Protokoll från årsmöte 2011 i samfälligheten Gulsparven 2011-05-31 Närvarande: Åsa Westberg, Gulsparvsvägen 1 Lars Mårtensson, Gulsparvsvägen 2 Hedvig Ullman Forsberg, Gulsparvsvägen 3 Peter och Marta Triumf, Gulsparvsvägen 6 Jens-Jonathan Larnhed, Gulsparvsvägen 7 Jessica Ronkainen, Gulsparvsvägen 8 Peter Almstedt, Gulsparvsvägen 10 Thomas Kahn, Gulsparvsvägen 17 Henrik Gatterman, Gulsparvsvägen 20 Nisse Hedström, Gulsparvsvägen 21 Caroline och Mikael Åkerlind, Gulsparvsvägen 22 Josefine Lawin, Gulsparvsvägen 28 Gerard Regouw, Gulsparvsvägen 29 Sofia Lindgren, Gulsparvsvägen 31 Carina Filipp, Gulsparvsvägen 34 Paul och Siv Kasperi, Gulsparvsvägen 37 1. Stämmans öppnande Mötet öppnades av styrelsens ordförande Sofia Lindgren. 2. Godkännande av dagordning samt att kallelse skett i behörig tid Mötesdeltagarna godkände dagordningen och ansåg att kallelse skett i behörig tid. 3. Val av ordförande för stämman Till ordförande för årsmötet valdes Sofia Lindgren. 4. Val av sekreterare för stämman Till sekreterare för årsmötet valdes Thomas Kahn. 5. Val av två justeringsmän Till justeringsmän valdes Caroline Åkerlind och Josefine Lawin. 6. Genomgång av samfällighetens ekonomi Jessica Ronkainen redovisade samfällighetens resultat- och balansräkning för 2010. I samband med detta var det flera som tyckte att samfällighetens avsättning till fonden är i underkant. Då denna punkt enbart var en redovisning av hur ekonomin har sett ut under 2010 så valde vi att inte gå vidare med den diskussionen här utan sköt fram den till punkt 12 (Styrelsens förslag till budget för 2012). 7. Revisionsberättelse Samfällighetens revisor Jens-Jonathan Larnhed har granskat samfällighetens redovisning för 2010 och godkänner den.
8. Ansvarsfrihet för styrelsen och revisorerna Mötesdeltagarna beviljar styrelse och revisorer ansvarsfrihet. 9. Ersättning till styrelsen Mötesdeltagarna godkänner en ersättning till styrelsen på 990 kr per styrelsemedlem. 10. Motioner från medlemmar Önskemål om ytterligare farthinder i form av gummibulor på Gulsparvsvägen. Nisse Hedström redogjorde för de önskemål om ytterligare farthinder i form av gummibulor som har inkommit som motion till styrelsen. Under förra årsmötet beslutades att vi skulle vänta med att sätta ut gummibulor i vägbanan och istället prova att sätta ut blomlådor i ett försök att få ner farten på vägen. Vi sa också att om detta försök inte gav önskad effekt i form av lägre hastighet skulle frågan om gummibulor tas upp på nästa årsmöte, dvs. detta årsmöte. Samtliga närvarande medlemmar verkade vara överens om att det fortfarande finns ett problem med bilar som kör för fort på Gulsparvsvägen, att blomlådorna inte har löst problemet och att vi måste göra mer för att få ner hastigheten på vägen. Däremot fanns det olika åsikter om vilket sätt som är det mest effektiva. Flera av mötesdeltagarna trodde inte att gummibulor skulle hjälpa eftersom bilarna bara skulle sakta ner precis innan bulorna och sedan gasa på igen. De alternativa förslag som diskuterades var att skapa avsmalningar i vägbanan vid båda infarterna, att gå ut med information till alla medlemmar om vikten av att köra långsamt, att sätta en vägbom med lås vid varje infart och slutligen att sätta upp skyltar med uppmaningen att köra långsamt. Det var också ett par mötesdeltagare som föreslog att vi skulle kontakta Vallentuna kommun för att höra om de kan hjälpa oss. Jens-Jonathan Larnhed och Caroline Åkerlind kunde dock meddela att kommunen tyvärr inte kan att hjälpa oss med detta. Det beslutades att styrelsen får i uppdrag att gå ut med information till samtliga hushåll på gatan om vikten av att hålla en låg hastighet. Siv Kasperi får i uppgift att titta närmare på olika förslag till hur man skulle kunna göra vägen smalare vid infarterna och redovisa resultatet av detta arbete till styrelsen. Carina Filipp och Josefine Lawin fick i uppgift att skapa barnmålade skyltar med uppmaning om att köra långsamt till de båda infarterna. Samtidigt var det många medlemmar som ansåg att det ursprungliga förslaget om att sätta gummibulor på vägbanan är det mest effektiva sättet att så ner hastigheten. Ett stort problem med detta förslag är att det finns hushåll som har bilar med låg markfrigång. Om man skulle sätta upp gummibulor vid båda infarterna av Gulsparvsvägen skulle dessa medlemmar inte kunna köra till sitt hem med bil. Då problemet med hög hastighet upplevs som värst i början av vägen kom vi överens om att det förslag som mötesdeltagarna skulle ta ställning till var om samfälligheten skulle sätta upp gummibulor i början av Gulsparvsvägen eller inte. Röstade man ja till detta förslag godkände man också att en engångskostnad på 300 kr per medlem kommer att tas ut under augusti 2011 för att finansiera inköp av gummibulor. En omröstning genomfördes och majoriteten av mötesdeltagarna röstade ja till att samfälligheten köper in och sätter upp farthinder i form av gummibulor på raksträckan i början av Gulsparvsvägen, dvs. den del med låga gatunummer.
