Divisionernas årsrapporter

Transkript

1 Divisionernas årsrapporter 2016

2 Årsrapport Division Närsjukvård Ekonomi Resultatutveckling Från november månad har resultatet kraftigt försämrats och divisionen redovisar ett underskott som uppgår till 320 mkr. Det är 49 mkr sämre jämfört med föregående år. Periodens resultat avviker med minus 198 mkr mot resultatkravet vilket förklaras av; De planerade sparåtgärderna har gett effekt motsvarande 40 mkr vilket avviker med 108 mkr mot uppsatt mål (148 mkr). Utöver åtgärder i den ekonomiska handlingsplanen har divisionen lägre kostnader/högre ersättningar för ett antal poster vilket förbättrat resultatet med 19 mkr. En ny upphandling av pacemaker och angiomaterial, samt en bättre vårdprocess för smärtpatienter har inneburit minskade kostnader för sjukvårdsmaterial och förbättrat resultatet med 8 mkr. Minskat köp av privatvård (besök hos privata sjukgymnaster och läkare) har förbättrat resultatet med 7 mkr. Hälsocentralerna har lyckats behålla fler listade invånare än planerat i samband med privat etablering. Det har bidragit till en resultatförbättring med 4 mkr. Kostnadsökningar har försämrat divisionens resultat med 109 mkr. Orsaken är främst bristen på allmänläkare på hälsocentraler, ett fåtal bristspecialiteter inom somatisk vård samt svårigheter att rekrytera sjuksköterskor till vårdavdelningar. Divisionen har höga kostnader för övertid, vikarier, introduktion av nya medarbetare samt ersättningar för sommaravtal. Sammantaget har kostnaden för egen personal försämrat resultatet med 20 mkr Ett antal hälsocentraler är helt utan ordinarie läkare och måste förlita sig på stafetter för att klara sitt åtagande. Även specialister inom in-

3 ternmedicin och psykiatri är i behov av stafetter som till stor del kommer att fasas ut under Resultatförsämringen uppgår till 39 mkr för inhyrd personal. Under året har divisionen haft höga kostnader för vård utanför länet och underskottet (- 33,6 mkr) har dubblerats jämfört med föregående år och försämrat resultatet med 19 mkr. Den största kostnadsökningen avser enstaka vårdtillfälle vid Akademiska sjukhuset samt ett fåtal ECMO patienter som vårdats vid Karolinska sjukhuset till en kostnad av 16 mkr. Vidare har kostnaderna vid NUS ökat inom specialiteterna lungmedicin och hematologi. Kostnadsökningen är orsakad av att patienterna vårdats längre till en högre kostnad per vårdtillfälle. Dyra läkemedelsbehandlingar inom neurologi och cancersjukvård har försämrat resultatet med 11 mkr. Nya preparat och behandlingsformer introduceras hela tiden vilket bidrar till resultatförsämringen. Av underskottet är 10 mkr hänförlig till kirurg-/urologpatienter som får sin behandling vid länsdelssjukhusen. Läkemedel på recept och utlämning av diabetestekniska hjälpmedel försämrar ytterligare resultatet med 5 mkr. Sammantaget är resultatförsämringen 16 mkr. Övriga kostnader och intäkter har tillsammans försämrat resultatet med 15 mkr. Bland annat har ett antal beslut påverkat resultatet negativt. Under året har regelverket och ersättningsnivån för asylsjukvården ändrats vilket innebar en sänkning av den fasta ersättningen och en ökad rörlig ersättning. Under året har fler hälsoundersökningar utförts men reducering av den fasta delen har inneburit att mixen av rörlig och fast ersättningen har försämrat resultatet med 4 mkr. Enhetliga patientavgifter har också bidragit till lägre intäkter och resultatförsämring med 6 mkr. Dessutom har divisionen haft övriga kostnader för ombyggnationer/omställningskostnader i samband med strukturförändringar motsvarande 5 mkr.

4 Utfall Luleå-Boden: Redovisar en avvikelse med 113 mkr mot resultatkravet. Främsta orsaken är kostnadsökningar för egen och inhyrd personal. Sjukfrånvaron och övertid har minskat till följd av aktiva åtgärder i schemaläggning. Under året har en ökad belastning med högt patientinflöde och långa väntetider på akutmottagningen av patientsäkerhets- och arbetsmiljöskäl krävt ökad bemanning. Ambulansverksamheten i Luleå har utökats med en dagbil för transporter för överflyttningsuppdrag vid kusten. Internmedicin/rehab har fortsatt behov av inhyrda läkare vid lungmedicin och PCI-verksamheten. Inhyrda sjuksköterskor har löst bemanningen på flera vårdavdelningar för att undvika stängning av vårdplatser. Inom vuxenpsykiatrin har dock behovet av inhyrd personal minskat. Primärvården har ökade kostnader för både inhyrd och ordinarie personal. Under året har man arbetat med strukturella förändringar för att minska antalet hälsocentraler och nyttja personalen effektivare. Primärvårdsjouren har även reducerat öppettiderna för att frigöra mer läkare på dagtid. Även kostnader för riks- och regionsjukvård har ökat och avser ett fåtal väldigt dyra vårdtillfällen under året. Kostnader för cancerläkemedel inom hematologi och lungmedicin ökar medan biologiska behandlingar vid reumtologiska och mag-tarmsjukdomar har sänkt kostnaderna genom byte till s k biosimilarer. Kiruna: Redovisar en avvikelse med 17 mkr mot resultatkravet. Akut omhändertagande har en puckelkostnad för akutläkare i avvaktan på att STläkare blir färdiga specialister. Vårdplatser på HIA/IVA har reducerats på grund av brist på specialistutbildade sjuksköterskor. Dygnsbemanningen av ambulansen i Vitttangi har ersatts med dagbil för att reducera kostnaderna. Internmedicin/rehab har reducerat vårdplatser och under hösten har vårdavdelningarna samplanerat för att samnyttja personalen. Kiruna hälsocentral kommer att fortsätta med kvällsöppen mottagning och effektiva dagjoursteam för att få effektivare flöden och kontinuitet och för att minimera jourbesöken på akutmottagningen. Gällivare: Redovisar en avvikelse med 18 mkr mot resultatkravet. Under året har intensiva aktiviter pågått för att, dels behålla befintliga sjuksköterskor, dels kunna rekrytera nya. Från sommaren har vårdavdelningarna varit sammanslagna för en bättre personalplanering. Verksamheten har det senaste kvartalet bemannats med inhyrda sjuksköterskor. Dessutom arbetar befintlig personal övertid och ambulanssjuksköterskor roterar in mot akuten. Piteå: Redovisar en avvikelse med 30 mkr mot resultatkravet.under året har beläggningen på IVA varit hög och ett ökat antal patienter har krävt respiratorvård. Detta har inneburit höga kostnader för personal, läkemedel och sjukvårdsmaterial. Översynen av den rättspsykiatriska verksamheten påbörjas först under Under året har särskilt vårdkrävande patienter från länet vårdats vid enheten. Lägre utomlänsintäkter för rättspsykiatriska patienter är också en orsak till att resultatmålet inte uppnås. Förändringsarbetet inom vuxenpsykiatrin får genomslag på ekonomi först under Inom primärvården har strukturella förändringar genomförts och en förtätning av antalet hälsocentraler från fyra till tre har skett i Piteå kommun. Vid Arvidsjaurs hälsocentral har åtgärder genomförts för att öka flödeseffektivitet och sänka kostnaderna inför Verksamheten har haft en högre engångskostnad för ombyggnation för att samordna verksamhet och personal.

5 Kalix: Redovisar en avvikelse med 24 mkr mot resultatkravet. Akut omhändertagande samt internmedicin/rehab svarar för den största delen av underskottet. Främsta orsaken är kostnadsökningar på vårdavdelningarna samt ökade kostnader för inhyrda läkare. Under året har uppdraget för bakjouren utökats i och med att jourlinjer reducerats samtidigt som många läkare varit och utbildat sig på andra sjukhus. Översyn av bemanningsplanering har påbörjats för att bättre styra arbetstider efter patientflödet. Under året har beslut fattats om en sammanslagning av Kalix och Grytnäs hälsocentraler. Arbetet med att flytta om inne på sjukhuset samt planera för den nya hälsocentralen har påbörjats. Kostnader för cytostatika och övriga läkemedel för hematologiska, neurologiska och infektionssjukdomar fortsätter att öka. Divisionsgemensamt: Resultatet är 4 mkr bättre jämfört med resultatkravet. Verksamhetens intäkter Den landstingsdrivna primärvården ersätts med en vårdpeng utifrån andel listade medborgare. Under 2016 hade divisionen 88,9 procent av länets befolkning. Budgetöverskottet övriga intäkter avser medel som divisionen erhållit i form av statliga stimulansmedel, statsbidrag för Hepatit-C samt återbetalning av särskild moms för inhyrd personal. Vidare betalas bidrag ut till de verksamheter som har extremt dyra läkemedel (Vyndaqel och Soliris).

6 Verksamhetens kostnader Av divisionens totala underskott är 85 procent personalkostnader. Inhyrd personal. Kostnaden för inhyrd personal har ökat med 13 procent jämfört med 2015 och uppgår till 212 mkr. Huvuddelen 186 mkr avser inhyrda läkare. Andelen läkarkostnader på dagtid är 75 procent och 25 procent på jourtid. Kostnaden för inhyrda sjuksjuksköterskor har minskat med 6 procent jämfört med 2015 och uppgår till 26 mkr. Personalkostnader. Kostnadsökningen förklaras till stor del av kraftigt ökade övertidskostnader samt ersättning för sommaravtal. Kostnader för övertid uppgår till 56 mkr vilket är en ökning med 9 mkr jämfört med föregående år. Kostnader för sommaravtal uppgår till 30 mkr vilket är en ökning med 11 mkr jämfört med föregående år. Ekonomisk handlingsplan Utifrån direktiv från landstingsledningen har division Närsjukvård i uppdrag att vidta åtgärder som sänker kostnaderna med 148 miljoner kronor under 2016 för att klara resultatmålet på minus 122 mkr. Divisionen avviker från målet med 109 miljoner kronor. Verksamhet Sparkrav helår 2016 Utfall dec 2016 Avvik 2016 Akut omhändertagande 7,5 0,5-7,0 Internmedicin/rehab 71,9 9,4-62,5 Primärvård 39,7 15,2-24,5 Vuxenpsykiatrin 23,2 12,3-10,9 Divisionsgemensamt 4,1 1,0-3,1 Riks- och regionsjukvård 2,0 1,4-0,6 Totalt 148,4 39,8-108,6 Akut omhändertagande: Sparet avser i huvudsak en förändrad struktur på intensivvården på Kiruna sjukhus. En risk- och konsekvensanalys av förändrat uppdrag inom akut omhändertagande i länet ska upp till politisk ställningstagande i början av Vidare pågår arbete att organisera för en gemensam samjourslösning tillsammans med primärvården. Den ekonomiska effekten blir först Ekonomiska åtgärder i Gällivare pågår men kan

7 först genomföras när ombyggnationen är klar. För att kunna bedriva verksamheten i Gällivare har samplanering gjorts av sjuksköterskebemanning med vårdavdelningarna. Stor sjuksköterskebrist har lösts med inhyrd personal. Personalsituationen under hösten innebär att IVAK i Piteå inte har kunnat minska på inhyrd personal som planerat. Internmedicin/rehab: Inom Luleå-Boden är åtgärder från 2015 års ekonomiska handlingsplan genomförda. Reuma klarar sin bemanning utan läkarstafetter från första 1 jan 2016 och vårdhygien reducerar sina kostnader enligt plan. Reducering av vårdplatser i Kiruna är genomförd från 1 februari men på grund av höga kostnader och dyra sommaravtal har utfallet av sparkravet reducerats.. Sommarens sammanslagning av vårdavdelningarna som ett led att minska personalkostnaderna är förlängd under resten av Visst arbete återstår för att uppnå större ekonomisk effekt Gällivare har minskat inhyrda sjuksköterskor men klarar inte målet under Under hösten samplaneras sjuksköterskebemanningen på vårdavdelningarna med akutmottagningen. Kalix redovisar ingen effekt av de beslutade sparåtgärderna. Arbetet med en effektivare bemanning på vårdavdelningar pågår. Närsjukvården vid länsdelssjukhusen får idag bära hela kostnaden för kirurgens cytostatika-förskrivning och behandling. Internmedicin har därför ej kunnat reducera läkemedelskostnaderna från maj månad som var planerat. Primärvård: Avveckling av primärvårdsjour och beredskap till en gemensam samjourslösning i Kiruna är i ett första steg genomfört under helger. Arbetet är kopplat till uppdraget inom akut omhändertagande. Den beslutade sammanslagning av Kalix och Grytnäs hälsocentraler har inte kunnat genomföras under Arbete för planering och ombyggnation pågår och påverkar flera verksamheter vid sjukhuset. Framgångsrika åtgärder under året har varit strukturförändringar i Piteå primärvård samt utvecklingsarbetet vid Arvidsjaurs hälsocentral. Arvidsjaur har hittills klarat 60 procent av det periodiserade sparet. Ombyggnation är slutförd för att kunna effektivisera verksamheten under Kostnader för stafettläkare kommer att minska under 2017 då primärvården i Piteå har förtätat verksamheten från fyra till tre enheter. Vuxenpsykiatrin: Effektivisering av den psykiatriska vårdprocessen i Piteå går enligt plan. Behovet av inhyrda sjuksköterskor har upphört. En ökad produktivitet i kombination med effektivare personalbemanning kommer att leda till minskade kostnader från Luleå-Boden har problem med sköterskebemanningen inom slutenvården. Övertidskostnader för befintlig personal har ökat i större utsträckning än planerat men istället nyttjas färre inhyrda. Beroendecentrum har svårighet att bemanna och har ökat nyttjande av stafettsköterskor. Ingen ekonomisk effekt uppnås under Öppenvården inom Luleå-Boden och Kalix reducerar personalkostnaderna genom effektivare bemanningsplanering. Divisionsgemensamt: Här finns ett antal åtgärder som berör flera närsjukvårdsområden. Nedläggning av bassänger kommer inte att genomföras enligt beslut av landstingsstyrelsen och spareffekten utgår. Stabsöversyn är delvis genomförd.

8 Riks- och regionsjukvård: Hemtagning av ätstörningsvård är till stora delar genomförd. Är till fullo utfasat när en patient avslutat sin uppföljning. Ekonomiska effekter av åtgärder mot inhyrd sjukvårdspersonal Verksamhet Spar helår 2016 Utfall dec 2016 Avvik dec 2016 Akut omhändertagande 0,0 0,0 0,0 Internmedicin/rehab 7,9 5,1-2,8 Primärvård 8,9 5,9-3,0 Vuxenpsykiatrin 13,2 9,2-4,0 Totalt 30,0 20,2-9,8 Den planerade neddragning av inhyrd personal har i stort följt plan fram till september månad. Från september har effekten avstannat och istället lett till oplanerade ökade kostnader inom primärvården. Divisionen har därför oplanerade kostnadsökningar med 39 mkr inom primärvård, akut omhändertagande och internmedicin. Brist på allmänläkare på vissa hälsocentraler inom Luleå-Boden, Piteå och Kalix närsjukvårdsområde har lösts med stafettbemanning. Kostnadsökningen inom akut omhändertagande avser främst länsdelssjukhusen i Kiruna, Piteå och Kalix. Inom internmedicin orsakas kostnadsökningen av en tillfällig frånvaro av PCI-operatörer i Sunderbyn som ersätts med stafettbolag. Även i Gällivare och Kalix saknas ordinarie läkare. Investeringar Kommentar Utfall 2016 Utfall beslut Typ av investering (Mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 före 2016 Utfall Summa Inventarier 18,01 10,9 9,6 20,5 Totalt 18,01 10,9 9,6 20,5 Av årets tilldelade investeringsram är 14,9 mkr beslutade och godkända. Av dessa har inventarier motsvarande 9,6 mkr aktiverats i anläggningsregistret och 5,3 mkr ligger för upphandling. Det återstår att fördela 3,1 mkr från 2016 års ram

9 Personal

10 Arbetad tid och övertid Totalt arbetad tid fortsätter att öka liksom övertiden. Divisionen har ett stort rekryteringsbehov, främst på legitimerade sjuksköterskor och läkare. Sommarbemanningen har fungerat, men det har varit hög arbetsbelastning och sämre arbetsmiljö. Ordinarie personal har hög andel övertid. Totalt arbetad tid omvandlat till årsarbetare har minskat i Gällivare och Kiruna, ökat i Luleå/Boden och är oförändrad i Kalix och Piteå, jämfört med Övertiden har ökat i Gällivare och Kalix, och minskat i Kiruna jämfört med För Luleå/Boden har övertiden minskat främst i juli och augusti och i Piteå ökade den i början av året för att sedan minska till 2015 års nivå.

11 Antal anställda Totalt har antalet anställda minskat i snitt med 44 personer i divisionen jämfört med föregående år. Divisionen hade tidigare en resursenhet som övergått till Bemanningsenheten i Division Service under februari månad Dessa personer är inte anställda i divisionen men arbetar fortfarande i divisionens verksamheter vilket är en förklaring till minskning av antal anställda i divisionen men inte en minskning på arbetade timmar. Antal tillsvidareanställda per december 2016 var 3211 vilket är en minskning med 20 personer jämfört med december Antalet visstidsanställda per december 2016 var 262 vilket är en ökning med två personer jämfört med december Antalet läkare har ökat med tio tillsvidareanställda och minskat med tre vikarier. Antalet sjuksköterskor har minskat med tio tillsvidareanställda och även vikarierna har minskat med fyra personer. Antalet undersköterskor har minskat med två tillsvidareanställda och ökat med 19 vikarier. Åtgärder: Rekryteringsprojekt i Gällivare och Kiruna där även länssjukvården ingår. Fokus på arbetsmiljö och rekrytering. Effektiv bemanningsplanering och hälsosamma scheman. Patientnära karriärvägar för sjuksköterskor. Implementera strukturerat individuellt introduktionsår för sjuksköterskor. Projekt oberoende av inhyrd personal. Kompetensväxling/uppgiftsväxling. Implementering av vård nära service (VNS) på fler avdelningar. Etik- och värdegrundsarbete pågår.

12 Stödja och ge förutsättningar för enhetscheferna i sitt uppdrag. Utlandsrekrytering. Införandet av Bemanningsenheten för hela länet. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron har ökat marginellt jämfört med föregående år. Sjukfrånvaron är 5,8 procent varav korttidssjukfrånvaro är 2,1 procent och långtidssjukfrånvaro 3,7 procent. Den totala sjukfrånvaron är högre under maj, juni och oktober och betydligt lägre under mars, juli och augusti jämfört med föregående år. I Gällivare/Kiruna har både korttids- och långtidssjukfrånvaron ökat jämfört med föregående år. Det man kan se är att stressrelaterade sjukdomar har ökat. I Luleå-Boden har långtidssjukfrånvaron ökat med 0,3 procent medan korttidssjukfrånvaron är densamma som föregående år. En anledning kan vara hög arbetsbelastning men i de flesta fall är sjukskrivningarna inte arbetsrelaterade. I Kalix och Piteå närsjukvårdsområde är sjukfrånvaron densamma som föregående år. Åtgärder: Utbildning för chefer i organisatorisk och social arbetsmiljö. Samarbete med företagshälsovården pågår för att minska sjukfrånvaron. Uppmana medarbetare att nyttja friskvårdsbidraget mera. Arbeta fram konkreta åtgärder för anpassning tillbaka till sitt ordinarie arbete. Arbeta mer aktivt med rekrytering till bristyrken och ta fram åtgärder för att behålla erfarna medarbetare i högre utsträckning än idag. Arbeta med hälsofrämjande arbetsmiljö där arbete med hälsosamma scheman ingår.

13 . Ett aktivt arbete pågår med att förbättra rehabiliteringsprocessen med tidiga insatser i syfte att minska sjukfrånvaron. Arbetsrelaterad handledning av psykolog inom psyktiatrin. Uppgradering av hot- och våldsutbildning pågår inom psykiatrin, för att ytterligare öka trygghet och säkerhet för medarbetare. Verksamhet Produktion Införandet av akutkliniker from 1 mars 2016 har påverkat statistiken mellan somatiskt vård och primärvård, vilket försvårar jämförelsen mellan åren. (somatiken ökar med en motsvarande minskning för primärvården). Överlag ökar antalet besök både för kategorin läkare och för övriga vårdgivare. Inom primärvården minskar antalet vårdtillfällen med 10,8 procent. Antalet vårdtillfällen för utskrivningsklara patienter inom primärvården har under samma period minskat med 9,6 procent. Inom somatiken minskar antalet vårdtillfällen med 1,9 procent, samtidigt minskar antalet vårddagar med 2,5 procent. Den största ökningen av antalet vårdtillfällen sker i Kalix med 7,9 procent och den största minskningen i Kiruna med 17,6 procent. Inom psykiatri är det Rättspsykiatrin i Piteå och psykiatrin i Sunderbyn som ökar antalet vårdtillfällen.

14 Tillgänglighet Divisionen når inte tillgänglighetsmålet för nybesök till läkare inom 60 dagar. Andelen väntande för ett nybesök är i snitt 46 procent vilket är något lägre än helår 2015 (53 procent) Andelen faktiskt genomförda besök ligger i nivå med föregående år, 59 procent. Den sista december var det totalt patienter som väntade på ett första besök till läkare. Luleå Boden: Produktionsplanering pågår vid de flesta enheter vid Sunderby sjukhus. Ett arbete som kommer att intensifieras under KC Hjärtsjukvård har förbättrat tillgängligheten avsevärt och ligger nu nära målet. Detta beror på förbättrad bemanning och ändrade arbetssätt bland annat med större rondområden för läkarna på avdelningarna. Detta för att frigöra kraft till heldagsmottagning, snabb bedömning av remisser, längre framförhållning i bokning samt produktionsplanering. Enheten har infört en

15 kardiologkonsult som gör en snabb bedömning av remisser och även tar högprioriterade besök. KC Infektion/Hud/Lunga/Reuma lyckas inte uppnå kraven på god tillgänglighet. Det är främst inom lungsjukvården väntetiderna är långa och där även den största volymen av patienter finns. Andelen väntande har ökat med 22 procent jämfört med föregående år. Bristen på lungläkare är främsta orsaken. Enheten jobbar aktivt med rekrytering och har under hösten introducerat såväl en utlandsrekryterad färdig specialist som en ST-läkare. Inom reumatologin har läkare anställts och sektionen är därigenom oberoende av inhyrd personal. Även inom hudsektionen finns stora volymer väntande, drygt 440 patienter i december. Hudmottagningen har infört så kallade kortmottagningar för att förbättra tillgängligheten för mindre komplicerade åkommor. KC Intermedicin/Geriatrik (njur-, gastro-, tarm-, endo-, neuro-, hema-) har en tillgänglighet motsvarande föregående år. För neurologi pågår kökortning samt förtydligande av samarbetet med primärvården för att tydliggöra uppdrag och ansvar. Sektionen har inrättat en allmänläkarkonsult, ALK och även startat produktions- och kapacitetsplanering. Inom gastro råder det brist på läkare, vilket påverkar tillgängligheten. Endo- och neurosektionerna har växlande tillgänglighet för nybesök beroende på små volymer och fördelning mellan typ av besök/verksamhet. Hema har förbättrat tillgängligheten under 2016 och når nu målet för faktiskt väntetid. KC Rehabiliteringsmedicin. Smärtenheten har en förändrad struktur för bedömning. Förändringen innebär en fortsatt hög produktionsvolym men färre antal besök och färre teambesök för patienterna vid smärtutredning. Under året har det pågått ett förändringsarbete inom vuxenpsykiatrin. Arbetet har berört Luleå närpsykiatris organisation och arbetssätt. En översyn av fördelningen av personalresurser har gjorts och ökade krav på produktion för samtliga närpsykiatrier. Under 2017 ska närpsykiatrin i Boden och Kalix följa efter och se över arbetssätt och arbetsorganisation. Allmän internmedicin Kiruna når målet under hela tertial tre.

16 Allmän internmedicin Gällivare når inte målet. Huvudorsken är att endast två överläkartjänster är besatta. Kliniken har för närvarande fyra ST-läkare, som just nu inte ingår i produktionen på grund av randningar. Läkarbristen gör att jour- och slutenvårdsarbete prioriterats. Verksamheten har det senaste halvåret ökat antalet veckor med inhyrda specialistläkare, främst kardiologer, för att bemanna mottagningen. Vuxenpsykiatrin Gällivare: Klarar tillgängligheten under årets alla månader. Allmän internmedicin Piteå når inte målet för väntande och genomförda nybesök till läkare. Antalet väntade har ökat till 306 under året, vilket är mer än en dubblering av antalet väntade. Kliniken jobbar med kompetensutveckling av sjuksköterskor för att kunna ta över vissa läkaruppgifter, som endoskopi och hjärtekokardiografi. Planer finns även att kompetensutveckla en sjuksköterska för att utföra pacemakereko. En årsplanering för och sche-

17 maläggning av öppenvårdsbesök på medicin- och rehabiliteringsklinken har gjorts för att möta behovet under Vuxenpsykiatrin Piteå har nått tillgänglighetsmålen under året med mindre bemanning men ökad produktivitet. Allmän internmedicin i Kalix når målet för andel väntande medan andelen genomförda nybesök till läkare ligger på 68 procent. Arbete har skett med produktionsplanering, kompletterat med inhyrd kardiologkompetens samt kompetensväxling. Verksamheten planerar att utbilda en sjuksköterska som ska ansvara för pacemakerkontroller. Verksamheten räknar med att på ett hållbart sätt klara vårdgarantin sommaren 2017 när randande läkare är åter.

