1(7) Mall för slutrapport förprojektering Syftet med enhetliga mallar för slutrapportering är att underlätta spridningen av resultat och metoder från Socialfondsprojekten i Sverige. I slutrapporten för förprojektering ska ni redogöra för hur ni följde er tid- och aktivitetsplan samt beskriva era resultat (analys, kartläggning etc.). Slutrapporten ska göras i bifogad mall. Vänligen bifoga också analyser, kartläggningar eller andra produkter som ni anser vara relevanta. Slutrapporten bör omfatta minst 5 A4-sidor och högst 10 A4-sidor. Mallens rubriker är blåfärgade. Under varje rubrik finns en kort text om vad avsnittet ska innehålla. Det är viktigt att slutrapporten bygger på en diskuterande redogörelse. Om du har frågor eller om något är oklart hör av dig till din samordnare på ESFrådet.
2(7) Projektnamn: Förprojektering Samspelet Diarienummer (fylls i av ESF-rådet): Sammanfattning (max 2 A4-sidor) Beskriv kortfattat projektidén (A) och de framsteg (E) som gjordes i förprojekteringen (från början till slut). Beskriv vilka som varit involverade (B) (organisationer, företag myndigheter etc.) och hur ni har arbetat (C), vilka metoder ni valt (D) (till exempel intervjuer, studier etc.): (A Projektidé) Karlstad Samordningsförbund, som bildades 2008, utökades med kommunerna Hammarö, Grums och Kristinehamn från årsskiftet 2009. * Innan hade förbundet bytt namn till Samspelet. För att få en klar bild av vilka behovsgrupper samt vilka problem och möjligheter som finns inom de fyra kommunerna beslutade styrelsen att en kartläggning skulle göras. Ansökan gjordes om medel från esf-rådet Norra Mellansverige till en förprojektering där även andra frågeställningar än behovsgrupper fanns med. Tanken var att senare ansöka om medel för genomförandeprojekt. Ansökningen beviljades för de 4 punkterna som förprojekteringen avsåg: 1. Kartläggning av kommunernas behovsgrupper 2. Kartläggning av orternas nuvarande arbetslivsinriktade rehabiliteringsinsatser 3. Kartläggning av näringsliv och offentlig sektor för att upparbeta kanaler och knyta kontakter med arbetsgivare i syfte att få till praktikplatser 4. Arbete med att skapa legitim samverkan samt att utveckla metoder för strategiskt och operativt arbete hos våra partners. (B involverade) Samordningsförbundet har en styrelse egen juridisk personmed representanter från kommunerna Karlstad, Hammarö, Grums och Kristinehamn, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och landstinget vilket gör att alla partners är involverade i arbetet genom utfört arbete och återkommande återrapporteringar. Beredningsgruppen består av högre tjänstemän från våra partners. Här representeras Försäkringskassans från två lokala försäkringskontor liksom Arbetsförmedlingen från två arbetsmarknadsområden pga den geografiska indelningen av ingående kommuner. Landstinget representeras från divisionerna allmänmedicin och psykiatri liksom närsjukvårdschefens representation från landstingsledningen. Till det lokala arbetet på plats i kommunen finns lokala handläggargrupper med 2 representanter från varje part. Ovanstående innebär att förankring ut i involverade organisationer/myndigheter är tryggad och möjligheten till återrapportering är säkrad. Arbetet har utförts dels genom köp av tjänst från landstinget med också genom köp av tjänst från Karlstads kommun. ( se under (C) ) Ett femtiotal företag är involverade under punkt 3 ovan. (C och D, hur vi arbetat och metoderna) Arbetssättet har anpassats utifrån varje punkts ( 1-4) utformning.
