Vägledning Beräkna och använda nyckeltal för stödfunktioner och lokaler

Vägledning Beräkna och använda nyckeltal för stödfunktioner och lokaler 2013:34

ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som pdf-fil eller beställas från www.esv.se Datum: 2013-02-19 Dnr: 49-1006/2009 ESV-nr: 2013:34 Copyright: ESV Rapportansvarig: Leif Lind

FÖRORD Förord Ekonomistyrningsverket har under ett antal år arbetat med frågan om nyckeltal för stödfunktioner och lokaler. Redan 2005 publicerades rapporten Nyckeltal för OHkostnader (ESV 2005:3) och ett par år senare genomfördes ytterligare en undersökning där nyckeltal för ett åttiotal myndigheter sammanställdes. ESV har även genomfört uppdrag åt utredningar och myndigheter inom området. Sedan 2007 har ESV även till uppgift att samla in och tillhandahålla uppgifter om den statliga lokalförsörjningen, följa upp uppgifterna och erbjuda myndigheter stöd i lokalförsörjningsfrågor. Vi bedömde att efterfrågan på och behovet av referensinformation för OH-kostnader och lokaler var betydande. Därför genomfördes under 2010 ett pilotprojekt i syfte att vidareutveckla och komplettera de nyckeltalsbeskrivningar som ESV använt tidigare testa dem genom konkreta beräkningar, utveckla former för rapportering och användning som ger stöd till det övergripande målet att nyckeltalen ska bidra till att effektivisera resursanvändningen. I pilotprojektet deltog ett trettiotal myndigheter, se bilaga 1. Denna vägledning bygger på erfarenheter från pilotprojektet och de synpunkter som framkommit i den interna beredningen inom ESV. Den kan användas som konkret stöd för beräkning av nyckeltal och som inspiration för hur nyckeltalen kan användas för uppföljning inom den egna myndigheten och jämförelser med andra myndigheter. Speciellt viktigt är det att följa den egna kostnadsutvecklingen vid genomförande av förändringar, t.ex. sammanslagning av myndigheter eller överföring av rutiner till servicecenter. 3

INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Inledning... 5 1.1 Bakgrund... 5 1.2 Vad är nyckeltal... 5 1.3 Vad är en stödfunktion... 6 2 Nyckeltalsrapportering som drivkraft för en effektiv resursanvändning... 7 2.1 Betydande del av verksamhetskostnaden... 7 2.2 Myndighetsförordningens krav... 7 2.3 Tre komponenter i en effektiv resursanvändning... 8 3 Att använda nyckeltal... 9 3.1 Användningsområden... 9 3.2 Uppföljning generellt... 10 3.3 Uppföljning av specifika utvecklingsprojekt... 11 3.3.1 Förslag till nyckeltal och indikatorer vid etablering av Statens servicecenter... 11 3.3.2 Beräkning av nyckeltal och indikatorer i andra utvecklingsprojekt... 13 3.4 Vägledning för tolkning av nyckeltal... 13 4 Beskrivningar av nyckeltalen i pilotprojektet... 14 4.1 Allmän vägledning för beräkning... 15 4.2 Nyckeltal för myndighetsledning... 16 4.3 Nyckeltal för ekonomifunktion... 17 4.4 Nyckeltal för personal/hr-funktion... 18 4.5 Nyckeltal för viss övrig stödverksamhet... 19 4.6 Nyckeltal för lokaler... 20 4.7 Övriga nyckeltal... 21 Bilaga 1... 22 Myndigheter som medverkat i pilotprojektet och beräknat nyckeltal... 22 Bilaga 2... 23 Beskrivningar av övriga nyckeltal... 23 Bilaga 3... 27 Exempel på mått för servicecentertjänster... 27 4

INLEDNING 1 Inledning 1.1 Bakgrund ESV har mottagit ett antal förfrågningar från myndighetsledningar, organisationskommittéer och andra statliga utredningar om hjälp för att bedöma vad som kan vara en rimlig nivå på resursförbrukningen för olika stödfunktioner. Detta var ett viktigt skäl till att ESV tog initiativ till ett pilotprojekt för att utveckla formerna för hur nyckeltal beräknas och används. Det är också rimligt att myndighetsledningarna utifrån sitt ansvar i dialogen med Regeringskansliet har en uppfattning om effektiviteten i sina stödfunktioner och kan redovisa, bedöma och motivera sin resursanvändning i förhållande till andra verksamheter. 1.2 Vad är nyckeltal Nyckeltal är ett sammanfattande numeriskt värde som syftar till att beskriva några förhållanden, verkliga eller overkliga, sanna eller osanna. Det vi benämner nyckeltal är tal som vi intresserar oss för. Nyckeltal skiljer sig från verkligheten. Med detta menas att nyckeltal inte kan fånga alla de komplexa relationer och den mångfacetterade verklighet som en organisation består av. Nyckeltal är till sin natur förenklingar av de förhållanden som måttet är satt att beskriva. Fördelen med förenklingar är att de skapar en utgångspunkt för att diskutera komplexa frågor. 1 Beräkningarna av de nyckeltal som beskrivs i vägledningen grundar sig på bedömningar med utrymme för viss subjektivitet vid beräkningen. Därför kommer nyckeltalen inte att ha sådan precision att de kan ligga till grund för en extern kontroll eller revision. Även om detta utrymme kommer att reduceras när ytterligare beräkningar görs och fler myndigheter omfattas, så måste syftet med nyckeltalsrapporteringen vara att få en så uppriktig bild som möjligt av verksamheten om några positiva effekter ska uppnås. 1 Bino Catasύs: Boken om nyckeltal 5

