28 januari 2016 Styrelseprotokoll Protokoll Förbundsstyrelsemöte 160128 Styrelsemöte med beslutsrätt, 28 januari 2016, kl. 18.10-22.02 Närvarande: Förbundsordförande Axel Nordenstam, Helena Hernnäs för UF Uppsala, Johan Berglund för UF Luleå, Gustaf Fritz för UF Växjö, Jenny Bengtsson för UF Malmö, Kajsa Fernström Nåtby för UPF Lund, Katinka Ernstsson för UF Göteborg, Magnus Claesson för UF Linköping, förbundsekonom Maria Jenskog, Matti Molin för UF Örebro, Therese Jenssen för UF Södertörn, Aron Segerström för UpF Umeå samt bidragsansvarig Emilie Tilstam. Bilagor Bilaga 1: Röstlängd Bilaga 2: Dagordning Bilaga 3: Uppdatering från UFS i Almedalen Bilaga 4: Rapport från Fok och Försvars rikskonferens 1 Mötets öppnande Förbundsordförande Axel Nordenstam förklarade mötet öppnat kl. 18.10. 2 Val av mötesordförande Förbundsstyrelsen beslutande att välja Axel Nordenstam mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Förbundsstyrelsen beslutade att välja Helena Hernnäs mötessekreterare.
4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare Magnus Claesson för UF Linköping och Katinka Ernstsson för UF Göteborg kandiderade till protokolljusterare tillika rösträknare. Förbundsstyrelsen beslutade att välja Magnus Claesson och Katinka Ernstsson till protokolljusterare tillika rösträknare. 5 Godkännande av kallelseförfarandet Förbundsstyrelsen beslutade att anse mötet stadgeenligt utlyst. 6 Fastställande av röstlängd Förbundsstyrelsen beslutade att fastställa röstlängden till 12 ledamöter. 7 Fastställande av dagordning (beslutspunkt) Förbundsstyrelsen beslutade att lägga till 5 diskussionspunkter till dagordningen. Dessa är 1. UFS Konvent, 2. Uppdragsbeskrivning för reppar, 3. Uppdatering inför styrelsemöte i Lund, 4. Studiebesök samt 5. Presentation av ny arbetsbeskrivning för bidragsansvarig i paragraf 19 i föreslagen dagordning. att lägga föreslagen dagordning med ovanstående ändringar till handlingarna. 18.28 Rosaline Marbinah kom in på mötet. Förbundsstyrelsen beslutade att justera röstlängden till 13 röstberättigade ledamöter. 8 Föregående protokoll Felicia Robertsson är sjuk. Föregående protokoll är under arbete.
9 Uppdateringar från utskott & ledamöter 1. Ekonomiutskottet Tog julledighet. Inget möte i januari. Beror på tidsbrist och anställning. Ekonomiutskottet fyller mycket av ekonomiutskottets tidigare funktion. Ska förbundsadministratör Albin Westermark vara delaktig i ekonomiutskottets arbete? Vi ska titta på det så snart som möjligt. Måste bestämma hur arbetet ska ske med honom i så fall. 2. Forumutskottet Har haft julledigt. Har börjat diskutera eventuellt forum i vår. Budgetering för det hänger ihop med utfall av konventdiskussion. Om det inte finns pengar, kan vi ha möte med bidragsansvarig Emilie Tilstam för att se om det blir möjligt att ha en forumhelg som vi i så fall behöver söka bidrag till. 3.Internationella utskottet Carolina Köhler da Castro har flyttat utomlands men kommer fortsätta att vara med i den mån hon kan. Jenny Bengtsson har fått back up från Karam i UPF Karlstad. Karam har roliga idéer och planer om vad som kan hända i utskottet. Fortsätter med sammanställning av föreningarnas resor. Axel Nordenstam informerar om att en organisation i Kenya har tagit kontakt med honom. Han ska vidarebefodra det till Jenny Bengtsson. 4. Kommunikationsutskottet Nimrod Persson är inte med på mötet. Magnus Claesson har inte fått information om Nimrod Persson vad som hänt hittills. De ska komma igång i februari med uppdatering av hemsidan. 5. Styrdokumentsutskottet Inget möte sen senaste styrelsemötet. På grund av tidsbrist har inte mycket gjorts i utskottet på senare tid, men det kommer att ändras i vår. 6. Tvåspråkighetsutskottet Blev klar med översättningen av stadgan i förra veckan. En tjej från Lund som är engelskspråkig ska kolla språket. Skulle gärna vilja ha en till engelskspråkig som kan kolla igenom det. Har börjat gå igenom ekonomidokumenten som förbundsadministratören skickat ut och översätta dem till engelska.
