Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: Namn: Verksamhetsdrift av Hagtorp äldreboende Handläggare: Stefan Ejderfjäll Referensnr: 12/15 Telefon: +46 8 58169124 Beskrivning: upphandlar verksamhetsdriften av Hagtorp äldreboende. E-post: stefan.ejderfjall@upplands-bro.se 25 2012-09-26 08:54 1. Hur många timmar vaktmästare per månad idag? 2. Kan man köpa vaktmästartjänster av beställaren? 3. I frågor och svar 16- på frågan hur många personer som tillagar maten på Hagtorp och vilka tjänstgöringsgrader dessa personer har svarar ni 2 kockar med 1,75% ÅA och 2 ekonomibiträden med 0,56 och 0,5. Detta motsvarar 2,81. I bilaga 16 står föjande: "En kock med 100 % sysselsättningsgrad arbetar må - fre kl. 08.00 16.30. Tre ekonomibiträden med 43,2 %, 56,2 % och 75 % sysselsättningsgrad vilka är schemalagda och täcker tider 08.00 17.00 alla dagar i veckan." Kan ni komma med ett förtydligande? Vilka av dessa personer är aktuella vid en verksamhetsövergång? 4. Om det är två kockar anställda, har dessa 25 000 kr var i månadslön? 5. Beloppet 1458 kr per dygn, inkluderas summan moms (det vill säga kommunens 6%-iga påslag)? 6. Kostnad för städ idag? Hur många tuimmar städ idag per vecka? 7. Kostnad för patrull i avtal med Big Care AB idag? Publikt svar 2012-09-26 08:54 1. Omfattning vaktmästare är angiven till 0,25 tjänst, timmar per månad varierar. 2. Detta är en förhandlingsfråga och kan tas upp av vinnande leverantör med kommunen. 3. Korrekt och gällande svar finns angivet i frågor och svar nr.16 4. 25 000 kronor per månad avser lön per månad för 1,0 årsarbetare kock. 5. Nej det gör det inte. 6. Kostnad för städ helår 2011 var 160 tkr. 7. Det finns ingen separat kostnad för Hagtorp utan befintligt avtal baseras på leverans av sjuksköterskeinsatser inom hela kommunen. 24 2012-09-26 08:50 Hej, Här kommer ytterligare frågor gällande Hagtorp: 1. Vilka poster ingår i det dygnspris som specificerats för äldreboende, dvs. nyckeltal i verksamhetsbudget (2079 Sida 1 av 7
kr enligt 2012 års budget)? 2. Vad är dygnskostnaden per boende för Hagtorp idag för kommunen? 3. Hur många timmar per vecka behövs det arbetsterapeut och sjukgymnast i dagsläget? 4. Sett ur ett 1-årsperspektiv, hur många timmar per månad måste jour-ssk nyttjas (under kväll, natt och helg)? 5. Är de kostnaderna för sophantering, trygghetslarm och el som specificerats inklusive eller exklusive moms? 6. Vad kostar elen i dagsläget specificerat i SEK? Vad är kostnaden för de delar som utföraren ska stå för? Vilken el-leverantör anlitar kommunen i dagsläget? 7. Med mervärdet att erbjuda tre maträtter - avser detta tre rätter för samtliga måltidssituationer på dagen (frukost, lunch, middag och mellanmål), eller vid lunchen alternativt middagen, eller vid både lunch och middag? 8. Gällande Rehabilitering och habilitering. Utföraren ansvarar för att det finns personer med behörighet (SG, AT). Skall utföraren ha egna anställda SG, AT på enheten, eller räcker det med att vi har tillgång till dessa resurser? 9. Kan ni specificera vad som ska ingå i beskrivningen till lednings- och personalpolicy? Det är ett brett begrepp, och vi vill bara säkerställa att vi får med rätt information. Publikt svar 2012-09-26 08:50 1. Samtliga kostnader för fastighet och verksamhet samt administrativa overhead kostnader. 2. Dygnskostnaden per boende för Hagtorp finns inte uträknad. 3. Resurser i form av arbetsterapeut och sjukgymnast har i bilaga angetts till 0,25 för respektive funktion. Måttet timmar per vecka finns inte uträknat. 4. Någon statistik finns inte framtagen. 