Dokumentation från Analysdag i GRo-projektet med måltidsverksamheten i Härryda kommun den 14 februari 2011
GRo-projektet D en 14 februari 2011 träffades 25 medarbetare och chefer från Härryda kommuns måltidsverksamhet för att diskutera sina egna och verksamhetens utvecklingsbehov. Analysdagen utgjorde en del i GRo-projektet. Den leddes av Ingmari Frimanson och Kerstin Odén från Meritea tillsammans med verksamhetschef Lennart Sandberg och kost- och näringssamordnare Rosa Falck. Anders Helsing från GRos projektteam fanns också med som stöd. Carina Löfström, som utvärderar projektet, deltog som observatör. Stéphanie Sepúlveda Nuñez dokumenterade dagen i text och bild. Europeiska socialfonden har i en nationell satsning beviljat medel till nio projekt som ska möta aktuella kompetensbehov och samtidigt utveckla arbetsorganisationen för ett ökat lärande och bättre hälsa på arbetsplatsen. GRo är ett av dessa projekt. Fem funktionshinderverksamheter och en måltidsverksamhet med sammantaget över 1 000 anställda i kommunerna Ale, Härryda, Kungälv, Lerum, Partille och Stenungsund deltar i GRo. GR är projektägare och samordnar projektets aktiviteter. GRo inleds med en mobiliseringsfas från oktober 2010 till och med mars 2011. Då kartläggs vilka utvecklingsbehov som deltagande verksamheter har. Härrydas analysdag utgör en viktig del i detta kartläggningsarbete. Liknande analysdagar genomförs i alla kommuner som deltar i GRo. Efter att alla analysdagar genomförts tar GRoprojektets ledningsgrupp fram en plan för vilka lärandeaktiviteter som ska genomföras. Från april 2011 till och med november 2012 genomförs och utvärderas planerade aktiviteter. 2
Mat och måltider är centrala i våra liv Lennart Sandberg och Rosa Falck. L ennart Sandberg, verksamhetschef för måltidsservice i Härryda kommun, hälsar alla deltagare välkomna till konferensanläggningen Hjortviken i Hindås. Detta är uppstarten på GRo. Det bästa med denna dag är att ni själva valt att komma hit. Idag ska vi slå våra kloka huvuden ihop och lägga grunden till vad som behöver utvecklas inom vår verksamhet. Rosa Falck, kost- och näringssamordnare, presenterar sig för gruppen och berättar att det är få saker som påverkar kommunerna så mycket som mat. Vi har ett jätteviktigt jobb då människor påverkas av vad de får i sig. Mat och måltider är centrala i våra liv. Därför är det viktigt att vi har rätt kompetens och känner trygghet i vår roll, säger hon. Rosa tror att känslan av trygghet i yrkesrollen bygger på vilket bemötande personalen ger och får. Bemötande är ett prioriterat område inom kommunen. Vi behöver stärka personalens yrkesroll då det automatiskt ger en trygghet i ert bemötande av gäster, elever, kollegor och kommuninvånare. Rosa avslutar med att citera kommundirektören Karina Djurner som tidigare uttalat sig om bemötande. Vi kan inte alltid göra vad den enskilde önskar, men vi kan alltid ge ett gott bemötande och det sker genom lyssnande och respekt. 3
GRo låter människor och verksamheter utvecklas genom att lära och göra A nders Helsing, projektledare för GRo, berättar att syftet med projektet är att skapa hållbara strukturer för organisatoriskt lärande i kommunala verksamheter genom att ta fram, pröva och utvärdera olika modeller för utvecklingsarbete. Det ska skapa en förbättringskultur som sitter kvar i verksamheterna även efter att projektet är avslutat. Den kompetensutveckling som ni får i GRo-projektet ska ge avtryck på hemmaplan. Den ska integreras och bli en naturlig del av ert arbete, säger han. Härryda kommuns måltidsverksamhet är den enda inom sitt område som deltar i projektet tillsammans med fem funktionshinderverksamheter från andra kommuner. Anders