11. Framställningar från styrelsen Byte till lågenergilampor i samtliga gatlyktor på Gulsparvsvägen Carina Filipp redovisade vad ett byte till lågenergilampor (LED-lampor) i samtliga gatlyktor på Gulsparvsvägen skulle kosta och ett preliminärt estimat över hur mycket samfälligheten skulle kunna spara i form av lägre elräkning i samband med ett sådant byte. Dels finns det en kostnad för inköp av själva lamporna, dels måste varje stolpe/armatur anpassas för att kunna fungera med de nya lamporna. Carina redogjorde också för resultatet av de tester som har gjorts på några få lampor i mitten på gatan, lampornas livstid och vilka garantier lampleverantören lämnar på produkten. Efter det genomfördes en omröstning där mötesdeltagarna skulle ta ställning till frågan om samfälligheten ska köpa in och byta till LED-lampor i samtliga gatlyktor på Gulsparvsvägen eller inte. Om man röstade ja till detta byte så godkände man också att styrelsen kommer att ta ut en engångskostnad på 700 kr per hushåll som ska täcka inköp av lampor och arbete med anpassning av stolparna. Den extra avgiften skulle i så fall tas ut under augusti 2011. Mötesdeltagarna röstar enhälligt ja till att vi ska byta till LED-lampor. Trivselkväll Styrelsen ville veta om det fanns ett intresse för en trivselkväll i höst. Mötesdeltagarna tyckte detta lät kul och därför beslutades att en trivselkommitté bestående av Gerard Regouw, Sofia Lindgren och Carina Filipp kommer att planera och bjuda in till en trivselkväll någon gång under sensommaren/hösten 2011. Ogräs/gräs mellan egna tomten och vägbanan Thomas Kahn informerade om för varför det är viktigt att vi inte har gräs som växer i vägkanterna. Gräset äter sig sakta men säkert in i asfalten vilket kan innebära att samfälligheten tvingas laga vägbanan tidigare än beräknat vilket skulle medföra stora extrakostnader för samfälligheten. Därför ska alla se över området mellan den egna tomten och vägen. Det ska finnas en marginal på minst 20 centimeter mellan eventuellt gräs och asfaltskanten. Arbetet med att att ta bort gräset och fylla på med grus är något som respektive hushåll själva ansvarar för. De sträckor som gränsar mot allmänning sköter vi gemensamt under städdagarna. Information angående gräsklippning 2011 och inför 2012 Thomas Kahn redogjorde för hur gräsklippningen på samfällighetens gemensamma ytor kommer att genomföras under 2011. De hushåll som hjälper till med klippningen kommer att få en avgiftsreduktion motsvarande 1 600 kr på nästa årsavgift. Det kan vara svårt att ensam få ut maskinerna ur boden vid lekparken när man ska klippa. Dörren och rampen är inte anpassad för en åkgräsklippare. Peter Almstedt fick i uppgift att ansvara för att de justeringar av dörr och ramp som behövs för att det ska fungera smidigare genomförs. De hushåll som redan nu visste att de vill vara med och klippa gräset under 2012 hade möjlighet att anmäla sig. Vi fick in två hushåll under mötet. De som inte visste än uppmanades att fundera på saken och anmäla eventuellt intresse via styrelsens mailadress (gulsparven@gmail.com).
