Divisionernas månadsrapporter April 2016

Divisionernas månadsrapporter Mars 2016 Divisionernas månadsrapporter April 2016 Divisionernas månadsrapporter Augusti 2016 Divisionernas månadsrapporter September 2016 Divisionernas månadsrapporter Oktober 2016

Månadsrapport Närsjukvården Resultatutveckling Divisionen redovisar ett underskott med 80 mkr, vilket är en försämring med 1 mkr jämfört med föregående år. Divisionen har i sin handlingsplan som mål att reducera kostnaderna med 148 mkr under 2016. För måluppfyllelse krävs att divisionen per april månad redovisar ett underskott med högst 42 mkr. Periodens resultat avviker med minus 38 mkr. De planerade sparåtgärderna har gett effekt motsvarande 19 mkr vilket är minus 13 mkr mot uppsatt mål per april (32 mkr). Utöver åtgärder i den ekonomiska handlingsplanen har divisionen lägre kostnader/högre ersättningar för ett antal poster vilket förbättrat resultatet med 13 mkr. Hittills är kostnaderna för köp av riks- /regionsjukvård lägre än förra året och kan bero på en tillfällig variation av utomlänsvård. För högt beräknade kostnader för ej diagnossatta vårdtillfällen i bokslut 2015 motsvarande 3 mkr är återförda under 2016, vilket också bidragit till det positiva resultatet. Resultatförbättringen uppgår totalt till 6 mkr. Minskat köp av privatvård (besök hos privata sjukgymnaster och läkare) har förbättrat resultatet med 3 mkr. Även högre vårdvalsersättningar inom primärvård visar en resultatförbättring med 3 mkr. Kostnader för sjukvårdsmaterial visar resultatförbättring med totalt 1 mkr och avser i huvudsak elektromedicinskt material (baksträngar och pacemaker). Kostnadsökningar har också försämrat divisionens resultat med 38 mkr. Divisionens övergripande problem är främst att rekrytera och behålla sjuksköterskor på vårdavdelningar och den alltmer stora bristen på allmänläkare inom primärvården. Höga kostnader för inhyrd personal, övertid, vikarier och introduktion av nya medarbetare vägs mot inhyrd personal eller reducering av vårdplatser. Övertidsarbetet i divisionen motsvarade under april månad totalt 79 årsarbetare. Kostnaden för egen personal har försämrat resultatet med 19 mkr. Inhyrd personal har också i högre utsträckning anlitats under april månad. Det är främst för att täcka läkarbristen inom primärvår- 1

den. Ett antal hälsocentraler är helt utan ordinarie läkare och måste förlita sig på stafetter för att klara sitt åtagande. Även specialister inom internmedicin och psykiatri är i behov av stafetter som till stor del planeras att fasas ut under 2017. Resultatförsämringen uppgår till 11 mkr för inhyrd personal. Läkemedelskostnader inklusive rabatter och statsbidrag har försämrat resultatet med 4 mkr. De största kostnadsökningarna finns inom cancerläkemedel inom hematologi och lungcancer samt för biologiska läkemedel vid neurologiska sjukdomar. Samtidigt minskar kostnader för biologiska läkemedel för reumatiska och gastroenterologiska sjukdomar som är en följd av att patenten för dessa läkemedel upphört. Prognos Prognosen för divisionen visar på ett underskott med 213 mkr, vilket är en resultatförbättring med 57 mkr jämfört med 2015 (270 mkr). Underskotten är i stort hänförliga till personalkostnader för egen och inhyrd personal, läkemedel och lab. Sparåtgärder har sänkt kostnaderna med 49 mkr, men högre kostnader för personal (23 mkr) och lägre ersättning för medicinskt färdigbehandlade (6 mkr) har försämrat resultatet. Resultatförbättring uppvisas bland annat för köp av riks- och regionsjukvård (16 mkr) samt läkemedelsrabatter (20 mkr). Luleå-Boden: Har i sin handlingsplan som mål att reducera kostnaderna med 76 mkr jämfört med 2015. Prognosen pekar på en avvikelse med 59 mkr mot uppsatt resultatmål. Av de planerade sparåtgärderna kommer 17 mkr effektuerats enligt prognos. Orsaken är att arbetet med effektiva vårdprocesser inom öppen-/slutenvård inte ger några kostnadsminskningar under 2016. Strukturförändringar inom primärvården i Luleå pågår men är ett långsiktigt arbete. Kostnadsökningar prognostiseras i form av högre personalkostnader för egen och inhyrd personal. Köp av riks-/region uppvisar resultatförbättring. Kiruna: Har i sin handlingsplan som mål att reducera kostnaderna med 17 mkr jämfört med 2015. Prognosen pekar på en avvikelse med 17 mkr mot uppsatt resultatmål. Av det planerade sparåtgärderna kommer 5 mkr att 2

effektueras enligt prognos. Reducering av vårdplatser för att minska bemanningskostnader är genomfört från och med 1 f ebruari. Inom det akuta omhändertagande pågår en översyn av verksamheten på IVAK och inga åtgärder är beslutade. Kostnadsökningar prognostiseras i form av högre personalkostnader för egen och inhyrd personal. Gällivare: Har i sin handlingsplan som mål att reducera kostnaderna med 11 mkr jämfört med 2015. Prognosen pekar på en avvikelse med 14 mkr mot uppsatt resultatmål. Av de planerade sparåtgärderna kommer 5 mkr att effektueras enligt prognos. Uppdraget att minska inhyrda sjuksköterskor inom internmedicin har inte gått att genomföra på grund av personalsituationen. Enligt prognosen så kommer kostnaderna för inhyrda sjuksköterskor att reduceras med 70 procent. Kostnadsökningar prognostiseras i form av högre personalkostnader för egen personal samt lägre vårdintäkter. Piteå: Har i sin handlingsplan som mål att reducera kostnaderna med 28 mkr jämfört med 2015. Prognosen pekar på en avvikelse med 15 mkr mot uppsatt resultatmål. Av de planerade sparåtgärderna kommer 19 mkr att effektueras. Översynen av den rättspsykiatriska verksamheten beräknas bli klar i år. Inom vuxenpsykiatrin pågår omstrukturering och åtgärderna är fullt ut genomförda efter sommaren. Lägre utomlänsintäkter för rättspsykiatriska patienter är orsaken till att resultatmålet inte uppnås. Kalix: Har i sin handlingsplan som mål att reducera kostnaderna med 11 mkr jämfört med 2015. Prognosen pekar på en avvikelse med 9 mkr mot uppsatt resultatmål. Av de planerade sparåtgärderna kommer 1 mkr att effektueras enligt prognos. Översyn av vårdplatser och bemanningsplanering har ännu inte påbörjats. Kostnadsökningar finns för inhyrda läkare. Divisionsgemensamt: Enligt handlingsplanen ska kostnaderna reduceras med 4 mkr jämfört med 2015. Prognosen pekar på en avvikelse med 7 mkr mot uppsatt resultatmål. Översyn pågår av olika aktiviteter /åtgärder. Åtgärder på kort sikt Prognosen visar att endast 30 procent av de målsatta åtgärderna enligt den ekonomiska handlingsplanen kommer att uppnås under året samtidigt som kostnaderna inom andra områden ökar. Med anledning av resultatet för tertial 1 och redovisad årsprognos har divisionschefen haft ett antal möten med närsjukvårdscheferna enskilt och tillsammans, med fokus på att vidta åtgärder för att minska kostnaderna. Verksamheterna har lagt en prognos utifrån de förutsättningar och den kännedom de har om verksamheten. Bedömningen är att det inte är korrekt att revidera prognosen utan verksamheterna uppmanas att redovisa en prognosförbättring till nästa tertialrapport. Följande åtgärder har närsjukvårdscheferna nu i uppdrag att omgående genomföra för att minska kostnaderna: Tydligare direktiv avseende schemaläggning på vårdavdelningar. Detta ska resultera i ökad produktivitet, mindre övertid och minskat behov av vikarier. Detta ska även förbättra arbetsmiljön på våra vårdavdelningar. De enheter som har möjlighet ska schemaläggningen omfatta större vårdområde än den egna avdelningen. Övertiden ska minska motsvarande 10 mkr. Att införa expertvårdplanerare för att säkra att patienter vårdas på rätt vårdnivå. Vårdplanering kan göras av annan kompetens än 3

sjuksköterska. Gällivare kommer att vara pilotområde för övriga närsjukvårdsområden. Minska produktionsbortfallet i vården genom att erbjuda utbildningar via video i mycket högre utsträckning än idag. Alla utbildningar och möten inom division närsjukvård ska erbjudas via distans. Önskemål finns att övriga inom landstinget arbetar på samma sätt. Förbättra tillgängligheten och uppfylla målet för vårdgaranti. För att underlätta och stödja planeringen ska produktivitetsmått månadsvis redovisas per yrkesgrupp inom öppenvården. Se över och effektivisera jour-/beredskapslinjer för att minska kostnaderna. En bättre samverkan mellan samjour och primärvårdsjour. Rekrytera utlandsutbildade läkare från Norrbotten Genomföra strukturförändringar inom primärvården. Sammanslagning av hälsocentraler för att minska sårbarhet och kostnadsökningar. Även se över och förändra nivån på jouruppdraget i Luleå. Göra klart patienter innan överlämning av patientansvar till nästa vårdnivå. Rabatter för TNF alfa-hämmare. Osäkert i dagsläget om nivån på rabatten. Enligt ny uppgift från läkemedelsenheten uppskattas rabatten att uppgå till 8 mkr inför T 2 och ytterligare 10-12 mkr inför T3. Prognosen har justerats för minskad övertid och läkemedelsrabatter med 30 mkr, vilket innebär att underskottet har förbättrats utifrån den prognos som verksamheterna har lagt. Inför tertial 2 ska prognosen justeras utifrån ovanstående direktiv på respektive närsjukvårdsområde. Ekonomisk handlingsplan Utifrån direktiv från landstingsledningen har division Närsjukvård i uppdrag att vidta åtgärder som sänker kostnaderna med 148 miljoner kronor för att under 2016 minska underskottet till minus 122 mkr. I divisionsplanen beskrivs de olika aktiviteter som ska genomföras inom de olika verksamheterna. Utfallet per april visar att divisionen reducerat sina kostnader med 19,4 mkr av de beräknade 32,0 mkr. Resultaten följs upp i dialoger med varje närsjukvårdschef. Sparkrav helår 2016 Sparkrav period 2016 Utfall period 2016 Spar Prognos 2016 Verksamhet aktivitet / åtgärd Akutsjukvård 7 500 2 250 351 1 220 Ledningsorganisation, översyn 500 250 351 520 Struktur intensivvård 1 000 0 0 700 Översyn IVAK 6 000 2 000 0 0 Internmedicin 71 875 7 710 5 365 14 780 Fotvård Kiruna, översyn 500 242 116 224 Inhyrd personal 7 900 2 633 2 474 6 410 Översyn processer slutenvård 26 775 0 0 0 Översyn processer öppenvård 11 225 0 0 0 Reducera vårdplatser 5 300 1 767 0 0 4

Reducera vårdplatser, Kiruna 5 300 1 767 766 2 610 Rehabilitering sammansatta behov -375-125 -379-188 Rekvläkemedel tumörer 11 100 0 607 2 000 Somatisk vård översyn, Piteå 1 245 415 184 819 Somatisk öppenvård, översyn 255 128 122 255 Spar från 2015 2 650 883 1 474 2 650 Divisionsgemensamt 4 099 1 009 124 996 Arbetsorganisation, översyn 1 150 383 124 996 Bassänger 1 071 0 0 0 Inhyrd personal, pv -3 393-1 131 0 0 Palliativa vårdprocessen, översyn 1 000 333 0 0 Rehabilitering sammansatta behov 1 375 458 0 0 Spar från 2015 1 450 483 0 0 Strokevårdprocessen, översyn 1 000 333 0 0 Strukturförändringar hc 446 149 0 0 Primärvård 39 726 11 987 8 702 18 327 Filialverksamhet 548 61 6 328 Inhyrd personal 12 279 4 093 4 706 8 705 Jour- och beredskapslinjer 1 600 533 0 0 Strukturförändring jourcentral 5 300 1 283 831 2 709 Strukturförändringar hc 19 999 6 016 3 159 6 585 Psykiatri 23 200 8 273 4 449 11 650 Bemanningsplanering, slutenvård 1 600 533 143 400 Effektivisera psykiatriska vårdprocessen, öpv 7 400 2 467 372 4 250 Inhyrd personal 13 200 4 940 3 257 6 000 Rättspsykiatriska vårdprocessen 1 000 333 678 1 000 Riks- o reg 2 000 667 360 2 000 Ätstörningsvård, hemtagning 2 000 667 360 2 000 Totalt 148 400 31 896 19 351 48 972 Akut omhändertagande: Sparet avser i huvudsak en förändrad struktur på intensivvården på Kiruna sjukhus. En översyn av målsättning, kompetensprofil och struktur görs och ska vara klar innan sommaren. I avvaktan på översyn så kan konsekvenser och ekonomisk effekt ännu inte redovisas. Genomförandet av ekonomiska åtgärder i Gällivare går enligt plan. En bättre bemanningsplanering medför att kostnader för inhyrd personal på IVAK i Piteå kommer att minska från och med september. Internmedicin/rehab: Inom Luleå-Boden är åtgärder från 2015 års ekonomiska handlingsplan genomförda. Reuma klarar sin bemanning utan läkarstafetter från första 1 jan 2016 och vårdhygien reducerar sina kostnader enligt plan. Översyn av vårdprocesser pågår. Klinikerna fokuserar på rätt diagnossättning/kodning och granskning av ytterfall för att säkerställa mer effektiva vårdprocesser. Under hösten genomförs en utbildningsdag för läkargruppen i länet för att säkerställa en god kvalitet i sjukdomsklassificering. Inom specialistsjukvården ska produktivitetsmätningar påbörjas innan sommaren. Reducering av vårdplatser i Kiruna är genomförd från 1 februari. Gällivare har minskat inhyrda sjuksköterskor men inte fullt ut enligt plan. För att klara verksamheten altenneras minskning vårdplatser och extremt mycket övertid. I Kalix har översyn av vårdplatser och bemanningsplanering 5

ännu inte påbörjats. En förhandling är påbörjad med länssjukvården när det gäller översyn av kostnadsfördelning av rekvisitionsläkemedel. Primärvård: Hälsocentralerna har totalt reducerat kostnader för inhyrd personal enligt plan. I Luleå planeras för att tillgängligheten under jourtid ska minska och istället öka resurserna under dagtid. Det nya arbetssättet ska genomföras inför sommaren. Även samplanering mellan hälsocentralerna om vissa verksamheter pågår i Luleå. Avveckling av primärvårdsjour och beredskap till en gemensam samjourslösning i Kiruna är ej effektuerad. Utredning om sammanslagning av Kalix och Grytnäs HC pågår och en politisk beredning sker under hösten. Effekten av genomförd sammanslagning till Hällans HC följer plan. Vuxenpsykiatrin: Effektivisering av den psykiatriska vårdprocessen i Piteå går enligt plan. En ökad produktivitet i kombination med effektivare personalbemanning kommer att leda till minskade kostnader från september månad. Luleå-Boden har problem med sköterskebemanningen inom slutenvården och tvingas nyttja inhyrda i större utsträckning än planerat. I Piteå har neddragning av inhyrda påbörjats. Översyn av den rättspsykiatriska vårdprocessen pågår. Divisionsgemensamt: Här finns ett antal åtgärder som berör flera närsjukvårdsområden. Översyn av bassänger och reducerade hyreskostnader får ej effekt under året. I avvaktan på beslut kan kostnaderna reduceras från 2017. Stabsöversyn är inte påbörjad. Riks- och regionsjukvård: Hemtagning av ätstörningsgsvården är i stort sett genomförd. Ekonomiska effekter av åtgärder mot inhyrd sjukvårdspersonal En årsplan på kliniknivå för minskning av inhyrda är upprättad med rak periodisering över året. Det är svårt att göra annan periodisering då behovet av inhyrd personal varierar över året och att månadsvis analysera utfallet mot sparplan Jämförelse med föregående år är lika viktigt att beakta. Verksamhet Spar helår 2016 Spar period 2016 Utfall spar ack. 2016 Prognos 2016 Akut omhändertagande 0,0 0,0 0,0 0,0 Internmedicin/rehab 7,9 2,6 2,5 6,4 Primärvård 8,9 3,0 4,7 8,7 Vuxenpsykiatrin 13,2 4,9 3,2 6,0 Totalt 30,0 10,5 10,4 21,1 Totalt har divisionen minskat inhyrd personal enligt plan. Andra omständigheter har lett till att divisonen har oplanerade kostnadsökningar för inhyrd 6

personal motsvarande 10,7 mkr under planperioden. Verksamhet akut omhändertagande har inget sparkrav men köper för 2,7 mkr mer än föregående år. Internmedicin har köpt för 4 mkr, länspsykiatri 1 mkr och primärvård 3,7 mkr mer än planerat. Vuxenpsykiatri har reducerat 0,6 mkr utöver plan. Intäkter Övriga intäkter prognostiseras minska med 17 mkr jämfört med föregående år. Det är främst färre vårddagar för medicinskt färdigbehandlade patienter (6 mkr) samt vårdavgifter från andra huvudmän för rättspsykiatriska patienter (5 mkr). Bristen på sjuksköterskor innebär att vi måste prioritera rättspsykiatriska patienter från Norrbotten och vi säljer mindre utomlänsvård. Patientintäkter beräknas bli lägre (3mkr). Kostnader Inhyrd sjukvårdspersonal beräknas minska med 13 mkr. Det är ett netto för både genomförda spar inom vissa verksamheter samt ökat behov inom andra verksamheter. 7

