En metod för att hantera komplexa problem.

Introduktion till TIP-metoden En metod för att hantera komplexa problem.

2 Introduktion till TIP-metoden Klimatförändringar, segregation, långtidsarbetslöshet listan över vår tids stora, komplexa samhällsproblem kan göras nästan hur lång som helst. Men trots att vi alla påverkas och engageras av den här typen av utmaningar, finns få recept på hur man faktiskt kan gå tillväga för att lösa dem. Den här skriften vill erbjuda ett alternativ. Den handlar om hur man med hjälp av den så kallade TIPmetoden kan ta sig an de komplexa samhällsproblemen och vad man har att vinna på att försöka. Broschyren fokuserar på hot och våld, ett lika vanligt som kostsamt problem på många av landets arbetsplatser. Den ges ut av AFA Försäkring i samarbete med Sveriges Kommuner och Landsting och fackliga organisationer i samverkan. Text: Tobias Hammar. Foto: Pontus Johansson och Daniel Sahlberg.

Introduktion till TIP-metoden 3 Komplexa samhällsproblem: vad är det? En del problem verkar leva sina egna liv. Morgontidningarna är fulla av nyheter som man tycker sig ha hört flera gånger förut. I tv- och radiosändningar möts vi dagligen av utmaningar som vårt samhälle, trots idoga försök, ännu inte har lyckats lösa. Många av de problem som vi medborgare varje dag konfronteras med verkar vara kroniska dilemman, vars omfattande konsekvenser för människor, samhället och miljön tenderar att göra oss antingen resignerade och maktlösa eller uppeldade och känslomässigt engagerade. Välkommen till de komplexa problemens värld. Problem kan sägas vara komplexa när de är sammansatta av en rad motsträviga och, ofta, inbördes sammanlänkade faktorer, attityder och behov. I motsats till vardagens enkla problem är de därför svåra att hitta entydiga, specifika orsaker till, ännu svårare att fixa med enkla medel och praktiskt taget omöjliga att lösa en gång för alla. Eftersom komplexa problem har många källor och förgreningar måste de hanteras som en mångfacetterad helhet, något som kompliceras av att de samtidigt involverar många olika aktörer med var för sig vitt skilda åsikter om hur problemen ska definieras och vad man bör göra åt dem. Hot och våld på arbetsplatser en komplex fråga Förekomsten av hot och våld är ett av de vanligaste problemen på många av landets arbetsplatser. Det drabbar tusentals människor varje år, vilket leder till stora kostnader för både samhället och individen. Att problemet är just komplext blir uppenbart redan när man ska försöka definiera det. För hur ska man egentligen avgöra vad som utgör hot och våld när det som är rå men hjärtlig jargong för en individ tolkas som en aggression av en annan? Var går gränsen mellan vad man får och inte får göra på en arbetsplats? Får man handgripligen utestänga en bråkig elev i skolan eller hålla fast en våldsam

4 Introduktion till TIP-metoden

Introduktion till TIP-metoden 5 dement på ett äldreboende? När övergår en ordinär situation till att bli ett hotfullt skarpt läge för poliser på utryckning? På samma sätt är det svårt att entydigt ringa in själva orsaken till varför det dagligen förekommer hot och våld på arbetsplatser över hela landet. Ofta rör det sig om ett virrvarr av faktorer och behov som har sina ursprung på olika systemiska nivåer. Att ambulanspersonal idag ofta bemöts av glåpord och till och med stenkastning när de rycker ut är en ny typ av samhällsproblem som kan sägas ha både kulturella, sociala, ekonomiska, beteendevetenskapliga och rent psykologiska orsaker. I många fall är problemen ofta svåra att förutspå, vilket försvårar proaktiv planering och förebyggande åtgärder. Kanske är det en av anledningarna till varför beredskapen på många arbetsplatser ofta är låg för den här typen av incidenter. På många håll blundar man för problemet genom att behandla hot och våld som isolerade fenomen för stunden, eller viftar bort dem med en utpräglad lite skit får man tåla-attityd. Men att ignorera de komplexa problemen är sällan en bra idé. Inte bara gör man då sin personal en stor otjänst man går också miste om den kunskap och erfarenhet som väl genomlysta problem alltid ger upphov till i längden. För AFA Försäkring, som länge engagerat sig i forskning och metodutveckling kring komplexa samhällsfrågor, är det här en viktig punkt: att komplexa problem verkar olösliga betyder inte att de nödvändigtvis är det. Att leva i det kaos och den maktlöshet som problemen genererar är i regel betydligt mer resurskrävande än att ta sig an dem. Komplexa problem är värdefulla av samma anledning som de är utmanande. Eftersom de involverar så många nivåer, behov, attityder och individer, låter de sig inte heller lösas med hjälp av enskilda experter, klassiskt stuprörstänkande eller enkel symptombehandling. Istället tvingar de oss att tillsammans problematisera hur verkligheten ligger till. Därmed ger de oss tillgång till både fördjupad för-

