgiften, stod för 70 procent av utgifterna, Denna utgift kan på längre sikt påverkas genom strategiska val vid personalförändringar eller pensioneringar. En sammanslagning av de två medborgarinstituten är endast det första steget till effektivering och rationalisering, den sammanslagna verksamheten vid ett tvåspråkigt institut måste därefter på en strategisk nivå inriktas på att skapa synergier och minskar överlappningar. En jämförelse av nyckeltal med andra medborgarinstitut, visar att det inte finns några automatiska ekonomiska stordriftsfördelar i medborgarinstitutsverksamhet. Det beror mera på hur arbetet är organiserat och hurudana synergier varje kommun lyckas skapa, vilket institut som i en jämförelse har de mest fördelaktiga nyckeltalen. Med tanke på utvecklingsarbete finns det fördelar med en större organisation, förutsatt att arbetstiden och energin kanaliseras rätt. Hur servicenivån för invånarna och ekonomin utvecklas som en följd av en sammanslagning kan följas upp genom att över tid följa med antalet undervisningstimmar och antalet elever skilt på svenska och finska. En ny organisationsmodell behövs Utredaren framlägger en modell för en sammanslagning. Modellen består av ett förslag till en ny organisation, bestående av en gemensam ledningsgrupp och en gemensam byrå, men två separata undervisningsteam på språklig grund. Modellen innehåller också ett förslag till en tidtabell, integrerad i institutens årsklocka. Tidtabellen möjliggör en gemensam försökstermin under höstterminen 2013. Samma modell och åtgärdsplan kan vid behov också användas vid en senare tidpunkt. Förändringen berör både elever och personal Elevernas fokus är riktat mot den service instituten ger i form av intressanta och välplanerade kurser, rimliga kursavgifter, i lättillgängliga lokaler på rimligt avstånd. God personlig service är en viktig faktor. Ur rättvisesynvinkel är det viktigt att i ett tidigt skede harmonisera de regler som gäller för eleverna vid Porvoon kansalaisopisto och Borgå medborgarinstitut. Man kan inte planera verksamheten endast med tanke på de nuvarande eleverna utan man bör inrikta sig mot framtiden, beakta nya målgrupper och nya deltagare. Institutens styrka är att de har en bred kontaktyta till invånarna och en låg tröskel för deltagande. Deltagarna fattar på eget initiativ beslut om att delta i institutskurser.

6 Personalens dagliga arbete påverkas allra mest av en eventuell sammanslagning. De två instituten verkar sida vid sida, de har många likadana arbetsrutiner, såsom en gemensam kursbroschyr och samma datatekniska kurshanteringsprogram, men de har som separata organisationer ända sedan starten 1946 utvecklat sin egen verksamhetskultur. För att ett sammanslaget institut skall få en god start behöver personalstaben på 14 personer få tillräckligt med stöd och utbildning. Ledningsgruppen tillsammans med personalen måste arbeta med att sammanjämka visioner och verksamhetsprinciper. Man har att ta ställning till olikheter i styrdokument, rutiner och man får lov att behandla nya frågor som kommer att uppstå i det dagliga arbetet. Personalen behöver också få möjlighet att förbättra sina språkkunskaper på arbetstid. Det finns i vårt land 11 tvåspråkiga av de totalt 189 medborgarinstituten. Inom Nyland finns tvåspråkiga medborgarinstitut t.ex. i Esbo, Grankulla, Kyrkslätt, Raseborg och Sibbo. Erfarenheter visar att det behövs två skilda undervisningsteam i de fall då inte hela personalstaben kan båda språken. Lärarna måste beredas möjlighet att fortsätta undervisa och planera kurser på det/de språk som deras lärarbehörighet omfattar. Ytterligare visar erfarenheter från andra institut att undervisningen på minoritetsspråket kan behövas skydd, t.ex. i form av specialklausuler, för att inte försvinna i mängden. Att förverkliga tvåspråkighet i rutinarbetet tar också längre tid, det behöver m.a.o. reserveras arbetstid för översättningar, förtydliganden och förklaringar. En äkta tvåspråkig arbetsmiljö innebär att alla anställda i arbetet kan uttrycka sig på det språk de har sin yrkesidentitet stadigast förankrad i. Utrymmesfrågan Med tanke på att hitta lämpliga gemensamma utrymmen fortsätter utredningsarbetet under våren 2013. Efter att man kommer till beslut om placering av utbildningen på andra stadiet i regionen, frigörs eventuellt flera skolhus i centrum av Borgå som kan vara tänkbara för medborgarinstitutsverksamhet. Undervisnings- och kulturministeriets planer för vuxenutbildningen på längre sikt Ministeriet uppmuntrar skapandet av större verksamhetsenheter för att läroanstalterna skall kunna bygga upp bättre kvalitetssystem, nyutveckla sin verksamhet och rikta om en del av undervisningen från nuvarande elever mot nya målgrupper, med speciell betoning på sådana målgrupper som hotas av marginalisering. Undervisnings- och kulturministeriet tar inte ställning till huruvida det är bättre med enspråkiga eller tvåspråkiga institut, förutsatt att lärarna får fortsätta undervisa i enlighet med sin tidigare behörighet. Rapporten kan i sin helhet läsas på: www.porvoo.fi

7 2 Inledning och bakgrund Denna utredning är utförd under perioden 1.8 31.12.2012 för att ge beslutsfattare bakgrundsfakta genom att belysa olika aspekter och konsekvenser av en eventuell sammanslagning av Borgå medborgarinstitut och Porvoon kansalaisopisto. En annan del av utredningen har varit förberedande till sin natur, inriktad på att bygga upp en tvåspråkig institutsmodell som kan användas ifall man fattar ett beslut om sammanslagning. Utredarens arbetsplan som godkändes av bildningsnämnden 21.8.2012 har haft följande innehåll: huvudmannens målsättningar, elevsynvinkeln, tidtabell för förändringen, nödvändiga beslut, ekonomi; statsandelar, budget, ekonomiska effekter av en sammansmältning av instituten, verksamhetslokaler, personalsynvinkeln och hörande av personalen, utnyttjande av erfarenheter från andra tvåspråkiga institut och eventuella övriga ärenden. En tidigare regional utredning om den fria bildningen utfördes av företaget Ramboll Management Consulting, under januari september 2011. Då utreddes samarbetsmöjligheter inom hela den östnyländska regionen, såväl på språklig grund som på regional grund. Grannkommunerna Lovisa och Sibbo samt Borgå folkakademi Ab valde efter en utförd utredning att inte gå med i ett samarbete utan de fortsätter att bedriva sin fria bildning på egen hand.