18 Genomförda behandlingar inom hjärtsjukvården vid Sunderby sjukhus är högre än tillgänglighetsmålet i stort sett hela året. Oplanerade inskrivningar Oplanerade återinskrivningar, primärvård Andel oplanerade återinskrivningar påverkas av många faktorer, till exempel har samverkan mellan socialtjänst, kommunal- och landstingsdriven hälsooch sjukvård samt vårdkvalitet betydelse i sammanhanget. Under året har andelen återinskrivningar av personer listade vid de landstingsdrivna hälsocentralerna minskat något (knappt 2 procent). Tre av fem närsjukvårdsområden står för minskningen. Kiruna är det närsjukvårdsområde som har lägst

19 andel oplanerade återinskrivningar, i snitt elva procent under året, jämfört med länssnittet som ligger på 13,5 procent. Inget tydligt samband ses mellan andelen oplanerade återinskrivningar och följsamheten till samordnad individuell plan, SIP. Oplanerade återinskrivningar, slutenvård Det har skett en marginell minskning av andelen oplanerade återinskrivningar av patienter som skrivits ut från vårdavdelningar i slutenvård. Skillnaderna mellan närsjukvårdsområdena har minskat jämfört med 2015 och andel återinskrivna ligger i snitt på mellan 15 och 18 procent. Både patientinformationen vid utskrivning (pinf) och följsamheten till förstärkt utskrivning förväntas påverka återinskrivningsfrekvensen på sikt, men går inte att säkerställa på basis av aktuella resultat.

20 Medborgare Sammanfattning Ambitionen är att norrbottningarna ska ha ett stort förtroende för närsjukvårdens verksamhet och målet är att förtroendet ska öka. Ett nytt sätt att mäta år 2016 gör att det inte går att jämföra med tidigare år. Divisionen arbetar integrerat med jämlikhets- och jämställdhetsperspektivet. Perspektiv som beaktas i allt större omfattning i patientsäkerhetsarbetet. Drygt hälften av divisionens medarbetare har genomgått jämställdhetsutbildning. Riskbedömningar av levnadsvanerelaterade sjukdomar fortsätter och inom tre av fem diagnosområden har det skett en ökning av antalet riskbedömningar. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Nöjda medborgare B Sveriges bästa självskattade hälsa Landstingsstyrelsens mål A1 Högt förtroende för verksamheten B1 En jämlik och jämställd hälsa Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Norrbottningarna har högt förtroende för vår verksamhet Divisionens verksamheter har kunskap och arbetssätt för att uppnå en jämlik och jämställd hälsa Måluppfyl lelse Förtroende >90 % Nytt mått Antal enheter där medarbetarna deltagit i webutbildningen Jämställdhet, genus och vård 100 % 55 % Utveckl ing Sjukdomar som är relaterade till levnadsvanor har minskat Andel verksamheter som tar hänsyn till jämställdhetsperspektivet i patienssäkerhetsarbetet Andel verksamheter som tar hänsyn till jämlikhetsperspektivet i patienssäkerhetsarbetet Riskbedömning avseende levnadsvanor vid depression, ångest och sömnstörningar Riskbedömning avseende levnadsvanor vid ischemisk hjärtinfarkt 100 % 86 % 100 % Inget aktuellt värde 60 % 35 % 60 % 53 % Riskbedömning avseende levnadsvanor vid akut stroke Riskbedömning avseende levnadsvanor vid diabetes, hypertoni och övervikt Riskbedömning avseende levnadsvanor vid 60 % 59 % 60 % 51 % 60 % 60 %

21 schizofreni, schizotypa störningar och vanställningssyndrom. Förstämningssyndrom Färgsymboler enligt divisionens gradering av måluppfyllelse: Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Högt förtroende för verksamheten Trots att en övervägande del av norrbottningarna anser att de har tillgång till den vård de behöver och har förtroende för hälso- och sjukvården, är den samlade bedömningen att målet om nöjda medborgare inte är uppnått. Överlag ligger länet sämre till än riket i de flesta förtroendemått. Ett nytt sätt att mäta år 2016 gör att jämförbarhet med tidigare år inte är möjligt och det går därmed inte att dra slutsatser om utvecklingen. Målet är dock att förtroendet ska öka vilket kommande mätningar kommer ge information om. Årets mätning visar att drygt varannan norrbottning har mycket eller ganska stort förtroende för hälsocentralerna i länet och ännu fler har förtroende för sjukhusen. En knapp majoritet av norrbottningarna anser dock att vården inte ges på lika villkor vilket främst har förklarats av skillnader i socioekonomiska/ekonomiska förutsättningar, var man bor geografiskt och ålder. År 2017 års mätningar kommer ge vidare information om hur utvecklingen ser ut. En jämlik och jämställd hälsa Målet är att alla medarbetare i division närsjukvård ska genomgå webbutbildningen Jämställdhet, genus och vård. Hittills har 55 procent av medarbetarna gått jämställdhetsutbildning i någon form, antingen webbutbildningen Jämställdhet, genus och vård eller annan jämställdhetsutbildning. Jämställdhetsperspektivet beaktas i allt större omfattning i patientsäkerhetsarbetet i närsjukvården. Totalt är det 86 procent som beaktar jämställdhetsperspektivet i patientsäkerhetsarbetet jämfört med 78 procent I patientsäkerhetsberättelsen 2016 under rubriken vad är man stolt över lyfter ett par verksamhetschefer fram arbetet med jämlikhet- och jämställdhetsperspektivet. Arbetet med frågan om våld i nära relation är viktig och Norrbottens jämställdhetsspris 2016 gick till Hortlax hälsocentral för det framgångsrika arbete hälsocentralen bedriver i denna fråga. Generellt sett jobbar division närsjukvård integrerat med jämställdhets- och jämlikhetsfrågor och verksamheterna har därför svårt att dela upp detta. Nästa år kommer patientsäkerhetskulturenkäten innehålla en fråga som omfattar både jämställdhets- och jämlikhetsperspektiv. Riskbedömningar av levnadsvanerelaterade sjukdomar fortsätter och inom tre av fem diagnosområden har det skett en ökning av antalet riskbedömningar. Utbildning och informationsinsatser genomförs och arbeten med att se över att rätt sökord används och hur dokumentation ska ske fortsätter.

22 Verksamhet Sammanfattning Divisionen når målet för vårdgarantins läkarbesök inom sju dagar, dock inte målet för telefontillgängligheten. Andelen som nås av vägambulans inom 30 minuter vid prio1-uppdrag ligger konstant kring målsättningen. Tillgängligheten inom den specialiserade vården har successivt försämrats och ligger nu under målet för läkarbesök och en bra bit över målet för behandlingar. Divisionen följer vårdprocessernas resultat ur flera perspektiv med värdekompass som verktyg. Fem vårdprocesser har målsatts under året och divisionen har genomfört utbildningsinsatser för nya processledare. Enligt nationell PPM-mätning har andelen trycksår ökat jämfört med föregående år. Förekomsten av vårdrelaterade infektioner ligger i nivå med föregående år enligt PPM-mätningen. I den markörbaserade journalgranskningen hade antalet vårdskador halverats. För att uppnå en säker och kunskapsbaserade verksamhet följs även andelen genomförda läkemedelsberättelser och läkemedelsgenomgångar. Divisionen har haft som mål under året att hälften av alla listade patienter i målgruppen ska ha minst en registrerad läkemedelsgenomgång det senaste året. Andelen genomförda läkemedelsberättelserna har ökat med 20 procent ligger nu på 60 procent. Under året har en knapp ökning skett av antalet samordnade individuella planer (SIP). Två närsjukvårdsområden, Kalix och Kiruna står för ökningen. Det finns behov av förbättringar i sättet att arbeta för att patienterna ska uppleva att de får vara delaktiga. Ungefär hälften av patienterna vill vara mer delaktig i besluten beträffande sin vård/behandling. Informationen till patienterna har förbättrats vilket är positivt. Ytterligare ett förbättringsområde är en fungerande rutiner som gör att patienterna i förväg får information om och kan godkänna eller avböja studenters närvaro. Patienterna uppger att de är mycket nöjda med personalens bemötande och man känner förtroende för personalen. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En effektiv verksamhet med god B Helhetsperspektivet med personen i centrum kvalité Landstingsstyrelsens mål A1 En jämlik och kvalitativ likvärdig verksamhet Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Vi uppfyller vårdgarantin och fokuserar på flödeseffektivitet Specialiserad vård: Andel väntade besök/behandlingar, 60 dagar eller kortare Andel mottagningar som uppfyller divisionsmålet (80%) för väntande till besök/behandling 80 % Besök 80 % Behandl. Måluppfyll else 46 % 100 % 100% 1/17 Utveck ling

23 A2 En säker och kunskapsstyrd verksamhet Vi har identifierade och dokumenterade vårdprocesser Genomförda besök/behandlingar inom 60 dagar Andel patienter som får besök inom den planerade specialiserade vården inom 60 dagar/ Andel patienter som får behandling/operation påbörjad inom 60 dagar Andel mottagningar som uppfyller divisionsmålet (80%) för genomförda besök/behandling Telefontillgänglighet, PV (0:an) Andel patienter som får kontakt med hälsocentralen via telefon samma dag Läkarbesök inom sju dagar, PV (7:an) Andel patienter som bedöms behöva träffa läkare och som får göra detta inom sju dagar Ledtider akutmottagning: Tid till triage 80 % Besök 80 % Behandl. 59 % 83 % 100% 2/17 95% 85 % 90 % 92 % 15 Nytt mått dec 2016 Tid till läkare 30 Nytt mått dec 16 Totala vistelsetiden 180 Nytt mått dec 16 Andelen som nås av vägambulans inom 30 min vid prio 1-uppdrag 90 % 90 % Antal dokumenterade vårdprocesser målsatta 5 5 enligt värdekompassen Läkemedelsgenomgång primärvård Andel listade patienter 75år eller äldre, med fem eller fler uthämtade läkemedel under senaste 12 månaderna, som har en journalförd läkemedelsgenomgång under samma period 50 % 17 %

24 Läkemedelsgenomgång specialiserad vård Andel patienter 75år eller äldre, med fem eller fler uthämtade läkemedel under senaste 12 månaderna, som har en journalförd läkemedelsgenomgång under samma period 50 % 11 % Andel patienter 75år eller äldre, med fem eller fler uthämtade läkemedel och ett vårdtillfälle inom närsjukvården under senaste 12 månaderna, som har en journalförd läkemedelsberättelse under samma period 70 % 60 % Vårdskador som kan undvikas har eliminerats Plan för medicintekniska produkter Andel inneliggande patienter som drabbats av vårdskador, trycksår Vårdrelaterade infektioner 0 % 14,8% <4 % 9% Vårdrelaterade urinvägsinfektioner 0 % 5% B1 God samverkan internt och externt Vården för patienter med omfattande behov är samordnade Antal samordnade individuella vårdplaneringar (SIP) för patienter > 65år Öka 333 st Andel där patienten/anhörig deltagit i vårdplaneringen 80 % 51 % B2 Personcentrerad hälsooch sjukvård och kundorienterad service Patienten är delaktig i sin vård Delaktighet Dimensionen avser att belysa huruvida patienten upplever sig involverad och delaktig i sin vård och i beslut rörande densamma >80 % ÖV 81 % SV 75 % Information Dimensionen avser att belysa hur väl patienten upplever att vården förmår informera/kommunicera på ett sätt anpassat utifrån individuella förutsättningar och på ett poraktivt sätt. >80 % ÖV 84 % SV 78 %

25 Färgsymboler enligt divisionens gradering av måluppfyllelse: Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Primärvården 0:an och 7:an Tillgängligheten inom primärvården handlar dels om andel patienter som får kontakt med hälsocentralen via telefon samma dag, dels andel patienter som bedöms behöva träffa läkare och som får göra detta inom sju dagar. Sju av 27 hälsocentralerna når målsättningen att 95 procent av samtalen besvaras samma dag och ytterligare fem hälsocentraler besvarar procent av samtalen samma dag. 20 av 27 hälsocentraler klarar divisionsmålet (90 %) att erbjuda läkarbesök inom sju dagar. Akut omhändertagande Andelen som nås av vägambulans inom 30 minuter vid prio1-uppdrag ligger konstant kring 90 procent. Skillnaderna mellan ambulansstationerna har att göra med schemaläggning, befolkningskoncentrationen samt belastningen på ambulansresurserna i respektive kommun. Antalet prio1- uppdrag har ökat med 16,5 procent jämfört med Antal dokumenterade vårdprocesser målsatta enligt värdekompassen Under året har divisionen utbildat 46 processledare. Under hösten har samtliga processledare fått en uppmaning om att komma in med processledarrapport. Totalt har 22 processledarrapporter inkommit per Divisionen har under året haft målsättning att dokumentera fem vårdprocesser enligt värdekompassen; diabetes, hjärtinfarkt, hjärtsvikt, KOL och stroke. Gällivare NO har analyserat och förbättrat flödet och vårdövergångarna inom vårdprocesserna psykos, stroke och palliativ vård. I Piteå NO har vårdprocessarbetet fokuserat på hjärtsvikt. Vårdskador som kan undvikas har eliminerats Följsamhet till basala vårdhygienregler och klädkod i närsjukvården är 76 procent, vilket inte är optimalt. Det har sett likadant ut vid de senaste årens mätningar. Möjligen ses en svag förbättring, men den är marginell. Egna månadsmätningar görs på vissa enheter, men uppföljningsinstrumentet vilket vi väntar på, är fortfarande inte på plats. Det kommer att blir klart under 2017 och innebär att observatörer registrerar sina mätningar direkt på webben och kan där även ta ut statistik till sina styrtavlor. Satsningar på breddutbildning av personalen i vårdhygienpolicyn pågår via Vårdhygien. När uppföljningsinstrumentet är klart kommer utbildning att ges till dem som ska vara observatörer till hur policyn följs. VRI Närsjukvården har under 2016 deltagit i PPM-mätning gällande förekomsten av vårdrelaterade infektioner. Förekomsten av vårdrelaterade infektionen ligger i nivå med 2015 års mätning, 9 procent. Trycksår Den enda mätningen av trycksår som gjorts under året är den nationella PPM mätningen. Där deltog alla utom tre enheter i närsjukvården.

26 365 patienter deltog i mätningen varav 71 procent var över 70 år. Trycksår identifierades hos 54 patienter. Många patienter hade fler än ett trycksår. Ser man till de förebyggande åtgärder som genomförts, så har 100 procent av alla riskpatienter fått minst två förebyggande åtgärder. Under 2017 kommer trycksår att vara ett fokusområde eftersom vi ser att resultaten har försämrats. Stor vikt kommer att läggas på att patienter blir riskbedömda för vårdskador vid inläggning och att förebyggande åtgärder sätts in. VUVI I den markörbaserad journalgranskning som genomfördes under våren av 648 journaler i närsjukvården, hittades 33 vårdskador (5 %) med vårdrelaterad VUVI. Läkemedelsgenomgångar primärvård Divisionen har haft som mål under året att 50 procent av primärvårdens patienter i målgruppen ska ha minst en registrerad läkemedelsgenomgång det senaste året. Jokkmokk hälsocentral har som första hälsocentral uppnått målet och har ett resultat på 58 procent i december. Länssnittet ligger på knappt 17 procent. Om målet ska uppnås behöver årliga strukturerade läkemedelsgenomgångar genomföras både vid mottagningsbesök och på kommunala boenden. För att öka patientsäkerheten, då flera aktörer är inblandade i patientens vård, är det viktigt att alla dokumenterar enligt fastställd rutin. Inom Gällivare NO har man kommit längst med detta. Pajala hälsocentral har tagit det största klivet av samtliga hälsocentraler och ökat andel läkemedelsgenomgångar med 200 procent under året. Många hälsocentraler avser att ensa dokumentationen och har påbörjat eller planerar att starta ett samarbete med apotekare under Något som förväntas medföra att fler närsjukvårdsområden kommer att ta stora språng under Läkemedelsgenomgångar specialiserad vård I den specialiserade vården finns det fortfarande en del brister i dokumentationen av läkemedelsgenomgångar för målgruppen och ett behov av att utveckla en bättre struktur. Läkemedelsberättelser Läkemedelsberättelserna ökar stadigt. I år var ökningen 20 procent för hela divisionen vilket innebär ett snitt på 60 procent. Både Kiruna och Piteå NO uppnådde målet att 70 procent av patienterna i målgruppen ska ha en journalförd läkemedelsberättelse. Gällivare NO ligger längst ifrån målet men har gjort den största förbättringen under året genom att gå från 14 procent till 35 procent. Följsamhet till rutinen för läkemedelsberättelser innebär även att patienterna i samband med utskrivning från sluten vård får en skriftlig patientinformation (pinf) där läkemedelsberättelsen ingår. Både patienter, närstående och andra vårdgivare ger uttryck för att pinfen är värdefull för dem. Samordnade individuella vårdplaneringar (SIP) Under året har en knapp ökning skett av antalet samordnade individuella planer, registrerade i Meddix ÖV, för personer listade vid de landstingsdrivna hälsocentralerna. Två närsjukvårdsområden, Kalix och Kiruna står för ökningen som uppgick till tre procent. Kalix NO är i särklass och ligger bakom 65 procent av dessa planer. Inom divisionen har 333 SIP (322) ge-

27 nomförts för patienter 65 år och äldre och drygt 413 SIP totalt, alla åldrar inräknade. Under 2017 kommer mycket fokus att läggas på SIP utifrån den nya lagstiftningen "Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård" som föreslås träda i kraft den 1 januari Lagen innebär även att regleringen av kommunernas betalningsansvar flyttas från Meddix SVP till SIP. Under näst år kommer Meddix systemet att ersättas av Lifecare och anpassas till den nya lagstiftningen. Patienternas upplevelse av den öppna och slutna somatiska specialistvården Den öppna somatiska specialistvården i division närsjukvård har ett sämre resultat än snittet i riket. Däremot är resultatet för den slutna somatiska specialistvården något bättre än snittet i riket. Eftersom 2016 års mätning är gjord av ett annat företag så går det inte att göra en detaljerad jämförelse med resultaten för Sämst resultat är det som handlar om beskrivning av att få vara delaktig. Ungefär hälften av patienterna uppgav att de ville vara mer delaktig i besluten beträffande sin vård/behandling. Det gäller både kvinnor och män. Upplevelsen av att de inte får tillräcklig information om varningssignaler och hur sjukdomen/hälsotillståndet påverkar vardagen, påverkar resultatet för delaktighet. Tittar man på resultatet generellt för avsnittet information som tidigare varit det område som fått det sämsta resultatet är det nu något bättre. Det pågår ett arbete med att förbättra patientinformationen i VAS som går att skriva ut till patienterna. Frågan om man får information om förseningar är också ett stort förbättringsområde både inom den öppna och slutna somatiska specialistvården. Ytterligare ett förbättringsområde är en fungerande rutiner som gör att patienterna i förväg får information om och kan godkänna eller avböja studenters närvaro. Det är viktigt för studenterna att lära sig, och träning ger resultat och trygghet. Patienterna uppger att de är mycket nöjda med personalens bemötande och man känner förtroende för personalen. Kunskap och Förnyelse Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Divisionen har under året målsatt och dokumenterat fem vårdprocesser enligt värdekompassen. Utifrån analysen, från bland annat kvalitetsregistren, blir arbetet strukturerat och leder till ständiga förbättringar. Divisionen har även startat Ledarskapsprogram inom Patient- och flödesorientering vilket kommer att pågå under våren Först ut är verksamhetschefer och nästa steg blir enhetschefer och medicinsk rådgivare, MR och därefter all personal.

28 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Konkurrenskraftig region B Långsiktig förnyelse Landstingsstyrelsens mål B1 Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Alla verksamheter arbetar systematiskt med ständiga förbättringar Gällande behandlingsriktlinjer och handläggningsöverenskommelser respekteras Andelen enheter som arbetar strukturerat med ständiga förbättringar Antalet genomförda förbättringsarbeten utifrån analys av resultat i kvalitetsregistren. Nytt Nytt Måluppfyll else Utveck ling Är en organisation som bedriver forskning och utveckling Färgsymboler enligt divisionens gradering av måluppfyllelse: Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Medarbetare Sammafattning Att arbetsplatserna är attraktiva, jämställda och jämlika följs upp varje år. Jämställdhetsindex (JÄMIX) har försämrats något jämfört med föregående år. Divisionens chefer anger att deras förutsättningar att lägga sin tid på rätt saker har förbättrats men målet är inte nått ännu. Divisionen har sex chefer som har fler än 35 direkt underställda, ett resultat som är oförändrat jämfört med föregående år. Det har genomförts en rad åtgärder för att öka medarbetarnas delaktighet och engagemang. Kompetensväxling är ett område som fortsätter att utvecklas där traditionella läkaruppgifter överförs till andra yrkeskategorier som fysioterapeuter och specialistsjuksköterskor. Verksamheterna använder sig av resultaten i medarbetarundersökningen och tar upp arbetsmiljöfrågor regelbundet vid arbetsplatsträffar och planeringsdagar. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Attraktiv arbetsgivare B Aktivt medarbetskap Landstingsstyrelsens mål A1 Lika rättigheter och möjligheter Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Arbetsplatserna är attraktiva, jämställda och jämlika Jämställdhetsindex (JÄMIX) Måluppfyll else Utveck ling A2 Hållbart Vi har tydligt och resul- Chefs bedömning av förutsättningar att lägga 67 66

29 arbetsliv tatinriktad ledarskap sin tid på rätt saker Antal chefer med >35 direkt underanställda Andel inhyrda timmar (ordinarie tid/kategori) i förhållande till totala arbetade timmar (ordinarie tid/kategori) 0 6 Minska 1,4 % 15,8 % Övertid i förhållande till total arbetad tid <2 % 2,6 % B1 Delaktiga och engagerade medarbetare Medarbetarna är stolta över att arbeta i divisionen. Medarbetarindex (Total) Färgsymboler enligt divisionens gradering av måluppfyllelse: Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring JÄMIX Divisionen har inte nått målet att öka JÄMIX under året. År 2015 var värdet 120 och för år 2016 blev värdet 108. Under året har många aktiviteter för jämställdhets- och jämlikhetsintegrering genomförts eller påbörjats. Det handlar om värdegrundsarbete, utbildning i organisatorisk och social arbetsmiljö samt utbildning för chefer för att öka medvetenheten och ge verktyg för att främja mångfald. Ett fortsatt arbete med kompetens-/uppdragsväxling mellan yrkesgrupper. Divisionen har även startat ett utvecklingsprogram för sjuksköterskor, Patientnära karriärvägar. Nya lönekriterier som är könsneutrala är implementerade i verksamheten. Alla chefer ska samråda om lön vid anställning med HR-parter, målet är att inga oskäliga löneskillnader ska förekomma. Vi har inlett dialog med företagshälsovården för att samverka i ett tidigare skede i rehabiliteringsprocessen. Vi fortsätter att främja en kultur som bidrar till lika förutsättningar för kvinnor och män att ta ut föräldraledighet och vård av barn. Vi erbjuder heltidsanställning i samtliga fall där så är möjligt för verksamheten. Chefsbedömning av förutsättningar att lägga sin tid på rätt saker Divisionens chefer anger i medarbetarundersökningen att deras förutsättningar har förbättrats på alla fyra punkter; organisatoriska förutsättningar att utöva ledarskap, stöd från stabsfunktionerna, befogenheter överensstämmer med ansvar och att förutsättningar att lägga sin tid på rätt saker finns. Divisionen har ett chefs- och ledarskapsprogram som erbjuds samt arbetar aktivt på olika områden för att underlätta chefers vardag. Ytterligare åtgärder behövs även fortsättningsvis.

30 Antal chefer med >35 direkt underanställda Arbete med att se över antalet direkt underställda genomförs kontinuerligt. Antalet chefer med fler än 35 direkt underställda var vid årsskiftet 2015/16 sex chefer, en i Kiruna, en i Kalix, två i Luleå/Boden och två i Piteå. Resultatet vid årsskiftet 2016/17 är oförändrat sex chefer, en i Kiruna, en i Kalix, två i Luleå/Boden och två i Piteå. Inhyrd personal Andelen inhyrda läkare ligger i snitt på 15,8 procent under året. Månaderna april, juni, augusti och december ligger över snittet. Andelen inhyrda läkare är högst inom allmän medicin och akut omhändertagande. Kalix närsjukvårdsområde har haft störst andel inhyrda läkare. Anden inhyrda sjuksköterskor ligger på 1,4 procent för helåret. Andelen inhyrda sjuksköterskor ligger högt under sommarmånaderna samt december. Gällivare har haft störst andel inhyrda sjuksköterskor. Övertid i förhållande till total arbetad tid Övertiden i förhållande till totalt arbetad tid har fortsatt att stiga även detta år. Rekryteringsbehovet är stort av läkare och framför allt av sjuksköterskor. Olika aktiviteter har inletts för att samplanera, se över schemaläggning, insatser för utlandsrekrytering, patientnära karriärvägar för sjuksköterskor och erbjudande om förmånliga sommaravtal. Total medarbetarindex Medarbetarindex har försämrats något jämfört med tidigare år. Det finns en hög motivation och 86 procent anser att de har ett meningsfullt arbete. Den egna arbetssituationen upplevs som positiv och 73 procent anser att det är roligt att gå till arbetet. Fortsatta insatser inom områdena motivation, ledarskap och styrning behövs för att nå ett högre resultat Luleå/Boden: Medarbetarindex har försämrats något mellan 2015 och Det finns ett glapp i hur man ser på landstinget som arbetsgivare indelat i synen på ledningen centralt kontra ledningen på den egna arbetsplatsen. Medarbetare kan uttrycka stolthet i att arbeta inom ett visst KC eller på en hälsocentral men samtidigt inte känna stolthet över landstinget centralt. Ett prioriterat mål är att få stolta medarbetare som är goda ambassadörer för arbetsplatsen och för landstinget som arbetsgivare. Här finns en stor utvecklingspotential som skulle gynna verksamheten men också landstinget i stort. Medarbetarenkäten visar på goda siffror när det gäller inflytande och delaktighet inom sin egen verksamhet, något lägre på arbetssituation. Inom flertalet verksamheter pågår det aktiviter med att förtydliga arbetsbeskrivningar, skapa strukturer för intern kompetenspåfyllnad samt tydligöra verksamhetens uppdrag och mål. Syftet är att tydligöra varje individs betydelse för att nå måluppfyllelse och skapa den goda verksamheten. Att skapa sammahållning och gemenskap är också en viktig del. Förslag på den typen av aktiviter är fester, bowling, gemensamma planeringsdagar med mera. Flertalet verksamheter har startat eller planerar aktiviteter inom detta område. Hela organisationen skulle vinna på att skapa en tydligare målbild och gemensam syn på vad som är varumärket för Norrbotten.