delar med sig av de erfarenheter som han fått med sig från ett tidigare ESF-projekt, kallat Samlat GRepp, där Härryda deltog för ett par år sedan. Slutsatserna från Samlat GRepp utgör grunden i GRo-projektet. Vi ska jobba med delaktighet, tänka alternativt och otraditionellt, vända på begrepp samt få positiv återkoppling. Ni ska ges handlingsutrymme och känna att initiativ välkomnas. Efter projektet ska ni även ha omvärldskoll på vad som händer ute, säger han. Anders lyfter även fram tänkbara lärkoncept som projektet kan komma att innefatta. Han nämner bland annat studiecirklar, loggböcker, transnationellt erfarenhetsutbyte och arbetsskuggning. Det som ger mest är ständigt erfarenhetsutbyte. Det är viktigt att få möjligheten att träffa andra och få ta del av vad som fungerar hos dem samt dela med sig av egna erfarenheter. Det ska kännas givande att träffas över sektorgränserna. Han betonar vikten av stödjande strukturer i organisationen för att lärande och utveckling ska gynnas. Exempel på sådana stödjande strukturer är engagerade ledare, tolerans för olikheter samt öppenhet och tillit. 4
Förväntningar inför dagen Mina förväntningar på dagen är att få lära mig lite mer och sedan kunna förmedla den nya kunskapen till mina kollegor. Jag förväntar mig att vi kan testa nya sätt att föra diskussioner framåt. Jag hoppas att jag kan komma med nya idéer samtidigt som jag tar till mig andras. Det vore bra om vi kunde komma på ett sätt för måltidsverksamheten att samarbeta med skolorna. Jag skulle vilja se om vi kan komma på idéer för att integrera skolan i vårt arbete, men även att skolan integrerar oss. Jag tror att vi behöver få barnen att värdera vårt arbete och vår mat mer då det egentligen inte är så illa som de ibland tror. Jag ser fram emot att vi efter projektet har blivit så otroligt professionella att de pratar om oss i gränskommunerna. Det hade jag önskat. Jag var med i Stenungsund när GRo hade workshop. Det känns spännande att gå vidare och se vad vi kan hitta på denna gång. Det ska bli spännande att höra inom vilket område som vi tycker att det finns ett utvecklingsbehov. Jag var med i projektet Samlat GRepp och tyckte att jag fick ut väldigt mycket av det. Därför hoppas jag att detta ska resultera i en lika bra erfarenhet. Jag förväntar mig att jag ska få med mig ny kunskap som i sin tur är hållbar i framtiden. Jag förväntar mig att jag ska kunna bli bättre på mitt jobb. Jag ska använda denna dagen åt att få mer struktur och få ned mina idéer till något mer konkret. 5
Meritea lockar till diskussion I ngmari Frimanson och Kerstin Odén, metodutvecklare på Meritea, berättar att Lennart Sandberg och Rosa Falck tagit hänsyn till en rad faktorer då de satte samman diskussionsgrupper till dagens övningar. Exempelvis har de tittat på hur länge deltagarna har jobbat i kommunen och försökt få med både erfarna och nyanställda i en och samma grupp. På så vis hoppas de underlätta erfarenhetsspridning på bästa möjliga sätt. Deltagarna är indelade i fem blandade grupper för att stimulera till erfarenhetsutbyte över professions- och verksamhetsgränser. Ingmari berättar att grupperna kommer att arbeta med tre olika metoder för diskussion under dagen. Metoderna bygger på att varje deltagare får en stund för sig själv att reflektera var de står i frågan som är aktuell för övningen. En del av er kanske har haft diskussioner på hemmaplan. Det är viktigt att ni förmedlar vad era kollegor vill, men även vad ni själva tycker, säger Ingmari. Kerstin förklarar att trots att det finns olika former av gruppvisa dialoger så är det viktigt att deltagarna kommer fram till en gemensam ståndpunkt som utgår från hur de prioriterat sina respektive områden. Vad är det viktiga som skulle kunna vara en input i GRo-projektet?, frågar hon deltagarna. För att dela med sig av slutsatserna ska grupperna genomföra gruppvisa redovisningar inför storgrupp. Varje grupp har en gruppledare som sammanställer gruppens gemensamma dokumentation på blädderblock och presenterar resultaten i storgrupp. När vi går härifrån har vi en hel vägg med fantastiska idéer och det är något som ni tillsammans har tagit fram under dagen, avslutar Ingamari innan det är dags för det första grupparbetet. 6