7. Utbildningsutskottet I princip klara med utbildningsdokumentet som ska skickas ut till medlemsföreningarna (MF) i veckan. Börjat sammanställa ett dokument med föreläsningar att skicka ut för att hjälpa MF med att hitta föreläsare. Utbildningsdokumentet är ett dokument där det finns listade utbildningar som är kopplade till föreningsarbete eller utrikespolitik. Magnus Claesson undrar om Israel-utbildning ska ingå. Rosaline Marbinah säger att utbildningsutskottet får bedöma det. Axel Nordenstam informerar om att Oskar Johansson från UpF Karlstad har valt att hoppa av sitt uppdrag. UpF Karlstad letar efter ersättare. Förbundsstyrelsen beslutar att ajournera mötet kl. 18.50 till 19.00 Klockan är 19.00 Förbundsordförande Axel Nordenstam, Helena Hernnäs för UF Uppsala, Johan Berglund för UF Luleå, Gustaf Fritz för UF Växjö, Jenny Bengtsson för UF Malmö, Kajsa Fernström Nåtby för UPF Lund, Katinka Ernstsson för UF Göteborg, Magnus Claesson för UF Linköping, förbundsekonom Maria Jenskog, Matti Molin för UF Örebro, Therese Jenssen för UF Södertörn, Aron Segerström för UpF Umeå, vice förbundsordförande Rosaline Marbinah samt bidragsansvarig Emilie Tilstam är närvarande. Mötet öppnas 19.02. 10 Per capsulam-beslut Inga Per capsulam-beslut har tagits. 11 Behandling av motioner Inga motioner har inkommit.
12 Förbundets projekt 12.1 UFS i Almedalen Projektkoordinator Viktor Sundman har inkommit med en skriftlig uppdatering till Axel. Viktor Sundman ska skicka rapporten till hela styrelsen. Nu har hela styrelsen fått rapporten. Viktor Sundman inadjungeras på mötet för att uppdatera styrelsen om Almedalen. Sundman berättar: arbetet har kommit igång, har satt upp en budget. De håller på med bidragsansökningar. Har vart i kontakt med Campus Gotland för att ha evenemang i, mycket billigare än lokaler som använts tidigare. Sovsalar är bokade. Det finns tydliga planer för två av evenemangen, där 1 är en föreläsning med en välkänd utrikespolitisk person (kontakt har tagits med bl.a. Birgitta Ohlsson och Margot Wallström). Andra evenemanget är ett panelsamtal. Tanken är att experter från olika organisationer ska sitta i panel och prata om året som gått och viktiga händelser under året. Ett sånt samtal kan bli ett återkommande inslag i UFS Almedalen. Inga är bokade till samtalet. Har hört av sig till andra organisationer för samarbeten, men få andra har kommit igång med planering och UFS verkar därför vara tidigt ute. Utrikespolitiska Institutet (UI) är intresserade av att samarbeta, men vill inte arrangera ungdomspartiernas ordförandedebatt tillsammans (som det gjorts tidigare). Hur ska vi göra med partidebatten? Vi har sagt att vi ska göra det med UIs samarbete - men nu vill ju inte UI. Antingen gör vi ingen alls eller på egenhand, utan UI. Rådfrågar styrelsen om vi ska ha partiledardebatt ändå eftersom det står i projektbeskrivningen. Rosaline Marbinah tycker inte att UI behöver vara inblandade i partidebatten utan att UFS kan göra det själva. Det spelar nog ingen roll om vi kör med UI eller inte. Rosaline Marbinah skickar med en uppmaning till Almedalsgruppen: vi ska ha tre event av ekonomiska skäl. Ha det i åtanke. Maria Jenskog undrar om UI fortfarande är intresserade av att samarbeta med oss? Rosaline Marbinah svarar att idén om UI ska vara ett gratis samarbete. Nu får vi inte längre en prenumeration och därför ska samarbetet vara ett mer socialt samarbete. Almedalssamarbetet har inte stått i något avtal och därför ska det inte vara något problem. Viktor Sundman säger att vi kan arrangera föreläsningen med UI men panelsamtal och partidebatt själva. Det kommer i så fall inte att bli dyrare för UFS. Viktor Sundman har en till fråga; vi har två platser kvar efter fördelningen som står i projektbeskrivningen. Viktor Sundman föreslår lottning mellan MF som ska få dem. Rosaline Marbinah anser att Almedalsgruppen har mandat att bestämma vad som ska göras med de platserna.
