Guide Årsskifte 2015 2016 Softone Lön
Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING...2 INLEDNING...6 INSTALLATION OCH UPPGRADERING...6 CSR-FÖRFRÅGAN VIA INTERNET...6 Allmänt...6 Förberedelser...7 Skapa XML-förfrågan...8 Inläsning på Skatteverkets hemsida....10 Löpande förfrågan...11 Om du inte är anställd i företaget....12 GÖR SÅ HÄR - ATT GÖRA ÅRSSKIFTE...13 Förberedelse: Innan arbetet med årsskifte börjar...13 Avstämning...13 Kalenderårskifte...13 Kontrollera värden i Företagsmodulen...13 Schema...13 Löneartsmodulen...14 Personalmodul...14 Kontrolluppgifter...14 FORA...14 Semesterårsskifte...14 AVSTÄMNING...15 Årssammandrag...15 2
Skattedeklaration... 17 Lönejournal... 18 Differens mellan årssammandrag och skattedeklaration... 19 Kontroll mot bokföring... 20 Extra Löneperiod.... 20 Justering av ackumulatorer... 21 KALENDERÅRSSKIFTE.... 22 Byte av år.... 22 Start av årsskiftesrutinen... 22 Årsskifte Avslutning... 23 Kontrollera att korrekta värden är registrerade... 24 INLÄSNING AV CSR FIL... 25 Inläsning via CSR-förfrågan med diskett... 25 Inläsning av svarsfil XML-förfrågan.... 26 Kontrollera Påslagsvärden.... 27 Uppläggning löneperioder 2016... 27 NOLLSTÄLLNING AV ACKUMULATORER SOM HAR NUMMER STÖRRE ÄN 1000(EGEN DEFINIERADE).... 28 ANPASSA KALENDERN FÖR DET NYA ÅRET OCH JUSTERA LÖNEDAGTYPER... 29 Årsskiftesrutiner för Bemanning i Softone Lön... 29 ATT GÖRA I SAMBAND MED ÅRSSKIFTE I XE TID.... 32 LÖNEARTSMODUL.... 33 Ändra på löneart.... 33 PERSONALMODUL.... 35 Bilförmån... 35 3
Fasta Lönerader....35 KONTROLLUPPGIFT....36 Blankett KU10....36 Kontrolluppgift KU10 var hämtas informationen....36 Kontrolluppgifter...40 Specificeringar...41 Arbetsställenummer från SCB...41 Hämta nya ackumulatorvärden...42 Löpande arbete med kontrolluppgifter...43 Hämta nya ack-värden...44 Skapa kontrolluppgiftsfil...44 Filter...44 Sortering...44 Kolumninformation...45 Samordningsnummer...45 Avstämd...46 Öppen...46 Ej till RSV...46 Utskrift kontrolluppgift...46 Rapporter...46 Skicka kontrolluppgiftsfil...46 Rättelse...48 Skicka rättelse...48 Skapa kontrolluppgiftsfil igen....49 Övriga anställda...49 RAPPORTERING TILL FORA....50 4
Information från FORA hemsida.... 50 Löneuppgifter Tjänstemän.... 51 Löneuppgifter för arbetare... 51 Utelämna vid rapportering... 51 Inställningar i Softone Lön... 52 FORA Medlemsnummer... 52 Personal... 52 Löneart... 52 Utskrift... 53 Avstämning av korrekt FORA-rapport... 55 Problem att skapa FORA-rapport... 56 5
Inledning För att du som användare av SoftOne Lön ska få ett bra arbetsflöde för årsskiftet har vi skapat denna guide. Guiden är till för dig som ska göra ett årsskifte i SoftOne Lön och tar upp frågeställningar i samband med detta. Du får en genomgång steg för steg genom de olika delarna som hör ihop med årsskiftet. På Skatteverkets hemsida finns mycket bra information att hämta, för att ha som underlag i samband med arbetet i Softone Lön. Adress till Skatteverket: http://www.skatteverket.se/ Installation och uppgradering Installation av version 2016.01 ska ske INNAN arbetet med årsskiftet påbörjas. Versionen hämtas från vår hemsida: www.softone.se Den första användare som har behörighet till behörighetsmodulen, uppdaterar databasen. Detta visas på skärmen. Kontroll sker av övriga användare, att uppdateringen har gjorts när programmet startas. CSR-förfrågan via Internet Allmänt Filen skickas in via Skatteverkets webbplats. För att kunna använda funktionen, behöver du en E-legitimation. Vid inläsning av filen sker en kontroll av innehållet så det inte finns några formella fel. Svaret får du normalt inom 2-3 dagar. Gäller din CSR-förfrågan kommande år tar Skatteverket emot din förfrågan tidigast den 1 november. Däremot finns inget slutdatum, när du senast måste skicka in din förfrågan via Internet. Vid förfrågan avseende kommande år, framställs svaren först efter att preliminärskatteuppgifterna för de anställda är klara, i mitten av december. Svarsfilen hämtar du också via Skatteverkets webbplats. Filen sparas i fjorton dagar, från det att den finns tillgänglig. När det gäller förfrågan för kommande år, sparas filen i 14 dagar från årsskiftet. Läs mer om förutsättningarna på Skatteverkets webbplats, under rubriken E- tjänster. 6
Förberedelser För att kunna skapa filen, behöver du göra några förberedelser. Det går att skapa förfrågan för flera företag. Ett av dem måste tjänstgöra som "frågeställare" och kommer att stå i fältet Företag på fliken Allmänt. För detta företag måste ett antal uppgifter finnas: Adress ska finnas angiven på företaget. I kolumnen Adress. Sökväg: Personalmodul, flik Allmänt. För kontaktpersonen skall det finnas en angiven E-post adress. Telefonnummer med typ: Telefon arbete ska finnas angiven. 7
Kontaktperson ska kopplas till en löneperiod. Detta görs i fliken Löneperioder i företagsmodulen. Sökväg: Moduler>Systemmodul>Företag Dubbelklicka i kolumnen Kontaktperson eller under menyvalet Funktioner och alternativet Kontaktperson period. Skapa XML-förfrågan Du skapar en fil enligt följande arbetsgång: Öppna Rapporter Sök fram rapporten CSR-förfrågan via internet (XML) med att klicka på Visa rapporter i systemet. Nu kan du välja Rapport. Markera nedanstående val och klicka på OK. Markera alternativet Skapa XML-förfrågan i rutan för Utskriftsformat. Fortsätt därefter i fliken Rapport med att ange vilka företag du vill skapa en förfrågan för. Programmet föreslår det företag du arbetar med. Vill du skicka en förfrågan för flera företag gör då så här: 8