8 3 Nationell översikt Medborgarinstitutsverksamheten i Finland är från statligt håll reglerad i enlighet med 1 lagen om fritt bildningsarbete. Förutom medborgarinstitut lyder folkhögskolor, studiecentraler, idrottscenter och sommaruniversitet under samma lag. Huvudmannatillstånd och statsandelar som delfinansierar verksamheten förvaltas av den vuxenutbildningspolitiska enheten inom undervisnings- och kulturministeriet. I Finland finns 189 medborgarinstitut. 162 av dem är enspråkigt finska, 16 är enspråkigt svenska och 11 institut är tvåspråkiga. I Nyland har orterna Esbo, Grankulla, Ingå, Kyrkslätt, Raseborg, Sibbo och Vanda tvåspråkiga medborgarinstitut. Staten har under 2000-talet via informationsstyrning, riktlinjestyrning och målstyrning uppmuntrat den fria bildningen att förbereda sig för framtiden, att utveckla sin verksamhet och förtäta sitt nätverk av läroanstalter. Utredningsarbetet i Borgå har gjorts med hjälp av en finansiering på 16 000 euro från undervisnings- och kulturministeriet inom ramen för strukturutvecklingsprogrammet för den fria bildningen (KEHO). KEHO-programmet utgår från antagandet om att större enheter ger bättre produktivitet och effektivitet. Med hjälp av en detaljerad måluppställning vill staten driva fram en utveckling av verksamheten. De allmänna målen för fri bildning är välbefinnande, internationalism, mångkultur och hållbar utveckling. De särskilda målen för medborgarinstituten är att förhindra marginalisering genom att aktivera den del av befolkningen som ännu inte deltar i vuxenutbildning. Formuleringen om fritt bildningsarbete och dess samhälleliga verkningar i den statliga budgetpropositionen 2013: Det fria bildningsarbetet främjar ett enhetligt samhälle, aktivt medborgarskap och ett livslångt lärande. Det fria bildningsarbetet bemöter de behov av bildning som de grupper som annars står utanför utbudet av utbildning har. Målet är att andelen av den vuxna befolkningen i arbetsför ålder som årligen deltar i utbildning stiger till 60 %. Målet är att ingen del av den vuxna befolkningen ska stanna utanför vuxenutbildningen permanent. Kvaliteten på det fria bildningsarbetet förbättras och dess förutsättningar att bemöta förändrade utbildningsbehov stärks genom att finansieringen och fördelningen av den utvecklas. Det nationella utvärderingsrådet har i sin rapport från år 2011 kommenterat att man kan se en motsättning mellan å ena sidan statens allt starkare fokusering på gemensamma nationella mål, och å andra sidan lagformuleringarna för fri bildning som driver de enskilda instituten att med sina kurser svara mot lokala och regionala behov. Se det nationella utvärderingsrådets rapport: 2 Kansalaisopistojen oppilaitos ja ylläpitäjärakenteet Faktorer som kan påverka framtida finansiering Efter KEHO-programmets avslutande var det tänkt att en del av finansieringen för fri bildning skulle beviljas på basis av kvalitetskriterier. Tillsvidare är dessa kriterier inte fastslagna p.g.a. en pågående diskussion om hur man entydigt ska mäta och jämföra resultat för en utbildningsform som i regel inte innehåller prov eller avslutas med examina. I det nuvarande regeringsprogrammet är centrala mål för vuxenutbildning att öka jämlikheten i utbildningen, höja den allmänna kunskapsnivån och aktivera en större andel av den vuxna 1 http://www.finlex.fi/sv/laki/ajantasa/1998/19980632 2 http://www.edev.fi/img/portal/1308/julkaisu_60.pdf?cs=1339146624

9 befolkningen till att utbilda sig. Kopplat till detta är också statens arbete med digitaliseringsprojektet SADE, som skall samla all information om utbildning och antagning inom en och samma portal: www.studieinfo.fi. Våren 2013 inleds införandet av utbildning på andra stadiet och högskoleundervisning. Under hösten 2014 finns det planer att föra in vuxenutbildningen i webbtjänsten. Det är läroanstalterna och kommunerna själva som ska stå för inmatning av sina ena uppgifter. En nypublicerad utredning (november 2012) om personliga utbildningskonton diskuterar behovet av förändringar i finansieringen från statens sida för att nå regeringsprogrammets mål. För fri bildnings del diskuteras t.ex. en minskning av de statsandelar som ges direkt till läroanstalterna med 20 % för att i stället styra om dem till enskilda individer via systemet med personliga utbildningskonton. Modellen för personliga utbildningskontona bygger på tanken att en individ själv påverkar utbudet på utbildningsmarknaden genom att använda sin voucher, individens arbetsgivare kanske också fås att satsa en viss summa och staten finansierar resten. Tanken bakom modellen är tvådelad: att totalt sett bredda finansieringsbasen och att skapa en mera efterfrågestyrd vuxenutbildning. Förutom finansiering via statsandelar kan läroanstalterna få statsunderstöd på basis av årliga projektansökningar. Tyngdpunkten är att säkerställa utbildningstjänster för invandrare och för invånare som löper risk att bli utslagna eller är som är i behov av studiemässig rehabilitering. Dessutom ligger tyngpunkten på att möta de utbildningsbehov som följer av förändringar i åldersstrukturen. En annan åtgärd som diskuteras i samband med studiesedelfinansieringen är att binda 30 procent stället för nuvarande 15 procent till uppsökande verksamhet och vägledning. En förutsättning för att få del av dessa pengar föreslås vara att en läroanstalt deltar i regionala nätverk i samarbete med socialmyndigheter, arbetskraftsförvaltning och andra organisationer som bättre än läroanstalterna kan nå marginaliserade befolkningsgrupper. Vid seminariet Uudistuva ja kehittyvä vapaa sivistys 28.3.2012 betecknade undervisningsrådet Leena Nissilä, som är chef för enheten för fritt bildningsarbete vid Utbildningsstyrelsen, skapandet av tillräckliga resurser för kursverksamheten som den största utmaningen inom fritt bildningsarbete. Enligt Nissilä är det nödvändigt, om instituten skall kunna utvecklas och överleva som organisationer, med ett ledarskap som baserar mera på management, projekthantering och starkare kunnande inom ekonomi än tidigare. Bakgrund: Diskussionen om folkbildningens/den fria bildningens syfte, kvalitet och effekter pågår just nu i hela Norden. Det råder i stort sett enighet om att verksamheten har en sällsynt potential att nå vanliga människor som inte studerar på heltid. Däremot finns det en ny förväntan från den offentliga sektorn om att målgrupperna måste breddas. Dels vill man försäkra sig om att skattemedlen används på ett försvarbart sätt, dels vill få fram mätare och bevis på effekterna.

10 4 Borgå stads målsättningar Stadens mål är att trots ekonomiskt knappa tider bevara, eller t.o.m. förbättra servicen till invånarna, genom att effektivera i synnerhet administrationen och medborgarinstitutens verksamhet i allmänhet. Se Borgå stads 3 budget för år 2013 och ekonomiplan för åren 2013 2015. Efter att den regionala utredningen om fri bildning inte ledde till ett utökat samarbete, startade Borgå stad inom sitt eget uppgiftsområde kultur- och fritidstjänster en intern utredning. Utredningen baserar sig på uppgiftsområdets allmänna mål: att förenhetliga verksamheten och göra förändringar i strukturer och lokaler för att förbättra produktiviteten. Det detaljerade uppdraget för utredaren var tvådelat: att utreda vilka effekter en sammanslagning får och att utarbeta en modell för hur ett tvåspråkigt medborgarinstitut i Borgå stad i praktiken kan organiseras, med en realistisk tidtabell för en sammansmältning av ekonomin, personalen och verksamheten. Avsikten är att modellen ska kunna tas i bruk tidigast från 1.8.2013 ifall staden under våren 2013 fattar ett beslut om sammanslagning. Rent konkret vill huvudmannen främst sammanslå administrationen och inrätta en gemensam MI-byrå. Modellen är utarbetad av rektor/utredare Maria Malin och den strävar efter att tidsmässigt synkronisera en sammanslagning med institutens årsklocka, på ett sådant sätt att det inte uppstår onödigt merarbete. Borgå stads mål Hörande av personalen Elevsynvinkeln 3 http://www.porvoo.fi/easydata/customers/porvoo2/files/muut_liitetiedostot/hallinto_ja_paatoksenteko/ta lous/talousarvio/ta2013_lopullinen.pdf