Investeringar Kommentar Utfall 2016 Beräknad Typ av investering (Mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 Utfall beslut före 2016 Utfall Summa årsprognos för investeringar Inventarier 18,01 4,1 0,6 4,7 18,0 Närsjukvården totalt 18,01 4,1 0,6 4,7 18,0 Arbetad tid - årsarbetare Totalt arbetad tid (exkl j/b) omvandlat till årsarbetare Divisionen hade tidigare en resursenhet vilken har 2016 övergått till division service Bemanningsenheten. Dessa personer är inte anställda i divisionen men arbetar fortfarande i divisionens verksamheter. 8

Total arbetad tid ligger i paritet med föregående års resultat, en viss ökning den senaste månaden. På en rullande 12-månadsreperiode ser vi att totalt arbetade tid ökar med 69 årsarbetare. Antalet läkare har ökat med 5 tillsvidareanställda arsbetare (från 338 tillsvidare till 343), läkarvikarier har ökat med 10 årsarbetare (från 53 till 63). Ökning på vikarier är främst i Luleå/Boden. Antalet sjuksköterskor har ökat med 23 tillsvidareanställda årsarbetare (från 1305 till 1328) och minskad med 30 vikarier (från 92 till 62). Antalet undersköterkor har minskat med 24 tillsvidareanställda årsarbetare (från 739 till 715) och för vikarier har vi ökat med 11 årsarbetare (från 80 till 101.) Åtgärder: Förbättringsprojekt pågår för att förändra arbetssätt i vården, bland annat att se över vårdprocesser för att skapa struktur och trygghet samt att öka produktiviteten och därmed effektiviteten i organisationen. Ett strategiskt arbete med att förbättra resursplaneringen ska genomföras i närtid för att förbättra schemaläggning samt förläggning av arbetstider utifrån vårdbehovet. Kiruna Bemanningsproblem i kombination med långtidssjukskrivningar har påverkat utfallet. Gällivare Många nyanställda inom psykiatrin och fler patienter. Utifrån kraven på ökad produktion har en överanställning skett som därmed minskat övertiden. Akut omhändertagande har förändrat arbetssättet vid genomförande av högre kompetens i samjouren. Piteå Arbetet inom somatisk slutenvård visar på lågt antal arbetade timmar per vårddygn, kostnadseffektivitet. Produktiviteten inom vuxenpsykiatrin beräknas öka from hösten 2016 genom det förändringsarbete som genomförts. Kalix Inom akut omhändertagande har antalet arbetade timmar ökat beroende på ökat patientinflöde. Inom primärvården har antalet ambulansuppdrag ökat nattetid, vilket påverkat även övertiden. Luleå/Boden Verksamheten balanserar bristen på framför allt sjuksköterskor inom specialistvården med minskat antal disponibla vårdplatser. Inom primärvården är bristen stor på distriktsläkare varför inhyrd personal ökat. Ett arbete med att se över resursplanering för att öka tillgängligheten under dagtid. 9

Övertid (exkl j/b) omvandlat till årsarbetare Inom samtliga närsjukvårdsområden ökar övertiden. Orsaker till detta är bland annat bemanningsproblematik, svårighet att rekrytera och behålla medarbetare och kraven att minska antalet inhyrda medarbetare. Den ökade sjukfrånvaron är också en orsak till den ökade övertiden. På en rullande 12- månadersperiod ser vi att övertiden omvandlat till årsarbetare har ökat med 16 personer. Kiruna Akut omhändertagande har haft långtidssjukskrivningar som gjort att de haft fler personer på övertid. Inom medicin har en neddragning av personal skett men beläggningsgraden har ökat. Fallrisken har varit stor och därför har extra personal fått sättas in. Gällivare Inom internmedicin har de anlitat färre inhyrda sjuksköterskor, men har vakanser som i sin tur påverkat ett ökat övertidsuttag. För att hantera bemanningssituationen kortsiktigt kommer fler inhyrd personal att bli aktuell. De kommer att kontinuerligt arbeta med att förflytta arbetsuppgifter mellan samtliga yrkeskategorier. Piteå Närsjukvårdsområdet har en stor sjuksköterskebrist vilket har gjort att ordinarie personal har fått ökad övertid. IVAK har haft omvårdnadskrävande patienter, utbildningsinsatser och flera vakanta tjänster. Strukturförändringar inom psykiatrin i samband med korttidssjukskrivningar har haft stor inverkan på resultatet. Rekryteringsinsatser pågår och problematiken löser de på kort sikt genom inhyrd personal. Kalix Den största orsaken bakom det höga övertidsuttaget är kopplat till att ambulanspersonalen haft många körningar nattetid samt ökade beredskapskostnader mellan 01.00-06-30. Luleå/Boden Det är stor variation i verksamheten. Totalt sett på närsjukvårdsområdet ökar övertiden för medarbetarna. Rekryteringsmöjligheterna påverkar till största del utfallet av övertid. På akutmottagningen har de lyckats med rekryteringar och har låg övertid. Psykiatrin har ett högre utfall av övertid pga. en konstant hög vårdtyngd och att ett rekryteringsbehov kvarstår. Planering av insatser ska startas upp för att skapa bättre möjlighet till kompetensförsörjning för att kunna rekrytera och behålla medarbetare. En bättre kommunikation behövs mellan verksamheterna för att ha bättre kontroll på övertidsuttag då många arbetar på flera olika arbetsplatser för att säkerställa en god arbetsmiljö. 10

Antal anställda Antalet anställda Antalet anställda ligger i ungefär samma nivåer som föregående år, en viss ökning i Kiruna, Kalix samt Luleå/Boden. Verksamheterna ser att även om vi lyckas rekrytera är det svårt att behålla medarbetare. En hög omsättning av personal medför även ett tapp på erfaren kompetens samt fler upplärningstillfällen. Åtgärder: En gemensam analys behöver göras för att få en översikt av den bemanningsnivå som behövs utifrån det vårdbehov som ska uppfyllas Förbättra processerna inom kompetensförsörjning för att säkerställa att vi anställer rätt kompetens, RAK rätt använd kompetens Åtgärder för att behålla medarbetare är t ex förbättrad arbetsmiljö, patientnära karriärvägar och möjligheter till kompetensutveckling, Se över handledning för nyanställd personal så att alla medarbetare ska erbjudas en bra introduktion Kompetensväxling/Uppdragsväxling Införandet av VNS Utökning av intag av sjuksköterskestudenter till LTU och handledning för studenterna Utveckla utlandsrekryteringsprocessen Kommande åtgärder att se över stukturer för schemaplanering Kiruna I paritet med föregående år, en viss minskning av vikarier mot för föregående år. Gällivare Situationen varierar mycket mellan verksamheterna. Vissa enheter har låg personalomsättning men det finns vakanser som är svåra att tillsätta. Piteå Antalet timvikarier har ökat inom länsgemensam psykiatri på grund av omställningskostnader i samband med neddragningen samt att IVAK och psykiatrin har haft omvårdnadskrävande patienter. 11

Kalix Orsakerna hänförs till den ökade flyktingmottagningen och i slutenvården är upplevelsen att det finns för få undersköterskor och sjuksköterskor för att klara av den vård som efterfrågas. Stor läkarbrist finns inom primärvården där en åtgärd är kompetensväxling som lett till ökat antal sjuksköterskor och undersköterskor. Behov finns av en NLL-gemensam genomgång av bemanningstalen för att tillgodose den vård som efterfrågas. Luleå/Boden Akutmottagningen har infört en ny arbetstidsmodell vilket har medfört ökat antal anställda, men gett positiva arbetsmiljöeffekter i och med att övertiden har minskat och både korttidssjukfrånvaron och långtidssjukfrånvaron har minskat. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har ökat, främst långtidssjukfrånvaron inom Gällivare, Piteå och Luleå, medan Kalix och Kiruna har sjukfrånvaron minskat. Handlingsplaner finns för rehabiliteringsåtgärder och insatser inom HR. Långsiktiga åtgärder: Informationstillfällen och arbetsplatsträffar med tema Organisatorisk och social arbetsmiljö. Att tydliggöra uppdraget, se över krav och resurser, prioritera arbetsuppgifter och sätta in åtgärder vid hög arbetsbelastning samt skapa ett klimat som motverkar kränkande särbehandling. Se över schemamodeller för att nå bättre återhämtningsmöjligheter.. Fokusera på att ha hälsosamma arbetsplatser med bra arbetsmiljö inom närsjukvården. Kiruna En minskning av både korttidssjukfrånvaron och långtidssjukfrånvaron. Gällivare Långtidsjukfrånvaron har ökat. En ovanligt hög sjukfrånvaro under våren har påverkat resultatet. Ett aktivt rehabiliteringsarbete pågår med de långtidssjukskrivningar som finns. Piteå Långtidssjukfrånvaron har ökat. Många korttidsjukskrivningar inom psykiatrin pga. omorganisation. På medicin/rehab har arbetsrelaterade sjuk- 12

domar ökat. Arbete med anpassade arbetsuppgifter, tidig kontakt och rehabiliteringsplaner finns framtagna. Kalix En minskning av både korttidssjukfrånvaron och långtidssjukfrånvaron. Enstaka längre sjukskrivningar påverkar resultatet stort. Långtidssjukfrånvaron inom slutenvården är inte arbetsrelaterad. Anpassade arbetsuppgifter och rehabiliteringsplaner finns framtagna. Luleå/Boden Ökat på både korttidssjukfrånvaron och långtidssjukfrånvaron. Stor variation finns inom de olika verksamheterna. Att minimiera ohälsosamma arbetsplatser är ett prioriterat mål. Frisknärvaro 20150501-20160430 Mått för måluppfyllelse Frisknärvaro* 71,8% 71% * andel medarbetare med max 5 dagar sjukfrånvaro per 12 mån period Alla närsjukvårdsområden har en frisknärvaro högre än målet på 70 %. Totalt i divisionen är frisknärvaron på 71,96 %, varav kvinnor 71 % och män 76,41%. Vårt fokus är att alla medarbetare förblir friska och har ett hållbart yrkesliv. Produktion Öppenvård Slutenvård Divisionen har för avsikt att göra en mer omfattande analys av produktionen, med fokus på effektivt resursutnyttjande inom akutomhändertagande och öppenvården. 13

Tillgänglighet division Divisionen når inte tillgänglighetsmålet avseende nybesök till läkare inom 60 dagar. Andelen väntande och genomförda besök ligger på ungefär samma nivå och följer samma trend som motsvarande period föregående år. Tillgänglighet närsjukvårdsområde KC Hjärtsjukvård har förbättrat tillgängligheten från november 2015. Det är främst på grund av en förbättrad bemanning av specialister, men beror även på utökade rondområden, bättre framförhållning i bokning samt att KC:t tagit in en kardiologkonsult. KC Infektion/Hud/Lunga/Reuma lyckas inte uppnå kraven på god tillgänglighet. Det är främst inom lungsjukvård, där även den största volymen av patienter finns, det är problematiskt att uppnå målet. Bristen på lungläkare är främsta orsaken. Inhyrda anlitas för att öka tillgängligheten. KC:t arbetar aktivt med att effektivisera vårdprocessen, vilket bl.a. kommer leda till att minska antalet remisser men även återbesök och inläggningar. Inom hudsjukvård bedöms remisser vilka resulterar i kort- respektive ordinarie besökstid. Inom reumatisk sjukvård har omfördelning av slutenvård till förmån för mottagningstider skett samt att det pågår kompetensväxling. KC Intermedicin/Geriatrik (njur, mag- och tarm, endo, hema, neuro) har en tillgänglighet motsvarande föregående år. För neurologi pågår kökortning samt förtydligande av samarbetet med primärvården för att tydliggöra upp- 14

drag och ansvar. Bemanningsmässigt ljusnar det då en ny utlandsrekryterad neurolog förväntas producera till hösten samtidigt som föräldraledig läkare kommer åter. Inom gastro råder det också brist på läkare, då de av olika anledningar inte arbetar fullt ut vid gastrosektionen i Sunderbyn. Läkarbemanningen ser dock bättre ut resten av året. Endo- och njursektionerna har relativt växlande tillgänglighet av nybesöken beroende på små volymer och fördelning mellan typ av besök/verksamhet. Hema har relativt god tillgänglighet över tid. KC Rehabiliteringsmedicin (smärta) arbetar inom mottagningsverksamheten med produktions- och kapacitetsplanering. Smärtrehab arbetar med att förändra strukturen för bedömning för att effektivisera vårdprocesserna. Inom vuxenpsykiatrin pågår förändring av Luleå närpsykiatris arbetsorganisation och arbetssätt. Parallellt med det sker en översyn av fördelning av personalresurser och ökat krav på produktion för samtliga närpsykiatrier. Produktionsplanering pågår inom vid de flesta enheterna vid Sunderby sjukhus men kommer att intensifieras under året. Allmän internmedicin har periodvis haft brist på läkare. Inhyrd kardiologkompetens har därför hyrts in för att täcka upp men tillgänglighetsmålet nås inte även om trenden är ökande. Vuxenpsykiatrin uppfyller målen och har haft en jämn tillgänglighet under lång tid. 15

Målsättningen för väntande till nybesök uppnås de första månaderna medan de faktiska besöken ligger något därunder. Det förklaras av en liten kliniks sårbarhet vid frånvaro, då akut och slutenvård prioriteras. Trenden i Kalix har varit uppåt sedan hösten 2015 för tillgängligheten till nybesök. Arbete har skett med produktionsplanering, kompletterat med inhyrd kardiologkompetens samt kompetensväxling. Allmän internmedicin har hyrt in specialister för att möta behovet av tillgänglighet. Avdelningarna arbetar även med kompetensväxling genom att vidareutbilda sjuksköterskor till skopist, hjärtekokardiografiundersökning samt pacemaker ekokardiografiundersökning. Verksamheten använder sig av kapacitetsplanering och följer kontinuerligt sitt resultat. Vuxenpsykiatrin har generellt nått tillgänglighetsmålen. Under 2016 med mindre bemanning men ökad produktivitet. 16

Genomförda behandlingar har legat i nivå med tillgänglighetsmålet sedan verksamheten startat upp ett nytt pacemakerlaboratorium. Oplanerade återinskrivningar Andel oplanerade återinskrivningar fortsätter långsamt att minska. Målsättningen är en minskning med 10 procent jämfört med 2013 års nivå per närsjukvårdsområde. Det är många olika omständigheter som driver förändringen men när det gäller kopplingen till förstärkt utskrivning så är patientvoly- 17

merna alltför små för att utfallet ska påverkas. Det finns inte heller något tydligt samband mellan antalet samordnade individuella planer (SIP) vid en hälsocentral och andel återinskrivningar av listade patienter. Många olika insatser som bidrar till att trygga patienten i hemmet kan på längre sikt påverka andel återinskrivningar i slutenvård. Styrkort Medborgare Landstingsstyrelsens delmål: Högt förtroende för verksamheten Goda livsmiljöer En jämlik och jämställd hälsa Indikator Mål indikator Andel med stort förtroende för våra vårdgivare PUK > 90 Riskbedömning avseende 60% levnadsvanor vid depression, ångest och sömnstörning Riskbedömning avseende 60% levnadsvanor vid ischemisk hjärtinfarkt Riskbedömning avseende 60% levnadsvanor vid akut stroke Riskbedömning avseende 60% levnadsvanor vid diabetes, hypertoni och övervikt Riskbedömning avseende 60% levnadsvanor vid schizofreni, schizotypa störningar och vanföreställningssymptom. Förstämningssyndrom Symbol Utveckling Data från 2014 Förtroende Över åren har resultaten vid patientundersökningar varit stabila och i nivå med riket. Verksamheterna återför och har dialog kring resultat från den nationella patientenkäten (senaste 2014) på exempelvis arbetsplatsträffar och planeringsdagar. Några använder även resultatet till marknadsföring ut mot patienterna. Andra exempel där verksamheterna på olika sätt arbetar med att bygga eller bevara förtroendet; Samarbeten/möten med patientorganisationer, samhällsrepresentanter i närmiljön, öppet hus för dialog, men också aktivt arbete med tillgängligheten, läkemedelsgenomgångar/-berättelser, användande av teach-backmetoden och förbättra kontinuiteten. Riskbedömningar levnadsvanor 18

