Sammanträdesprotokoll 2016-11-21 1 (11) Plats och tid Norbergs kommunhus, klockan 10.30 11.00 Beslutande Marino Wallsten (S) Johanna Odö (S) Övriga deltagande Karolina Berglund, ekonomichef Marie Fjellman, kommunsekreterare Utses att justera Johanna Odö (S) Justeringens tid och plats Norbergs kommunhus den 21 november 2016 Underskrifter Sekreterare... Marie Fjellman Paragrafer 17-22 Ordförande Justerande... Marino Wallsten..... Johanna Odö ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Norra Västmanlands ekonominämnd 2016-11-21 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift 2016-11-22 Datum för anslags nedtagande Kommunkansliet..... Marie Fjellman 2016-12-14
2016-11-21 2 Innehållsförteckning 17 Uppgradering av ekonomisystemet, lägesrapport 18 Förslag till sammanträdesplan år 2017 19 Uppföljning av internkontrollplan år 2016 20 Firmateckning för Norra Västmanlands ekonominämnd 21 Anmälan av delegationsbeslut 22 Rapporter
2016-11-21 3 NVE 17 Dnr. 2016.017.001 Uppgradering av ekonomisystemet, lägesrapport Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in en lägesrapport gällande uppgradering av ekonomisystemet. Uppgraderingen av ekonomisystemet pågår. Bakgrunden är att leverantören, Unit4, från och med november år 2016 inte längre erbjuder drift och support av den nuvarande versionen av systemet. Projektet är något försenat. Förseningen beror delvis på fördröjda leveranser från leverantören men också på mindre tid för projektarbete inom NVE till följd av vakanser. NVE bedömer dock att den nya versionen av ekonomisystemet kommer att tas i drift senast vid årsskiftet såsom planerat. I uppgraderingsprojektet har det uppmärksammats att antalet användarlicenser enligt nuvarande avtal (100 stycken) är väsentligt lägre än det verkliga antalet användare (350 stycken). Det har därför blivit nödvändigt att köpa till cirka 250 användarlicenser till en kostnad av cirka 200 000 kronor. Därutöver har frågan uppkommit om uppgradering eller utbyte av rapportverktyget Webinfo. Via Webinfo har chefer med flera tillgång till ekonomiska rapporter och lönedata. Bedömningen är att nuvarande rapportverktyg, Webinfo, behöver bytas ut mot ett modernare och mer ändamålsenligt system. Licenskostnaden för det nya systemet uppgår till cirka 200 000 kronor. Samtidigt skulle en uppgradering av Webinfo ha medfört en kostnad. Den totala årliga merkostnaden för de båda förändringarna uppgår till cirka 80 000 kr och ryms inom NVE:s budget. Den totala kostnaden för uppgraderingen beräknas uppgå till cirka 1 100 000 kronor och då ianspråktas nämndens hela budget för utvecklingskostnader samt del av budget för övriga kostnader. Rapporten godkänns. Skickas till: Ekonomichefen Akten
2016-11-21 4 NVE 18 Dnr. 2016.018.006 Förslag till sammanträdesplan år 2017 Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in ett förslag till sammanträdesplan för år 2017. Norra Västmanlands ekonominämnd sammanträder följande tider år 2017: Onsdagen den 22 februari klockan 10.30, Fagersta kommun Onsdagen den 17 maj klockan 10.30, Norbergs kommun Onsdagen den 27 september klockan 10.30, Fagersta kommun Torsdagen den 23 november klockan 10.30, Norbergs kommun Skickas till: Kommunkansliet, Fagersta kommun Ledningskontoret, Norbergs kommun Arkivarien Akten
2016-11-21 5 NVE 19 Dnr. 2016.003.007 Uppföljning av internkontrollplan år 2016 Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in en uppföljning av internkontrollplanen för år 2016. Enligt internkontrollplanen för år 2016 ska Norra Västmanlands ekonominämnd, NVE, följa upp kontanthantering, attest, behörigheter, back-up och sårbarhet samt rutiner i leverantörsreskontra. NVE har infört en rutin att samtliga inlämnade myntpåsar kvitteras skriftligen vid mottagning. Det är i regel samma handläggare som tar emot myntpåsen. Rutinen följs och inga avvikelser har noterats. Gällande attest har NVE regelmässigt under en längre tid skickat tillbaka underlag som inte är underskrivna eller är underskrivna av en ej behörig person. Förvaltningen bedömer att allt färre underlag skickas tillbaka och att andelen korrekt attesterade underlag har ökat. I samband med att personer byter befattning eller slutar ska deras behörigheter avslutas. För Fagersta finns en checklista som ska användas i samband med att personer avslutar sin anställning och där ingår att NVE ska meddelas. Redovisningsansvarig bedömer att rutinen fungerar mindre bra och gör årligen en egen uppföljning av användarkonton i ekonomisystemet som har varit inaktiva under en längre tid. I samband med uppgraderingen kommer nya behörighetsansökningar att krävas från samtliga användare. För att minska sårbarheten arbetar ekonomiassistenterna mot flera organisationer och behörigheter är upplagda utifrån detta. Det har tagits fram en behörighetsförteckning för att ge en överblick. Det finns en Vem gör vad? för hela NVE som uppdateras löpande. Materialet kommuniceras med berörda verksamheter. Sårbarheten på ekonomichefsbefattningen har minskat då en medarbetare har vikarierat som ekonomichef under ordinarie ekonomichefs tjänstledighet. Utifrån revisionens synpunkter gällande intern kontroll av förtroendekänsliga poster samt upplägg av nya leverantörer beskrivs ett antal åtgärder. NVE delar uppfattningen att efterlevnaden av anvisningarna för hanteringen av förtroendekänsliga poster kan förbättras. NVE kommer att lägga ytterligare resurser på att utbilda och informera beslutsattestanter med flera. Gällande upplägg av nya leverantörer lyfte revisionsrapporten lyfte fram att det inte är önskvärt att personer som har möjlighet att lägga upp nya leverantörer