5. Kostnaderna är exklusive moms. 6. Elkostnaden för Hagtorp uppgick till 268 200 kronor exklusive moms under år 2011. Elkostnaderna (inkl. värme) som utföraren ska stå för är 56 procent av totalkostnaden. 7. Genom att erbjuda de boende fler än två maträtter på måltidsmenyn varje dag kan man erhålla mervärde. 8. För att tillgodose verksamhetens krav ska det finnas tillgång till sjukgymnast samt arbetsterapeut enligt förfrågningsunderlag. 9. Nej, någon specifikation på vad som ska ingå i lednings- och personalpolicyn är inte framtagen 23 2012-09-26 08:46 Vi upplever att det funnits viss otydlighet i svaren angående hur många årsarbetare som arbetar på Hagtorp. Är det totala antalet årsarbetare i nuvarande schema 28,71 stycken? Ni har svarat att denna siffra gäller dem som är fast anställda. Är det i så fall så att samtliga schemarader och samtliga pass är tillsatta av tillsvidareanställd personal? Ni uppger i bilagan personella nyckeltal att Antal årsarbetare med tidsbegränsade anställningar uppgår till: Månadsvikarier: 5,62 Allmän visstidsanställning: 1,67 är dessa ÅA alltså inkluderade i totalen på 28,71 ÅA. Publikt svar 2012-09-26 08:46 Antalet tillsvidare anställda årsarbetare är 28,71. Antalet årsarbetare tidsbegränsade är anställningar avseende personer som arbetar när ordinarie/tillvidare anställda inte är i tjänst. 22 2012-09-26 08:44 I anbudsformuläret, fråga 7 om redovisning om hur verksamheten kommer att bemannas under dygnet använder ni ansvarig chef/ledare och verksamhetschef som två begrepp. Vi anser att det finns en ansvarig chef i verksamheten - verksamhetschefen, och undrar om ni med begreppet ansvarig chef/ledare avser vem som har den arbetsledande rollen och arbetsmiljöansvaret då verksamhetschefen inte är på plats på Hagtorp? Om inte, vad avser ni då? Publikt svar 2012-09-26 08:44 Det ska finnas en ansvarig chef/ledare för verksamheten. Ansvarig chef/ledare för verksamheten och verksamhetschef för hälso- och sjukvården kan vara samma person. Tjänstgöringsgraden som ska anges är ansvarig chef/ledare för verksamheten som också kan vara verksamhetschef enligt hälsosjukvårdlagens mening. Sida 2 av 7
21 2012-09-24 12:47 1. Vem ansvarar för ssk-insatser under kvällar och helger på Hagtorp idag? 2. Finns möjlighet för den nya utföraren att köpa dessa tjänster av nuvarande leverantör och i så fall till vilken kostnad? Publikt svar 2012-09-24 12:47 1. Kommunen har avtal med extern leverantör avseende ssk-insatser under kvällar och helger. 2. Detta är en förhandlingsfråga och kan tas upp av vinnande leverantör med kommunen. 20 2012-09-24 12:45 Har vi tolkat förfrågningsunderlaget korrekt - krav på sjuksköterskor i tjänst (på plats) dagtid måndag till fredag? Publikt svar 2012-09-24 12:45 Sjuksköterska ska finnas att tillgå dygnet runt och finnas på plats dagtid, vardagar, d.v.s. måndag till fredag. 19 2012-09-24 12:44 Vilka kostnader finns idag för trygghetslarm? Publikt svar 2012-09-24 12:44 Kostnad för trygghetslarm var 2011 (helår) var 28 590 kronor. 18 2012-09-24 12:42 Vilken kostnad har Hagtorp haft för sophantering senaste året? Publikt svar 2012-09-24 12:42 Kostnad för sophantering 2011 (helår) var 40 500 kronor. 17 2012-09-24 12:41 Hur många årsarbetare består nuvarande schema av, alla personalkategorier inräknade? På bilaga 2 anges antal årsarbetare för tv-anställda samt för tidsbegränsade anställningar (månadsvikarier och allmän visstidsanställning) - ska dessa siffror summeras för att få det totala antalet årsarbetare? Publikt svar 2012-09-24 12:41 Nuvarande schema består av det totala antalet årsarbetare, exklusive enhetschef, vilket är 28,71 årsarbetare. 16 2012-09-19 14:58 Hur många personer tillagar maten på Hagtorp och vilka tjänstgöringsgrader har dessa personer? Sida 3 av 7