Riskbedömningar avseende levnadsvanor görs inom flera områden. Vissa verksamheter har uppmärksammat att det varit oklart hur dokumentationen ska ske, samt i vissa fall inte varit tekniskt möjligt, med följden att allt arbete med levnadsvanor inte syns i statistiken. Utbildning och informationsinsatser genomförs och arbeten med att se över att rätt sökord används och hur dokumentation ska ske kommer att göras. Verksamhet Landstingsstyrelsens delmål: En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet En säker och kunskapsstyrd verksamhet God samverkan intern och externt Personcentrerad hälso-och sjukvård och kundorienterad service Indikator Telefontillgänglighet, Primärvård 0:an Läkarbesök inom sju dagar, Primärvård 7:an Andel som nås av vägambulans inom 30 min vid prio 1- uppdrag Dokumenterade vårdprocesser Andel läkemedelsgenomgångar för listade patienter 75 år med 5 läkemedel uthämtade senaste året Andel läkemedelsgenomgångar för patienter 75 år med 5 läkemedel uthämtade senaste året Andel patienter 75 år med 5 uthämtade läkemedel och ett vårdtillfälle inom division Närsjukvård, som har en journalförd läkemedelsberättelse under samma period Andel inneliggande patienter som drabbas av vårdskador - Trycksår - VUVI Antal samordnade individuella vårdplaneringar (SIP) för patienter 65 år -varav andel där patienten/anhörig deltagit i vårdplaneringen Mål indikator 95 % 90 % 90 % 5 st 50 % 50 % 70 % 0 % 0 % Öka 80% Symbol Utveckling 19

Andel patienter som upplever - delaktighet - tillräcklig information >80 % >80 % Avser Akut Tillgänglighet, Primärvården Under första tertialen har 84,5 procent av patienterna kommit fram via telefon samma dag. Spannet bland hälsocentralerna är relativt stort där några hälsocentraler i stort sett besvara samtliga samtal samma dag medan några behöver arbeta för att närma sig målsättningen. Exempel på åtgärder är översyn av schemaläggning, arbete med att öka flexibiliteten i resursutnyttjandet samt arbeta med flöden och patientinformation för att minimera återuppringning. Cirka en tredjedel av hälsocentralerna uppfyller divisionens mål. Andelen patienter som får läkarbesök inom sju dagar är 91 procent under de första fyra månaderna. Hälften av hälsocentralerna klarar målet. Den främsta anledningen till att flera hälsocentraler inte kan erbjuda det är bristande bemanning utifrån det breda uppdrag som åligger hälsocentralerna. Uppgiftsväxling mellan läkare och sjuksköterskor är en del i att förbättra situationen, exempelvis AKS-sköterskor vid glesbygdshälsocentraler. Tillgänglighet, Akut omhändertagande Andelen i divisionen som nås inom en halvtimme är samma resultat som för helåret 2015. Skillnaderna mellan stationerna har att göra med schemaläggning (arbetstid, beredskap), befolkningskoncentrationen samt belastningen på ambulansresurserna i respektive kommun. Under första tertialet har ambulans åkt på 3 115 prio 1-larm jämfört med 2 793 under motsvarande period 2015. En ökning med 11,5 procent. Dokumenterade vårdprocesser Inom division närsjukvård fortgår arbetet med att öka fokusering och förståelse för vårdprocesser. Det har därför genomförts utbildningsinsatser, såväl lokalt som centralt. 18 medarbetare från närsjukvården har deltagit vid del 1 av den landstingsgemensamma processledarutbildningen som hölls i april. I närsjukvårdsområdena pågår ett arbete med att fördela ut processledaruppdrag och det har genomförts ett 20-tal processkartläggningar/värdeflödesanalyser. Dessa inbegriper både delprocesser inom en specifik enhet och några mer omfattande över olika vårdnivåer och kliniker. För att få högre kvalitet på diagnosregistrering och därmed grunddata för KPP, vilket är en del i värdekompassen, har utbildning genomförts för nya kodare och ett kodarnätverk upprättats. I Gällivare har en modell för att säkra kvaliteten i vårddata arbetats fram som nu kommer att spridas till de övriga närsjukvårdsområdena. Även granskning av ytterfall är en del i att identifiera och åtgärda brister i vårdprocesserna. Olika informations- och utbildningsinsatser görs för att förankra det processorienterade arbetssättet i varje NO så att arbetet med processkartläggningar/värdeflödesanalyser införs. För diagnoserna stroke, KOL, hjärtinfarkt, hjärtsvikt och diabetes har divisionen tagit fram värdekompasser med mål 20

och mått för att kunna följa upp arbetet. Kommunikationen har dock inte varit tydlig när det gäller att arbeta med processerna för dessa diagnoser inom varje närsjukvårdsområde, vilket har medfört att arbetet ibland kommit i otakt. Gällivare närsjukvårdsområde har kommit en bit på väg; den lokala ledningsgruppen har utsett processledare och en rutin för återrapportering till ledningen håller på att inarbetas. Exempelvis har förbättringsområden identifierats och åtgärdats i samband med arbetet med den palliativa vårdprocessen. Både landsting och kommun har varit delaktiga då insatser från båda huvudmännen är nödvändig för att uppnå en god palliativ vård och omsorg. För att följa upp arbetet har man tagit fram en värdekompass vars resultat regelbundet följs av ledningen. Divisionen har mycket kvar att lära vad gäller processorienterat arbetssätt men de verksamheter som har kommit igång tycker att det är mycket givande och stimulerande arbete. Exempel på lärdomar så här långt är: Tydlig kommunikation från ledning till verksamhet Uppmärksamma att målsättningar inte blir alltför högt ställda utifrån lokala förutsättningar Inte bara fokusera på kunskap utan även avsätta inplanerad tid för förbättringsarbetet. Rutin för läkemedelsgenomgång och berättelse samt dokumentation Läkemedelsgenomgångar handlar dels om att utföra själva genomgången på ett bra sätt och därefter dokumentera åtgärden korrekt enligt rutin. När det gäller kvaliteten på läkemedelsgenomgångarna så har många verksamheter haft eller kommer att få stöd av apotekare, som erfarenhetsmässigt gett positiva effekter. Överkalix hälsocentral har i år anställt en receptarieutbildad sjuksköterska som har egen mottagning för läkemedelsgenomgångar. De verksamheter som aktivt informerat läkare och läkarsekreterare om var man ska dokumentera har snabbt förbättrat sina resultat vad gäller andel läkemedelsgenomgångar. Dessutom innebär det att nästa vårdnivå vet var de kan få tillgång till den dokumentation och information om patientens läkemedelsordinationer som fordras. Gällivare närsjukvårdsområde är ett gott exempel på hur man genom information kring dokumentationen på kort tid har blivit bästa närsjukvårdsområde i länet. Ingen hälsocentral når målet på 50 procent läkemedelsgenomgångar för listade patienter 75 år med 5 läkemedel, men Jokkmokks hälsocentral är länsledande med 37 procent. Divisionen som helhet har ökat andel journalförda läkemedelsgenomgångar det senaste tertialet från 11,7 procent till 13 procent, vilket är den största ökningen sedan 2014. När det gäller läkemedelsberättelser så klarar både Kiruna och Piteå närsjukvårdsområde att nå målet på 70 procent läkemedelsberättelser för personer i målgruppen. Samtliga kompetenscentran vid Sunderby sjukhus har ansatsen att införa läkemedelsberättelser via patientinformationen (pinf) och har lyckats relativt bra med det. Gällivare närsjukvårdsområde har för avsikt att under året arbeta med att få igång läkemedelsberättelserna i pinf. Den nya divisionsgemensamma rutinen för läkemedelsgenomgångar, läkemedelsberättelser och dokumentation har sannolikt bidragit till att fler patienter har fått 21

en pinf under första tertialet, ytterligare ökning kommer att ske under året samt att dokumentationen har blivit mer enhetlig. Vårdskador Vecka 10, 2016 genomfördes den åttonde nationella mätningen av trycksår i Sverige. I denna mätning deltog i stort sett alla närsjukvårdens slutenvårdsenheter. Totalt identifierades trycksår hos 54 av totalt 349 patienter, vilket motsvarar en andel av trycksår på 15,5 procent. Resultatet av 2016 års PPMmätning av trycksår visade att många patienter hade fler än ett trycksår, äldre personer drabbas i större utsträckning, flest trycksår återfanns i kategori 1-2, vilket tyder på att de uppkommit under sjukhusvistelsen. Att identifiera riskpatienter, riskbedöma och dokumentera patienter i ett tidigt skede samt sätta in förebyggande åtgärder i tid är avgörande för det fortsatta arbetet. Femtio procent av riskpatienterna riskbedöms inom 24 timmar. Positivt är att andelen riskpatienter med förebyggande åtgärder ökat och då framförallt förebyggande madrass där det ses en markant ökning jämnfört med 2015. Påbörjat förbättringsarbete med att förebygga trycksår kommer att fortsätta under 2016. Vidare kommer arbetet med implementeringen och uppföljning av handlingsplanen för trycksår att fortsätta. En dag för förebyggande riksbedömningar är inplanerad i september tillsammans med länssjukvården. Andelen vårdrelaterade urinvägsinfektioner ska över tid elimineras. En minskning har skett under föregående år till en nivå på cirka 2 procent som under första tertialen legat oföränderlig. Samordnade individuella planer (SIP) En mer personcentrerad vård ingår i det processorienterade arbetssätt, som är på frammarsch i närsjukvårdsområdena. Värdet för patienten tvärs över organisations- och huvudmannagränser är grundbulten i arbetet och för att få långsiktighet behöver ledarskapet stödjas och utvecklas. Inom vuxenpsykiatrin i Gällivare närsjukvårdsområde arbetar man processorienterat inom flera diagnosområden vilket även innefattar samverkan med primärvård och kommun. Vid Sunderby sjukhus har vuxenpsykiatrin börjat arbeta enligt Trygg vårdövergång med syfte att säkerställa ett adekvat, säkert och genomtänkt omhändertagande för patienterna. Delaktiga patienter ger ökad trygghet och träffsäkerhet vad gäller insatser och därför anordnar många enheter teach-back utbildningar för personalen. OBS-avdelningarna i Överkalix, Jokkmokk och Pajala har kommit igång med förstärkt utskrivning. Detsamma gäller vissa vårdavdelningar vid Kalix sjukhus och Piteå strokeenhet som har flest patienter som blir uppringda efter utskrivning men det har varit svårt att få spridning till fler vårdavdelningar. Övriga sjukhus har prövat arbetssättet i kortare perioder men saknar följsamhet över tid. Personalläget uppges vara största skälet till varför införandet har gått trögt. Beträffande införandet av trygg hemma så har samtliga närsjukvårdsområden skapat rutiner och arbetssätt kring målgruppen med behov av stärkta insatser, men följsamheten till upprättad rutin varierar. Implementeringen har kommit längst i Gällivare och Kalix närsjukvårdsområde där även flest SIP:ar har utformats. Piteå närsjukvårdsområde har arbetat med samverkan med tillhörande kommuner men har inte använt sig av Meddix ÖV, med un- 22

dantag av Arvidsjaur hc. Under året avser fler hälsocentraler och kommuner i området att ansluta till Meddix ÖV. Antal upprättade SIP under första tertialet 2016 är oförändrat i förhållande till förra året. Betydligt fler patienter har varit delaktiga och fler fasta vårdkontakter har utsetts i samband med upprättandet av SIP enligt registrering i Meddix ÖV. En framgångsfaktor för att komma igång med arbetssättet är att närmsta chef är tydlig med ansvar och ger förutsättningar i form av tid samt att arbetet med lokala användarstöd fortskrider. Det nya lagförslaget Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård innebär att kraven på tillämpning av SIP kommer att öka. Delaktighet och information Divisionen har som långsiktig målsättning att patienten är delaktig i sin vård. Överlag arbetar verksamheterna med resultaten från den nationella patientenkäten (NPE) som genomförs med jämna mellanrum. Det sker vid arbetsplatsträffar, planeringsdagar eller workshops med olika teman. NPE bidrar till att ringa in förbättringsområden. Under senhösten 2015 har mätningar genomförts inom den akuta vården (sjukhusbundna akutmottagningar). Information är den dimension i hela landet som får lägst andel positiva svar av respondenterna och därmed bör prioriteras. Inom divisionens samtliga verksamhetsområden finns en flora av aktiviteter som genomförts eller pågår för att främja information och delaktigheten. Vissa verksamheter, exempelvis Älvsbyns och Haparanda hälsocentraler och länsgemensamma psykiatrin, har bjudit in till öppet hus för information och dialog. Facebooksidor förekommer. Även arbetet med SIP, förstärkt utskrivning/pinf, motiverande samtal och registrering i patientregister förbättrar patienternas delaktighet och information. Medarbetare Landstingsstyrelsens delmål: Lika rättigheter och möjligheter Hållbart arbetsliv Delaktiga och engagerade medarbetare Hälsofrämjande miljö Indikator Antal chefer med fler än 35 direkt underställd personal Andel inhyrda timmar i förhållande till totalt arbetade timmar (ordinarie tid) - Läkare - Sjuksköterskor Övertid i förhållande till totalt arbetad tid Mål indikator 0 <15,4 % <1,7 % <2% Symbol Uteckling Medarbetarindex (Total) 75 Data 2015 23

Förutsättningar för ett väl fungerande ledarskap Det pågår förbättringsarbete inom många olika verksamheter och våra chefer gör ett bra arbete med att klara verksamheternas uppdrag utifrån de resurser och förutsättningar som råder. Insatser genomförs för att utveckla ledarskapet genom att arbeta med värderingar, roller och verktyg för att få rätt förutsättningar att vara ledare och kunna utveckla sina verksamheter. Uppdrag påbörjat kring att stärka enhetschefens roll och i sin förlängning ge rätt förutsättningar för chefer på alla nivåer. Arbeta med processer, vårdflöden för att optimera en god produktivitet och effektivitet i vården. Det skapar även struktur och trygghet för både anställda och patienter. Max 35 medarbetare Andel inhyrda Både andelen inhyrda läkare och sjuksköterskor minskar jämfört med andelen vid årsskiftet. Mer utvecklad analys finns under tidigare avsnitt. Övertid Andelen övertid ökar jämfört med föregående år. Vid första tertialet ligger nivån på 2,34 procent. Mer utvecklad analys finns under tidigare avsnitt. Medarbetarindex Åtgärder för att höja medarbetarindex pågår i samtliga verksamheter. Förbättringsarbeten pågår utifrån medarbetarundersökningens resultat. Det arbetas med värdegrundsarbete, ökad delaktighet hos medarbetarna, högre tillgänglighet av ledningen samt insatser för kompetensutveckling i det dagliga arbetet Insatser för att ha bra ambassadörer i verksamheterna Aktivt arbete med medarbetarna för att se över arbetsmiljön och därmed förbättra arbetssätten inom vården. 24