11 5 Beslutsordning Borgå medborgarinstitut och Porvoon kansalaisopisto lyder under bildningsnämnden i Borgå stad. Inom tjänsteorganisationen finns de båda medborgarinstituten inom bildningssektorns uppgiftsområde kultur- och fritidstjänster/ utbildningstjänster och leds av kultur- och fritidsdirektören. (Se bilaga 1. Organisationsscheman.) Inom sitt uppgiftsområde är instituten de enda enheterna som verkar språkligt separerade. Borgå stads tjänster inom kultur, idrott, ungdom, bibliotek, konstskola och musikinstitut fungerar från tidigare i tvåspråkiga enheter. 4 Enligt Borgå stads förvaltnings- och verksamhetsstadga från 11.4.2012 fattar bildningsnämnden beslut om att inrätta eller dra in skolor enligt de strategier och den budget fullmäktige har godkänt. Nämnden beslutar också om de principer och allmänna anvisningar som ska följas inom bildningssektorn. Bildningsnämnden godkänner vidare medborgarinstitutens läroplaner. Beslutsordningen för en eventuell sammanslagning av medborgarinstituten börjar med politiska beslut i stadens beslutande organ, därefter behöver en ansökan om tillstånd att driva ett tvåspråkigt medborgarinstitut riktas till undervisnings- och kulturministeriet. Bakgrund: I Borgå överfördes medborgarinstituten från de enspråkiga utbildningssektionerna till bildningsnämnden i samband med en organisationsförändring år 2010, då man inrättade uppgiftsområdet för kultur- och fritidstjänster. Förvaltningsmässigt är de kommunalt ägda medborgarinstituten i Finland organiserade på många olika sätt: de kan vara underlydande en egen direktion, en sektion, en bildningsnämnd, en kultur- och fritidsnämnd. Några är t.o.m. organiserade direkt under stadsstyrelsen. Bakgrunden till att institutens förvaltning är brokig beror på att medborgarinstitutsverksamheten har likheter, överlappningar och samarbete med vitt skilda sektorer. Det finns m.a.o. ingen helt självklar placering i ett kommunalt organisationsschema. 4 http://www.porvoo.fi/easydata/customers/porvoo2/files/muut_liitetiedostot/hallinto_ja_paatoksenteko/h allinto-_ja_toimintasaanto_20120411svenska.pdf

12 6 Tillstånd att driva en läroanstalt Huvudmannens tillstånd att driva en läroanstalt utgör grunden för utbetalning av statsandelar, i detta tillstånd stadgas om utbildningsuppgift och undervisningsspråk. Alla landets institut har under år 2012 genomgått en förnyelseprocess av huvudmannatillstånden. De nya tillstånden träder i kraft 1.1.2013. Om man besluter sig för att sammanslå instituten i Borgå behövs en ändring i tillståndet. I ansökan bör man redogöra för de professionella förutsättningarna för verksamheten, såsom att man har tillgång till en tillräcklig personalresurs, att personalen är behörig för sitt arbete och har fungerande verksamhetslokaliteter. Ansökan bör inlämnas till undervisnings- och kulturministeriet inom juli månad för att man vid ministeriet skall hinna få med ärendet i den årliga behandlingen av statsandelar (nästa års statsandelar meddelas årligen i november) och för att ett nytt tillstånd skall kunna träda i kraft 1.1.2014. Statsandelar som beviljats Borgå stad för medborgarinstitutsverksamhet 2011 2013: Antal undervisningstimmar (h)som berättigar till statsandel Beräkningsgrund/ undervisningstimme Statsandel i År 2011 PKO 11 583 h 57 % av 74, 79 493 787 BMI 6 327 h 57 % av 74, 79 269 722 Totalt 2011 17 910 h 763 509 År 2012 PKO 10 810 h 57 % av 78,26 482 215 + extra 1 000 h 57 % av 78,26 44 608 stöd samhällsgaranti för unga BMI 5 536 h 57 % av 78,26 246 951 Totalt 2012 17 346 h 773 774 År 2013 PKO 10 413 h 57 % av 78,75 467 414 BMI 5 222 h 57 % av 78,75 234 403 Totalt 2013 15 636 h 701 817 Beslutet om hur många timmar varje institut beviljas för följande kalenderår, meddelas under november månad. Uppgifterna för statsandelarna år 2013 gavs 5 8.11.2012. Under de fyra följande åren 2013 2016 är enhetspriset för statsandelar fixerat. Antalet timmar som ett institut beviljas kan ändå variera, eftersom det uträknas på basis av ett medeltal av de undervisningstimmar som förverkligades under de två föregående åren. Tabellen visar att de sammanräknade statsandelarna, på grund av kommunala sparåtgärder, har minskat med ca 60 000 euro under de två senaste åren. År 2011 stod statsandelarna för 47 procent av finansieringen för Borgå medborgarinstituts verksamhet och för 45 procent av finansieringen för Porvoon kansalaisopisto. Sammanräknat stod statsandelarna år 2011 för 45,5 procent av medborgarinstitutens totalfinansiering i Borgå. 5 http://vos.uta.fi/rap/vos/v13/v09yk6l13.html

13 7 En modell för ett tvåspråkigt institut Tidtabell För att undvika onödigt arbete är det viktigt att beakta institutens årsklocka då man planerar tidtabellen för hur en sammanslagning av medborgarinstituten kunde gå till. Sammansmältningen kunde inledas med en gemensam förberedande utbildning. I februari och mars kan utvecklingssamtal och planeringssamtal inför följande läsår föras och samtidigt kan organisationsförändringen förberedas. Kursplaneringen inför nästa läsår sker huvudsakligen under perioden april-juni. I Borgå är det tryckta kursprogrammet redan från tidigare gemensamt, men verksamhetsperioder, lovtider, regler kring verksamhet och anmälningar avviker från varandra och de ska därför harmoniseras. Samma kurshanteringsprogram, Hellewi, används vid båda instituten. Övergången till en tvåspråkig version av programmet och sammanförandet av databaser kunde ske t.ex. i april innan följande läsårs uppgifter matas in. Arbetet med att förenhetliga webbsidor kunde ske under juni-augusti och den första gemensamma anmälningsperioden kunde inledas i augusti. Flyttningen till en gemensam verksamhetslokal kunde ske under den så gott som lektionsfria perioden maj-augusti förutsatt att beslut om gemensamma utrymmen har fattats innan dess. Ansökan om ett nytt huvudmannatillstånd bör inlämnas till undervisnings- och kulturministeriet senast i juli för att det, med sammanräknade statsandelar, ska kunna träda i kraft 1.1.2014. Hösten 2013 kan betraktas som en försökstermin. Ekonomiskt sett ingår de båda institutens dispositionsplaner i Borgå stads budget för bildningssektorn/kultur- och fritidstjänsterna/utbildningstjänsterna. En sammanräkning av dispositionsplanerna mitt i budgetåret 2013 torde därför inte förorsaka problem. Under våren 2013 bör organisationen planeras för att organisationsmodellen ska kunna testas under hösten 2013. Lärarnas arbetsuppgifter och interna arbetsfördelning kan kartläggas och jämföras under våren 2013 och harmoniseras under hösten 2013 med tanke på att lärarnas befattningsbeskrivningar ska kunna träda i kraft senast 1.1.2014.

