Protokoll 2015:3 Styrelsemöte 2015:3, Närvarande Förkortning Anna Gottfridsson AGO Karolina Natt och Dag KN Jenny Irwert JI Markus Forsgren MF David Udén DU Panagiotis Johan Nikolis PJN Jan Månson JAN(medverkar inte på punkt 4.1, 4.2, 4.4, 5.1, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6) Pernilla Niemi PN Magnus Bernhardson MAG Frånvarnade Tobias Stellert Micael Andreasson Förkortning TS MAO 1. INLEDNING 1.1 Mötets öppnande AGO förklarar mötet öppnat 1.2 Val av mötesordförande På förslag: KN KN väljs till mötesordförande 1.3 Godkännande av föredragningslistan Föredragningslistan godkänns utan ändringar 1.4 Godkännande av föregående mötesprotokoll a) Protokoll 2015:1 b) Protokoll 2015:2 Förslag till beslut: Att godkänna föregående mötesprotokoll 1.5 Rapporter KN: Rapport från möte med Scoutmuseet KN & TS: Besökte Scoutkåren Jägarna 1
AGO: Inget möte med västraklumpen AGO: Kärrascoutkår firade 50 år JAN: Har kontakt med Kullavikssjöscout kår 2. DISTRIKTSLEDNINGEN 2.1 Utskotten a) Rapporter utskotten i. Händelseutskottet, "Inget nytt att rapportera" ii. Kommunikationsutskottet, "KUT har nu kommit långt med arbetet att ta fram en ny lösning för dokumentlagring, ett slags intranät. De vill gärna komma och presentera detta för styrelsen och PN bjuder in dem att göra detta på nästa möte" iii. Ledarutvecklingsutskottet, "Anders och Mats har ännu inte hunnit träffas för att lägga upp hur de ska jobba tillsammans. De har planerat in att ses i veckan som kommer." iv. Publika utskottet, "inget nytt att rapportera" v. Rover- och Utmanarutskottet, "Under helgen genomförde RUT det årliga arrangemanget Innebandynatta som blev väldigt lyckat. Totalt deltog ca 130 personer på olika sätt under natten. En stor eloge från styrelsen till RUT för ett mycket väl genomfört arrangemang!" 2.2 Råden a) Rapport från rådskontakterna I. Husrådet (MAG) Har haft sitt första möte, MAG närvarade (se bilaga a) II. Kanotrådet (PJN) PJN har hört av sig till Kanotrådet via mejl men inte fått något svar. Han tar på sig att kontakta rådet via telefon innan nästa möte III. Skeppsrådet (TS) DU var med på mötet, krisplan, nya tröjor och märken diskuterades 3. EKONOMI 3.1 Aktuellt läge presenteras av JAN Vi har fått en förseningsavgift från Skatteverket på 500:- för en arbetsgivardeklaration. Det hela hängde ihop med att vi redovisade minus skatt för Sandras sista lön och det får man inte utan fick göra om allt strax före jul. JAN noterade inte brevet i tid och därav förseningsavgiften. JAN bokar det på kapitalkostnader. JAN skickar ut en reviderad detaljbudget till styrelsen. JAN kommer att rapporterar ekonomin en gång per kvartal JAN rapporterar att vi har fått en anmodan att deklarera för 2014 Lägerbidrag: En i tid ankommen ansökan för ett läger under 2014 har missats, och för att förenkla situationen så föreslås att vi använder delar av 2015 år lägerbidrag för att täcka kostnaden. Diskussion för om vi skall börja betala ut lägerbidraget i förskott för läger och hajk verksamhet, beslut om detta kommer att fattas på nästa styrelsemöte. Förslag till beslut: Att styrelsen godkänner att kostnaden tas ur 2015 års lägerbidrag 3.2 Bidragsansökan scoutmuseet Det har inkommit en bidragsansökan från scoutmuseet på 20 000 kr Bakgrunden är att Scoutmuseet fram till 2010 fick bidrag av distriktet för sin verksamhet, men dåvarande styrelse valde att inte fortsätta bidraget då man ansåg att stiftelsen skall ombesörja detta. Förslag till beslut: Att districket blir medlemmar i scoutmuseet 2