31 Gällivare/Kiruna: I närsjukvårdsområdet har vi arbetat med att göra verksamheternas mål tydliga. Medarbetare har gått utbildning i kommunikation, tech back metoden och SBAR. Arbetet med att utveckla vårdprocesser har fortsatt. Etik och värdegrundarbeten pågår inom alla verksamheter. Risk och konsekvensanalys för enhetschefernas arbetsmiljö i Kiruna är gjord. Olika åtgärdsförslag för att förbättra arbetssituationen och stärka dem i deras ledarskap har diskuterats. Ledarskapet är en viktig del för att medarbetarna skall känna sig delaktiga och stolta över att arbeta inom divisionen. Gemensam utbildning kring samverkan har genomförts för alla verksamhetschefer och enhetschefer samt fackliga representanter på närsjukvårdsnivå. Inom psykiatrin har företagshälsan tillsammans med ledningen utbildat skyddsombuden i deras roll och handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet är framtagna. I november genomfördes en utbildningsdag för alla chefer i Kiruna och Gällivare samt för HR- partners. Temat var utbildning i löneprocessen, lönekriterier samt att träna på medarbetarsamtal/dialog/lönesamtal. Piteå: Inom våra verksamheter finns en strävan efter delaktighet och självförbättrande verksamhet varför korta möten i arbetsgrupperna används dels för planering av dagen dels för möjlighet till reflexion av genomfört arbetspass. Samtliga verksamheter använder sig av resultatet i medarbetarundersökningen och har arbetsmiljöfrågor som en stående punkt på dagordningen vid arbetsplatsträffar, APT och planeringsdagar. Exempel på aktiviteter som varit framgångsrika är: Arbetar för bättre teamarbete, bättre flöden, utbildningsmöjligheter och underlätta patientens möte med akutsjukvården Aktivt arbete med ett Traineeprogram för att få långsiktig återväxt på specialistsjuksköterskor. Närvarande ledning som följer processerna kontinuerligt för att uppmärksamma nödvändiga åtgärder samt ta ställning till hur dessa klokast genomförs. Satsning på arbete med översyn och förändring av vårdprocessen för slutenvården har skapat bättre arbetsmiljö Kalix: Sjukhuset har i olika omfattning infört vårdnära service, VNS och arbete pågår med att kompetensväxla arbetsuppgifter på vårdavdelningarna mellan yrkeskategorierna där. På specialistmottagningen arbetar man också med kompetensväxling och har exempelvis biomedicinskanalytiker, BMA som utför hjärtekoundersökningar. Hälsocentralerna har arbetat med kompetensväxling under en längre tid och har kommit långt med att överföra traditionella läkaruppgifter till andra yrkeskategorier, framför allt till fysioterapeuter som initialt bedömer patienter med besvär från rörelseapparaten, till sjuksköterskor som har egen mottagning etc. Inom närsjukvårdsområdet finns två avancerade kliniska sjuksköterskor. Ett koncept som fallit mycket väl ut och där hälsocentralen nu testar olika upplägg för deras arbete för att använda deras kompetens rätt. Resultatet av medarbetarundersökningen har analyserats både på ledningsnivå samt i facklig samverkan. Respektive enhet använder sig av resultatet

32 för att arbeta med arbetsmiljön på sin arbetsplats och har arbetsmiljö som en stående punkt vid arbetsplatsträffar, APT. För sjukhusets verksamheter är fokus på hälsosamma scheman prioriterat. Exempel på aktiviteter som varit framgångsrika är: Regelbundna både yrkesspecifika och gemensamma möten (ger möjlighet att påverka, ex pulsmöten för läkare) Utbildningar och utvecklingsarbeten (ex klinisk bedömning, Flippen, Vård på Distans) Kompetensväxling Ekonomi Sammafattning Divisionens resultat avviker negativt med 198 mkr från beslutat resultatmål. Kostnaden per producerad DRG-poäng (2015) visar en förbättring inom den somatiska slutenvården medan den specialiserade öppenvården har försämrats jämfört med Andelen ytterfall har minskat marginellt men fortfarande högre än målet (snittet i riket). Landstingsfullmäktiges strategiska mål B Ekonomi som inte belastar kommande generationer A En ekonomi som ger handlingsfrihet Landstingsstyrelsens mål B1 Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån B2 Kostnadseffektiv verksamhet Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Måluppfyll else Våra intäkter täcker Resultat månadsvis våra kostnader -122mkr -320mkr Vi har en kostnadseffektiv produktion Kostnader per producerad DRG-poäng slutenvård somatik/psykiatri (innerfall) exkl. primärvård/länspsykiatri I nivå med nationell KPP - databas SV 1,08 ÖV 1,1 Utveck ling Andelen ytterfall av totala antalet vårdtillfällen somatik/psykiatrin I nivå med nationell KPP - databas 6,7% Färgsymboler enligt divisionens gradering av måluppfyllelse: Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring

33 Kostnadseffektiv produktion Kostnader per producerad DRG-poäng Målet i Landstingsstyrelsens plan 2016 är att kostnaden per DRG-poäng per sjukhus, inte ska överstiga kostnaden i den nationella KPP-databasen för läns- och länsdelssjukhus. Sunderby sjukhus jämförs mot snittet av samtliga länssjukhus i riket och övriga sjukhus i länet jämförs mot snittet av rikets länsdelssjukhus. Kostnad per producerad DRG-poäng, somatisk slutenvård och närsjukvårdsområde KPP snitt 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Gällivare Kiruna Piteå Kalix Sunderbyn Kostnad per producerad DRG-poäng inom somatisk slutenvård har minskat de senaste åren och 2015 är kostnaderna drygt 8 procent (58 mkr) högre än genomsnittskostnaden jämfört med nationella KPP-databasen för läns- och länsdelssjukhus. Det är en förbättring från 2014 då nivån var 10 procent (65 mkr) högre än snittet. Piteå sjukhus ligger på 94 procent och är det enda sjukhuset som uppvisar lägre kostnad än det nationella snittet. Antalet vårdtillfällen på Sunderby sjukhus är oförändrad mellan åren. En ökad vårdtyngd i kombination med att medicinskt färdigbehandlade patienter blir kvar längre än planerat bidrar till längre vårdtider. Små enheter och personalbristen bland sjuksköterskor har medfört höga kostnader för att bemanna vårdavdelningarna och upprätthålla verksamheten. Länsdelssjukhusen uppvisar sammantaget högre vårdtyngd till något högre kostnader. Kalix sjukhus tvingades under 2015 att reducera vårdplatser på grund av sjuksköterskebristen. Färre vårdtillfällen och ökad vårdtyngd har ökat kostnaden per DRG-poäng. Piteå sjukhus redovisar främst en högre vårdtyngd samtidigt som kostnaderna har minskat mellan åren. Sammantaget har länsdelssjukhusen en lägre överkostnad än Sunderbyn.

34 Andelen ytterfall Divisionen har ben högre andel dyra vårdtillfällen, s.k. kostnadsytterfall än genomsnittet i riket. En del av förklaringen är långa vårdtider och att vårdplatserna upptas av medicinskt färdigbehandlade patienter då vissa kommuner har svårigheter att ta hem sina patienter. Rikssnittet för andel ytterfall är för länssjukhus 3,8 procent och 4,1 procent för länsdelssjukhus. Snittet för närsjukvårdens slutenvård är 6,7 procent vilket i stort sett ligger på samma nivå som 2014 (6,8 procent). Sunderby sjukhus andel har ökat mellan åren och motsvarar 7,1 procent medan länsdelssjukhusen ligger kvar på samma nivå 6,4 procent. Kiruna sjukhus har en betydligt högre andel ytterfall (12,7 procent) än övriga länsdelssjukhus men visar samtidigt en förbättring mot 2014 (14,5 procent). Effektiva vårdprocesser Flera verksamheter arbetar med att kartlägga sina huvudprocesser och identifiera mångdimensionella mått och mål för att leda och styra processerna. Ett mål är att kostnaden per DRG-poäng inom de mest kostnadskrävande vårdprocesserna ska ligga i nivå med kostnaden i den nationella KPP-databasen för läns- och länsdelssjukhus. Divisionens 10 mest kostnadskrävande processer svarar för 36 procent av vårdtillfällena och 40 procent av de totala kostnader för somatisk slutenvård. 180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Kostnad per vårdkontakt för de 10 mest kostnadskrävande processerna, Sunderby sjukhus Sunderby sjukhus

35 Medelvårdtid för de 10 mest kostnadskrävande processerna, Sunderby sjukhus Sunderby sjukhus KPP databas för länssjukhus 200,0% 180,0% 160,0% 140,0% 120,0% 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 0,0% Kostnad per vårdkontakt för de 10 mest kostnadskrävande processerna, jfr med nationella KPP-databasen 2015, % Gä, Ka, Ki, Pe KPP-databasen länsdelssjukhus 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0%

36 Medelvårdtid för de 10 mest kostnadskrävande processerna, jfr med nationella KPP-databasen 2015, % Gä, Ka, Ki, Pe KPP databas 180% 160% 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Vårdprocess stroke - Gällivare Stroke är ett samlingsnamn för hjärnblödning och hjärninfarkt. I vår kartläggning och uppföljning av strokeprocessen ingår huvuddiagnoser I61- Hjärnblödning, I63- Hjärninfarkt och I64-Akut sjukdom i hjärnans kärl, ej specificerad som blödning eller infarkt. Samtliga närsjukvårdsområden arbetar med värdekompassen vid uppföljning av resultaten. Gällivare sjukhus har resultat i nivå med riket vad beträffar kliniska mått i akutskedet. När de gäller indikatorer som fångar patienternas funktionella hälsostatus och tillfredsställelse tre månader efter utskrivning från strokeenhet så ligger Gällivare närsjukvårdsområde lägre än rikssnittet i tre av fyra parametrar. Största utmaningen ligger i återgång till tidigare liv och aktivitetsnivå efter en stroke. För ökad patientmedverkan träffar Gällivare närsjukvårdsområde strokedrabbade och närstående två gånger per år för dialog kring strokevården. En gemensam kartläggning av vårdprocessen för strokepatienterna har genomförts. Akuten, strokeenheten och paramedicin Gällivare sjukhus samt öppenvårdsrehabiliteringen och primärvården har deltagit. Detta har resulterat i att rutiner har utformats eller reviderats med syfte att öka tydlighet och underlätta för all personal i vårdkedjan så att de vet var, när och vad som ska göras med patienten.

37 Division närsjukvård avser även att följa tillgodosett behov av rehabilitering ett år efter stroke. Riksstroke har inte färdigställt rapporten för 2015 men de nationella resultaten för 2014 visade varierade resultat mellan 53 procent och 70 procent i de olika länen. Norrbotten återfinns i det nedre skiktet med resultatet 58 procent. Det pågår för närvarande en översyn av rehabiliteringen i samverkan med hemsjukvården vid länets kommuner. Divisionen avser även att fortsätta att arbeta strukturerat och på bred front för ökad flödeseffektivitet inom strokevård och -rehabilitering.

38 Årsrapport division Länssjukvård Inledning Division länssjukvård har som uppdrag att utveckla länssjukvården med särskilt fokus på att stärka Sunderby sjukhus som ett kompetenscentrum för hela länets hälso- och sjukvård. Verksamheten är indelad i 10 verksamhetsområden som vardera leds av en länschef. Alla verksamhetsområden förutom LSS råd och stöd är uppbyggda av en eller flera medicinska specialiteter eller subspecialiteter. LSS råd och stöd har en annan bakgrund. Respektive VO har i varierande grad verksamhet vid alla länets sjukhus men tyngdpunkten för verksamheten ligger vid Sunderby sjukhus och därefter Gällivare sjukhus som är de två akutsjukhusen i länet. Verksamhetsområdena är: VO Anestesi, operation och intensivvård VO Barnsjukvård VO Bild- och funktionsmedicin VO Kirurgi/urologi VO Laboratoriemedicin VO LSS råd och stöd VO Obstetrik och gynekologi VO Ortopedi VO Ögonsjukvård VO Öron-, näsa, hals, käk, syn-hörsel Divisionen leds av en divisionschef och har en gemensam administrativ stab med controllers, planerare, verksamhetsutvecklare, HR, teknisk utvecklings strateg samt en liten basenhet för medicinsk strålningsfysik. Under året har divisionen fortsatt arbetat med modern sjukvårdsledning, med fokus på processutveckling, kapacitetsplanering och en länsgemensam transparent väntelista till centraloperation.

39 Ekonomi Resultatutveckling Under året har divisionens arbetat med att nå resultatmålet -67 mkr. För helåret 2016 redovisar Länssjukvården ett resultat som uppgår till -117,7 mkr. Det är en klar resultatförsämring jämför med föregående år (-97,4) trots att länssjukvården effektuerat 22,6 mkr i sparåtgärder. Resultatet är dock bättre än prognosen på -130 mkr. Under året genomfördes en rad åtgärder för att hantera resultatutvecklingen. Bland annat infördes restriktivitet avseende ögonläkemedel då det påvisats en förskrivning av läkemedelet i högre utsträckning än andra landsting i norra regionen. Resultatet har påverkats positivt av att länssjukvården erhållit högre intäkter för asylsjukvård, medicinskt färdigbehandlade samt stimulansmedel. Under året har även ett flertal poster av engångskaraktär påverkat resultatet negativt. Exempelvis har VRE-bakterie påverkat med tex inventarieinköp pga vårdhygien men även omgranskning av cellprover samt några mycket dyra vårdtillfällen vid rikssjukvård. Omgranskningen av cellprover medförde exempelvis en merkostnad på ca 2,2 mkr. Divisionen kommer även under 2017 stå inför utmaningar för att minska kostnadsutvecklingen för att nå resultatmålet.

40 Verksamhetens intäkter Länssjukvårdens totala intäkter uppgick för året till mkr varav det skattefinansierade landstingsbidraget stod för mkr. De totala övriga intäkterna har ökat jämfört med föregående år. Ökningen av övriga intäkter härrör till fyra områden. Det första är sjuktransporter där länssjukvården under året ökat intäkterna för sjuktransporter med helikopter. Intäkter följer fjällvärldens turistsäsong och beläggning. I jämförelse med 2015 har intäkterna för sjuktransporter med helikopter fördubblats till 8,8 mkr för helåret. Den andra ökningen är kopplat till asylvård. Totalt hade länssjukvården intäkter för 15,7 mkr under året vilket motsvarar en ökning med ca 4 mkr. Det tredje området med ökade intäkter är för medicinskt färdigbehandlade patienter. Länssjukvårdens ökning av dessa intäkter innebär snarare ett problem för divisionen då (1) dessa intäkter endast täcker en del av kostnaden och kommunens betalningsansvar inte uppstår efter fem arbetsdagar. Det innebär även (2) att patienter kan uppta en plats för andra med medicinska behov. Detta påverkar länssjukvårdens elektiva flöde när det blir för hög beläggning av vårdplatser. Det fjärde området härrör till statliga stimulans- och tillgänglighetsmedel där länssjukvården erhöll ca 20 miljoner mer än föregående år, främst avseende barn- och kvinnosjukvård.

41 Verksamhetens kostnader Länssjukvårdens kostnader har ökat inom alla områden jämfört med föregående år förutom för inhyrd personal. Totala kostnaden för länssjukvården uppgick till ca mkr. Merparten av kostnaderna kan hänföras till den egna personalen. Under året har divisionen arbetat aktivt med att minska beroendet av inhyrd personal. Arbetet resulterade i minskade kostnader med 8 mkr till totalt 53 miljoner kronor. Kostnaden för riks och regionsjukvården ökat kraftigt. Det är främst Karolinska och Akademiska som står för kostnadsökningen. Analysen visar att det under året behandlats ett antal mycket dyra vårdtillfällen där 10 personer står för nästan 17 mkr av kostnaden. Bland dessa vårdtillfällen ingår exempelvis ECMO-behandling och brännskadevård. Under året har även ett flertal stamcellstransplantationer genomförts utöver det normala. Antalet vårdtillfällen ökar inom både slutenoch öppenvård, främst vid Karolinska. Vid Akademiska är volymen för öppen- och slutenvården densamma som tidigare år men DRGvikten inom slutenvård är avsevärt högre och därmed även den total kostnaden. Detta gör att länssjukvården initierat en djupare analys om hemtagning av öppenvård som kan genomföras i länet. Länssjukvården kommer även lägga stort fokus på förbättrade operationsflöden vilket även kan minska kostnaden för valfrihetspatienter inom riks och regionsjukvården. Inom länssjukvårdens uppdrag ingår sjuktransporter med flyg och helikopter samt utomlänsambulans. Under året har flygtiden ökat både avseende ambulansflyg och helikopter. Detta innebär en utmaning för divisionen att anpassa Flygtid ambulansflyg 2 000,0 kostnaden till budgeterade ramar. Kostnaden för året uppgår till 12 mkr utöver budget. Under 1 500,0 året har även en ny helikopter tagits i bruk samt 1 000,0 arbete påbörjats med att byta hangar varifrån helikoptern utgår. Den nya helikoptern har utrustning som medger att piloten kan flyga 500,0 under 0, ,

42 sämre förhållanden, vilket kan tala för en ökad flygtid och tillgänglighet under kommande år. Kostnaden för läkemedel har ökat under året och är främst kopplat till cancer- och ögonläkemedel (9,8 respektive 7,7 mkr utöver budget). Kostnaden utöver budget är 18 mkr exklusive specialläkemedel. I kostnaden för läkemedel har länssjukvården en avsatt post på 10 mkr för specialläkemedel som är särskilt dyra. Specialläkemedlen nyttjades inte under året och den totala kostnaden utöver budget summeras därför till 8 mkr. Avseende ögonläkemedlet genomfördes en växling till ett nyare och bättre men avsevärt dyrare preparat för patienter som inte längre svarar lika bra på det tidigare preparatet. En jämförelse bland de nordliga länen visar dock att Norrbotten förskrivit det nya preparatet i högre utsträckning än andra län, vilket föranledde en diskussion om skillnader i kriterierna för insättning av läkemedlet. Under hösten beslutade Länssjukvården att begränsa förskrivningen av läkemedlet vilket bidragit till minskad kostnadsutveckling. Cancerläkemedel har även ökad volym och kostnadsutveckling med anledning av att fler kan leva längre med sin sjukdom, vilket blir kumulativt kostnadsdrivande. Tyvärr är läkemedlen för ögon och cancer riktade mot äldre patientgrupper, vilket ur demografiskt perspektiv är en ålderskategori som ökar i Norrbotten. Personalkostnader Totalt har personalkostnaden ökat med 4,6 procent. Ökningen av personalkostnaden kan främst hänföras till arbetad tid (löner och social avgifter) i verksamheten. Under året har totala kostnaden för utbetald jour och beredskap inklusive övertid minskat. Exempelvis har ett verksamhetsområd infört ett löpande schemalagt uttag av komptid för återhämtning, motiverat främst för att skapa ett jämnare flöde inom verksamheten. Totalt har övertiden ökat i divisionen i timmar räknat men detta är framför allt hänfört till första delen av året där VREbakterierna i kombination med influensan hade stor påverkan på verksamheten. Liknande problem upplevdes även under julhelgen avseende influensan. En negativ utveckling är den ökade kostnaden för sjuklön enligt lag och avtal som totalt uppgår till 13,2 mkr. Det motsvarar en ökning med 15,7 procent. Här kommer divisionen förbättra analysverktygen under det kommande året för att snabbare identifiera åtgärder. En del i detta kan även vara försäkringskassans förändrade tolkning av regelverket för när personer utförsäkras.

43 Totalt arbetade timmar under året, inklusive övertid, har ökat med 1,4 procent jämfört med Ökningen motsvarar på helåret 22,5 årsarbetare. Största ökningen skedde under första halvåret och förklaras av fler antal anställda och mer arbete på övertid. Basbemanningen på helåret har ökat motsvarande 20 årsarbetare. Kirurgen, An/op/IVA och OB/Gyn har ökat mest och förklaras av fler antal anställda. Bemanningssituationen har som helhet varit ansträngd trots ökad bemanning inom flertalet av verksamheterna. Anledningarna är främst pensionsavgångar bland erfarna sjuksköterskor och en allt för stor personalrörlighet bland sjuksköterskor och undersköterskor men även inskolning och handledning av nya medarbetare konsumerar personalresurser. Förhållanden mellan erfaren och mindre erfaren personal är fortsatt ojämn och påverkar produktionsflöden och verksamheter negativt.

44 Antal övertidstimmar (exkl. j/b) har på helåret i snitt ökat 5,8 procent. På helåret har arbetad tid på övertid motsvarat 39 årsarbetare vilket är en ökning med motsvarande 2 årsarbetare jämfört med Största ökningarna skedde under första halvåret och förklaras till stor del av den ansträngda bemanningssituationen inom flera av divisionens verksamheter. Även en ökad sjukfrånvaro påverkar övertidsuttaget negativt. Ett arbete för att minska arbete på övertid, framförallt för sjuksköterskor, påbörjades under 2015 och har fortsatt under Arbetet har koncentrerats till verksamheter som har stor andel aktiv tid under jour och beredskap.

45 Under december månad har ett arbete inletts med fokus på hälsosamma scheman och effektiv bemanningsplanering. Arbetet syftar till att identifiera och upprätta en åtgärdsplan för att väsentligen minska beroendet av inhyrd personal samt att minska övertidsuttag och sjukfrånvaron. Under de senaste åren har ett antal förbättringsarbeten utförts inom flera verksamhetsområden för att hantera utmaningarna med ökad övertid och sjukfrånvaro. Kompetensförsörjning har under en längre tid varit ett fokusområde för divisionen. Bemannings- och arbetsmiljöfrågorna är starkt sammankopplade och påverkar varandra påtagligt. Antal anställda Jämfört med föregående år har antalet anställda ökat under våren/sommaren men minskat under hösten och slutet av året. I december är personer anställda i divisionen vilket är 30 färre jämfört med december Minskningen finns framförallt bland vikarier och tillfälligt anställda. Även antalet sjuksköterskor har minskat och förklaras framförallt av en stor personalomsättning, förändrad kategorikodning av enhetschefer, intern rörlighet och resursenhetens övergång till Division Service.

46 Sjukfrånvaro Divisionens mål är att ha en sjukfrånvaro som är mindre än 4 procent av total bruttoarbetstid. Sjukfrånvaron har under de senaste åren ökat successivt. Vid årsskiftet 2015 var den totala sjukfrånvaron 5,4 procent, vilket är en försämring jämfört med tidigare år ( procent, ,6 procent). För december 2016 ligger den totala sjukfrånvaron på 5,8 procent Under året har sjukfrånvaron varit högre under april december, undantaget juli månad, jämfört med samma period under Korttidsfrånvaron är per december 2,1 procent och den långa sjukfrånvaron 3,7 procent. Kvinnor har en högre sjukfrånvaro än män, 6,3 procent jämfört med 3,2 procent. Skillnader mellan könen återfinns både i den korta och långa sjukfrånvaron. Vid jämförelse mellan verksamhetsområdena har Kir/Uro och Lab något högre korttidsfrånvaro. Detta är med stor sannolikhet kopplat till hög arbetsbelastning och bemanningsproblematik. Högst långtidsfrånvaro har BFM, Ob/Gyn, LSS. Kompetensförsörjning och inhyrd personal Divisionen har fortsatt stora utmaningar med kompetensförsörjningen inom flera yrkesgrupper. Svårigheterna med att rekrytera legitimerade sjuksköterskor, specialistsjuksköterskor och BMA kvarstår. Rekryteringsproblem återfinns även bland läkarspecialiteter, framförallt ögonläkare, gynekologer, urologer och barnpsykiatriker. Divisionen har anlitat bemanningsföretag för bemanning av både läkare och sjuksköterskor inom flera verksamhetsområden. Legitimerade sjuksköterskor från bemanningsbolag har anlitats till Kirurgen och Ortopedens vårdavdelningar. Kirurgen avvecklade inhyrda sjuksköterskor innan sommaren och Ortopeden förväntas avveckla inhyrd personal innan mars 2017.