12. Styrelsens förslag till budget 2012 Jessica Ronkainen hade förberett en budget för 2012 med 4 olika alternativ beroende på vilka engångskostnader mötesdeltagarna skulle välja att rösta igenom på mötet. Då mötesdeltagarna under mötet hade röstat ja till engångskostnader för att sätta upp gummibulor i vägen och ja till engångskostnader för att byta till LED-lampor i gatubelysningen så återstod två alternativ: ett som bygger på att vi under 2012 får in tillräckligt många medlemmar som vill vara med och klippa gräs och ett annat där vi lägger ut gräsklippningen på entreprenad. Budgeten där vi lägger ut gräsklippningen på entreprenad skulle innebära en höjning av årsavgiften från 3000 kr till 4500 kr per hushåll. I samband med detta väcktes frågan om storleken på samfällighetens avsättning till fonden för underhåll och oförutsedda utgifter. Hittills har samfälligheten bara avsatt 4000 kr/år till denna fond. I 2012 års budget är avsättningen fördubblad till 8000 kr/år. De flesta mötesdeltagare ansåg att detta troligtvis ändå är för lite. Styrelsen har vid flera tillfällen tvingats gå ut till medlemmarna för att begära in ytterligare inbetalningar, utöver årsavgiften, för att täcka kostnader som det egentligen borde finnas utrymme för i budgeten. Därför kom ett förslag om att samfälligheten i budgeten för 2012 höjer årsavgiften till 4500 kr per hushåll, oavsett om gräsklippningen för under det året utförs av medlemmarna själva eller läggs ut på entreprenad. Det skulle innebära att styrelsen har möjlighet att lösa frågan om gräsklippning för 2012 oavsett om vi får in tillräckligt många medlemmar som vill vara med och klippa eller ej, utan att behöva gå ut till medlemmarna för att begära in extra pengar. Det skulle också ge samfälligheten större möjligheter att via årsavgiften täcka extraordinära kostnader som uppstår utan att man behöver gå ut till medlemmarna och begära in extra medel varje gång. Skulle det visa sig att vi får ett överskott så bör detta avsättas till fonden så att samfälligheten står bättre rustad den dagen vi behöver genomföra större reparations- eller underhållsarbeten. Mötesdeltagarna röstade om man ville godkänna en höjning av årsavgiften från nuvarande 3000 kr per hushåll till 4500 kr per hushåll. Samtliga mötesdeltagare röstade ja vilket innebär att årsavgiften för 2012 kommer att vara 4500 kr. Inbetalningen ligger i oktober 2011. 13. Val av styrelse Valberedningen hade föreslagit Jens-Jonathan Larnhed som ny ordförande och Peter Almstedt som ny suppleant. Mötesdeltagarna röstade ja till att Jens-Jonathan Larnhed blir ny styrelseordförande för samfälligheten Gulsparven och att Peter Almstedt blir ny styrelsesuppleant. De ersätter Sofia Lindgren och Carina Filipp som valt att avgå. Mötesdeltagarna röstade också ja till att Jessica Ronkainen blir samfällighetens kassör. 14. Val av revisor och revisorssuppleant Till revisor valdes Henrik Gatterman. Till revisorssuppleant valdes Mikael Åkerlind. 15. Val av valberedning Till valberedningen utsågs Elin Fredriksson och Caroline Åkerlind.
16. Övriga frågor Siv och Paul Kasperi bad om samfällighetens godkännande att få fälla en stor tall som står på allmänningen mellan Ekebyvägen och deras hus. Om den skulle falla under en storm kommer den att falla rakt över huset vilket de tyckte var olustigt. Mötesdeltagarna gav sitt godkännande till att de fäller tallen. Frågan om bilar som parkeras på grusplanen i början av gatan togs upp. Egentligen är det en yta som skapats för att man ska kunna ställa upp en container för pappersinsamling, men den används nu som extra parkeringsplats. Det fanns ingen konkret fråga att ta ställning till och ingen omröstning genomfördes, men de flesta mötesdeltagare verkade tycka att det är okay att det står bilar där under perioder så länge som det inte blir en permanent parkeringsplats och så länge som det är samfällighetens medlemmar som parkerar där. Det är ett bättre alternativ än att bilarna står parkerade längs gatan. 17. Stämman avslutas Protokollet godkänns Sofia Lindgren, mötets ordförande Thomas Kahn, sekretererare Caroline Åkerlind, justeringsman Josefine Lawin, justeringsman