Förslag till beslut: Att styrelsen genom AGO kontaktar stiftelsen för att diskutera huruvida stiftelsen kan ombesörja bidraget till Scoutmuseet 4. AKTUELLA PUNKTER 4.1 Trygga möten (bordlagt från 2015:2) PN har inlett arbetet rörande trygga möten policyn. Arbetet innebär att distriktsledningen är informerad om att samtliga representanter i råd och utskott måste ha gått den online baserade trygga möten kursen innan den 1/5. Under vecka 9 kommer det att erbjudas tillfällen att genomföra en mer utförlig trygga möten utbildning på Purpur snäckan. Efter den 1/5 kommer det göras uppföljningar i scoutnet för att bekräfta att samtliga i distriktsledningen har tillgodogjort sig trygga möte kursen. 4.2 Uppdatering av distriktets policyer Föreslagna ändringar rörande Miljö, reseersättning, alkohol och tobak samt ersättning vid utlägg godkänns preliminärt och kommer presenteras för beslut vid nästa möte av MF och TS. MF och TS kommer att fortsätta att arbeta med Kommunikationspolicyn under våren 4.3 Diskussion om protokollföring Diskussion om protokollföring förs. Det viktigaste med protokollet är att man skall kunna ta till sig mötet och dess innehåll utan att ha medverkat på mötet. 4.4 Uppdragsbeskrivningar för råd och utskott (bilaga b?) Förslag till beslut: Att godkänna de föreslagna uppdragsbeskrivningarna för utskotten Förslag till beslut: Att godkänna de föreslagna uppdragsbeskrivningarna för råden. AGO har rätt att göra redaktionella ändringar 5. FASTA PUNKTER 5.1 Kansli och anställda a) Anställda, lägesrapport från MAO MAO har haft ett möte med Susanne rörande bland annat rutiner för bokföring och återkoppling till styrelsen. b) Rekrytering Två förslag finns, direkt och hyr rekrytering. Hyr rekrytering är dyrare, men ger distriktet mer frihet och säkerhet, detta täcks dock inte av budgeten. Direkt rekrytering ger mindre friheter men kostnaden för en sådan rekrytering täcks av budgeten. Alternativen är följande: Alternativ 1 Hyr-rekrytering Hyr-rekrytering går ut på att vi får hjälp med rekryteringen av en firma, firman anställer sedan konsulten och hyr ut denna till oss för ca 2,1 ggr månadslönen (2,1 ggr 12 000 ggr 1,25=31 500kr/månad om månadslönen är 12 000kr) Då står rekryteringsfirman som arbetsgivare och betalar alla skatter mm som vi annars får betala. Med detta alternativ kan vi när som helst under inhyrning perioden meddela att konsulten inte fungerar och då tar rekryteringsfirman fram en ny konsult. 3
Inhyrningsperioden är 12 månader men vi kan när som helst under perioden ta över anställningen dock mot en avgift. Avgiften beräknas på hur många timmar vi haft konsulten inhyrd, så har vi haft konsulten inhyrd i 3 månader (ca240h) så betalar vi runt 40 000-50 000kr i avgift för att ta över anställningen. Alternativ 2 Direktrekrytering Direktrekrytering går ut på precis som det låter vi får hjälp av en rekryteringsfirma att rekrytera en person och vi anställer denna direkt. Avgiften för detta är ca 37 000kr-66000kr Med denna rekrytering har vi rätt att inom 30 dagar meddela att personen inte fungerar och då hjälper rekryteringsfirman att hitta en ny. I båda alternativen ingår hjälp med rekrytering av en person och det rekryteringsfirman gör är att ta fram en annons utifrån vår kravspecifikation, tar in ansökningar och sållar ut kandidater. De gör en första intervju och lämnar över 2-3 kandidater för oss att intervjua. Båda alternativen bygger på att ge Anna och Micael mandat att välja mellan de företag vi fått in offerter från, baserat på pris och känsla av företaget efter vi tagit kontakt med dem. Detta för att komma igång med rekryteringsprocessen så snabbt som möjligt 5.2 Kragenäs Förslag till beslut: Att AGO och MAO får i uppdrag att gå vidare med en direktrekrytering med ett maxkostnadstak på 66 000kr a) Lägesrapport från JI Gruppen fortsätter att växa och vi har fler personer som är intresserade av att jobba med program. Finns ett behov av en logilösning för kragenäsare samt en byggnad för intendentur. JI i samråd med Kragenäs styrelse får i uppgift att börja utreda frågan. b) Val till Kragenäsgruppen 2015 Vi har inte ännu personer till alla grupper som vill sitta i en ansvarstagande position. Förslag till beslut: Personvalet till arbetsgrupperna bordläggs. c) Val av vice styrelserepresentant i Kragenäs styrelse att vid behov ersätta JI (bordlagd från 2015:2) Förslag till beslut: Att KN väljs till att ersätta JI 5.3 Krisplan för distriktet JI har inget nytt att rapportera. 