Viktor Sundman föreslår att de förbundsstyrelsemöter som följer med ska agera volontärer under evenemangen. Emilie Tilstam tycker att det är rimligt. Kajsa Fernström Nåtby kan fota om inte kommunikationsutskottet vill göra det. Rosaline Marbinah menar att förbundsstyrelsen kommer få ersättning och därför bör agera volontärer. Johan Berglund undrar om kostnader. Viktor Sundman säger att avgiften som deltagarna betalar kommer att gå till boende. Rosaline Marbinah säger om platserna; ska vi reservera platser till tillträdande ledamöter i medlemsföreningarna? Typ nya ordförande i varje förening kanske ska få en plats. Förnundsstyrelsen kommer att få träffa Almedalsgruppen under styrelsemötet i Lund. Kajsa Fernström Nåtby för UPF Lund tycker att vi ska promota engelska mer och kanske hellre gå under namnet SAIA än UFS i Almedalen. Viktor Sundman säger ok. 12.2 Utrikespolitiskt Konvent. Viktor Sundman berättar: bara fått in två ansökningar av fyra som behövs i projektgruppen. De skulle tillsatts i september/oktober. Nu har det inte hänt än. Tiden börjar rinna ut att tillsätta fler i och med att bidragsansökningar måste göras och det börjar bli för sent. Rosaline Marbinah informerar om mailet som hon tidigare skickat ut ang. konventets existens. Inför årets konvent var några förutsättningar viktiga; 1. att få längre planeringstid och 2. att ha 4 projektledare. Dessa förutsättningar är inte möjliga att uppfylla nu, då det bara är cirka sju månader kvar till konventet ska gå av stapeln samt att endast två personer har sökt projektgruppen. Inte bra förutsättningar för att göra ett bra konvent. Innan har 4 personer på sju månader varit för lite för att planera ett bra event. UPF Lund tycker att det vore tråkigt att lägga ner ett event som många tycker är uppskattat och där medlemmar får möjlighet att följa med. Emilie Tilstam tycker att det vore oproffsigt att lägga ner årets event som redan är planerat. UF Uppsala tycker att medlemsföreningarna uppfyller konventets syftet bättre. Om ett konvent ska hållas ska det göras med rätt förutsättningar. Rosaline Marbinah säger att det bästa med konventet har varit för att medlemmar för att träffa varandra, men det blir ju ändå bara aktiva medlemmar som åker och tycker inte att konventet uppfyller något som inte forumet eller MF redan uppfyller. Gustaf Fritz säger att UF Växjö tycker att konventet funkar att ta med vanliga medlemmar som inte är med i styrelsen att följa med. Det får vi inte med i forumhelgen då det bara är styrelsemedlemmar som åker. Katinka Ernsston informerar att UF Göteborgs nya styrelse/ordförande har två idéer: antingen satsa på att arrangera ett liknande event lokalt som är öppet för andra föreningar runt om i landet. Marknadsför i så fall det lokala arbetet som redan görs. Den andra idén från UF Göteborg är att fokusera
mer på forumhelger med kanske utrikespolitiska föreläsningar också, och inte bara verksamhetsutvecklande. Emilie Tilstam tycker att det vore bättre med mer fokus på forumhelgen, men det är lättare att söka externa bidrag till konventformat än till forumhelg. Jenny Bengtsson för UF Malmö är enig med att syftet bör diskuteras - det som forumhelgen erbjuder är det som är mest uppskattat. UPF Lund tillägger istället för två forum, kan man göra en fusion av konvent och forum? Ha kvar en del av konvent och ha lite forum i det också (lättare att söka bidrag då). Rosaline Marbinah säger att konventet ofta har fått avslag pga för formella bidragsformer. Så externa bidrag har inte fåtts, utan UFS har fått bidra med sista krispengar pga att konventet aldrig kunnat finansieras på annat sätt. Att bjuda in medlemmar som inte är aktiva; är inte lokalföreningar de som gör det bättre? Aron Segerström för UpF Umeå anser att konventet bör vara mer interaktivt, tex minister för en dag. Mötet ajourneras från 19.50 till 20.00. Klockan är 19.00 Förbundsordförande Axel Nordenstam, Helena Hernnäs för UF Uppsala, Johan Berglund för UF Luleå, Gustaf Fritz för UF Växjö, Jenny Bengtsson för UF Malmö, Kajsa Fernström Nåtby för UPF Lund, Katinka Ernstsson för UF Göteborg, Magnus Claesson för UF Linköping, förbundsekonom Maria Jenskog, Matti Molin för UF Örebro, Therese Jenssen för UF Södertörn, Aron Segerström för UpF Umeå samt bidragsansvarig Emilie Tilstam och projektkoordinator