Kultur- fritidsnämnden 40-44
2 40 Väsentlighet riskanalys...6 41 Meröppet bibliotek...8 42 Utmaning gällande Event & Ungdomscenters verksamhet i Alingsås tätort samt ungdomsfullmäktige "Kronan på verket"...9 43 Delegationsbeslut...13 44 Meddelanden till Kultur- fritidsnämnden...14
3 Plats tid Arena 11, Rektorsgatan 11 kl 17:00 19:15 Paragrafer 40-44 Beslutande Kent Perciwall (KD) Birgitta Carlsson (S) Anders Hummel (S) Catharina Stenberg (S) Per-Gordon Tranberg (M) Hasse Hasselhuhn (M) Linda Brodén (FP) Helena Helldin (FP) Kersti Ingebon (MP) Jan Gustavsson (V) Ingbritt Johansson (C) Lars-Gunnar Svensson (S), ersättare Rolf Hedberg (FP), ersättare Övriga deltagare Dimitrios Diamantopoulos (S) Katarina Gustavsson (MP) Britta Malmberg, förvaltningschef Peyman Emami, controller 40 Johan Edgren, avdelningschef bibliotek 41 Ann-Sofie Mårtensson, administratör Nina Zita, förvaltningssekreterare Utses att justera Birgitta Carlsson Justeringens plats tid Arena 11, 22 oktober kl 19:30 Sekreterare Ordförande Justerande Nina Zita Kent Perciwall Birgitta Carlsson
4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kultur- fritidsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2012-10-25 Datum för anslags nedtagande 2012-11-16 Förvaringsplats för protokollet Kultur- fritidsförvaltningen Underskrift Nina Zita
5 Information A/ Utställningen The Only Child, besöksantal visning av utställningskatalogen B/ Nolhagahallen nulägesrapport C/ Studieresa i januari 2013
6 40 Dnr 2012.113 KFN Väsentlighet riskanalys Ärendebeskrivning I enlighet med Alingsås kommuns nya styrmodell skall en väsentlighets- riskanalys ingå som en del i styrmodellen. Utifrån väsentlighets- riskanalysen ska intern kontroll åtaganden tas fram. Arbetet med att ta fram en väsentlighets- riskanalys har sin bakgrund dels i Alingsås kommuns nya styrmodell, beslutad av KF 2011-05-25, 79 samt dels i kommunlagens krav på intern kontroll, 6 kap. 7. Genom en väsentlighets- riskanalys har de båda regelverkan vävts ihop. Kultur- fritidsnämnden har tre utgångspunkter för sin planering. 1. Fullmäktiges prioriterade mål 2. Den ekonomiska ram som fullmäktige tilldelat 3. Den samlade uppfattningen om verksamheten dess förutsättningar. Denna får nämnden genom uppföljningar analyser av verksamheten omvärld. Utifrån de tre utgångspunkterna ställer nämnden sig frågan: Vad måste fungera vad behöver utvecklas för att vi skall bidra till måluppfyllelsen? Svaret på frågan tas fram med hjälp av en väsentlighets- riskanalys. Riskbedömning är identifiering analys av relevanta risker för att inte uppnå de prioriterade målen utgör basen för att bestämma om nämnden skall besluta om ett åtagande eller internkontrollpunkt alternativt en omedelbar åtgärd. Det som måste fungera, där risken är stor att något går fel, blir kontrollpunkter i internkontrollplanen det som behöver utvecklas blir åtaganden i nämndens flerårsstrategi. Beredning Kultur- fritidförvaltningen har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse som dukas på nämndsammanträdet: Kultur- fritidsförvaltningen har upprättat ett förslag till väsentlighets- riskanalys. Förvaltningen arbetar vidare med att utforma åtaganden internkontrollpunkter utifrån denna analys. Dessa handlingar blir egna beslutsärenden under november december 2012. Kultur- fritidsförvaltningen föreslår att Kultur- fritidsnämnden godkänner bifogad väsentlighets- riskanalys översänder den till kommunstyrelsen.