Publikt svar 2012-09-19 14:58 För närvarande har Hagtorp två kockar med 1,75 procents årsarbetstid och arbetar vardag och två ekonomibiträden som har 0,56% och 0,5% tjänstgöringsgrad. 15 2012-09-13 08:57 Hur stor del av de totala lokalkostnaderna står utföraren av dom angivna 268 200 kr? Publikt svar 2012-09-13 08:57 Elkostnaderna (inkl värme) som utföraren ska stå för är 56 procent av totalkostnaden. 14 2012-09-12 15:28 Fråga om presentation av företaget och beskrivning av minst två entreprenader avseende drift av äldreboende samt referenser. Vi driver idag ett gruppboende för personer med demenssjukdom samt vård- och omsorgsboende - somatik. De ligger i samma fastighet. Har vi för liten verksamhet för att kunna lägga anbud hos er? Vi har flera uppdragsgivare då vi är med i LOV men framförallt så är en stor kund. Kan vi uppgetvå referenser från samma uppdragsgivare men från olika ställen i organisationen? Eller kan vi be någon med långårig efarenhet inom äldreomsorgen som känner till vår verksamhet väl, vara referens? Publikt svar 2012-09-12 15:28 Anbudsgivaren ska lämna minst två referenser från olika uppdragsgivare. Uppdragsgivare kan t.ex. vara olika kommuner eller olika stadsdelar i en kommun där ni har bedrivit motsvarande entreprenadverksamhet eller att ni har utfört motsvarande verksamhet på uppdrag av dessa kommuner/stadsdelar i er egen verksamhet. 13 2012-09-12 15:24 Anbudsgivaren ska lämna två refuppdrag på likande verksamhet, innebär detta att nystaratde företag inte kan kvalificera sig för utvärdering? Kan personer i ledande ställning istället använda personliga ref? Publikt svar 2012-09-12 15:24 Referenser ska anges i enlighet med förfrågningsunderlag 3.11.4. 12 2012-09-12 15:09 1. Rekryteringsplan - Hur ser personalens språkkunskaper ut idag? 2. Hur ser kompetensnivån ut på personalen idag? 3. Kan ni beskriva hur matlagningsprocessen ser ut idag, med anledning av att det idag finns fyra tillagningskök. 4. Kan ni lämna en kostnadsindikation på råvarutkostnad för mat idag? 5. Kan ni defiera begreppet "tillagning av mat". 6. Vilka aktiviteter erbjuds idag och hur fungerar det samt hur många deltar i snitt? 7. Vilken beläggningsgrad råder idagsläget? Sida 4 av 7
Publikt svar 2012-09-12 15:09 1. I Hagtorp finns personal som kan förutom svenska även personal som kan arabiska, finska, persiska, japanska och engelska. 2. Cirka 80 procent undersköterskor övriga har vårdbiträdesutbildning. 3. För närvarande har Hagtorp två kockar med 1,75 procents årsarbetstid och arbetar vardag och två ekonomibiträden som har schemalagd arbetstid d.v.s. arbetar även helg. 4. Cirka 13 200 kronor per vecka. 5. Utföraren ska tillaga mat från grunden på plats i Hagtorp. 6. Hagtorp har en veckoplanering av aktiviteter och innehåller bl.a. konstterapi, utevistelser(cykelturer), dans, gymnastik, remenescens, bakning, olika spel. Antalet deltagare beror på dagsformen (ca 10-15 personer). Varje enhet erbjuder dessutom egna aktiviteter. 7. Hagtorp är fullbelagd både på permanentplatser och på korttidsplatser. 11 2012-09-12 15:03 1. Stämmer det att det i dagsläget finns 15 heltidsanställda? 2. Arbetar omvårdnadspersonalen både dags och kvällspass? 3. Finns det möjlighet att ta del av nuvarande schema? Publikt svar 2012-09-12 15:03 1. Ja, i dagsläget (31 augusti) finns det 15 heltidsanställda. 