Månadsrapport Länssjukvården Resultatutveckling Under det första tertialet kan vi se en ökning av antalet vårdtillfällen, sjukvårdande behandlingar och antalet operationer i Sunderbyn och Gällivare jämfört med första tertialet föregående år. Sammantaget har detta medfört ökat antal arbetade timmar i basbemanning samtidigt som ett högt vårdbehov och hög beläggning på exempelvis IVA-platser under första tertialet medfört ökat antal övertidstimmar. Detta har fått till följd att personalkostnaden har ökat jämfört med tertial 1 föregående år. Detta har även resulterat i att kostnaderna för läkemedel och sjukvårdsmaterial har ökat. Kostnadsökningen på läkemedel handlar främst om patientsubventionerade preparat för cancer och ögon. Inom båda dessa områden står divisionen långsiktigt inför ökat antal patienter med anledning av den demografiska utvecklingen. Kopplat till detta ser vi även kraftigt ökande kostnader för patologiska lab-undersökningar jämfört med föregående år. Under första tertialet har divisionen något ökade kostnader för riks- och regionsjukvård. Detta främst på grund av ett kostnadsytterfall avseende ECMObehandling på karolinska vilket kostade 7,6 mnkr exklusive sjuktransport. Divisionen har även något ökade kostnader för sjuktransporter vilket är hänfört till fler flygtimmar för ambulansflyget. Årsprognos Föregående år uppgick divisionens redovisade resultat till -97 mnkr. Tyvärr kan vi konstatera att prognosen för helåret visar ett resultat på -117 mnkr. I jämförelse med divisionens resultatmål på -67 mnkr innebär det stora utmaningar för att nå resultatmålet. Kostnadsökningen beror främst på ökade personalkostnader, ökade kostnader för läkemedel och sjukvårdsmaterial. Under det första tertialet kan vi se att det varit högre produktion i verksamheten än föregående år, vilket är en förklaring till de ökade kostnaderna för sjukvårdsmaterial och ökade personalkostnader för övertid. Prognosen visar även en ökad kostnad för riks- och regionsjukvård samt flygtransporter. Ökningen 25

av rikssjukvården beror främst på ett kostnadsytterfall där en patient står för hela ökningen. I det försämrade resultatet enligt prognosen ingår att divisionen kommer reducera kostnaden för inhyrd personal med ca 19 mnkr jämfört med föregående år. För att motverka kostnadsökningen har divisionen planerat för följande åtgärder: Restriktivitet vid nyanställningar Ytterligare begränsa inhyrning av läkare under hösten Reducera övertid Ökad produktivitet o Kapacitets- och produktionsplanering, med start inom Vo Ögon, Vo BFM och opererande verksamheter o Nya arbetsformer, t.ex. översyn av schemaläggning o Ökad produktivitet kräver förändrade arbetssätt, som startats i och med arbetet med moderniseringen av vårt sätt att leda vården. Införa nya arbetsformer på vårdavdelningarna för att bland annat reducera personalomsättningen, en insats som behöver göras tillsammans med Närsjukvården. Genomföra en nivåstrukturering av IVA-vården i länet tillsammans med Närsjukvården för att minska framtida kostandsökningar. Översyn av rutiner och följsamhet till rekommendationer vid förskrivning av läkemedel och specialkost. Det berör bland annat reumaläkemedel, cancerläkemedel och ögonläkemedel. Se över möjligheterna att geografiskt koncentrera länssjukvårdens verksamheter ytterligare. Se över möjligheterna att minska antalet utbudspunkter med dygnetruntberedskap. Ekonomisk handlingsplan Utfallet avseende sparåtgärderna motsvarar 38 procent av det periodiserade sparet. De sparåtgärder som vi inte lyckats med beror på att personalkostnaderna har ökat. Flera verksamhetsområden har i sin planering över antalet veckor med inhyrd personal, lagt minskningen av inhyrda under hösten, vilket innebär att sparet för många verksamhetsområden effektueras först under hösten. Nedan återfinns en utförligare redovisning av inhyrd personal. I sammanhanget kan noteras att inhyrd personal har minskat, men eftersom den egna personalen kommit tillbaka har minskningen inte resulterat i något spar för verksamheten. 26

Ekonomiska effekter av åtgärder mot inhyrd sjukvårdspersonal (Mkr) På inhyrd personal har divisinen sparat 0,1 mnkr av planerade sparmålet på 2,8 mnkr. Länssjukvårdens mål är att sänka kostnaden för inhyrda med 15,7 mnkr under 2016. Många veckor med inhyrd personal var redan uppbokade och planerade i slutet av 2015, varför verksamheten har planerat (och periodiserat) med utgångspunkt att merparten av sparet effektueras under hösten. Prognosen för april indikerar att kostnaden för inhyrda kommer att sänkas med ca 19 mnkr (från 61,5 mnkr till 42,2) för helåret. Intäkter Divisionens intäkter var försiktigt beräknade i budgeten varför vi kan se en generell ökning av de övriga intäkterna. Det som framför allt förklarar ökningen under perioden och i prognosen är intäkter kopplat till flyktingvård. En annan intäkt som sticker ut är ökningen av avgiften för medicinskt färdigbehandlade patienter som ökat under det första tertialet jämfört med föregående år. Detta är en intäkt som egentligen utgör ett problem då divisionen har brist på vårdplatser och nu får ökad ersättning från kommuner för medicinskt färdigbehandlade patienter som upptar en vårdplats. 27

Kostnader Under det första tertialet är det framför allt kostnader för läkemedel och personal som ökar mer än förväntat. Kostnadsökningen på läkemedel kan främst förklaras av cancer- och ögon-läkemedel. Prognostiserade kostnader vid fortsatt användning av läkemedlet Eylea för ögon resulterar i en kostnad på 9 mnkr över budget. Här kommer divisionen titta på möjliga åtgärder för att hantera kostnadsökningen. Under första tertialet ökar antalet arbetade timmar både för basbemanningen och för övertid mer än förväntat, vilket avspeglas i kostnadsökningen. Under första tertialet har produktionen ökat (vårdtillfällen, sjukvårdande behandlingar och operationer) vilket i kombination med minskat antal vårdplatser och stort patentbehov under första tertialet hanterats med ökad övertid för befintlig personal. Det som avviker från planen, men är inkluderat i prognosen, är det akuta behovet av sjuksköterskor för att hålla avdelningen på ortopeden öppen under sommaren. Kostnaden för riks- och regionvård ökar något jämfört med föregående år vilket beror på ett kostnadsytterfall. Med denna patient exkluderad ligger kostnaden kvar på ungefär samma nivå som föregående år. En stor del av regionsjukvården består av cancersjukvård. Kostnaden för cancervården som helhet kommer öka de närmaste åren och divisionen behöver därför se över hur detta skall hanteras. Den nuvarande läkarbristen inom onkologi skulle kunna medföra ökade kostnader på riks- och regionvård. Situationen är så allvarlig så att det finns risk att onkologin helt försvinner från Norrbotten. Kostnaden för inhyrd personal ligger kvar på samma nivå som föregående år men där har verksamheten planerat och avropat färre antal veckor under hela hösten. Detta avspeglas även av den prognos som indikerar att kostnaderna för inhyrda kommer att minska med ca 19 mnkr jämfört med föregående år. 28

Investeringar Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 UTFALL 2016 Utfall Utfall beslut före 2016 2016 Summa Beräknad årsprognos för investeringar 33,7 7,4 4,0 11,4 30,0 33,7 7,4 4,0 11,4 30,0 Investeringar går enligt plan Arbetad tid - årsarbetare 29

Basbemanningen omräknat till årsarbetande har successivt ökat under senaste året och ökningen har fortsatt under första tertialen. Divisionen hade tidigare en resursenhet vilken har övergått till division service Bemanningsenheten. Dessa personer är inte anställda i divisionen men flertalet arbetar fortfarande i divisionens verksamheter. Arbetad tid på övertid har ökat i flera verksamheter, exempelvis har Operationsverksamheten och IVA i Sunderbyn och operationsavdelningen i Piteå har en ökning första tertialen jämfört med samma period föregående år. Även ögonmottagningen och röntgen i Sunderbyn har ökat jämfört med samma period föregående år. En relativt stor minskning av övertiden har gjorts inom avdelning 31, Ortopeden i Sunderbyn och detta är sannolikt kopplat till att inhyrd personal har använts under 2016. Bemanningssituationen har, under en längre tid, varit ansträngd i många verksamheter. En stor personalrörlighet bland erfarna sjuksköterskor påverkar negativt och den obalans som uppstår mellan erfarna och oerfaren personal får stora konsekvenser och mycket tid och resurs går åt till inskolning och bredvid gång. Vi ser också en trend med en ökad personalomsättning bland divisionens chefer. En rad förbättringsarbeten pågår för att hantera situationen. Framtagande av tydligare karriärvägar i vården pågår, nya arbetssätt och ledningssystem inom ramen för Modern sjukvårdsledning implementeras och ett arbete kring enhetschefens roll pågår. 30

Antal anställda Antalet anställda i april 2016 jämfört med april 2015 har ökat med 21 personer. Antalet sjuksköterskor har minskat med 17 personer om enhetschefer som är sjuksköterskor är borträknade. Personalomsättningen bland sjuksköterskor var stor under hösten 2015. En annan förklaring till minskat antal sjuksköterskor är att bemanningsenhetens bildande och avslut av divisionens resursenhet. Generellt sett ökar antalet anställningar av sjuksköterskor i samband med utexamination av sjuksköterskor från utbildningen. 14 enhetschefer som är sjuksköterska har under våren kodats om i systemen och har nu en ledningskod (administration). Det är sju fler läkare och nio medicinska sekreterare anställda april 2016 jämfört med april 2015. Antalet medarbetare kodade inom administration har också ökat. Sjukfrånvaro Divisionens mål är att ha en sjukfrånvaro som är mindre än fyra procent av total bruttoarbetstid. Sjukfrånvaron har under de senaste åren ökat successivt och vid årsskiftet 2015 var den totala sjukfrånvaron 5.35 procent. Per april månad är den totala sjukfrånvaron 6.1 procent. Korttidsfrånvaron är 2,8 procent och den långa sjukfrånvaron är 3.3 procent. Kvinnor har en högre sjukfrånvaro än män, 6.5 procent jämfört med männens 4.1 procent. Vid analys av sjukfrånvaro uppdelad i åldersgrupper så har medarbetare äldre än 50 år den högsta totala sjukfrånvaron (6.9%) och den gruppen har också högst långtidsfrånvaro. Kvinnor i åldersgruppen som är yngre än 29 år har den högsta korttidsfrånvaron (3,7 %). 31

Verksamhetsområden med den högsta totala sjukfrånvaron är BFM (7,9%), Ob/Gyn (7,0 %), LSS (6,7%) och Ögon (6,6%). Högsta korttidsfrånvaron har Kirurgen (3,4%) och Lab (3,3%). Nivån på den totala sjukfrånvaron är med stor sannolikhet kopplad till hög arbetsbelastning inom flera verksamheter. Frisknärvaro 20150501-20160430 Mått för måluppfyllelse Frisknärvaro* 67% 71% * andel medarbetare med max 5 dagar sjukfrånvaro per 12 mån period Frisknärvaron omfattar enbart tillsvidareanställd personal, till skillnad mot tidigare år, då samtliga anställda omfattades. Frisknärvaron har ökat jämfört med 2014 och ligger på 67 procent (68% 2013, 65% 2014). Männen har en högre andel frisknärvaro jämfört med kvinnorna. Produktion Besök 201604 201504 Förändring % Läkarbesök 49 156 53 805-8,6% Somatik 48 363 53 091-8,9% Psykiatri 793 714 11,1% Övriga vårdgivarbesök 38 995 36 634 6,4% Somatik 35 049 32 832 6,8% Psykiatri 3 946 3 802 3,8% Vårdtillfällen 201604 201504 Förändring % Totalt 5 658 5 606 0,9% Somatik 5 598 5 552 0,8% Psykiatri 60 54 11,1% Läkarbesöken minskar till förmån för sjukvårdande behandling en trend som hållit i sig under flera år. 32

Tillgänglighet Grundkravet väntande innebär att patienter som står på väntelistan första onsdagen varje månad inte väntat längre än 60 dagar. Faktisk väntetid till besök innebär att patienten som kommer på ett besök eller behandlas/opereras inte väntat mer än 60 dagar. Måluppfyllelsen delas upp i en lägre måluppfyllelse på 70 % inom 60 dagar och en högre måluppfyllelse på 80 % inom 60 dagar Divisionen klarar den lägre måluppfyllelsen då 72 procent fick ett nybesök hos läkare inom 60 dagar, vilket är något bättre än april 2015. Tre av sex Vo:n klarar målet att erbjuda minst 80 procent tid för nybesök till läkare inom 60 dagar. 33

Antalet personer på väntelistan till behandling har under de senaste 4 månaderna legat ganska konstant och andel väntande inom 60 dagar har förbättrats de senaste 4 månaderna. Jämfört med åren 2014 och 2015 så är väntelistorna längre och andel som inte fått behandling/åtgärd inom 60 dagar har ökat. Ob/Gyn klarar den lägre måluppfyllelsen för tillgänglighet till behandling då 74 procent har fått sin åtgärd inom 60 dagar. I länssjukvården totalt är det 56 procent av patienterna på väntelistan som fått sin behandling inom 60 dagar. På Sunderbysjukhus är det främst brist på anestesipersonal och operationstider på centraloperation och dagkirurgiska enheten som är ett problem. Två verksamhetsområden, Ob/Gyn och Kir/Uro under första tertialen startat operationer med egen personal för ingrepp som kan utföras med lokalbedövning, för att frigöra tid på centraloperation. Kir/Uro har börjat operera ljumskbråck med egen personal på E-modulen i liten skala. Planen är att flytta operationerna till ÖNH:s operationssal och senare till egen mottagningsrum på Kir/Uro. Totalt handlar det om ca 80 procent av alla ljumskbråck som kan göras med lokalbedövning ca 300 operationer per år. 34

Ob/Gyn har också startat upp att utbilda egen personal för att så småningom ersätta anestesipersonal vid operationer på E-modulen som kan göras med lokalbedövning. Operationerna omfattas av skrapningar, hysteroskopier, prolpaser och inkontinensoperationer, aborter, koner, och andra mindre ingrepp; totalt räknat handlar det om ca 23000 operationsminuter per år. På sikt är planen, när allt fungerar, att Ob/gyn tar över hela verksamheten i egna lokaler, men utrymme finns inte för det i dagsläget. Ökat antal operationstider på fredagar tilldelas för minska väntetiderna till operation, men fler operationer innebär större behov av vårdplatser och vårdplatserna är neddragna på grund av sjuksköterskebrist. Problemet i Gällivare är att det saknas operatörer. Operatörerna reser upp från kusten för att operera. Operatörerna vill maximera antalet operationer väl på plats i Gällivare. Det gör att flödet blir ojämnt, det är svårt planera för mottagningsverksamheten och för vårdplatser där planerade operationer ska samsas med akuta. Det leder till strykningar av operationer. Oplanerade återinskrivningar Diagramet visar avslutade vårdtillfällen och andelen av dessa där patienterna blivit oplanerat återinskrivna vid en vårdenhet inom NLL inom 1-30 dagar efter utskrivning. Palliativa patienter, BB-patienter samt IVA-patienter är exkluderade. En journalgranskning är gjord på patienter 65 år och äldre som blivit utskrivna från på Vo Kirurgi/Urologi (Kir/Uro) som haft en oplanerad återinskrivning inom 30 dagar. På Kir/Uro blev 60 procent av de granskade patienterna som skrivits ut från Kir/Uro återinskrivna på Kir/Uro och drygt hälften av dessa på grund av komplikationer av cancer och cellgiftbehandling där planeringen är att patienten hör av sig och får komma tillbaka vid behov. Journalgranskning är också gjord på Vo Ortopedi här återstår att gå igenom orsakerna till återinskrivningarna. Resultaten från journalgranskningarna på Vo Kir/Uro har inte lett till några planerade förändringar i rutiner och arbetssätt. 35

Styrkort Ekonomi Landstingsstyrelsens delmål: Positivt resultat med 2 procent av skatt, utjämning och generalla statsbidrag Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Kostnadseffektiv verksamhet Indikator Mål indikator Symbol Utveckling Varje VO ska uppnå sitt resultatmål Resultatmål 2016= - 67 mkr T1= 4 av 10 verksamhetsområden klarar resultatmålet (40%) Sparåtgärderna ska effektueras 100 % 2016 T1= 38% Kommentar per vald indikator se ekonomiavsnitt. Medborgare Landstingsstyrelsens delmål: Högt förtroende för verksamheten Goda livsmiljöer En jämlik och jämställd hälsa Indikator Mål indikator Symbol Utveckling Faktisk väntetid till undersökning Magnetröntgen (MR) inom 60 dagar Följsamhet till aortascreening 80 % inom 60 dagar 2016 T1=84% T1=83% Samarbetet mellan Bild och funktionsmedicin (BFM) och Aleris har gett goda resultat för tillgängligheten till Magnetröntgen (MR). Första tertialen har 84 procent av patienterna fått sin undersökning inom 60 dagar och under april månad fick 94 procent av patienterna sin undersökning inom 60 dagar. Väntelistan har nästan halverats från drygt 900 patienter april 2015 till 500 patienter under april 2016. Förbättringen av tillgängligheten ger utrymme för att förbättra processerna och att byta ut alla datortomografier (DT) av ländryggar som görs på patienter upp till 70 år till MR-undersökning. 36