INLEDNING 1.3 Vad är en stödfunktion I de olika initiativ som ESV tagit för utveckling av nyckeltal har benämningen av det område rapporteringen avsett varierat. Vi har bland annat använt begreppen OHkostnad, administration och stödfunktion. I den här vägledningen använder vi begreppet stödfunktion och avser då de funktioner i verksamheten som utgör stöd till kärnverksamheten. Vissa stödfunktioner är lättare att beskriva och avgränsa, som till exempel ekonomioch personalfunktion. För andra funktioner kan gränsdragningen mellan vad som är kärnverksamhet och stödverksamhet vara mera problematisk. Exempel på sådana funktioner är information/kommunikation och IT, som pilotprojektet inte lyckades ta fram användbara beskrivningar av. 6

NYCKELTALSRAPPORTERING SOM DRIVKRAFT FÖR EN EFFEKTIV RESURSANVÄ 2 Nyckeltalsrapportering som drivkraft för en effektiv resursanvändning 2.1 Betydande del av verksamhetskostnaden Kostnader för myndighetsgemensam overhead och lokaler utgör en stor del av de totala verksamhetskostnaderna i staten. De utgjorde ungefär en fjärdedel av statens totala verksamhetskostnader enligt ESV:s rapport Nyckeltal för OH-kostnader 2005:3. Om den fördelningen appliceras på statens samlade verksamhetskostnader i dag så uppgår beloppet för myndighetsgemensam OH och lokaler till cirka 50 miljarder kronor, detta med reservation för att åtta år har förflutit. Diagram Kostnader för gemensam OH och lokaler som andel av verksamhetens totala kostnader Kärnverksamhet Gemensam OH inkl. lokaler Mellan-OH, individuell OH C:a 25% Fördelning enligt ESV:s rapport Nyckeltal för OH-kostnader, 2005:3 2.2 Myndighetsförordningens krav Myndighetsledningarna har ett tydligt formellt ansvar för en effektiv resursanvändning på myndigheten. I myndighetsförordningen 2 framgår att myndighetens ledning ska se till att verksamheten bedrivs effektivt, att den redovisas på ett tillförlitligt sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel. Kravet på ett effektivt resursutnyttjande omfattar kärnverksamheten och även de resurser som används för myndighetens stödfunktioner och lokaler. 2 Myndighetsförordning 2007:515 7

NYCKELTALSRAPPORTERING SOM DRIVKRAFT FÖR EN EFFEKTIV RESURSANVÄNDNING Som vi redan beskrivit utgör OH-kostnader en betydande andel av den samlade resursförbrukningen i statsförvaltningen. Därför är det rimligt att utgå ifrån att myndigheterna har ett stort intresse av referenser, till exempel i form av nyckeltal. Referenserna kan bidra till att underlätta bedömningen av hur väl man hushållar med sina resurser. 2.3 Tre komponenter i en effektiv resursanvändning En effektiv resursanvändning för stödfunktioner och lokaler kan enligt ESV beskrivas ur tre aspekter: kostnadseffektivitet, regelefterlevnad och kvalitet. I en väl fungerande uppföljning är det viktigt att på ett balanserat sätt kunna belysa samtliga dessa tre aspekter. För mycket fokus på någon enskild faktor riskerar att påverka de andra faktorerna i negativ riktning. Regelefterlevnad Ett mått på regelefterlevnad är det så kallade EA-värdet, som beräknas årligen för i alla myndigheter under regeringen. EA-värden är i huvudsak ett mått på hur väl myndigheterna följer ekonomiadministrativa bestämmelser för redovisning och internkontroll. Myndigheternas regelefterlevnad har följts upp årligen sedan mitten av 90-talet genom EA-värderingen som ESV ansvarar för. Uppföljningen fick stor uppmärksamhet vid starten och har också haft en positiv påverkan på myndigheternas regelefterlevnad. Kostnadseffektivitet Kostnadseffektivitet är ett mått på hur effektivt resurserna för en viss funktion nyttjas. Nyckeltalet uttrycks i huvudsak som funktionens kostnad i procent av 8

ATT ANVÄNDA NYCKELTAL verksamhetens totala kostnad. De nyckeltal som beskrivs i denna vägledning har primärt fokus på kostnadseffektivitet. Kvalitet på stödet Kvaliteten på de olika administrativa funktionernas stöd till ledningen och kärnverksamheten är också viktig att beakta vid bedömningen av den samlade effektiviteten i resursanvändningen. En alltför stark fokusering på kostnadseffektivitet riskerar att drabba kvaliteten i stödfunktionernas prestationer och det är därför viktigt att inte tappa bort kvalitetsaspekten i uppföljningen. 3 Att använda nyckeltal 3.1 Användningsområden Vår uppfattning är att det finns stor potential att effektivisera stödfunktioner och lokalanvändning inom statsförvaltningen. Många myndigheter efterfrågar referensdata för att bedöma sin egen verksamhet och för att få idéer till bättre lösningar. Ett viktigt syfte med nyckeltal och indikatorer är att ansvariga inom myndigheten får en referensram för bedömning av hur effektiv deras administration är. Nyckeltalsrapportering kan skapa ett förändringstryck som driver på en utveckling mot effektivare rutiner och underlättar uppföljning av generella och myndighetsspecifika åtgärder i statsförvaltningen. Speciellt fokus bör läggas på uppföljning av enskilda myndigheters faktiska effektivisering vid övergång till servicecenterlösningar. Utöver nyckeltal och indikatorer som behöver tas fram för enskilda effektiviseringsinitiativ, som etablering och utnyttjande av ett myndighetsgemensamt servicecenter eller införande av e-beställningar behövs, enligt vår mening, även nyckeltal och indikatorer som redovisar utvecklingen för den administrativa stödverksamheten mer generellt. Därigenom ges möjlighet att både driva på och följa upp utvecklingen på myndighetsnivå och för hela statsförvaltningen. En bredare nyckeltalsrapportering ger inte enbart indikationer på om resurser frigörs i de berörda processerna vid enskilda myndigheter genom de olika initiativen utan också på om och hur dessa frigjorda resurser utnyttjas. 9