3(7) När det gäller punkt 1 och 2 ovan så har den tjänsten köpts från lanstinget till en början för att sen köpas från Karlstad kommun (personen fick annan tjänst 090901). Arbetet i punkt 1 och 2 har genomförts genom: a) Framtagning och bearbetning av statistik från våra olika partners samt statistik från tex SCB, SKL mm. Där har även handläggare på de olika enheterna varit behjälpliga i framtagandet. b) Uppgifter om befintliga resurser har tagits fram genom förfrågan till högre chefer i kommunerna c) Intervjuer har skett med handläggare hos kommunernas IFO-enheter, samt verksamhetschef inom psykiatrin. d) Enkäter har skickats till våra 13 vårdcentraler för diskussion på deras ordinarie läkararbetsplatsträffar för inrapportering till Samspelet om diskussionsresultatet. e) Medborgardialog har skett med utvalda personer inom våra nuvarande målgrupper Arbetet i punkt 3 har genomförts genom enkätutskick samt telefonintervjuer med ett femtiotal företag inom upptagningsområdet Arbetet i punkt 4 har genomförts genom olika samlingar där diskussion om målet legitim samverkan har skett på Samspelets olika gruppnivåer vid flera tillfällen. Se bifogad helhetssammanställning Förprojektering Samspelet under de olika delrubrikerna. (E framsteg) De framsteg som gjorts är att vi under punkt 1 fått en klarare bild av vilka behovsgrupper som finns bland våra drygt 131 000 innevånare. Samtidigt har vi även fått klart att det finns flera i utanförskap som inte kan fångas av befintlig statistik. Det gäller ju att vara registrerad någonstans! Registreringen inom IFO-enheterna varierar mycket, några kommuner har dålig kontroll på vilka som får försörjningsstöd och varför, andra har full koll. Tydliga skillnader kan ses angående ohälsa beroende på om man kommer från en industrikommun eller från en större stad. Vi har fått en klarare bild av vilka olika resurser som finns i kommunerna ofta beroende på kommunens storlek. I de större kommunerna kräver IFO en viss arbetsinsats från den som beviljas försörjningsstöd, vilket inte sker i annan kommun utan bidraget bara betalas ut. Inom någon kommun finns redan många insatser i ordinarie verksamhet, på andra stället nästan inget. I dagsläget finns många på arenan som vill erbjuda människor i utanförskap sin hjälp. Det innebär en stor röra för handläggare inom våra partners vart ska man vända sig för just den här medborgarens behov? Ibland kan även konkurrens uppstå i jakten på behövande för att finansiera sin egen verksamhet.vi behöver inte konkurrera utan behöver istället klart se de olika målgruppernas behov och vad varje utövare kan bidra med. Då finns det plats för alla arenor. Punkt 3 innebär att kontakter knutits med arbetsgivare inom näringslivet för tänkta praktikplatser. Att ev. kunna få en anställning efter praktik säger 99 % nej till under rådande lågkonjunktur. Inriktningen blir att i största möjliga mån försöka stödja personer mot utbildning och senare ökade möjligheter till anställning. Punkt 4 innebär att processen legitim samverkan för medborgarna i kommunerna har startat med det krävs ett kontinuerligt fortsatt arbete hos och mellan våra partners.
4(7) Förprojekteringens resultat Redogör kortfattat för det arbete som förprojekteringen avsåg att fokusera kring. Besvara frågan om och/eller hur ni bidragit till att förbättra möjligheterna för ett eventuellt genomförandeprojekt? Beskriv också vilka nya kunskaper ni bidragit med: (1 a). Fokus var att identifiera behovsgrupper bland kommunens medborgare vilka inte kan få enskild myndighets stöd för en bättre välfärd. (2). Viktigt var att identifiera redan fungerande verksamheter för att i ett genomförandeprojekt inte skapa parallella processer till det som redan finns utan använda befintliga verksamheter och till det fokusera på nya arbetssätt och metoder. (4). För att i ett genomförande projekt kunna få gehör för nya gränsöverskridande metoder behövdes forum för diskussion om legitim samverkan. (3). För att kunna få fotfäste på arbetsmarknaden behövs knytning till näringslivet för praktik och arbetsmöjligheter (1b) Ett mycket intressant bidrag är den medborgardialog som gjorts där medborgare som hamnat mellan stolarna själva, i intervjuer, fått berätta om sin upplevda situation av samhällets välfärdssystem, hur det fungerar och inte fungerar. Arbetet har inneburit många kontakter inom de sju parternas organisationer. Det är en bra grund för att sen kunna gå vidare med en genomförandeansökan. Alla involverade har på ett påtagligt sätt bidragit till det resultat som framkommit. Olika myndigheter har avsatt egen tid för att detta skulle kunna genomföras. Goodwill präglar det samarbete som drivits under förprojekteringen där medborgarens behov varit i fokus. Grunden till ett genomförande projekt har lagts genom det arbete som gjorts, de kontakter som knutits och den kunskap som framkommit. Jämställdhetsintegrering Hur genomförde ni er jämställdhets-swot eller liknande kartläggning? Har ni viktiga slutsatser inför genomförandeprojektet? Har ni genomfört utbildningar i jämställdhetsintegrering? Jämställdhet är en naturlig del i vårt arbete och finns med i hela förprojekteringen. All statistik är uppdelad på män och kvinnor liksom flertalet analyser och sammanfattningar. Gruppen icke-nordiskt födda finns med, och olika uppgifter har tagits fram kring dem. Likaså finns olika psykiska funktionshinder med olika grad medtagna i förprojekteringen. Förprojekteringen innebär att vi har kartlagt verifierade problemområden ur ett jämställdhetsperspektiv och kan därmed integrera detta i senare genomförande projekt.