Dubbelklicka på fältet Företagsnamn Håll ner Ctrl-tangenten, markera de företag förfrågan ska skapas för och klicka därefter på OK. Markera kryssrutan Årsskiftesförfrågan om det är en sådan du vill göra (läs mer om det här nedan). Om du väljer årsskiftesförfrågan, kommer detta meddelande upp, när du klickar på knappen Spara fil. Notera Kontrollera att det står inkomstår 2016. En dialogruta öppnas som frågar var du vill spara filen. Lämpligt kan vara att spara på skrivbordet, eftersom den ska överföras till Skatteverket direkt. 9
Inläsning på Skatteverkets hemsida. Webbadressen är följande: http://www.skatteverket.se/ Välj: Alla e-tjänster. Nu visas E-tjänster som du kan välja. Här väljer du CSR-förfrågan. Här får du logga in med den typ av e-legitimation du har. Efter inloggning visas följande bild: 10
Välj: Skicka in frågefil. Följ instruktionerna på skärmen och skicka in filen. Efter några dagar får du själv gå in och kontrollera om filen är klar. Skatteverket skickar inte ett meddelande till dig. Löpande förfrågan Nya förfrågningar kan göras under hela året. De som inkluderas i förfrågan är de som är markerade i Personalfliken> Skatt. Om kolumnen CSR-förfrågan är ikryssad. Kryssrutan finns även med i anställningsguiden. 11
Om du inte är anställd i företaget. Arbetar du med lön i ett företag där du inte är anställd. Då kan du vara kontaktperson utan att vara anställd. Gör så här: Moduler>Personal Lägg upp en ny person Ange dina kontaktuppgifter Gå därefter till: Moduler>Systemmodul>Företag, flik: Löneperioder. Ange dig som kontaktperson. 12
Gör så här - Att göra årsskifte Nedan följer en checklista för dig när du skall göra ett årsskifte. Vidare i dokumentationen beskrivs med mer detaljerade instruktioner för varje steg som skall göras. Vissa steg är det säkert att du behöver göra. Läs under instruktionen om du behöver göra detta.. Förberedelse: Innan arbetet med årsskifte börjar Installera den nya årsversionen. Avsluta den sista löneperioden enligt kontantprincipen, dvs för december månad. Vid start av första perioden i det nya året nollställs ackumulatorernas årsvärden förutom för de ackumulatorer som är rullande, t ex den för kompensationsledighet. NOTERA Den första löneperiod på ett nytt år får ej vara extra period, dvs ett utbetalningsdatum på det nya året. Avstämning Börja med uttag av årsstatistik. 1. Årssammandrag. 2. Skattedeklaration. 3. Lönejournal. 4. Gör eventuell Extra period för att justera ackumulatorvärden. Tänk på att dessa körningar ska ha samma perioddatum som senast avräknade perioden. Får EJ vara datum i det nya året. Kalenderårskifte 1. Årsskifte. 2. Kontrollera efter årskiftesrutinen uppgifterna i Företag och fliken Inställningar att det är det nya löneåret blivit upplagt. 3. Inläsning av CSR-svarsfil. Kontrollera värden i Företagsmodulen 1. Kontrollera ev. påslagsvärden på de som innehåller arbetsgivaravgifter. 2. Lägg upp Löneperioder för det nya året. 3. Nollställning egna ackumulatorer. 4. Anpassa kalendern för det nya året och justera lönedagtyper. Schema Gäller enbart för er som arbetar med schema och årsöversikt i Softone Lön. Gå igenom samtliga aktuella scheman med tillhörande placeringar. Gör ev förlängningar av schema och placeringar. 13
Har ni ett externt tidssystem som t.ex XE-tid, Webbtidd, Flex Datasystem, Monitor m.m får ni kontrollera i detta system vad som skall göras för ett nytt år. Löneartsmodulen Gå igenom och ändra de lönearter som har fått förändrade faktorer t ex milersättning, kostförmån etc. Notera dock att justering skall göras beroende på om ändringen skall ske för lönekörning i Januari eller om det först skall ske i Februari. Personalmodul Lägg in rätt förmånsvärde på ev förmånsbilar. Detta görs i modulen: Personal och fliken: Fasta lönerader. Kontrolluppgifter Skapa Kontrolluppgifter. Stäm av kontrolluppgifter och skattedeklarationer med hjälp av Årssammandrag och Lönejournal och ev Skattedeklaration. När kontrolluppgifterna är avstämda kan Utskrift ske. FORA Till FORA skall lönesummor rapporteras för olika personkategorier. I rapportmodulen och FORA skapas utdata-fil och sammanställning. Semesterårsskifte Gör ett semesterårskifte för de avtal som är aktuella efter det att januarilönen är avräknad. Tänk dock på att uppdateringen bör göras vid samma tidpunkt som föregående semesterår och att semesteråret ska vara tolv månader. Se separat dokumentation. 14
Avstämning Under detta avsnitt visar vi olika rapporter som kan tas ut för avstämning av skattedeklaration och kontrolluppgifter. Utdrag ur kontrolluppgiftsbroschyren. Årssammandrag Rapporten kan användas för avstämning av de värden som sedan visas på kontrolluppgifterna. Rapporten är en summering av ackumulatorerna för kontrolluppgiften. Med denna rapport som underlag, kan också skattedeklarationerna stämmas av. Sökväg: Lön>Löneavräkning>Rapporter Utskriftsområde: Årsrutiner Rapport: Årssammandrag. I fliken Rapport kontrollerar du att intjänandeår är 2015 angivits. Årssammandrag innehåller följande uppgifter från ackumulatorer: Lön 41 Skattepliktig ersättning 44,45,47,52,53 Förmån bil 55 Förmån DrivMedel 71 15