ATT ANVÄNDA NYCKELTAL Resonemanget kan beskrivas i följande figur: Nyckeltal och indikatorer Allmän nyckeltalsrapportering Ledning Ekonomi Personal Servicecenter E beställning m.m. 3.2 Uppföljning generellt Om myndigheter öppet redovisar nyckeltal kan det bli en drivkraft till förbättringar. Det förutsätter dock att de värden som tas fram med hjälp av nyckeltalen är relativt enkla att jämföra. EA-värderingen har visat sig vara en sådan stark drivkraft. När det gäller de nyckeltal som har utvecklats i pilotprojektet kommer det dock inte att vara lämpligt eller ens möjligt att utifrån öppen redovisning göra jämförelser mellan myndigheter. Syftet med de aktuella nyckeltalen är att medverka till en organisationskultur där stödverksamheten blir mera synlig och där effektiv resursanvändning har hög prioritet. I en sådan kultur ses olika typer av nyckeltal som redskap, som är indikatorer på tillstånd och utveckling. Man har också förståelse för att de bygger på olika grad av förenkling. Nyckeltal kommer inte att ensamma ge svaren utan i första hand bidra till att ställa de rätta frågorna. Utifrån dessa får svaren sökas i en fördjupad analys, jämförelse och dialog. Nyckeltalen har inte enbart ett värde för att identifiera områden som eventuellt kan behöva åtgärdas. Det är också viktigt att få indikationer på att vissa områden fungerar väl eller åtminstone relativt sett tillfredställande. Då kan lednings- och analysresurser inriktas på andra områden med större effektiviseringspotential. 10

ATT ANVÄNDA NYCKELTAL 3.3 Uppföljning av specifika utvecklingsprojekt 3.3.1 Förslag till nyckeltal och indikatorer vid etablering av Statens servicecenter Servicecenterlösningen ska leda till en mer effektiv stödverksamhet för beställarmyndigheterna. Det behöver därför finnas nyckeltal och indikatorer som på ett bra sätt speglar vad som sker med regelefterlevnaden, kostnadseffektiviteten och stödet till kärnverksamheten. De föreslagna nyckeltalen och indikatorerna bör beräknas innan, under och efter det att myndigheten övergått till servicecenterlösningen för att utvärdera om beräknad effektivisering uppnåtts. Nyckeltalen och indikatorerna ska inte vara för många eller för detaljerade. De bör ge en överblick över hur effektiviten utvecklats, i första hand för beställarmyndigheterna, men också för servicecenterverksamheten samt för statsförvaltningen som helhet. Förslagen bygger på nyckeltal och indikatorer som redan identifierats och redan används i olika projekt och initiativ i staten, både i enskilda myndigheter och gemensamt för hela statsförvaltningen. De administrativa nyckeltal och indikatorer vi tar upp i denna rapport täcker delar av det tjänsteutbud servicecentret erbjuder, men det saknas till exempel indikatorer för uppföljning av regelefterlevnad på det personaladministrativa området och nyckeltal för e-beställningar. Kostnadseffektivitet ESV föreslår att uppföljningen görs i form av procentuell förändring av varje funktions kostnad. Uppföljningen av kostnadseffektiviteten hos beställarmyndigheterna kommer att ge en riktig bild av totalt uppnådd kostnadseffektivisering. Trots det föreslår vi även en uppföljning hos Statens servicecenter eftersom ökade volymer bör leda till en effektivisering per hanterad enhet. Uppföljning per beställarmyndighet Procentuell förändring per år av ekonomifunktionens kostnader Procentuell förändring per år av personal-/hr-funktionens kostnader Uppföljning av Statens servicecenter Servicecentret definierar relevanta mått per tjänst. Måtten ska framförallt spegla utvecklingen av kostnader eller tid per hanterad enhet. Exempel på mått för servicecentertjänster som används i dag finns i bilaga 3. Måtten bör jämföras med andra servicecenter, som drivs både i offentlig och privat regi, genom medverkan i benchmarkingnätverk. Samma mått används över tiden för 11