Viktor Sundman är närvarande. Rosaline Marbinah förslår att vi ska ta beslut om dessa under nästa styrelsemöte i februari. Emilie Tilstam undrar hur det blir med konventsgruppens arbete fram tills dess? Rosaline Marbinah informerar om att dessa inte valts in än. Säger att vi ska informera dem om att vi återkommer med besked. UF Uppsala undrar hur mycket pengar förbundet har lagt på tidigare konvent. Rosaline Marbinah informerar om att UFS har lagt runt 100 000 kronor på varje konventet. UFS har budgeterat 60 000 kr från början och Konvent har i princip aldrig lyckats få externa bidrag, utan förbundet har finansierat nästan hela konventet. Förbundsstyrelsen beslutar att lägga uppdatering från Almedalsgruppen till handlingarna
13 UI samarbetet Rosaline Marbinah har träffat företrädare för UI och har barinstormat om samarbetet mellan UI och UFS. Rosaline Marbinah tycker att det ska vara ett gratis avtal - och ska ha ett möte om det i februari. UI-samarbetet har bestått av informella och formella delar. Ett mentorskapsprogram har funnits men det lades ner förra året. UI skulle ut på föreläsningsturné men det blev inte av. Vi har fått internationella studier men den ska läggas ner nu. Tidningen skulle kostat 170 000 kr men UFS har betalat 50 000 kronor för tidningen till alla medlemmar. 14 Förbundets ekonomi Förbundsekonom Maria Jenskog informerar: 1. Beställer man något, så gör man det i sitt eget namn. Fakturan ska komma till Maria Jenskog och man måste informera innan. 2. MUCF har trillat in. Budgetöversikt över det kommande året. Fördelning av MUCF kommer på PC strax, Albin Westermark sitter med det nu. 3. Besked från Forum Syd har vi inte fått. Almedalen bekostas av Forum Syd. Vi måste ta hänsyn till att vi inte har pengar än och därför inte kan spendera dem. Vi måste helt enkelt vänta tills vi fått ett besked. Håll därför nere kostnaderna på allt. (Rimliga kostnader på allt, dubbelkolla allt med Maria Jenskog). UF Uppsala undrar: var finns dokument om hur MUCF ska fördelas? Maria Jenskog svarar: det finns inget. Man får bidrag enligt hur många medlemmar man har. Maria Jenskog ska skicka ut till hela förbundsstyrelsen vad MUCF skriver om hur bidraget ska fördelas. 15 Albin informerar Albin Westermark närvarar inte vid det här styrelsemötet. Han har skickat en rapport om arbetet hittills. Axel Nordenstam och Albin Westermark har god kontakt då Axel Nordenstam är arbetsledare. Hela styrelsen har dock arbetsgivaransvar. Stockholm, Göteborg, Örebro måste ta kontakt med Albin Westermark. Albin Westermark kommer att vara med på styrelsemötet i Lund.
Kajsa Fernström Nåtby föreslår att Albin Westermark s dokument ska vara på engelska. Förbundsstyrelsen beslutar att lägga Albin Westermarks arbetsrapport till handlingarna. 16 Konsultation av medlemsföreningarna Ordförande Axel Nordenstam och vice ordförande Rosaline Marbinah har besökt alla föreningar utom UF Göteborg. Sammanställning av konsultationerna ligger på förbundsadministratör Albin Westermarks bord, och kommer att skickas ut två veckor innan styrelsemötet i februari. 17 Representation Rosaline Marbinah informerar om Folk och Försvar i Sälen. Rapport har skickats ut till FS. På FoF Rikskonferens representerade Rosaline Marbinah, Axel Nordenstam och Aria Nakhaei UFS. Syftet var att uppmärksamma experter och politiska aktörer om MF existens. Utbytte kontaktinformation med massa som var intresserade av att komma och föreläsa. Martin Schibbye är positiv med samarbete. De har nätverkat med allt från ungdomsförbund till institut. UFS och Schibbye kommer att ha ett möte i februari om samarbete mellan UFS och Blank Spot. Intresse från Folk och Förvar att samköra utbildning. Kontaktuppgifter kommer att skickas ut till medlemsföreningarna. Samarbete med Blank Spot? Vet inte hur det kommer att se ut. Men möte kommer att hållas i februari. Ex. rabatt på medlemsskap. Kajsa Fernström Nåtby undrar varför Aria Nakhaeis syfte är att sitta ytterligare en mandatperiod - vilket syfte? Inte Aria Nakhaeis syfte utan UFS syfte är att som organisation vara representerade dubbla år för att vara en ambitiös organisation. Ett exklusivt samarbete UFS och Folk och Försvar emellan? Tex en egen utbildning, ex säkerhetsakademin? Axel Nordenstam informerar om UFS roll genom Aria Nakhaei i Folk och Försvar.