6 Introduktion till TIP-metoden ståelse och ökat engagemang liksom, i slutändan, nya möjligheter att organisera våra resurser på ett mer effektivt och inkluderande sätt. TIP en metod för att hantera komplexa problem När du har varit med på den här resan får du grepp om saker som du annars inte skulle förstå. Du får svar på varför vissa saker leder till problem och hur man kan arbeta på ett annat sätt. Har man inte varit med om det kan det vara svårt att sätta sig på någon annans stol vilket ju är vad man måste göra, rent bildligt. Elisabet Hammar, projektledare, Sahlgrenska Universitetssjukhuset En modell som länge har använts för att hantera komplexa frågor är The Integral Process for Complex Issues, TIP. Metoden har utvecklats under mer än 20 års tid av den amerikanska forskaren Sara Nora Ross med syfte att stödja människor som konkret vill åtgärda svårlösta samhällsproblem. Den togs till Sverige 2005 av forskare vid Göteborgs universitet och har sedan dess med framgång använts för att genomlysa en rad komplexa frågeställningar. TIP handlar i grunden om att lösa problem och ta tillvara på deras dolda potential genom att systematiskt inkludera och bena upp problemens inneboende komplexitet. Det är, skulle man kunna säga, en metod som gör oss smartare rent praktiskt genom att hjälpa oss att hålla många olika frågor i huvudet samtidigt när vi närmar oss ett problemområde. I situationer där vi i normala fall har en tendens att hemfalla åt antingen maktlöshet eller symptombehandling, utgör TIP en strukturerad metod för att stanna upp, sätta dilemmat i sin rätta kontext och se skillnaden mellan problemets effekter och dess fundamentala orsaker.

Introduktion till TIP-metoden 7 Innehållsligt bygger TIP på en process med flera steg och delar, som alla kan skräddarsys efter den aktuella situationen. Processen leds av en utbildad processledare och ska helst inkludera så många som möjligt av alla de aktörer som berörs av problemet. Handlar det om hot och våld inom en utryckningsorganisation till exempel, bör den i den mån det är möjligt samla såväl polis och ambulans som räddningstjänst, akutsjukvård, SOS och ansvariga politiker. Det är dock fullt möjligt att genomföra framgångsrika TIP-analyser även i mer begränsade sammanhang, såsom på en arbetsplats eller inom ramarna för en arbetsgrupp. 2009 fick AFA Försäkring i uppdrag av Sveriges Kommuner och Landsting och fackliga organisationer i samverkan att initiera ett preventionsprojekt om hot och våld, där TIP ingick som en viktig del i metodiken. Syftet med projektet var att skapa tryggare och säkrare arbetsplatser samt att ta tillvara och sprida erfarenheter och goda exempel till andra arbetsplatser. Projektet genomförde bland annat sex grundläggande TIP-analyser inom följande områden: individ- och familjeomsorgen, skolan, äldreomsorgen, ambulanssjukvården, funktionshinder samt psykiatrin. Nedan följer en kort och översiktlig presentation av de olika stegen i TIP-metodiken, tillsammans med några av de erfarenheter som Hot och våldprojektet förde med sig. För den som vill ha fördjupad information rekommenderas länk- och källhänvisningen längst bak i broschyren. Jag har haft jättestor nytta av TIP. Nu vet jag var jag ska lägga min tyngd i arbetet. Istället för att jag går in och fixar sådana där smådetaljer som egentligen bara kommer att försvinna, kan jag ta mig an ett större område och påverka desto mer. Metoden har visat mig vart jag ska gå i mitt sökande efter olika handlingsalternativ. Niklas Larsson, projektledare, Mälarsjukhuset

