1 (6) Styrelsen för konsult och service Kallelse och föredragningslista Enligt uppdrag Ordförande Lars Kallsäby Sammanträdesdatum 7 oktober 2016 Plats och tid Stadshuset rum A 491, kl 9:00 Ledamöter Ordförande Lars Kallsäby (C) Vice ordförande Mohammed Rashid (M) Tomas Östling (S) Ariana Tanha (MP) Åke Johansson (L) Ersättare Anneli Östman (S) Jesper Songer (KD) Regina Da Costa (M)
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 2 (6) 1. Protokolljustering 2. Föredragningslistan godkänns Föredragningslistan godkänns. Ärendebeskrivning 1. Anmälan av extraärenden från styrelsen 2. Alla ärenden är offentliga 3. Allmänhetens frågestund 4. Dnr 2016/105-KSS-003 Lägesrapport september 2016 Styrelsen godkänner lägesrapporten och lägger den till handlingarna. I bifogad lägesrapport beskrivs kortfattat det aktuella nuläget på förvaltningen och i våra verksamheter. 5. Dnr 2016/00465-KSS-1.3.4 Utveckling av Västerås stads IT funktion Styrelsen godkänner beslutet från Kommunstyrelsen kring utveckling av Västerås stads IT funktion. Västerås stad har de senaste åren gått i spetsen när det gällt digitalisering och utnyttjande av IT i våra processer. Nomineringen förra året till Årets IT kommun vittnar om vilken framskjuten position staden har. Särskilt synligt har det varit när det gällt utvecklingen inom vård och omsorgsområdet men också inom skola och förskola. Det finns ett stort engagemang i våra verksamheter för en fortsatt kraftfull utveckling av området. För att få en väl fungerande IT verksamhet krävs att verksamheternas behov tillgodoses samtidigt som en hög grad av avtalseffektivitet måste finnas i samarbetet med våra olika leverantörer. Det ställer mycket höga krav på samordning och en väl utvecklad dialog
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 3 (6) inom staden. Stadens intressen och verksamheternas behov måste få ett ökat genomslag i relationerna till de operativa resurserna, vilket bl a hanteras i kommande upphandlingar inom IT området. Dessutom måste styrning och ledning av IT funktionen stärkas samt tydlighet och uppföljning öka i processerna. Bedömningen är att i detta läge behöver vi samla våra resurser. Föreslås därför att Stadsledningskontorets och Servicepartners IT organisationer samordnas under en ny digitaliserings direktör vid stadsledningskontoret. ITC-enheten vid Servicepartner flyttar därmed till Stadsledningskontoret. 6. Dnr 2016/106-KSS-003 Personalrapport september 2016 Styrelsen godkänner personalrapporten och lägger den till handlingarna. I personalrapporten redovisar vi uppgifter kring antal medarbetare, sjukfrånvaro mm. Det finns också en beskrivning av personalförändringar, personalaktiviteter och kompetensutveckling. 7. Dnr 2016/00459-KSS.1.4.2 Delårsbokslut två, per den sista augusti Styrelsen godkänner delårsrapporten per sista augusti 2016 och lägger den till handlingarna. Servicepartner redovisar efter två tertial ett negativt resultat med -0,3 mnkr jämfört med periodiserad budget på -3,0 mnkr. Resultatet är betydligt bättre på grund av kraftigt ökade förvaltningsintäkter från externa leverantörer, som ska återbetalas till stadens förvaltningar vid årets slut. En eftersläpning av intäkter finns samtidigt som högre intäkter tas in för lönekuvertet. Servicepartner prognostiserar ett nollresultat i enlighet med det nya resultatkravet. Förvaltningen har ansökt om och beviljats en tilläggsbudget på 1 mnkr med anledning av ofinansierade kostnader för transformationen enligt avbetalningsplan inom IT-drift och förvaltning. Besparingar inom de administrativa tjänsterna beräknas uppgå till 8,1 mnkr (målet är 11,5 mnkr). Investeringsbeloppet hittills är 36,3 mnkr, vilket ryms inom den beslutade ramen på 56,0 mnkr.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 4 (6) 8. Dnr 2016/32-KSS-003 Uppföljning av verksamhetsplan Styrelsen godkänner redovisad uppföljning av nyckeltal och lägger den till handlingarna. Servicepartners verksamhetsplan innehåller bland annat vision, mål, strategier och aktiviteter. Vi följer upp huvudmålen varje år och delmålen varje tertial. Att definiera, mäta, följa upp och analysera nyckeltal är viktigt för att kunna förbättra och utveckla vår verksamhet. Alla våra verksamheter har flera nyckeltal som man följer. Till styrelsen redovisar vi tre gånger per år ett antal av dessa. Alla aktiviteter kopplade till affärsplanen finns endast i ledningssystemet Eyescube. I bilaga redovisas ett utdrag från det övergripande styrkortet ur Eyescube med mätetal för huvudmål och delmål. Gula symboler anger ett värde nära måltalet. 