Kajsa Fernström Nåtby undrar om representationen var värt pengarna. Både Axel Nordenstam och Rosaline Marbinah tycker att det var helt klart värt det, med nätverkande och det kommer medlemsföreningarna väl till godo. Genom att väcka intresse och skapa awareness kring de utrikespolitiska föreningarnas existens. Maria Jenskog informerar om Fernström Nåtby vill gärna se en sammanställning. Förbundsstyrelsen beslutade att lägga rapporten från Folk och Försvars rikskonferens till handlingarna. Mötet ajourneras från 20.52 till 21.00. Klockan är 21.00 Förbundsordförande Axel Nordenstam, Helena Hernnäs för UF Uppsala, Johan Berglund för UF Luleå, Gustaf Fritz för UF Växjö, Jenny Bengtsson för UF Malmö, Kajsa Fernström Nåtby för UPF Lund, Katinka Ernstsson för UF Göteborg, Magnus Claesson för UF Linköping, förbundsekonom Maria Jenskog, Matti Molin för UF Örebro, Therese Jenssen för UF Södertörn, Aron Segerström för UpF Umeå, vice förbundsorförande Rosaline Marbinah samt bidragsansvarig Emilie Tilstam är närvarande. Mötet öppnas 21.00 18 Strategidokument Rosaline Marbinah vill ha ett strategidokument som en vision. Visionen har inte varit ett framgångsrikt koncept pga bristande intresse och förvirring i medlemsföreningarna. Föreslår i stället ett strategidokument med en fem/tioårsplan som varje verksamhetsplan kan bollas mot. Över hur verksamheten ska styras både nu och i framtiden. Mätbara mål som medlemsföreningarna känner sig delaktiga i. Förslaget får bra respons i förbundsstyrelsen. Både visionerande och mätbart. Kajsa Fernström Nåtby frågar om det hör kommer att prioriteras givet att visionsarbetet lagts ner. Rosaline Marbinah anser att ett långsiktigt arbete är önskvärt och att visionen har blivit för kontroversiell för att ta vidare.
Rosaline Marbinah, Johan Berglund och eventuellt Emilie Tilstam intresserade av att ta fram en workshop inför styrelsemötet i Lund angående ett strategidokument. Förbundsstyrelsen beslutar att tillsätta en beredningsgrupp som inför nästa styrelsemöte ska ta fram en strategidokumentsworkshop, där beredningsgruppen består av bidragsansvarig Emilie Tilstam, vice ordförande Rosaline Marbinah och Johan Berglund för UF Luleå. FS beslutar att justera ut Katinka Ernstsson för UF Göteborg och Jenny Bengtsson för UF Malmö från röstlängden. 19 Övriga frågor 1. Konventet Punkten anses behandlad. 2. Uppdragsbeskrivning för reppar Förbundsstyrelsen beslutar Behövs en uppdatering med tydligare riktlinjer om representanternas roll i FS. Vilka beslut kan repparna ta direkt, vilka ska förankras, och hur ska förankringen ske? Bra idé. Styrdokumentsutskottet har lite tidsbrist och stor arbetsbörda och därför kommer arbetet att dröja. att ålägga styrdokumentsutskottet att ta fram en ny uppdragsbeskrivning för ledamöter från medlemsföreningar. 3. Uppdatering nför styrelsemötet i Lund i februari 3. Studiebesök Kajsa Fernström Nåtby för UPF Lund uppdaterar om styrelsemötet i Lund och ber alla anmäla sig i formuläret som hon lagt ut. Alla ska skicka ett foto på sin legitimation och studentkort för att få ett gästleg. Helena Hernnäs för UF Uppsala kommer med ett förslag som innebär att det ska finnas möjlighet för föreningar att besöka varandra. Intresse finns även i andra föreningar, meddelar andra ledamöter. Kan förbundet sponsra det? Maria Jenskog meddelar att det inte finns ekonomiskt utrymme för det i vår, men vi skulle kunna budgetera för det nästa år. Anställningen måste vara prio 1. Om vi blir beviljade bidrag kan vi kanske besöka andra föreningar i framtiden. Helena Hernnäs mailar ut intresseanmälan till andra.