Förmån ränta 56 Förmån kost 58 Förmån Bostad 60 Förmån Övrigt 60 Preliminär skatt 40 Skattefri ersättning 43,46,51 Pension 42 Arbetad Tid 87 Rapporten visar delsummor för varje anställd. Avslutas med en total för hela företaget. Dessa siffror skall sedan jämföras med skattedeklarationen. När du skall jämföra Bruttolön med skattedeklaration måste du summera ihop kolumnerna Lön + Skattepliktig ersättning. Vill man enbart skriva ut en total finns en Crystal Rapport att hämta hem. Välj Hjälp Innehåll Innehållsförteckning Lön Välj Crystal Rapporter Där finns en beskrivning hur du gör. Välj rapport Årssammandrag Total. 16
Skattedeklaration Sökväg: Utskriftsområde: Rapport: Lön>Löneavräkning> Rapporter Löneprocessen Skattedeklaration Fliken Rapport ska den sista månaden markeras för utskrift av årssaldo. ÅR/Månad skall du ändra till 2015 December. Välj också att skriva ut Utökad rapport dvs välja alla anställda. Skattedeklarationen skriver ut följande ackumulatorer: Bruttolön exkl. förmåner 85 Skattepliktiga förmåner 86 Kostnadsavdrag 100 Underlag arbetsgivaravgifter 85,86 Skatt 84 17
Summering av bruttolön kan skilja sig åt vid summering av anställda och i Sammanställning avgifter att deklarera. Detta kan bero på följande orsaker: Kan finnas personer som är födda 1937 eller tidigare. Personer med lön under 1 000 kronor. Lönejournal Sökväg: Lön>Löneavräkning>Rapporter Utskriftsområde: Periodiska Rapporter Rapport: Lönejournal. Under fliken Rapport väljer du den senast körda perioden under 2015. Rapporten summerar årets transaktioner per löneart och anställd. 18
Syftet med att ta ut denna rapport är om det uppstår differens mellan årssammandrag/kontrolluppgift och skattedeklaration. På denna rapport kan du kontrollera på anställd vilka lönearter du använt. På så sätt hitta var differensen är. Differens mellan årssammandrag och skattedeklaration En differens kan alltid uppstå under året bl a beroende på öresavrundning. Normalt uppgår denna differens till någon/några tio-tals kronor. Skulle det vara ett större belopp, finns flera möjliga orsaker: Dessa två rapporter använder sig av olika ackumulatorer. Det kan t exfinnas nyupplagda lönearter under året där det har saknats aktuella ackumulatorer. Gör följande kontroll om differensen är betydande: Skriv ut ovanstående rapporter; årsssammandrag och skattedeklaration. Jämför person för person för att hitta vilken anställd eller anställda som har differens. Skriv ut en lönejournal för de anställda där differens finns. Lönejournalen visar vilka lönearter som används för de anställda under hela året. Se om differensen kan härledas till någon löneart. Notera Har justeringar har gjorts på skattedeklaration, men inte ändrats i Softone Lön, kan du behöva justera den anställdes kontrolluppgift. 19
Kontroll mot bokföring Skriv ut årets skattedeklarationer från bokföringen. För in dessa resultat exempelvis i ett Excel-ark för att stämma av att allt blivit redovisat korrekt. Här stämmer du av att KUuppgifter stämmer mot det som är redovisat löpande under året till Skatteverket. Extra Löneperiod. I samband med arbetet och justering av anställda för kontrolluppgift kan det finnas behov att göra en extra löneperiod. Det kan t.ex vara att justera ackumulatorer, lägga in lönesummor på en viss ackumulator m.m. Det är viktigt att på denna extra period så måste utbetalningsdatum vara på det gamla året. Dvs 2015. Sökväg: Moduler> Systemmodul> Företag 1. Markera ditt företag i trädet till vänster och gå till fliken Löneperioder och klicka på Lägg till. 2. Välj Typ = Extra och tryck Nästa 20
3. Ange startdatum för löneperioden (2015-12-01) och även startdatum för avräkningsperiod. Utbetalningsdatum 28 och antal dagar i perioden 31. Tryck Nästa och kontrollera nästa fönster som kommer upp. Namnet ska vara 201512x1 eller 2 beroende på om du har gjort 1 eller flera extra körningar. Klick på Slutför. 4. Sökväg: Moduler> Lön> Löneavräkning 5. Markera löneperiodicitet, i detta exempel MT samtliga anställda, i trädet till vänster och gå till funktionen Start av ny löneperiod. Kontrollera att systemet föreslår den extra period du just lagt upp och tryck sedan OK. Nu är det bara att registrera transaktioner för justeringen. Avräkna, ta ut rapporter m.m. Justering av ackumulatorer Om justering av ackumulatorvärde behöver göras kan du använda Uppdatering ackumulatorer. Ackumulator är angiven på en eller flera lönearter. Har inställningarna under året varit felaktiga, finns möjlighet att uppdatera ackumulatorer för korrekt kontrolluppgift. Kontakta Soft Ones support eller konsulter för uppdatering. 21
Kalenderårsskifte. Byte av år. Kalenderårsskifte görs efter sista lönekörningen enligt kontantlöneprincipen. Det har ingen betydelse om arbetet med kontrolluppgiften har startat eller inte. Funktionen skapar enbart det nya löneåret. För att kunna köra denna funktion måste Softone Lön 2016.01 vara installerad. Notera Kalenderårsskifte måste göras innan första lönekörningen 2016. Detta för att säkerställa att rätt skatteberäkning görs för lön. Du kan rensa historiken genom Borttag av historik. Välj inte detta alternativet innan du rådgjort med oss på Softone. Start av årsskiftesrutinen Sökväg: Lön>Årsrutiner>Årsskifte Markera: Funktioner>Årskörning Årsskiftesguide startas. I steg 1 finns det två alternativ: 1. Normal 2. Borttag av historik Som förslag får du: Normal. Kontrollera att det är rätt år som skall avslutas. Det skall vara 2014. Markera Nästa för att fortsätta till nästa steg i guiden. 22
