Nr 4 Valnämnden 2014-08-20 1(15) Tid och plats Onsdagen den 20 augusti 2014, klockan 18.00 19.00, i Skållerudsrummet Beslutande Ledamöter Lennart Karlsson, ordf. (C) Reine Dahlman, v ordf. (S) Monica Björndahl (M) Mari-Anne Edmark (S) Tjänstgörande ersättare Katarina Kjörling (M) för Karin Johansson (KD) Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Ingrid Engqvist, chefssekreterare Övriga Utses att justera Justerare Ersättare Monica Björndahl (M) Mari-Anne Edmark (S) Justeringens plats och tid Melleruds kommunkontor den 25 augusti 2014, klockan 09.00 Justerade paragrafer 25-37 Underskrifter Sekreterare... Ingrid Engqvist Ordförande... Lennart Karlsson Justerande... Monica Björndahl ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Valnämnden 2014-08-20 Datum då anslaget sätts upp 2014-08-25 Datum då anslaget tas ned 2014-09-16 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift... Ingrid Engqvist
Valnämnden 2014-08-20 2 Innehållsförteckning 25 Personalorganisation för genomförande av valförrättningar den 14 september 2014 26 Fastställande av lokaler och tider för särskild röstmottagning på vårdinrättningar söndagen den 7 september 2014 27 Representant från valnämnden samt valförrättare till särskild röstmottagning på vårdinrättningar söndagen den 7 september 2014 28 Valskjutsar till vallokaler den 14 september 2014 6 29 Utlämnande av valmaterial och valsedlar till vallokalerna inför det allmänna valet 2014 30 Delegation av rätt att kvittera ut försändelser med förtidsröster vid allmänna valet 2014 31 Preliminär granskning och rösträkning den 17 september 2014 - kungörelse och annonsering m.m. 32 Utbildning/information till valförrättare samt de olika valdistriktens ordförande och vice ordförande 33 Valnämndens information till kommuninvånarna om allmänna valet 2014 11 34 Avstämning av valkansliets förberedande arbete 12 35 Anmälan av cirkulär och meddelanden från Valmyndigheten och Länsstyrelsen i Västra Götalands län 36 Distribution av namnvalsedlar vid de allmänna valen 2014 14 37 Jourberedskap under helger vid Medborgarkontoret 15 3 4 5 7 8 9 10 13
Valnämnden 2014-08-20 3 25 Dnr VN 2014/3.110 Personalorganisation för genomförande av valförrättning den 14 september 2014 Valnämnden beslutar att utse ordföranden, vice ordföranden och övriga valförrättare för de fem valdistrikten samt personal vid valnämndens kansli enligt föreliggande förslag till att ansvara för genomförandet av valförrättningen den 14 september 2014 I Melleruds kommun finns fem valdistrikt. Personalorganisationen för genomförande av det allmänna valet den 14 september 2014 behöver bestå av cirka tio personer per valdistrikt. Därtill kommer den personal som tjänstgör vid valnämndens kansli. Beslutsunderlag Förslag till ordförande/vice ordförande samt valförrättare. Förslag till personal vid valnämndens kansli. Valnämndens ordförande och vice ordf. Valdistriktens ordförande Chefssekreteraren
Valnämnden 2014-08-20 4 26 Dnr VN 2014/3.110 Fastställande av lokaler och tider för särskild röstmottagning på vårdinrättningar söndagen den 7 september 2014 Valnämnden beslutar att särskild röstmottagning sker söndagen den 7 september 2014 enligt följande Kroppefjällshemmet, Dals Rostock Kl. 09.30-10.00 Karolinen, Dals Rostock Kl. 10.30-11.30 Skållerudshemmet, Åsensbruk Kl. 12.00-13.00 Fagerlidshemmet, Mellerud Kl. 10.00-11.00 Bergs äldreboende, Mellerud Kl. 11.30-12.30 Älvan, Mellerud Kl. 13.00-14.00 Röstning på servicehus och vårdinrättningar har traditionellt genomförts söndagen före valdagen. Med stöd av 12 kap. 3 Vallagen uppdrar valmyndigheten åt Valnämnden i Mellerud kommun att bestämma om särskild röstmottagning, så kallad institutionsröstning vid 2014 års allmänna val. Valmyndigheten förutsätter att kommunerna medverkar till att röstning vid särskilda röstmottagningsställen kan ske i en omfattning som väl motsvarar vad som gällt vid tidigare val. Enligt valmyndighetens uppfattning bör institutionsröstning övervägas på sådana ställen där 10-15 röster kan förväntas tas emot. Om röstmottagningen inte kan ordnas på en institution bör valnämnden överväga andra möjligheter till röstning, exempelvis budröstning eller valskjutsar. Valnämnden får bestämma på vilka institutioner som röstning ska ske och tider för röstningen. Valnämnden ska informera partier och väljare samt i övrigt vidta de åtgärder som är nödvändiga för genomförandet av röstningen. Denna röstning sker söndagen den 7 september 2014. Vid detta tillfälle kan även anhöriga och personal förtidsrösta. Ansvarig chefer för respektive enhet Lennart Karlsson Marita Almén Reine Dahlman Maritha Johansson