47 Ett mer övergripande arbete pågår för att minska beroendet av inhyrd personal och divisionen deltar aktivt i SKL-projekt kring minskat beroende av inhyrd personal inom psykiatrin (BUP) och arbete har påbörjats för att identifiera faktorer och upprätta handlingsplaner inom ramen för det nationella projektet för minskat beroende av inhyrd personal. Divisionen har de senaste åren genomfört en medveten strategisk satsning på vidareutbildad personal och denna satsning har fortsatt under Studieförmåner har beviljats för IVA, operation, anestesi, barn, ögon och barnmorskeutbildningar. Från och med september finansierar centrala medel tre utbildningstjänster inom Kirurgi. Arbete med att tydliggöra patientnära karriärvägar och en strukturerad introduktion har pågått under året. Arbetet kommer att färdigställas under våren Kostnader inhyrd personal Under året har divisionen haft som ambition att minska kostnaden med 14.3 mkr för inhyrd personal. Totala kostnaden för inhyrd personal uppgick till ca 53 mkr vilket är en minskning med ca 8 mkr mot föregående år. Minskningen avser framför allt läkare i Sunderbyn. Under året har divisionen köpt mindre antal timmar avseende läkare medan köpt tid för sjuksköterskor har ökat vid både Sunderby och Gällivare sjukhus. Kostnaderna för inhyrd personal är framförallt koncentreade till Sunderbyn, Gällivare och Piteå älvdals sjukhus. Gällivare sjukhus står för 29 procent av totala kostnaden för inhyrd personal. Generellt är det svårt för divisionen att bemanna i Gällivare varför inhyrd personal nyttjas för att upprätthålla verksamheten. Övriga kostnader Totala övriga kostnader uppgår till 484 mkr för helåret I denna kostnad återfinns ett antal engångsposter för exempelvis omgranskning av cellprover. Under våren har även ett utbrott av VRE-bakterier vid Sunderbysjukhus medfört ökade kostnader för provtagning av personal och patienter samt krävt utbyte av viss inredning. Under året har divisionens hyreskostnad ökat med ca 4 mkr vilket delvis beror på en generell hyreshöjning med anledning av patienthotellet. Ekonomiska handlingsplaner Sparåtgärderna motsvarar en hemtagning på 74 procent. Effekten av den planerade neddragningen av inhyrd personal har nu fått effekt och syns i det ekonomiska utfallet. För VO barn överstiger den totala spareffekten sparmålet vilket förklaras av svårigheten att återbesätta tjänster, något som förväntas vara av tillfällig karaktär. Den totala effekten på divisionens resultat är negativ, utfallet är 8,1 mkr mindre än det planerade sparet på 30,8 mkr. Divisionen har ökade kostnader för

48 riks- och regionssjukvård, cancer- och ögonläkemedel samt personalkostnader. Verksamhet Sparkrav helår 2016 Utfall period 2016 Prognos Oktober 2016 An/Op/IVA 3,0 0,6 0,8 Allmänkir/uro 8,7 6,3 5,3 Ob/gy n 1,4 0,0 0,0 Ortopedi 8,0 6,3 4,5 Ögon 0,1 0,0 0,0 ÖNH/Käk 1,4 0,3 0,3 Barn 4,5 7,1 6,5 BFM 3,7 2,0 2,1 Totalt 30,8 22,7 19,6 Ekonomiska effekter av åtgärder för att minska inhyrd vårdpersonal Tabellen nedan visar planerade och effektuerade sparåtgärder för inhyrd personal, totalt och per verksamhetsområde. Av de planerade sparet på 14,3 mkr för inhyrd personal har divisionen effektuerat 8,4 mkr, vilket motsvarar 59 procent av det planerade sparet eller 5,9 mkr Specialitet Uppdrag spar helår 2016 Utfall spar ack Dec Allmänkirurgi/Urologi -3,6-4,3 Ortopedi -3,6-3,8 Bild- och funktionsmedicin -3,7-2,0 Barns jukvård -0,4 1,2 Obstetrik/Gynekologi -1,5-1,5 An/Op/IVA -0,6 1,2 Ögon -0,1 0,6 Öron/näsa/hals -0,7-0,1 Div. gemensamt 0,0 0,2 Totalt -14,3-8,4 mindre spar än planerat. Många veckor av inhyrd personal under år 2016 var redan uppbokade och planerade vid utgången av år Verksamheten har därför planerat (och periodiserat) med utgångspunkt för att merparten av sparet effektueras under hösten Förklaringar till varför inte det planerade neddragningarna på inhyrd personal har kunnat genomföras fullt ut beror på sjukskrivningar bland läkarna, brist på sjuksköterskor under sommaren på ortopeden, samt brist på sjuksköterskor på VO An/Op/Iva. Utfallet på inhyrd personal visar att kostnaden minskar i Sunderbyn avseende inhyrda läkare, framförallt vid VO Ortopedi, VO Allmänkirurgi/urologi samt Vo Ob/Gyn. För gruppen sjuksköterskor är det en

49 kostnadsökning motsvarande 1,5 mkr jämfört med föregående år. Kostnadsökningen återfinns inom ett flertal verksamhetsområden. Fördelat i länet är det framför allt vid Sunderby sjukhus ökningen av inhyrda sjuksköterskor återfinns. I diagrammen nedan återfinns utfallet per december (blå stapel) samt differensen mellan åren (röd stapel). Positivt värde på differens mellan åren innebär en kostnadsminskning jämfört med föregående år.

50 Investeringar Kommentar Utfall 2016 Utfall beslut Typ av investering (mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 före 2016 Utfall Summa Utrustning, inventarier 33,7 35, ,1 Totalt 33,7 35, ,1 Divisionens investeringar följer plan dock med viss eftersläpning för slutet av Större investeringar som aktiverades under 2016 var mammografi i Piteå (2,1 mkr), Paris-projektet (4,3 mkr) och Datortomografi (8,2 mkr). Verksamhet Produktion Produktion Exkl. Vo AN/OP/IVA Länssjukvården har under 2016 haft ca besök (exklusive konsultationer, telefonkontakter, kontakt för provtagning). Läkarbesöken står för ca 55 procent och sjukvårdande behandling för 45 procent. Arbetet med kompetensväxling mellan läkare och annan sjukvårdpersonal, främst sjuksköterskor, fortsätter och därför fortsätter också trenden att läkarbesöken minskar till förmån för sjukvårdande behandlingar. Producerade besök totalt och antalet läkarbesök är något lägre år Förklaringen till detta är främst ett nytt arbetssätt för registrering och dokumentation av besök vid akutmottagningen i Sunderbyn. Besöken registrerades på klinik akutsjukvård (Närsjukvården) under månaderna mars och april. Därefter återgick besöken till att registreras på respektive klinik, vilket förklarar en stor del av minskningen av läkarbesöken. När de oplanerade läkarbesöken exkluderas är det främst VO Ögon och Ortopedi som har färre läkarbesök under VO An/Op/Iva uppvisar också färre besök vilket beror på att Smärtenheten flyttats till Rehabiliteringsmedicin i Närsjukvården under 2016 och således dokumenteras och registreras besöken på Närsjukvården.

51 Om de oplanerade besöken exkluderas är minskningen av läkarbesöken knappt 3 000, motsvarande en minskning med en procent jämfört med Alla opererande verksamhetsområden och VO Barn har fler besök till övriga vårdgivare (sjukvårdande behandling) under 2016 jämfört med åren

52 Vårdtillfällen Antal operationstillfällen per sjukhus från HoS operationsplanering och Provisio (operationsenheterna GCOP, GEXT, PCOP, PEXT, SCOP, SDK, SEXT) Antal op-tillfällen Antal op-tillfällen Antal operationstillfällen har minskat under åren 2014 och 2015 men har vänt uppåt och ökat i antal under år Vid Sunderby sjukhus har antalet operationer sjunkit, men är i stort sett oförändrade mellan åren 2015 och Vid Sunderby sjukhus är andelen akuta operationer ungefär hälften av alla operationer, under 2016 har de akuta operationerna till och med blivit mer än hälften. En förklaring är att Ortopeden har flyttat en stor del av sina planerade operationer från Sunderbyn till Piteå för att förbättra flödet.

53 Piteå sjukhus och Gällivare sjukhus har ökat antalet operationer mellan åren 2015 och Gällivare Piteå Sunderbyn Tillgänglighet Besök Antal som väntar på nybesök till läkare har ökat under 2016, främst andra halvåret. Under första halvåret väntande i snitt personer på ett nybesök i divisionen och under andra halvåret har det ökat till i snitt ca 7 500, en ökning med väntande. Andelen som har fått sitt nybesök inom 60 dagar har också sjunkit under andra halvåret 2016 och är i snitt för 2016 på 68 procent inom 60 dagar att jämföra med 2015 då det var 69 procent inom 60 dagar och 2014 då 70 procent fick göra sitt nybesök till läkare inom 60 dagar. Andel nybesök till läkare inom 60 dagar i Division länssjukvård

54 Variationen mellan antalet nybesök är låg mellan åren hade divisionen ca 400 fler besök jämfört med Antal nybesök till läkare i division länssjukvård Divisionen klarar inte den faktiska väntetiden till besök/behandling inom 60 dagar. Faktisk väntetid till besök/behandling innebär att man får sitt nybesök till läkare el sin behandling inom 60 dagar. Medelvärde för tillgänglighet till besök inom 60 dagar år 2016 är 68 procent. Av länssjukvårdens verksamhetsområden är det VO Barnmedicin VO Önh-Käk-Syn/Hör som klarar minst 70 procent inom 60 dagar. VO Ob/Gyn har under året erbjudit 90 procent av de som fått ett nybesök en tid inom 60 dagar. Många av nybesöken får en tid direkt och sätts aldrig upp på väntelistan, vilket förklarar varför det är ca 40 procent av de som väntar på ett nybesök på Ob/Gyn som väntat längre

55 än 60 dagar, trots att så många som 90 procent av de som fått ett nybesök under året fått de inom 60 dagar. Behandlingar Senaste månaderna har antalet väntande till behandling legat ganska konstant och på ca fler väntande jämfört med samma period 2014 och ca 500 fler väntande jämfört med samma period Under 2016 var det under första halvåret drygt som väntade på en behandling. Under andra halvåret 2016 har antalet väntande blivit färre, i snitt knappt 300 personer färre på väntelistan jämfört med första halvåret. Antalet behandlingar är också något lägre under december, än september till november pga neddragningar för röda dagar. Producerade behandlingar (av de som mäts i väntetidsmätningen) är dock högre i december år 2016 jämfört med åren , men också i jämförelse totalt för åren, är behandlingarna (de som ingår i väntetidsmätningen) fler under Antal behandlingar som mäts i väntetidsmätningen totalt (inom och efter 60 dagar) åren Divisionen har ökat antal behandlingar, men klarar inte måluppfyllelsen. År 2016 är det 58 procent i snitt som fick sin behandling inom 60 dagar. Ob/Gyn klarade att erbjuda i snitt 76 procent en behandling inom 60 dagar. Det handlar då främst om behandlingar/åtgärder som görs vid ett vanligt mottagningsbesök och inte om operationer som görs på centraloperation.

56 Oplanerade inskrivningar Kommentar Diagramet visar avslutade vårdtillfällen och andelen av dessa där patienterna blivit oplanerat återinskrivna vid en vårdenhet inom NLL inom 1-30 dagar efter utskrivning. Palliativa patienter, BB-patienter samt IVA-patienter är exkluderade. En journalgranskning är gjord tidigare under året på patienter 65 år och äldre som blivit utskrivna från på VO Kirurgi/Urologi som haft en oplanerad återinskrivning inom 30 dagar. På Kir/Uro blev 60 procent av de granskade patienterna som skrivits ut från Kir/Uro återinskrivna på Kir/Uro och drygt hälften av dessa på grund av komplikationer av cancer och cellgiftbehandling där planeringen är att patienten hör av sig och får komma tillbaka vid behov. Journalgranskning är även ge-

57 nomförd och analyserad inom VO Ortopedi. Resultaten från journalgranskningarna har inte lett till några planerade förändringar i rutiner och arbetssätt på något av verksamhetsområdena. Balanserad styrning Här görs en samlad bedömning och värdering av hur divisionen bidrar till landstingets måluppfyllelse för vart och ett av landstingsstyrelsens mål i respektive perspektiv. Måluppfyllelsen för divisionens alla indikatorer redovisas i tabellerna och kommenteras i den efterföljande texten. Medborgare Avser landstingets arbete för norrbottningarnas välfärd, ett rikt och utvecklande liv. Högt förtroende för verksamheten Andel med stort förtroende för sjukhusen: Divisionen saknar resultat från 2016 (vårdbarometern är inte uppdaterad). Goda livsmiljöer och en jämlik och jämställd hälsa Täckningsgraden för Mammografisk Hälsokontroll kvinnor år: Divisionen har en täckningsgrad för 2016 på 87 procent vilken är en förbättring från föregående år. Det nationella målet är 85 procent. Andel män >65 år som genomgått aortascreening: Divisionen har en täckningsgrad för 2016 på 95 procent vilket är en klar förbättring från föregående år resultat 83 procent. Målet är 90 procent täckningsgrad. Täckningsgraden för screening av Cervixcancer, kvinnor: Länssjukvården kan redovisa hörsamhet, d.v.s. hur många som närvarat vid provtagning efter att kallelse skickats ut. För 2016 var resultat ca 50 %. Divisionen har inte underlag för att beräkna täckningsgrad eftersom vissa individer exempelvis kan välja att genomgå test utanför landstinget i privat verksamhet eller utföra test utan att ha fått kallelsebrev.

58 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Nöjda medborgare B Sveriges bästa självskattade hälsa andstingsstyrelsens mål A1 Högt förtroende för verksamheten A2 Goda livsmiljöer B1 En jämlik och jämställd hälsa Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Högt förtroende för verksamheten Hälsofrämjande arbete Andel med stort förtroende för sjukhusen Täckningsgraden för Mammografisk Hälsokontroll kvinnor år 100 % 85 % Måluppfyll else Utveck ling Andel män >65 år som genomgått aortascreening 90 % Täckningsgrad för screening av Cervixcancer 85 % Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Verksamhet Är inriktat på effektivitet och kvalitet i arbetsmetoder och processer. En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet Under 2016 har fokus varit att komma igång med en länsgemensam transparent väntelista till centraloperation. Det arbetet har kommit igång. De flesta verksamhetsområden arbetar med produktion och kapacitetplanering. För att produktionsplanen för antal operationer ska kunna följas måste respektive verksamhetsområdes produktionsplan sammanställas och ställas mot den kapacitet som finns på operationsenheterna i länet och följas regelbundet för ev omprioriteringar beroende på hur väntelistorna utveckals. Ett arbete som fortätter under 2017.

59 God samverkan internt och externt Divisionen hade ett mål om minst en visualiseringstavla per verksamhetområde vid utgången av Den målsättningen är uppnådd och det flesta verksamhetsområden har fler än en avdelning eller mottagning som har aktiva visualiseringstavlor. Personcentrerad hälso- och sjukvård och kundorienterad service Division länssjukvård strävar efter få vårdskador och kort utreningstid för de vårdskador som ändå inträffar och Lex-Maria anmäls. Målet är att utredningstiden för en Lex-Maria och händelseanalyser ska vara max 60 dagar. Under året har det varit totalt 38 ärenden i landstinget med en mediantid på utredningen på 62 dagar (intervall dagar). Under 2016 har 12 händelseanalyser genomförts inom länssjukvården med hjälp av stabens analysledare. Vi når inte målet på max 60 dagar, mediantiden för analyserna är 70 dagar (intervall dagar). Tio analyser är färdiga och två stycken pågår fortfarande. Verksamhetsutvecklarna i staben fungerar som analysledare och dokumenterar alla divisionens händelseanalyser. Förhoppningen är att kvaliteten på analyserna förbättras och att utredningstiden förkortas, samt att underlätta för verksamheten som istället ska få tid att arbeta med åtgärder som framkommer i analysen. Händelseanalyser i länssjukvården år Händelseanalys - Handläggningstid div Länssjukvård Handläggningstid antal dagar Handläggningstid medel Handläggningstid mål 0

60 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En effektiv verksamhet med god kvalité B Helhetsperspektivet med personen i centrum Landstingsstyrelsens mål A1 En jämlik och kvalitativ likvärdig verksamhet Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Vård och behandling i rätt tid Kapacitetsplanering införd i alla verksamheter Samtliga VO Måluppfyll else Utveck ling A2 En säker och kunskapsstyrd verksamhet B1 God samverkan internt och externt Hög tillgänglighet till vård och behandling Visualisering av pågående förbättringsarbeten Antalet aktiva visualiseringstavlor <60 dagar för besök och behandli ng >1 aktiv tavla per VO Besök: Väntetider till besök, utredning och behandling Behandling: B2 Personcentrerad hälsooch sjukvård och kundorienterad service Få patientskador Lex Maria Patientsäkerhetskultur Utredningstid <60 dagar Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring

61 Kunskap och Förnyelse Avser hur Landstinget som regional aktör och inom den egna organisationen arbetar med utveckling, innovation och långsiktig förnyelse. Strategisk hållbar utveckling Processledarrapporter: Under 2016 har processledare i divisionens verksamhetsområden lämnat in totalt 57 processledarrapporter av totalt 67 identifierade processer. Detta är en ökning från föregående år då 43 rapporter inlämnades. SVF Cancer, nya förlopp 2016: Samtliga nationella SVF är införda inom länssjukvårdens verksamhetsområden. Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Förbättringsmotorn införd i alla verksamheter, enheter motsvarande: Inom divisionen har alla verksamhetsområden infört förbättringsmotorn, dvs använder sig av dagliga pulsmöten, förbättringsmöten, visualisering av styrtavlor och eskalering. Detta är en förbättring jämfört med 2015 då ca 50 procent av verksamheterna infört förbättringsmotorn. Användningen av förbättringsmotorn under 2016 har varierat något mellan de olika områdena samt mellan de olika verksamheterna. På ett divisionsgemensamt plan kan användnigen uttryckas som ett snitt av frekvensen av pulsmöten, förbättringsmöten och visualiseringstavlor. Uttryckt på detta vis skulle divisionens resultat bli 77 procent för Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Konkurrenskraftig region B Långsiktig förnyelse Landstingsstyrelsens mål A1 Strategisk hållbar utveckling A2 Regionen är synlig och aktiv Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Processledarrapporter 100 st Hög kvalitet i våra processer SVF cancer, nya förlopp 2016 Samtliga SVF införda Måluppfyll else Utveck ling B1 Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring B2 Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Hög andel värdeskapande tid Förbättringsmotorn införd i alla verksamheter, enheter motsvarande 100 % Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring

62 Medarbetare Avser hur Landstinget ska agera för att bli en attraktiv arbetsgivare som tar tillvara och utvecklar medarbetarnas resurser. Hållbart arbetsliv Individuell utvecklingsplan för samtliga medarbetare: Divisionen mäter antal medarbetare som haft medarbetarsamtal och vilka av dessa som har en kompetensutvecklingsplan. Resultatet för 2016 var 59,3 procent och är en ökning jämfört med 52,5 procent för föregående år. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Attraktiv arbetsgivare B Aktivt medarbetskap Landstingsstyrelsens mål A1 Lika rättigheter och möjligheter Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Måluppfyll else Utveck ling A2 Hållbart arbetsliv B1 Delaktiga och engagerade medarbetare Hög komptens hos alla medarbetare Individuell utvecklingsplan för samtliga medarbetare 100% B2 Hälsofrämjande miljö Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring

63 Ekonomi Avser hur Landstinget ska hushålla med tillgängliga resurser för att skapa och behålla en god ekonomi som ger rimlig handlingsfrihet. Kostnadseffektiv verksamhet Länssjukvården har ej uppnått målet om att verksamheternas vårdprocesser ska ligga på samma kostnadsnivå som jämförbara sjukhus i riket. För enskilda processer uppvisar verksamheterna lägre kostnader än riket, exempelvis för förlossning. Flertalet av divisionens vårdprocesser har dock en högre kostnad än övriga läns- och länsdelssjukhus i landet. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En ekonomi som ger handlingsfrihet B Ekonomi som inte belastar kommande generationer Landstingsstyrelsens mål A1 Positivt resultat med 2% av skatt, utjämning och generella statsbidrag Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Måluppfyll else Utveck ling A2 Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut B1 Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Rätt användning av tillgängliga resurser KPP I nivå med övriga läns-, länsdelsj ukhus B2 Kostnadseffektiv verksamhet Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring

64 Årsrapport division Folktandvården Ekonomi Resultatutveckling Folktandvårdens ekonomiska resultat för 2016 är -9,2 mkr vilket är 12,4 mkr sämre än plan. Januari börjar med ett bra resultat vars nivå hjälpts av att fjärde kvartalets asyltandvårdsersättning blev 1,8 mkr större än beräknat. De därpå följande månaderna uppvisar en negativ avvikelse mot plan. Utfallsavvikelsen återspeglas främst av betydande personalinvesteringar och kraftig volymtillväxt av asyltandvårdsuppdraget där kostnadstäckningen är svag. Detta justeras i juni då ersättningsmodellen för asyltandvårdsuppdraget ändras från kapitering till ersättning per utförd åtgärd enligt gällande tandvårdstaxa. Med en ersättningsmodell som mer rättvist speglar producerat vårdvärde, är resultatutvecklingen bättre men ändå inte i nivå med plan. Orsaken finner man främst på intäktssidan och där kopplat till färre behandlare än planerat. Se nedan analys av intäkter och kostnader.

65 Verksamhetens intäkter Övriga intäkter utgörs i allt väsentlig av vårdintäkter och de är 16,9 mkr mindre än plan. Knappt 90% av avvikelsen orsakas av mindre utförda vårdtimmar än plan vilket i sin tur kan härledas till färre behandlare. Tioprocentig personalomsättning, legitimationsproblem och utökade språkkrav mitt under pågående eu-rekryteringar har stor del i avvikelsen. Legitimationsproblemen med socialstyrelsen har pågått hela 2016 och är inte helt lösta än för 10 eu-hygienister som istället har varit tvungna att arbeta som assisterande tandsköterskor. Språkkraven har höjts under fem pågående eutandläkarrekryteringar med bortfall av flera produktionsmånader per tandläkare och utökade språkkostnader. Slutligen härrör den resterande delen av intäktsavvikelsen till utebliven effekt eller orealiserade intäktsförbättrande åtgärder i divisionens ekonomiska handlingsplan. Landstingsersättningen följer plan. Verksamhetens kostnader

66 Anställda och arbetad tid Arbetad tid omvandlat till årsarbetare Arbetad tid omvandlat till årsarbetare, rullande 12 mån

67 Antal anställda Personalkostnader Personalkostnaderna är 9,6 mkr mindre än plan. Detta orsakas av minskade lönekostnader pga färre anställda, mindre arbetad tid och annan yrkesmix än planerat. Bortfallet av arbetad tid jämfört plan motsvarar mer än 5 heltidstandläkare och 12 hygienister. I kontrast till detta finns rekrytering och språkutbildningskostnader som tillsammans är drygt 2 mkr högre än plan. Sjukfrånvaro och Frisknärvaro 2015: 7,21 % 2016: 6,27 % Kort 2,98 Kort 2,93 Lång 4,23 Lång 3,33

68 Sjukfrånvaron har sjunkit med 1 % från föregående år. Att sänka sjukfrånvaron är, och har varit, ett fokus för Folktandvården. Riktade insatser, som tidig uppföljning och djupanalyser av orsaker, har visat resultat. Samtal med medarbetare görs efter 3 korttidsfrånvarotillfällen för att tidigt fånga upp signaler på orsaker och påbörja rehabilitering. Målsättningen är att sänka sjukfrånvaron med ytterligare 1 % under Övriga kostnader Övriga kostnader är 4.8 mkr högre än plan. Tandteknik utgör drygt 4 mkr av avvikelsen och består av dels ökad förbrukning och dels att internt producerad tandteknik inte har köpts i den utsträckning som årets ambitiösa plan. Tolk och sjukresekostnaderna är knappt 2 mkr högre än plan och beror både på pris- och volymökningar. På plussidan är rese- och förbrukningskostnader drygt 1 mkr mindre än plan. Ekonomiska handlingsplaner Verksamhet Sparkrav 2016 Utfall 2016 Ekonomisk handlingsplan ,3 2 Utfallet av den ekonomiska handlingsplanen under 2016 är 2,0 Mkr i resultatförbättring emellertid 4,3 sämre än plan. Mer internt köpt tandteknik, bättre timintäktsnivå, mindre omgörningar och kostnadsåterhållsamhet är åtgärder med positiv effekt. Investeringar Typ av investering (Mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 UTFALL 2016 Beslut Utfall före Summa Inventarier 9,1 8,1 8,1 Ram överförd från ,8 2,6 2,6 Totalt 11,9 2,6 8,1 10,7 Divisionen följer investeringsplanen. Ram överförd från 2015 avser utrustning till den nyrenoverade Folktandvårdskliniken i Öjebyn där Folktandvårdens samlade verksamhet i norra Piteå bedrivs från början av maj. Investering i ny scannerteknik om 1 mkr är påbörjad och testas i pilotform. Det har varit tekniska problem som inte är lösta därför blir investeringen inte slutförd förrän under nästa år.

69 Balanserad styrning Medborgare Avser landstingets arbete för norrbottningarnas välfärd, ett rikt och utvecklande liv. Högt förtroende för verksamheten Folktandvårdens mål inom området är att Norrbottningarna ska vara välinformerade och hälsomedvetna. Genom utåtriktad verksamhet och aktuell information i Folktandvårdens väntrum och webbsidor ökar medborgarnas kunskap. Den välinformerade individen har bättre förutsättningar att vara delaktig i vården vilket skapar gott förtroende. Målet är delvis uppfyllt. Goda livsmiljöer Genom ett miljöarbete som minskar miljöbelastningen kan Folktandvården bidra till goda livsmiljöer. Distansöverbryggande teknik för möten och utbildningar används alltmer samt miljövänliga produkter upphandlas i allt större utsträckning. Målet är delvis uppfyllt. En jämlik och jämställd hälsa Målbilden inom området är långsiktiga och Folktandvården når inte än de långsiktiga målen. Den utåtriktade verksamheten i samverkan med andra, identifiering av risk tidigt, insatser av prevention och användandet av vävnadsbevarande metoder bidrar till den positiva utvecklingen av tandhälsan genom åren. Frisktandvården bidrar till att fler vuxna väljer regelbunden tandvård.