5(7) Ingen utbildning har skett gällande jämställdhet. Däremot finns jämställdhet med och genomsyrar förprojektering liksom i allt arbete som drivs av förbundet. Tillgänglighet för personer med funktionshinder Vilka åtgärder har ni vidtagit för att säkra tillgänglighetsarbetet i ett eventuellt genomförandeprojekt? När det gäller psykiska funktionshinder så finns åtgärder vidtagna inför ett genomförandeprojekt genom kunskap om de olika gruppernas behov av särskilt stöd. Inom psykiska funktionshinder är kunskapen stor hos Samspelet och i dess arbete. När det gäller fysiska funktionshinder så har vi inte möjlighet i dagsläget att erbjuda rullstolsburna personer tillgång till alla delar av våra lokaler. Men skulle behovet uppstå kan vi lätt omdirigera olika delar i verksamheten för att undanröja dessa hinder. Programkriterier (samverkan, strategisk påverkan, lärande miljöer och innovation) Hur har ni arbetat med relevanta programkriterier för ert projekt? Hur har det hjälpt er att förbereda er inför ett eventuellt genomförandeprojekt? Vi har arbetat med samverkan på ett mycket påtagligt sätt då 4 kommuner, 2 Arbetsförmedlingar, 2 Lokala försäkringscenter och landstinget genom landstingsledning, division psykiatri och division allmänmedicin varit delaktiga i arbete med förprojekteringen. Samverkan har skett både på politiker-, chefs- och handläggarnivå. Vi har även samverkat med utvalda medborgare i dialog. Arbetet med samverkan har inneburit att diskussionerna lett till en strategisk påverkan ut i våra sju partners ordinarie organisationer. Strategiskt tänkande inför ett genomförandeprojekt innebär att nya metoder och arbetssätt måste prövas för att kunna stödja identifierade grupper mot målet arbete eller studier. Här kan vi inte bara tänka nytt vi måste tänka annorlunda vilket innebär krav på innovativt tänkande. Genom förprojekteringen har det arbetet redan startat. Förprojekteringen leder till olika lärande miljöer genom att i samverkan kunna träffas och dela kunskap. Exempel på lärande miljö: Styrelsen har redan beslutat att vi i februari ska ha en heldag där de olika myndigheterna träffas för att först presentera den egna myndighetens uppdrag utifrån nya lagstiftningar. Därefter kommer olika fallbeskrivningar att presenteras. Deltagarna från de 4 parterna kommer att indelas i blandade grupper för att utifrån fallen och sin lagstiftning diskutera hur man, tillsammans, ska kunna stödja personen mot studier en bättre välfärd.
6(7) Uppföljning under förprojekteringen Beskriv kortfattat hur ni arbetade med uppföljning under förprojekteringen: Andra erfarenheter som ni vill dela med er av Vad gick bra och varför? Vad gick mindre bra och varför? Vilka tips skulle ni vilja ge till framtida projekt? Uppföljning har skett under hela förprojekteringen. Kontinuerlig uppföljning har skett mellan dem som arbetat med kartläggningen. Alla involverade grupperingar har kontinuerligt informerats under projekttiden av dem som arbetat med förprojekteringen eller av enbart ansvarig tjänsteman, minst en gång per månad. Återkoppling har skett till dem som varit direkt inkopplade i arbetet. Undantag är de medborgare som intervjuats. Bra var att: Styrelsen vägvisaren i arbetet Många befintliga kontaktytor ut mot våra 7 partners Varför bra? Förankring i ledningen måste finnas för att ett bra arbete ska kunna genomföras Fördel vid framtagning av material, statistik, beskrivningar samt enkätutskick och intervjuer Information har getts ute i våra organisationer och de kontaktade har förstått vikten av en förprojektering Alla har varit positiva att hjälpa till vilket innebär att samarbetet varit bra och förprojekteringen här ganska lättarbetad Många inom näringslivet bemödade sig att svara på enkäter och att ta sig tid för telefonintervjuer Fått många kontaktytor samt mycken kunskap om hur näringslivet tänker angående praktik och ev anställning Styrelsens och ansvariga chefer samt handläggares engagemang Få bra diskussionsforum om legitim samverkan Mindre bra: Sommar och semestrar Sommarperioden Sommarperioden Varför mindre bra: Innebar stora svårigheter att kunna arbeta med förprojekteringen Att vi inte hade räknat ut att sommarperioden skulle innebärs såååå stora problem Att vi inte kunnat förarbeta så som vi tänkt pga semestrar mm hos dem vi skulle samarbeta med. När sommaren äntligen var slut blev det en ketchupeffekt i arbetet.
7(7) Tips: Lägg inte en förprojektering med start under juli utan med start i september Ha ett stort kontaktnät upparbetat innan Ha stor kunskap inom området innan start Förbered arbetet noga genom att kalenderföra innan arbetsstart, med noggrann framförhållning Viktigt att de som arbetar med förprojekteringen har vana att analysera och skriva rapporter. Back-up måste finnas Kontaktpersoner Vem ska man kontakta om man är intresserad av mer information? Meta Fredriksson-Monfelt 070-690 90 83, meta.fredriksson-monfelt@karlstad.se Ingrid Veileby 070-258 09 13, ingrid.veileby@karlstad.se Sanna Andreasson 070-530 96 69, sanna.andreasson@karlstad.se