Alla män som fyller 65 år aktuellt år bjuds in till en aortascreening. Vid första kallelsen deltog 76,2 procent och efter påminnelse ytterligare 7 procent. Totalt 83 procent av målgruppen har genomgått aortascreening under första tertialen. Verksamhet Landstingsstyrelsens delmål: En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet En säker och kunskapsstyrd verksamhet God samverkan intern och externt Personcentrerad hälso-och sjukvård och kundorienterad service Indikator Mål indikator Symbol Utveckling Antal kartlagda processer Antal kartlagda cancerprocesser. Öka täckningsgraden i Palliativregistret Tillgänglighet till barnoch ungdomspsykiatri första bedömning. Tillgänglighet till barnoch ungdomspsykiatri fördjupad utredning och behandling inom 30 dagar. Läkemedelsgenomgång - Patienter 75 år och äldre med 5 eller fler uthämtade läkemedel under det senaste året (rullande 12 månader) som har en vårdkontakt och journalförd läkemedelsgenomgång under vald period. 100 dokumenterade processer år 2016 Resultat 2016T1= 63 st 2016= 10 nya (4 sedan 2015) totalt 14 som länssjukvården ansvarar för där samtliga processer har processledare samt påbörjat kartläggning Resultat 2016 T1=14 st (samtliga) 2016 T1= 50% (17 registerade av 34 avlidna under jan-mars) Mål 90 % får en första bedömning inom högst 30 dagar 2016 T1=84% 80% har påbörjat en fördjupad utredning/behandling inom högst 30 dagar 2016 T1=89% Att öka genomgångarna 2016 T1= 10 st av 5961 vk <1% 37

Läkemedelsberättelser - Patienter 75 år och äldre med 5 eller fler uthämtade läkemedel och en journalförd läkemedelsberättelserna under vald period. Följsamhet till basala hygien- och klädregler (BHK) Antal enheter som mäter och registrerar BHK Trycksår -Ingen patient ska drabbas av trycksår under sin vårdtid Att öka läkemedelsberättelserna 2016 T1= 22 st av 1099 vtf 2% 100% 2016 T1=Basala 91% 2016 T1= Kläder 97% 100% 2016= T1 57% 0% (inga vårdrelaterade trycksår) 2016 mars 15,2% Andel patienter med kateter (KAD) PPMmätning Ska minska T1= 16% Andel patienter med vårdrelaterad urinvägsinfektion Dokumenterad riskbedömning av trycksår inom 24 timmar efter inläggning för patienter 70 år. Patienter med risk för trycksår ska ha minst två dokumenterade förebyggande åtgärder insatta 0% (inga vårdrelaterade infektioner) T1= 1% 90% av patienterna 2016 vecka 10= 11% 90% av patienterna 2016 vecka 10= 11% Antal vårdkontakter på Hotell Vistet för patienter från Division Länssjukvård Vårdkontakterna ska öka 2016 T1=820 Tillgängligheten till nybesök vid barn- och ungdomspsykiatrin inom 30 dagar har försämrats något och första tertialen nås inte målet om att minst 90 38

procent ska få ett nybesök inom 30 dagar. 89 procent av patienterna får dock en påbörjad behandling utredning inom 30 dagar. Här nås målet (80 procent inom 30 dagar) med god marginal. För cancerprocesser med standardiserade vårdförlopp (SVF) ansvarar länssjukvården för 14 processer, samtliga har utsedda processledare och har påbörjat sin kartläggning av processen. Under hösten 2015 startade fokusområde läkemedel i samverkan med Division Närsjukvård. Målet att öka andelen patienter, 75 år och äldre, med 5 eller fler uthämtade läkemedel, som får en läkemedelsgenomgång från dagens nivå på under 1 procent av patienterna första tertialen. Läkemedelsberättelserna för samma patientgrupp ska också öka vid utskrivningarna. Första tertialen var det 2 procent av vårdtillfällena som hade en journalförd läkemedelsberättelse. Division Länssjukvård har hög följsamhet till basala hygien- och klädregler och värdesätter hög följsamhet till hygienpolicyn och att förebygga infektioner hos patienterna. Utbrott av multiresistenta bakterier (MRB) på Sunderby sjukhus har lett till ytterligare fokusering och prioritering av hygienoch klädregler på alla nivåer i organisationen. Mätning under första tertialen visar 91 procents följsamhet till basala hygienregler och 97 procents följsamhet till klädreglerna. Det finns fortfarande verksamheter som inte registrerar följsamheten varje månad, här finns ett förbättringsområde. Kontakt tas regelbundet med de observatörer som finns ute i verksamheten och en inspirationsdag kommer att genomföras under hösten. Divisionen har endast 1 procents vårdrelaterade urinvägsinfektioner uppkomna under vårdtiden, vilket är ett bra resultat och i enlighet med målsättningen. Målet är att så få patienter som möjligt ska använda urinvägskateter (KAD). Under första tertialen var det 16 procent av patienterna som haft kateter under sitt vårdtillfälle, detta på grund av operation eller behandling. Nivån ligger ungefär som vid tidigare mätningar. Arbetet under de senaste åren med fokusområden för att förebygga vårdrelaterade urinvägsinfektioner, minska andelen patienter med blåsöverfyllnad samt att förebygga trycksår har gett förbättrade resultat. För långsiktigt hållbara resultat behöver personal utbildas och rutiner och arbetssätt för förebyggande arbete måste bli en naturlig del i arbetet. För att förhindra blåsöverfyllnad finns i dag framtagna rutiner och riktlinjer. Punktprevalensmätning (PPM) av trycksår mars 2016 visade att 15.2 procent av patienterna hade trycksår den dagen, mätningen april 2015 visade att 9,2 procent hade trycksår, medan mätningen mars 2014 (14,7%) låg på ungefär samma nivå som 2016. Trycksåren finns främst inom VO ortopedi och VO Kir/Uro. En journalgranskning genomföras i samtliga fall och ett koncept för arbete med upp- 39

följning av vårdskador med hjälp av Gröna korset är framtaget och kommer att implementeras på vårdavdelningarna. En Läns- och Närsjukvårdsgemensam kompetensdag om förebyggande av vårdskador anordnas den 8 september 2016. Vårdkontakterna på hotell Vistet ökar enligt plan, nästan en fördubbling första tertialen 2016 jämfört med första tertialen 2015. Kunskap och förnyelse Landstingsstyrelsens delmål: Strategisk hållbar utveckling Regionen är synlig och aktiv Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Indikator Antal enheter som infört plattformen för en lärande organisation i form av Dagliga pulsmöten Mål indikator 100 % dec 2016 Resultat 2016 T1=87% Symbol Utveckling Förbättringsmöten 100 % dec 2016 T2=83% Visualisering med styrtavlor 100 % dec 2016 T2= 58% Andel avvikelser som åtgärdats inom 60 dagar Andel avvikelser med påbörjad handläggning inom 14 dagar 100 % Resultat 2016 (jan-feb)=63% 100% Resultat 2016 T1=60% Divisionens mål är att alla enheter infört plattformen för en lärande organisation under året. Det innebär att alla enheter genomför dagliga pulsmöten, förbättringsmöten samt visualiserar sina resultat på styrtavlor. Uppföljningen startade i mars 2016 och sker månadsvis. Under april månad har över 80 procent av länssjukvårdens enheter infört pulsmöten och förbätt- 40

ringsmöten. 60 procent har också börjat med någon form av visualisering av sina resultat. Medarbetare Landstingsstyrelsens delmål: Lika rättigheter och möjligheter Hållbart arbetsliv Delaktiga och engagerade medarbetare Hälsofrämjande miljö Indikator Mål indikator Symbol Uteckling Sjukfrånvaron max 5 dagar per rullande 12 månaders period till 2016-05-01 >70% frisknärvaro 2016 T1=67% Frisknärvaron har ökat senaste åren men vi har under första tertialen inte lyckats nå målet på 70 % frisknärvaro. 41

Månadsrapport Folktandvården Resultatutveckling Folktandvårdens resultat för första tertialet är -7,8 mkr vilket är 5,2 mkr sämre än plan. Januari börjar med ett bra resultat vars nivå hjälpts av att fjärde kvartalets asyltandvårdsersättning blev 1,8 mkr större än beräknat. De därpå följande månaderna uppvisar en negativ avvikelse mot plan. Utfallsavvikelsen återspeglas främst av betydande personalinvesteringar och kraftig volymtillväxt av asyltandvårdsuppdraget där kostnadstäckningen är svag. I prognosen, till skillnad från utfallet, inkluderas Folktandvårdens andel av kompletterande medel som staten beslutat tillföra landstingen för 2016 års asylvårdsuppdrag. Effekten av personalinvesteringar, förbättrad hemtagningsgrad av divisionens ekonomiska handlingsplan och kompletterande medel för asyltandvård ger en årsprognos på -1 mkr vilket är 4 mkr sämre än plan. Personalinvesteringen resulterar i merkostnader för rekrytering och språkutbildning under perioden. Vidare innebär nya medarbetare att tid satsas i introduktion, handledning och utbildning för att dessa nyanställda snabbt ska komma in i jobbet, utvecklas, trivas och stanna. Följaktligen medför detta att andelen vårdtid och vårdintäkter blir lägre än planerat. För resten av året bedöms däremot att antalet tandläkare; vård de utför respektive intäkter de inbringar ska överträffa plan. På tandhygienistsidan har 6 planerade tandhygienister från Spanien anlänt. Komplikationer har noterats som behöver lösas för att dessa tandhygienister snabbt ska få sin yrkeslegitimation godkänd i Sverige. Under tiden arbetar de som tandsköterskor och följer ett särskilt anpassat introduktionsprogram. I prognosen inkluderas dessa tandhygienister med en oklar legitimationssituation fortsatt som tandsköterskor. Sammantaget bedöms prognostiserad bemanningen generera vård motsvarande planen för sista två tertialen. Vårduppdraget för asylsökande har under de 3-4 senaste åren inkluderat utförd tandvård och servicetjänster till ett värde av 8 mkr/år. Den statliga kapiteringsersättningen tillsammans med patientbesöksavgiften täcker ungefär 50% av värdet för utförda tjänster, den andra hälften har täckts av landstingsersättning. Den stora tillströmningen av asylsökande som kom i höstas syntes tydligt i ersättningen för fjärde kvartalet. Uppdraget är mer än dubbelt så stort som tidigare normalnivå. För att få rimlig kostnadstäckning har sta- 42

ten därför beslutat att skjuta till kompletterande medel. Dessa medel är inte bokförda än, i prognosen inkluderas däremot 8 mkr vilket är en uppskattning av divisionens helårsersättning. Ekonomisk handlingsplan Verksamhet Sparkrav 2016 Spar P erio d 2016 Utfall P erio d 2016 Spar P ro gno s 2016 Anpassa barn- och frisktandvård 1,7 0,7 0 0,3 Värdeökande teknikutveckling 0,1 0 0 0,1 Behålla, rekrytera och utveckla bemanning 2 0,5 0,3 1,4 Kostnadsreducering 0,7 0,2 0,1 0,5 Rätt debitering 0,3 0,1 0,1 0,3 Köp av intern tandteknik 0,4 0,1 0,1 0,4 M inska omgörningar och uteblivande 1,1 0,3 0,1 0,7 T o talt 6,3 1,9 0,7 3,7 Två pilotkliniker jobbar med Anpassning av barntandvård genom att finna flytet bl a jobbas med utmaningen att tillsammans i flexibla teamkonstellationer försöka göra klart barnpatienter på ett enda besök och därigenom kapa ställ- och ledtider. Inom Behålla, rekrytera och utveckla görs insatser som resulterar i att tandläkarbemanningen prognostiseras överträffa plan. Åtgärder inom kostnadsreducering, rätt debitering och köp av intern tandteknik ger viss effekt. Ackumulerat för första tertialet bedöms de ekonomiska handlingsplansåtgärderna ge ett sparutfall på 0,7 Mkr vilket motsvarar 36% realiseringsgrad av plan. Årsprognosen är att 3,7 mkr dvs 59% av den ekonomiska handlingsplanens åtgärder hämtas hem under 2016. Intäkter Totala vårdintäkter bedöms bli 1 mkr mer än planerat. Huvuddelen av ökningen jämfört med ifjol beror på tillgång till fler arbetade tandläkartimmar. 43

Kostnader Sammantaget prognostiseras kostnaderna överskrida plan med 5 mkr, detta utgörs primärt av vårdvolymberoende materialkostnader och sekundärt av kostnader kopplade till den personalinvestering som beskrivits ovan. I övriga kostnader ingår materialkostnader som prognostiseras bli knappt 3 mkr mer än plan pga större volym tandläkarvård. Tandläkarvård innehåller mer material än annan tandvård. En annan kostnadsdrivande orsak är att externt producerad tandteknik har köpts i större utsträckning än planerat istället för att köpa från Folktandvårdens egna interna tandtekniklabb. Tolkkostnaderna uppskattas bli knappt 1 mkr mer än planerat. Prognostiserade ökningen av övriga kostnader jämfört med ifjol förklaras främst av större vårdvolym som medför högre materialkostnader och ökade tolkkostnader. Vidare består ökningen jämfört med ifjol av planerade Folktandvårdsdagar och att internräntekostnad om 2 mkr belastar divisionens resultat från och med i år. Personalkostnaden prognostiseras överskrida plan med dryga 2 mkr och utgörs av bl a rekryterings- och personalutvecklingsanknutna kostnader. Jämfört med ifjol prognostiseras en betydligt större bemanning, störst ökning avser tandläkare som är divisionens dyraste yrkeskategori. Investeringar Typ av investering (Mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 UTFALL 2016 Beslut Utfall före 2016 2016 Summa Årsprognos Inventarier 9,1 3,2 3,2 9,1 Ram överförd från 2015 2,8 2,6 2,6 2,8 Totalt 11,9 2,6 3,2 5,8 11,9 Divisionen följer investeringsplanen. Ram överförd från 2015 avser utrustning till den nyrenoverade Folktandvårdskliniken i Öjebyn där Folktandvårdens samlade verksamhet i norra Piteå bedrivs från början av maj. 44

Arbetad tid - årsarbetare Det pågår aktiva rekryteringsinsatser för att nå det stora rekryteringsbehovet. Sedan föregående tertial har flertalet rekryteringar gjorts via utlandsrekrytering och från landets utbildningsorter. Totalt har mer än 30 nya medarbetare påbörjat anställning under första tertialen. Av dessa är 7 stycken våra stipendiater. Emellertid gör naturlig avgång och personalomsättning att nettotillskottet för tertialet blir 7 medarbetare. 45

Antal anställda Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron januari- april i år ligger på 7,1 %. Sjukfrånvaro är en mycket angelägen fråga ur produktions-, arbetsmiljö- och hälsosynpunkt. Frisknärvaro 20150501-20160430 Mått för måluppfyllelse Frisknärvaro* 46,8% > 70% Frisknärvaron är för närvarade 47 %. Under maj kommer ett arbete att påbörjas med fokusgrupper kring stress. Hälsoutmaning genomförs även under vår och höst för att uppmuntra till fysisk aktivitet. Under hösten kommer arbetet med Hälsosamma Folktandvården att fortsätta med målsättning att minska sjukfrånvaron och öka frisknärvaron. 46

Styrkort Ekonomi Indikator Mål indikator Symbol Utveckling Nettoresultat 3,2 mkr Folktandvårdens resultat för första tertialet är -7,8 mkr vilket är 5,2 mkr sämre än plan. Årsprognos är -1 mkr vilket är 4,2 mkr sämre än planerat. Prognosen avviker positivt mot plan med 1 mkr i mer intäkter och 5 mkr i mer kostnader, se ovan under resultatutveckling, intäkter och kostnader för mer detaljer. Medborgare Indikator Andel vuxna med frisktandvårdsavtal Antal vuxna revisionspatienter Mål indikator 40% 120 000 Symbol Utveckling Kariesfria 4-åringa 95% 19-åringar fria från glattytekaries 67% Andelen vuxna med frisktandvårdsavtal ökar svagt under första tertialen. Orsaken är att få nya vuxna patienter undersöks då stor del av vården ägnas åt barntandvård och akuta patienter inklusive asyltandvård. Antal vuxna revisionspatienter är i stort sett oförändrat av samma anledning. Andelen kariesfria 4-åringar fortsätter att öka. Av de som är folkbokförda i länet är 94% helt kariesfria, bland asylsökande 4- åringar är motsvarande siffra 44% kariesfria. Andelen 19-åringar fria från glattytekaries fortsätter att öka. Verksamhet Indikator Mål indikator Symbol Utveckling < 6 månader i Förseningar alla kommuner Målet är att undersöka de vuxna revisionspatienterna enligt individuellt satta revisionsintervall. För att detta ska kunna genomföras är det viktigt att frigöra så mycket klinisk tid som möjligt. En bra bemanning och att minska andelen uteblivande bidrar till att få en högre klinisk tid. Stora delar av den kliniska tiden upptas av akuta patienter. På asylsökande barn används i medeltal dubbelt så mycket vårdresurser per färdigbehandlat 47

barn jämfört med de barn som är folkbokförda i länet. Under första tertialen genomfördes nära 4000 patientbesök av asylsökande, vilket är nästan lika många besök som under hela 2015. Mycket av resurserna används till dessa besök. Många nyanställda som är i behov av handledning är en bidragande anledning till den minskade kliniska tiden. Andelen försenade kallelser av vuxna revisionspatienter ökar. Kunskap och förnyelse Indikator Mål indikator Symbol Utveckling Regelbundna möten vid styrtavlan 100% har möten varje vecka Leanutvecklingen fortsätter i divisionen och andelen som har regelbundna möten vid styrtavlan ökar. Folktandvårdsdagarna kommer att fokusera på Lean. Medarbetare Indikator Mål indikator Symbol Uteckling Rekryterade av stipendiater 75% Sjukfrånvaro < 4 % Frisknärvaro >70% Indikatorerna rekryterade av stipendiater, sjukfrånvaro respektive frisknärvaro kommenteras ovan direkt under diagramen med årsarbetare, sjukfrånvaro respektive frisknärvarotabellen. 48