70 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Nöjda medborgare B Sveriges bästa självskattade hälsa Landstingsstyrelsens mål A1 Högt förtroende för verksamheten Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Hälsomedvetna och välinformerade norrbottningar Besökare på den Skärmar installerade Öka Alla Måluppfyll else Utveck ling A2 Goda livsmiljöer B1 En jämlik och jämställd hälsa Miljöarbete som minskar miljöbelastningen Frisktandvård förstahandsval för vuxna Fler vuxna i regelbunden tandvård Andel möten med distansöverbryggande teknik - CMA TKC 200 Andel vuxna med avtal 40% Antal utbildade i motiverande samtal 100 Kariesfria barn och ungdomar Antal vuxna revisionspatienter Utåtriktad verksamhet barn % av klinisk barntid Kariesfria 4-åringar 95% 19-åringar fria från glattytekaries 67% Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Antalet besökare på nll.se folktandvården fortsätter att vara högt. Att installera skärmar för väntrumsinformation är en bra informationskanal så snart som besked kommer. Antalet möten via distansöverbryggande teknik fortsätter öka. Andelen frisktandvårdsavtal ökar svagt, men målet är inte uppnått. Kariesfria 4-åringar är oförändrat. 19 åringar kariesfria approximalt är något sämre än tidigare år.

71 Verksamhet Är inriktat på effektivitet och kvalitet i arbetsmetoder och processer. En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet Rätt väg genom vården och en effektiv vård på rätt nivå är grunden för ett bra patientflöde. Genom att göra specialisttandvården lättillgänglig i hela länet och att behandlingar inom folktandvården utförs på rätt vårdnivå och med hög kompetens får fler tillgång till regelbunden tandvård. Målet är delvis uppfyllt. En säker och kunskapsbaserad verksamhet Folktandvården arbetar ständigt med att vara en lärande organisation. Antalet uppmärksammade avvikelser fortsätter att öka. Avvikelseuppföljning är en stående punkt på alla klinikers arbetsplatsträffar och i ledningsgruppen med syfte att få ett lärande av inträffade händelser även utanför den egna enheten. Risk och händelseanalyser resulterar i ett lärande för organisationen. Målet är uppfyllt. God samverkan internt och externt Alla ska bli kontaktade i rätt tid Målet att alla ska bli kontaktade i rätt tid är ej uppfyllt. Arbete att skapa flyt i vårdteamen och skapa god patientgenomströmning pågår för att nå målet kommande år. Personcentrerad hälso-och sjukvård och kundorienterad service Genom att anpassa revisionsintervallen till behov och vid förseningar prioritera patienter med hög riskgrupp kan målet att alla ska bli kontaktade i rätt tid uppnås. Målet är inte uppfyllt.

72 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En effektiv verksamhet med god kvalité B Helhetsperspektivet med personen i centrum Landstingsstyrelsens mål A1 En jämlik och kvalitativ likvärdig verksamhet Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Rätt väg genom vården Specialisttid i konsult och undervisning Auskultanter hos specialist 10% av arbetstid en > 40/år Måluppfyll else Utveck ling Effektiv vård på rätt vårdnivå Teamtid i tidbok Antal patienter som behandlas i vårdkedjan 20 % av klinisk tid Ökas Nytt mått A2 En säker och kunskapsstyrd verksamhet Lärande organisation Genomförda risk och händelseanalys 5st B1 God samverkan internt och externt B2 Personcentrerad hälsooch sjukvård och kundorienterad service Alla ska bli kontaktade i rätt tid Antal med rörlighetsersättning Revisionsintervall per riskgrupp Minska (fast personal) >24 månader i lägre riskgrup p Förseningar <6 månader i alla kommun er Mått saknas Tillgängligheten till specialistvård är god tack vare konsultationsresor runt om i länet, uppbyggnad av vårdkedjor inom allmäntandvården och användandet av distanstekniska lösningar. Med långa avstånd behöver också mer kunskap finnas på olika håll i länen, tandvårdspersonalens auskultationer på specialisttandvården har ökat och uppfyller målet för året. Folktandvården har haft ett högt akuttryck senaste året. Då det även saknas personal så kan oprioriterade revisionspatienter inte kallas. I de prioriterade grupperna finns vissa förseningar. Här pågår ett riktat arbete för att åtgärda de lokala variationerna. Samtliga verksamhetsområden fortsatter utvecklingen av teamtandvård och prioriterar patientflödet.

73 Kunskap och Förnyelse Avser hur Landstinget som regional aktör och inom den egna organisationen arbetar med utveckling, innovation och långsiktig förnyelse. Strategisk hållbar utveckling Regionen är synlig och aktiv Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Folktandvårdens mål inom kunskap och förnyelse är att vara en ständigt lärande organisation. De data som finns från genomförda studier och regelbunden uppföljning görs kända både inom Folktandvården, i övriga landstinget, i nationella tandvårdsnätverk och för externa intressenter. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Konkurrenskraftig region B Långsiktig förnyelse Landstingsstyrelsens mål A1 Strategisk hållbar utveckling A2 Regionen är synlig och aktiv B1 Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring B2 Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Lärande organisation Deltagande i regionala och nationella tandvårdsnätverk Inspelade webbutbildningar Regelbundna möten vid styrtavlan Bemanning Represe nterade i aktuell samverk ansgrupp er 4 nya kurser per år 100 % har möten varje vecka Måluppfyll else Utveck ling Samarbetet med de övriga landstingen i Norrting fortsätter att utvecklas och samverkansgrupper finns även nationellt med samtliga folktandvårdsorganisationer inom områdena vårdutveckling, kvalitet, ekonomi, HR, IT och ledning samt inom specialisttandvården. Olika metoder för att föra ut kunskap internt behövs för ett effektivt lärande i ett till ytan stort landsting, både antalet utbildningar där medarbetare deltagit på distans via intranätet och internet, inspelade utbildningar och antalet möten som genomförts på distans ökade under Arbetet med ständiga förbättringar med stöd av Lean har utvecklats i verksamheten. Under 2016 har regelbundna möten skett vid styrtavlorna, ett centralt leanstöd har anställts och utvecklingen av Leanarbetet fortsätter.

74 Höga pensionsavgångar, ökad konkurrens från privata aktörer samt ökade krav på legitimationsansökan för tandvårdsutbildad personal utanför Sverige leder till ett än mer försvårat rekryteringsläge. De förändrade språkkraven från Socialstyrelsen (krav på nivå C1 i svenska innan utfärdande av svensk legitimation) leder till en fördyring (språkkostnader) samt att vi ej kan få personal i produktion direkt efter att anställningen påbörjats. Utlandsrekrytering har historiskt varit ett sätt för Folktandvården att lösa rekryteringsproblematiken då tillgången på svenska tandläkare och tandhygienister är begränsad. Nedläggning av tandhygienistutbildning i kombination med en mycket stor efterfrågan innebär stora svårigheter att anställa tandhygienister. En rekrytering av 10 tandhygienister från Spanien gjordes i slutet av 2015 och början av På grund av lång handläggningstid från Socialstyrelsen i bedömningen av deras utbildning jämfört med den svenska utbildningen, har fortfarande ingen av dem fått svensk legitimation. En handlingsplan för hur legitimation ska erhållas har tagits fram och vi räknar med att de får sin legitimation inom ca 6 månader. Tandsköterskeutbildning anordnas i länet vilket tryggat tandsköterskerekryteringen. Bemanningen inom specialisttandvården är god och för att säkra tillgång till specialistkompetens i framtiden pågår ett antal uppdragsutbildningar där tandläkare från länet genomgår specialistutbilning och samtidigt gör sin kliniska tjänstgöring vid länets specialistklinik. Fortsatt nära samarbete med landets tandvårdsutbildning har under året gett bra utdelningen då flertalet av våra stipendiater sökt och fått anställning på Folktandvården Norrbotten.

75 Medarbetare Avser hur Landstinget ska agera för att bli en attraktiv arbetsgivare som tar tillvara och utvecklar medarbetarnas resurser. Lika rättigheter och möjligheter Folktandvårdens yrkesgrupper präglas av en stor andel kvinnor. Intresset för att utbilda sig till tandsköterska eller tandhygienist är mycket lågt bland män. Vår målsättning är att lyfta fram det unika med vårt län och vår arbetsplats för att locka nya medarbetare till oss, kvinnor som män, svenskfödda som utlandsfödda. Att arbete med ständiga förbättringar inom såväl arbetssätt som ledarskap och medarbetarskap, anser Folktandvården Norrbotten vara nyckeln till en framgångsrik organisation. Hållbart arbetsliv Att trivas och må bra på arbetet är extremt viktigt inom tandvården där personaltillgången är knapp och tempot högt. Stressen inom organisationen är ett område som kommer att hårdbevakas då trenden är en ökad stress bland våra medarbetare. Vi arbetar aktivt med att hitta metoder för att behålla vår personal längre. Delaktiga och engagerade medarbetare Arbetet med ständiga förbättringar har intensifierats och mycket arbete läggs på att öka engagemang genom förbättringstavlor och kontinuerlig uppföljning av måluppfyllelse. Hälsofrämjande miljö Fortsatt arbete med våra Hälsoinspiratörer och engagerad chefer. Fokusgrupper i syfte att hitta orsaker till stress har genomförts under året och arbetet fortsätter under 2017 i syfte att minska upplevelsen av stress.

76 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Attraktiv arbetsgivare B Aktivt medarbetskap Landstingsstyrelsens mål A1 Lika rättigheter och möjligheter A2 Hållbart arbetsliv B1 Delaktiga och engagerade medarbetare B2 Hälsofrämjande miljö Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Tydligt och engagerat ledarskap. Mångfald främjas och jämställda och jämlika villkor råder. Tryggad personalförsörjning. En effektiv och strategisk kompetensförsörjning Delaktiga och engagerade medarbetare. Kontinuerlig dialog och samverkan om verksamhetens syfte, mål och behov Förutsättningar finns för deltagande i förändring och utveckling av verksamheten. Arbetsmiljöarbetet bedrivs aktivt och hälsofrämjande. JÄMIX index Förtroende för närmsta chef Ökande Ökande Rekryterande av stipendiater 75% Andel positiva till arbete efter uppnådd Ökande pensionsålder Chef tydliggör mål (MAU) Ökande Lönedialoger/samtal (MAU) Ökande Medarbetarsamtal (MAU) Ökande Sjukfrånvaro < 4% Frisknärvaro >70 % Måluppfyll else kommenteras ej Utveck ling kommenteras ej Folktandvården hade en svarsfrekvens på 88 % i årets MAU vilket är en ökning med 10 % från föregående år. En ökning som visar på än fler engagerade medarbetare. Resultatet är dock något sämre inom samtliga frågeområden men tolkningen är dock ändå att trenden är oförändrad då skillnaden från föregående år är marginell. Ca 23 % är villiga att arbeta efter pensionsålder vilket är en ökning. Sjukfrånvaron har sjunkit med 1 % Rekrytering av våra stipendiater går enligt plan och visar fortsatt vara är en bra metod för att locka tandvårsstuderande norrbottningar att stanna i, eller återvända tillbaka till, länet. JÄMIX resultat för året har sjunkit. Varje nyckeltal i JÄMIX kräver sin förklaring då vi har 12 % män och 88 % kvinnor där männen i hög grad tillhör den äldre åldersgruppen tandläkare med hög lön, som inte är föräldraledig och indikatorerna behöver därför analyseras mer än bara genom att jämföra olika värden över tid.

77 Ekonomi Folktandvårdens mål inom Ekonomi är i huvudsak inte uppfyllda genom att det sammantagna resultatet om -9,2 mkr är 12,4 mkr sämre än uppställda resultatmål. Positivt resultat med 2 % av skatt, utjämning och generella statsbidrag. Divisionen uppvisar ett negativt resultat och följaktligen uppfylls inte målet trots insatta resultatförbättrande åtgärder. Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut Divisionen uppfyller målet och arbetar i enlighet med strategin att utreda och bedöma konsekvenser vid införande av nya metoder och teknik. Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Divisionens verksamhet under 2016 uppfyller ej målet. Utmaningen är att finna, utveckla och behålla rätt personal och få bra flyt i vården för att på så sätt få en verksamhet i god balans. Kostnadseffektiv verksamhet Målet är inte uppfyllt emellertid har under året organisatorisk och teknisk utveckling pågått för att rationalisera och förbättra verksamheten och dess resultat Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En ekonomi som ger handlingsfrihet B Ekonomi som inte belastar kommande generationer Landstingsstyrelsens mål A1 Positivt resultat med 2% av skatt, utjämning och generella statsbidrag A2 Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut B1 Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Kostnadseffektiv struktur och verksamhet tandvård Nettoresultat vuxen- >2,2 mkr Nettoresultat för barntandvård >0,8 mkr Nettoresultat för tandteknik >0,1 mkr Utrymme för förbättring Utrymme för förbättring Kostnadseffektiv struktur och verksamhet Ack sparat resultat som överstiger plan sedan år Planerat resultatet som överstiger 2% av nettokostnaden. Andel som föregåtts av pilottest och penganalys Ekonomisk redovisning 0-33 mkr 8,9% 100% >1,2 mkr Måluppfyll else Utveck ling

78 B2 Kostnadseffektiv verksamhet Kostnadseffektiv struktur och verksamhet Antal förbättringsinitiativ härledd från uppföljning och nyckeltal jämförelser. 7 Under året har det arbetats med många förbättringsinitiativ lokalt på klinik och divisionsövergripande. Huvudfokus har bland annat varit att rekrytera, utveckla och behålla personal, minska sjukfrånvaro och stress, få flyt i vården med team och lean, skapa kostnadsmedvetenhet och köpa intern tandteknik.

79 Årsrapport division Länsteknik Ekonomi Resultatutveckling Resultat Division Länsteknik redovisar ett överskott med 10,7 mkr vilket är 6,8 mkr bättre än resultatmålet på 3,9 mkr. Årsprognosen som lades per augusti visade på att divisionen skulle generera ett utfall på 11,3 mkr vilket var 7,4 mkr bättre än budget. Detta bedömdes hålla även vid prognosbedömningen per oktober. Resultatet för 2016 är 0,6 mkr sämre än prognosen. Den främsta förklaringen till den positiva avvikelse mot budget som divisionen redovisar är lägre personalkostnader och avskrivningar som står för nästan hela överskottet. Lägre personalkostnader är ett resultat av den rekryteringsglapp som divisionen haft under året. För att öka medvetenheten kring vår ekonomiska situation har Länsteknik har under året börjat med att visualisera divisionens resultat via en resultattavla på Insidan. Resultatet visualiseras även på lägre nivåer inom divisionen. Resultattavlan inkluderar även mål för Länstekniks leveranser och mål för driftsäkerhet. Även dessa mål är visualiserade på lägre nivåer inom divisionen.

80 Verksamhetens intäkter Årets intäkter visar en positiv avvikelse med 8,1 mkr mot budget. Medicinsk teknik står för 5 av dessa och förklaras med att Länsteknik har tagit över ansvaret för endoskopi, bildgivande ultraljud, patientövervak, diatermi, mobil röntgenutrustning och dialysutrustning. Länsteknik har inte fått budget för detta utan budget ligger kvar hos respektive verksamhet. I och med det har verksamheten debiterats, vilket då ger ett överskott. På samma sätt ligger motsvarande kostnader utan budget hos medicinsk teknik. Videokonferens genererar även en positiv avvikelse på 1,5 mkr på intäktsidan vilket förklaras med att antal leasingavtal har ökat under Verksamhetens kostnader Divisionen redovisar ett underskott på kostnadssidan med en avvikelse mot budget på totalt -1,3 mkr. Ökningen för övriga kostnader förklaras främst med att Medicinsk teknik har tagit över ansvaret för vissa MT-utrustningar

81 (se ovan) vilket genererat ökade kostnader på serviceavtal, MT reservdelar samt externa MT tjänster. En ytterligare förklaring till kostnadsökningen är att priset för datorer har ökat under året p.g.a. den förhöjda dollarkursen. Personalkostnader Divisionen redovisar en positiv avvikelse mot budget på 5 mkr för personalkostnader vilket förklaras med den rekryteringsglapp divisionen haft under året. Anställda och arbetad tid Arbetad tid omvandlat till årsarbetare Arbetad tid omvandlat till årsarbetare, rullande 12 mån

82 Antal anställda Sammanfattande kommentar Trenden gällande årsarbetare/ arbetad tid/antal anställda har följt Länstekniks utveckling vad gäller utökat uppdrag kopplat till bemanning. Under året har ett flertal rekryteringsglapp funnits. Visst övertidsarbete har förekommit under året främst kopplat till VAS, förebyggande underhåll och driftsättningar. Totalt har övertidsarbetet uppgått till timmar vilket är en minskning med 215 timmar jämfört med föregående år.

83 Sjukfrånvaro och Frisknärvaro Totala sjukfrånvaron har ökat från 3, 3 % 2015 till 3, 5 % under Länsteknik når inte riktigt målet med att sänka den totala sjukfrånvaron till 3 %, men ligger fortfarande lägre än landstingets mål på 4 %. Korttidsfrånvaron har sjunkit och ligger bättre än målet på 2 % medan långtidsfrånvaron har ökat något. Korttidsfrånvaron är högst bland de yngre medarbetarna medan långtidsfrånvaron ligger högre bland de äldre medarbetarna. Männen har ökat sin totala sjukfrånvaro och kvinnorna har minskat sin jämfört med Som ett led i det systematiska arbetsmiljöarbetet har Länsteknik i samarbete med företagshälsovården satsat på en individuell hälso-livsstilsundersökning i syfte att främja hälsa, minska sjukfrånvaron och fånga upp eventuella riskfaktorer. Samtliga medarbetare har erbjudits att träffa företagssköterskan för ett individuellt besök med provtagning och intervju samt rådgivning om hälsa och livsstil. Ytterligare satsningar som genomförts under året för att förebygga ohälsa har exempelvis varit stresskola och föreläsning i ämnet Att hantera din stress. Resultatet ska analyseras och vidare arbete och eventuella åtgärder ska genomföras under Ekonomisk handlingsplan Under år 2016 har Länsteknik ett resultatkrav på ett redovisat överskott med 3,9 mkr. Någon specifikt utpekad handlingsplan har inte upprättats beroende på att resultatkravet har inarbetats i årets budget. Detta innebär att om Länsteknik klarar att hålla budgeten så är resultatkravet uppfyllt. Generellt sett pågår ett ständigt arbete hos Länsteknik med att se över avtal, möjligheter att ta hem drift från externa leverantörer och allmän återhållsamhet när det gäller anlitande av konsulter, resor, konferenser och utbildningar. Resultatkravet har uppnåtts med god marginal (+6,8 mkr). Investeringar Kommentar Utfall 2016 Utfall beslut Typ av investering (Mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 före 2016 Utfall Summa IT-utrustning MT-produkter Totalt

84 Specifikation IT-investeringar Objekt Belopp 2016 Belopp 2015 Belopp 2014 Servrar Kommunikationsutrustning/nätverk och video Skrivare/multifunktionsskrivare Summa Investeringarna på IT-sidan har ökat med 3 mkr jämfört med Orsakerna är den reinvestering av NLLnet som pågår samt införande av en ny skrivarmiljö. När det gäller MT-produkter finns beställningar gjorda där fakturor inte har inkommit för cirka 7 mkr som inte har redovisats ovan. Verksamhet Länsteknik består av ett kompetenscentrum samt 6 verksamhetsområden. Nedan redovisas först den beställning Länsteknik har fått som särskilda uppdrag under året och senare ges en kort beskrivning från respektive verksamhetsområde. Beställning från landstingsdirektören 1. Övertagande av hanteringsansvar för spol&diskinfektorer Kommentar: Hanteringsansvaret enligt utredningen är överförd till Länsteknik. Rekrytering av personal är genomförd och förberedelser för drift är har slutförts..2. Övertagande av investeringsansvar Kommentar: Arbetet för 2016 är klart. Produktansvariga för 2017 är utsedda och arbetet med underlag för övertagande av driftansvar för 2017 är slutfört. 3. Hantering av MTU i icke professionell miljö Kommentar: Kartläggning har gjorts och dokumenterats på konkreta fall med intressenter och brukare. En rapport har lämnats till beställaren och dialog kring fortsättningen är inplanerad. 4. Hantering av undersökningsdata Kommentar: Under året har kirurgins endoskopistaplar kopplats upp mot arkivet och plan är lagd för fortsatt införande 2017 med ytterligare endoskopienheter och ögoninstrument. Strategiskt beslut kring hantering av bilder generellt behöver kartläggas ytterligare. 5. Handlingsplan NLL:s väg mot molnet Kommentar Implementering av en första del som handlar om hantering av mobiltelefoner och surfplattor samt åtkomst till de molntjänster där landstinget äger licenser inom Office365 pågår. Ett 30-tal personer deltar i en utvärdering, och breddinförande sker under början av år Handlingsplan larm- och kallelsesystem inom NLL Kommentar: Några mindre upphandlingar/installationer är genomförda. En leverantörsträff har genomförts där vårdverksamheterna har haft möjlighet att lära sig om tyst vårdmiljö. Ett arbete med en landstingsövergripande upphandling har inte kunnat påbörjats då projektledare inte har kunnat tillsättas. 7. Handlingsplan BI Kommentar: Uppdraget har resulterat i att projektet (BI-lyftet) startade under kvartal 4 och ska enligt projektplan leverera en första pilot till utvald

85 Stadsvikens hälsocentral under andra kvartalet Projektet förväntas pågå under hela Handlingsplan för hantering av mobila applikationer inom NLL Kommentar: Arbetet har inte kunnat påbörjas i och med att Länsteknik är beroende av en informationsklassning som inte tas fram av Länsteknik. 9. Handlingsplan för fler nivåer på informationsklassning av landstingets elektroniska information Kommentar Arbetet har inte kunnat påbörjas i och med att Länsteknik är beroende av en informationsklassning som inte tas fram av Länsteknik. 10. Kartläggning av modell för tjänstekontrakt Kommentar: Det nationellt framtagna verktyget (eklient objekt 4) har installerats men införs först under första kvartalet Detta beroende på att ett stort arbete med rensning av data på gemensamma mappar inte har kunnat slutföras under Effektivare arbetssätt med en dynamisk IT-arbetsplats Kommentar: Ett konkret lösningsförslag har överlämnats till landstingsledningen. Kompetenscentrum Länstekniks kompetenscentrum är en intern resursorganisation med ansvar för arbetsmiljö, personal- och bemanningsfrågor. Under 2016 har personalomsättningen varit fortsatt hög och flertalet ersättnings-/nyrekryteringar har genomförts. Rörligheten/ personalomsättningen beror delvis på arbetsmarknadens rådande konkurrenssituation, intern rörlighet inom landstinget, pensionsavgångar samt utökning av grunduppdraget. Länsteknik har ingått som en av deltagarna i landstingets pilotprojekt, Kompetensbaserad rekrytering. Pilotprojektet har precis startats och utbildningsinsatser i metoden påbörjades i slutet av året. Arbetsplatsträffar har genomförts regelbundet med olika innehåll, bland annat jämställdhet/mångfald, dubbelt ledarskap roller/ansvar, OSA (en ny föreskrift från arbetsmiljöverket- Organisatorisk och Social Arbetsmiljö), ledningssystem, utbildning normstorm (utbildning i jämställdhet/mångfald) mm. De årliga medarbetarsamtalen och lönedialogerna har genomförts liksom informations- och samverkansmöten. Workshop tillsammans med de fackliga företrädarna i divisionens samverkansgrupp har skett för att gemensamt fastställa och utveckla hur samverkan ska ske i divisionen. I september genomfördes årets medarbetaruppföljning. Svarsfrekvensen inom divisionen var 96 %, vilket var högst inom landstinget. Resultatet visar ett fortsatt öppet arbetsklimat, en positiv utveckling av målarbetet samt att en stor andel medarbetare tycker att Landstinget är en attraktiv arbetsgivare som man är stolt att arbeta hos och som man kan rekommendera andra. Ett stabilt grupp- och arbetssituationsindex samt ett förstärkt ledningsindex är också positiva resultat.. Medarbetaruppföljningen visar en tillbakagång vad gäller det systematiska förbättringsarbetet, samt chefers förutsättningar. Handlingsplaner har upprättats kopplat till den psykosociala arbetsmiljön på alla nivåer i divisionen. Större delen av Länsteknik kommer under 2017 att flytta från Sunderby sjukhus till nya lokaler i Luleå för att frigöra ytor för vården i samband med ombyggnationen av sjukhuset. För att skapa en bra arbetsmiljö, attraktiva

86 och anpassade arbetslokaler i både nya och kvarvarande lokaler har arbetsgrupper med representanter från samtliga verksamhetsområden deltagit i ett omfattande arbete. Infrastruktur Verksamhetsområdet IT-infrastruktur säkerställer drift, förvaltning och utveckling av landstingets IT-infrastruktur (data- och telekommunikation, servrar och lagring). Länsteknik tillhandahåller också verksamhetstjänster som telefoni, pc-klienter och videokonferensteknik. Inom ramen för intern utveckling har arbete med att definiera och dokumentera tjänster, och att arbeta enligt fastställda ändrings- och incidentprocesser genomförts. Vid utgången av 2016 omfattar verksamhetsområdet tre förvaltningsobjekt: - NLL Klient-Server - NLL Kommunikation - NLL Video och Telemedicin. Några exempel på större aktiviteter som har pågått under 2016: Tagit fram standard för 64-bitars operativsystem, både för Windows 7 och Windows 10. Löpande hanterat och uppdaterat landstingets persondatorer Genomfört löpande paketering och testning av landstingets cirka 400 datorapplikationer Installerat plattform för beställningsautomation som är klar för driftsättning Genomfört drift, underhåll och livscykelhantering av cirka 700 servrar varav 80 % av dessa är virtualiserade (72% vid årets början) Påbörjat införande av modern lagringslösning med mycket hög prestanda utan nämnvärda driftstörningar för verksamheten. Infört Skype for Business med full funktionalitet (chat, närvaro, dela skrivbord, röstsamtal och videosamtal). Lösningen är integrerad med befintlig traditionell videomiljö från Polycom Systemövervakningsverktyget SCOM har driftsatts. Påbörjat införande av säker utskriftshantering Pullprint Infört lösning för att kunna bjuda in till traditionellt videomöte via webbläsare. Infört modern streaming och inspelningsmiljö för videomöten Infört ny version av återuppringningssystemet CallMe på samtliga hälsocentraler Moderniserat personsökaranläggningarna vid samtliga sjukhus Uppgraderat televäxel med tillhörande integrerade lösningar. Löpande hantering av landstingets IP-telefoner. Medicinsk teknik Arbetet förutom grunduppdraget har under året fokuserats på förändrat ägande där plan och arbete har gjorts för övertagande av MT utrustning från

87 den första januari Vidare planläggning och rekrytering av fyra ingenjörer för hantering av landstingets steriliseringsutrustning. Ett inledande arbete i regionalt perspektiv har påbörjats gällande ett ledningssystem för de medicinska gasanläggningarna i regionen. Medicinsk teknik följer upp och utvecklar sin verksamhet med interna nyckeltal sedan flera år tillbaka och sedan ett par år även med nationella och internationella tal. Fokus ligger på arbetet med det förebyggande underhållet, där mål och utfall återfinns i tabellen nedan. Mått Mål 2016 Utfall 2016 Öka antalet registrerade tjänster mot verksamheter i timmar timmar timmar. Öka graden utförda förebyggande underhåll enligt st st prioriteringsmodell Ökning / minskning av antalet utrustningar i uppdraget st Antalet Negativa händelser där patient blivit felbehandlad/skadad 0 1 st pga MT utrustning i uppdraget. Underhållskostnad / total utrustningsvolym (Nationellt mått inom Skl, LfMt, riktvärde 4,0-5,0 % för liknande verksamheter) 4,7 % Utfall ej klart Antalet utförda tjänster mot verksamheter är högre än målet mycket på grund av det ökade uppdraget och att rekryteringar gjorts för detta som producerat tid. Gällande det förebyggande underhållet har målet inte nåtts fullt ut till stor del beroende på personalomsättning och prioriteringar från verksamheter. Vårdsystem Inom verksamhetsområdet finns vårdsystem som ingår i förvaltningsobjektet Gemensam vård. Fokus för förvaltningen är patientsäkerhet och användbarhet samt att underlätta för hälso- och sjukvårdspersonalen i sin dagliga arbetssituation. I förvaltningsobjektet sker ärendeutredning, behovsinsamling, kravställning och validering samt driftsättning. Testning/verifiering sker även av VAS för TVO Tillverkarorganisationen. Journalsystemet VAS Under 2016 har omställning av arbetssätt till behovsprövad utveckling skett. Nedanstående tidsaxel är kommunicerad och godkänd.