5.4 Nytt kansli MAG har inte hört något nytt under en längre tid och får därför i uppdrag att kontakta Johan Gustavsson för en fortsatt diskussion. 5.5 Kommande händelser a) Äventyret 24-26/4 (TS) Arbetet fortgår som det skall, gruppen åläggs att ta fram en budget samt en krisplan för eventet. b) Inspirationsresa 1-3/5 (AGO, MAG) Alternativ tas fram, målet är att innan 1/3 skall en inbjudan skickas ut. c) Nedtakt 13-14/6 (TS, MF) TS och MF åläggs att börja ta fram förslag på lokal. d) Kulturkalaset 11-16/8 (MF) I. Lägesrapport från KN 4
II. KN har kontakt med GBG & CO, KN kommer att medverka på ett uppstartsmöte Rekrytering av projektledare En ansökan har inkommit, Sandra Wristel och Camilla Kallebo om att dela på projektledaransvaret. Förslag till beslut: Att välja Sandra Wristel och Camilla Kallebo till projektledare samt att de för i uppgift att sätta samman en projektgrupp. Dessutom utses AGO som styrelsens kontaktperson. e) Distriktsstämma 26/9 (JI, DU) Lokal skall börja letas efter 5.6 Regionalt och nationellt a) Liv@2015 Arbetet fortgår som det skall. Lägergruppen ber styrelsen att organisera transport med bussar till lägret. P.g.a. tidsbrist uppmanar styrelsen kårer att samordna sin transport med bussar tillsammans med närliggande kårer. AGO skriver en text till nästa nyhetsbrev där vi uppmanar om detta, samt att man kan höra av sig till kansliet om man vill samordna sin transport med någon, så kan vi förmedla kontakter. b) DO-träff 28-29/3 Frågan om varför inte alla scoutdistrikt är inbjudna kommer att tas upp av AGO. 6. AVSLUTNING 6.1 Övriga frågor Inga övriga frågor 6.2 Nästa möte och kommande aktiviteter, för information a) 25/2 DSL-träff med Trygga Möten-utbildning b) 6-8/3 Ledarutbildning Scout inne c) Utskick vykort (v. 11) d) 12/3 Samverkansträff för Västra Klumpen e) 10/3 Presidiemöte f) 18/3 DS-möte 6.3 Reflektion 6.4 Mötet avslutas KN avslutar mötet 5
Bilaga a Minnesanteckningar Husrådsmöte 2015-02-10, #1501 Närvarande Förkortning Mikael Johansson MJ Mattias Welle MW Magnus Bernhardson MB Micael Andreasson MA Susanne Johansson SJ Gunilla Lundqvist GL Harriet Mattsson HM Frånvarande Förkortning Niklas Lysholm NL 1. INLEDNING 1.1 Mötets öppnande Mikael öppnade mötet och hälsade de närvarande välkomna. 1.2 Fastställande av föredragningslista Ingen föredragningslista hade skickats ut innan mötet. Mötet godkände att följa punkterna enligt protokollsmallen. 1.3 Godkännande av föregående mötesprotokoll Föreligger ej. 1.4 Syfte Syftet med husrådet är att förvalta Stiftelsens hus Purpursnäckan på Delsjövägen 5A med inventarier samt att se till att egendomen kan användas och används av scouterna i Göteborg. Rådet är underställt Göteborgsscouternas Stiftelse och Göteborgs Scoutdistrikt. Ansvarsfördelningen mellan parterna anges i Överenskommelse mellan Göteborgsscouternas Stiftelse och Göteborgs Scoutdistrikt rörande ansvar och kostnader för Purpursnäckan daterad 2011-10-23. 2. Aktuella Punkter 2.1 Utvändigt a. Målning av huset önskas att göra under 2015. Pengar har äskats för detta. GL får i uppdrag att kolla med stiftelsen om intresse för detta finns innan offerter tas in. MJ försöker fota de skador som idag finns på huset. 6