14 Bild: Tidtabell för utredningar och beslut Beslut om gemensamma lokaler, senast maj 2013 Ansökan till undervisningsoch kulturministeriet, juni 2013 Nytt gemensamt tillstånd att driva en läroanstalt från 1.1.2014 Politisk behandling, januari-april 2013 Hörande av personalen, fr.o.m 17.9 Utredning, augusti-december 2012

15 Mål från 1.1.2014 : okt-dec 2013: utvecklingssamtal, ett fungerande tvåspråkigt institut februari-mars 2013: planeringssamtal och intervjuer med den administrativa personalen mars 2013 : gemensam personalutbildning om förändring april-maj 2013: beslut om ny organisation, beslut om nyrekrytering maj-augusti 13: flyttning till gemensamma utrymmen augusti: försökstermin hösten 13 jämförelse och harmonisering av lärarnas arbete Bild: Modell för sammanförandet av medborgarinstitutsverksamheten i Borgå i praktiken.

16 En förnyad organisation Den nuvarande permanenta personalen vid de två instituten är sammanlagt 14 personer. Personalsituationen är stabil vid Porvoon kansalaisopisto vars personal består av 8 personer (8 årsverken). Vid Borgå medborgarinstitut pågår en pensioneringsboom, för under perioden maj 2012 och juli 2013 går fyra deltidspensionerade arbetstagare i pension: 2 lärare och 2 byråsekreterare. En ny musiklärare och ny byråsekreterare har år 2012 anställts i heltid. Personalen vid BMI består nu av 6 personer (5,6 årsverken). De nuvarande organisationerna: Porvoon kansalaisopisto rektor byråsekreterare studierådgivare lärare i samhällsämnen, bitr.rektor språklärare tf. gymnastiklärare lärare i konstämnen textillärare Borgå medborgarinstitut rektor, tf. utredare byråsekreterare datalärare musiklärare textillärare, tf. rektor språklärare i deltid, pensioneras i juli 2013

17 I 5 i lagen om fritt bildningsarbete, stadgas följande om personalen vid medborgarinstitut: En läroanstalt och en sammanslagen läroanstalt inom det fria bildningsarbetet skall ha en rektor som svarar för verksamheten. En läroanstalt skall med beaktande av den form i vilken utbildningen ordnas ha ett tillräckligt antal lärartjänster eller lärare i arbetsavtalsförhållande. Läroanstalten kan dessutom ha timlärare och annan personal. I fråga om behörighetsvillkoren för rektor och lärare bestäms genom förordning av statsrådet. Om medborgarinstituten i Borgå sammanslås uppstår ett nytt större institut med 18 000 19 000 årliga undervisningstimmar. Vartdera institutet i Borgå har nu en rektor. Ett sammanslaget tvåspråkigt institut behöver i fortsättningen bara en rektor och en biträdande rektor. I medborgarinstitut som årligen arrangerar mera än 11 000 undervisningstimmar kan såväl rektor som biträdande rektor arbeta i helhetsarbetstid, enligt rådande kollektivavtal. Behörighetskraven för biträdande rektorer är i så fall lika som för rektorer. Enligt lagen om samarbetsförfarande i kommuner bör individuella samtal, efter ett sammanslagningsbeslut, föras med personalen på grund av förändrad tjänsteställning-, ändrade befattningsbeskrivningar och på grund av ökade krav på språkkunskaper. Bakgrund: En jämförelse med andra medborgarinstitut i samma storleksklass runt om i landet visar att den nuvarande personalstyrkan i Borgå är genomsnittlig. Ytterligheterna är mellan 7 25 årsverken. Oftast är personalstaben 12 16 årsverken beroende på vilka specialområden förutom ordinär medborgarinstitutsverksamhet som administreras vid respektive institut, t.ex. undervisning för invandrare, grundundervisning i konst, kulturoch idrottsverksamhet, folkhögskoleundervisning etc. Av landets 189 institut har 30, eller 15 procent lika många eller flera undervisningstimmar.

18 Modell för en ny organisation från 1.8.2013 organisationsschemat baserar sig på nuvarande antal årsverken. rektor + biträdande rektor Finskt undervisningsteam, 5 personer byrå och kundbetjäning: 2 byråsekreterare, 1 studierådgivare Svenskt undervisningsteam, 4 personer plan. ansvarig lärare, samhällsämnen språk- lärare textil- lärare konst- lärare gymnastik lärare plan. ansvarig lärare, textil musik- lärare data- lärare från 1.8.2013 en ny språklärare alternativt kursplanerare

19 Med tanke på de framtida utmaningar som hela det fria bildningsfältet nationellt sett står inför och med tanke på de utmaningar som ett sammanslaget och större institut står inför föreslår utredaren ett utvidgat ledningssystem. Man måste hitta en gemensam intention och förenhetliga arbetsrutiner och styrdokument för verksamheten (se bilaga 2). En ledningsgrupp kunde bestå av rektor, biträdande rektor och två planeringsansvariga lärare, en från det svenska och en från det finska undervisningsteamet. Med tanke på framtiden är det värt att bygga en organisation som klarar av vardagsrutinerna men som också har muskler för utvecklingsarbete. Modell för en ledningsgrupp: rektor biträdande rektor Ledningsgrupp finsk planeringsansvarig lärare svensk planeringsansvarig lärare

20 Arbetsuppgifter för ledningsgruppen: 8000 enskilda elever, 15 000 kursdeltagare; anmälningar, betalningar, kundbetjäning, information; spelregler för timlärare, byråpersonal och kvällsövervakare förvaltning, styrdokument, ekonomifrågor, permanent personal: budget ca 1 600 000 14 permanenta arbetstagare utvecklingsarbete nya målgrupper nya finansiärer kvalitetsutveckling utvecklande av engelskspråkig undervisning finskt undervisningsteam ca 12 500 timmar 173 timlärare, föreläsare och vikarier (motsv. 14 årsverken) 55 kursplatser svenskt undervisningsteam, ca 6 000 timmar 86 timlärare, föreläsare och vikarier (motsv. 6 årsverken) 40 kursplatser