Årsskifte Avslutning I nästa steg av guiden föreslås de nya inställningarna för det nya året. Siffrorna i dokumentationen kan avvika från det programmet föreslår. Detta kan komma att förändras när beslut tas i Riksdagen. Arbetsgivaravgifter för ungdomar registreras inte här, utan är definierat på rapport Skattedeklaration. Aktuell procentsats ingår i Softone Lön version 2016.01. Markera Nästa för att godkänna inställningar. I sista steget visas en sammanställning av vald information. 23
Kontrollera informationen. Markera Slutför för att avsluta guiden. Behöver du ändra något väljer du Föregående och justerar valda alternativ. Systemet uppdaterar aktuella tabeller och därefter kan du markera OK. Nu visas på skärmen att uppdateringen av årsskifte är genomfört. Raden med Inläsning av skatterutin är ej längre giltig. Leverans av den nya skatteberäkningen ingår i programleveransen 2016.01. Notera Löneår och intjänandeår bestämmer vilket års skatteregler som ska gälla. Det är viktigt att det är 2016 när första lönekörningen för det året ska göras. Årsskiftesrutinen byter till rätt år. Kontrollera att korrekta värden är registrerade. Sökväg: Systemmodul>Företag>Inställning 24
Inläsning av CSR fil Fr o m version 2009.02 finns möjlighet att skicka fil till skatteverket istället för diskett. Förfrågan kan göras löpande under året och även för det nya året. Inläsning ska ske innan första lönekörning 2016. Inläsning via CSR-förfrågan med diskett Kontrollera de anställda som företaget INTE är huvudarbetsgivare för. Sökväg: Personal>Skatt Dessa får vid inläsning skatteberäkningskod: Procentskatt 30 %. Kontrollera även de personer som har skattekod 6, d v s endast innehar en F-skattesedel. Detta innebär att de är egna företagare och ska vid anställning uppvisa gällande FAskattsedel. Inläsning och utskrift sker i rapportmodulen. Skriv gärna ut CSR-filen innan inläsning. Sökväg: Välj: Rapport: Lön>Löneavräkning>Rapporter Årsrutiner CSR svarsfil För att skriva ut filen, välj Visa innehåll i fil. Markera Läs in fil. Innehållet visas i ett separat fönster. Skriv ut. Gör stickprovskontroller med hjälp av utskrift från CSR-fil. När inläsningen är klar visas i status på årsskiftesrutinen att inläsning är gjord och vilket datum. 25
Inläsning av svarsfil XML-förfrågan. Först skall du hämta filen från Skatteverkets hemsida. Filen finns på samma plats där du lämnade filen. Spara ner den på en lämplig plats. För att läsa in filen öppnar du Rapporthanteraren och söker fram rapporten CSR-inläsning via Internet (XML) i fliken Allmänt. Markera alternativet Läs in XML-svar i rutan för Utskriftsformat. Du kan inte göra några urval för inläsningen, utan samtliga anställda som ingår i filen kommer att uppdateras. Det enda undantaget är de anställda som saknar markering i kryssrutan Huvudarbetsgivare på fliken Skatt i Personalmodulen. För dessa uppdateras endast kryssrutan CSR-förfrågan på samma flik (för att undvika att de kommer med i förfrågan om och om igen). Om du av någon anledning vill undvika uppdatering för någon anställd kan du tillfälligt avmarkera Huvudarbetsgivare i samband med inläsningen. Glöm inte bort att återställa markeringen efteråt. 26
Kontrollera Påslagsvärden. Sökväg: Markera: Systemmodul>Företag>Kontoplan Funktioner>Definiera påslag De sociala avgifterna beräknas i samband med Avräkning löneperiod. Påslag kopplas till konto och beräknas på konto värde. Notera Justering/kontroll behövs enbart om du använder påslagsberäkning. Uppläggning löneperioder 2016 Sökväg: Systemregister>Företag>Löneperioder Markera: Lägg till Välj: Systemet känner av föregående års perioder och föreslår motsvarande datum för nästföljande period. Kontrollera utbetalningsdag och ange minst 13 i kolumnen Antal perioder. Utbetalningsdag kan ändras när löneperioderna är skapade. 27
Nollställning av ackumulatorer som har nummer större än 1000(egen definierade). Dessa ackumulatornummer kommer inte att nollställas i samband med uppstart av lönekörning i januari 2016. Dessa är s.k. egen definierade. Om nollställning av dessa måste följande göras. För att kontrollera om du har använt nollställning av ackumulatorer. Kan kontroll ske i modul: Moduler>Systemmodul>Företag, flik: Löneperioder. Kontrollera på löneperioder om du har under kolumnen: Nollställer Ackgrupp någon löneperiod som är definierad med ett Ja. Se vilken period under året där nollställning skett. Samma period ett år senare skall du lägga in en ny nollställning. Sökväg: Moduler>Systemmodul > Företag Flik: Löneperiod Markera vilken löneperiod som nollställning skall ske. Nollställning sker när perioden startas. Markera: Funktioner Periodens ackgrupper Markera ackgrupp i vänster kolumn därefter klicka på högerpil. Markera sedan OK för att avsluta fönstret. 28
Kontroll kan sedan göras på aktuell löneperiod och kolumnen: Nollställer Ackgrupp. Om ingen ackgrupp finns upplagd. Sökväg: Moduler>Systemmodul > Företag Markera: Lägg till. Välj typ ackgrupp: Nollning vid periodstart. Benämning: Ange ett namn för ackgrupp. Markera: Spara. I kolumnen: Innehåll i ackgrupp väljer ni en eller flera ackumulatorer som skall nollställas. Anpassa kalendern för det nya året och justera lönedagtyper Årsskiftesrutiner för Bemanning i Softone Lön Nedanstående funktioner gäller enbart för er som använder bemanningssystemet i Softone Lön och EJ något externt tidssystem. Nedan beskrivs de funktioner som ska göras eller kontrolleras. Sökväg: Systemmodul>Företag>Löneperioder För att kunna förlänga scheman framåt i tiden, måste löneperioder finnas upplagda för hela den period som planeras. Sökväg: Moduler>Systemmodul>Företag>Kalender 29