4. Arbetsbeskrivning för Bidragsansvarig Bidragsansvarig Emilie Tilstam meddelar att förbundsadministratören har haft samma beskrivning som bidragsansvarig har haft och därför behövs ny beskrivning för bidragsansvarig. Vi tar det på mail pga alla är trötta efter 4 h möte. 20 Mötets avslutande Mötesordförande Axel Nordenstam förklarade mötet avslutat kl. 22.02. Ordförande Axel Nordenstam Protokolljusterare Magnus Claesson Protokolljusterare Katinka Ernstsson
28 januari 2015 Röstlängd Bilaga 1 Röstlängd 1. Förbundsordförande Axel Nordenstam 2. Helena Hernnäs för UF Uppsala 3. Gustaf Fritz för UF Växjö 4. Jenny Bengtsson för UF Malmö (tom 18) 5. Kajsa Fernström Nåtby för UPF Lund 6. Katinka Ernstsson för UF Göteborg (tom 18) 7. Magnus Claesson för UF Linköping 8. Förbundsekonom Maria Jenskog 9. Matti Molin för UF Örebro 10.Therese Jenssen för UF Södertörn 11. Aron Segerström för UpF Umeå 12. Bidragsansvarig Emilie Tilstam 13. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah
! 28 januari 2015 Dagordning Bilaga 2 Dagordning Styrelsemöte 160128 med beslutsrätt Datum: 28 januari 2016 Tid: 18.00 Plats: Webex Närvarande/kallade: förbundsstyrelsen för UFS, David Blomgren (verksamhetsrevisor) och Victoria Lindén (lekmannarevisors suppleant) 1 Mötets öppnande Mötet öppnas. 2 Val av mötesordförande (beslutspunkt) Mötet väljer en person som ska leda mötet. 3 Val av mötessekreterare (beslutspunkt) Mötet väljer en person som ska protokollföra mötets beslut. 4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare (beslutspunkt) Mötet väljer två protokolljusterare som eſter mötet läser igenom utkastet av protokollet. Protokolljusterarna dubbelkollar att protokollet anger vad som skett under mötet. De två protokolljusterarna agerar även rösträknare under styrelsemötet om rösträkning begärs. 5 Godkännande av kallelseförfarandet (beslutspunkt) Mötet väljer att antingen godkänna kallelseförfarandet och därmed fortsätta mötet, eller att inte godkänna kallelseförfarandet och därmed avsluta mötet. 6 Fastställande av röstlängd (beslutspunkt) Mötets röstande personer anges i röstlängden. Röstlängden går sedan att läsa i eſterhand för att se vilka personer som hade rösträtt. 7 Fastställande av dagordning (beslutspunkt) Mötet bestämmer hur dagordningen för mötet ska vara - ska någon punkt läggas till?
28 januari 2015 Dagordning 8 Föregående protokoll (informationspunkt) Mötet uppdateras om protokollet från föregående styrelsemöte är justerat. 9 Uppdateringar från utskott & ledamöter (diskussions-, informations- och beslutspunkt) Under denna punkt uppdaterar utskottet styrelsen om vad utskottet har gjort sedan förra styrelsemötet. Utskottet kan även konsultera styrelsen. Uppdateringar från ledamöter görs skriftligt och läggs till handlingarna. 1. Ekonomiutskottet 2. Forumutskottet 3. Internationella utskottet 4. Kommunikationsutskottet 5. Styrdokumentsutskottet 6. Tvåspråkighetsutskottet 7. Utbildningsutskottet 10 Per capsulam-beslut (beslutspunkt) Beslut tas om att lägga PC-beslut till handlingarna. Inga PC-beslut har fattats. 11 Behandling av motioner (beslutspunkt) Motionsstopp är den 14 januari kl. 23:00. Inga motioner har inkommit. 12 Förbundets projekt (informations- & beslutspunkt) 12.1 UFS i Almedalen 12.2 Utrikespolitiskt Konvent Mötet uppdateras angående Almedalen och Konventet. Projektkoordinator Viktor Sundman uppdaterar muntligt samt inkommer med skriſtlig uppdatering. 13 UI samarbetet (informations- & beslutspunkt) Mötet uppdateras angående samarbetet med UI. Vid behov kan beslut fattas. 14 Förbundets ekonomi (informations- & beslutspunkt) Ev. beslut om att lägga utfall till handlingarna. 15 Albin informerar (informations- & beslutspunkt)
28 januari 2015 Dagordning Mötet uppdateras om förbundsadministratör Albin Westermarks arbete. Albin inkommer inför mötet med en skriſtlig rapport om sitt arbete så här långt. 16 Konsultation av medlemsföreningarna (informations- och beslutpunkt) Mötet informeras om besök hos medlemsföreningar. En sammanställning av erhållen information från alla konsultationer förväntas vara författad till styrelsemötet i februari. 17 Representation (Informations- & beslutspunkt) Mötet informeras om sammankomster där UFS varit representerade, t.ex Folk och Försvars rikskonferens. Beslut om att lägga rapport till handlingarna. 18 Strategidokument (informations- & beslutspunkt) Verksamhetsplanen uppdrar styrelsen att arbeta med långsiktigt arbete. Framtagande av strategidokument skulle kunna vara ett sätt för styrelsen att uppfylla verksamhetsplanen. Beslut om att tillsätta en beredningsgrupp som förbereder workshop vid styrelsemötet i februari i Lund. 19 Övriga frågor (informations- & beslutpunkt) 1. UFS Konvent 2. Uppdragsbeskrivning för representanter 3. Uppdatering angående styrelsemöte i Lund 4. Studiebesök 5. Uppdragsbeskrivning för bidragsansvarig 20 Mötets avslutande (beslutspunkt) Mötet avslutas av mötesordförande.