7 Beslut i Kultur- fritidsnämnden Ärendet bordläggs. Om Kommunstyrelsen behöver få in Väsentlighets- riskanalysen innan nästa nämndsammanträde kan beslutet tas av presidiet.
8 41 Dnr 2012.114 KFN Meröppet bibliotek Ärendebeskrivning Biblioteksverksamheten dras sedan en tid tillbaka med ett ekonomiskt underskott av strukturell karaktär. Det kan härledas till den stora besparingen 2009 samt att hyreskostnaderna ökat utan att kompensation givits. Detta har hanterats med tillfälliga åtgärder, bl a genom en minskning av mediainköpen. I längden ohållbart om vi har ambitionen att ge alingsåsarna ett brett utbud av bibliotekstjänster. Förvaltningen ser nu över alla kostnader som är möjliga att minska, t ex så upphör den bibliografiska servicen från Btj vid årsskiftet. På sikt måste vi emellertid räkna med att kostnaden för personal behöver minska men att ändå ge en god service behövs då ny teknik tas i bruk för god tillgänglighet. Beredning Kultur- fritidsförvaltningen har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelsen till arbetsutskottet: 2013 vill vi därför tillfälligt minska personalstyrkan (detta kan lösas naturligt) vilket ger möjlighet att i ett slag komma i balans. Samtidigt måste en översyn av öppettiderna i så fall göras detta påverkar servicen till allmänheten. Nu finns sedan en tid tillbaka en teknik för att hålla biblioteken tillgängliga längre än det ordinarie öppethållandet, sk meröppet. I Danmark finns denna installerad på ett 80-tal bibliotek i Sverige har Veberöds bibliotek i Lunds kommun använt den under några år. Tekniken nått en mognadsgrad som gör att fler installationer kommer under hösten 2012, bl a i Botkyrka Kävlinge. De utvärderingar som gjorts har entydigt gett positiva resultat. Läs gärna Barbro Roos (bibliotekschef i Kävlinge kommun) om Veberöds bibliotek: http://www.skane.se/public/kultur/utredningar%20%20rapporter/utvardering_veberods_ meroppna_bibliotek_2010-2011.pdf Kostnaden för hård- mjukvara om installationer görs på biblioteken i Alingsås Sollebrunn uppgår till ca 500.000:- kan installeras driftsättas under våren 2013. Inför budgetarbetet 2014 behöver nämnden ta beslut om vilken servicenivå biblioteken framgent ska ha då personalkostnaderna återgår till dagens nivå. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 8 oktober 2012. Beslut i Kultur- fritidsnämnden Kultur- fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att upphandla meröppettekniken för installation på biblioteken i Alingsås Sollebrunn komma i ekonomisk balans.
9 42 Dnr 2012.082 KFN Utmaning gällande Event & Ungdomscenters verksamhet i Alingsås tätort samt ungdomsfullmäktige "Kronan på verket" Ärendebeskrivning Verksamhetsledare Mats Byström, fritidskonsulenterna Fredrik Grill, Henrik Jacobsson Anna Grill lämnade den 29 maj till kommunledningskontoret in en utmaning av: All verksamhet Alingsås ungdomscenter bedriver i Alingsås tätort för målgruppen ungdomar 13-25 år. All verksamhet som bedrivs i anläggningen kallad Arena Elva Ansvaret för ungdomsfullmäktige projektbidraget Kronan på Verket. Beredning Kultur- fritidsförvaltningen har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelsen till arbetsutskottet: Utmaningen har hanterats enligt de tillämpningsföreskrifter Kommunstyrelsen fastställde 7 mars 2011 58. Kultur- fritidsförvaltningen har delat upp utmaningen i 3 delar: 1. Verksamheten på Arena elva samt i Alingsås tätort för åldersgruppen 13-25 år. 2. Ungdomsfullmäktige 3. Projektbidraget Kronan på verket Förvaltningen har gjort följande i utredningen kring utmaningen: Gett samtliga personal möjlighet att svar på 5 frågor kring utmaning, samt lämna sin uppfattning Samtalat med KEKS Intervjuat tjänsteman i Nacka kommun som bedriver fritidsgårdsverksamhet i kommunal regi samt lämnat till entreprenör Intervjuat Kreativ Fritid som är entreprenör i Lerums kommun Tillfrågat Barn- ungdomsförvaltningen, Socialförvaltningen samt Utbildningsförvaltningen om vilka konsekvenser de kan se om verksamheterna sker på entreprenad