Vid uppgradering av årsversion behöver du lägga in olika lönedagstyper för de datum som utgör helgdagar, beroende på typ av helg. Kontrollera också att dessa är markerade under 2015. Detta gäller exempelvis långfredag, Kristi himmelfärdsdag m.fl. Vid generering av schema får du frågan om helgdag ska vara ledig. Sökväg: Bemanning>Schema>Planering>Schema I denna flik förlängs schema. Markera Schema, högerklicka, välj: Schema Förläng. Ange sista datum för den period, för vilken schemat ska förlängas. Om inget arbete förekommer på helgdagar som inträffar på vardag, dvs måndag-fredag markerar du Helgdag ledig. 30
Nu ska placeringar förlängas för varje person. Markera en placering, högerklicka och välj Placering Förläng placering. Ange slutdatum på placeringen i kolumnen Placering t.o.m. Glöm inte att ange Helgdag Ledig innan du klickar OK och väljer nästa person. 31
Att göra i samband med årsskifte i XE Tid. Det är tre saker du behöver tänka på inför årsskiftet; att lägga upp perioder, att ange helgdagar och att placera om de anställda. Det är viktigt att säkerställa att alla helgdagar/ dagar före helgdagar är upplagda när den anställde placeras. Är inte det gjort måste den anställdes placeringar brytas och läggas in på nytt för att helgdagarna ska uppdateras när de senare läggs in. Detta har bl a betydelse för OB-beräkning. Sökväg: Administrera>Inställningar>Avvikelsedagar Kontrollera i denna funktion om eller vilka dagtyper som är upplagda. Finns inga för 2016 skall dessa läggas upp. 32
Löneartsmodul. I detta avsnitt beskrivs om du skall ändra värden på lönearter i samband med nytt år. Detta gäller t.ex traktamente, kostavdrag, ersättning egen bil, kostförmån m.m. Preliminärt för 2016 gäller följande, d v s samma belopp som för 2015 förutom kostförmånen: Reducering för kostavdrag 220 kronor Löneart enligt Softone Lön enligt standard Frukost, lunch och middag 198 kr 529 Kostavd. Helt Lunch och middag 154 kr 528 Kostavd. Lunch+Middag Lunch eller middag 77 kr 527 Kostavd. Lunch/Middag Frukost 44 kr 526 Kostavd. Frukost Förmån för fria måltider Frukost 44 kr 1526 Förmån Frukost Lunch eller middag 88 kr 1527 Förmån Lunch/Middag Helt fri kost(minst tre måltider) 220 kr 1529 Förmån Kost hel dag Ändra på löneart. Justering görs i: Systemmodul>Löneart, gå till löneart som skall justeras. Justering görs i fliken: Avtal/Behandlingsre gler. Markera GL, generell löneart(ändring sker då även på de avtalsspecifika lönearterna.) Registrera ett nytt pris i kolumnen: Faktor. Klicka på Spara. Gå vidare till de andra lönearterna för ändring. 33
Har justeringen gjorts på avtal GL Generell löneart. Kommer denna fråga upp. Klicka på OK och justering görs på de avtalsspecifika lönearterna. Gå igenom övriga lönearter enligt tabellen. Övriga ersättningar för traktamente och egen bil. Traktamente Löneart enligt Softone Lön enligt standard Helt Maxbelopp 220 kr 511 Traktamente. Helt Halvt Maxbelopp 110 kr 512 Traktamente halvt. 513 Traktamente natt Kilometerersättning egen bil 1,85 kr 501 Kilometerersättning 34
Personalmodul. Bilförmån Sökväg: Personal flik Bil Bilförmån hanteras under Personal flik Bil. Kontrollera om värden finns upplagda för personer som har förmånsbilar. Kod för förmånsbil ska vara registrerad i rutan Modellkod enligt SKV. Om innehav understiger 12 månader ska även antal månader anges. Notera Fältet för Modellkod enligt SKV måste fyllas i för att den anställdes biluppgift ska komma med på kontrolluppgiften. Kontrollera även informationen om förmånsbil på kontrolluppgiften. Fasta Lönerader. Inför nytt år skall värdet för bilförmånen justeras. På Skatteverkets hemsida kan du få fram det nya värdet för 2016. Klicka på Lägg till Ange löneart för bilförmån. Fr.o.m datum ange 2016-01-01 Klicka på Spara. 35
Kontrolluppgift. Blankett KU10. Nedan visas årets KU10 blankett. I jämförelse med föregående år är det inga stora förändringar. I detta avsnitt skall vi gå igenom hur blanketten skall fyllas i. Ladda hem broschyren SKV 304 på skatteverkets hemsida. Kontrolluppgift KU10 var hämtas informationen. Rättelsedatum används enbart om rättelse görs. Specifikationsnummer sätts till 1 som standardvärde. Kan ändras. Anställningstid behöver inte fyllas i om inkomsttagaren har varit anställd hela året. Arbetsställenummer hämtas från personalmodul om det finns angivit annars standardvärde från modul Företag. 36
Ackumulatornummer: 40. Kontant bruttolön m.m ackumulatornummer 41,44,45,47,52 summeras. Ersättningar som ligger till grund för egenavgifter ackumulatornummer 64. Ersättning som inte är underlag för sociala avgifter ackumulatornummer 53, ersättningar för personer som är födda 1937 eller tidigare. I Softone lön kommer lönesummorna för dessa personer automatiskt i kolumn 31. Skattepliktiga förmåner utom bilförmån och drivmedel vid bilförmån ackumulatornummer: 56,58,59,60,76,77,80 Bostad småhus ackumulatornummer: 76 Kost ackumulatornummer: 58 Bostad ej småhus ackumulatornummer: 59 Ränta ackumulatornummer: 56 Parkering 77 ackumulatornummer: 76 Annan Förmån ackumulatornummer: 60 Förmån har justerats - Om arbetsgivaren har fått beslut från Skatteverket om justering av värdet för bilförmån ska du redovisa det justerade värdet i ruta 13 och kryssa i ruta 48. Förmån som pension ackumulatornummer 79. 37