21 8 Utrymmesfrågan Borgå medborgarinstituts byrå och arbetspunkter för personalen finns i Lyceiparkens skola på Skepparegatan 9 (634 m 2 ) och Porvoon kansalaisopistos motsvarande lokaler finns i Opistotalo på Mannerheimgatan 15. (525 m 2 ). Båda instituten har verkat i sina nuvarande lokaler över 30 år. År 2011 betalade instituten sammanlagt 187 992 euro intern hyra. PKO betalade 91 369 euro och BMI 96 624 euro. Efter det har Ristolahuset flyttats bort och Porvoon kansalaisopisto har effektiverat sin rumsanvändning. Det har gett en inbesparing på 44 procent i PKO:s interna hyra som för år 2013 är fastslagen till 51 400 euro (motsvarar 9 euro/m 2 ). För BMI:s del höjdes den interna hyran ytterligare och är fastslagen till 98 448 euro för år 2013 (motsvarande 13 /m 2 ). I investeringsbilagan till Borgå stads budgethandlingar 2013 står följande om den del av Lyceiparkens skolhus där BMI:s utrymmen är belägna: Hustekniken i Lyceiparkens skolas äldsta del kommer till slutet av livscykeln och måste förnyas under de närmaste åren. Fastighetens energiekonomi förutsätter också satsning i synnerhet i ventilationssystemet. Dessutom bör innerväggarnas ytor och fasta inventarier förnyas. Renoveringen påbörjas år 2014. Enligt lokalitetsdirektören finns det inga akuta åtgärdsplaner för Opistotalo på Mannerheimgatan 15 men på längre sikt har man planer på att sälja fastigheten. Personalen vid båda instituten har-i fall av en sammanslagning-uttryckt önskemål om att flytta till ett gemensamt verksamhetsställe som är nytt för alla. Tanken bakom detta är att det blir lättare att bygga upp ett gott samarbete på neutral mark. Uppgiften att hitta välfungerande nya utrymmen är utmanande på grund av att lokalerna måste ligga centralt, vara tillräckligt stora, ha frisk inomhusluft och en ventilation som räcker till för gruppundervisning, tillgång till hiss och också för övrigt vara handikappvänliga. Ur tillgänglighetssynvinkel är det viktigt att alla kurser hålls på ställen dit man kommer oberoende av hur man klarar trappor och oberoende av om man rör sig med hjälp av rullstol eller rollator. Utrymmesbehovet är sex sju egna klassrum, administrativa rum med byrå och arbetspunkter för 14 personer, förrådsrum och skåp, mötesrum och sociala utrymmen. De fyra sista funktionerna behövs såväl för permanent personal som för timlärares behov. Vid medborgarinstituten undervisas i många ämnen där läraren använder mycket praktiskt material, det är ofta endast i samhällsämnen och i språkundervisning som lärarmaterialet finns i datamoln eller på minnesstickor. Det finns flera större skolfastigheter i Borgå som kunde vara lämpliga och eventuellt blir lediga men först efter att byggplanerna för andra stadiet förverkligas. Inom ramen för utredningen har följande utrymmen kartlagts: Borgå folkakademi, Campus, Grand, Konstfabriken, Linnankosken lukio, Nimbushuset och WSOY-huset. Sökandet efter lämpliga gemensamma utrymmen fortsätter. En arbetsgrupp under ledning av lokalitetsdirektören har under perioden mellan augusti 2011 januari 2012 utarbetat en projektplan för en renovering av Borgågården. Man tänkte sig att konstskolan, musikinstitutet och medborgarinstituten i Borgå får gemensamma utrymmen där i framtiden. Planen är detaljerad men det ekonomiska läget bidrar till att denna plan skjuts på en oviss framtid. Enligt den nuvarande investeringsplanen är Borgågårdens renovering inplacerad till 2017.

22 Lokalitetsdirektören har som alternativ föreslagit att några av klassrummen på Mannerheimgatan 15 förvandlas till arbetsrum för BMI:s personal. I så fall uppstår emellertid ett behov av att hyra några dagsklassrum på en annan adress eftersom BMI i nuläget behöver tre fyra dagsklassrum och PKO behöver fem sex dagsklassrum. Under höstterminen 2012 startade 40 av 142 kurser (28 %) på vardagar före kl. 16 vid Borgå medborgarinstitut. Motsvarande tal var 72 av 310 (23 %) vid Porvoon kansalaisopisto Det är så gott som alltid dagsundervisningen som är svår att placera. Om staden skulle införa ett mera genomskinligt bokningssystem för lediga klassrum i skolor under dagtid på samma sätt som för stadens mötesrum är det möjligt att en del av problemet kunde lösas utan extra utgifter. Kvälls- och veckoslutsundervisning kan hållas på flera olika ställen, eftersom staden äger ett stort antal undervisningsrum som används vardagar och dagtid men som står tomma på kvällarna både i centrum och utlokaliserat i byarna. Det är speciellt salar för t.ex. textil-, keramik- och dataundervisning som kräver specialanpassade klassrum. Andra kurser, sådana som kan hållas i helt vanliga klassrum utan specialutrustning, kan på dagtid hållas t.ex. i ungdomslokalen Zentra eller i musikinstitutets klassrum i WSOY-huset.

23 9 Konsekvenser Språkliga konsekvenser En viktig fråga som man bör beakta vid en eventuell sammanslagning av medborgarinstituten i Borgå är språkfrågorna. Språket är en väsentlig del av en människas yrkeskunskap och modersmålet utgör en hörnsten i en människas identitet. I 62 i Borgå stads förvaltnings- och verksamhetsstadga finns bestämmelser om tvåspråkighet: I organiseringen av stadens förvaltning och verksamhet och i informationen ska språkgruppernas behov beaktas likvärdigt. Servicen i staden ska ges på finska och på svenska. För språkkunskaper som krävs av tjänsteinnehavare och arbetstagare gäller vad som särskilt föreskrivs om det i språkstadgan för Borgå stads tjänste- och befattningsinnehavare. Borgå stads personaldirektör hänvisar till 6 Borgå stads språkstadga. Det gäller att överväga och fatta beslut om klassificering av svårighetsgraden för ledaruppgifter och kundbetjäningsarbete vid ett tvåspråkigt institut. Om t.ex. byråarbetet bedöms höra till klass II så krävs god förmåga att i tal och skrift använda det ena inhemska språket och god förmåga att i tal använda det andra inhemska språket. För den administrativa personalens del är personaldirektörens rekommendation att genom intervjuer utreda förmågan att arbeta tvåspråkigt-, att på arbetstid ordna språkundervisning eller omorganisera arbetsuppgifterna så att tvåspråkigheten fås att fungera. De språkliga konsekvenserna av en sammanslagning av medborgarinstituten har gjorts I samarbete med utvecklingschef Ulf Lindholm och sakkunnig Kia Leidenius från Finlands Kommunförbund enligt 7 justitieministeriets modell. (Språkkonsekvensbedömningen i sin helhet finns i bilaga 3.) Kommunförbundets sakkunniga rekommenderar att man vid en sammanslagning av medborgarinstituten är proaktiv och tar ett konstruktivt språkligt grepp om själva verksamheten när man anpassar servicen språkligt. Grundförutsättningen för ett tvåspråkigt institut är att såväl personlig betjäning som telefonservice från början planeras fullständigt tvåspråkigt och att rektor och biträdande rektor är tvåspråkiga. Förslaget är att det inrättas två skilda undervisningsteam, ett finskt och ett svenskt team. Med tanke på att utveckla invånarnas service och att marknadsföra den egna kommunen som boendeort för nya invånare är det meningsfullt att införa språkstigar och servicekedjor på minst tre språk. Detta med tanke också på den ökande andel invånare som har ett annat modersmål än finska och svenska. Rekommendationen är vidare att det görs ett språkprogram eller en förbindelse att ge god service på finska, svenska och eventuellt även på engelska vid en sammanslagning. I språkprogrammet skall stadgas om hur man i praktiken arbetar, för att ge god språklig service och garantera ett mångsidigt kursutbud åt alla invånare, oberoende av modersmål. I befattningsbeskrivningarna bör man ta ställning till vem som ansvarar för intern och extern information, översättningar, marknadsföringsmaterial och möteshandlingar på olika språk. 6 http://www.porvoo.fi/easydata/customers/porvoo2/files/muut_liitetiedostot/hallinto_ja_paatoksenteko/s prokstadga.pdf 7 http://www.om.fi/sv/etusivu/perussaannoksia/kielilaki/kielisaannoksetsaadosvalmistelussa/kielellisten vaikutustenarviointi