10 Utrett ekonomin Beaktat verksamheterna i Sollebrunn Ingared som är närbesläktade de som är utmanade Samtal med Sveriges Kommuner Landsting Samtal med Ungdomsstyrelsen Sammanfattning av personalens synpunkter Eftersom det är delar av personalen som står utanför utmaningen var svaren lite olika beroende på om var utmanare eller inte. De svarar förutom undantagsvis när det gäller att vara kvar oavsett vad beslutet blir att de kan tänka sig att fortsätta i verksamheten. När det gäller synen på Utmaningen gäller följande synpunkter: Vi har passion för arrangemang Samverkan bygger på god kommunikation, oavsett vem som driver verksamheten Det blir snabbare beslut vid entreprenörskap Lättare med sponsring med privat aktör Långsiktigheten saknas idag Dagens organisation är inte bra för långt mellan chef medarbetare Det är en tydlig koppling mellan öppna verksamheterna arrangemangen med Kronan på Verket Ungdomsfullmäktige Ungdomsfullmäktige Kronan på Verket skall vara i kommunal regi Blir det en privat aktör är det svårt att få samordningsvinster med personal som alternerar mellan verksamheterna i ytterområden i tätorten. Personalen ser inte att även verksamheterna i Ingared Sollebrunn lämnas på entreprenad, som exempel nämnder flera föreningslivet. KEKS-nätverket
11 KEKS är ett nationellt nätverk för kommunala fritidsgårdar. Nätverket bygger på en idéplattform som syftar till att tydliggöra de principer, normer värden som sammantagna formar grunden för en god öppen fritidsverksamhet. I ett samtal med KEKS växte det fram att det tecknades ett medlemskap från Alingsås. Detta för att säkra kvalitetsarbetet uppföljningsarbete till att en eventuell upphandling kan genomföras. Under hösten 2012 genomförs den första utbildningen med samtliga personal arbetet med värdegrunden kvalitetssäkringen är påbörjad. Sammanfattning svar från Nacka kommun Fördelarna med entreprenörskapet är att det finns en tydlig kravspecifikation uppföljningen är mer kontrollerade än de kommunala verksamheterna. Det kreativa tänkandet får ett större utrymme bland personalen. Verksamheten blir också säkrad under avtalsperioden som är mer än ett budgetår. Kommunen kommer också ifrån personalansvar budgetansvaret för verksamheten. Nackdelarna är att flexibiliteten med personal blir snävare vilken i sin tur ger en ökad sårbarhet. Samarbetet mellan gårdarna minskar. Även samverkan med närliggande kommunala områden minskar vilken är negativt i det förebyggande arbetet. Entreprenören får egentligen enbart skötsel- personalansvar eftersom kravspecifikationen är tydlig. Sammanfattning svar från entreprenör Svaret har lämnats av en av 9 delägare i personalkooperativet Kreativ fritid i Lerum. Fördelarna med att driva verksamheten i egen regi är att vi styr verksamheten själv. Vi som personal har fått högre kompetens i administrativa uppgifter. Nackdelen är att fortbildningstillfällen har minskat i med att kommunen glömmer att kalla oss, eftersom vi är privata. Vi finns ju ändå i lokalerna. Det är också färre genensamma träffar mellan fritidsgårdarna i dag än det var förut. Kvalitetsmässigt i verksamheten märks det inte om verksamheten bedrivs i kommunal eller privat regi. Sammanfattning Barn- ungdomsförvaltningen, Socialförvaltningen samt Utbildningsförvaltningen I de skriftliga svar som Barn- ungdomsförvaltningen, Socialförvaltningen samt Utbildningsförvaltningen lämnat beskrivs av samtliga en oro av de projekt eller verksamheter som sker i samverkan, t ex BUS-arbetet, hur kommer det att fungera med en privat aktör. Det kommer att ställa nya krav på samarbetet. Utmaningen kan sätta det nya SSPFsamarbetet på spel. Där BUS är på väg att skriva avtal mellan skola, socialtjänst, polis fritidsverksamhet. Andra samverksansprojekt som nämns i svaren är Plug In ungdomsfullmäktige samt fältarbetarnas utgångspunkt från Arena Elva kan äventyras.