Skattepliktig bilförmån utom drivmedel ackumulatornummer: 55 Drivmedel vid bilförmån ackumulatornummer 71. Kod för förmånsbil hämtas från flik Bil i personalmodulen. Antal månader med bilförmån - hämtas från flik Bil i personalmodulen. Antal km med bilersättning vid bilförmån ackumulator 72. Betalt för bilförmån ackumulatornummer 73. Kommentar till kolumn 13 18. Om den anställde har betalat för bilförmånen med sin nettolön ska du minska förmånsvärdet med det belopp som han har betalt. Det betalda beloppet redovisar du i ruta 17. Om den anställdes kontanta bruttolön minskats på grund av bil för må nen (bruttolöneavdrag), innebär det inte att han har betalat ersättning för förmånen, utan att en del av lönen bytts ut mot bilförmånen. Du ska inte minska värdet av bil för må nen med ett sådant belopp. Förmån av fritt eller delvis fritt drivmedel i samband med bilförmån ska du redovisa för sig i ruta 18. Förmånen ska du värdera till marknadsvärdet x 1,2 när du redovisar den i kontrolluppgiften. Fyll i koden för förmånsbilen i ruta 14. Om den anställde har bytt bil under året kan du välja mellan att redovisa koden för den bil som den anställde har haft den längsta tiden eller koden för den bil som har använts senast under året. I ruta 20 redovisar du med belopp alla kostnadsersättningar som du inte kryssar i ruta 50 56.Kostnads ersättning är en ersättning som ska täcka den anställdes avdragsgilla kostnader i tjänsten. Ersättningar för privata kostnader räknas som lön. Sådana ersättningar ska du redovisa i ruta 11 även om den anställde kan ha rätt till avdrag (till exempel vid dubbelbosättning). Programmet markerar i kolumnerna om det finns ett belopp i nedanstående ackumulatorer. Bilersättning Ackumulatornummer 51 Traktamente inom riket Ackumulatornummer 43 Traktamente utom riket Ackumulatornummer 46 Reskostnader Ackumulatornummer 48 Logi Ackumulatornummer 61 Inrikes & Utrikes Fylls ej i automatiskt utan detta får ske manuellt. Kostnadsersättningar som inte kryssats i ruta 50 56 Ackumulatornummer 50. 38
I ruta 30 redovisar du pension som arbetsgivaren betalat ut till före detta anställda eller till deras efterlevande. Observera att avgångs vederlag inte räknas som pension utan som lön och att du därför ska redovisa det i ruta 11. I ruta 37 anger du vissa speciella avgifter som den anställde får dra av i sin inkomst deklaration, till exempel avgifter som den anställde betalar i tjänsten för egen eller ef terlevandes pension. Beloppet ska ingå i bruttolönen i ruta 11. Tjänstepension ackumulatornummer 42. Ersättningar som inte är underlag för socialavgifter (ruta 32) - ackumulatornummer 78 Vissa avdrag ackumulatornummer 54. Vissa inte skattepliktiga ersättningar ackumulatornummer 65. Hyra som arbetsgivaren betalar till den anställde är i vissa fall inkomst av kapital. Förutsättning en är att uthyrningen gäller lokal, garage eller annat som ingår i den an ställdes privatbostad, att arbetsgivaren behöver lokalen och att ersättning en inte är högre än marknads mässig hyra. Arbetsgivarens behov av lokalen kan till exempel styrkas med ett skriftligt hyresavtal. I dessa fall ska du redovisa ersättningen i ruta 39. Hyresersättning Ackumulatornummer 67 Om en anställd har haft förmån av husarbete (rot eller rutarbete), som redovisas i ruta 12, och förutsättningar för skattereduktion finns ska arbetsgivaren redovisa underlaget för 39
skattereduktionen i ruta 21 eller 22 på kontrolluppgiften. Observera att underlaget för skatte reduktion inte alltid motsvarar värdet av förmånen av husarbete. (Du kan läsa om förmån av husarbete på sidan 18.) I under laget för skattereduktion får du bara ta med kostnader för arbete. Du får inte ta med kostnader för material, utrustning och resor, trots att sådana kostnader ska beaktas vid värderingen av förmånen. Om den anställde av sin nettolön betalat hela eller del av förmånens värde ska förmånens värde reduceras med betalat belopp medan underlaget för skattereduktion anges utan reducering. Underlag för skattereduktion för Rut-arbete ackumulatornummer: 80 Kontrolluppgifter Sökväg: Lön>Årsrutiner>Kontrolluppgifter Arbetet med anställdas kontrolluppgifter kan startas efter sista lönekörningen för 2014 enligt den s.k. kontantlöneprincipen. För att kunna skapa kontrolluppgifter måste systemet vara uppgraderat till version 2015.01. Kontrollera först att inkomståret är rätt. För att ändra, dubbelklicka i nedanstående kolumn och registrera rätt inkomstår. Nedan följer ett par punkter att tänka på innan de anställdas kontrolluppgifter hämtas. Uppgifterna är generella för alla anställdas kontrolluppgifter. För varje kolumn visas på statusraden, en informationsruta om fältet. Exempelvis visas vilka ackumulatorer som summerats ihop till detta fält. Specifikationsnummer ska fyllas i även om du lämnar flera kontrolluppgifter, av en viss typ, för en och samma person. Det finns inga krav på hur numreringen görs. Programmet lägger in nummer 1 som standardvärde. Vid ev. senare rättning ska kontrolluppgiften innehålla 40