ATT ANVÄNDA NYCKELTAL samtliga servicecenter för att möjliggöra uppföljning av utvecklingen från år till år samt mellan servicecentren. Vissa av måtten bör även ingå som en del av det avtal om servicenivåer (SLA) som upprättas mellan servicecentret och beställarmyndigheten. Kvalitet på stödet Förslaget bygger på regelbundna enkäter som omfattar minst ett mått för kundnöjdhet per tjänst. De enskilda måtten vägs samman till ett värde per tjänsteområde. Uppföljning per beställarmyndighet Sammanvägt värde för kundnöjdhet - ekonomirutiner Sammanvägt värde för kundnöjdhet - personal-/hr-rutiner Uppföljning av Statens servicecenter Sammanvägt värde för kundnöjdhet - ekonomirutiner för samtliga beställarmyndigheter Sammanvägt värde för kundnöjdhet - personal-/hr-rutiner för samtliga beställarmyndigheter Regelefterlevnad ESV föreslår ett sammanvägt EA-värde för tjänsteområdet ekonomi, för att följa upp hur väl myndigheterna följer regelverket. Värdet beräknas utifrån de enskilda värden som är mest relevanta för tjänsten i fråga. Mätning görs per beställarmyndighet men summeras även för samtliga beställarmyndigheter till ett mått för servicecentret. Det bör också göras jämförelser med utvecklingen för myndigheter som inte valt att utnyttja tjänster från servicecentret. Uppföljning per beställarmyndighet Sammanvägt EA-värde för tjänsteområde ekonomi Uppföljning av Statens servicecenter Genomsnitt av sammanvägda EA-värden inom tjänsteområde ekonomi för samtliga beställarmyndigheter 12

ATT ANVÄNDA NYCKELTAL 3.3.2 Beräkning av nyckeltal och indikatorer i andra utvecklingsprojekt Samma resonemang som ovan går att överföra även till andra utvecklingsprojekt. Beräkningar behöver göras före, under och efter förändringar både för den rutin som förändras och för hela den stödfunktion rutinen ingår i. 3.4 Vägledning för tolkning av nyckeltal Eftersom nyckeltalen inte ensamma kommer att kunna ge en rättvisande bild av stödverksamhetens effektivitet behöver rapporteringen kompletteras med kommentarer och analyser. Under pilotprojektet gjorde projektgruppen försök att utveckla vägledningar för tolkning av de olika nyckeltalen. Arbetet drevs parallellt med utvecklingen av beskrivningarna och vägledningarna ingår i dessa. Arbetet gick dock relativt trögt. Troligen hade det främst två orsaker; att synsättet var nytt och att det var först när nyckeltalen hade beräknats och gruppen börjat diskutera tolkningen av utfallet som olika förklaringsfaktorer kom fram och kunde värderas. Vår slutsats är att vägledningar av detta slag är ett bra stöd vid användningen av nyckeltalen och att vägledningar bör byggas upp fortlöpande. Under projektarbetet framkom också om idén att myndigheterna också borde ges möjlighet att påtala särskilt relevanta påverkansfaktorer som kan påverka utfallet på respektive nyckeltal. Efter närmare analys och bedömning skulle dessa kunna ingå i en erfarenhetsbank med konkreta exempel. Erfarenhetsbankerna kan också användas för att ge stöd till hur olika bedömnings- och avgränsningsfrågor bör hanteras och för att utveckla beskrivningarna för beräkning samt en generell vägledning för tolkning av nyckeltal. 13

BESKRIVNINGAR AV NYCKELTALEN I PILOTPROJEKTET 4 Beskrivningar av nyckeltalen i pilotprojektet Pilotprojektet utgick från de beskrivningar av nyckeltal som tidigare använts av ESV i olika sammanhang. Beskrivningarna bearbetades i sex olika arbetsgrupper med tre myndighetsrepresentanter i varje. Grupperna tog fram förslag på ytterligare nyckeltal och reviderade beskrivningarna av de befintliga nyckeltalen. En ständigt återkommande fråga i arbetet med att beskriva nyckeltalen har varit att hitta balansen mellan precision i beskrivningarna och enkelhet i beräkningarna. En regelbunden uppföljning kräver att beräkningarna inte är för tidskrävande, samtidigt som kvalitet och precision i nyckeltalen måste vara tillräckliga för att uppnå syftet med nyckeltalsrapporteringen. Projektgruppen anser att följande nyckeltal är tillräckligt tydliga och enkla att beräkna för att kunna användas i myndigheternas uppföljning: Kostnader för stödfunktioner i procent av verksamhetens totala kostnader Ledning Ekonomifunktion Personal/HR-funktion Övriga stödfunktioner Summa för dessa stödfunktioner Lokaler Lokalkostnader i procent av verksamhetens kostnader Lokalkostnader per kvadratmeter Lokalkostnader per medarbetare Antal kvadratmeter per medarbetare Övriga nyckeltal Antal leverantörsfakturor per handläggare Antal lönespecifikationer per handläggare Den tid som myndigheterna lade ner på beräkning av nyckeltalen verkar rimlig. I en uppföljning som gjordes av drygt tio myndigheter var genomsnittstiden för beräkning av samtliga nyckeltal cirka 18 timmar per myndighet, med en variation från några få timmar till ett femtiotal timmar. 14