28 januari 2015 Uppdatering om UFS i Almedalen Bilaga 3 Uppdatering om UFS i Almedalen Uppdatering om UFS i Almedalen till Förbundsstyrelsemöte 2016-01-28 Arbetet med att arrangera förbundets närvaro i Visby under Almedalen 2016 fortlöper på ett tillfredsställande sätt. I december tillsattes Saga Sohlman och Hanna Waerland som projektledare, och hade i slutet av månaden introduktion med projektkoordinator Viktor Sundman. Det finns tydliga planer för två evenemang. Den ena av dessa evenemang kommer vara en klassisk föreläsning med en välkänd person inom utrikespolitiken. För närvarande förs diskussioner med utrikesminister Margot Wallström och f.d. EU-minister Birgitta Ohlsson, men även andra alternativ har kontaktats. Det andra evenemanget kommer att vara ett panelsamtal på temat Världen under året som gått. Idéen kommer från föregående projektgrupp, som tyvärr inte hann anordna det, men i år när vi har idéen från början och färre evenemang att arrangera är förutsättningarna bättre. Idén är att samla experter från olika organisationer UD, SIDA, FBA, UI, etc för att diskutera viktiga händelser och utvecklingar sedan Almedalen förra året. Exakt vilka händelser som kommer fokuseras på kommer att bero på vilka som deltar i panelen, och deras expertområden. Samtalet skulle med fördel kunna göras till ett årligt återkommande. Inga paneldeltagare är ännu bokade, men flera organisationer kontaktade. Projektledarna har hittat en lokal på Campus Gotland med plats för ca 80 sittande personer. Denna lokal är avsevärt billigare än andra lokaler av liknande storlek, och projektledarna väntar just nu på bekräftelse från Campus Gotland att vi kan boka. Några samarbetspartners är ännu inte klara, då få organisationer har börjat planera för Almedalen, men Svenska FN-förbundet har uttryckt intresse av att samarbeta. Projektledarna har även varit i kontakt med UI, som har sagt att de inte är intresserade av att genomföra ungdomsförbundsdebatten igen, då de ser det som ett evenemang som främst är av intresse under valår. Däremot är de öppna för att samarbeta på andra evenemang, och skulle återkoppla när deras planering börjat. Projektledarna har också upprättat en intern budget att förhålla sig till. De största beräknade posterna är boende och resa för de deltagare förbundet står för, samt lokalkostnader (som dock kan bli avsevärt lägre än beräknat om vi väljer Campus Gotland). Projektledarna håller även på att söka
28 januari 2015 Uppdatering om UFS i Almedalen bidrag, och kommer bland annat söka från Prins Carl Gustafs Stiftelse och Olof Palmes Minnesfond.