8 Introduktion till TIP-metoden Steg 1 att kartlägga en komplex problematik Vi hade gjort en enkätundersökning innan, där vi hade plockat ut de områden där medarbetarna uttryckt behov. Men när det sedan under kartläggningen dök upp ännu fler tankar och idéer, tänkte jag Herregud, vad det här är stort, det här kommer vi aldrig att få ihop. Men sedan insåg jag att de här områdena hänger ihop. Jag såg en röd tråd, och det gav mig en helt annan förståelse. Malin Johansson, projektledare, Angereds Stadsdelsförvaltning Som vi redan har varit inne på lämpar sig TIP särskilt väl i början av projekt som präglas av en komplex problematik och där kärnfrågorna ännu inte har definierats fullt ut. Det första steget kartläggningen handlar helt enkelt om att synliggöra alla åsikter och aspekter av problemet, så att hela dess innehåll och kontext hamnar i full dager. Under ett möte uppmanas alla som berörs av problemet styrgrupp, projektgrupp, ledning, medarbetare, fackliga organisationer och kanske även externa parter att gemensamt kartlägga de företeelser och erfarenheter som upplevs vara bekymmersamma med problemet. Processledaren leder kartläggningen genom att centrera samtalet kring frågan vilka viktiga aspekter och dilemman berör hot och våld på er arbetsplats? Allt som sägs skrivs upp på ett blädderblock så att det blir tydligt för alla hur kartan växer fram. När frågan är uttömd är det dags att klargöra problemets inneboende samband. I ett första steg ombeds deltagarna att dela in företeelserna på blädderblocket i tre huvudsakliga kategorier. Varje punkt förses nu med ett A om den har att göra med en attityd (såsom känslor, värderingar och föreställningar), ett B om den handlar om ett beteende eller ett S om den hänger ihop med strukturella eller systemiska faktorer. Allt för att skilja mellan sådant som faktiskt händer på arbetsplatsen, sådant som upplevs av medarbetarna och sådant som har att göra med hur verksamheten är organiserad.

Introduktion till TIP-metoden 9 När det väl är gjort kommer det sista steget i kartläggningen. Processledaren frågar nu deltagarna finns det vissa dilemman som orsakar eller förvärrar andra? Faktorer som antas orsaka andra problempunkter på kartan får nu en pil dragen ifrån sig, medan deras förväntade konsekvenser får pilar dragna till sig. Efterhand blir det uppenbart hur den ömsesidiga påverkan mellan de olika faktorerna ser ut. Härvan av pilar kan nu visualiseras som ett symboliskt isberg, med problemets synliga symptom längst upp och dess mer diffusa, fundamentala orsaker placerade längst ned. Denna bild gör det ofta relativt lätt för deltagarna att komma överens om vilka problemområden som är mest centrala för den aktuella frågeställningen. Som avslutning ombeds därför deltagarna att tillsammans välja ut ett eller flera prioriterade områden från isberget som man vill fördjupa sig i, i nästa steg. Det man tror är problemområdet är ofta bara symptom, men genom den här kartläggningen kommer man fram till vad problemet egentligen är. Projektet har gjort att vi inte längre sopar någonting under mattan. Ann-Christine Quist-Karlsson, projektledare, Nybro kommun Synliga symptom Orsaken till symptom