b. Stålräcket på plan 2. HM tar bild och kollar pris från Kungälvs smide. Lösning för utrymning får inte glömmas! En specialgrind behövs för att underlätta utrymningen. Stegen som sitter där idag sitter fast med en sprint som dras ut vid utrymning. c. Stuprör kvarstår att åtgärda efter kopparstölden. MW kollar detta. d. Markiser behöver bytas ut. GL ställer frågan varför behöver vi markiser? Vad är det för nytta med dem? Efter rundvandringen beslutades det att nya markiser skall köpas in då de fyller funktion som solavskärmning samt ett stort estetiskt uttryck av huset. HM får i uppdrag att redovisa de offerter hon har fått in. 2.2 Invändigt a. Felanmälan har kommit in på att kylen inte fungerar. Frysen förser kylen med kyla och efter att frysen frostades av fungerade kylen bra igen. Husrådet är tacksamma för Henrik Åsanders hjälp. b. Diskmaskinens slang läcker och behöver bytas. Henrik har försökt att byta slangen men det var fel koppling på slangen. Henrik köper in en ny slang och åtgärdar så snart han kan. c. Nokas Larm har påpekat att det inte finns någon larmdeckare i källaren och föreslår att det skall installeras en larmdeckare i trappan ner mot källaren. MJ beställer detta. 3. EKONOMI & ADMINISTRATION a. Vilken begränsning har Husrådet när det kommer till att göra inköp, vilken gräns för pengar? Vilket mandat har GL att ta beslut gällande ekonomi i fråga? Det finns ingen summa, bara sunt förnuft påtalar GL att vi ska ha i åtanke vad man köper, det ska inte vara billigaste skiten men ändå sunt förnuft vad man handlar. b. Vi har ett konto på Swedol, ligger på Hisingen och i Frölunda. MW är kontaktperson på detta. MW, Stefan Svensson, Henrik Åsander, är några som finns med på denna listan. GL får i uppdrag att se till att stiftelsen uppdaterar denna lista via MW som är kontaktperson. Husrådet önskar att MW får detta delegatet för husrådets del. Behöver vi köpa förbrukningsmaterial eller verktyg är detta ett ställe att handla på. GL väcker frågan om detta inte borde behandlas av DS. MB får i uppdrag att ta detta med DS. c. Överenskommelse mellan Göteborgsscouternas Stiftelse och Göteborgs Scoutdistrikt rörande ansvar och kostnader för Purpursnäckan daterad 2011-10-23 behöver letas fram inför nästa möte. MB får i uppdrag att fixa detta. Behöver den uppdateras? d. SMS-lista behövs. MJ löser detta. e. Underhållsplan behöver tas fram. Detta görs på nästa möte. GL kollar med Mats om han kan ta fram kostnader för vad som har gjorts under åren. f. Akutlista skall tas fram, vilka vi ringer om det är något akut akut som behöver åtgärdas. 7
Jourverksamhet Låsinväst, har en servicebil som är igång året runt. MW kollar upp priser på detta. MW är ḧustomte vilket är den första kontakt man ringer om det är något akut. Listan skall fortfarande tas fram. Henrik Åsander är ett bra namn som är bra för vitvaror. 4. FASTA PUNKTER 4.1 Kansli a. Första hjälpen tavlan behöver bytas ut. SJ har köpt in en ny och MW hjälper till att montera denna. b. Städdag får gärna anordnas. Husrådet önskar att DS anordnar detta och husrådet är mer än gärna behjälpliga med en container att slänga saker i. Det finns en del skräp i källaren och på tomten så container kommer behövas. MB får i uppdrag att ta med sig detta till DS. 4.2 Avtal a. Vilka avtal är husrådet ansvariga för? MA återkommer. 4.3 Stiftelsen a. Husrådet vill ha bättre kommunikation och samarbete med stiftelsen och inte vill bli överkörda när grovjobbet är gjort och att stiftelsen tar över arbetet därefter. Husrådet vill upplysa att det är viktigt med samverkan mellan oss. Kommunikation är a&o. 4.4 DS a. DS får ta åt sig hur informationsflödet fungerar när folk väljs in/byts ut till råd och utskott. 5. AVSLUT 5.1 Övriga frågor Felanmälan fungerar bra. Dock måste husrådet bli bättre att återkoppla till de som felanmäler. 5.2 Nästa möte och kommande aktiviteter 7 april 18:00 2 juni 18:00 5.3 Reflektion En snabb reflektion gjordes ute på parkeringen och överlag kändes det bra att ha kommit igång och det känns som att husrådet kommer samarbeta bra under året. 8
5.4 Mötet avslutas Mikael avslutade mötet. 9