28 januari 2015 Rapport från Folk och Försvars rikskonferens Bilaga 4 Rapport från Folk och Försvars rikskonferens. 22 januari 2016 Rapport: Rikskonferensen Författare: Axel Nordenstam Folk och Försvars Rikskonferens den 10-12 januari Bakgrund Folk och Försvar samlar 81 medlemsorganisationer, däribland finns Utrikespolitiska förbundet (UFS). Folk och Försvars årliga konferens kallas Rikskonferensen och har funnits sedan 1946. Vid Rikskonferensen deltar 300 personligt inbjudna personer, däribland partiledare, ministrar, politiska rådgivare, diplomater, civilsamhällesföreträdare, journalister och många fler. Vid Rikskonferensen 2016 inbjöds UFS ordförande Axel Nordenstam och vice ordförande Rosaline Marbinah. För att minska kostnaderna för UFS bestämdes att Axel Nordenstam representerade UFS på plats, och Rosaline Marbinah närvarade genom sitt LSU-förtroendeuppdrag. Även Aria Nakhaei deltog vid Rikskonferensen i egenskap av styrelseledamot för Folk och Försvar, eſter nominering från UFS. För mer information om Folk och Försvar hänvisas till folkochforsvar.se UFS i Folk och Försvars styrelse Under Folk och Försvars senaste verksamhetsår har UFS varit representerade i Folk och Försvars styrelse genom före detta UFS-ordförande Aria Nakhaei. UFS mål under året i Folk och Försvars styrelse har varit att få sitta dubbla mandatperioder, istället för enbart en mandatperiod. Utifrån detta mål har Aria Nakhaei arbetat och en del i detta mål var årets representation vid Rikskonferensen. Syſtet med deltagandet Varför UFS finns representerade på Rikskonferensen är huvudsakligen för att belysa verksamheten som alla Sveriges utrikespolitiska föreningar gör. Genom att berätta om utrikespolitiska föreningars verksamhet ökar kännedomen om föreningarna, dessutom ökar viljan hos personer att gästa en utrikespolitisk förening i tex ett panelsamtal eller med en föreläsning. En ytterligare anledning till att närvara vid konferensen är för att underlätta samarbeten under året, exempelvis inför inbjudningar till Almedalen. Förberedelser Inför Rikskonferensen utskickades ett program, praktisk information och en deltagarlista. Utifrån denna information gjordes en kartläggning över vilka personer som UFS önskade kontakt med av Nimrod Persson. Kartläggningen utvidgades eſter att projektledarna för UFS i Almedalen önskat personer som de tänkt som potentiella gäster till UFS arrangemang i
28 januari 2015 Rapport från Folk och Försvars rikskonferens Almedalsveckan 2016. Axel Nordenstam analyserade även deltagarlistan för att identifiera ytterligare personer som kan vara bra för förbundet och de utrikespolitiska föreningarna. Uppdrag på plats Väl på plats var fokus att prata med så många som möjligt, men även att följa kartläggningen. Följaktligen erhölls en mängd nya kontaktuppgiſter och många bekantskaper påbörjades. Det var emellertid svårt att tala med alla eſtersom det var 300 deltagare vid konferensen och många hade möten inbokade på förhand. Ett genomfört möte för UFS var med Folk och Försvars kansli rörande fördjupat samarbete. Möte med Folk och Försvars kansli Mötet med Folk och Försvars kansli innebar att Axel Nordenstam och Rosaline Marbinah träffade Victor Canvert och och Johanna Mathiasson. Samtalet handlade om ett fördjupat samarbete där Axel och Rosaline redogjorde för UFS arbete och framförde en önskan om ett fördjupat samarbete med Folk och Försvar. Vid samtalet framkom att väldigt många personer kopplade till Utrikespolitiska förbundet (exempelvis medlemmar i en utrikespolitisk förening) visat intresse för Försvars- och Säkerhetsakademin. Från denna empiri uppstod en idé om att UFS och Folk och Försvar hade kunnat arrangera någon liknande utbildning tillsammans. Om det är möjligt ekonomiskt, administrativt, eller om viljan hos Folk och Försvars styrelse finns är oklart. Men det är uppenbart att medlemmar i utrikespolitiska föreningar har ett intresse av utbildning vid sidan av sina ordinarie studier. Andra ungdomsorganisationer på plats Flertalet andra ungdomsorganisationer på plats noterades. Bland ungdomsförbunden närvarade; Centerpartiets ungdomsförbund, Centerstudenter, Fria Moderata Studentförbundet, Grön Ungdom, Kristdemokratiska Studentförbundet, Kristdemokratiska ungdomsförbundet, Liberala Ungdomsförbundet, Moderata Ungdomsförbundet, Socialdemokratiska studentförbundet, Sveriges Socialdemokratiska Ungdomsförbund, Ung Pirat och Ung Vänster. Utöver dessa var även Saco Studentråd, Försvarshögskolans Studentkår och LSU - Sveriges Ungdomsorganisationer representerade. Samarbetspartners på plats Av de aktörer som UFS har samarbetat med på något vis de senaste åren närvarade representanter från; Folke Bernadotte Akademi, Folk och Försvar, FN-Förbundet, US Embassy och Utrikespolitiska Institutet (Ui). Utöver dessa närvarade ett antal tjänstemän från UD, utskottsmedlemmar i utrikesutskottet, likväl ambassadörer. Övriga notiser Från tre intensiva konferensdagar, med dess för- och eſterarbete, finns mycket att ta med sig. Närvaron har utan tvekan bidragit till att fler personer inom förvars- och säkerhetssektorn känner till utrikespolitiska föreningar, vilket lär underlätta då medlemmar söker jobb inom sektorn. En ytterligare positiv sak från deltagandet är en inbjudning av Norges ambassadör
28 januari 2015 Rapport från Folk och Försvars rikskonferens Kai Eide. Vad samtalet med honom kommer handla om är ännu oklart, men ett samarbete är förmodligen inte långt bort.