Valnämnden 2014-08-20 5 27 Dnr VN 2014/3.110 Representant från valnämnden samt valförrättare till särskild röstmottagning på vårdinrättningar söndagen den 7 september 2014 Valnämnden beslutar att utse följande representanter för valnämnden att genomföra särskild röstmottagning på vårdinrättningar inom kommunen: Lennart Karlsson och Marita Almén (Fagerlidshemmet, Äldreboendet Bergs och Servicehuset Älvan i Mellerud) Reine Dahlman och Maritha Johansson (Kroppefjällshemmet och Trygghetsboendet Karolinen i Dals Rostock samt Skållerudshemmet i Åsensbruk) Valnämnden ska utse valförrättare och inför de senaste valen har representanter från valnämnden ansvarat för genomförandet av valförrättningen vid särskild röstmottagning på vårdinrättningar inom kommunen. Ansvarig chefer för respektive enhet Lennart Karlsson Marita Almén Reine Dahlman Maritha Johansson
Valnämnden 2014-08-20 6 28 Dnr VN 2014/3.110 Valskjutsar till vallokaler den 14 september 2014 Valnämnden beslutar 1. att godkänna att valskjutsar ordnas för de som själva har svårt att ta sig till vallokalerna den 14 september 2014. 2. att ge chefssekreteraren i uppdrag att kontakta taxiföretag i kommunen angående eventuella beställningar. Röstberättigade inom Melleruds kommun, som önskar skjuts till vallokal söndagen den 14 september 2014, kan anmäla detta till kommunkansliet, senast torsdagen den 11 september 2014, klockan 15.00. Annons kommer att införas onsdagen den 3 september 2014 i Melleruds Nyheter och anslag kommer att finnas på Medborgarkontorets anslagstavla. Information kommer även att finnas på kommunens hem. Chefssekreteraren
Valnämnden 2014-08-20 7 29 Dnr VN 2014/3.110 Utlämnande av valmaterial och valsedlar till vallokalerna inför allmänna valet 2014 Valnämnden beslutar att lämna ut valmaterial i kommunhuset under torsdagen den 11 september och fredagen den 12 september 2014 mellan 08.30 och 15.00. Valnämndens kansli kommer att packa erforderligt valmaterial m.m. till respektive valdistrikt för utlämning. Valdistriktens ordförande/vice ordförande Chefssekreteraren Medborgarkontoret
Valnämnden 2014-08-20 8 30 Dnr VN 2014/3.110 Delegation av rätt att kvittera ut försändelser med förtidsröster vid allmänna valet 2014 Valnämnden beslutar att delegera rätt att kvittera ut försändelser med förtidsröster till följande personer: Ordföranden Lennart Karlsson Vice ordföranden Reine Dahlman Valnämndens handläggare Mario Vasquez Chefssekreterare Ingrid Engqvist Vaktmästare Katarina Larsson Samhällsvägledare Eva Nilsson-Olsson Samhällsvägledare Victoria Jensen Samhällsvägledare Frida Larsson Samhällsvägledare Ulrika Claesson Valnämnden bör inför de två valen delegera rätten att, var för sig, kvittera ut försändelser med förtidsröster till Melleruds kommuns valnämnd till ordförande och vice ordförande samt till personal inom kommunkansli, medborgarkontor och vaktmästeri. Valnämnden ordförande Valnämndens vice ordföranden Chefssekreteraren Vaktmästaren Katarina Larsson Samhällsvägledare Eva Nilsson-Olsson Samhällsvägledare Viktoria Jensen Samhällsvägledare Frida Larsson Samhällsvägledare Ulrika Claesson Posten
Valnämnden 2014-08-20 9 31 Dnr VN 2014/3.110 Preliminär granskning och rösträkning den 17 september 2014 - kungörelse och annonsering m.m. Valnämnden beslutar att 1. genomföra den preliminära granskningen och rösträkningen den 17 september 2014, klockan 09.00, i kommunhusets sammanträdesrum Bolstad. 2. information om förrättningen ska ske genom kungörelse på kommunens anslagstavla i Medborgarkontoret och genom annonsering i Melleruds Nyheter den 10 september 2014. 3. kalla valnämndens ledamöter/ersättare till förrättningen. Onsdagen efter valdagen räknar valnämnderna de förtidsröster som vallokalerna inte hunnit få under valdagen. Dessa är främst röster från utlandet och förtidsröster som avlagts i andra kommuner på valdagen. Den preliminära rösträkningen är en offentlig förrättning vilket innebär att allmänheten kan närvara. Chefssekreteraren
Valnämnden 2014-08-20 10 32 Dnr VN 2014/3.110 Utbildning/information till valförrättare samt de olika valdistriktens ordförande och vice ordförande Valnämnden beslutar att genomföra en valutbildning/information tisdagen den 2 september 2014, klockan 18.00, i Tingshuset och kalla samtliga valförrättare samt de olika valdistriktens ordförande och vice ordförande. Valnämnden planerar en valutbildning/information tisdagen den 2 september 2014, klockan 18.00, i Tingshuset för samtliga valförrättare samt de olika valdistriktens ordförande och vice ordförande. Vid detta tillfälle kommer informationsmaterial att delas ut. Valnämndens ledamöter/ersättare Samtliga valförrättare
Valnämnden 2014-08-20 11 33 Dnr VN 2014/3.110 Valnämndens information till kommuninvånarna om allmänna valet 2014 Valnämnden godkänner redovisningen. Kommunkansliet har lagt ut information på hemn om hur valet kommer att genomföras inom den egna kommunen. Kommunens insatser är ett komplement till Valmyndighetens informationsinsatser. Väljarna får information om var det går att rösta, hur man får tag i dubblettröstkort, att onsdagsräkningen är offentlig, vem man ska kontakta med frågor m.m. Alla röstberättigade kommer att få ett röstkort från valmyndigheten med information om vallokal och vallokalens öppettider.
