Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum 1 Plats och tid Sammanträdesrum 3, den 19 mars 2013, kl. 15.30-17.15 Beslutande Övriga deltagande Utses att justera Börje Wilsborn Rolf Axelsson Margonia Påhlsson Lena Åhrén Kajsa Håkansson Monica Toll Sören Eriksson Madeleine Hermansson Claes-Göran Nyrén Thomas Hedrén, kultur- och fritidschef Iréne Bergman, sekreterare Sven Leek, ersättare Mari-Anne Hall, ersättare Carl-Axel Bengtsson, ersättare Henrik Freij, ersättare Pia Lindell, ersättare Lars-Inge Lundgren, ersättare Viveka Hallberg Jarflod, ersättare Rolf Axelsson Justeringens plats och tid Kultur- och fritidsförvaltningen den 19 mars 2013 Underskrifter Sekreterare Iréne Bergman Paragrafer 18-25 Ordförande Börje Wilsborn Justerare Rolf Axelsson Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslagets uppsättande 2013-03-28 Datum för anslagets nedtagande 2013-04-19 Förvaringsplats för protokollet Kultur- och fritidsförvaltningen Underskrift de
Sammanträdesdatum 2 18 Tillägg till dagordningen Tillägg till dagordningen under Övrigt godkänns enligt följande: Inbjudningar Fanbärare vid Valborgsmässofirande 2013 Tillägg till dagordningen under Övrigt anmäls enligt följande: Inbjudningar Fanbärare vid Valborgsmässofirande 2013
Sammanträdesdatum 3 19 Revidering av attestförteckning Attestförteckning godkänns enligt framtaget förslag. Beloppsgräns 200 000 kr sätts för beslutsattestanter fritidsgårdsföreståndare, fritidskonsulent, kultursekreterare, museiintendent. Gällande attestförteckning är i behov av uppdatering. Ett nytt ekonomisystem baserad på en ny kontoplan med nya ansvars- och verksamhetskoder har införts i kommunen. Beredning Beredningsutskottet, 19, 2013-03-05. Utdrag Ekonomikontoret
Sammanträdesdatum 4 20 Arkivtillsyn på kultur- och fritidsförvaltningen - protokollsdelgivning Tillsynsprotokoll gällande genomförd arkivtillsyn på kultur- och fritidsförvaltningen noteras till handlingarna. Tillsynsprotokoll har inkommit från centralarkivet gällande genomförd arkivtillsyn på kultur- och fritidsförvaltningen. Beredning Beredningsutskottet, 21, 2013-03-05
Sammanträdesdatum 5 21 Servicemätning i Vetlanda kommun delgivning Rapport gällande servicemätning via telefon och e-post genomförd i Vetlanda kommun hösten 2012 noteras till handlingarna. Rapport gällande servicemätning via telefon och e-post genomförd i Vetlanda kommun hösten 2012. Mätningen har genomförts av Profitel enligt instruktioner från Sveriges Kommuner och Landsting avseende svenska kommuners hantering av telefoni- och e-postkontakter. Då mängden samtal som ringts och e-post som skickats har varit liten får resultatet ses som en indikation på hur kommunen ligger till inom respektive mätområde och hur vi ligger till i jämförelse med andra kommuner. Resultaten kan användas som en intern intresseväckare och som en utgångspunkt för ett fortsatt arbete inom området. Beredning Beredningsutskottet, 22, 2013-03-05
Sammanträdesdatum 6 22 Årsrapport 2012 för Synpunkt Vetlanda delgivning Årsrapport Synpunkt Vetlanda 2012 noteras och läggs till handlingarna. Årsrapport för synpunkter inkomna till kultur- och fritidsförvaltningen under 2011 via Synpunkt Vetlanda redovisas för nämnden. Under 2012 har 61 olika synpunkter inkommit till kultur- och fritidsförvaltningen via kommunens synpunktshantering. De allra flesta har kommit in via webben. Synpunkterna har en väldigt skiftande karaktär som berör många områden inom förvaltningen. Merparten utgörs av förslag och klagomål. Nästan två tredjedelar av synpunktslämnarna är kända och har med några få undantag fått ett svar inom 10 dagar. Hälften berör förvaltningens service och tjänster medan ca en fjärdedel handlar om fysisk miljö. Samtliga verksamheter inom förvaltningen är mer eller mindre berörda. I flera fall krävs politiska beslut och hänvisning har skett till framtida planering eller till annan ansvarig myndighet/organisation. Basfakta jämförelse över tid 2012 2011 2010 Totalvolym antal Andel anonyma synpunkter Svar inom 10 dagar 61 16 15 36% 31% 13% 95% 100% 100% Andel politiska 6 (9,0%) 3 (18,8%) 1 (5,9%) Andel som lett eller kan leda till förbättringar 23 (38%) 9 (57%) 4 (27%)