24 Det är värt att notera att undervisning på minoritetsspråket kan bli dyrare per elev än undervisningen på majoritetsspråket på grund av att elevunderlaget är mindre. På lång sikt är det skäl att följa upp hur målet med sammanslagningen uppnås, dvs. att kurserna och servicen för invånarna bevaras eller t.o.m. utökas genom att minska på överlappande administration. Enligt undervisningsrådet Kirsi Lähde från vuxenutbildningspolitiska enheten vid högskoleoch forskningspolitiska avdelningen vid undervisnings- och kulturministeriet tar man på ministerienivå inte officiell ställning till huruvida ett tvåspråkigt institut skall ha språkligt separerade undervisningsteam eller inte men ministeriet hänvisar till följande behörighetsfrågor: Lärarnas behörighet förblir oförändrad vid en sammanslagning från ett enspråkigt till ett tvåspråkigt institut, förutsatt att arbetet organiseras så att var och en kan fortsätta undervisa på det språk lärarbehörigheten gäller. Enligt undervisnings- och kulturministeriets förtydliganden till förordningen för rektorer är det huvudmannen för en läroanstalt (Borgå stad) som själv kan avgöra hur bra man kräver att en rektor inom fri bildning skall behärska läroinrättningens undervisningsspråk. Orsaken till att utredaren föreslår två språkligt separerade undervisningsteam och orsaken till att det behövs intervjuer med personalen, språkkurser och eventuella omorganiseringar beror på att den permanenta personalen i Borgå har anställts med de kunskaper och den behörighet som räcker till för att arbeta vid enspråkiga institut. Intervjuer med personal vid andra tvåspråkiga institut visar på två olika sätt att organisera verksamheten. Om hela personalen behärskar båda de inhemska språken är arbetet oftast organiserat på basis av arbetsuppgifter. Om den permanenta personalen inte är tvåspråkig, har arbetet organiserats i olika avdelningar på språklig grund. Personalen vid vissa av de intervjuade instituten upplevde att det på ytan kan se bra ut med den språkliga fördelningen men att det uppstår svåra situationer då man försöker diskutera rättvisefrågor (t.ex. resursfördelning, användning av klassrum) eller vid nyrekrytering. Många såg det som viktigt att i förväg fördela undervisningstimmarna enligt befolkningsandelarna på orten, gärna på en nivå ovanför institutet. På några orter såg man annorlunda på saken, och där strävade man efter maximal tvåspråkighet i kurserna i stället för en fördelning av resurserna mellan svenskt och finskt. Intervjuerna med andra institut (bilaga 4) visade på flera olika sätt att garantera god service: En kurs på minoritetsspråket har ett lägre minimideltagarantal än på majoritetsspråket. Minoritetens kursönskemål har förtur. Det finns egna tider för garanterad kundbetjäning på olika språk. I stället för att anställa en lärare i heltid har vissa institut anställt en kursplanerare för att planera nya kurser. En planerares tid kan användas till samarbete och utveckling på ett annat sätt än en lärares tid. Fördelen med heltidslärare är stabilitet och långsiktighet, nackdelen är att institutets resurser binds upp till ett visst ämne för en lång tid.tvåspråkiga institut har visat sig ha nytta av att inte stanna enbart vid språkfrågan utan samtidigt utarbeta strategier för flera olika behov och befolkningsförändringar på orten, (de nyinflyttade, småbarnsfamiljer, seniorer, samt glesbygd och tätort). Man rekryterar medvetet utlandsfödda timlärare vilket är ett sätt att få till stånd förnyelse, skapa nya nätverk och erbjuda invandrare inträde till den finländska arbetsmarknaden. Vissa institut kämpar med att förnya kursutbudet. Deras största utmaning är inte tvåspråkigheten utan hur man skall lyckas rationalisera rutinarbetet för att frigöra resurser för utveckling av verksamheten.

25 Ekonomiska aspekter Tabellen visar hur medborgarinstitutsverksamheten finansierades år 2011: 2011 Bruttoutgifter Inkomster Nettoutgifter Statsandelar Borgås egen andel Porvoon kansalaisopisto, PKO Borgå medborgarinstitut, BMI 1 107 088 (66 %) 321 451 785 637 (61,5 %) 493 787 291 850 572 690 (34 %) 81 739 490 951 (38,5 %) 269 722 221 229 Sammanlagt 1 679 778 403 189 1 277 756 763 599 513 079 Porvoon kansalaisopisto hade förhållandevis större inkomster än Borgå medborgarinstitut på grund av flera olika orsaker: ett samarbetsavtal med Askola om att ordna kurser där, en mera omfattande uppdragsutbildning, s.k. självfinansierande kurser speciellt inom gymnastik och dans och ett antal projekt med utomstående finansiering.

26 Tabellen visar hur budgetmedlen användes år 2011: 2011 Bruttoutgifter - därav löneomkostnader -därav köp av tjänster -därav material + övrigt - därav intern hyra till staden - därav övriga utrymmen PKO 1 107 088 815 512 (74 %) 145 377 (13 %) 24 671 (2,2 %) 91 368 (8,3 %) 28 659 (2,5 %) BMI 572 690 416 701 (73 %) 41 521 (7,3 %) 6 870 (1,2 %) 96 624 (17 %) 9 294 (1,5 %) Köp av tjänster har ökat under de senaste åren. En del av institutens utgifter för köp av tjänster strömmar tillbaka in till Borgå stad i form av interna avgifter för t.ex. städning, centralförvaltning och dataservice. En del av löneutgifterna strömmar tillbaka till Borgå stad i form av kommunalskatt. Institutet är arbetsgivare, förutom för sin permanenta personal på 14 personer, för timlärare i en omfattning som motsvarar 20 årsverken.

27 Tabellen visar en jämförelse mellan nyckeltal för de institut som intervjuades inom utredningen och Borgå. Uträkningen baserar sig på nettoutgifter. Källa: Statistikcentralen. 2011 Institut /h /invånare h/invånare Timantal 2011 Invånarantal 31.12.2011 Hela landet 67 25 0,36 1 922 492 5 401 267 Nyland 85 22 0,26 399 608 1 549 058 Borgå 2 institut 71 27 0,38 18 757 48 833 Esbo 94 23 0,25 62 208 252 439 Grankulla 82 54 0,64 5 633 8 807 Kimitoön 68 44 0,64 4 647 7 173 Korsholm 68 46 0,67 12 581 18 868 Kristinestad 48 41 0,85 6 036 7 096 Kyrkslätt 54 17 0,32 11 774 37 192 Lovisa - 2 institut 72 50 0,77 12 048 15 552 Raseborg 49 34 0,7 20 411 28 959 Sibbo 58 35 0,6 11 028 18 526 Vasa 2 institut 88 34 0,39 23 467 60 398

28 Jämförelsen av nyckeltal i tabellen ovan visar att det ur ekonomisk synvinkel eller effektivitetssynvinkel inte verkar finnas en helt självklar stordriftsfördel på så sätt att stora institut automatiskt blir billigare per invånare eller per timme än små institut. Ur ekonomisk synvinkel är det mera avgörande hur många anställda man har, hur arbetet är organiserat och hurdana synergieffekter och samarbeten man i kommunerna lyckats uppnå. Det nationella utvärderingsrådet konstaterade emellertid år 2011 i sin rapport att ett större institut är bättre rustat för att beakta kvalitetsfrågor, för att samarbeta, utveckla sin internationella verksamhet och systematiskt utvärdera sin verksamhet. Tabellen nedan visar hur nyckeltalet för Borgå fördelar sig mellan dessa två institut: Institut /h /invånare Antal timmar Antal elever Borgås finansieringsandel /invånare BMI 83 10,5 5 927 2 649 4,5 PKO 61 16,5 12 830 5 312 6 Summa 27 18 757 7 961 10,5 Rektorernas åsikt om ekonomin Rektor Pertti Jääskä vid Porvoon kansalaisopisto anser att man på kort sikt kan få ekonomin i balans endast genom att flytta till billigare utrymmen och genom att kännbart höja kursavgifterna. På längre sikt kan man spara genom att omorganisera i samband med pensioneringar eller andra förändringar inom personalen. Tf. rektor Maria Lindlöf vid Borgå medborgarinstitut anser att det är möjligt att spara främst genom att flytta till billigare utrymmen, om man vill bevara servicen. BMI verkar fortfarande i de lokaler som år 1979 byggdes för dem. För fem år sedan utgjorde den interna hyran 4 procent av utgifterna och har nu höjts till att utgöra 17 procent av utgifterna, vilket motsvarar 16,3 euro av varje undervisningstimme. Sett ur ett fem års perspektiv har det nya systemet för interna hyror minskat på verksamheten. År 2007 hölls vid Borgå medborgarinstitut 8 091 undervisningstimmar, år 2011 hade undervisningstimmarna minskat till 5 927 (27 %). 28