BESKRIVNINGAR AV NYCKELTALEN I PILOTPROJEKTET 4.1 Allmän vägledning för beräkning Vägledningen avser nyckeltalen för funktionerna för myndighetsledning, ekonomi, personal/hr och övrig stödverksamhet (reception, diarieföring, juridiskt stöd m.m.) samt lokaler. Beräkning av kostnader Beräkningen av kostnader ska basera sig på utfall enligt senaste bokslut och verksamheten under detta år. Vägledning för beräkning av kostnader för funktioner Utgå om möjligt från de totala kostnaderna för mest relevant kostnadsställe för berörd funktion Ta bort kostnader som inte omfattas av beskrivningen för berörd funktion om de är väsentliga och rimligt lätta att identifiera. Lägg till väsentliga kostnader som finns bokförda på annat ställe och är rimligt lätta att identifiera (kostnader för personer som huvudsakligen är sysselsatta med de arbetsuppgifter som i beskrivningen anses ingå i funktionen, t,ex. controller eller ekonomi- och HR-personal på avdelningsnivå eller vid regionala enheter). Kostnader i övrigt för verksamhetschefer eller anställda i kärnverksamhet tas inte med även om de delvis skulle kunna hänföras till funktionen. Vissa kostnader som inte har en entydig placering flyttas inte, utan får ligga kvar där de är bokförda (t.ex. planering, intern styrning och kontroll). I beräkningen ingår kostnad för personal (lön, sociala kostnader, direkt individrelaterade kostnader för egen utbildning resor m.m.) samt köpta tjänster som är direkt kopplade till funktionen. Kostnaderna ska inte innehålla pålägg för lokaler, IT och annan overhead. Kostnad för personal som arbetar inom två eller flera stödfunktioner fördelas restlöst på de olika funktionerna enligt tidredovisning eller uppskattning. (Kostnaderna för t.ex. en administrativ chef fördelas på de funktioner som den administrativa chefen ansvarar för.) Vid beräkning av årsarbete används 1600 timmar. Kostnader ska inte dubbelräknas, d.v.s. en kostnadspost ska bara hänföras till ett nyckeltal. Verksamhetens kostnader Med verksamhetens kostnader, som ingår som nämnare i flera nyckeltal, avses de kostnader myndigheten har haft för egen verksamhet för att fullfölja myndighetens instruktionsenliga uppdrag. I de allra flesta fall sammanfaller det med de kostnader som redovisas under rubriken Verksamhetens kostnader i resultaträkningen. 15

BESKRIVNINGAR AV NYCKELTALEN I PILOTPROJEKTET Justering av Verksamhetens kostnader i specifika fall Om Verksamhetens kostnader omfattar stora poster som inte alls på motsvarande sätt påverkar dimensioneringen av stödfunktionerna i myndigheten ska dessa exkluderas. Exempel är genomgångskostnader som direkt faktureras vidare till annan verksamhet eller kostnader för inhyrd personal som självständigt sköter avgränsade delar av verksamheten (entreprenadarbeten som del av kärnverksamheten). Ta kontakt med ESV för bedömning i varje enskilt fall. 4.2 Nyckeltal för myndighetsledning Kostnader för myndighetsledning i procent av verksamhetens kostnader Kostnad för myndighetsledning *100 Summa verksamhetens kostnader Detta ingår i nyckeltalet för myndighetsledning: GD:s (eventuell också ÖD:s) verksamhet. (På små myndigheter kan myndighetens ledning också arbeta med kärnverksamheten en del av sin tid. I dessa fall ska kostnaden för denna del dras ifrån) Eventuell styrelse/råd eller annan extern grupp som är ansluten till myndighetens ledning Funktioner vars huvuduppgift är att stödja myndighetens ledning i dess arbete med verksövergripande styrning myndigheten verksamhet, som stabsfunktion, funktion för strategisk ledning, planeringsfunktion och motsvarande samt funktion för övergripande omvärldsanalys samt övergripande IT-ansvarig (arkitektur och säkerhet) och övergripande verksamhetscontroller i den mån dessa har en självständig ställning fristående från IT-respektive ekonomifunktionen Den del av arbetet med säkerhet och intern styrning och kontroll som utförs inom dessa funktioner Verksjurist/chefsjurist med övergripande ansvar för myndighetsfrågor Intern revision Direkta kostnader som resor, logi m.m. för planeringsinternat och liknande som myndighetens ledningsgrupp genomför, kompetensutveckling inom styrning och ledning för ledningen och de funktioner som omfattas av nyckeltalet Detta ingår inte i nyckeltalet för myndighetsledning: Lönekostnader för andra medlemmar i ledningsgruppen än de som beskrivs ovan, för deras deltagande i ledningsgruppsmöten (inkl. förberedelser) 16

BESKRIVNINGAR AV NYCKELTALEN I PILOTPROJEKTET Ev. platschefer och motsvarande vid geografiskt eller funktionellt spridd verksamhet Det ledningsstödjande arbete som utförs av funktioner som omfattas av andra nyckeltal Vägledning för tolkning av nyckeltalet för myndighetsledning: Särskild strategisk funktion saknas eller är mycket liten och övriga ledningsstödjande funktioner som ekonomi och HR/personal står för en stor del av stödet till myndighetsledningen, särskilt på mindre och medelstora myndigheter (ger lägre värde) Personer i ledande befattningar i kärnverksamheten (t.ex. avdelningschefer, platschefer och seniora medarbetare) används som resurser för den strategiska styrningen av myndigheten (ger lägre värde). 4.3 Nyckeltal för ekonomifunktion Kostnader för ekonomifunktion i procent av verksamhetens kostnader Nyckeltal 1: Kostnad för ekonomifunktion exklusive EA-system *100 Verksamhetens kostnader Nyckeltal 2: Kostnad för ekonomifunktion inklusive EA-system *100 Verksamhetens kostnader Detta ingår i nyckeltalet för ekonomifunktionen 3 : Extern rapportering Redovisning och bokslut Löpande bokföring och transaktionshantering Distribution av kundfakturor Kostnad för skanning av leverantörsfakturor Balansräkning/Likviditet/Kassa Ekonomistyrning, inkl. arbete med intern styrning och kontroll (till den del det hanteras inom ekonomifunktionen) Prissättning inkl samråd ESV 3 Lägg till väsentliga kostnader som finns bokförda på annat ställe (se allmän vägledning) 17