samma specifikationsnummer. Lämnar du flera kontrolluppgifter för samma person men på olika enheter måste dessa ha olika nummer. Ytterligare instruktioner finns i kontrolluppgiftsbroschyren. Om specifikationsnummer ska anges, gör detta innan inläsning av alla anställda. Håll ner CTRL-knappen och klicka sedan på fältet Specifikationsnummer. Följande fönster öppnas, där du anger nummer för relevant specifikation. Specificeringar Om vissa koder/kolumner är ifyllda behöver du ibland göra en specificering. Detta gäller kolumnen 65. Specificering kan göras genom att ange generell text i kolumnen. Texten skrivs ut enbart för de anställda som har erhållit vissa ersättningar, (se kontrolluppgiftsbroschyren). Registrering sker på samma sätt som för specifikationsnumret. Begränsning är 30 tecken för varje kolumn som sparas. Arbetsställenummer från SCB Om verksamheten bedrivs vid mer än ett arbetsställe, ska arbetsställenummer anges för den anställde. På hösten får du en förteckning över arbetsställen och arbetsställenummer från Företagsdatabasen på Statististiska Centralbyrån. I Softone lön finns företagets arbetsställenummer i Företagsmodulen, fliken Organisation. 41
I modulen Personal>Anställning anger du anställning för de anställda som avviker från inställningen på företaget. Hämta nya ackumulatorvärden Först hämtas ackumulatorvärden för varje anställd. KU sammanställs i en egen tabell som utgör underlag till RSV-filen och utskrifter. Markera: Funktioner>Hämta nya ack-värden 42
Följande dialogruta kommer upp på skärmen. Vid första körningen ska Inklusive Avstämd väljas. I nästa fönster markeras vilken status dessa poster ska ha. Vilken status du ska välja, beror på hur du vill arbeta med kontrolluppgifterna. Väljer du Öppen går du igenom de anställda en efter en. När du kontrollerat en anställd, ändrar du till Avstämd. Väljer du istället Avstämd, kan du också stämma av alla anställda kontinuerligt, men du ändrar då status till Öppen för de tveksamma som du vill justera ytterligare. Du kan alltid växla mellan Öppen/Avstämd. För att skapa fil eller utskrift måste alla vara avstämda. Systemet hämtar och skapar uppgifterna från ackumulatorernas värden för det aktuella löneåret. Kontroll sker mot utbetalningsdatum (kontantprincipen). Bearbetningens tidsåtgång beror på antalet anställda. Dessa uppgifter sparas i egen tabell för kontrolluppgifter. Löpande arbete med kontrolluppgifter Under menyvalet Funktioner finns följande val: 43
Hämta nya ack-värden Detta menyval väljs när olika justeringar har gjorts på kontrolluppgiftsackumulatorerna. Då skapas uppgifterna återigen. Skapa kontrolluppgiftsfil När underlaget är klart, väljer du detta alternativ för att skapa en ku-fil eller test-fil. Denna funktion används även när rättelse skickas. Filter Filtrera vilka anställda som ska visas i trädkontrollen. Markera exempelvis Öppen för att visa de anställda som har status Öppen. Sortering Under Sortering finns olika alternativ för sorteringsordning av anställda i trädkontrollen. 44
Aktuell sortering visas, klicka på fältet för att ändra sortering. Kolumninformation I SoftOne Lön finns en hjälptext till respektive ruta. Klicka i önskad ruta och en beskrivande text visas i statusraden (längst ner till vänster på sidan). Samordningsnummer Personer som inte är folkbokförda i Sverige får ett samordningsnummer av Skattemyndigheten. Numret används istället för personnummer och kan sökas i efterhand. För att registrera ett samordningsnummer håller du ner CTRL-tangenten och dubbelklickar i kolumnen Personnummer. Observera att status måste vara Öppen. Ett nytt fönster öppnas: Programmet hämtar födelsedatum, men adderar 60 till dagen. Ange enbart de fyra sista siffrorna. Kontroll sker att rätt sifferkombination anges med checksiffra. 45
Avstämd För de kontrolluppgifter som har status Avstämd är inmatningskolumnerna gråmarkerade. Dessa uppgifter kan endast ändras om status ändras till Öppen. Du kan enbart skriva ut kontrolluppgifter som har status avstämda. Öppen Kolumnerna är redigerbara. Ej till RSV Markera de poster som ej ska med till RSV, exempelvis vissa ersättningar. Utskrift kontrolluppgift Du kan enbart skriva ut kontrolluppgifter som är Avstämda. Rapporter Utskriftsområde: Rapport: Årsrutiner Kontrolluppgifter Under fliken Rapport finns möjlighet att göra ett urval på anställningsnummer. Sist i rapporten skapas alltid två sidor. Den första av dessa är en summering för varje kolumn av urvalet på anställda. Den sista är en sammanställning för hela företaget. Skicka kontrolluppgiftsfil Sökväg: Lön>Årsrutiner>Kontrolluppgift Markera: Funktioner 46
Markera: Skapa kontrolluppgiftsfil Klicka på knappen Skapa ku-fil och på nästa fönster Skapa ku-fil. Välj i nedanstående fönster var filen ska sparas. Systemet föreslår att filen ska sparas under mappen Export. Acceptera detta alternativ. Två filer skapas: kured och info.ku Om det gäller flera företag, kom ihåg att skapa undermappar under mappen Export. En katalog för varje företag ska skapas så att ingen sammanblandning mellan företagen sker. 47
Rättelse Om en rapporterad kontrolluppgift är felaktig eller justering behöver göras kan du skicka in en rättelse. Det blir en ny ifylld kontrolluppgift. Sökväg: Lön>Årsrutiner>Kontrolluppgift Leta upp anställd som ska rättas. Ändra status till Rättas. Alla kolumnerna öppnas upp för redigering. Gör förändringarna. På den rättade kontrolluppgiften måste rättelsedatum i kod 40 fyllas i. Skicka rättelse Detta görs på samma sätt som du skickar en ordinarie KU-fil, förutom i nedanstående fönster: Välj: Skicka rättningar Ange från vilket datum rättningar ska tas med. De anställda som har ett rättningsdatum definierat under den valda perioden kommer med i denna fil. 48