29 10 Personalfrågor Det finns en del arbetsrutiner som redan är likadana såsom rutinerna kring tryckningen av kursprogrammet, de av bildningsnämnden fastslagna kursavgifterna och det nätbaserade kurshanteringsprogrammet Hellewi som används av båda instituten för planering och anmälning. Personalen har redan nu samma arbetsgivare och följer samma kollektivavtal, men de permanent anställda lärarnas arbete har organiserats på olika sätt inom ramen för den autonomi ett självständigt institut har. Vid Porvoon kansalaisopisto arbetar alla permanent anställda lärare med nedsänkt undervisningsskyldighet och med en större andel övrigt arbete. Vid Borgå medborgarinstitut följer lärarna kollektivavtalets grundmodell med full undervisningsskyldighet och ett normalt antal timmar övrigt arbete. Under läsåret 2011 2012 undervisade de permanent anställda lärarna vid Porvoon kansalaisopisto på 17 procent av timmarna eller 2 274 av 13 648 timmar. Vid Borgå medborgarinstitut var en motsvarande siffra på 22 procent av timmarna eller 1 345 av 6 070 timmar. Resten av undervisningen sköttes av timanställda lärare som anställs för ett läsår åt gången. Ansvaret för kursplanering och uppföljning av dessa timlärares kurser är fördelad mellan de permanent anställda lärarna och rektorerna. Hörande av personalen Parallellt med utredningen har fr.o.m. 17.9.2012 regelbundet förts förberedande diskussioner och planeringssamtal med personalen i enlighet med lagen om samarbetsförfarande i kommuner. (Se bilaga 5.) Personalen vid båda instituten förhåller sig konstruktivt till utredningen och planeringen av framtiden. Alla samtycker till att internt försöka kommunicera tvåspråkigt, så att var och en kan tala sitt eget modersmål i arbetet. Personalen upplever emellertid att de egna språkkunskaperna är en viktig del av yrkeskunskapen och antar att rutinarbetet kan försvåras i ett tvåspråkigt institut. Med tanke på Borgå stads mål att effektivera och öka produktiviteten i verksamheten är det skäl att gå igenom de administrativa arbetsrutinerna för att se om det finns eventuella överlappningar inom administrativa rutinarbeten som kunde omorganiseras så att den egentliga kursverksamheten kan bevaras eller rent av ökas. Diskussionerna kring eventuella förändrade arbetsvillkor skapar lätt oro. Flera möten har hållits under hösten 2013 inom ramen för utredningen och en gemensam utbildning hålls under våren 2013. Lärarna bokför under vårterminen 2013 sitt övriga arbete för att ha en gemensam dokumenterad grund att stå på. Vid utvecklingssamtal i samband med en eventuell sammanslagning behöver gemensamma visioner hittas, befattningsbeskrivningar och arbetsfördelning granskas och harmoniseras för att skipa rättvisa och ge arbetsro. 29

30 Följande bild visar det arbete som krävs för att hitta en gemensam intention. Bilden är gjord med inspiration från material om kommunsammanslagningar. Lust att lära sig nytt Utgångspunkt för en jämförelse mellan lärare av mängden planeringsarbete kan t.ex. vara antalet planerade timmar, antalet deltagare och timlärare inom den egna ämnessektorn, antal enskilda kurser och hur stor andel av dessa som är nya kurser och nya lärare. En nödvändig utgångspunkt för att kunna jämföra det övriga arbetet är att det är planerat och dokumenterat enligt gemensamma spelregler under en viss i förväg fastställd period. Undervisningsplanering vid ett institut kan indelas i dels teknisk planering och dels nyutvecklande planering. Teknisk planering består av rutiner kring datum och veckodagar, bokningar av lokaler och lärare samt kurstexter. Den nyutvecklande planeringen är inriktad på pedagogisk förnyelse, 30

31 på ökat samarbete med andra aktörer och på att följa med den allmänna utvecklingen i samhället. I intervjuerna med andra institut varnades det för att reservera alltför litet resurser för den nyutvecklande delen av undervisningsplaneringen eftersom det kan leda till att man betjänar samma nöjda kunder från år till år, men inte hittar fram till nya målgrupper och nya ämnen. Timlärarna Då man talar om personalen vid ett medborgarinstitut är det viktigt att beakta timlärarna. 83 procent av timmarna, vilket motsvarar 14 årsverken, vid Porvoon kansalaisopisto och 78 procent av timmarna,vilket motsvarar 6 årsverken,vid Borgå medborgarinstitut undervisades av timanställda lärare år 2011. För byråpersonal och för kvällsövervakare är arbetet med betjäning i lika hög grad inriktat på att sköta praktiska ärenden såsom information, utbetalningar och dokument för timlärarnas del och att hjälpa timlärare tillrätta i samband med kurserna som på att betjäna institutets elever. Uträkningen av timlärarnas årsverken har gjorts med hjälp av en modell utarbetad år 2011 av fem medborgarinstitut inom ramen för kvalitetsprojektet 8 Henki ja elämä kansalaisopistojen sosiaalisen ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden arviointiraportti.. Projektet utfördes med finansiering av undervisnings- och kulturministeriet år 2011. 8 http://www.suonenjoki.net/kansalaisopisto/henkijaelama25.4.2012.pdf 31

32 Framtidsfrågor för personalen Följande avsnitt fungerar som exempel på vilket slags ärenden man måste ta ställning till i ett sammanslaget institut. Borgå medborgarinstituts deltidspensionerade språklärare avgår med pension i juli 2013. Följande diagram är sammanställt som underlag för beslut om huruvida en ersättande språklärare skall anställas eller om man i stället skall anställa en professionell kursplanerare med ansvar dels för språkkurser dels för kurser också i andra ämnen. Det är skäl att utreda eventuella synergieffekter inom språksektorn vid instituten i form av gemensamma timlärare och gemensamma kurser. Flera av de avancerade språkkurserna förverkligas redan från tidigare i samarbete. Under läsåret 2012 2013 planerades 79 språkkurser vid Porvoon kansalaisopisto och 34 språkkurser vid Borgå medborgarinstitut. Läsåret 2012-2013 planerades vid PKO sammanlagt 2 546 timmar i språk. Vid BMI planerades 1 378 timmar. PKO deltagare BMI deltagare PKO timmar 2011 2010 2009 2008 2007 BMI timmar 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 32