2016-11-21 6 NVE 19, fortsättning. samtidigt har rätt att beslutsattestera. NVE delar revisionens uppfattning. Ur resurs- och sårbarhetsperspektiv bedömer NVE det som svårt att motivera att organisera arbetet på ett sätt så att en person som inte arbetar med löpande ekonomiadministration lägger upp nya leverantörer. Olika alternativ har undersökts men med nuvarande ekonomisystem bedömer NVE att en förändrad rutin skulle innebära ökad sårbarhet och ökade ledtider i det löpande arbetet. I och med uppgraderingen av ekonomisystemet erbjuds nya möjligheter och NVE kommer då att göra ett nytt försök att hitta en bättre rutin. Ekonomichefen föreslår att nämnden godkänner uppföljningen av internkontrollplan år 2016. Uppföljning av internkontrollplan år 2016 godkänns. Skickas till: Revisorerna Kommunkansliet, Fagersta kommun Ledningskontoret, Norbergs kommun Akten
2016-11-21 7 NVE 20 Dnr. 2016.016.002 Firmateckning för Norra Västmanlands ekonominämnd Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in ett förslag till firmateckning för Norra Västmanlands ekonominämnd. Med anledning av personalomsättning på Norra Västmanlands ekonomiförvaltning behöver firmateckningsbeslutet uppdateras. Samtidigt anpassas firmateckningsbeslutet så att det stämmer överens med aktuella handläggningsrutiner. 1. Förslaget om firmatecknare godkänns enligt följande: Firmateckning Följande personer har rätt att teckna firma och underteckna handlingar för Norra Västmanlands ekonominämnd i enlighet med beslut i Norra Västmanlands ekonominämnd: ordförande Marino Wallsten och ekonomichef Karolina Berglund i förening, eller vice ordförande Johanna Odö och ekonomichef Karolina Berglund i förening. Respektive kommun/kommunalförbund föreslås besluta: att ekonomichef Karolina Berglund, ekonom Stefan Granqvist, redovisningskamrer Christina Strandberg, ekonomisekreterare Sofie Fjellman, ekonomiassistenterna Marie Jansson, Gunilla Carlberg, Amanda Smeds, Siv Moström och Virpi Romppainen två i förening har rätt att för Fagersta kommuns, Norbergs kommuns, Norra Västmanlands Kommunalteknikförbunds, Norra Västmanlands Utbildningsförbunds och Norra Västmanlands samordningsförbunds räkning: o teckna kommunens/förbundets plus- och bankgiron samt bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration samt administration av kommunens/förbundets företagskort, såsom ansökan, ändring och avslut.
2016-11-21 8 NVE 20, fortsättning. att redovisningskamrer Christina Strandberg, ekonomisekreterare Sofie Fjellman, ekonomiassistenterna Marie Jansson, Gunilla Carlberg, Amanda Smeds, Siv Moström och Virpi Romppainen var och en för sig har rätt att för Fagersta kommuns, Norbergs kommuns, Norra Västmanlands Kommunalteknikförbunds, Norra Västmanlands Utbildningsförbunds och Norra Västmanlands Samordningsförbunds räkning: o underteckna redovisning av moms, arbetsgivaravgifter samt skattedeklarationer o underteckna bankfil innehållande leverantörsbetalningar från ekonomisystemet. att ekonomichef Karolina Berglund, ekonom Stefan Granqvist, redovisningskamrer Christina Strandberg under förutsättning att erforderliga beslut fattas av kommunfullmäktige i Norberg har rätt att för Norbergs kommuns räkning: o omsätta Norbergs kommuns lån, det vill säga låna upp motsvarande belopp på de lån som förfaller under ett kalenderår o nyupplåna, det vill säga öka Norbergs kommuns skulder, med det belopp som kommunfullmäktige beslutar. att redovisningskamrer Christina Strandberg, ekonomisekreterare Sofie Fjellman, ekonomiassistenterna Marie Jansson, Gunilla Carlberg, Amanda Smeds, Siv Moström och Virpi Romppainen ensamma har rätt att för Tillväxtgruppen i Norra Västmanland Ekonomisk förenings räkning: o underteckna bankfil innehållande leverantörsbetalningar från ekonomisystemet. 2. Förslaget överlämnas till Fagersta kommun, Norbergs kommun, Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund, Norra Västmanlands Utbildningsförbund, Norra Västmanlands Samordningsförbund och Tillväxtgruppen i norra Västmanland för godkännande och inskrivning i respektive kommuns/kommunalförbunds firmateckningsbeslut.
2016-11-21 9 NVE 20, fortsättning. Skickas till: Förvaltningsrätten, efter anslagstidens utgång Norra Västmanlands ekonomiförvaltning Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund Norra Västmanlands Utbildningsförbund Norra Västmanlands Samordningsförbund Tillväxtgruppen i norra Västmanland Norbergs kommun Fagersta kommun Akten
2016-11-21 10 NVE 21 Dnr. 2016.007.002 Anmälan av delegationsbeslut Ekonomichef Karolina Berglund Lönesättning och anställning 2016-09 SM (föräldravikariat) 2016-10 VR (tillsvidareanställning) Delegationsbesluten noteras och läggs till handlingarna. Skickas till: Akten
2016-11-21 11 NVE 22 Rapporter Från Ekonomichef Angående Samverkan med Norra Västmanlands Utbildningsförbund Rapporten godkänns och läggs till handlingarna.