Sammanträdesdatum 7 forts 22 Vanligaste synpunkterna 2012 2011 2010 Utbud/service/tjänster kultur/fritid Bibliotek datorer, öppettider, stökig miljö Badhus/Simhall avgifter/badtider 8 8 8 4 2 1 2 Kulturhus 9 Aktiviteter för ungdom 8 Kommentarer/Analys Totalvolymen har ökat markant år 2012 i jämförelse med 2010 och 2011. En delförklaring kan vara marknadsföringen som skett via upprättade synpunktshörnor på strategiska platser i kommunen. Även sådant som varit aktuellt på den politiska agendan under perioden och som engagerat många, t.ex. kulturhus, kan ha bidragit till ökningen. Andelen synpunkter som har lett till eller bedöms kunna leda till en framtida förbättring har minskat i jämförelse med föregående år men ligger kvar på en förhållandevis hög nivå. Ofta handlar dessa synpunkter om omfattande investeringar som kräver politiska beslut och där ekonomiska prioriteringar måste göras, vilket tar tid. Den vanligaste kategorin av synpunkter har berört kulturhus vilket kan ha sin naturliga förklaring i att uppförande av kulturhus har varit uppe på den politiska agendan under året. Aktiviteter för ungdom har också föranlett många synpunkter. Synpunkterna inom detta område pekar på upplevelsen av att det finns för lite att göra för ungdomar i Vetlanda och att det händer alldeles för lite. Hänvisning har skett till att det ändå händer en hel del. Problemet är vi inte når ut med vad som faktiskt händer och det gäller särskilt ungdomar. Att hitta bra strategier för marknadsföring av de arrangemang av varierande slag som anordnas i kommunen är angeläget. Synpunkter som berör biblioteket har minskat procentuellt sett men är ändå frekvent förekommande. Merparten av dessa synpunkter berör bibliotekets datorer som under en längre tid inte fungerat tillfredsställande.
Sammanträdesdatum 8 forts 22 Vår förhoppning är att servicen ska bli bättre genom pågående utbyte och uppgradering av bibliotekets datorer. Synpunkter gällande stökig miljö som tidigare föranlett många synpunkter har minskat markant och det har förmodligen sin förklaring i att den stökiga miljön har förbättrats, något som även bekräftas genom våra brukarundersökningar på biblioteket där kundnöjdhetsindexet för biblioteket som en lugn och trygg plats har ökat alltsedan uppstarten av brukarundersökningar 2008. Det finns en grupp som arbetar med missbrukarproblemet med representanter från polis, vaktbolag och flera av kommunens förvaltningar samt Handelsplats Vetlanda. Biblioteket har fått tillgång till vakt och direktkontakt med polis vid behov. De enskilda synpunkterna har löpande per kvartal förelagts kultur- och fritidsnämnden i klartext.
Sammanträdesdatum 9 23 Bokslutsberedning och start inför budgetarbetet 2014 Bokslutsberedning och förslag för drifts- och investeringsbudget 2013 enligt bilaga godkänns för framställan till budgetberedningen med tillägg rörande föreningsstöd och förslag rörande byggnation av nytt kulturhus. Förvaltningschef redogör för bokslutsberedning och lägger fram förslag för investerings- och driftsbudget 2013 för framställan till budgetberedningen. Beredning Beredningsutskottet, 20, 2013-03-05.