10 Introduktion till TIP-metoden Steg 2 porträttet Bara det att vi har satt oss ned allihop och diskuterat, från SOS, AmbuAlarm, Polisen och vi, att vi har lyft upp frågan och fått förståelse för varandra, har hjälpt oss mycket. Vi har kunnat strukturera arbetet mer och göra det enklare, så att inte varje människa bara går sin egen väg. Elisabet Hammar, projektledare, Sahlgrenska Universitetssjukhuset När en större del av problembildens komplexitet nu har blivit blottlagd handlar nästa fas om att bena upp det i mer hanterbara delar. Deltagarnas gemensamt utvalda, prioriterade områden kan ses som inzoomade delar av en större helhet, delar som nu ska djupstuderas ytterligare. Berör frågan olika beteenden på arbetsplatsen, rekommenderar TIP att deltagarna tar sig tid att samtala med dem som står för beteendena innan de samlas till ett nytt möte. När ambulanssjukvården vid Sahlgrenska Universitetssjukhuset i Göteborg genomförde sin TIP-analys, gjorde projektledaren här exempelvis gruppintervjuer ute på arbetsplatserna för att utreda vad som faktiskt händer när ambulanspersonalen möter vårdbehövande ute i samhället. När deltagarna anländer till nästa möte är det dags att skapa ett porträtt av den utvalda problematiken. Processledaren har förberett tre separata blädderblock ett för problemets grundfråga (motivet), ett för de attityder som bidrar till att problemet består (målarduken), samt ett för problemets ram allt det som medarbetarna gör eller låter bli att göra och som bidrar till problemets fortsatta existens. I en öppen, kreativ dialog får nu deltagarna tänka fritt kring frågeställningen, dess orsaker och vad som ger det näring och syre över tid. Här är det inte ovanligt att det dyker upp nya, oväntade omständigheter kring problemet. Kanske uppdagas fördomar och attityder som påverkar hur polis och ambulanspersonal bemöter invånarna i vissa stadsdelar. Kanske synliggörs dolda värderingar som sitter i väggarna och i decennier har bidragit till att en viss kultur råder på en

Introduktion till TIP-metoden 11

12 Introduktion till TIP-metoden arbetsplats. Kanske ser man att den vardagliga jargong (eller brist på kommunikation) som råder på ett äldreboende faktiskt bidrar till att skapa missämja och konflikt mellan medarbetarna där. När mötet är klart har det utmynnat i ett porträtt som ger en helhetsbild av den prioriterade frågan. Fördelen med att studera den på detta sätt är att det blir uppenbart att problemet ofta har en rad olika, sammanlänkade orsaker. Det blir, så att säga, omöjligt att tänka enkelt på det. Samtidigt tydliggör porträttet att många olika aktörer är med och bidrar till att problemet existerar aktörer som också måste vara delaktiga i att det blir löst. Även om problemet i sig fortfarande kan upplevas som krävande och komplext, brukar porträtteringsfasen föra med sig en känsla av lättnad och engagemang hos deltagarna, eftersom den ger dem en bild av att det är någonting som de faktiskt själva kan vara med och påverka. Jag tycker att det var bra med den här strukturerade metoden, för jag såg att vi blev klara med vad vi skulle göra och satsa på snabbare än om vi inte hade jobbat med den. Frågan kring hot och våld har lyfts i alla verksamheter, och numer har vi en stående punkt på dagordningen på arbetsplatsträffar och personalmöten där sådana frågor ska diskuteras. Mirja Dahlberg, projektledare, Hägersten-Liljeholmens Stadsdelsförvaltning Målarduken Ramen Motivet

Introduktion till TIP-metoden 13 Steg 3 idéutveckling och konkretisering TIP gav en väldigt god insyn i problematiken vad gäller hot och våld i skolan och inte bara för mig personligen. Det som framför allt var värdefullt var att vi fick en samsyn kring problemet. Styrgruppen, projektgruppen, referensgruppen och skolans ledningsgrupp alla var närvarande i processen, vilket underlättade mycket när vi sedan skulle genomföra vår handlingsplan. Johnny Herén, projektledare, Nynäshamns kommun En av de grundläggande poängerna med TIP är att stimulera deltagarna att vänta med att tänka lösning innan de har gått till botten med orsak. Egentligen är det inte förrän först nu, efter porträttfasen, som problemet och dess olika förgreningar ligger i såpass öppen dager att det är meningsfullt att börja fundera på hur man kan lösa det. Med porträttet som underlag inleder därför processledaren steg 3 med att be deltagarna att nysta i potentiella åtgärder och initiativ som skulle kunna bidra till att problemet hanterades effektivt och långsiktigt. Dialogen genomsyras av antagandet att allt är möjligt : inga begränsningar finns för vad man får föreslå och inga kritiska röster får höjas mot någon annans idé. I själva verket syftar processledarens vägledning här just till att få deltagarna att tänka utanför boxen så långt det är möjligt och att styras av möjligheter snarare än att låta sig begränsas av hinder. När alla förslag är uttömda fördelas de över en lista med tre kategorier: frivilliga åtgärder, som enskilda individer och arbetsgrupper själva kan företa sig utan att det kräver nya direktiv eller stora kostnader, policyåtgärder, som kräver en formell beslutsprocess eller organisatoriska förändringar, samt åtgärder som kan befaras vara särskilt svårgenomförbara och som därför kräver ett ytterligare rådslag mellan de berörda parterna.