12 Förvaltningens utlåtande Att lägga ut den öppna verksamheten, arrangemang i tätorten samt verksamheten på Arena Elva på en entreprenör kan säkert öka personalens kreativitet att de känner sig friare i sitt arbete. Det beror i mycket på hur snävt avtalet utformas. En stor nackdel är flexibliteten med personal mellan de verksamheter som idag bedrivs i Sollebrunn Ingared. De erfarenheter som man dragit både i Lerum Nacka är personalens fortbildningstid minskar, samverkan med andra fritidsgårdar minskar samt att andra samverkansverksamheter i kommunal regi minskar till viss del försvinner. Kronan på Verket är en bidragsform där unga människor kan söka medel till att arrangera för andra människor. Att lämna ett bidragsuppdrag till en privat aktör som också kan använda den formen av arrangemang i sin egen verksamhet, är en klar jävsituation. Ungdomsfullmäktige bygger på en demokrati i sin förlängda form påverkan i de politiska processerna. Ett företag eller ett kooperativ har vinstintresse är på så sätt inte demokratiska organisationer även om man kan arbeta med demokratifrågor. Privata intressen skall inte på något sätt sammankopplas med politiken. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 8 oktober 2012. Beslut i Kultur- fritidsnämnden Kultur- fritidsnämnden avslår verksamhetsledare Mats Byström, fritidskonsulenterna Fredrik Grill, Henrik Jacobsson Anna Grills utmaning. Exp: KS, utmanaren
13 43 Dnr 2012.031 KFN Delegationsbeslut år 2012 Ärendebeskrivning Kultur- fritidsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till arbetsutskottet, ordförande tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning (2005-12-15, 97, reviderad senast 2012-06-12). Dessa beslut skall redovisas till Kultur- fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att Kultur- fritidsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Beredning Följande delegationsbeslut har redovisats under perioden 2012-09-10-2012-10-15. Delegat ordförande Kent Perciwall Brådskande ärende kring Västra Götalands Regionens regionala kulturplan 2013-2015 Delegat Britta Malmberg Folkbildningsbidrag 2012 Verksamhetsbidrag våren 2012 ungdom Anläggningsbidrag ungdom 2012 Anläggningsbidrag övriga föreningar 2012 Delegat Bent-Göran Kullner Anställning av receptionist (vikariat), djurskötare (vikariat) simlärare/receptionist/städare (vikariat) Hyreskontrakt Nolhagahallens cafeteria 2012-07-01 2013-06-30 Delegat Eva Sundberg Anställning av två ungdomskonsulenter (allmän visstid), ungdomskonsulent (vikariat) Delegat Elisabeth Rees Avtal mellan Alingsås Konsthall utställaren Carolina Falkholt Avtal mellan Alingsås Konsthall medverkande Meira Ahmemulic Anställning av museipedagog (tillsvidare) Beslut i Kultur- fritidsnämnden Kultur- fritidsnämnden lägger informationen till handlingarna.
14 44 Dnr 2012.079 KFN Meddelanden till Kultur- fritidsnämnden 22 okt Målbild för Alingsåsparken, KF 92, dnr 2010.129 KS Riktlinjer för serveringstillstånd tillsyn enligt alkohollagen KF 145, dnr 2012.185 KS Fördelning av statsbidrag till inköp av litteratur till folk- skolbiblioteken, Kulturrådet från FSG 13 juni, 5 september,12 september 9 oktober Synpunkter svar angående Konsthallens marknadsföring, dnr 2012.076 KFN Synpunkter svar angående filmvisning Palladium, dnr 2012.081 KFN