Valnämnden 2014-08-20 12 34 Avstämning av valkansliets förberedande arbete Valnämnden godkänner redovisningen. lämnar en aktuell rapport över valkansliets förberedande arbete m.m: Valmaterial har tillsammans med vaktmästaren inventerat valmaterialet. Ett 10-pack valsedelställ har beställts för att tillgodose det behov som finns hos vallokalerna. Medborgarkontoret Medborgarkontoret kommer att bemannas med två röstmottagare under gällande öppettider. Utöver dessa röstningsmottagare kommer vi även att förstärka med en värd som tar emot och vägleder de röstningsberättigade vid lunchtid (kl.11.00 14.00). Se bifogat schema. Medborgarkontoret har inte haft möjlighet att bemanna röstningsmottagandet med ordinarie personal och har varit tvungen att kalla in extrapersonal. Den uppskattade personalkostnaden för den extra insatta personalen är motsvarande 7 420 kronor och kommer att debiteras valnämnden. Utbildning Utbildning för röstningsmottagning i vallokal kommer att hållas den 2 september, kl. 18.00. Utbildning för röstningsmottagning i röstningslokal kommer att hållas den 22 augusti kl. 08.00 samt ett praktiskt moment den 25 augusti kl. 08.00. Budget Valnämnden har fått 341 000 kronor för att driva både EU-valet och RLK-valet. Än så länge har personalkostnaderna för EU-valet motsvarat 122 000 kr och övriga kostnader har motsvarat 15 000 kronor. Den totala kostnaden är 137 000 kr vilket lämnar ett utrymme motsvarande 204 000 kronor.
Valnämnden 2014-08-20 13 35 Dnr VN 2014/2.000 Anmälan av cirkulär och meddelanden från valmyndigheten och Länsstyrelsen i Västra Götalands län Valnämnden godkänner redovisningen. Följande meddelanden och anvisningar från bland annat valmyndigheten och Länsstyrelsen i Västra Götalands län anmäls för valnämndens kännedom: Valmyndighetens nyhetsbrev 2014.
Valnämnden 2014-08-20 14 36 Dnr VN 2014/3.110 Distribution av namnvalsedlar vid de allmänna valen 2014 Valnämnden beslutar att samtliga partier själva ansvarar för att lägga ut namnvalsedlar (valsedlar med partinamn och kandidater) vid val till riksdag, kommun och landsting 2014. Dessa kan läggas i vallokalerna och röstningslokalerna. Enligt vallagen ska valnämnden ansvara för distribution av valsedlar till vallokalerna vid de allmänna valen enligt följande: Blanka valsedlar. Valsedlar med parti- och valbeteckning för val till riksdagen, samt landstingsoch kommunfullmäktige för varje parti som i något av de två senaste riksdagsvalen fått mer än en procent av rösterna i hela landet. Valsedlar med parti och valbeteckning för val till kommun- och landstingsfullmäktigevalet för varje parti som redan är representerat där och som inte uppfyller något av kraven enligt ovan. Valnämndens ansvar för valsedlar regleras i 8 kapitlet i vallagen och en eventuell distribution av valsedlar utöver vad som anges där kan leda till juridiska konsekvenser. Partierna (S, C, FP, KIM, KD, MP, M och V) SD distriktsavdelning Medborgarkontoret
Valnämnden 2014-08-20 15 37 Dnr VN 2014/3.119 Jourberedskap under helger vid Medborgarkontoret Valnämnden ger valhandläggaren och chefen för Medborgarkontoret i uppdrag att se till att det finns jourberedskap under de lördagar/söndagar som Medborgarkontoret håller öppet för mottagning av förtidsröster. Medborgarkontoret håller öppet för mottagning av förtidsröster lördagarna 30 augusti, 6 och 12 september samt söndagarna 7 och 14 september 2014. Röstmottagningen kommer att bemannas med två personer enligt ett fastställt schema. För att säkerställa att den fungerar även vid sjukdom m.m. vill valnämnden att det finns en jourberedskap. Kommunutvecklaren Medborgarkontoret