14 Introduktion till TIP-metoden Den färdiga idélistan utgör ofta ett myller av förslag och idéer som riktar sig mot olika aspekter av det utvalda problemet. Nästa steg är därför att bearbeta den utifrån vilka åtgärder som är möjliga att ta sig an. Med processledaren som vägledare genomför deltagarna nu en konkretisering av förslagen: vad kan och vill man göra? Vilka åtgärder påverkar problemet mest? Vad har man kraft och energi att ta sig an? Varför är det här en bra idé? En central del av denna dialog handlar om att gå igenom de olika hinder som deltagarna ser mot vissa åtgärder. Att kasta ljus på den oro och de svårigheter som vissa aktörer kan uppleva runt en del idéer är viktigt för att undanröja den maktlöshet som många kanske alltjämt känner kring problemet. Finns det vägar genom hindren eller är det möjligt att gå runt dem? Kan man påverka kringliggande faktorer och relationer om själva grundhindret ligger fast (som det ofta gör när det gäller exempelvis lagar, sekretess och budgetbegränsningar)? När alla frågor är belysta har diskussionen resulterat i en konkret handlingsplan vars åtgärder förhoppningsvis upplevs som genomförbara av alla deltagare. I planen finns ofta åtgärder på såväl beteende- som attityd- och systemnivå och som därför tillsammans inkluderar hela problembilden. Handlingsplanen utformas i regel som en process i flera steg, med kontinuerliga utvärderingar som syftar till att stämma av hur problembilden förändras över tid. I den mån det alltjämt finns stora meningsskiljaktigheter mellan olika aktörer och organisationer, möjliggör TIP också ett fjärde steg där deltagarna inbjuds att, med hjälp av processledaren, systematiskt prova varandras perspektiv och hålla ett rådslag kring deras förrespektive nackdelar. Rådslag med perspektivprovning är ett effektivt sätt att skapa förståelse genom att man sätter på sig varandras skor, vilket kan vara särskilt lämpligt i frågor som involverar större policybeslut, där stora resurser är inblandade eller där vissa av lösningarna kan väntas leda till konflikter i ett senare skede.

Introduktion till TIP-metoden 15 Det är inte acceptabelt att bli utsatt för grava kränkningar, och det är inget individuellt problem. Det har länge varit ett gammalt lärarfenomen att man håller käft oavsett vad man blir utsatt för, men så är det inte på de här två arbetsplatserna idag. Vi pratar om det som måste upp till ytan. Anders Jegeman, projektledare, Nybro kommun F Frivilliga P Policy R Rådslag

16 Introduktion till TIP-metoden Praktiska frågor Vilka är rätt deltagare? TIP som metod bygger på att hantera problem genom att inkludera och belysa så många perspektiv och aspekter som möjligt. Därför är det också önskvärt att så många som möjligt av de som berörs av problemen också är med i processen. Att inkludera ledningen, fackliga organisationer, representanter för olika medarbetargrupper och kanske även externa parter är ett sätt att ringa in hela problemet och även underlätta förankringen av de fattade besluten när processen väl är över. Varför behövs processledare? I alla möten och beslutsprocesser människor emellan är det lätt att samtalet spontant tas över av de individer som talar högst eller har högst rang och status. TIP förebygger det genom att låta en neutral, oberoende processledare styra diskussionerna. Processledaren har ingen egen agenda och kan därför ge alla deltagare lika stor plats i dialogen. Dessutom garanterar ledaren att tidsramarna hålls och att det större helikopterperspektivet förblir levande genom hela processen. TIP tar lång tid kan det verkligen vara effektivt? Oavsett hur man väljer att genomlysa ett komplext problem kan man vara säker på en sak: ska man komma någonvart är det viktigt att ge processen tid. Risken är annars att man fastnar i det enkla tänkandet och lägger tid och värdefulla resurser på att diskutera konkreta symptom eller bara göra det som vid beslutstillfället anses vara viktigast. I en TIP-analys används tiden som ett redskap för att smälta nya perspektiv och nå en högre förståelse. Den blir en investering i problemet, en investering som i jämförelse med alternativet att kanske åtgärda fel saker eller helt enkelt inte göra någonting alls är relativt blygsam.