33 11 Elevsynvinkeln De två medborgarinstituten i Borgå betjänar invånarna i Borgå stad, Porvoon kansalaisopisto betjänar dessutom invånarna i Askola. De mest väsentliga frågorna ur invånares/elevers synvinkel är sannolikt: Intressanta kurser Rimliga kursavgifter Tydlig information Smidiga och snabba anmälnings- och betalningssystem Personlig betjäning Kunniga och vänliga lärare Trivsam kursplats med fungerande teknik och frisk inomhusluft Tillgängligt läge med parkeringsmöjligheter Elevstatistik 2011: Institut Antal elever (fysiska personer) Antal kursdeltagare Andel av befolkningen som använder institutens tjänster BMI 2 649 (33 %) 5 065 (34 %) 17,4 % av svenskspråkiga invånare i Borgå PKO 5 333 (67 %) 10 044 (66 %) 15 % av finskspråkiga invånare i Borgå och Askola Sammanlagt 7 982 15 109 (100 %) Befolkningsstatistik 2011: Kommun Invånarantal Modersmål Modersmål Övriga modersmål år 2011 finska svenska Borgå 48 833 31 631 (64,8 %) 15 091 (30,9%) 2 111 (4,3% ) Askola 4 911 4 669 154 88 18 procent av invånarna i Borgå stad är under 15 år, 66 procent är mellan 15 64 och 16 procent är över 65 år gamla. År 2011 var 21 procent av invånarna pensionerade, 8 procent arbetslösa och andelen invånare som hade högre högskoleutbildning var 29 procent. Med tanke på planeringen av kursutbudet för seniorer är språkförhållandet annorlunda än för hela befolkningen. Modersmålet för invånarna i Borgå över 65 år är till 54 procent finska, 45 procent svenska och 1 procent något annat. Om det nuvarande systemet med studiesedlar i regeringsprogrammets anda förändras i riktning mot personliga utbildningskonton, så förändras sannolikt också villkoren för seniorer. En skärpning av reglerna för studiesedlar ingår i förslaget, så att en pensionär måste ha det ekonomiskt knappt 33

34 ställt eller ha en låg grundutbildning för att få en studievoucher. Hittills har det räckt med att man är pensionerad för att få en nedsänkt kursavgift. Institutens service berör ca 8 000 personer årligen, vilket motsvarar ca 15 procent av invånarna. Medborgarinstitutsverksamhet ses i allmänhet som en service med låg tröskel och stor öppenhet för invånares egen aktivitet. Mot bakgrund av detta är det inte i onödan skäl att rubba den del av kursverksamheten som fungerar bra. För fem år sedan lät Borgå stad FCG Efeko Oy undersöka hur stadens invånare upplever den kommunala servicen. 71 procent av de som besvarade enkäten ansåg då att medborgarinstitutens verksamhet var väl organiserad. Inom uppgiftsområdet kultur- och fritidstjänster i Borgå stad var det bara biblioteket och simhallen som fick bättre feedback. För trivselns och kontinuitetens del finns det inga hinder för att kvällsundervisningen fortsätter i stadens egna skolhus som förut. Lyceiparkens skola (LYPA) har fungerat som svenskt MIvardagsrum och både Opistotalo på Mannerheimgatan 15 och Linnankosken lukio (LILU) har fungerat som finska vardagsrum. Under läsåret 2011 2012 höll Porvoon kansalaisopisto 47 procent av sina undervisningstimmar på Opistotalo eller LILU. Borgå medborgarinstitut höll 70 procent av sina timmar på LYPA. Läsåret 2011 2012 Hållna timmar Antal deltagare Opistotalo 4 730 1 353 LILU 1 746 817 LYPA 4 257 2 140 Övriga elevsynvinklar Kursavgifter Följande tabell visar en jämförelse mellan kursavgifterna i Östra Nyland Kurspris/45 minuter Konst- och hantverksämnen Språk Gymnastik- och dans undervisning Borgå 0,70 0,90 gymnastik: 1,40, dans: 0,90 Lovisa, cirkapris 0,68 0,80 1 Sibbo 1 1,35 2,10 I Borgå och Sibbo är kursavgifterna prissatta enligt ämne och undervisningstimme. I Lovisa varierar avgifterna beroende på om kurserna pågår en eller flera timmar per gång. Köer till kurserna 26.11.2012 var 5 procent av dem som anmält sig vid BMI och 15,5 procent av dem som anmält sig vid PKO fortfarande kvar på väntelistan. Instituten har hittills inte bokfört deltagarnas avbrottsprocent eller hur stor andel av deltagare som de facto finns kvar på väntelistorna när läsåret slutar. 34

35 Kurser som inte förverkligas Tabellen nedan visar i vilken grad de planerade undervisningstimmarna förverkligas vid instituten. Undervisningstimmar Läsåret 2010 2011 Läsåret 2011 2012 BMI planerade 6 182 6 379 BMI förverkligade 5 851 6 070 BMI inhiberade 331 (5 %) 309 (5 %) PKO planerade 14 083 14 783 PKO förverkligade 13 051 13 648 PKO inhiberade 1 032 (7 %) 1 135 (8 %) Ur elevsynvinkel är medborgarinstitut annorlunda än andra läroanstalter. Det finns ingen inbyggd automatik med elever som går vidare från ett skolstadium till följande. En del av institutens elever behöver ett visst kunnande och deltar därför i enstaka kurser, andra elever åter blir kvar som elever i flera år eftersom det ökar deras fysiska och psykiska välbefinnande och de trivs med fri bildning som livsstil. Ur personalens synvinkel är det lättare att komma i kontakt med och kommunicera med den stora mängd människor som redan är elever, det finns en viss risk för att man glömmer dem som ännu inte har hittat institutets service. Det är emellertid skäl att inrikta sig mot framtiden, att satsa resurser för att bättre än tidigare nå t.ex. de målgrupper som staden i sin strategi för kultur- och fritid satsar på eller de målgrupper för vuxenutbildning som prioriteras i regeringsprogrammet. Bakgrund: Nypublicerad forskning om medborgarinstitutens samhälleliga effekter och om elevsynvinklar som är viktiga för verksamheten. 9 Omaehtoisen aikuisopiskelun vaikutukset Vapaan sivistystyön merkitys ja vaikutukset aikuisten elämässä. Jyri Manninen, Saara Luukannel 10 Henki ja elämä kansalaisopistojen sosiaalisen ja yhteiskunnallisen vaikuttavuuden arviointiraportti. 11 Vapaan sivistystyön esteettömyys en utredning om tillgänglighet inom fri bildning.som utförts vid Kansalaisopistojen liitto. 9 http://www.vsy.fi/doc/raportti_vaikutukset.pdf 10 http://www.suonenjoki.net/kansalaisopisto/henkijaelama25.4.2012.pdf 11 http://www.kynnys.fi/vse/ 35

36 12 Övriga aspekter De två registrerade elevföreningar som nu verkar vid medborgarinstituten i Borgå vill fortsätta som separata föreningar oberoende av vilka beslut som fattas om sammanslagning. Porvoon kansalaisopiston opistolaiskunta r.y. får ett bidrag på 1 900 euro per år för sin verksamhet och Kamratförbundet vid Borgå medborgarinstitut r.f. får 1 680 euro per år. Bidragen betalas av Borgå stad via institutens dispositionsplaner. Exempel från andra tvåspråkiga institut visar att där det fortfarande finns aktiva kamratföreningar, fungerar de enspråkigt oberoende av om moderinstitutet har blivit tvåspråkigt eller inte. Enligt en 12 utredning som utfördes på uppdrag av Kansalaisopistojen liitto r.y. år 2011 är en liten andel av landets kamratföreningar fortfarande mycket aktiva. Samtidigt lägger många av dem ner hela sin verksamhet eller låter den vila trots att föreningen kvarstår i föreningsregistret. 12 http://ktol.fi/doc/opistolaisyhdistykset_2011.pdf 36

37 13 Bilagor Bilaga 1. Borgå stads organisationsscheman 37

38 38

39 39