2. Ja 3. Nuvarande bemanning på Hagtorp är följande: - 8 omsorgspersonal på morgon, - 8-12 omsorgspersonal på dagen, - 8 omsorgspersonal på kvällen och - 2 omsorgspersonal på natten 10 2012-09-12 08:33 Vad kostar det att köpa paramedicin motsvarande 50% från kommunen? Publikt svar 2012-09-12 08:33 Detta är en förhandlingsfråga och kan tas upp av vinnande leverantör med kommunen. 9 2012-09-12 08:32 Om det kommer nya bestämmande riktlinjer av socialstyrelsen, är det grund för om förhandling av avtalet? Publikt svar 2012-09-12 08:32 Det beror på vad riktlinjen avser. Frågorna ska tas upp i samverkansorganisationen. 8 2012-09-12 08:32 Sida 5 av 7
1.Samordnare är det likställt en enhetschef? 2.Hur många årsarbetare arbetar natt? 3. Hur många timmar arbetar enhetschefen idag? Publikt svar 2012-09-12 08:32 1. Samordnaren är inte likställt en enhetschef. Samordnaren har inget personal- eller budgetansvar. Samordnaren ansvarar bl.a. för daglig bemanning. 2. 4,0 helårsarbetare som motsvarar 5 personer. 3. Enhetschefen har normalt arbetat ca 50 procent för Hagtorp. För närvarande (sedan 1 april) finns i Hagtorp en t.f. enhetschef som arbetar 100 procent. 7 2012-09-12 08:29 Precisera hur ni avser redovisa semetserlöneskulden vid övergångsdatum/övertagande. Publikt svar 2012-09-12 08:29 Summa kronor för sparade semesterdagar per person. 6 2012-09-12 08:28 1. Stämmer det att den elkostnad som utföraren ska bekosta uppgår till 268 200 kr exl moms per år? Är lägenheterna och värmekostnader inräknade i detta? 2. I bilaga 9 framgår att de boendes kost inte ingår i omvårdnadsavgiften. Hur debiteras de boende för kost? Ska inte kostnaden för maten ingå i det offererade dygnspriset? 3. I bilaga 2 uppges att totala antalet årsarbetare är 28,71. Avser det samtliga yrkeskategorier på Hagtorp? 4. Sparad semester som tas över av ny utförare, hur beräknas ersättningen för de dagar som tas över? Publikt svar 2012-09-12 08:28 1. Elkostnaden i Hagtorp uppgick till 268 200 kr exklusive moms under år 2011. Lägenheterna och värmekostnaderna är inräknade. 2. Kommunen ansvarar för debitering av mattaxan via avgift till den enskilde. Utföraren/leverantören ska beräkna matkostnaden i dygnspriset. 3. 28,71 inkluderar samtliga yrkeskategorier utom chefen. 4. 5,21 procent gånger månadslön (exempelvis 25 000 kr) = 1302,50 kr per semesterdag. 5 2012-08-31 13:07 Är upphandlingen gällande extern ssk patrull klar - och i så fall vem har fått uppdraget? Publikt svar 2012-08-31 13:07 Upphandlingen är klar och Big Care AB har fått uppdraget. Avtal sträcker sig t.o.m. 2012-12-31. 4 2012-08-31 13:06 Ingår personen som har lönebidrag i grndbemanningen (28,71 åa) Publikt svar 2012-08-31 13:06 Ja. 3 2012-08-31 13:05 Sida 6 av 7
Ingår de årsarbetare som har tidsbegränsad anställning (mån vik 5,62 och allmän visstidsanställning 1,67) i grundbemanningen (28,71) av antalet årsarbetare genom att ersätta frånvarande medarbetare, eller ligger de utanför och därmed höjer det totala antalet årsarbetare? Publikt svar 2012-08-31 13:05 Nej, tidsbegränsade årsanställda ingår inte i grundbemanningen. De angivna 28,71 årsarbetare är tillsvidareanställda. 2 2012-08-31 13:04 Hur ser ersättningsnivån/nivåerna ut idag per vårdplats? Olika för demens, somatik, korttids? Publikt svar 2012-08-31 13:04 Hagtorps äldreboende är anslagsfinansierat. tillämpar inte nivåersättning. 1 2012-08-29 10:32 Personen som ska visa Hagtorp har semester. Finns det någon ersättare man kan ta kontakta med för visning av Hagtorp? Publikt svar 2012-08-29 10:32 Ny kontaktperson för visning av Hagtorps äldreboende är: Ann-Sofie Sundman, tel.nr. 08-58169575, e-post: ann-sofie.sundman@upplands-bro.se Sida 7 av 7