Pia Andersson processleder en kartläggning för ambulanssjukvården, Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Introduktion till TIP-metoden 17

18 Introduktion till TIP-metoden Avslutning Har du hängt med så här långt in i broschyren förstår du säkert att det här med att kortfattat försöka beskriva en så sammansatt metod som TIP i sig kan sägas utgöra ett komplext problem. Det finns många nivåer och bottnar i processen som är svåra att förklara linjärt. Men även om vår ambition aldrig har varit att förklara TIP i varje detalj, hoppas vi ändå att vi har kunnat väcka din nyfikenhet och inspiration kring möjligheten att ta itu med frågor som länge har varit problematiska på din arbetsplats. Finns det problem som verkar ha dränerat medarbetarna på hopp och kraft under lång tid vill vi starkt betona att de går att lösa! De projekt som vi har presenterat ovan har i regel använt sig av TIP som en metod för att komma fram till bra, konkreta och handlingsinriktade beslut om hur man kan lösa hot- och våldsproblem ute på arbetsplatserna. Men det är värt att avslutningsvis också betona att TIP lämpar sig synnerligen väl även som verktyg för kompetensutveckling för chefer, medarbetare, projektledare och fackligt aktiva i en organisation eller ett system. Eftersom modellen i sig är innehållslös och framför allt syftar till att skapa förståelse kring hur problem uppstår och hänger ihop, berikar den i regel alltid deltagarna med nya perspektiv och förhållningssätt som kan användas långt utanför det definierade problemets gränser. På så vis är TIP ett unikt verktyg för att skapa såväl medvetenhet och gemenskap som ett ökat ansvar och engagemang kring hanteringen av besvärliga frågor i en grupp eller en organisation. Eller, som en deltagare på ett av TIP-seminarierna uttryckte det: Jag tror att det här är ett vinnande koncept. Man måste grotta ned sig i ett problem för att förstå det. Och det måste få ta den tid det tar.

Introduktion till TIP-metoden 19 Vill du läsa mer om TIP eller de genomförda delprojekten kan vi varmt rekommendera följande webbsidor: suntliv.nu/projekt/hot-och-vald/ global-arina.org/tip/tip.html tryggaremanskligare.goteborg.se/pdf/ideblad/perspektivvandringar_kort.pdf tryggaremanskligare.goteborg.se/pdf/publikation/pv_low.pdf tryggaremanskligare.goteborg.se/pdf/publikation/svarlostasamhall.pdf suntliv.nu/projekt/hot-och-vald/artiklar-om-hot-och-vald/hot-och-vald-anvander-sigav-tip-/

12.03 : infobahnreklambyra.se Under de senaste decennierna blev allt fler utsatta för hot och våld på jobbet. En viktig orsak är förändringar i arbetsmiljön. Men det går att göra något åt hot och våld i arbetslivet. Det visar inte minst AFA Försäkrings preventionsprojekt Hot och våld, som pågick mellan 2009 och 2012. I den här skriften kan du läsa mer om det projektet, om vilka yrken som är mest drabbade och varför anmälningarna om hot och våld på jobbet ökat. Du kan också läsa om hur du gör en anmälan ifall du drabbas och om vilka krav som lagen ställer på din arbetsgivare när det gäller att förebygga hot och våld och hjälpa dem som blir slagna eller hotade på arbetsplatsen. Vår önskan är att lyfta frågan och skapa en bredare debatt. Vi gör det under samlingsnamnet Bättre beredd än rädd. På suntliv.nu finns metoder och verktyg för dig som vill bidra. suntliv.nu Sveriges bästa informationskanal om arbetsmiljö och hälsa inom kommuner och landsting.