88 Nytt arbetssätt har inneburit att rutiner och arbetssätt har tagits fram och implementerats. Dessa har varit behovsprocess, rutin för referensgrupper, rutin för användartester, rutin för validering och för driftsättning. I samverkan med Region Halland har också behovsprocess definierats och implementerats. Fokus i leveranserna för 2016 har varit att färdigställa bokningsprojektet, förbättra gränssnitt och fönsterhantering, förbättra läkemedelsmodulen samt integration till invånartjänsterna webbtidbok och journalen på nätet. Dessutom har aktiviteter och leveranser för att förbättra prestanda genomförts. Förbättringsarbete med beslutsvägar inom förvaltningsobjektet har inneburit att en styrgrupp för Gemensam vård har inrättats. Där ingår objektägare, förvaltningsledare, systemägare, medicinsk sakkunnig och representant från IT/MT-enheten. Övriga system Avtal för utrustning för digital diktering har förlängts och avtal för support och underhåll av system för digital diktering har tecknats. e-learning E-lärandefunktionen (ELF) har under 2016 varit projektfinansierad. Huvuduppdraget har varit att göra e-utbildningar för VAS-användare. Under året har en utbildning för VAS-administratörer och grundutbildning del 1 och 2 färdigställts. Utöver VAS-utbildning har även e-utbildning i textilhantering och e-handel tagits fram. Administrativa system Verksamhetsområdet omfattar alla administrativa stödsystem inom landstinget där huvuduppdraget är att via förvaltningsorganisationen samla ihop verksamhetens behov, hålla systemen uppdaterade samt skapa förutsättningar för användarstöd. Vid utgången av 2016 omfattar Administrativa system 12 olika förvaltningsobjekt varav 3 är nya och under etablering. Förvaltningsobjekt Införandet av nytt HR-system inom NLL Personal som pågick under större delen av 2015 fortsatte och slutfördes under början av första kvartalet 2016 för att övergå till förvaltning.

89 Inom övriga förvaltningsobjekt har olika typer av uppgraderingar, vidareutveckling av lösningar genomförts utifrån respektive förvaltningsplan. Utifrån förvaltningsplanerna har projektpåverkan varit stor inom de flesta förvaltningsobjekten i form av deltagande i olika typer av projekt. Nedan ges några exempel på projekt som har pågått under 2016 med stor resurspåverkan inom Administrativa System: Införande av nytt systemstöd för KPP (Kostnad Per Patient), avslutas under inledningen av 2017 Införande av nytt systemstöd för investeringsprocessen, avslutas under inledningen av 2017 Införande av nytt systemstöd för e-frikort, avslutas under inledningen av 2017 Införande av nytt systemstöd för tandvården, avslutas i mitten av 2017 Införande av nytt system för digital besluts- och ärendeprocess, avslutas i mitten av 2017 Effektiva inköp har pågått under hela 2016 och kommer att fortsätta under 2017 med fokus på breddinförande Utifrån projekten ovan och andra typer av införanden och förändringar har, totalt sett, åtagandet för verksamhetsområdet också utökats. Detta i form av etableringar av nya förvaltningsobjekt men även genom att nya systemstöd har tillförts till befintliga förvaltningsobjekt enligt nedan. Nya förvaltningsobjekt: NLL KPP NLL Fastighet NLL FM Förvaltningsobjekt med utökade åtaganden i form av nya systemstöd: NLL Ekonomi (Investeringsprocessen, e-frikort, Tandvårdsstöd, Effektiva inköp) NLL Registratur och Sekretariat (Digitala ärende- och beslutsprocessen) Teknikakuten Teknikakuten är landstingets gemensamma support för alla inkommande IT och MT ärenden. Teknikakutens ansvar är bland annat att ta emot, återkoppla, informera och samordna alla IT/MT-ärenden och se till att de handläggs i rätt tid av personal med rätt kompetens. Teknikakutens organisation framgår nedan.

90 Teknikakutens fokusområden under 2016 har vart att hålla en hög tillgänglighetsnivå på supportnumret 71010, effektiv och snabb ärendehantering gällande ärenden som kommer in via ärendeportalen, hög kvalitet på leverans och en ständig förbättring rörande bemötande och nöjda användare. Under 2016 tog Teknikakuten emot samtal vilket är en nedgång med 5 % jämfört med Antal webbärenden uppgick till vilket är en ökning med ca 9 % jämfört med förra året då samtal och webbärende togs emot vilket visas nedan Antal visningar i Kunskapsbanken Antal automatiserade systembeställningar Registrerade webbärenden Inkommande telefonsamtal (antal) Under har också en ökning skett av automatiserade systembeställningar vilket motsvaras av nedgången i samtal. Utöver alla hanterade samtal och webbärenden i supportfunktionen har Teknikakutens IT-tekniker hanterat ärenden och installationer av persondatorer. Under året har drygt datorer bytts ut på grund av åldersskäl. När det gäller måluppfyllnad har Teknikakuten nått de allra flesta och viktigaste målen enligt följande: Tillgängligheten på telefonnummer har varit hög med endast 2 timmars oplanerat avbrott beroende på tekniskt fel Andel besvarade samtal, 98 % (mål 95 %) Andel besvarade inom 60 sekunder, 94 % (mål 85 %) Andel samtal registrerade i Medusa, 78 % (mål 75 %) Andel webbärenden hanterade inom 1timme, 75 % (mål 75 %) Projektkontoret Verksamhetsområdet Projektkontor omfattar styrning, kvalitetssäkring och koordinering av IT/MT-projekt inom landstinget. Verksamhetsområdet ansvarar också för systemförvaltningsfunktionen inom landstinget. Projektkontoret har tillfört projektledning till 19 projekt under året. Vidare har 30 projektidéer hanterats. Status i dec 2016 är en aktuell, 18 avslutade och en vilande projektidé. Process- och effektkartläggningar har bidragit till att skapa bra beslutsunderlag inför kommande utvecklingsaktiviteter och under året har en effektkartläggning och en processkartläggning genomförts. Systemförvaltningsfunktionen har under 2016 fortsatt sitt arbete med att säkerställa att befintliga system förvaltas på ett strukturerat sätt och att etableringar genomförs av leveranser från IT/MT projekt som avslutats. Under året

91 har mallar reviderats och flyttats till VIS och ett flertal utbildningar har genomförts. Balanserad styrning Här gör divisionen dels en samlad bedömning och värdering av hur divisionen bidrar till landstingets måluppfyllelse för vart och ett av landstingsstyrelsens mål i respektive perspektiv. Måluppfyllelsen för divisionens alla indikatorer redovisas i tabellerna och kommenteras i den efterföljande texten. Medborgare Avser landstingets arbete för norrbottningarnas välfärd, ett rikt och utvecklande liv. Högt förtroende för verksamheten Länsteknik uppfyller uppsatt mål och har en positiv utveckling. Länsteknik bidrar med en stabil och säker infrastruktur som i sin tur ger mycket hög tillgänglighet till telefoni, e-tjänster, video mm. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Nöjda medborgare B Sveriges bästa självskattade hälsa Landstingsstyrelsens mål A1 Högt förtroende för verksamheten Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Tillgänglig, stabil och säker teknisk infrastruktur Antal driftavbrott, gäller interna och externa tjänster Minska Måluppfyll else Utveck ling A2 Goda livsmiljöer B En jämlik och jämställd hälsa Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Antalet driftavbrott har minskat och den tekniska miljön fungerar på ett bra och tillfredsställande sätt. Värt att notera är att det vid enstaka tillfällen kan bli driftavbrott som Länsteknik inte kan påverka. Verksamhet Är inriktat på effektivitet och kvalitet i arbetsmetoder och processer. En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet Med hjälp av kundenkäter får Länsteknik återkoppling på utfört arbete och servicenivå.

92 En säker och kunskapsbaserad verksamhet Sedan några år arbetar Länsteknik med införande av ett processbaserat arbetssätt. Detta ökar kvaliteten i utfört arbete och säkrar arbetssätt samtidigt som personberoende i olika sammanhang minskar. Måluppfyllelsen är god men kan förbättras ytterligare när det gäller hantering av avvikelser. God samverkan internt och externt Trycket på Länsteknik är stort och en förutsättning för att uppfylla kundernas förväntningar och behov är att ärenden har en väg in till Länsteknik. Genom teknikronder inom MT-området och etablering av systemförvaltning säkras samverkan med verksamheten. Länstekniks mål uppfylls till största delen när det gäller samverkan. Personcentrerad hälso-och sjukvård och kundorienterad service En stor del Länstekniks kontakter med användare sker via Teknikakuten. Vid tre olika tillfällen har Teknikakuten vunnit priser på nationell nivå. Naturligtvis är det stort fokus på bra service och gott bemötande för all personal inom Länsteknik. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En effektiv verksamhet med god B Helhetsperspektivet med personen i centrum kvalité Landstingsstyrelsens mål A1 En jämlik och kvalitativ likvärdig verksamhet A2 En säker och kunskapsstyrd verksamhet Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Divisionen levererar teknik och tjänsten till rätt kvalitet, vid rätt tid och plats till våra kunder på ett kostnadseffektivt sätt. Via LIPP fortsätta arbetet med införandet av ett processorienterat arbetssätt Kundenkät Incidentprocessen Genomf örs Impleme nterad Måluppfyll else Utveck ling B1 God samverkan internt och externt Avvikelser används strukturerat för att ytterligare förbättra verksamheten Hög kompetens kring medicinteknisk utrustning, teknisk infrastruktur och patientsäkerhet kopplat till dessa Samverkan sker för att kunna erbjuda teknik och tjänster utifrån kundernas behov Intern utbildning avvikelsehantering Löpande registrering och återkoppling av inkomna utvecklingsärenden till Länstekniks Projektkontor Registrer ing av avvikels er tillämpas En väg in Teknikronder inom MT Genomf örs

93 B2 Personcentrerad hälsooch sjukvård och kundorienterad service Alla kunder får ett gott bemötande och ges information efter behov Alla tjänster förvaltas enligt PM3 Kundenkäter Alla tjänster förvaltas enligt PM3 Genomf örs Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring De kundenkäter som genomförts under 2016 har från ett redan högt betyg tidigare år ytterligare förbättrats. Incidentprocessen har implementerats under året och är etablerad. En av fördelarna är att alla förändringar/uppdateringar planeras och bedöms innan de genomförs. Även om incidenter förekommer vid enstaka tillfällen har de minskat med det nya arbetssättet. När det gäller avvikelsehantering har utbildning genomförts men fortfarande behövs förbättring när det gäller rapportering. Länsteknik har inte klarat målsättningen när det gäller utförda teknikronder inom MT. En orsak är rekryteringsglapp och introduktion av nyanställda. Allt fler system förvaltas med PM3 och även om antalet ytterligare har ökat nås inte målsättningen alla system ännu. Kunskap och Förnyelse Avser hur Landstinget som regional aktör och inom den egna organisationen arbetar med utveckling, innovation och långsiktig förnyelse. Strategisk hållbar utveckling Den målsättning som sattes för år 2016 har inte uppfyllts. När arbetet påbörjades och analys gjordes visade det sig att det inte var möjligt att genomföra. Regionen är synlig och aktiv Länsteknik arbetar med förbättringsarbete genom att förfina arbetsmetoder och förenkla rutiner. Ett sätt att påminna medarbetarna är att vid informationsmöten ta fram och presentera förbättringar som gjorts. Den höga målsättningen har inte nåtts fullt ut. Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Länsteknik är en organisation i ständig förändring. En stor orsak är att uppdraget ständigt ökar vilket kräver översyn av arbetssätt, vilka kompetenser som krävs och hur stor bemanning som krävs inom de olika verksamheterna. Länsteknik når målet inom detta område. Tydlig styrning av förnyelseinitiativ I och med det arbete som pågått flera år där Länsteknik arbetat med införande av processer och förtydligande av de tjänster som erbjuds bedöms målet uppnås. Förutom att effektivisera och öka säkerhet vid uppdateringar och förändringar av den tekniska miljön förbättras och klarläggs Länstekniks uppdrag.

94 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Konkurrenskraftig region B Långsiktig förnyelse Landstingsstyrelsens mål A1 Strategisk hållbar utveckling A2 Regionen är synlig och aktiv Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Profilerad, detaljerad och tydlig bild av landstingets användare och enheter. Målet är en förutsättning för att landstinget på sikt ska kunna använda sig av s k molntjänster i större omfattning Aktivt arbete för att sprida erfarenheter och goda exempel från utvecklingsarbete Andel av användarna som har en användarprofil Andel av enheter som har en enhetsprofil Andel av informationsmöten som lyfter upp konkreta förbättringar i verksamheten Alla användar e Breddinf örande påbörjat 100% Måluppfyll else Utveck ling B1 Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring B2 Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Systematiskt, planerat och prioriterat utvecklingsarbete bedrivs inom alla processer och verksamheter i syfte att skapa nya tjänster eller förbättra existerande tjänster Antal inkomna nomineringar Antal tjänster som förvaltas enligt PM3 LIPP: processarbetet Öka Alla Incident process införd Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Arbetet har inte kunnat påbörjas i och med att Länsteknik är beroende av en informationsklassning som inte tas fram av Länsteknik.. Journalsystemet VAS är beroende av Officepaketet vilket innebär att alla datorer måste ha den programvaran. Vid Länstekniks informationsmöten lyfts förbättringar fram och redovisas men ambitionen på 100 % har inte nåtts då tiden för varje möte är begränsad och andra frågor har prioriterats högre. Målsättningen att nomineringarna till Länstekniks förbättringsprishar skulle öka har inte uppnåtts. Nivån ligger kvar från föregående år. Alltfler tjänster förvaltas enligt PM3 och antalet har ökat under året. Målsättningen på 100 % har dock inte nåtts. Målet att införa en incidentprocess har uppnåtts. Bland annat innebär det att man innan en förändring genomförs kräver en dokumentation med beskrivning vad som kan påverkas och vilka risker som finns.

95 Medarbetare Avser hur Landstinget ska agera för att bli en attraktiv arbetsgivare som tar tillvara och utvecklar medarbetarnas resurser. Lika rättigheter och möjligheter För att motverka kränkningar, trakasserier och all form av diskriminering har Länsteknik arbetat för att höja kunskapsnivån inom ormrådet. Utbildningsinsats och gruppövningar har genomförts under året. Breddinförande av Landstingsgemensamma lönekriterier samt arbete med kartläggning och analys av jämställda löner har genomförts. Hållbart arbetsliv För att säkerställa en effektiv kompetensförsörjning har en mer långsiktig bemanningsplanering startat under året. För att säkerställa att Länsteknik rekryterar effektivt och med rätt kompetens på rätt plats har arbetet med rekryteringsmetoden kompetensbaserad rekrytering påbörjats. Chefers förutsättningar har kartlagts och förbättringsarbete kopplat till resultatet av medarbetaruppföljningen (MAU) har påbörjats. Delaktiga och engagerade medarbetare Flertalet forum finns för dialog om verksamhetens mål. Månatliga informationsmöten sker för att sprida information om verksamhet, ekonomi och personal, samt för pågående förbättringsarbeten inom divisionen. Genom trepartssamtal, lönedialog och medarbetarsamtal skapas förutsättningar för dialog om mål, resultat, arbetsbelastning, hälsa och kompetensutveckling. Hälsofrämjande miljö Länsteknik fortsätter arbetet med att arbeta hälsofrämjande vilket bland annat. innefattar att implementera processer, tydliggöra mål i samband med trepartssamtal, följa upp resurskontrakt, skapa mindre sårbarhet i organisationen samt skapa engagemang och delaktighet. För att gemensamt förbättra arbetsmiljön har utvecklingsarbete skett i lokalgrupper med representanter från skyddsombud och alla verksamhetsområden. Vidare har handlingsplaner tagits fram från resultatet kopplat till MAU. Personalen har uppmuntrats till en hälsosam livsstil genom friskvårdsaktiviteter för att främja rörelse och gruppkänsla, till exempel genom Länsteknikjoggen som genomfördes under hösten. Som ett led i undersökning och riskbedömning har en kartläggning av hälsan genomförts. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Attraktiv arbetsgivare B Aktivt medarbetskap Landstingsstyrelsens mål A1 Lika rättigheter och möjligheter Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Mångfald främjas och Jämix Öka jämlika villkor råder. Mångfald och olikheter betraktas som en tillgång Måluppfyll else Utveck ling

96 A2 Hållbart arbetsliv B1 Delaktiga och engagerade medarbetare B2 Hälsofrämjande miljö Länsteknik har en verksamhet fri från trakasserier och kränkningar En effektiv och strategisk kompetensförsörjning ska säkerställa rätt person på rätt person på rätt plats för att uppnå divisionens mål En effektiv och strategisk kompetensförsörjning ska säkerställa rätt person på rätt plats för att uppnå divisionens mål Förutsättningar finns för ett välfungerade ledarskap Det sker kontinuerlig dialog och samverkan om verksamhetens syfte, mål och behov Förutsättningar finns för deltagande i förändring och utveckling av verksamheten Arbetsmiljöarbete bedrivs aktivt och hälsofrämjande Medarbetarindex -total -ledning Kränkande särbehandling/mobbing Upplevd hälsa Frisknärvaro Sjukfrånvaro (total) -kort sjukfrånvaro -lång sjukfrånvaro Öka Öka 0% Öka 3% 2,0% 1,0% Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Jämix har ökat från 122 till 125. Medarbetaruppföljningen Medarbetarindex ligger på 70 vilket är samma höga nivå som Ledningsindexet har ökat från 76 till 79 där kommunikation, stöd och målarbetet har förbättrats.

97 Länsteknik har en nolltolerans gällande kränkande särbehandling och mobbing av alla slag. Målet 0 % har inte uppnåtts men en kraftig förbättring från 6,1 till 2,9 visar årets mätning. Upplevd hälsa har minskat något, från den höga nivån 77 till 76. Sjukfrånvaro se ovan tabell och kommentarer för sjukfrånvaro Ekonomi Avser hur Landstinget ska hushålla med tillgängliga resurser för att skapa och behålla en god ekonomi som ger rimlig handlingsfrihet. Positivt resultat med 2 % av skatt, utjämning och generella statsbidrag. Målsättningen har överträffats med 7 mkr. Som kommenterats tidigare beror en stor del av överskottet på relativt stor personalomsättning under året vilket har medfört rekryteringsglapp. Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Länsteknik har målmedvetet strävat efter att minska konsultberoende och har hittills lyckats bra med den målsättningen. Kostnadseffektiv verksamhet För att ytterligare effektivisera verksamheten arbetar Länsteknik med införande av ett stöd för att automatisera vissa beställningar. Målsättningen att ha stödet klart till årsskiftet har inte nåtts men en första version kommer att introduceras i början av år Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En ekonomi som ger handlingsfrihet B Ekonomi som inte belastar kommande generationer Landstingsstyrelsens mål A1 Positivt resultat med 2% av skatt, utjämning och generella statsbidrag Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Divisionen redovisar Ekonomiskt resultat enligt givet resultatkrav 3,9 mkr Måluppfyll else Utveck ling A2 Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut B1 Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Begränsa externt konsultberoende med bibehållen kvalitet på utfört arbete Färre konsulttimmar Utfall 2016 max 5,2 mkr

98 B2 Kostnadseffektiv verksamhet Ökad fokusering på effektivitet i interna processer och för att klara av att möta framtidens krav Ökad automatik i beställningar Resurskontrakt Tidrapportering i Medusa E-klients beställar stöd för användar e införd Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Under år 2016 har Länsteknik ett resultatkrav på ett redovisat överskott med 3,9 mkr. Resultatkravet har uppnåtts med god marginal (+6,8 mkr). Målsättningen för konsultkostnader var att klara ett utfall på maximalt 5,2 mkr vilket uppnåddes. Utfallet blev 5,1 mkr jämfört med 6,8 mkr föregående år.

99 Årsrapport division Service Ekonomi Resultatutveckling Årets resultat blev 3,6 mkr eller ett underskott mot divisionens budgeterade resultatkrav med 10,4 mkr. Resultatet var förväntat och överensstämmer med de prognoser som lämnats under året och förklaras framförallt av de ökade kostnaderna för sjukresor i år med 12,5 mkr som divisionen inte klarat att parera med motsvarande kostandssänkningar inom övriga verksamheter. Andra områden som påverkar resultatet negativt är uppstartskostnader för övergången till fastighetsdrift i egen regi på fyra sjukhusorter samt lokalvården i Sunderbyn (januari 2017) samt högre kostnader för fastighetsunderhåll än budgeterat. Kiruna sjukhus har fått underhållsåtgärder för 5,4 mkr i år och pågående byte av skalskydd i Sunderbyn har under året kostat 3,3 mkr. Nettokostnaderna för personalbostäder har blivit 1,5 mkr högre än budget vilket främst beror på låg beläggning i Gällivare och Kalix, det senare på grund av övertagande av naturbruksgymnasiets elevbostäder. Oljeläckan i Gällivare har belastat resultatet med 1 mkr. Mindre överskott inom andra verksamheter förbättrar resultatet i motsvarande omfattning.

100 Verksamhetens intäkter Övriga intäkter har ökat med 77 mkr eller 9 procent under perioden, vilket främst förklaras av att divisionen får intäkter motsvarande personalkostnaderna för vårdnära service under detta år (20 mkr), samt en försäkringsersättning på 9,7 mkr för oljeläckan i Gällivare i våras. Försäkringsersättningar på 1,4 mkr har också erhållits för branden på psykiatrin på PÄS och för vattenskadan på röntgenavdelningen på Sunderby sjukhus. Divisionen har ökade hyresintäkter med 9 mkr bl. a för äldreboende i Gällivare samt ökade intäkter inom både material (30 mkr) och hjälpmedelsverksamheten (6,7 mkr). Ökad beläggning på patienthotellet ger en liten intäktsökning som tyvärr åtföljs av större kostnadsökningar. Divisionens landstingsbidrag har sänkts i år, dels som ett spar med 12,6 mkr och dels på grund av övergången till komponentavskrivningar avseende kostnader för planerat fastighetsunderhåll (22,5 mkr). Verksamhetens kostnader Kostnaderna för sjukresor uppgår till 116,6 mkr vilket är 12,5 mkr mer än 2015, en ökning med 12 procent. Den huvudsakliga orsaken till kostnadsökningen är nya avtal för resor med taxi, bårbil och handikappbil. Kostnaderna

101 för dessa färdsätt uppgår till 72 mkr vilket är en ökning med 19 procent jämfört med Antal resor har ökat med 2,5 procent. Kostnaderna för utbetalda bidrag för resor med egen bil och kollektivtrafik har minskat med 0,9 mkr och beror huvudsakligen på förändringen av egenavgifter den 1 maj För flyg och tåg är kostnaden 15 mkr vilket är en ökning med 6 procent jämfört med föregående år och beror på fler resor. Andelen resor med linjefordon minskar, t ex har antalet resor med komfortbuss till Umeå minskat med 16 procent. Andelen samordnade resor i taxi har ökat något jämfört med Under hösten har en utredning gjorts om hur sjukresekostnaderna kan minska långsiktigt. Bland annat planeras aktiviteter för förenklade rutiner vid beställning från sjukvården, ökad samverkan inom regionen och med Kollektivtrafikmyndigheten och Länstrafiken. Avskrivningarna har ökat med 6 mkr eller 4,5 procent och förklaras av investeringar i äldreboende och elevboende i Gällivare samt ökad volym inköpta hjälpmedel. Divisionens övriga kostnader visar en nettoökning med 24 mkr eller 4 procent jämfört med föregående år. Ökade kostnader förklaras framförallt av ökad försäljning av material från Länsservice (28 mkr) samt oljeläckan i Gällivare (10,6 mkr). Båda dessa poster motsvaras av ökade intäkter. Kostnaderna för planerat fastighetsunderhåll har minskat med 15 mkr p g a övergången till komponentavskrivningar, vilket reglerades genom sänkt landstingsbidrag. Personalkostnader Personalkostnaderna har ökat med 26 mkr eller 10 procent jämfört med förra året. Av ökningen avser 8,9 mkr vårdnära service, som finansieras av centrala medel och inte belastar divisionens resultat. Övrig kostnadsökning hänförs till löneavtal (5,5 mkr), fastighetsdrift i egen regi (5,8 mkr) samt viss förstärkning på HR Verksamhetsstöd, avropsfunktion för inhyrd vårdpersonal, flyttsamordnare och strategisk FM. De ökade personalkostnaderna har i huvudsak varit planerade och finansierade. Undantag är att divisionen t ex under året finansierat två tjänster för avropsfunktionen och haft ökade kostnader för sjukfrånvaro med 0,8 mkr. Divisionen semester- och övertidsskuld har ökat med 1,4 mkr. Hälften av detta beror på övertagande av resursenheterna från sjukvårdsdivisionerna. Kostnaderna för arbetad övertid (exkl. VNS och fastighetsdrift) har minskat med 27 procent eller 0,7 mkr och uppgår till 2 mkr, där hälften av förändringen beror på övertid 2015 kopplat till bytet av HR-system.