Grupparbete 1 D en övergripande frågeställningen för grupparbete 1 var: Vad behöver vi utveckla för att stärka vår yrkesroll och oss själva i vårt möte med kommunens invånare? Grupparbetet genomfördes i flera steg. Kerstin och Ingmari bad först var och en i gruppen att fundera enskilt en stund och skriva ner sina reflektioner kring frågeställningen på post-itlappar. Därefter redovisade var och en vad de hade skrivit ner för de andra i gruppen. Varje grupp samlade sedan lapparna i teman. Dessa teman skrevs ned som rubriker på blädderblock. Slutligen fick grupperna rangordna de olika temana genom att varje gruppmedlem fick fem poäng att dela ut. 1 betydde mest viktigt utvecklingsområde, 2 näst viktigast och så vidare. Sist fick varje grupp redovisa sina resultat i storgrupp. Sammanfattande reflektioner kring gruppernas utvecklingsområden V id redovisningen i storgrupp var det påtagligt att de flesta grupper prioriterat samma utvecklingsområden. Dock skiljde sig åsikterna åt en del mellan enskilda deltagare när de diskuterade i sina respektive grupper. Möjligtvis kan det bero på att de kommer från olika enheter och arbetar mot olika kunder. Några arbetar exempelvis med barn från förskolan upp till gymnasiet, medan andra arbetar med äldre människor. De flesta grupperna tog upp bristen på uppskattning för sitt arbete från andra aktörer än de i den egna verksamheten. Deltagarna ansåg att verksamheten präglades av bamba-tänket som lever vidare och som många gånger nedvärderar yrkesrollen. De ansåg att det måste arbetas med att försöka införa ett tänk hos andra att verksamheten bedriver skolrestaurang och inte bamba. En grupp konstaterade att även verksamheten behöver ändra attityd och ha mer passande titlar för sin personal som bättre förklarar vad de arbetar med. Exempelvis undrade deltagarna varför det heter ekonomibiträde när yrkesrollen inte har något med ekonomi att göra. Några grupper kände sig inte uppskattade utan beskrevs ofta av andra som personerna som lagade och kom med maten. Ett förslag som flera tog upp var att personalen borde ges möjligheten att presentera sig för sina 7
forts. gäster och på så vis låta dem få ett ansikte på personerna i köket. Rosa Falck undrade om personalen kände sig trygga i att exempelvis möta föräldrar. Svaret blev att det först skulle behövas någon form av utbildning i bemötande och konflikthantering. I ett senare skede skulle medverkan på APT-möten med pedagoger kunna ge dem en chans att förklara vad personalen gör och varför. Flera grupper betonade att ett sätt att nå ut till gästerna är genom att låta den personal som vill ge sig ut i klassrummen och möta eleverna. Varför inte ha öppet hus undrade en annan grupp. På så sätt ges alla en möjlighet att komma och se hur personalen arbetar. En grupp föreslog att Rosa Falck kunde närvara på en sådan dag och tala om maten som serveras, både för att informera gästerna, men även så att personalen får en mer grundläggande insikt i varför de serverar den mat dem gör. Alla grupper instämde i att det i grunden handlar om att komma ifrån den ensidiga kommunikationen som sker idag och istället hitta nya sätt att samarbeta med varandra. En annan grupp ansåg att personalen även borde medverka på föräldramöten samt ha mer att säga till om när det gäller schemaläggning. De flesta deltagarna tyckte att arbetet idag är upplagt för att passa lärare istället för elever eller matpersonal. Det händer allt för ofta att vissa elever inte har tillräckligt med tid för att äta i fred. Personalen å andra sidan får hantera alldeles för stora grupper som är stressade på grund av tidspressen. Det händer även att det finns långa perioder där det inte sker någon aktivitet alls i matsalarna. Grupperna konstaterade att det är viktigt att personalen får vara delaktiga i hur tiden fördelas så att det blir bra och rättvis för gästerna. En grupp delade in sina utvecklingsområden i följande teman: möjlighet till bra mat, yrkesroller, personal och ekonomi. Gruppen talade om vikten att lyssna, ha bra råvaror att arbeta med och skapa någon form av klotterplank för barnen. Där skulle barnen ges möjlighet att tala om vad de tycker om maten. Dessa idéer var det som prioriterades först. Gruppen ville även få personalen att vara stolta över sitt yrke. Detta skulle kunna ske genom att utbilda personalen för att på så sätt öka standarden. Det skulle ges utrymme för personalen att arbeta med egna idéer. Deltagarna ville även ha utbildning kring barn med speciella matbehov. Resterande deltagare instämde i vad gruppen föreslagit och ville även veta hur verksamheten ska arbeta för att integrera skolan. Det gavs förslag på att arbeta med bemötandet samt att öka dialogen mellan personalen och sina kunder. En grupp ville även få insyn i verksamhetens ekonomi för att kunna påverka de ramar som personalen ska hålla sig inom. Sammanfattningsvis var några av de mest prioriterade utvecklingsområden som framträdde under dagen att arbeta med bra råvaror, ha attraktiv servering av maten, påverka pedagogernas attityd till maten, få möjlighet till utbyte med andra kommuner, ha rätt till friskvård, aktiviteter för att försöka höja yrkesrollernas status genom exempelvis utbildningar kring olika koster samt att ge ny personal den tid de behöver för att lära känna rutiner på arbetsplatsen. 8
Grupparbete 2 E fter lunch var det dags för deltagarna att på nytt samlas i sina grupper och ta sig an nästa gruppuppgift. Grupperna ombads att diskutera och reflektera utifrån följande frågeställning: Vad behöver vi utveckla för att bli ännu bättre i vårt bemötande av elever/gäster/kollegor och kommunens invånare? Arbetet delades upp i två moment. Först ombads deltagarna att individuellt reflektera kring vad som kännetecknar ett uselt bemötande. Detta skrevs ned på post-it lappar och redovisades för resten av gruppen. Varje grupp samlade sedan lapparna i teman. Dessa teman skrevs ned som rubriker på blädderblocken. Gruppen skulle sedan gemensamt vända alla de negativa begreppen till positiva sätt att bemöta elever, gäster, kollegor och kommuninvånare. Sist fick varje grupp redovisa sina resultat i storgrupp. Sammanfattande reflektioner N är grupperna redovisade sina tankar kring vad som kännetecknar ett uselt bemötande mot elever, gäster, kollegor och kommunens invånare var det ett antal ord och uttryck som återkom i varje grupp. Detsamma gällde för vad grupperna ansåg känneteckna ett gott och professionellt bemötande. Ett usel bemötande kännetecknas av: Ointresse, att inte lyssna, inte bli sedd, undvika ögonkontakt, utsätta varandra för någon form av mobbning, har inställningen att kunden alltid har fel, nonchalans, negativitet, att bli sur, vara grinig och på dåligt humör, egotripp, arrogans, kroppsspråk som sänder ut fel signaler, dålig inställning, tråkig attityd, stress, klagomål, skitsnack