BESKRIVNINGAR AV NYCKELTALEN I PILOTPROJEKTET Avgifter till banker Kostnad för extern revision Hermesavgift och avgift samråd prissättning Kostnader för EA-system (förvaltning, underhåll, licenser, drift). De myndigheter som inte har tillgång till uppgifterna gör en uppskattning (Ange vid inrapportering till ESV hur beräkningen gjorts) Detta ingår ej i nyckeltalet för ekonomifunktionen: Arbete med reseräkningar och personalens utlägg (Personal) Internrevision (Ledning) Upphandling/inköp (Övrig stödverksamhet) Vägledning för tolkning av nyckeltalet för ekonomifunktionen: Kostnader för arbete med intern styrning och kontroll kan för vissa myndigheter delvis ha förts till myndighetsledning (ger lägre värde) Ekonomirutiner (t.ex. kontering av fakturor, sammanställning av rapporter och analyser) kan för vissa, främst större myndigheter, i olika omfattning ha hanterats av personer som är placerade utanför den centrala ekonomifunktionen (ger lägre värde) Ekonomifunktionen kan, främst på mindre och medelstora myndigheter, i varierande grad även svara för verksamhetsmässig resultatredovisning och analys (ger högre värde) Kvaliteten på rapporter och annat stöd till ledning och verksamhetsansvariga kan variera (ger högre eller lägre värde) 4.4 Nyckeltal för personal/hr-funktion Kostnader för personal/hr-funktion i procent av verksamhetens kostnader Nyckeltal 1: Kostnad för personal/hr-stöd exklusive HR-system*100 Summa verksamhetens kostnader Nyckeltal 2: Kostnad för personal/hr-stöd inklusive HR-system *100 Verksamhetens kostnader 18

BESKRIVNINGAR AV NYCKELTALEN I PILOTPROJEKTET Detta ingår i nyckeltalet för personal/hr-funktionen: Alla arbetsuppgifter som i de flesta fall utförs av en centralt placerad personal/hr-funktion, som arbete med arbetsrättsliga frågor och intern policy, strategisk kompetensförsörjning och rekrytering/avveckling, arbetsmiljö, rehabilitering, konflikthantering, coachning av chefer och löne- och personaladministration I kompetensförsörjning ingår personalavdelningens insatser för kompetensoch karriärplanering samt kursadministration som utförs av personalfunktionen I lönehantering ingår administration av tid, lön och reseräkningar Kostnader för HR-system (förvaltning, underhåll, licenser, drift). De myndigheter som inte har tillgång till uppgifterna gör en uppskattning (Ange vid inrapportering till ESV hur beräkningen gjorts) Detta ingår inte i nyckeltalet för personal/hr-funktionen: Vägledning för tolkning av nyckeltalet för personal/hr-funktionen: Vid främst större myndigheter kan HR-resurser finnas decentraliserat i organisationen som inte har kunnat lätt identifieras och tagits med i beräkningen (ger lägre värde) Kraven på vad chefer självständigt ska kunna klara inom personal/hr-området kan variera (ger högre eller lägre värde) Kvaliteten på stödet till chefer och medarbetare kan variera (ger högre eller lägre värde) Om alla kostnader för rekrytering ligger på personalfunktionen kan det påverka nyckeltalet (ger högre värde) 4.5 Nyckeltal för viss övrig stödverksamhet Kostnader för viss övrig stödverksamhet i procent av verksamhetens kostnader Kostnader för viss övrig stödverksamhet exklusive ärendesystem *100 Verksamhetens kostnader Kostnad för viss övrig stödverksamhet inklusive ärendesystem *100 Verksamhetens kostnader 19

BESKRIVNINGAR AV NYCKELTALEN I PILOTPROJEKTET Detta ingår i nyckeltalet för viss övrig stödverksamhet: Kostnader för diarieföring/registratur i huvuddiariet och arkiv kopplat till detta. Reception oavsett om den bedrivs i egen regi eller hyrs in Personella resurser inom telefonväxel. Eventuell inköps/upphandlingsfunktion inklusive juridisk hantering kopplat till upphandling. Kostnader för vaktmästeri inklusive inköp och hantering av förbrukningsmaterial, posthantering, porto mm. Säkerhet i aspekt skalskydd för fastigheter och personskydd Allmänt juridiskt stöd Förvaltning och administration av lokaler Kostnad för möbler och annan inredning Kostnader för förvaltning, underhåll, licens och drift av inköps- och ärendesystem. De myndigheter som inte har tillgång till uppgifterna gör en uppskattning (Ange vid inrapportering till ESV hur beräkningen gjorts) Detta ingår inte i nyckeltalet för viss övrig stödverksamhet: Systemkostnader för telefonväxel Vägledning för tolkning av nyckeltalet för viss övrig stödverksamhet: 4.6 Nyckeltal för lokaler Lokalkostnad i procent av verksamhetens kostnader Lokalkostnad *100 Verksamhetens kostnader Detta ingår i nyckeltal för lokalkostnad: Kostnader enligt definitionen för S-koderna S-5000-5099. Detta ingår inte i nyckeltal lokalkostnad: Kostnaderna för förvaltning och administration av lokalerna se under övrig stödverksamhet. 20

