VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 20 (26) Socialnämndens arbetsutskott 2016-05-31 102 Utveckling av kommunens korttidsverksamheter enligt LSS (SN 2015.171) Beslut Arbetsutskottet noterar informationen. Ärendebeskrivning Under 2015 genomfördes en kartläggning av korttidsvistelse som drivs i kommunens egen regi. Korttidsvistelse är en insats enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Utredningen visade att det fanns behov av fortsatt utveckling av kommunens korttidsverksamheter. I detta ingår både korttidsvistelse och korttidstillsyn enligt LSS. Utifrån de utvecklingsområden som identifierades under kartläggningen togs en handlingsplan fram tillsammans med berörda funktioner inom Utföraravdelningen och Myndighetsavdelningen. Det finns två korttidshem i kommunens egen regi, Åbyvillan och Bällsta. Merparten av aktiviteterna berörde Bällsta korttidshem hus 9, varför redovisningen har tyngdpunkten på deras utvecklingsarbete. Det har det skett ett omfattande utvecklingsarbete på samtliga områden med fokus på delaktighet, individuella behov samt tydliga strukturer och rutiner. Responsen från kunder och anhöriga har varit mycket positiv. Utvecklingsarbete återstår när det gäller kompetensförsörjning, uppdrag, information och ekonomistyrning. Beslutsunderlag 1. Utveckling av kommunens korttidsverksamheter enligt LSS, tjänsteskrivelse 2. Utveckling av kommunens korttidsverksamheter Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2016-05-18 DNR SN 2015.171 YLVA KLINGHOFFER SID 1/1 YLVA.RANGE-KLINGHOFFER@VALLENTUNA.SE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Utveckling av kommunens korttidsverksamheter enligt LSS Förslag till beslut Socialnämnden noterar informationen. Ärendet i korthet Under 2015 genomfördes en kartläggning av korttidsvistelse som drivs i kommunens egen regi. Korttidsvistelse är en insats enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Utredningen visade att det fanns behov av fortsatt utveckling av kommunens korttidsverksamheter. I detta ingår både korttidsvistelse och korttidstillsyn enligt LSS. Utifrån de utvecklingsområden som identifierades under kartläggningen togs en handlingsplan fram tillsammans med berörda funktioner inom Utföraravdelningen och Myndighetsavdelningen. Det finns två korttidshem i kommunens egen regi, Åbyvillan och Bällsta. Merparten av aktiviteterna berörde Bällsta korttidshem hus 9, varför redovisningen har tyngdpunkten på deras utvecklingsarbete. Det har det skett ett omfattande utvecklingsarbete på samtliga områden med fokus på delaktighet, individuella behov samt tydliga strukturer och rutiner. Responsen från kunder och anhöriga har varit mycket positiv. Utvecklingsarbete återstår när det gäller kompetensförsörjning, uppdrag, information och ekonomistyrning. Handlingar 1. Utveckling av kommunens korttidsverksamheter 2. Utveckling av kommunens korttidsverksamheter enligt LSS, tjänsteskrivelse Vildana Zorlak Tf socialchef Terhi Berlin Tf avdelningschef Ska expedieras till Akten TORGGATAN 11 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 SF@VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN 2016-05-18 YLVA KLINGHOFFER UTREDARE LSS SID 1/8 Utveckling av kommunens korttidsverksamheter enligt LSS Bakgrund Under 2015 genomfördes en kartläggning av korttidsvistelse som drivs i egen regi. Korttidsvistelse är en insats enligt lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Utredningen visade att det finns behov av fortsatt utveckling av kommunens korttidshem. I detta ingår både korttidsvistelse och korttidstillsyn enligt LSS. Socialnämnden beslutade 2015-11-17 att ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta arbetet i enlighet med förslagen i kartläggningen. Utifrån de utvecklingsområden som identifierades under kartläggningen togs en handlingsplan fram tillsammans med berörda funktioner inom Utföraravdelningen och Myndighetsavdelningen. Sammanfattning De utvecklingsområden som identifierades var Kompetensutveckling och försörjning Pedagogiska metoder, arbetssätt och bemötande Stöd i kvalitetsarbetet Uppdrag Organisation och utformning av verksamheterna Inom- och utomhusmiljö Samverkan Information Ekonomistyrning Det finns två korttidshem i kommunens egen regi, Åbyvillan och Bällsta. Merparten av aktiviteterna berörde Bällsta korttidshem hus 9, varför denna redovisning har tyngdpunkten på deras utvecklingsarbete. Bällsta Korttidshem Det har det skett ett omfattande utvecklingsarbete på samtliga områden med fokus på delaktighet, individuella behov samt tydliga strukturer och rutiner. Responsen från kunder och anhöriga har varit mycket positiv.
VALLENTUNA KOMMUN SID 2/8 De aktiviteter som genomförts under 2015 och 2016 är sammanfattningsvis: Kompetensinventering med stöd av VårdKOLL Individuella kompetensutvecklingsinsatser Förändring av bemanningen utifrån ungdomarnas individuella behov Utveckling av gemensamma metoder och arbetssätt Tydligare struktur och rutiner kring ungdomarna Kontinuerligt arbete med fritidsaktiviteter Systematiskt kvalitetsarbete Sammanslagning av korttidsverksamheterna Översyn och anpassning av miljön inom- och utomhus Nytt rum för sinnesupplevelser Arbete med återkommande teman Ökad samverkan internt och externt Mer information till föräldrar Uppdaterad hemsida Utvecklingsarbete återstår när det gäller kompetensförsörjning, uppdrag, information och ekonomistyrning. Följande aktiviteter är inplanerade: Rekrytering av stödpedagoger Ta fram verksamhetsuppdrag Ta fram trycksaker om verksamheterna Införa resursfördelning Det finns därutöver behov av att: Öka erfarenhetsutbytet mellan verksamheterna och lära av goda exempel. Tydliggöra/uppdatera beslut och individuppdrag från Myndighetsavdelningen. Genomförda aktiviteter 2015/2016 1. Kompetensutveckling Syfte: Säkerställa att enhetsledare och övrig personal har rätt kompetens på kort och lång sikt. Kompetensinventering med stöd av VårdKOLL Enhetsledaren på Bällsta korttidshem har haft utvecklingssamtal med samtliga medarbetare. Utifrån dessa samtal samt registrering i VårdKOLL uppmärksammades ett antal utvecklingsområden som legat till grund för planering av utbildningsinsatser. Samtlig personal på Åbyvillans korttidshem har individuella utvecklingsplaner som man följer samt är mycket positivt inställda till kompetensutveckling. Personalen har tidigare gått gymnasieutbildningar via Projekt Carpe/Forum Carpe och har god kompetens inom verksamhetsområdet. Individuella kompetensutvecklingsinsatser På Bällsta har ett flertal utbildningsinsatser genomförts. Det är exempelvis sju stycken av personalen gått en utbildning i lågaffektivt bemötande. Samtlig personal
VALLENTUNA KOMMUN SID 3/8 kommer att erbjudas denna utbildning under hösten 2016 alternativt våren 2017. En eller flera av personalen har gått utbildningar i barn- och ungas inflytande, specialpedagogik, kognitivt stöd samt alternativ kommunikation. På Åbyvillan har en personal gått utbildning i specialpedagogik och en personal har gått anhörigambassadörsutbildning. 2. Pedagogiska metoder, arbetssätt och bemötande Syfte: Skapa större samsyn och ett arbetssätt som är anpassat efter olika kunder och deras behov. Förändringen av bemanningen utifrån ungdomarnas individuella behov Personalen på Bällsta har delats upp i två olika team, vilket innebär att ungdomarna numera möter samma personal vid varje helgtillfälle. Detta skapar trygghet för både ungdomarna och medarbetarna. Personalens scheman löper på i sex-veckors intervaller där arbetsgruppen gemensamt sätter ramarna för bemanning utifrån vilka ungdomar som är inplanerade och vilka behov som finns. Planeringen av öppettider sker så långt det är möjligt utifrån ungdomarnas och deras anhörigas behov. Hus 9 kommer i år ha sommaröppet för första gången på många år. Utveckling av gemensamma metoder och arbetssätt Personalgruppen på Bällsta har fått en introduktion i tillämpad beteendeanalys (TBA) av enhetsledaren och har sedan fortsatt att arbeta med detta. TBA används främst vid s.k. oönskade beteenden och ger ett naturligt reflekterande arbetssätt utifrån en fast mall. Personalgruppen har också arbetat med Känsla av sammanhang (KASAM) och tydliggjort vad det betyder i deras verksamhet med fokus på kognitivt stöd. KASAM är en teori/filosofi som består av tre olika delar, begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet. Det har även planerats in tid för löpande dialog i teamen kring bemötandestrategier, helgplanering med mera. Tydligare struktur och rutiner kring ungdomarna På Bällsta har strukturen kring ungdomarnas vistelse/tillsyn tydliggjorts och det har tagits fram tydliga instruktioner till personalen så att alla arbetar enhetligt. Exempelvis används färgkodning för sovrummen. Färgerna återkommer i verksamheten för att skapa förutsägbarhet och tydlighet, t.ex. i kapprum och badrum. Det har också tagits fram tydliga rutiner för vad ungdomar och personal ska göra vid incheckning och utcheckning. Verksamheten använder även färgpedagogik för att tydliggöra vad som kommer att hända under dagen.
VALLENTUNA KOMMUN SID 4/8 Kontinuerligt arbete med fritidsaktiviteter Varje helg sker minst en aktivitet utanför Bällsta för ökad delaktighet i samhällslivet. De kan exempelvis handla om bowling, besök på hundstallet, träning, simning, museibesök, bio, konserter, picknick etc. Bällsta, hus 9, arbetar under våren 2016 på ett projekt kring världens mat som lyfter ungdomarnas delaktighet och inflytande. Fokus ligger på ekologisk mat som lagas från grunden. 3. Stöd i kvalitetsarbetet Vid incheckn ing tar ungdome n sin bild och sätter den på tavlan vid sin färg. Syfte: Skapa bättre förutsättningar för systematisk utveckling av kvaliteten i verksamheten. Systematiskt kvalitetsarbete Socialförvaltningens kvalitetsutvecklare har haft en genomgång av kvalitetsledningssystemet för samtliga verksamhetschefer och enhetsledare. Bällsta har tagit fram en tydlig process kring avvikelser i verksamheten och personalen har regelbundna personalkonferenser där de tillsammans diskuterar avvikelser och hur de kan utveckla verksamheten. Det sker också ett löpande arbete i teamen kring riskanalyser och förebyggande av skydds- och begränsningsåtgärder. Enhetsledaren på Bällsta har haft dialog med samtliga föräldrar och presenterat sig samt frågat hur de ser på verksamheten, vad som kan förbättras etc. Medarbetarna på Bällsta har genomgått en utbildning i ärendehanteringssystemet Treserva och fått metodstöd i dokumentationsarbetet, bland annat när det gäller genomförandeplaner. På Åbyvillan har all personal fått en visning av kvalitetsledningssystemet. Personalen arbetar regelbundet med att revidera och följa upp rutiner i verksamheten. Arbetet med kvalitetsutveckling sker varje vecka då personalen har personalmöte. Varannan gång arbetar man med verksamhetsfrågor, kundfrågor mm. och varannan gång arbetar man med dokumentation, riskanalyser och genomförandeplansfrågor.
VALLENTUNA KOMMUN SID 5/8 4. Organisation och utformning Syfte: Skapa förutsättningar för mer samordnade och anpassade insatser till olika målgrupper. Sammanslagning av korttidsverksamheterna Det har skett flera förändringar inom korttidsverksamheterna. I augusti 2015 fick Bällsta korttidshem en ny enhetsledare. I maj 2016 flyttades Åbyvillans korttidshem över från Enheten för stöd och behandling till Vallens boendeenheter. Det innebär att Bällsta och Åbyvillan nu ligger under samma verksamhetschef och enhetsledare. Det kommer också att inrättas en ny funktion som ska arbeta med metodutveckling och övriga utvecklingsfrågor. 5. Inom- och utomhusmiljö Syfte: Skapa en stimulerande inom- och utomhusmiljö som är tillgänglig för alla. Översyn och anpassning av miljön inom- och utomhus Det har gjorts en översyn av inom- och utomhusmiljön på Bällsta hus 9 med avseende på tillgänglighet och specifika kundbehov. Det har bland annat resulterat i att man köpt in nya trädgårdsmöbler, nya möbler till lekrummet för att locka till lek, förbättrat akustiken, samt tagit ner skåp och vadderat in kanter för att minska skaderisken. Nytt rum för sinnesupplevelser Enhetsledarens kontor är numera utrymt och inrett som ett s.k. vitt rum. I rummet finns bubbelrör, avslappande musiksäng/stol, spegelvägg, lavalampor och lampor på väggar och i tak. Inredningen syftar till att skapa trygghet och uppmanar till nyfikenhet och sinnesupplevelse.
VALLENTUNA KOMMUN SID 6/8 Vita rummet på Bällsta, hus 9 Arbete med återkommande teman Bällsta arbetar med 4 stående teman som följer årstiderna. Personalen lägger upp aktiviteter utefter dessa teman och ungdomarna får göra pyssel som används som dekoration i verksamheten. För att visa ungdomarna vad som händer när man sår en planta och vart vår mat kommer ifrån arbetar man med fröodlingar i form av potatisplantor, solrosor och flertalet kryddor. 6. Samverkan Syfte: Skapa samsyn kring insatserna samt ökad kunskap kring roller och ansvar. Ökad samverkan internt och externt På Bällsta korttidshem har samverkan med skolan förbättrats betydligt och flera ungdomar från hus 11 har fått besök i skolan av personal från Bällsta. Dessa besök skapar en förutsättning att hitta gemensamma arbetsmetoder, vilket i många fall saknats tidigare. Medarbetare på Bällsta har också deltagit i flertalet möten på Mörby Habilitering. På Åbyvillans korttidshem har man haft mycket samverkan med behandlare på Öppenvården, personal som arbetat med Träningsboende och Boendestöd samt även daglig verksamhet (LSS). Personalen har även deltagit i forum utanför kommunen där man diskuterat stöd till personer inom neuropsykiatri och ungdomsverksamhet. Det har skett en regelbunden samverkan mellan enhetsledarna och samordnaren för LSS-handläggarna. På senare tid har representanter från personalgruppen på Bällsta deltagit i samverkansmötena och de nya LSS-handläggarna har besökt Bällsta.
VALLENTUNA KOMMUN SID 7/8 7. Information Syfte: Kunna ge tydlig och ändamålsenlig information till kunder och anhöriga. Mer information till föräldrar Ett par gånger per år skickas Bällsta-nytt ut till föräldrar. I bladet presenteras pågående teman och eventuell ny personal. Föräldrarna får även löpande information om saker av praktisk natur via mejl eller brev. Inför varje helgvistelse skickar teamen ut så kallade helgbrev till samtliga ungdomar som är upplagt utifrån färgpedagogik. Brevet innehåller enkla bilder och kort skriftlig information. Uppdaterad hemsida Hemsidan för Åbyvillan har uppdaterats och där återfinns relevant information om verksamheten. Nya föräldrar och ungdomar får information om att verksamheten arbetar med metoden Ett självständigt liv (ESL), detta kommer framöver även att beskrivas på hemsidan. Återstående utvecklingsarbete 1. Kompetensförsörjning Syfte: Säkerställa att enhetsledare och övrig personal har rätt kompetens på kort och lång sikt. Rekrytering av stödpedagoger På Bällsta ska alla nya anställningar uppfylla krav på stödpedagog, dvs. ha relevant högskoleutbildning (minst 60 hp), alternativt yrkeshögskoleutbildning (200 yhp). Det pågår för närvarande rekrytering av en stödpedagog som aktivt ska arbeta med metodutveckling och övriga utvecklingsfrågor. Lära av goda exempel Medarbetarna inom de olika verksamheterna skulle ha mycket att vinna på att i högre grad utbyta erfarenheter och lära av varandra. Korttidshemmet Åbyvillan har exempelvis under många år haft kommunens lägsta sjukfrånvaro, höga siffror i arbetsmiljöenkäter, hög närvaro, engagerade medarbetare och nöjda föräldrar och ungdomar. Erfarenhetsutbytet bör underlättas av att verksamheterna nu ligger under samma enhetsledare och verksamhetschef. 2. Uppdrag Syfte: Tydliggöra verksamheternas uppdrag samt individuppdrag. Ta fram verksamhetsuppdrag Avdelningen för verksamhetsstöd har påbörjat arbetet med att ta fram ett verksamhetsuppdrag för korttidsvistelse och korttidstillsyn. Uppdraget kommer att utgå från de krav som ställs på privata utförare och lämnas till verksamheterna när pågående upphandling av korttidsvistelse och korttidstillsyn är slutförd. Verksamhetsuppdraget planeras att gälla från och med 1 juli 2016.
VALLENTUNA KOMMUN SID 8/8 Tydliggöra och uppdatera beslut och individuppdrag Det finns sedan länge ett önskemål från verksamheterna om att förtydliga beslut och individuppdrag från Myndighetsavdelningen. Uppdragen är stundtals inaktuella och innehåller ibland tydliga sakfel såsom fel namn på ungdomen. Arbete kring detta pågår men behöver utvecklas ytterligare. 3. Information Syfte: Kunna ge tydlig och ändamålsenlig information till kunder och anhöriga. Ta fram trycksaker om verksamheterna Det saknas idag information om verksamheterna i form av trycksaker. Detta kommer att utvecklas tillsammans med Socialförvaltningens kommunikatör och Myndighetsavdelningen. 4. Ekonomistyrning Syfte: Ge bättre möjlighet att styra och anpassa ekonomin utifrån ändrade behov och förutsättningar. Införa resursfördelning Ett förslag till resursfördelningsmodell kommer att tas fram. Planerad implementering är årsskiftet 2016/2017 inför kommande införande av LOV inom korttidsvistelse och korttidstillsyn.