om varandra, att personer blir överkörda i sina argument och kunder som inte vill förstå. Ett bra och professionell bemötande kännetecknas av: Att lyssna och visa intresse för andra personer, visa positiv respons, gå efter tänket LÖN, leende, ögonkontakt och nick, ge bekräftelse till varandra, att uppmärksammas och bli sedd, att alla får vara med, veta att kunden alltid har rätt, vara smidig när en konflikt uppstår, känna engagemang för sitt jobb, att vara positivt inställd och intresserad då det skapar trygghet, vara medveten, att kunna säga till om man har en dålig dag så att det inte går ut över någon annan, behålla lugnet, se glad och trevlig ut, ha en dialog för att se och höra varandra, vara i stunden, ha ömsesidig respekt, ha inflytande i sitt arbete då det är lättare att bli engagerad om man är delaktig, ge och få konstruktiv kritik, vända det negativa till något positivt, att inte döma ut i förväg, att vara lyhörd och komma ifrån ett vi-och-dom-tänk. Grupperna konstaterade att om personalen känner trygghet och har kunskap kring att bemöta negativa gäster så kan många problem lösas. En grupp gav mest poäng till temat öppen kommunikation då mycket kunde lösa sig om varje individ hade ett tänk om att varje dag ger nya möjligheter till att göra saker sätt. 9
Grupparbete 3 E fter eftermiddagsfika var det dags för dagens sista grupparbete utifrån följande frågeställning: Vad behöver vi utveckla för att främja en god och hållbar miljö hushållning av resurser? Deltagarna ombads utgå från det läge som måltidsverksamheten befinner sig i just nu. Var och en skulle reflektera ett par minuter kring vilka drivande och hindrande krafter som finns för att verksamheten inte är ännu bättre när det gäller hushållning av resurser. Därefter hade varje grupp en öppen brainstorming kring vilka hindrande krafter som finns samtidigt som gruppledaren dokumenterade på blädderblocket. Gruppen diskuterade därefter vilka motverkande krafter som är lättast att återgärda samt vilka som är viktigast att återgärda. 10
Sammanfattande reflektioner kring vad som behöver utvecklas för att främja en god och hållbar miljö D e flesta grupper nämnde brister i kommunikationen med den pedagogiska personalen som en hindrande faktor för en god och hållbar miljö. Många nämnde också brister i den egna planering av arbetet, exempelvis fel i beräkningar av recept eller när elen sätts på. Andra faktorer som framkom var för lite tid och personal samt litet handlingsutrymme på grund av förbestämd matsedel. När grupperna sedan skulle bestämma vilka krafter som var lättast att åtgärda och vilka som var viktigast att åtgärda skiftade svaren. Kommunikationsbristerna i relation till den pedagogiska personalen nämndes dock av de flesta grupperna som lättast att åtgärda. Drivande krafter som grupperna hade skrivit var exempelvis hemlagat, yrkesstolthet, bra kommunikation, högre personaltäthet, att laga rätt mängd, pedagogerna jobbar positivt, kunskap och möjlighet att köpa in rätt mängd, närproducerat, bra ledning och bra råvaror. Så här prioriterade de olika grupperna: Grupp 1 - viktigast: Kunskap och för lite tid lättast: uppdaterade miljöstationer och lättillgänglighet Grupp 2 - viktigast: egen inställning lättast: kommunikationsbrister Grupp 3 - viktigast och lättast: dålig kommunikation - viktigast och lättast: el, planering Grupp 4 - viktigast: att inte ha kunskapen lättast: kommunikationsbrister Grupp 5 hade inte graderat sina faktorer. 11