102 Anställda och arbetad tid Den arbetade tiden 2016 har ökat med 7 procent jämfört med förra året. Ökningen har framförallt skett från april och framåt, då Vårdnära service i Sunderbyn startade på två nya avdelningar och därför utökade med 13 anställda samt att fastighetsdriften togs över i egen regi i Kalix i maj, i Piteå i september och i Malmfälten i november. Exklusive verksamhetsförändringarna ovan, samt att 2016 haft två arbetsdagar fler än 2015, har den arbetade tiden ökat med 0,5 procent eller 2,7 årsarbetare, vilket förklaras av ett antal nya tjänster enligt ovan men även minskad sjukfrånvaro. Under de senaste två åren har divisionen fått ett utökat ansvar för ett flertal projekt och verksamheter vilket avspeglas i den arbetade tiden. Totalt under 2015 ökade arbetade timmar i divisionen med 12,5 procent, vilket motsvarade 59 årsarbetare. Exkluderas patienthotellet i Sunderbyn, bemanningsenheten, vårdnära service, strategiskt inköp samt att 2015 innehöll en arbetsdag mer än 2014 så återstår en ökning med 1,9 procent eller 9 årsarbetare. Denna

103 ökning bestod huvudsakligen av utökad bemanning i restaurangen i Sunderbyn (utökade öppettider), på löneenheten (byte av HR-system) samt vid hjälpmedelsverksamheten på Länsservice. Den senare beror på ökning av uthyrda och sålda hjälpmedel till kommunerna och finansieras med intäkter. Under 2016 har volymen personal fortsatt att öka med totalt 7 procent. Ökningen är planerad och till största delen kopplad till nya uppdrag eller byte av driftform. Restaurangen i Sunderbyn har återgått till samma bemanning som 2014 och löneenheten har snart nått sitt mål att under 2017 återgå till samma bemanning som innan bytet av HR-system. Statistiken för antal anställda inkluderar både personalen i vårdnära service, vikariepoolen i Sunderbyn och vårdens resursenheter som i februari uppgick till ca 90 anställda och per december har minskat till 78. Vikariepoolen tog in ett antal extra vikarier för sommaren så väl som övriga verksamheter under juni och juli för att bibehålla verksamheten över semestermånaderna vilket syns i staplarna för juni och juli. Vårdnära service utökades i Sunderbyn med 13 anställda i april och har per december 52 medarbetare, vilket är 16 fler än motsvarande månad Återtagandet av fastighetsdrift och vaktmästeri i egen regi har inneburit en ökning totalt under året med 34 nya medarbetare, två chefer i april respektive augusti, fem medarbetare i maj, en i augusti, sju i september samt 19 i november. För att förbereda återtagande av lokalvården i Sunderbyn i egen regi har en driftledare börjat arbeta i juli månad samt en enhetschef från november månad. Divisionens övriga verksamheter har mycket små förändringar i antal anställda. Enstaka förstärkningar har gjorts såsom avropsfunktion för inhyrd vårdpersonal, inom HR verksamhetsstöd samt strategisk FM-enhet. Divisionen har även inrättat en ny tjänst som flyttsamordnare samt anställt en chef från oktober för att starta upp ett Regionsövergripande projektkontor under 2017.

104 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron ligger fortsatt högre än målet om 4 procent. Ackumulerat under 2016 är den totalt 5,27 vilket jämfört med föregående år på 5,44 är 0,17 procentenheter lägre. Till stor del förklaras minskningen av korttidsfrånvaron 6 genom en mildare och kortare vintersäsongsbetonade 5 sjukdomar januari mars mellan åren. Föregående år 4 pågick dessa till och med mars månad medan de ,03 2,92 avslutades under februari. Även höstmånaderna har 3 inneburit en något lägre korttidsfrånvaro än föregående 2 år. Ett par rehabiliterings ärenden avslutades i samband 1 2,41 2,35 med sommaren vilket syns i en något lägre långtidsfrånvaro 0 direkt efter semestermånaden. Exklusive VNS, resursenheterna och vikariepoolen i Sunderbyn var divisionens sjukfrånvaro 5,2 procent 2015 och 5,0 procent Lång Kort Ekonomisk handlingsplan Verksamhet Sparkrav 2016 Sparkrav period Spar Utfall 2016 Spar Prognos 2016 Effektivare nyttjande av resurser 2,1 2,1 2,0 2,1 Avtalsuppföljning FM-avtal 0,3 0,3 0,7 0,7 Ändrade öppettider Restaurang Källan 0,5 0,5 0,8 0,6 Outsourca print och kuvertering av kundfakturor 0,2 0,2 0,2 0,2 Övriga åtgärder 3,4 3,4 2,0 2,9 Totalt 6,5 6,5 5,7 6,5 För att klara divisionens resultatkrav på 14 mkr har samtliga verksamheter fått neddragna budgetar. Alla har inte kunnat definiera konkreta mätbara åtgärder som enkelt går att följa upp, men vi väljer att göra bedömningen att

105 om verksamheten klarar sin budget så har de också klarat sitt sparkrav. Alla verksamheter har inte klarat sparkravet helt, vilket gör att divisionen inte helt når upp till de planerade kostnadssänkningarna med 6,5 mkr. Kostnader för inköpta livsmedel har minskat med 0,7 mkr jämfört med förra året. Ett nytt avtal med lägre priser är en förklaring, ett framgångsrikt arbete med avtalsuppföljning är en annan. Uppföljning och priskontroll har visat att det är viktigt att kontrollera att det som faktureras är de avtalade priserna, även över tid. Kostverksamheterna i länet jobbar också aktivt både med att sänka andelen köp utanför avtal samt med att minska svinnet i våra kök utökades öppettiderna på helger och kvällar i Restaurang Källan i Sunderbyn som en ökad service till våra kunder, men beslut togs att återgå till samma öppettider som innan, då det gav ökade kostnader med ca 0,5 mkr per år. Förändringen har genomförts, bemanningen har anpassats och utfallet blev till och med något bättre än planerat med sänkta personalkostnader på 0,75 mkr. Under sommaren samarbetade restaurang Källan och patienthotell Vistet om middagsserveringen, vilket gav en liten kostnadsbesparing. Ökad försäljning från Länsservice till kommunerna har kunnat hanteras utan motsvarande ökning av personal vilket ger en resultateffekt på 0,8 mkr. Trots lägre bemanning under sommaren vid lokalvården i Gällivare har verksamheten upprätthållits. På Löneenheten behöver personalen inte längre arbeta övertid vilket ger lägre kostnader med 0,4 mkr. Outsourcing av print och kuvertering av kundfakturor startade i maj och gav förväntad ekonomisk effekt i år. Höjning av lunchpriset med 10 kr i egna restauranger genomfördes från 1 oktober och har hittills gett ökade intäkter med 0,3 mkr efter tre månader. Investeringar Kommentar Utfall 2016 Utfall beslut Typ av investering (Mkr) Av Landstingsstyrelsen beslutad ram 2016 före 2016 Utfall Summa Inventarier 8,1 4,7 3,0 7,7 Hjälpmedel 32,0 37,5 37,5 Totalt 40,1 4,7 40,5 45,2 Av gamla äskanden (beslutade före 2016) har bl.a. en hjälpmedels- och vagntvätt inhandlats till Hjälpmedel/Boden för 1,8 mkr. Även köks- och restaurangutrusningar har bytts ut/kompletterats både på PÄS och i Sunderbyn för närmare 2 mkr. Av årets äskanden har ny teknik och nya möbler köpts till styrelserummet på regionhuset för 0,3 mkr. I övrigt har inköpen bestått av tvättmaskiner, städvagnar, lagerhyllor m.m. Årets investeringsutgifter för hjälpmedel ligger på samma nivå som 2015 vilket betyder att beslutad ram överskridits med 5,5 mkr. Fortsatt hög efter-

106 frågan från kommunerna samt utbyte av dyra hjälpmedel (sängar, el- och komfortrullstolar) förklarar den höga nivån. Bygginvesteringar (mkr) Utfall Budget / kalkyl Upparbetat under året 1612 Upparbetat totalt 1612 Återstår mot budget / kalkyl Diff mot budget / kalkyl A Divisionsfinansierade 14,7 9,7 13,8 1,4-0,5 B Underhållsprojekt 64,0 32,8 60,8 3,5-0,3 C Specialprojekt i länet 4,6 4,8 4,6 - - I Investeringsprojekt 211,9 116,5 141,6 66,7 3,6 Summa 295,2 163,8 220,8 71,6 2,8 Investeringsprojekt För interna hyresgäster Beslut ,1 45,6 47,1 55,0 - För externa hyresgäster 12,0 10,8 11,0 1,0 - Beslut 2016 För interna hyresgäster 71,0 38,1 60,4 7,8 2,8 Beslut före 2016 För externa hyresgäster Beslut före 2016 Fastighetskomponenter 23,5 19,7 19,8 2,9 0,8 Utan beslut 3,3 3,3 3,3 - - Summa beslut 211,9 116,5 141,6 66,7 3,6 Avslutade investeringsprojekt 2016 I270 Su sjh, p-platser160 st 3,5 0,2 2,5-1,0 I281 Su sjh, reservkraftaggregat 6,0-4,6-1,4 I289 Lt-huset, ljudstuodio 0,3-0,5 - -0,2 I336 E*G-re sjh, belysning 0,8 0,9 0,9 - -0,1 kulvert I338 E*G-re sjh, bassängtäcke 0,2 0,2 0,2 - - I340 E*Pajala HC, belysning 0,2 0,2 0,2 - - I460 E*PÄS utebelysning 0,9 0,9 0,9 - - I463 Öjeby sjhem, komfortkyla 4,0 3,0 3,6-0,4 I464 Öjeby HC, omby tandv. 4,2 1,5 4,3 - -0,1 I471 PÄS, omby mammografi 2,0 1,7 1,7-0,3 I472 K*PÄS, fönsterbyte 1,2 0,9 0,9-0,3 by106 I473 K*PÄS renov hiss by102 2,4 1,9 1,9-0,5 I474 K*Hortlax HC, fönsterbyte 0,3 0,3 0,3 - - et1 I475 K*PÄS,fönsterbyte by 1,1 1,1 1, I622 E*Vittangi enerigeff 1,4 0,6 1,4 - - I624 K*Ki sjh, kompressorbyte 1,3 1,3 1,3 - - I625 K*Ki sjh, skalskydd 0,6 0,6 0,6 - - I626 K*Karesuando, byte tak 0,3 0,3 0,3 - - I627 K*Björklyan, elanläggning 0,5 0,5 0,5 - - I628 K*Ki sjh, fjärrvärmecentral 0,2 0,2 0,2 - - Summa avslutade 31,3 16,3 27,8-3,5

107 Investeringen i ett nytt reservkraftaggregat i Sunderbyn har varit det största enskilda investeringsprojekt som färdigställts under Upphandlingen överprövades och därför togs det höjd i kalkylen med totalsumma på 6 mkr i fall ett dyrare anbud skulle vinna. Överprövningen godkändes inte och projektet kunde genomföras med entreprenören som lämnat lägsta anbudet och kostnaden blev 1,4 mkr lägre än kalkylen. I övrigt har det bl.a. byggts om i Öjeby HC för folktandvården inför flytten från Norrfjärden, ombyggnadskostnaden blev 4,3 mkr. På PÄS pågår ombyggnation för dagkirurgin för 19 mkr, projektet aktiveras i början av En till större ombyggnation pågår i Piteåområdet, hus på Småstugegränder tillhörande Öjeby sjukhem byggs om för kommunens verksamhet, kostnad 12 mkr, aktiveras under våren Arbetet med genomförandet av den beslutade utvecklingsplanen för Sunderby sjukhus fortgår. Huvudprojekten i Sunderbyn för etapp B och D/E har hittills genererat kostnader med 9 mkr avseende utredningar av lokaldisposition, geoteknik, miljöpåverkan, brandskydd, kostnadsbedömningar etc. Projektering av båda etapperna har upphandlats och påbörjats under senhösten Detta innefattar även förberedande arbeten som planeras under 2017 och som erfordras för den planerade byggstarten våren Tidplanen och ekonomin ligger i fas med planeringen. De större osäkerheter som är kända och kan få påtaglig projektpåverkan är sulfidjordshanteringen samt hur Försvarsmakten slutgiltigt ställer sig i frågan om byggnadshöjden för etapp D/E. Komponentinvesteringar har nu använts första gången ett helt år, ramen var på 22,5 mkr och upparbetningen blev 19,7 mkr. Ekonomiskt utfall i landstinget Patienthotell Sunderby sjukhus Patienthotellet vid Sunderby sjukhus har varit i drift sedan september Inriktningen är att patienthotellet ska bedrivas utifrån ett traditionellt hotellkoncept, erbjuda medicinsk service och vara bemannat med vårdpersonal dygnet runt. Målet är att frigöra platser på vårdavdelningarna. 100% 80% 60% 40% 20% Beläggningsgrad % Jan Mar Maj Jul Sep Nov Jan Mar Maj Jul Sep Nov Hela veckan mån-tor fre-sön En utmaning har varit att få upp nyttjandet av patienthotellet. Beläggningen vid hotellet är hög när sjukhusets övriga vårdplatser är ansträngda och blir lägre så snart trycket minskar.

108 Beläggningen har ökat långsamt men stadigt sedan starten. Snittet under 2016 för måndag-torsdag har passerat 60 procent och för fredag-söndag ca 40 procent. Den högsta siffran nåddes under november då beläggningen låg på 80 procent, mån-tors. Trenden visar även en kraftig ökning av utförda medicinska åtgärder och vårdinsatser per patient. Antal medicinska åtgärder har ökat från under 2015 till under En ny beräkning har gjorts av hotellets snittkostnad per patient och dygn, utifrån faktisk beläggning och kostnader för helåret Resultatet blev en kostnad på kr för patienter och kr för övriga gäster vilket motsvarar en sänkning med 25 procent för dygnskostnaden per patient jämfört med 2015 och är en direkt följd av den ökade beläggningen. Vårdkostnad per dygn för en slutenvårdspatient uppgår till kr. För patient som inte behöver vara inskriven på en vårdavdelning innebär möjligheten att bo på patienthotellet en lägre kostnad med ca kr per dygn. Under 2016 har hotellet haft patientdygn. Om patienterna istället hade legat på en avdelning så hade det inneburit ca 15,5 mkr i högre kostnader. Målet med att frigöra vårdplatser kan sägas vara uppfyllt på så vis att nämnda patienter annars hade upptagit slutenvårdsplatser. Vårdnära service Några ekonomiska effekter av vårdnära service kan ännu inte redovisas. Den totala arbetade tiden på vårdavdelningar med VNS (vårdpersonal plus vårdnära service-medarbetare) är 13 procent högre än före införandet. För avdelningarna i Kalix syns en minskning av kostnader för timlön och övertid mellan åren 2015 och 2016 medan det i Sunderbyn inte syns någon minskning. Ekonomiskt resultat av genomförda upphandlingar Under året har hittills 31 upphandlingar genomförts. Arbetet med att beräkna ekonomiska effekter av genomförda upphandlingar har inte kommit igång. Fastighetsdrift Övertagande av vaktmästeri- och fastighetsdrift till egen regi i Kalix, Piteå, Gällivare och Kiruna har genomförts under året. Det är ännu för tidigt att kunna mäta några ekonomiska effekter av förändringen. Verksamhet gemensamt Sammanfattande måluppfyllelse Övergripande mål Göra det enkelt för kunden att vara kund Avropsfunktionen för inhyrd vårdpersonal och bemanningsenheten för tillhandahållande av korttidsvikarier och undersköterskepool gör det enklare för kunden att vara kund. Nya frikortsrutinerna med ett e-frikort infördes i juni. Underlätta för kunderna att nå sina mål Webb-utbildningen i miljö har uppdaterats och utvecklats för att passa olika typer av verksamheter samt både medarbetare och chefer. Arbetet med att förstärka patientsäkerheten har omfattat aktiviteter inom arkivering av patientjournaler, vårdfakturor, kosthantering, städning och beställning av inkontinens- och nutritionsprodukter. Vårdnära service har startat på ytterligare två vårdavdelningar på Sunderby sjukhus i maj. Rutinerna för vårdplatsin-

109 ventering för att öka antalet patienter på patienthotellet i Sunderbyn har implementerats. Bidra till att landstinget når en ekonomi i balans Övertagandet av drift och vaktmästeri till egen regi ska sänka kostnaderna för framförallt hälso- och sjukvården. Fortsatt fokus på upphandling med fastställda rutiner för avtalsförvaltning. Inom FM har rutiner och ansvar för förvaltning av avtalen setts över avseende planering, uppföljning och utvärdering samt samverkan med leverantörer. Kontrollmått och styrmått I Divisionsplan kategoriseras vilka mått som divisionen framöver systematiskt lägger mer fokus på för uppföljning. Måtten kategoriseras styrmått och kontrollmått. Finns ej med i divisionsplan 2016 men uppföljning av de nya måtten startades under Specificering och förklaring av nya mått (från Divisionsplan ) Styrmått Fokusområde Indikator Nuläge Mål indikator Förbättra leveranssäkerheten inom inköp (upphandling och leverans) 50 % 100 % Genomförda upphandlingar (%) Ledtid lagervaror (dagar) Ledtid beställningsvaror (dagar) 2,7 7,2 3,2 8,3 Tillhandahålla undersköterskor och vårdpersonal Lösta behov korttidsvikarier (%) Lösta behov inhyrd vårdpersonal (%) -primärvård -övrig vårdverksamhet 72,5 % 100 % - 85 % 100 % 75 % Genomföra fastighetsdrift och vaktmästeri i egen drift Kostnad per sjukhusområde (kr) Kontrollmått Perspektiv Indikator Nuläge Mål indikator Verksamhet Loggade interna avvikelser (antal) 1097 Mål Minska Avvikelser över 30 dagar i hanteringstid (antal) Påbörjade felanmälningar inom 7 dagar (andel) Beläggningsgrad Vistet (%) 1 61,5% 67 (mån-tors) 44 (fre-sön) % 75 (mån-tors) 55 (fre-sön) Kunskap och förnyelse Medarbetare i förbättringsprojekt 37,2 % 50 % (%) Medarbetare Total sjukfrånvaro (%) 5,2 (1612) 4,0 Ekonomi Avvikelse mot budget (Mkr) Avvikelse mot periodiserat sparkrav (Mkr) -10,4 mkr -0,7 mkr 0 mkr 0 mkr

110 Prioriterat förbättringsarbete Tillgänglighet och bemötande Projekten HR Direkt och En väg in för servicetjänster syftar till att öka tillgängligheten till divisionens tjänster. Kommunikation inom divisionen och gentemot våra kunder och samverkansparter Samverkan med patientorganisationer har fortsatt med fokus på lokaler och tillgänglighet. Rutinerna för samverkan med divisionens viktigaste leverantörer har setts över. Styrning och ledning inom divisionen, verksamheter och processer Samtliga medarbetare har kunnat delta i divisionens planeringsarbete under rubriken Hur kan vi göra det enklare för kunden att vara kund. För att utveckla arbetsformerna för dialog på arbetsplatserna har en verktygslåda för cheferna tagits fram. Systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete Divisionen ISO certifierades i ISO 9001: 2015 i juni med godkänt resultat. Divisionen har deltagit i Utmärkelsen Svensk Kvalitet och utvärderingen blev en stark trea (av max 7) Antalet medarbetare som deltar i förbättringsarbete har ökat kraftigt. Arbetet med riskanalyser har fortsatt och utbildning av handläggare och chefer i arbetssätt för att göra kundundersökningar har genomförts. Internkontroll-revision Division service genomför årlig internrevision, Den interna revisionen har genomförts på 14 (av 29) enheter enl. revisionsplan Brister (revisionsavvikelser) som hittats har återförts till resp. enhet för åtgärd och samtliga åtgärder har genomförts. Främst har brister upptäckts inom områdena dokumentstyrning, rutinefterlevnad och arbetssätt för hantering av avvikelser. Fokusområden 2016 Utveckling av divisionens verksamhet har fokus varit på ett antal områden under Beskrivning av uppnådda resultat inom dessa områden finns under perspektiven och processerna. Införande av vårdnära service på sjukhusen. Effektivisering av inköpsprocessen. Samordning av rekrytering av sjukvårdspersonal. Effektivisering av kassarutiner med fokus på frikortshanteringen. Effektivt nyttjande av patienthotellet i Sunderbyn. Öka tillgänglighet till divisionens tjänster med början för fastighetsdrift och HR-frågor. Öka kostnadseffektiviteten i utvalda processer. Avrapportering av särskilda uppdrag Genomföra åtgärder enligt den ekonomiska handlingsplanen Ett antal åtgärder pågår eller har genomförts och totalt sett har divisionen klarat 5,7 mkr av de planerade besparingarna på 6,5 mkr.

111 Fortsätta genomförandet av vårdnära service i samverkan med divisionerna Närsjukvård och Länssjukvård Projektet fortgår enligt plan och finns nu på sex avdelningar på Sunderby sjukhus och tre avdelningar på Kalix sjukhus. Projektet har tillförts ett större ansvar för framarbetade handlingsplaner för kompetensväxling. Det är ett fortsatt problem att inventering och städning av förråden i Sunderbyn inte fortlöper enligt plan vilket förhindrar en förskjutning av ansvaret för förråden till vårdnära service. Förutsättningarna för samordnade patienttransporter på sjukhusen med början vid Sunderby sjukhus Projektet har slutredovisats för regionsledningen med behov av förtydligande och vidare utredning. Slutredovisning med förslag till beslut sker under första kvartalet Genomföra projektet Effektiva inköp i samarbete med samtliga divisioner Under juni togs beslut att genomförandet av piloten flyttas fram till november. Piloter blir två hälsocentraler och leverantörsenheten på Administrativ service inköp. Under sommaren systemtester utförts inför uppgradering av systemet i höst. Arbetet med e-lärande har påbörjats. Fortsätta arbetet om samarbetsformer med länets kommuner om försörjningsfrågor Arbetet med att skapa ett samverkansavtal för sjukvårdsmaterial pågår och räknas vara klart halvårsskiftet Samverka om kostförsörjning inom Luleå kommun Projektet om produktion av kost är avslutat och överlämnat till projektägaren. Samverkan med Luleå kommun om nytt kök pågår och beräknas landa i ett beslutsförslag första kvartalet Samordna avrop av inhyrd vårdpersonal Hittills har uppdrag nästan uteslutande mottagits och genomförts för hälsocentralerna. En resursförstärkning är gjord i september för att kunna ta uppdrag fullt ut från länssjukvården. Övervägande del av alla behov resulterar i direktupphandling vilket är mer tidskrävande än avrop från ramavtal. Ta fram en inköpsstrategi Inköpsstrategi är framtagen och beslutad av landstingsstyrelsen. Måluppfyllelse huvudprocesser Divisionens verksamhetsidé omsätts i handling i ett processorienterat arbetssätt. Divisionens verksamhet består av fyra huvudprocesser som i sin tur är stödprocesser till landstingets övriga verksamheter. Att tillhandahålla tjänster inom FM. Att tillhandahålla stöd inom HR. Att administrera ekonomi och dokument. Att köpa varor och tjänster.

112 Indikator Mål indikator Utfall Utveckling Att tillhandahålla FM tjänster- Servicekompass Grönt 4 parametrar Att tillhandahålla stöd inom HR- Servicekompass Att administrera ekonomi och dokument- Servicekompass Att köpa varor och tjänster- Täckningsgrad avtal MT-produkter, MT-utrustning Grönt 4 parametrar Grönt 4 parametrar Grönt 4 parametrar Balanserad styrning Medborgare Avser landstingets arbete för norrbottningarnas välfärd, ett rikt och utvecklande liv. Högt förtroende för verksamheten Målet aktiviteter riktade mot patienter/anhöriga har uppnåtts med god marginal. Möten med patientorganisationer är viktiga inslag, där det gavs möjlighet att bl a diskutera tillgänglighet och lokalfrågor. Länsservicehar ordnat cykelveckor och rollatorcafé. Utveckling att tillhandahålla e-frikort pekar på en positiv utveckling. Goda livsmiljöer Av landstingets totala bilflotta om 329 bilar är 251 möjliga att ha som miljöbil. Exkluderat är traktorer, ambulanser och servicebilar som inte finns som miljöbilar att leasa. För 2016 fanns 61 miljöbilar. Succesivt kommer det höjas i den takt som leasingavtalen går ut på befintliga bilar. En stor ökning har skett av de ekologiska livsmedlen jämfört med kvartal En viss farhåga ses då det verkar bli brist på ekologiskt nötkött, vilket är en rätt stor del av vår andel ekologiska livsmedel. Andelen ekologiska livsmedel ligger relativt stabilt mellan mätningarna men ökar på de externa köken. En av våra leverantörer av färdig kost (Jägarköket i Kiruna) har ökat från 18 procent till 23 procent de två senaste kvartalen. Elförbrukning i landstingshuset har ej gått att mäta (se kommentar nedan) En jämlik och jämställd hälsa Mål att mäta antal personer som använt 1177 för patienthotellet saknar värden pga att det saknas ärenden. Målet utgår från divisionsplanen 2017.