9. 2015/500-KSS-041 Resultatöverföring och tilläggsbudget 2016 Styrelsen har tagit del av beslutet och lägger den till handlingarna. Servicepartner har ansökt om en tilläggsbudget 2016 på 1,1 mnkr med anledning av ökade transformationskostnader i samband med outsourcing av IT-drift och förvaltning. Årets kostnad enligt avbetalningsplanen (2013-2017) var inte medräknad vid finansieringen av de stadsgemensamma kostnaderna och styrgruppen beslöt att i efterhand inte justera kostnaden uppåt mot stadens förvaltningar och nämnder med tanke på stadens ansträngda läge. Servicepartner belastas med denna ofinansierade kostnad med eget kapital/resultatkrav. Kommunstyrelsens beslut blev att årets resultatkrav på 1 mnkr utgår. 10. Dnr 2016/00460-KSS-1.3.2 Internkontrollplan och riskanalys för 2017 Styrelsen godkänner Konsult och service internkontrollplan för 2017. Riskanalys och intern kontroll är en del av styrsystemet i Västerås stad. 2015 antogs nya riktlinjer och anvisningar för arbetet och under 2016 implementerades modellen hos Servicepartner. Internkontroll finns beskrivet i kommunallagen och ställer krav på att kommunen systematiskt
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 5 (6) ska arbeta med internkontroll dokumenterad och beslutad (i respektive nämnd) i en internkontrollplan. Internkontrollarbetet följer årscykeln för planering och budget. Varje år ska en internkontrollplan tas fram för nästkommande år, samtidigt implementeras den plan som antogs föregående år, och föregående års genomförande följs upp. Internkontrollarbetet grundar sig i en riskanalys där verksamhetens risker identifieras, analyseras, åtgärdas och kontrolleras under året. Riskanalysens syfte är att på ett strukturerat sätt identifiera de största riskerna som kan påverka verksamheten att uppnå sina mål samt att prioritera verksamhetens risker för att lägga fokus på rätt risker och rätt åtgärder. 11. Dnr 2016/00461-KSS.1.4.1 Komplettering av årsplan 2017 Styrelsen godkänner komplettering av årsplan 2017 och lägger den till handlingarna. I vårt förslag till komplettering av årsplan 2017 beskrivs planerad verksamhetsutveckling på kort och lång sikt samt de ekonomiska förutsättningarna att nå målen enligt styrkortet 2017. Vår verksamhetsutveckling går mycket bra och den utvecklingsresa vi är inne på kommer att fortsätta i oförminskad kraft inför 2017. Vi har en god och stabil ekonomisk utveckling och fortsätter att effektivisera vår verksamhet för att kompensera för löne- och kostnadsökningar och bidra till att stadens kostnader sjunker. Den största förändringen mot planeringsinriktningen från i våras gäller IT-center som organisatoriskt flyttas till Stadsledningskontoret. 12. Dnr 2016/00462-KSS-1.4.2 Upphandlings- och inköpscenter Styrelsen godkänner den muntliga presentationen. Kirsi Karlsson beskriver nuläget i denna viktiga verksamhet 13. Dnr 2016/00463-KSS-1.3.2 Implementering av Västerås stads värdegrund Styrelsen godkänner den muntliga presentationen.
VÄSTERÅS STAD KALLELSE 6 (6) Lenny Hallgren beskriver nuläget i denna viktiga fråga. 14. Dnr: 2016/00347-KSS-10 Styrelseinitiativ: Förbättra kontaktcenters tjänster med flerspråksmöjligheter Styrelsen godkänner svaret på styrelseinitiativet och ger staben följande uppdrag: Att tillsammans med Stadsledningskontoret göra en analys av de språkbehov som föreligger inför 2017 i Kontaktcenter med förslag på eventuella åtgärder Att återkoppla denna analys på ett kommande styrelsemöte i Konsult och Service M lämnade in ett styrelseinitiativ i junimötet på Konsult och Service kring det ökande behovet av flerspråksmöjligheter i Kontaktcenter. 15. Dnr: 2016/00464-KSS-1.2.3 Sammanträdestider för styrelsen för konsult och service 2017 Styrelsen godkänner datumen i ärendebeskrivningen. Följande datum föreslås för möte i styrelsen för konsult och service 2017: 17 mars klockan 09.00-11.30 2 juni klockan 09.00-11.30 6 oktober klockan 09.00-11.30 8 december klockan 09.00-11.30 16. Anmälningsärenden 17. Delegationsbeslut och inkomna ärenden 18. Övriga frågor