Sammanträdesdatum 10 forts 23 - bilaga FRAMTID Ur KF:s måldokument: Vi vill fortsätta stimulera föreningslivet att själva ta ansvar för ägande och drift av fritidsanläggningar. KF:s inriktningsmål: Skapa goda förutsättningar för ett aktivt kultur- och fritidsliv genom att både säkra ett brett och blomstrande föreningsliv och tillhandahålla ett brett utbud i egna verksamheter. Etablering av fler mötesplatser av olika slag stimuleras. KF:s effektmål: Inslag till barn och unga i kommunens egna verksamheter skall öka. 2014- Driftbudget Sporthall/inomhusmatcharena, uppförande och drift i föreningsregi Utökat stöd till föreningslivet varav 200 tkr för energieffektiviseringar Pedagogisk kompetens, Vetlanda Museum Ökat programutbud barn och ungdomskultur 2014- Investeringsbudget 2015 Ny inredning huvudbiblioteket (bef. inredning utsliten efter 29 år) 2013 2014 KF:s EFFEKTMÅL: Ett kulturhus med klargjord profil beslutas och projekteras under mandatperioden. + 3 400 tkr + 400 tkr + 250 tkr + 150 tkr + 2 750 tkr Ett centralt placerat kulturhus skapar förutsättningar för att integrera barnungdoms- och vuxenkulturen. Idag saknas till stor del vuxna på stan under kvällstid, i synnerhet i samband med helger. Både efterfrågan och utbud av kultur i Vetlanda som helhet är starkt och förutsättningarna är goda, utom för samtliga former av scenkonst. Bristen på kulturarrangemang är återkommande synpunkter i synpunktshanteringen. Även SKOP-undersökningarna 2007, 2009 och 2011 ger samma bild. Det som saknas mest är olika former av scenkonst. SKOP konstaterar
Sammanträdesdatum 11 forts 23 - bilaga även att den faktor som har mest betydelse för ett ökat Nöjd Kommun-index är förbättra kulturutbudet. 89 % i medborgarunder-sökningen 2011 anser på en direkt fråga att det är bra eller mycket bra att kommunen planerar för ett nytt kulturhus. Ett centralt placerat kulturhus är även en stark och positiv faktor för centrumutvecklingen. Enligt beräkningar (NIRAS) kommer antalet besökare på biblioteket öka från dagens cirka 185 000 biblioteksbesökare till cirka 300 000 besökare av ett kulturhus med bibliotek, konsertlokaler, café, ungdomsgård med mera enligt föreslaget koncept. Omsättningen i centrum beräknas öka med ca 10 Mkr/år, varav ca 7 Mkr är handel och 3 Mkr är kopplat till restaurangnäringen. Dessa beräkningar omfattar effekten av den publika verksamheten i kulturhuset. Effekten av x antal lägenheter i centrum tillkommer. Ett förslag till kulturhus har presenterats av Carlfo AB. Förslagets publika delar med stor och liten scen, bibliotek, receptioner samt erforderliga publika ytor samt backstage har utformats och anpassats i dialog med verksamheter och olika intressenter. Stora scenen är av kategorin Grön scen i Riksteaterns klassificering av scener. Lilla scenen, en s.k. blackbox, är dimensionerad för i första hand barn- och ungdomskultur. Ett kulturhus enligt förslaget har kostnadsberäknats till 11 12 milj. kr/år inkl. verksamhetsdrift.
Sammanträdesdatum 12 24 Inbjudningar Inbjudningar enligt nedan noteras till handlingarna. De ledamöter som har möjlighet deltar. Projektarbetsutställning på Njudungsgymnasiet, 26 mars, från kl. 8.30 till 17.00. Invigning av Ateljé Mitt i Årset Konst och Hantverk, 23 mars 2013 kl. 12.00-16.00. Inbjudningar har inkommit enl. följande: Projektarbetsutställning på Njudungsgymnasiet, 26 mars, från kl. 8.30 till 17.00. Invigning av Ateljé Mitt i Årset Konst och Hantverk, 23 mars 2013 kl. 12.00-16.00.
Sammanträdesdatum 13 25 Fanbärare vid Kvarndammens valborgsmässofirande 2013 Ledamot Madeleine Hermansson (MP) och ersättare Sven Leek (S) utses till fanbärare vid Kvarndammens Valborgsmässofirande 2013. Årets Valborgsmässofirande 2013 firas som vanligt vid Kvarndammen. Samling på Stortorget för avmarsch till Kvarndammen under ledning av Njudungsorkester och fanbärare.