113 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Nöjda medborgare B Sveriges bästa självskattade hälsa A2 Goda livsmiljöer B En jämlik och jämställd hälsa Landstingsstyrelsens mål A1 Högt förtroende för verksamheten Divisionens mål Dialog och tydlig information gör norrbottningen delaktig och ger kunskap om landstingets uppdrag, verksamhet och prioriteringar. Norrbottningen har villkor vid betalning av vård Verksamheten bedrivs och utvecklas för att uppnå minska möjlig miljöbelastning Boende och behandlingar på patienthotellet i Sunderbyn bidrar till att förbättra hälsan för patienterna Indikator Antal genomförda aktiviteter riktade till patienter/anhöriga Antal utfärdade frikort Andel miljöfordon Andel ekologiska livsmedel (eget, köpt) Elförbrukning It-huset Antal personer som använt 1177 för patienthotellet Mått för måluppfyllel se Minst 1 per sjukhus 100% av berättigade 25% 25% Minska Öka Måluppfyllel se Se kommentar Utveckli ng Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Högt förtroende för verksamheten Aktiviteter riktade mot patienter/anhöriga har genomförts vid 10 tillfällen på sjukhusen i länet. Vid en av träffarna var bl a fokus på lokalutformning och tillgänglighet. Andel utfärdade frikort har ökat med 15,5 % sedan Divisionen arbetar med automatiserade flöden vilket innebär att alla patienter som besöker våra vårdinrättningar erhåller frikort. Patienten behöver själv uppmärksamma möjligheten att erhålla frikort. De patienter som besöker vårdinrättningar i andra regioner/landsting och privata vårdinrättningar ingår ej i vår mätning.

114 Goda livsmiljöer Landstinget uppnådde 90 procent miljöbilar år 2013, men efter ändrad miljöbilsdefinition sänktes den till tre procent. Från och med 2015 levereras enbart miljöbilar, snåla dieslar, etanolfordon, elbilar, elhybrider samt gasbilar. Andel miljöfordon ökar. Bränsleförbrukningen minskade med nästan fem procent under året. Diesel är dominerande med ca 98 procent av den totala bränsle förbrukningen. Andelen ekologiska livsmedel ökar främst hos entreprenörerna som dock har en bit kvar till landstingets enheter. Efterfrågan på ekologiska och närodlade livsmedel är starkt ökande i regionen. På grund av det begränsade jordbruket i länet är efterfrågan på närodlat större än tillgången, vilket uppmärksammats i olika sammanhang. Övriga miljöaktiviteter enligt landstingets övergripande handlingsplan följer i huvudsak plan. Införandet av e-dokument (e-bilagor och e-fakturor) har ökat betydligt under året. Elförbrukning Lt huset- Målet utgår pga av att möjlighet för mätning upphört då leverantör som tillhandahållit utrustning gått i konkurs. En jämlik och jämställd hälsa Vad gäller användning av 1177 så har det inte inkommit några ärenden där. Vistet har ändrat rutin för telefonbokning och då har den personen under samtalet möjlighet att informera om 1177 Verksamhet En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet Under låret har metoder för kundundersökningar tagits fram och ett flertal har genomförts främst inom FM-området. Kundundersökning riktad mot kassapersonal har även genomförts för att mäta nöjdhet vid införandet av nya frikortsrutiner. Leverantörsenheten har genomfört undersökning i syfte att fånga in frågor beträffande support till attestanter. En säker och kunskapsstyrd verksamhet Avvikelser som ej avslutats inom 30 dagar har inte klarat målet, antal patientrelaterade avvikelser har ökat, mål att sträva mot noll kundavvikelser har varit svårt att nå. Samarbetet med lokala taxiföretag för sjukresor har inte fungerat tillfredsställande. Under mars blev situationen märkbart bättre då problemen i Kiruna åtgärdades. God samverkan internt och externt Samverkan genom organiserade arbetsgrupper angående kostförsörjning inom Luleå kommun. Projekt angående patienttransporter pågår tillsammans med Läns- och Närsjukvården. Beslut förväntas tas första kvartalet Personcentrerad hälso-och sjukvård och kundorienterad service Arbetet med risk och möjlighetsanalyser inom Service samtliga processer/delprocesser håller hög nivå i syfte att få en fullständig kartläggning i det systematiska kvalitetsarbetet.

115 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En effektiv verksamhet med god kvalité B Helhetsperspektivet med personen i centrum Landstingsstyrelsens mål A1 En jämlik och kvalitativ likvärdig verksamhet Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Divisionen levererar tjänsten till rätt kvalitet och vid rätt tid till våra kunder på ett kostnadseffektivt sätt över hela länet Antal Kundundersökningar Alla planerad e Måluppfyll else Utveck ling A2 En säker och kunskapsstyrd verksamhet En trygg och säker miljö för patienter, besökare och medarbetare Antal avvikelser från kund 0 Antal avvikelser/förbättringsförslag medarbetare Service 550 Avvikelser/förbättringsförslag som inte avslutas inom 30 dagar 0 B1 God samverkan internt och externt B2 Personcentrerad hälsooch sjukvård och kundorienterad service Samverkan med kunderna för att kunna erbjuda tjänster utifrån deras behov Alla kunder får ett gott bemötande och ges information efter behov Alla kunder ska ha samma möjlighet att ta del av våra tjänster på lika villkor. Tillgängligheten till verksamheten är hög Antal riskanalyser, riskinvesteringar Öka Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring En jämlik och kvalitativt likvärdig verksamhet Arbetssätt och verktyg har utvecklats för att ta reda på kundernas behov, önskemål och kundtillfredsställelse Rutin för detta har tagits fram och inom FM finns en mall för rapport efter genomförande. Utbildning för handläggare och chefer som planerar göra kundundersökningar har genomförts. Ett antal handläggare har också gått utbildning i landstingets enkätverktyg.

116 En säker och kunskapsbaserad verksamhet Antal avslutade ärenden inom 30 dagar har försämrats med 20% under året jämfört med föregående år. Har sin grund i att det totala flödet av inkomna ärenden ökat kraftigt. Patientrelaterade ärenden har dubblerats sedan förra året och det är ffa patienters/anhörigas reaktioner på brister inom sjukreseadministrationen. Stor del av kvalitetsavvikelserna handlar om avvikelser inom kosthanteringen samt inom fastighet och lokalvård. Utvecklingen tyder även på att divisionens kunder har blivit mer aktiva att rapportera in avvikelser till Service än tidigare. Antal avvikelser och förbättringsförslag från medarbetare har ökat kraftigt, här ser vi en fördubbling. Den sammantagna bilden gör att utfallet blir grönt och utvecklingstrenden pekar uppåt. God samverkan internt och externt Riskanalyser Riskinventering med risk och möjlighetsbedömning på huvudprocess och ett stort antal delprocesser har utförts och fortskrider på bred front. Risker som identifierats behandlas i handlingsplaner för vidtagande av åtgärder för att eliminera riskerna. Målet att genomföra minst en riskanalys inom varje huvudprocess har uppnåtts, kravet har utökats att även omfatta delprocesserna. Personcentrerad hälso-och sjukvård och kundorienterad service Som i en del av kvalitetsarbetet utförs riskinventering och riskanalys i delprocesser med kundkontakt för att säkerställa ett gott bemötande och god tillgänglighet. Kunskap och Förnyelse Strategisk hållbar utveckling Andelen personer som deltagit i praktik/apu har hållit en hög nivå under året (ca 72 personer) Projektet VNS går planenligt och rekrytering av nya medarbetare har vuxit kraftigt under året. Utveckling av samverkan med samverkanpartners har etablerats under året. Nya forum och nätverk har etablerats i ett led för det gemensamma utvecklingsarbetet. Regionen är synlig och aktiv Bredare samverkan med andra aktörer, LTU, kommuner och företag. Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Genom planerade utvecklingsprojekt och medarbetardialog har ett stort antal medarbetare deltagit i den gemensamma utvecklingen av divisionens olika verksamheter. Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Övertagande av outsourcade tjänster har gått planenligt. Nya projektkontoret har etablerats. Webbutbildning för all kostpersonal är genomförd (hygien/nya lagkrav mm). HACCP/egenkontroll har genomförts tillsammans med Luleå kommun. Samverkan mellan vårdavdelning och patienthotellet i Sunderbyn har etablerats genom bildande av arbetsgrupper där gemensamt fokus i service och vård knyts samman. Flertalet utbildningar har genom-

117 förts. Jämställdhets- bemötande- brandutbildning, utbildning om hot och våld samt personcentrerad vård. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Konkurrenskraftig region B Långsiktig förnyelse Landstingsstyrelsens mål A1 Strategisk hållbar utveckling Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Systematiskt arbete för att klara en framtida kompetensförsörjning Antal vårdnära servicemedarbetare Öka Måluppfyll else Utveck ling Antal personer som deltagit i praktik/apu Öka Förbättrad samverkan med andra organisationer för bättre användning av resurser inom försörjningsområdet Etablerade samverkansforum antal Gemensamt utvecklingsarbete antal Öka Öka A2 Regionen är synlig och aktiv Se kommentar ovan B1 Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring B2 Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Systematiskt, planerat och prioriterat utvecklings- och innovationsarbete bedrivs inom alla processer och verksamheter i syfte att skapa nya tjänster och förbättra nuvarande tjänster. Andel medarbetare i förbättringsprojekt 37,2 % Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Strategisk hållbar utveckling Att erbjuda personer för praktik eller APU är viktigt inte minst för framtida rekrytering. Deltagandet i praktik/apu har ökat. Drygt hälften av dessa beror på att medarbetare vid fastigheter ansvarat för en kurs för brandingenjörsstudenter vid LTU där studenter genomfört en inventering, värderat det systematiska brandskyddsarbetet samt gett förslag på praktisk tillämpning vid patienthotellet på Sunderby sjukhus. Samverkan med vårdutbildningar sker för effektivare kompetensförsörjning av undersköterskor. I Kalix har vårdnära service erbjudit feriearbete till studenter på gymnasienivå och ett antal studenter i Kalix har genomfört praktik. Antalet fasta samverkansforum visar en kraftig ökning jämfört med förra året men beror på en systematisk genomgång av existerande samverkansformer. Divisionen har en omfattande samverkan med entreprenörer, kommuner och andra landsting, främst genom samverkan genom återkommande möten en

118 eller flera gånger per år. Avtals- och driftsmöten inom FM-området hålls löpande med de viktigaste leverantörerna och sker inom ramen för den systematiska uppföljningen av avtalen. Samverkan med andra landsting sker till största delen inom ramen för olika nätverk. Regionen är synlig och aktiv Den utåtriktade samverkan bidrar till mer synlighet och påvisar utåtriktad aktivitet mot allmänhet och samverkanpartners. Ett öppet förhållningssätt till utveckling och förändring Andelen medarbetare i förbättringsprojekt har dubblerats under året och närmar sig målet. Förbättringsprojekt är allt från mindre förbättringar till stora projekt (förbättringslapp, förbättringsblad eller projektdirektiv) och bedrivs inom större delen av divisionen. Förbättringstavlor och tavel-möten förekommer vid flera arbetsplatser. Tydlig styrning av förnyelseinitiativ Processer granskas och utvärderas, Divisionens mål är att göra det enkelt för kunden att vara kund och det arbetet leder till att befintliga processer optimeras och nya uppdrag tillkommer. Divisionen har under året tagit över ansvaret för NLL,s samlade projektledning genom det nya Projektkontoret. Division Service har tagit tillbaka drift och vaktmästeri till egen regi. Vaktmästeri och fastighetsdrift i Gällivare, Kiruna Kalix och Piteå sjukhus har genomförts under året. Under första kvartalet 2017 övergår även lokalvården inom Sunderby sjukhus till egen regi. Ökad tillgänglighet till servicetjänster pågår genom projektet En väg in och HR-direkt i hela länet. Medarbetare Avser hur Landstinget ska agera för att bli en attraktiv arbetsgivare som tar tillvara och utvecklar medarbetarnas resurser. Lika rättigheter och möjligheter Divisionen har haft två fokusområden som avser lika rättigheter och möjligheter i årets systematiska arbetsmiljöarbete där chefer har tillgänglit material för arbete på arbetsplatsen. Medarbetare har tagit del av landstingets utbildning kring jämställdhet samt diskuterat landstingets nolltolerans kring kränkande särbehandling. Hållbart arbetsliv Under året har samverkan med leverantörer på arbetsmarknaden för personer som står långt ifrån arbetsmarknaden startats upp som ett led i att säkerställa en lågsiktig personalförsörjning. Ett projekt för att förbättra mottagandet av praktikanter i divisionen pågår och slutrapporteras i februari 2017.

119 Delaktiga och engagerade medarbetare Arbetsplatsträffar har varit ett fokus i det systematiska arbetsmiljöarbetet, divisionen har lika agenda för alla arbetsplatsträffar och för att öka dialogen på arbetsplatsträffar har en verktygslåda tagits fram för divisionens chefer. Inför planearbetet har ett nytt arbetssätt för att s samla in underlag till planerna testats, där medarbetare haft dialog om hur verksamheterna ytterligare kan bidra för att göra det enkelt för kunden att vara kund. Hälsofrämjande miljö Det ständiga förbättringsarbetet, årligt återkommande projektledarutbildningar, HSF dagar och chefsdagar har genomförts under året. Det systematiskt arbetsmiljöarbete har varit i fokus vid tertialuppföljningar där HR partner stödjer chef i planering och uppföljning. Landstingsfullmäktiges strategiska mål A Attraktiv arbetsgivare B Aktivt medarbetskap Landstingsstyrelsens mål A1 Lika rättigheter och möjligheter A2 Hållbart arbetsliv B1 Delaktiga och engagerade medarbetare B2 Hälsofrämjande miljö Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Mångfald främjas och jämställda och jämlika villkor råder. Mångfald och olikheter betraktas som en tillgång En verksamhet fri från trakasserier och kränkningar En effektiv och strategisk kompetensförsörjning ska säkerställa rätt person på rätt person på rätt plats för att uppnå divisionens mål Förutsättningar finns för ett välfungerade ledarskap Kontinuerlig dialog och samverkan om verksamhetens syfte, mål och behov med kunden i fokus Förutsättningar finns för deltagande i förändring och utveckling av verksamheten Arbetsmiljöarbete bedrivs aktivt och hälsofrämjande Andel ej traditionella rekryteringsvägar Arbetstillfredställelse Förutsättning för ledarskap Kränkande särbehandling Hållbart medarbetarengagemang Upplevd hälsa Frisknärvaro Sjukfrånvaro totalt Kort sjukfrånvaro Lång sjukfrånvaro Öka ,0 2,0 2,0 Måluppfyll else Utveck ling * * *Frisknärvaro, underlag finns inte tillgängligt

120 Andel ej traditionella rekryteringsvägar för att säkerställa divisionens långsiktiga kompetensförsörjning fortsätter att öka års medarbetarundersökning visar en positiv utveckling, arbetstillfredsställen har gått framåt på totalen från 75 (2015) till 79 så väl som den upplevda hälsan vilket gått från 77 till 78 båda närmar sig målet på 80.Hållbart medarbetarengagemang som har utvecklats från 77 till 78 och ligger fortsatt över målnivån. De förutsättningar divisionens chefer uttrycker för ledarskap visar en tillbakagång från 87 till 84 vilket inte når målet men ligger på en hög nivå i relation till att många nya chefer börjat under året. Då 2016 års medarbetarundersökning visar en ökning av kränkande särbehandling kvarstår det som ett fokusområde även Sjukfrånvaron har minskat under året från 5,3 till 5,2 % men ligger fortfarande en bit från Landstingets mål om 4 %. Ekonomi Avser hur Landstinget ska hushålla med tillgängliga resurser för att skapa och behålla en god ekonomi som ger rimlig handlingsfrihet. Positivt resultat med 2 procent av skatt, utjämning och generella statsbidrag Divisionens uppdrag är dels att bedriva sin verksamhet inom ramen för den budgetram som anslås och dels att bedriva utvecklingsarbete som bidrar till att landstinget når en ekonomi i balans. Resultatkravet för året har inte klarats av fullt ut, framförallt beroende på ökade kostnader för sjukresor. Utvecklingsarbete har bedrivits inom flera områden, bl a avseende avtalsförvaltning, e-handel, vårdnära service, avrop av inhyrd vårdpersonal och införande av e-frikort. Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut Övertagande av fastighetsdrift till egen regi har genomförts på fyra sjukhusorter under året vilket beslutades utifrån bedömningen att det skulle vara ekonomiskt fördelaktigt för landstinget som helhet. Planering för start av ett landstingsgemensamt projektkontor har genomförts efter beslut av landstingsledningen. En ny metod för arbete med målstyrning i divisionsledningen har införts med syfte att öka effektiviteten i divisionens styrning. Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån Divisionen har en blandning av anslagsfinansierad och intäktsfinansierad verksamhet. Varje chef har ett ansvar att anpassa sin verksamhet efter givna ekonomiska förutsättningar. Under året har ett antal åtgärder bedrivits vilka redovisas under avsnittet ekonomisk handlingsplan. Kostnadseffektiv verksamhet Under året har divisionen fokuserat mycket på kvalitetsarbete och certifierats enligt ISO 9001: Genom att ha hög kvalitet i alla led i divisionens verksamheter, standardiserade arbetssätt och att systematiskt följa upp och åtgärda avvikelser så strävar divisionen efter att ha en så kostnadseffektiv verksamhet som möjligt. Arbete med att ta fram mått för produktivitet i samtliga processer ska bedrivas under 2017.

121 Landstingsfullmäktiges strategiska mål A En ekonomi som ger handlingsfrihet B Ekonomi som inte belastar kommande generationer Landstingsstyrelsens mål A1 Positivt resultat med 2% av skatt, utjämning och generella statsbidrag Divisionens mål Indikator Mått för målupp fyllelse Divisionen levererar ekonomiskt resultat enligt uppdrag Ekonomiskt resultat (mkr) 14mkr (exkl VNS) Måluppfyll else Utveck ling A2 Nya metoder och verksamheter införs med medvetna beslut B1 Verksamheten är anpassad till den aktuella intäktsnivån B2 Kostnadseffektiv verksamhet Prioriterat förbättringsarbete samt fokusområden ligger till grund för handlingsplaner inom verksamheter och processer Kostnaderna minskar i förhållande till intäkter och landstingsbidrag Utveckling av processerna sker kontinuerligt för att öka produktiviteten Förändring personalkostnader Antal processer som förbättrat produktivitet Minska Enligt plan Målet har uppnåtts. Målet har delvis uppnåtts. Målet har inte uppnåtts. Utveckling från utgångsläge i divisionsplan Förbättring Oförändrat Försämring Divisionen har inte klarat sitt ekonomiska resultat, se kommentar ovan. Måttet att minska personalkostnader blev svårt att följa eftersom divisonen har så många nya verksamheter med mer personal än tidigare. Restaurang Källan har minskat sina personalkostnader mer än planerat vilket även redovisas under avsnittet ekonomisk handlingsplan. Kostnaden för övertid har minskat (exkl VNS och fastighetsdrift). Nya scheman med högre produktivitetsmått inom lokalvården har arbetats fram i slutet av året och börjar gälla från 1 februari Mätning av produktivitet i processer kommer att utvecklas under Under 2016 har outsourcing av utskrift och utskick av kundfakturor implementerats i maj och förändringen har beräknats ge en besparing på 200 tkr i år. Arbetet med förtätning av arkivlokaler på Björkskatan fortsätter vilket möjliggör att ta emot ökad volym arkivmaterial i befintliga lokaler.

122 Årsrapport division Kultur och utbildning Ekonomi Resultatutveckling Resultatet för året uppgår till ett underskott på 9,1 miljoner kronor. Resultatet är 6,1 miljoner kronor bättre än den bedömda prognosen per augusti. Orsaken till förbättringen är dels att skolornas resultat blivit bättre än förväntat dels att Norrbottens museum förbättrade sitt resultat under årets sista månader samt att planerade aktiviteter inte genomfördes. Resultatet vid Grans naturbruksgymnasium förbättrades med ca en miljon kronor sedan senaste bedömda prognosen vilket bland annat beror på fler elever samt lägre personalkostnader inom kök/restaurang, administration och undervisning. Kalix naturbruksgymnasium förbättrade också sitt resultat med ca en miljon jämfört med prognosen i augusti. Orsaken till förbättringen är bland annat försäljningsintäkter som kommit in efter den 1 augusti, men som uppkommit före verksamhetsövergången till Kalix kommun (verksamheten övergick 1 augusti). I augustis utfall fanns personalkostnader som skulle bokats mot avvecklingsreserven, detta skedde i september och förbättrade därmed skolans resultat. Norrbottens museums resultat har förbättrats sedan senaste bedömda prognosen. Vårens översyn vid museet har lett till att verksamheten anpassat sina personalkostnader, vilket ger ett överskott av personalkostnaderna i slutet av året. Under hela året har även länsmuseichefstjänsten varit föremål för rekrytering. Tjänsten har upprätthållits av en avdelningschef vilken inte varit ersatt av någon vikarie, detta visar sig också som ett överskott. Under

123 november-december har museibyggnaden i centrala Luleå varit stängd för ordinarie verksamhet då köket, receptionen inklusive butiksytorna renoverats. Inför 2016 hade Norrbottens museum ett underskott i sin budget, medarbetarna vid museet har varit återhållsamma med verksamhetsens ekonomiska resurser och arbetat för att hålla nere underskottet. Bland annat har planerade investeringar prioriterats bort. Vidare har projekt och aktiviteter inte genomförts som planerat. Bland annat har finansieringen för Kommunantikvarie 50 procent till Kiruna kommun avslutats, vilket förbättrar resultatet med 0,5 miljoner kronor. Processen för och själva framtagandet av ny Kulturplan flyttades till Under året har tjänsterna strateg för nationella minoriteter och verksamhetsledare för Resurscentrum för konst varit vakanta del av året, vilket gör ett överskott på ca 0,5 miljoner kronor. I divisionens årsbudget har Kalix naturbruksgymnasium varit budgeterad hela året. Verksamheten övergick till Kalix kommun den 1 augusti 2016, detta gör att utfallet för verksamhetens intäkter och kostnader blivit lägre än budgeterat. Verksamhetens intäkter Utfallet av årets intäkter ligger ca 20 miljoner kronor sämre än budget. Orsaken till differensen beror på att elevintäkterna budgeterats ca 23 miljoner kronor högre än verkligt utfall (för att lägga en budget i balans). Det extra statliga anslaget som divisionen fick under våren för insatser inom integration och mångfald med 5,3 miljoner kronor reducerar differensen. Kalix naturbruksgymnasium lämnar ett överskott på ca 9 miljoner kronor med anledning av verksamhetsövergången till Kalix kommun 1 augusti.

124 Verksamhetens kostnader Övriga kostnader I budgeten för verksamhetens kostander finns divisionens spar med 6 miljoner kronor, vilket infriats. Ökade kostnader med 5,3 miljoner kronor är kopplade till det statliga extra anslaget för integration och mångfald. Kalix naturbruksgymnasium har ett överskott på ca 3,5 miljoner kronor avseende övriga kostnader. Även Norrbottens museum har lägre förbrukning än budgeterat. Personalkostnader Kalix naturbruksgymnasium har ett överskott på 6,4 miljoner kronor vilket kopplas till verksamhetsövergången i augusti. Även Grans naturbruksgymnasium har ett överskott med ca 0,8 miljoner kronor på grund av lägre personalkostnader inom kök/restaurang, administration och undervisning. Norrbottensmusiken har ett underskott mot budget för sina personalkostnader med ca 1,9 miljoner kronor. Orsaken till detta är att Norrbottensmusiken endast budgeterat tillsvidareanställd personal inom verksamheten. Kostnaderna för frilansmusiker som inte fakturerar Norrbottensmusiken och som är budgeterade på övriga kostnader har då istället gått via lönesystemet, vilket gör att personalkostnaderna ger ett underskott.

125 Anställda och arbetad tid Kommentar Se kommentar nedan

126 Antal anställda Kommentar anställda och arbetad tid Under årets första månader genomfördes en museiutredning på Norrbottens museum. I översynen framkom att museet behövde reducera sina fasta kostnader såsom lokaler, med 3,7 mkr, och personal med 4 mkr. Genom frivilliga avgångar och pensionslösningar har arbetsgivaren lyckats att minska antal medarbetare och arbetad tid. Det har totalt inneburit en minskning på sex heltidsanställda och två visstidsanställd. Tre medarbetare har erbjudits särskild avtalspension. Två tjänster kommer inte ersättas efter pension. Första augusti övergick Kalix naturbruksgymnasium till Kalix kommun. 21 medarbetare valde att tacka ja till verksamhetsövergången. Sju lärare blev uppsagda på grund av arbetsbrist och två av dessa fick nya arbeten hos annan arbetsgivare. Två medarbetare kunde omplaceras till Kalix sjukhus. Sjukfrånvaro