Rättningar får samma filnamn som den ordinarie kontrolluppgiftsfilen. Vill du separera dessa måste du skapa olika mappar. Skapa kontrolluppgiftsfil igen. Skulle du behöva skapa en kontrolluppgiftsfil för hela företaget en gång till så går det bra att göra. Se avsnittet: Skapa kontrolluppgiftsfil. Övriga anställda Möjlighet finns att lämna kontrolluppgift för de anställda som inte har fått någon lön under året. Det kan t ex vara personer som erhållit andra ersättningar eller förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst. Registrera manuellt för dessa personer och sätt därefter status till Avstämd. Om det finns anställda med ett ogiltigt personnummer, d v s att de 4 sista siffrorna är noll, läggs istället den anställdes namn och adressuppgifter i kontrolluppgiftsfilen. Även kontrolluppgifter som lämnas elektroniskt ska skickas in senast den 31Januari 2015. 49
Rapportering till FORA. Information från FORA hemsida. För information se hemsida: www.fora.se Nedanstående informationen är taget från Foras hemsida november 2015. Den slutgiltiga informationen kommer att skickas ut till företag under december 2015. Välj Företag: Välj flik:rapportering. Här visas viss information tagen från FORA s hemsida. 50
Information för löneprogramstillverkare. Under denna rubrik kan du läsa informationen vi använder när vi skapar fil för FORA. Löneuppgifter Tjänstemän. För tjänstemännens totala lönesummor finns inga tak. I rapporteringen ingår utbetald bruttolön under 2015. Inga prisbasbelopp eller inkomstbasbelopp beräknas på tjänstemännens lön. Tjänstemän redovisas endast sammanräknat som en totallönesumma, i lönesumman ingår utbetald bruttolön under 2015. Uppgifter som personnummer och namn ska inte rapporteras. Nytt sedan föregående år är att alla anställda arbetare rapporteras oavsett ålder. Löneuppgifter för arbetare Ta endast med en lönesumma per arbetare. Med lön menas den utbetalda bruttolönen inklusive övertidsersättning, semesterlön, semesterersättning samt sjuklön. Semesterersättning som betalas ut via semesterkassa ska ingå i den utbetalda lönen (gäller arbetsgivare inom VVS-, plåtslageri- och måleribranschen). Utelämna vid rapportering Personer som har arbetspraktik ska inte rapporteras till FORA. Detsamma gäller övriga kostnadsersättningar eller skattepliktiga förmåner, t ex traktamenten, subventionerad kost, bilförmån eller arvoden. Företagare och företagares make/maka eller registrerad partner samt uppdragstagare ska heller inte rapporteras. 51
Inställningar i Softone Lön Till FORA rapporteras de anställda som i kolumnen Personalkategori är registrerade som Arbetare. Vid anställning ges den kategori som är inställd på avtalet. Du kan behöva kontrollera om den anställde bytt tjänst under året från arbetare och blivit tjänsteman. Anställningshistoriken kontrolleras för att få fram den tidsperiod den anställde var arbetare. Kontroll kan göras i Personal flik Anställning. Kontrollera i kolumnen: Personalkategori. FORA Medlemsnummer Sökväg: Systemmodul> Företag> flik Organisation. I kolumnen FORA Medlemsnr, anges det nummer som ska redovisas på rapport och datafil. Personal I fliken Rapporter finns följande inställningar för FORA: Avtal Under denna kolumn kan de olika avtalen anges. Tjänsteman Ej Trygghetsrådet markera här de tjänstemän som ej ska ingå i totalsumman för tjänstemän. Undantas helt de anställda som ej ska ingå i rapportering till FORA. Löneart Sökväg: Systemmodul > Löneart I denna modul definieras vilken eller vilka ackumulatorer som ska bilda underlag för lönesumman som rapporteras till FORA. Detta görs i fliken Ackgrupp. I trädkontrollen navigerar du till företaget. Välj Utbetald lön FORA. 52
I de flesta förekommande fall är ackumulator 41 definierad. Utskrift Sökväg: Lön>Löneavräkning>Rapporter. Stående A4 (sammanställning) är rapporten för lönesummorna för företagets alla anställda. 53
Stående A4(slutliga löner) är rapporten för löneuppgifter totalt uppdelat på arbetare och tjänstemän. Stående A4 är rapporten som visar lönesummorna för arbetare. Skrivs ut för att kontrollera filen. 54
Skapa fil används för att skapa den fil som används för rapportering på diskett eller via hemsidan. Filen som skapas heter FORA 550.yyyyyy.xxx där y = företagets försäkringsnummer hos FORA och x är ett löpnummer, t ex 001. Under fliken Rapport anges år och arbetsställe. FORA redovisas antingen på blankett, e-post, direkt filöverföring eller på diskett. Rapportering via direkt filöverföring görs på Foras hemsida www.fora.se. Kontrollera i fliken Rapporter att rätt intjänande år angivits. Avstämning av korrekt FORA-rapport För att stämma av att FORA-rapporten är korrekt skriver du ut slutliga löner. Rapporten visar en totalsumma för arbetare och tjänstemän. Skriv även ut Stående A4. Med denna rapport kontrollerar du framförallt de anställda som har bytt avtal under året, såväl arbetare som tjänstemän. För att se underlaget använder du rapport: Ackumulatorjournal. I fliken rapport välj ackumulatornummer: 41. Vanligtvis räcker det med att använda detta ackumulatornummer. I fliken Urval kan du selektera på personalkategori och andra lämpliga fält. 55
Problem att skapa FORA-rapport Om du får problem med att skapa FORA-rapport, rekommenderar vi att du i första hand kontrollerar ditt medlemsnummer. 56