Ledningens slutsatser V erksamhetschef Lennart Sandberg talar om vikten att nu fundera över vilka delar av allt som kommit fram under dagen som kan kopplas till GRo-projektet. Något konkret som ledningen direkt ska ta tag i är att namnge arbetsplatserna till restauranger för att ta bort bambastämpeln och höja statusen på yrkesrollerna. Vi ska även initiera möten med pedagogerna för att förbättra kommunikationen, säger Lennart innan Rosa Falck fortsätter på samma tråd. Hon föreslår inköp av några kameror för att kunna fotografera miljön i restaurangerna för att på så sätt studera hur det verkligen ser ut. Ska vi kalla det restaurang måste vi också leva upp till det, säger hon. Rosa anser att ytterligare ett område som kan påbörjas redan nu är inflytandet när det gäller matsedeln på förskolorna. Hon ansåg att det kan vara bra att där träffas i mindre grupper och diskutera matsedeln. Ett tredje område som Lennart och Rosa lovar att ta tag i direkt var behovet av mer utbildning kring dietetik. Anders Helsing tar därefter vid och berättar lite om vad som ska hända härnäst i GRo-projektet. Vi har nu genomfört sex analysdagar. Slutsatserna från dessa kommer att ligga till grund för vilka lärandeaktiviteter vi genomför från den 1 april 2011 till och med november 2012. GRs uppdrag och ansvar i projektet är att forma och koordinera lärandeaktiviterna i dialog med deltagande verksamheter. GRos projektledningsgrupp, i vilken Lennart Sandberg och Rosa Falck ingår som representanter från Härryda, kommer att träffas den 22 februari för att diskutera vilka aktiviteter som ska prioriteras. Ambitionen att det ska finnas en röd tråd från kompetensutvecklingsinsatserna och lärandeaktiviteterna till ett resultat i form av utveckling av verksamheterna, avslutar Anders. 12
Utvärdering av dagen Analysdagen avslutades med en utvärdering. På två post-it-lappar var skrev varje deltagare ord, tankar eller meningar som de tyckte symboliserade dagen för dem. Dessa lappar fästes på ett blädderblock på väg ut. Det här stod på lapparna: Väldigt givande och inspirerande Känner mig taggad att göra förändringar i mitt sätt att vara på min arbetsplats och i min yrkesroll Det känns som att det börjar få lite mer konkreta former Mycket bra tankar! Bra engagemang! Tack o Hej Bättre än jag väntat mig Kort lunch, gärna en kort promenad Mycket bra genomförande av analysdagen Tycker att dagen har uppfyllt alla mina förväntningar Ett annorlunda upplägg som bidrar till positivt lärande! Inspirerande Ser möjligheter om fortsatt utveckling Min uppfattning är att dagen har varit väldigt bra BRA GENOMFÖRT! Jag uppfattade dagen både lärorik och intressant Mycket givande och trevlig Motsvarade helt klart mina förväntningar Många spännande möten Det känns som att vi kommer att få gehör för flera av våra tankar God mat Det har varit kul att höra att vi är många med samma tankar. Det blir nog bra Roligt och positivt Inspirerande Dagen har varit bra, tiden gick fort! Bra att träffa folk från andra ställen och diskutera med Många olika idéer Trevligt Bra, trevligt att få bolla Tankeväckande 13
Deltagarförteckning Grupp 1 Jessica Stigevall Nancy Johansson Ros-Marie Letho Marie-Louise Eriksson Mikel Lindberg Grupp 2 Magnus Marberg Jonatan Thorlin Eva Johansson Helene Bartelius Lena Jensen Grupp 3 Irene Bengtsson Sandra Adolfsson Jessica van Uum Karin Lisander Helen Ingvarsson Grupp 4 Ann-Charlotte Torbjörnsson, Cecilia Johansson Helen Slätt Lena Andersson Carina Johansson Grupp 5 Helen Lisleby Suzanne Svensson Cecilia Olofsson Annika Zetterberg Lena Fransson Övriga deltagare Lennart Sandberg Rosa Falck GRo/GR Anders Helsing Carina Löfström Stéphanie Sepúlveda Nuñez Meritea Ingmari Frimanson Kerstin Odén 14
För dig som vill veta mer www.grkom.se/gro www.grkom.se www.harryda.se www.meritea.se Text: Stéphanie Sepúlveda Nuñez och Theresa Larsen Bilder och layout: Stéphanie Sepúlveda Nuñez