BESKRIVNINGAR AV NYCKELTALEN I PILOTPROJEKTET Lokalkostnad per kvm Lokalkostnad Antal kvadratmeter Antal kvadratmeter beräknas enligt följande: Lokalarea, LOA Lokalkostnad per medarbetare Lokalkostnad Antal medarbetare Antal medarbetare beräknas enligt följande: Medeltal anställda enligt årsredovisningen Antal kvadratmeter per medarbetare Antal kvadratmeter Antal medarbetare Vägledning för tolkning av nyckeltalen: Myndigheter som har speciella lokalbehov är jämförbara endast med samma kategori av myndigheter (universitet och högskolor, bibliotek, museer, myndigheter som har en stor andel laboratorielokaler) Det finns en extern statistik som gör det möjligt att jämföra med omvärlden (bland annat finns konsultbolag som har som affärsidé att redovisa marknadshyrorna i hela landet på en förhållandevis detaljerad nivå). Städkostnader per ytenhet eller medarbetare Hyreskostnaderna enligt ovan presenterade definition svarar enligt den undersökning som genomförts för över 90 procent av lokalkostnaderna inom staten. Den största posten av de resterande 10 procenten är städkostnaderna. Det är också en tjänst som ofta är föremål för upphandling. Det kan därför finnas anledning att vid olika tillfällen beräkna de båda sistnämnda nyckeltalen, det vill säga kostnaden per anställd respektive ytenhet för enbart städkostnaderna. 4.7 Övriga nyckeltal Inom ekonomi- och personalområdet har även ett par mera specifika nycketal beräknats. De finns beskrivna i bilaga 2. 21

BILAGA 1 Bilaga 1 Myndigheter som medverkat i pilotprojektet och beräknat nyckeltal Arbetsförmedlingen Bolagsverket Boverket CSN Domstolsverket Finansinspektionen FOI Fortifikationsverket Försvarets materielverk Försäkringskassan Internationella Programkontoret för utbildningsområdet Kemikalieinspektionen Konkurrensverket Lantmäteriet Linköpings universitet Lunds universitet Länsstyrelsen i Jönköpings län Malmö högskola MSB Naturvårdsverket Polismyndigheten i Hallands län Post- och telestyrelsen Skogsstyrelsen SMHI Statens jordbruksverk Statens maritima museer Statens pensionsverk Statskontoret Stockholms universitet Södertörns högskola Transportstyrelsen Vägverket/Trafikverket Summa: 32 myndigheter 22

BILAGA 2 Bilaga 2 Beskrivningar av övriga nyckeltal Nyckeltal för leverantörsfaktura Antal leverantörsfakturor per handläggare per månadtext Antal leverantörsfakturor per år Antal handläggare * 12 Antal handläggare beräknas som totalt antal timmar för handläggning av leverantörsfakturor per år dividerat med 1600 Beskrivning av leverantörsfakturaprocessen Nedan följer en sammanställning av aktiviteter/arbetsuppgifter som ingår i leverantörsfakturaprocessen. De medför en kostnad som ligger till grund för beräkningen av nyckeltalet. Processdel Aktivitet Systemadministration - Underhåll av redovisningsplan, attest- och leverantörsregister Fakturan ankommer - Öppnas - Datumstämplas - Manuell ankomststämpling Digitalisering - Tolkning av data - Registrering av data - Skanning Manuell komplettering - Komplettera fakturor med exempelvis referensnummer, rätt attestant etc. - Kontakta organisationen/leverantörer för att få kompletterande uppgifter då referensinformation saknas - Uppdatera leverantören - Påminna om kontering och attestering, allmän informationsspridning (till exempel om stängning av system, systemstopp, sista datum för attest, nya förhållningssätt för attestanter etc.) - Hantera påminnelser från leverantörer/inkasso - Registerunderhåll periodiska fakturor - Bilagehantering (till exempel skanning) - Underhåll av felkorgar i EFH-systemet, ex då fakturor är uppdelade på flera ansvariga attestanter och det saknas summor 23

BILAGA 2 Kontering - Huvudbokskontering i de fall den sköts centralt - Support i konteringsfrågor - Definitivbokföring Efterkontroll - Definitivbokföra faktura - Betala (till exempel betalningsförslag, granskning av förslag, betalningsbekräftelse och produktion av betalfil) - Hantering av fellistor - Återredovisa betalningar i ekonomisystem Nyckeltal för lönehantering Antalet lönespecifikationer per handläggare Antal lönespecifikationer per år Antal handläggare * 12 Antal handläggare beräknas som totalt antal timmar för hantering av löner per år dividerat med 1600. Processbeskrivning för lönehantering Processen omfattar löneperiod (från öppning till stängning av perioden) Sammanställning över aktiviteter som ingår i löneprocessen (vilka medför en kostnad som ligger till grund för beräkning av nyckeltalet) Processdel Aktiviteter Kontrollera och rapportera - Upplägg av nyanställda - Kontroll av manuella månadsrapporter - Manuella utbetalningar, återkrav av för mycket erhållen lön - Kontroll av tjänstledigheter mot avtal, anställningsbeslut, ersättning för sjuk- och friskvård - Kontrolluppgifter - Kontroll/rapport av retroaktiva lönelistor vid lönerevision - Registrering i lönesystem av månadsrapporter på timanställda, manuell hantering av tillägg/avdrag/utlägg, namnändring, kortnummer, löner, lönetillägg, förmånsbilar, nyanställning, anställningsformer, tjänstgöringens omfattning, adresser, kostnadsställen, tjänstledigheter, - Registrering av månadsrapporter för personal som ej använder tidredovisningssystem - Upplägg av behörighet till egenrapporteringssystem av nyanställda och borttag när anställning upphör, schema, upplägg och ändring av attestanter, partiella sjukledigheter, - Upplägg av nyanställda i reseräkningssystem, borttag av avslutad personal samt koppling av attestanter - Kompletteringar vid anmälan om arbetsskada 24