Månadsrapport Länsteknik Resultatutveckling Kommentar Länsteknik redovisar ett positivt resultat med 6,6 mkr i april. Resultatet är 2,3 mkr sämre än vid samma period år 2015. Lägre personalkostnader bidrar med drygt 2,2 mkr vilket i sin tur beror på rekryteringsglapp. Lägre kostnader inom telefoni, kommunikation och server bidrar med 2,5 mkr. Länsteknik gör bedömningen att årets resultatkrav på 3,9 mkr kommer att klaras och prognosen för helåret ligger på 4,0 mkr. Det finns en del osäkerhet när det gäller andra halvåret, bland annat står Länsteknik inför att flertalet medarbetare ska flytta ut från Sunderby sjukhus. Ekonomisk handlingsplan Under år 2016 har Länsteknik ett resultatkrav på ett redovisat överskott med 3,9 mkr. Någon specifikt utpekad handlingsplan har inte upprättats beroende på att resultatkravet har inarbetats i årets budget. Detta innebär att om Länsteknik klarar att hålla budgeten så är resultatkravet uppfyllt. Generellt sett pågår ett ständigt arbete hos Länsteknik med att se över avtal, möjligheter att ta hem drift från externa leverantörer och allmän återhållsamhet när det gäller anlitande av konsulter, resor, konferenser och utbildningar. Resultatet tom april är bra och pekar mot att resultatkravet kommer att klaras 49

Intäkter Kommentar Länstekniks intäkter till och med april ligger 2,9 mkr bättre än budget. Medicinsk teknik står för 1,7 mkr och det i sin tur beror på att Länsteknik har tagit över ansvaret för endoskopi, bildgivande ultraljud, patientövervak, diatermi, mobil röntgenutrustning och dialysutrustning. Länsteknik har inte fått budget för detta utan budget ligger kvar hos respektive verksamhet. I och med det har verksamheten debiterats, vilket då ger ett överskott. På samma sätt ligger motsvarande kostnader utan budget hos medicinsk teknik. Kostnader Kommentar Personalkostnaderna ökar något jämfört med föregående år men på årsbasis bedöms de bli cirka 2 mkr bättre är budget. Utfallet för övriga kostnader ligger i april på samma nivå som förra året och bedöms vid årets slut bli lägre år 2016. Jämfört med förra året kommer avskrivningarna att öka något, främst beroende på reinvesteringar av NLLnet. 50

Investeringar Typ av investering (Mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 Utfall beslut före 2016 Utfall 2016 Summa Beräknad årsprognos för investeringar IT-utrustning 11 4 0 4 15 MT-produkter 32 0,0 4 4 32 Totalt 43 4 4 8 47 Investeringarna på IT-sidan kommer att öka under andra halvåret i och med att reinvestering av NLLnet tar fart. På MT-sidan beräknas investeringsramen förbrukas i sin helhet. Arbetad tid - årsarbetare 51

Antal anställda Trenden gällande årsarbetare/ arbetad tid/antal anställda följer Länstekniks utveckling vad gäller utökat uppdrag kopplat till bemanning. Under de senaste 12 månaderna har ett flertal rekryteringsglapp funnits. Avslutade rekryteringar förväntas påverka kommande utfall. Visst förväntat övertidsarbete har förekommit under perioden främst kopplat till VAS och driftsättningar. Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron ligger något bättre jämfört med samma period föregående år, 3,9 % jämfört med 4,1 % år 2015. Länsteknik når landstingets mål för sjukfrånvaron på 4 %, dock inte Länstekniks eget mål som ligger på 3 %. Männen har högre total sjukfrånvaro än kvinnorna. Utmärkande är männen i ålder upp till 29 år som har högst andel korttidsfrånvaro. Länsteknik bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete där bland annat aktivt rehabiliteringsarbete ingår. Analys och uppföljning av sjukfrånvaron samt rehabiliteringsmöten mellan chef-medarbetare vid upprepad korttidsfrånvaro, lång sjukfrånvaro samt vid behov är några av aktiviteterna. 52

Frisknärvaro 20150501- Mått för måluppfyllelse 20160430 Frisknärvaro* 59,7 % 71 % * andel medarbetare med max 5 dagar sjukfrånvaro per 12 mån period Kommentar Frisknärvaron har försämrats i jämförelse med fjolårets mätpunkt vilket innebär att Länsteknik har fler medarbetare med mer än 5 dagars sjukfrånvaro. Kvinnorna har lägre frisknärvaro än männen.( 57,1 % för kvinnorna jämfört med 60, 9 % för männen) Beställning från landstingsdirektören 1. Övertagande av hanteringsansvar för spol&diskinfektorer Kommentar: Utredning är klar. Avvaktar vidare direktiv från IT/MTavdelningen. 2. Övertagande av investeringsansvar Kommentar: Arbetet för 2016 är klart. Produktansvariga utsedda för 2017 och arbetet är påbörjat med underlag för övertagande av driftansvar för 2017. Arbetet går enligt plan 3. Hantering av MTU i icke professionell miljö Kommentar: Arbetet går i stort enligt plan. Karläggning har gjorts och dokumenterats på konkreta fall med intressenter och brukare. Arbete pågår i nuläget med de fall som involverar kommunerna där problem är identifierade. 4. Hantering av undersökningsdata Kommentar: Svårt att få svar eller tid för möte med verksamheten. För att Länsteknik ska lyckas med uppdraget är det absolut nödvändigt att verksamheten involveras i arbetet. Ett flertal möten är dock genomförda och dokumenterade 5. Handlingsplan NLL:s väg mot molnet Kommentar: Extern projektledare har påbörjat arbetet. Målet är att ha första delen klar under sommaren. 6. Handlingsplan larm- och kallelsesystem inom NLL Kommentar: Några mindre upphandlingar/installationer är genomförda. En leverantörsträff genomförs inom kort med möjlighet för vårdverksamheterna att lära sig om tyst vårdmiljö. Ett arbete med en landstingsövergripande upphandling påbörjas under tredje kvartalet. 7. Handlingsplan BI Kommentar: Projektet BI-lyftet har tagit fram ett förslag på en projektplan. Projektetarbetet har initierats men inväntar formellt godkännande av ekonomidirektören. Etablering av styrgrupp och projektgrupp är påbörjad. 8. Handlingsplan för hantering av mobila applikationer inom NLL Kommentar: Arbetet ligger i vänteläge vilket har med informationsklassning att göra. 53

9. Handlingsplan för fler nivåer på informationsklassning av landstingets elektroniska information Kommentar: Arbetet är i vänteläge och eftersom övergripande modell för informationsklassning fortfarande saknas kan inget arbete påbörjas. 10. Kartläggning av modell för tjänstekontrakt Kommentar: Det nationellt framtagna verktyget (eklient objekt 4) införs under tredje kvartalet. 11. Effektivare arbetssätt med en dynamisk IT-arbetsplats Kommentar: Arbetet påbörjas under tredje kvartalet 2016. Styrkort Ekonomi Landstingsstyrelsens delmål: Positivt resultat med 2 procent av skatt, utjämning och generalla statsbidrag Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Kostnadseffektiv verksamhet Indikator Mål indikator Symbol Utveckling Färre konsulttimmar Ökad automatik i beställningar Utfall max 6,2 mkr E-klients beställarstöd för användare införd Hittills ligger konsultkostnaderna marginellt högre än fjolåret, till största delen beroende på rekryteringsglapp där konsultinsateser har varit nödvändiga. Årsutfallet bedöms ändå klaras enligt mål. Arbetet med att införa ett beställarstöd är planerat till slutet av år 2016. Bedömningen är att tidplanen kommer att hålla Sammanfattande måluppfyllelse för perspektivet Ekonomi Med de fakta som vid rapporttillfället är kända bedöms uppsatta mål uppfyllas. Medborgare Landstingsstyrelsens delmål: Högt förtroende för verksamheten Goda livsmiljöer En jämlik och jämställd hälsa Indikator Mål indikator Symbol Utveckling Antal driftavbrott, gäller Minska 54

interna och externa tjänster Sjukvårdsrådgivningen drabbades av ett långvarigt driftavbrott den 2 januari. Tekniska åtgärder är genomförda i syfte att undvika att samma problem uppstår igen. En händelseanalys har genomförts och ett antal förbättringsåtgärder är utförda. Sammanfattande måluppfyllelse för perspektivet Medborgare Målet hittills är uppnått i och med att det har varit färre driftavbrott än under motsvarande period föregående år. Verksamhet Landstingsstyrelsens delmål: En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet En säker och kunskapsstyrd verksamhet God samverkan intern och externt Personcentrerad hälso-och sjukvård och kundorienterad service Indikator Mål indikator Symbol Utveckling Kundenkät Löpande registrering och återkoppling av inkomna utvecklingsärenden till Länstekniks projektkontor. Genomförs En väg in Årets kundenkät är genomförd. Resultatet är genomgående positivt och på flera viktiga punkter har betygen förbättrats vilket framgår av nedanstående tabell. Fråga/resultat 2015 2016 +/- Enkelt att komma i kontakt med Teknikakuten? 4,5 4,6 0,1 Jag upplever att jag kom fram snabbt via telefon 4,4 4,4 0 Jag upplever att mitt ärende hanterades inom rimlig tid 4,3 4,3 0 Jag är nöjd med hanteringen av mitt ärende 4,3 4,4 0,1 Jag får ett bra bemötande av Teknikakutens support 4,6 4,8 0,2 Jag får ett bra bemötande av min/mina lokala IT-tekniker 4,5 4,6 0,1 Jag får ett bra bemötande av min/mina lokala MTtekniker 4,5 4,6 0,1 Processer för beredning, beslut och genomförande av projekt fortsätter att vara väl fungerande och effektiva. Arbetet med att samordna och styra så att alla IT/MT-relaterade projekt hanteras via Länstekniks projektkontor flyter på bra. Alla IT/MT relaterade projekt följer NLLs projektmodell Projektil. Projektkontoret hade per sista april 46 IT/MT projekt registrerade. I nedanstående tabell framgår projekttyp och fas Projekttyp Antal Initiering Etablering Genomförande Avveckling Avslutade 55

/vilande IT/MT 46 5 1 14 2 24 Exempel på projekt under genomförande med stor påverkan på verksamheten är KPP (Kostnad Per Patient), Resursplanering, Kortare väntetider i cancervården, Investeringsprocess med elektroniskt stöd och Journalen på nätet. Projektkontoret tillför projektledning till 16 projekt. Vidare har 21 projektutredningar hanterats under första tertialet. Process- och effektkartläggningar, riskanalyser och nyttovärderingar bidrar till att skapa bra beslutsunderlag inför kommande utvecklingsaktiviteter genom bland annat samsyn och förankring av målbilder samt bättre förutsättningar för att rätt projekt prioriteras och tillsätts med rätt kompetens Sammanfattande måluppfyllelse för perspektivet Verksamhet Läget bedöms som stabilt och visar att det målmedvetna arbetet ger resultat. Intern kontroll Länsteknik har tre planerade aktiviteter när det gäller internkontroll. Uppföljning av hur VIS har implementerats inom Länsteknik Uppföljning av införandet av pullprintlösningar för landstingets skrivare Uppföljning, utifrån anvisning, av läsplattor i landstingets organisation. VIS tillämpas till stor del och utbildning har genomförts med all personal. Som exempel kan nämnas att Länsteknik har implementerat ett ledningssystem grunderna nu finns i VIS. Successivt förs dokumentation in i systemet för att så småningom bli den enda vägen för att hitta uppdaterad och giltig dokumentation för rutiner mm. När det gäller införande av pullprintlösningar finns det numera cirka 40 st utrustningar installerade med pullprint, dvs användaren tar ut sina utskrifter med hjälp av sitt SITHS-kort. Uppföljning av läsplattor kommer att genomföras i slutet av året. Kunskap och förnyelse Landstingsstyrelsens delmål: Strategisk hållbar utveckling Regionen är synlig och aktiv Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Indikator Mål indikator Symbol Utveckling Antal tjänster som förvaltas enligt PM3 LIPP, processarbete Alla Incidentprocess införd 56

Arbete pågår med arbetssätt för att tillämpa förvaltningsmodellen PM3 på enkla tjänster. Med tanke på volymen av enkla tjänster, närmare 200 st, kan det bli svårt att hinna med allt under året. Ett processbaserat arbetssätt för strukturerad hantering av felanmälningar (incidenter) har framgångsrikt införts där syftet bl.a. är att höja kvalitén i Länstekniks leverans. Uppföljning av incidentprocessen sker månadsvis från mars månad och presenteras på Insidan. Nedan redovisas resultatet för de två första månaderna där trenden är positiv. Sammanfattande måluppfyllelse för perspektivet Kunskap och förnyelse Det finns viss risk att målet inte nås när det gäller förvaltning med PM3 för enkla tjänster. Medarbetare Landstingsstyrelsens delmål: Lika rättigheter och möjligheter Hållbart arbetsliv Delaktiga och engagerade medarbetare Hälsofrämjande miljö Indikator Mål indikator Symbol Uteckling Sjukfrånvaro 3 % Frisknärvaro Öka Den totala sjukfrånvaron är 3,9 %. Sjukfrånvaron har minskat något jämfört med föregående år. Frisknärvaron har minskat. Fler medarbetare har fler än 5 sjukfrånvarodagar under en löpande period på 12 månader. 57

Jämix inga nya data tillgängliga. Länsteknik bedriver ett aktivt jämställdhetsarbete i enlighet med Landstingset handlingsplan för jämställdhetsintegering. Utfallet följer Länstekniks aktivitetsplan för jämställdhet. Medarbetarundersökning inga nya data tillgängliga. Ny mätning sker under september 2016. Arbete pågår utifrån föregående års resultat på individ grupp- och divisionsnivå. Sammanfattande måluppfyllelse för perspektivet Medarbetare Det är positivt att sjukfrånvaron minskar något även om Länstekniks mål på 3 % inte uppfylls, den är ändå lägre än landstingets mål som är 4 %. Totalt sett bedöms läget som gott. Ett aktivt arbete för att ständigt förbättra den fysiska och psykosociala arbetsmiljön pågår bland annat genom olika teman kopplade till medarbetaruppföljningen som exempelvis värdegrund, jämlikhet mm. Delar av Länsteknik förväntas lämna Sunderby sjukhus för att frigöra yta under ombyggnationen av sjukhuset. Därför pågår ett förändringsarbete gällande utformning av nya externa lokaler samt kvarvarande lokaler vid sjukhuset kopplat till arbetsmiljö, arbetssätt och flöden. Delaktighet sker dels i partsamverkan, dels en lokalgrupp med representanter från respektive verksamhetsområde och skyddsombud. 58

Månadsrapport Service Resultatutveckling Periodens resultat Divisionen redovisar ett positivt resultat på 1 mkr för perioden, vilket är 2,7 mkr bättre än periodens budget. Oljeläckan i Gällivare har belastat divisionens resultat med 1,5 mkr och kostnaderna för sjukresor 5,5 mkr. Dessa två poster samt uppstart av ett antal större åtgärder för fastighetsunderhåll förklarar det minskade överskottet jämfört med tidigare månader. Divisionens verksamheter i övrigt följer plan eller visar mindre överskott. Årsprognos Divisionens prognos för året är 2,2 mkr, vilket är 11,8 mkr sämre än divisionens resultatkrav. Hela försämringen är att hänföra till kostnaderna för sjukresor, som prognostiseras bli 17,7 mkr högre än budgeterat. Det stora underskottet förklaras av nya taxiavtal som gäller från 1 januari i år. I prognosen ingår det också kostnader för oljeläckan i Gällivare med 1,5 mkr samt resultatpåverkande personalkostnader för den nya avropsfunktionen för inhyrd vårdpersonal, som enligt plan skulle debiteras sjukvårdens divisioner. I övrigt inga stora avvikelser mot plan. Ekonomisk handlingsplan För att klara resultatkravet på 14 mkr har divisionen planerat följande aktiviteter: (mkr) Verksamhet Sparkrav 2016 Sparkrav period Utfall 2016-04 Prognos 2016 Effektivare nyttjande av resurser 2,1 0,0 0,1 2,1 Avtalsuppföljning FM-avtal 0,3 0,3 0,8 0,8 Ändrade öppettider restaurang Sy 0,5 0,1 0,1 0,5 Outsourca utskrift och kuvertering 0,2 0,0 0,0 0,2 av kundfakturor Övriga åtgärder 3,4 0,2 0,3 2,9 Totalt 6,5 0,6 1,3 6,5 Utfallet för perioden är bättre än planerat, dock hade de flesta aktiviteter planerats börja ge effekt först till hösten. För outsourcing av utskrift och kuvertering av kundfakturor har avtal tecknats och startar i maj. 59

Kostnader för inköpta livsmedel har minskat med 770 tkr jämfört med förra året, vilket är bättre än förväntat. Ett nytt avtal med lägre priser är en förklaring, ett mycket framgångsrikt arbete med avtalsuppföljning är en annan. Uppföljning och priskontroll har visat att det är viktigt att kontrollera att det som faktureras är de avtalade priserna, även över tid. Kostverksamheterna i länet jobbar också aktivt både med att sänka andelen köp utanför avtal samt med att minska svinnet i våra kök. Förra året utökades öppettiderna på helger och kvällar i Restaurang Källan i Sunderbyn som en ökad service till våra kunder, men beslut har tagits att återgå till samma öppettider som innan, då det gav ökade kostnader med ca 0,5 mkr för helåret 2015. Förändringen är genomförd och bemanningen har anpassats, utfall följer plan. Ökade volymer på Länsservice, inom både material och hjälpmedel, har hittills kunnat hanteras utan motsvarande ökning av personal. Detta ger för perioden en resultateffekt på 0,2 mkr. Ekonomiskt utfall landstinget Service ska också särskilt följa det ekonomiska utfallet i landstinget för vissa områden som berör andra delar av landstingets verksamheter. Patienthotell Sunderby sjukhus Patienthotellets personal arbetar intensivt med att föra ut information till ansvariga i vården och har också tillsammans med vården genomfört genomgångar av vårdavdelningarnas patienter för att se vilka patienter som kan föras över till patienthotellet. Patientinventering har genomförts en gång per månad fram till och med mars för varje vårdavdelning i samverkan mellan patienthotellet och vårdavdelningarna. Vi förespråkar att det vid vårdenheternas rond planeras för patienterna i vilket skede det är aktuellt med en överflyttning till patienthotellet, önskvärt är att den planeringen sker dagen före överflyttningen. Beläggning Beläggningen ökar långsamt men stadigt, vid jämförelse med motsvarande månad ett år tillbaka har beläggningen ökat med i genomsnitt 10 procent. Måndag till torsdag är beläggningen mer än 60 procent och fredag till söndag 40 procent vilket ger ett snitt på mer än 50 procent. Sen hemgång gör dock att beläggningen av rummen ofta är högre eftersom de då inte kan beläggas med ny gäst förrän nästa dag. Detta beräknas motsvara fem till tio procent högre beläggning. Beläggningen i patienthotellet följer den planerade verksamheten vid sjukhusets vårdenheter och ökar beläggningen när den planerade verksamheten är hög och minskar när den är låg. Antalet gäster stiger när vårdenheterna har högt tryck och sjunker vid normalt tryck trots att det finns patienter som kan finnas på hotellet istället för på vårdavdelning. Medicinska åtgärder Antalet gäster (oavsett antal insatser per gäst) som får någon form av medicinsk åtgärd tillgodosedd i genomsnitt 150 per månad. Antalet insatser per gäst varierar från allt från en till 15 insatser. Detta är en betydligt högre nivå 60

än vad bemanningen är dimensionerad för, och kan komma att leda till behov av utökad bemanning. Ekonomi Det ekonomiska utfallet för patienthotellet har förbättrats något jämfört med förra året. På grund av ökad beläggning har intäkterna ökat med 350 tkr medan kostnaderna ökat marginellt. Omprioritering av budgetmedel internt i divisionen gör att patienthotellet just nu har en budget i balans. Viss risk ses dock att bemanningen inte räcker till om antal gäster fortsätter öka samt behoven av medicinska åtgärder ligger kvar på samma höga nivå. Patienthotellet ingår nu i landstingets beräkningar av KPP-kostnad. En ny beräkning har gjorts av hotellets snittkostnad per patient och dygn, utifrån faktisk beläggning och kostnader 2016. Resultatet blev en kostnad på 2 428 kr för patienter och 1 526 kr för övriga gäster. Detta kan jämföras med vårdkostnad per dygn för en slutenvårdspatient mellan 4 000 6 000 kr. Vårdnära service Några ekonomiska effekter av vårdnära service kan ännu inte redovisas. För de vårdavdelningar som har vårdnära service har den arbetade tiden (vårdpersonal plus vårdnära service-medarbetare) ökat med 9 procent januari till april i år jämfört med samma period före införandet. Vårdens timmar är oförändrade, d v s hela ökningen avser vårdnära servicemedarbetares tid. Ekonomiskt resultat av genomförda upphandlingar Ett viktigt mål med landstingets inköpsarbete är att sänka kostnaderna för inköp av varor och tjänster för att bidra till landstingets övergripande mål om en ekonomi i balans. Tanken är att hjälpa vårdverksamheterna att sänka kostnaderna för inköp men även göra det enklare för verksamheterna att få tillgång till varor och tjänster. I årsrapporten 2015 redovisades ett antal stora upphandlingar (inkontinens, nutrition, dialysprodukter och postförmedlingstjänst) som hade genomförts med tydligt lägre priser än befintliga avtal. Effekterna av respektive nytt avtal visar sig kommande år och är starkt beroende av divisionernas köptrohet samt att volymerna är ungefärligen desamma. I dagsläget har vi inte verktyg för att följa de ekonomiska effekterna av upphandlade avtal. Hittills under 2016 har inga nya större upphandlingar avslutats, varför några beräkningar av kostnadsreduceringar inte kan redovisas. Fastighetsdrift Övertagande av fastighetsdrift och vaktmästeri i egen regi börjar i Kalix i maj och fortsätter i Piteå, Gällivare och Kiruna under hösten. 61

Intäkter Övriga intäkter har ökat med tio procent under perioden, vilket förklaras av att divisionen får intäkter motsvarande personalkostnaderna för vårdnära service under detta år, ökade hyresintäkter bl a för äldreboende i Gällivare samt av ökade volymer inom både material och hjälpmedelsverksamheten. Ökningen avser både divisionerna i landstinget och länets kommuner. En försäkringsersättning på 2,5 mkr ingår också i periodens utfall. Prognosen för övriga intäkter är en ökning med 39 mkr eller 4,7 procent, där drygt hälften avser vårdnära service och den andra hälften avser hjälpmedel, material och hyror. Divisionens landstingsbidrag har sänkts i år, dels som ett spar med 12,6 mkr och dels som en redovisningsteknisk fråga avseende kostnader för planerat fastighetsunderhåll (22,5 mkr) som kommer att bokföras som investeringar istället för att hela kostnaden tas innevarande år. Kostnader Kostnaderna för sjukresor har ökat med 5,5 mkr eller 12 procent för perioden, och nästan hela ökningen beror på ökade kostnader för resor med taxi (ökning 4,6 mkr eller 22 procent). Kostnadsökningen förklaras i sin helhet av nya taxiavtal i länet som gäller från 1 januari 2016. Antal taxiresor har minskat med en procent t o m mars. Även kostnader för liggande transporter har ökat kraftigt i år, med 24 procent, och förklaras av nya krav på fordonen vilket ger ett högre pris. Kostnaden för flyg och tåg är oförändrad för perioden jämfört med 2015 medan kostnader för buss (-7 procent) och egen bil (-19 procent) fortsätter minska. De nya reglerna med höjda egenavgifter från 1 maj 2015 tros förklara minskningen med buss och bil. Prognosen för året är lagd utifrån antagandet att kostnadsutvecklingen följer samma mönster som förra året och slutar på 116,5 mkr. Det motsvarar en 62

kostnadsökning på tolv procent och ger ett underskott mot budget på 17,7 mkr. Avskrivningarna har ökat med 2 mkr för perioden, och beräknas öka med 5 mkr för helåret. Ökningen beror på investeringar i äldreboende och elevboende i Gällivare samt ökad volym inköpta hjälpmedel. Övriga kostnader har ökat med fem procent jämfört med föregående år vilket framförallt förklaras av ökad försäljning av material vid Länsservice samt oljeläckan i Gällivare som beräknas orsaka kostnader på 4 mkr. Kostnaderna för inköp av livsmedel har minskat med 0,8 mkr tack vare nytt livsmedelsavtal. Prognosen är att övriga kostnader totalt sett ska minska något jämfört med förra året. Förändringarna avser framförallt redovisning av planerat fastighetsunderhåll (komponentavskrivningar) som ger lägre kostnader med 22,5 mkr samt övergång till fastighetsdrift i egen regi. Ökade volymer på Länsservice samt oljeläckan ger ökade kostnader i nästan samma nivå. I övrigt små förändringar. Divisionens personalkostnader har ökat med sju procent under perioden, vilket är något lägre än planerat, och exklusive vårdnära service uppvisas ett litet överskott mot budget. Detta beror på ett antal vakanser och restriktivitet med vikarier vid frånvaro. Prognosen för året är en ökning med 22 mkr eller åtta procent. Den största posten avser vårdnära service, som ifjol kostade 12,7 mkr och i år är prognostiserad till 20,4 mkr, d v s en ökning med 7,7 mkr. Övrig kostnadsökning förklaras av årets lönerevision (6 mkr), övertagande av fastighetsdrift i egen regi (3 mkr) samt ett antal nya tjänster såsom avropsfunktion för inhyrd vårdpersonal, förstärkning på HR verksamhetsstöd samt strategisk FM-enhet. Inventarier Investeringar Utfall 2016 Typ av investering (Mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 Utfall beslut före 2016 Utfall beslut 2016 Summa Beräknad årsprognos för investeringar Inventarier 7,7 1,8 0,1 1,9 10,0 Hjälpmedel 32,0 13,9 13,9 40,0 Service totalt 39,7 1,8 14,0 15,8 50,0 Av årets ram på 7,7 mkr har 0,1 mkr effektuerats. Äskandena för ombyggnation av entrén i Kalix och inköp av utrustningar för fastighetsdriften i egen regi har inte initierats. Av tidigare beslut har 1,8 mkr effektuerats där största delen är inköp av utrustning till köket i Sunderbyn och restaurangen på Piteå älvdals sjukhus. Under perioden har hjälpmedel köpts in för 14 mkr, vilket är något högre än samma period förra året. Fortsatt stor efterfrågan från kommunerna samt pågående utbyte av dyra hjälpmedel (sängar och komfortrullstolar) gör att prognosen för året pekar mot en slutsumma på minst samma nivå som 2015, vilken var 38 mkr. 63

Fastighetsinvesteringar Byggprojekt (mkr) Utfall 2016-04 Budget / kalkyl Upparbetat under året 1604 Upparbetat totalt 1604 Återstår mot budget / kalkyl Diff mot budget / kalkyl A Divisionsfinansierade 8,4 0,4 4,9 3,5 - B Underhållsprojekt 39,2 8,9 38,5 0,7 - C Specialprojekt i länet 9,4 * 5,2 9,4 - - I Investeringsprojekt 116,1 20,2 45,1 69,4 1,6 Summa 173,1 34,7 97,9 73,6 1,6 Investeringsprojekt För interna hyresgäster Beslut 2016 38,5 3,8 4,7 33,8 - För externa hyresgäster - - - - - Beslut 2016 För interna hyresgäster 69,8 14,3 36,5 31,7 1,6 Beslut före 2016 För externa hyresgäster - - - - - Beslut före 2016 Komponentinvesteringar 4,2 0,3 0,3 3,9 - Utan beslut 3,6 1,8 3,6 - - Summa beslut 116,1 20,2 45,1 69,4 1,6 *) I C-projekt ingår kostnader för oljeläckaget i Gällivare med 4,0 mkr, försäkringsärende pågår, ersättningens storlek är bedömd till 2,5 mkr. Avslutade investeringsprojekt Byggprojekt (mkr) Budget / kalkyl Upparbetat under året Upparbetat totalt Diff mot budget / kalkyl I281 Sunderby sjh, reservkraftaggregat 6,0-4,6 1,4 I289 Lt-huset, ljudstudio 0,3-0,5-0,2 I463 Öjeby sjhem, installation komfortkyla 4,0 0,6 3,6 0,4 Vid beslut om medel för reservkraft till Sunderbyn och komfortkyla till Öjeby sjukhem var inte hela kostnadsbilden klar. Därför gjordes en extra reservation vilket sedan visade sig att projekten klarades med lägre utfall än beräknat. I ombyggnationen för ljudstudion i landstingshuset behövdes bland annat extra borrningar i betongväggar för att klara ventilationen vilket medförde en fördyring med 200 tkr. Antal årsarbetare 64

Den arbetade tiden har ökat med sex procent hittills i år, där fem procent förklaras av vårdnära service och vikariepoolen i Sunderbyn samt länets resursenheter. Problem med IT-systemen gör att utfördelningen av timmar från vikariepool och resursenheter inte har fungerat som det ska, vilket ska rättas till under året. Denna personal har sin anställning i Service men arbetar i vården och där ska både kostnader och timmar redovisas. Övrig ökning motsvaras av minskad sjukfrånvaro samt enstaka nya tjänster. Under de senaste åren har Service fått utökat ansvar för ett flertal projekt och verksamheter, vilket avspeglas i den arbetade tiden. Totalt under 2015 ökade arbetade timmar i divisionen med 12,5 procent, vilket motsvarade 59 årsarbetare. Exkluderas patienthotellet i Sunderbyn, bemanningsenheten, vårdnära service, strategiskt inköp samt att 2015 innehöll en arbetsdag mer än 2014 så återstår en ökning med 1,9 procent eller 9 årsarbetare. Denna ökning bestod huvudsakligen av utökad bemanning i restaurangen i Sunderbyn (utökade öppettider), på löneenheten (byte av HR-system) samt vid hjälpmedelsverksamheten på Länsservice. Den senare beror på ökning av uthyrda och sålda hjälpmedel till kommunerna och finansieras med intäkter. Under 2016 har volymen personal fortsatt att öka. Ökningen är planerad och till största delen kopplad till nya uppdrag. Restaurangen i Sunderbyn har återgått till samma bemanning som 2014 och löneenheten har som mål att nästa år återgå till samma bemanning som innan byte av HR-system. Antal anställda Statistiken för antal anställda inkluderar både personalen i vårdnära service, vikariepoolen i Sunderbyn och vårdens resursenheter (ca 90 anställda), där de senare övergått till Service i februari i år. En minskning motsvarande re- 65

sursenheternas anställda bör synas hos sjukvårdsdivisionernas. Dessa tre enheter förklarar i stort sett hela ökningen jämfört med förra året. Vikariepoolen har tagit in ett antal vikarier i april inför sommaren. Vårdnära service har utökats i Sunderbyn med 13 anställda i april och har nu 51 anställda, vilket är 29 fler än samma månad 2015. Divisionens övriga verksamheter har mycket små förändringar i antal anställda. Enstaka förstärkningar har gjorts såsom avropsfunktion för inhyrd vårdpersonal, inom HR verksamhetsstöd samt strategisk FM-enhet. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron har till följd av säsongsbetonade sjukdomar varit som högst under årets första månader. Under april månad har frånvaron gått ner nära divisionens mål på 4 procent vilket över perioden ger en sjukfrånvaro på 5,7 procent (kort 2,8 procent, lång 2,9 procent). Totalt sett är sjukfrånvaron en procentenhet lägre än motsvarande period föregående år. Arbetet med tidig rehabilitering och samtal med närmsta chef om anpassade arbetsuppgifter vid sjukdom fortgår. Frisknärvaro 2015-05-01--2016-04-30 Mått för måluppfyllelse Frisknärvaro* 52,8% 70 % * Andel medarbetare med max 5 dagar sjukfrånvaro per 12 mån period Andelen medarbetare med registrerad sjukfrånvaro max 5 dagar under de senaste understiger divisionens mål vilket har ett direkt samband med sjukfrånvaron. Medborgare Landstingsstyrelsens delmål: Högt förtroende för verksamheten. Goda livsmiljöer. En jämlik och jämställd hälsa. Styrkort Indikator Mål indikator Utfall Utveckling Antal genomförda aktiviteter riktade till patienter/anhöriga Minst 1 per sjukhus 66

Information till patientorganisationerna har genomförts vid ett tillfälle på fyra sjukhus samt en aktivitet avseende information om hjälpmedel. Sammanfattande måluppfyllelse Aktiviteter för att förbättra miljön enligt landstingets handlingsplan fortgår enligt plan och resultat syns bland annat för andelen miljöfordon respektive ekologiska livsmedel. Verksamhet Landstingsstyrelsens delmål: En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet. En säker och kunskapsstyrd verksamhet. God samverkan internt och externt. Personcentrerad hälso-och sjukvård och kundorienterad service. Indikator Mål indikator Utfall Utveckling Avvikelsehantering Avvikelser från kund Förbättringsförslag och avvikelser från medarbetare Ej åtgärdade inom 30 dagar Att tillhandahålla FM -tjänster Servicekompass Vårdnära servicetjänster Patienthotellet Sy Att köpa varor och tjänster Servicekompass Upphandlade avtal Samordnade inköp sjukvårdspersonal Att administrera ekonomi och dokument Andel e-fakturor Att tillhandahålla stöd inom HR Servicekompass Samordnad korttidsrekrytering 0 550 0 Grönt Grönt Grönt 100 % andel Minska kostnad Öka Grönt Avvikelsehantering Antal inrapporterade avvikelser i Synergi ökar från både medarbetare och kund. Samtidigt ökar andelen ärenden som inte avslutas inom divisionens mål om en månad. Antalet medarbetare som registrerat minst en avvikelse eller förbättringsförslag har ökat kraftigt sedan förra året vilket är mycket positivt. Att tillhandahålla FM-tjänster Vårdnära service Den totala arbetade tiden på vårdavdelningar med VNS är nio procent högre än före införandet vilket innebär att vårdavdelningarna 67

inte hunnit anpassa sin personalstyrka. Städkvaliteten uppnår inte målet om inga anmärkningar medan leveranssäkerheten av medarbetare är fullgod. Patienthotell Sunderby sjukhus Beläggningen är fortsatt under målet, men trenden visar en ökning under vardagarna. Städkvaliteten uppnår inte målet under perioden. Att köpa varor och tjänster Upphandlade avtal Ingen upphandling har avslutats under perioden av sju prioriterade upphandlingarna. Mätning av produktivitet görs för upphandlingar av förbrukningsmaterial och ingen upphandling har slutförts under första perioden varför tidigare värde kvarstår. Avrop av sjukvårdstjänster Av inkomna behov har 78 procent lösts av avropsfunktionen. Nuvarande ramavtal fungerar inte bra och de flesta ramavtalsleverantörerna svarar nej vid avrop. Avtalstroheten är därför bara 45 procent. Detta medför ökade priser, snittpriset per timme för samordnade avrop av läkare är 1 261 kr att jämföra med 1 318 kr för hälsocentralernas avrop av läkare. Jämfört med förra året är dock bägge nivåer betydligt högre. Däremot ligger samtliga snittpriser inom ramavtalsleverantörernas priser. Att administrera ekonomi och dokument Andel e-fakturor Andelen e-fakturor från leverantörer har ökat med sju procentenheter medan e-fakturor till kund visar marginell ökning. Aktiviteter för att öka andelen genomförs under hösten. Att tillhandahålla stöd inom HR Samordnad korttidsrekrytering Det finns ett behov av systematiskt kvalitetsarbete för att förbättra samordningen av korttidsvikarier till sjukvården. De åtgärder som genomförts hittills visar på att kvaliteten ökar bland annat genom förbättrad dialog med enhetschefer. Samtidigt finns ett behov av ökning av bemanningspoolen för att bättre täcka de behov som finns inom verksamheterna. Systemstöd för hanteringen krävs för att kunna öka antalet vårdenheter som är med i samordningen. Sammanfattande måluppfyllelse Sammantaget för perspektivet är att det sker en viss förbättring, men till målen är det fortfarande en bit kvar. Aktiviteter sker inom samtliga områden för att både klara ökade krav från övriga verksamheter samtidigt som ekonomin ska vara i balans. Arbetet med certifiering enligt ISO 9001:2015 i maj har intensifierats under perioden. Kunskap och förnyelse Landstingsstyrelsens delmål: Strategisk hållbar utveckling. Regionen är synlig och aktiv. Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring. Tydlig styrning av förnyelseinitiativ. Indikator Mål indikator Utfall Utveckling Andel medarbetare i förbätt- 50 % 68

ringsprojekt Antalet medarbetare som varit engagerade i förbättringsarbete under perioden har ökat något jämfört med nuläge, men behöver fördubblas för att målet ska nås under året. Goda möjligheter finns att nå målet under kommande månader. Sammanfattande måluppfyllelse Aktiviteter för samverkan med landstingets vårdverksamheter och med externa parter fortsätter att öka. Aktiviteter för att bredda rekryteringsbasen bland annat genom praktik och APU ökar. Medarbetare Landstingsstyrelsens delmål: Lika rättigheter och möjligheter. Hållbart arbetsliv. Delaktiga medarbetare. Hälsofrämjande miljö. Indikator Mål indikator Utfall Trend Sjukfrånvaro 4,0 % Målet för året om 4 procent har inte nåtts. Dock ses en positiv trend i minskad sjukfrånvaro jämfört med samma period förra året. Divisionen arbetar fortsatt aktivt med tidig rehabilitering och HR-partner uppmärksammar chefer på nya rehabiliteringsärenden veckovis enligt rutin. Sammanfattande måluppfyllelse Aktiviteter som beror på hög sjukfrånvaro samt utökning vårdnära service på Sunderby sjukhus har präglat rekryteringsarbetet. Parallellt har utvecklingsarbete riktat till både medarbetare och chefer genomförts. Ekonomi Landstingsstyrelsens delmål: Positivt resultat med 2 procent av skatt, utjämning och generella statsbidrag. Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut. Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån. Kostnadseffektiv verksamhet. Indikator Mål indikator Utfall Utveckling Ekonomiskt resultat 14 mkr (exkl VNS) Per april klarar divisionen sitt periodiserade resultatkrav, men prognosen för året är att resultatkravet ej kommer att nås, på grund av att kostnaderna för sjukresor ökar avsevärt mer än planerat. Sammanfattande måluppfyllelse Arbetet med kostnadskontroll och ökad produktivitet för att klara den ekonomiska handlingsplanen sker parallellt med förbättringsarbete inom både divisionen och landstingsgemensamt. 69

Avrapportering av särskilda uppdrag Genomföra åtgärder enligt den ekonomiska handlingsplanen Utfallet för perioden är bättre än planerat, dock hade de flesta aktiviteter planerats börja ge effekt först till hösten. Fortsätta genomförandet av vårdnära service i samverkan med divisionerna Närsjukvård och Länssjukvård. Projektet fortgår enligt plan. Planering inför start av två ytterligare enheter på Sunderby sjukhus har skett under perioden. För att få bidrag från europeiska socialfonden ska 190 personer utbildas under projekttiden. Utbildningen ska vara kopplad till den kompentensväxling som planeras. Det gäller att arbetsuppgifter som kräver enklare eller ingen medicinsk utbildning flyttas från sjuksköterska till undersköterska och från undersköterska till vårdnära servicemedarbetare. Under april utbildades de första 13 personerna. Minst ytterligare 45 personer är planerade att utbildas under maj och juni. Landstinget har också en betydande roll i den nationella utvecklingen av vårdnära service. Utreda förutsättningarna för samordnade patienttransporter på sjukhusen med början vid Sunderby sjukhus. Planering för start av ett projekt pågår. Genomföra projektet Effektiva inköp i samarbete med samtliga divisioner. Projektet fortsätter under året men med förseningar på grund av vakanser. Pilot har utsetts, tre hälsocentraler och leverantörsenheten på Administrativ Service Inköp, för genomförande under hösten. Breddinförande påbörjas våren 2017 och sker etappvis. Fortsätta arbetet om samarbetsformer med länets kommuner om försörjningsfrågor. Projektet från förra året fortsätter med beräknad start av ett samverkansavtal om medicintekniskt förbrukningsmaterial från årsskiftet. Samverka om kostförsörjning inom Luleå kommun. Ett projekt om eventuell förändrad kostproduktion har avslutats. Samverkan med Luleå kommun om nytt kök pågår men beslut har inte tagits angående kommunens om framtida inriktning. Samordna avrop av inhyrd vårdpersonal. Implementering av en avropsfunktion har genomförts enligt plan. I överenskommelse med Närsjukvård och Länssjukvård har arbetet initialt fokuserat på avrop och direktupphandlingar av läkare från bemanningsföretag åt hälsocentralerna. För övriga verksamheter har avlastning skett i form av råd, stöd och genomförande av direktupphandlingar. Hittills har 51 köp gjorts för tolv hälsocentraler och åtta övriga verksamheter. Ta fram en inköpsstrategi. Arbetet med att ta fram en inköpsstrategi har startats och kommer att lämnas för beredning i slutet av augusti med beslut av landstingsstyrelsen i september. 70

Månadsrapport Kultur och utbildning Resultatutveckling Utfall Divisionen har efter fyra månader ett underskott på 3 mkr. De båda naturbruksgymnasiernas underskott utgör 6,2 mkr, kulturområdets verksamhet förbättrar resultatet med 3,2 mkr. Naturbruksgymnasiet Gran har fler elever och högre eleversättning/elev än budgeterat. Norrbottensmusiken har budgeterat för ökade kostnader i de nya lokalerna i Acusticum, Piteå, som de får tillgång till 1 maj. Detta gör att Norrbottensmusiken har ett överskott per april på 0,8 mkr. Inför 2016 hade Norrbottens museum ett underskott på 2,9 mkr i sin budget. Intentionen var att underskottet skulle återhämtas med hjälp av verksamhetsanpassning av personal och lokaler. Under våren har en utomstående konsult gjort en översyn av verksamheten vilket genererat omställningskostnader och kostnader för särskild avtalspension SAP. Parallellt med detta bedömer museet att intäkterna för utförda tjänster inom kulturmiljö behöver revideras då efterfrågan på tjänsterna minskat i förhållande till tidigare år. Trots lägre intäkter och ännu låg reell effekt av genomförda åtgärder har museet endast ett underskott på 0,4 mkr. Årsprognos Årsprognosen för divisionen bedöms uppgå till ett underskott om ca 14 mkr. I naturbruksgymnasiet Grans underskott har antagits att verksamheten antar årskurs-ett elever höstterminen 2016. Om skolan får direktiv att avbryta antagningen kommer underskottet att bli större. Prognosen för naturbruksgymnasiet i Kalix sträcker sig tom 2016-07-31, därefter övertar Kalix kommun huvudansvaret för verksamheten. 71

Med anledning av att medarbetare vid Norrbottens museum erbjudits pensionslösningar kommer årets och framtida års SAP-lösningar att belasta årets resultat. Då kulturmiljöområdet dessutom aviserar lägre intäkter för utförda tjänster görs bedömningen att museet inte kommer att klara av att omprioritera inom sina ramar för att få en verksamhet i balans. Översynsarbetet kommer på sikt att leda till en budget i balans, men för året görs en försiktig bedömning att årsprognosen utgör ett underskott på ca 3,8 mkr för Norrbottens museum. Divisionen har hållit vissa tjänster vakanta under årets första månader samt att organisationen gör andra medvetna prioriteringar för att skapa ett överskott inom andra verksamheter och på så sätt förbättra divisionens totala underskott. Ekonomisk handlingsplan Verksamhet Sparkrav 2016 Spar P erio d 2016 Utfall P erio d 2016 Spar P ro gno s 2016 Kulturbidrag 2,6 0,9 0,9 2,6 Divisionsgemensamt 0,4 0,1 0,1 0,4 T o talt 3,0 1,0 1,0 3,0 För 2016 har Division Kultur och utbildning ett sparkrav på 3 mkr, exklusive skolornas underskott. Divisionen budgeterade sparkravet på ett separat kostnadsställe och besparingarna kommer huvudsakligen från kulturbidrag (2,6 mkr) och divisionsgemensamt (0,4 mkr). Sparkravet uppskattas löpa enligt tolftedelar och bedöms uppnå. 72

Intäkter Utfall Utfallet av intäkter följer i stort sett budgeten, om man undantar naturbruksgymnasiernas budgeterade elevintäkter som inte sammanfaller med utfallet. Årsprognos Den bedömda årsprognosen indikerar lägre intäkter än föregående år. Det är främst Naturbruksgymnasiet i Kalix som står för den största minskningen, ca 11 mkr. Från och med 1 augusti övergår skolan till Kalix kommun. Verksamheten var budgeterad för hela 2016. Minskad efterfrågan på utförda tjänster ger avdelningen Kulturmiljö (Norrbottens museum) minskade intäkter med ca 0,9 mkr. Båda skolorna har fått indikationer om bra söktryck av förstagångselever till hösten. Om förstahandsuppgiftera kvarstår för Gran kan elevintäkternas förbättras med ca 1 mkr under året. Kostnader 73

Övriga kostnader Utfall Utfallet följer budget relativt väl. Divisionens spar med 4/12-delar har infriats. Däremot finns det andra kostnader om ligger något högre efter fyra månader. Årsprognos Den bedömda årsprognosen indikerar lägre kostnader än föregående år. Det är främst Naturbruksgymnasiet i Kalix som står för den största minskningen, ca 5,9 mkr. Från och med 1 augusti övergår skolan till Kalix kommun. Verksamheten var budgeterad för hela 2016. Divisionens sparkrav på ytterligare 3 mkr för 2016 påverkar också prognosen i förhållande till utfall föregående år. Både Norrbottensmusiken och Norrbottens museum kommer att ha högre hyreskostnader i år jämfört med tidigare år. Musiken med 1,3 mkr och museet med 2 mkr. Personalkostnader Utfall Divisionens utfall ligger något bättre än budget. Divisionen har några tjänster som varit vakanta, men kommer att tillsättas under våren/sommaren. Årsprognos Den bedömda årsprognosen indikerar lägre personalkostnader än föregående år. Det är främst Naturbruksgymnasiet i Kalix som står för den största minskningen, ca 6,8 mkr. Från och med 1 augusti övergår skolan till Kalix kommun. Verksamheten var budgeterad för hela 2016. Investeringar Typ av investering (Mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 Utfall beslut före 2016 UTFALL 2016 Utfall 2016 Summa Beräknad årsprognos för investeringar Inventarier 4,9 0,5 0,2 0,7 6,0 Konst 0,5 0,1 0,1 0,8 Konstnärlig gestaltning 0,0 0,0 0,0 0,6 Totalt 5,4 0,6 0,2 0,8 7,4 Av genomförda investeringar som avser 2015 års beslutade medel är det endast Naturbruksgymnasiet i Kalix som hittills genomfört sina inköp. Norrbottens museum har överfört ca 1,4 mkr, men hittills är inga inköp gjorda. På grund av att inköpen av konst till den konstnärliga gestaltningen tagit stort utrymme från tjänsten som ansvarar för inköpen av såväl konstnärlig gestaltning som landstingskonsten har ca 0,3 mkr överförts från 2015 till 2016. 74

De investeringar som kommer att göras avseende konstnärlig gestaltning i år är slutförande av hotellet Vistet, vårdavdelningar vid Gällivare sjukhus, dagkirurgiska enheten vid Piteå älvdals sjukhus samt urologen vid Sunderby sjukhus. Av beslutade medel 2016 har divisionen omprioriterat och kommer att investera en lägre summa än beslutad ram. Arbetad tid - årsarbetare Tabellerna korrelerar med ökad sjukfrånvaro, intentioner om att vakanshålla tjänster när verksamheten tillåter som exempelvis Gran har gjort. Viss del av verksamhetsöversynen som genomförts på Norrbottens museum har fått genomslag i ovanstående graf. Hittills har fem medarbetare avslutat sin anställning. 75

Antal anställda Cheferna har uppmanats att minska antalet vikarier och tillfälligt anställda när verksamheten tillåter med hänsyn till den ekonomiska situationen. Det förklarar varför antalet vikarier, tillfälligt anställda samt totalt anställda har minskat. Detta har gjorts på flera basenheter såsom divisionsstaben, Norrbottensmusiken och Gran. Sjukfrånvaro Indikatorer i divisionsplanen Mått Mål nll 201604 2015 2014 2013 Medarbetarindex totalt 76 77 76 - Frisknärvaro (mer än 5 dagar) (% ) 71 72,5 75 70,6 66 Korttidssjukfrånvaro av bruttoarbetstid - 2,2 1,6 1,7 2,1 (% ) Långtidssjukfrånvaro av bruttoarbetstid - 3,4 2,7 3,6 3,8 (% ) Total sjukfrånvaro av bruttoarbetstid (% ) 4 5,6 4,3 5,3 5,9 Både den korta och långa sjukfrånvaron har ökat i jämförelse med förgående år. Kvinnorna har högre sjukfrånvaro än männen i alla ålderskategorier, exempelvis ålderkategorin 50 år och uppåt har kvinnorna ett sjuktal på 9,2 % i jämförelse med männen som har 2,5 %. Långtidsfrånvaron består till större del av medicinska diagnoser och inte av arbetsrelaterade skäl. Särskilda upp- 76