BILAGA 2 Bevaka - Bevakning och utbetalning av slutlön när anställning upphör - Bevakning av tjänstledigheter - Bevakning av sjukledighet fr.o.m. dag 15 - Bevakning av föräldraledigheter - Bevakning av semesteruttag - Listor över tidsbegränsade tjänster Överföra från andra moduler/försystem - Överföring från egenrapporteringssystem och reseräkningssystem till lönesystem Hantera fellistor - Rättning av fellistor från löne- och ekonomisystem Interkontroll - Internkontroll X % av löneunderlag, signallistor som höga nettolöner, ej gjorda avdrag, inkl skatteavdrag (kan vara under punkt 1??) - Internkontroll, X % av slumpvis utvalda anställda kontrolleras varje månad. Kontrollen avser utbetald lön och alla lönehändelser för aktuell månad Lönekörning - Preliminär och definitiv lönekörning - Ekonomikörning till redovisningssystem Lämna underlag till externa och interna intressenter - E-bemyndigar löner till bank - Underlag för redovisning av löneskatt - Sända filer till SPV, SCB och AGV - Manuella utbetalningar och återkrav av för mycket erhållen lön - Utdatahantering - uttag av underlag för att skapa utbetalning och omföringsunderlag till Ekonomo, utbetalning till SPV och Kronofogden - Utredning av lönekonto Systemadministration - Kontroll och påminnelse av ej attesterade periodrapporter i egenrapporteringssystem - Upplägg av lönearter vid avtalsförändringar - Ändring av styrtabeller i lönesystem och egenrapporteringssystem - Årsrutiner i lönesystem och egenrapporteringsystem - Schemahantering i lönesystem och egenrapporteringssystem - Behörigheter i tidredovisningssystem och lönesystem - Tester inför versionsbyten - Utbildning av lönehandläggare vid nyheter - Uppdatering av löneartskatalog - Attesthantering Arkivera - Arkivering av löneunderlag och reseräkningar - Aktualisering av personalakter - Avslut och skick för slutförvaring av personalakter - Gallring av löneunderlag efter 10år Rapporter - Framtagande av diverse rapporter NOR - Beräkna anställningstid för eventuell utdelning av NOR Lämna information om löne- och - Besvara frågor från chefer, anställda avseende lagar, avtal, policy och riktlinjer via Helpdesk- ARS-system, telefon och mail avtalförhållanden - Uttag av löneuppgifter till anställda (till exempel i samband med RALS) för avgränsade organisatoriska hemvister eller enstaka personer. - Information till chefer och anställda Införsel - Handläggning av inkomna beslut från kronofogdemyndigheten Intresse- och fackavdrag Rekvirera bidrag - Rekvirera från Arbetsförmedlingen och iordningställa underlag för bokföring 25

BILAGA 2 Pensionshantering - Handläggning av sjuk-, del- och ålderspension, pension enligt övergångsbestämmelse, pensionsersättning, egenlivränta, tidsbegränsad sjukersättning - Handläggning vid dödsfall - Engångspremie för särskild pensionsersättning - Upprättande av tjänstematriklar - Rättningar till SPV i Rapport Direkt - Besvara frågor angående pensionsavtalen Intyg - Arbetsgivarintyg, anställningsintyg och inkomstintyg och upprättande av underlag till Trygghetsstiftelse för personer som omfattas av trygghetsavtal - Intyg till FK Process- och rutinbeskrivningar - Upprätta process- och rutinbeskrivningar Utbilda - Utbildning av chefer och anställda 26

BILAGA 3 Bilaga 3 Exempel på mått för servicecentertjänster Exempel på mått som myndigheter i nätverket för servicecenterlösningar använder i sin nuvarande verksamhet och förslag på mått som behöver definieras. Allmänt Kundmätning en gång per år Ekonomitjänster Leverantörsfakturahantering: Antal leverantörsfakturor per ÅA Kundfakturering: Antal kundfakturor per ÅA Kundreskontrahantering: Antal kundfakturor per ÅA Anläggningsredovisning: Återstår att definiera Löpande redovisning och bokslut: Återstår att definiera Tilläggstjänster: Återstår att definiera Löne-/PA-tjänster Löneadministration 8-17-tjänstemän: Antal lönespecifikationer per ÅA Löneadministration 24/7-schema/OB: Antal lönespecifikationer per ÅA Reseräknings- och utläggsadministration: Antal reseräkningar per ÅA Beslutskrivning: Antal beslutskrivningar per ÅA Tilläggstjänster: Återstår att definiera Elektroniska personalakter: Återstår att definiera 27

ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 ISSN: 104 30 Stockholm www.esv.se ISBN: