SOFI Ante Farm 2010-02-18 Full kostnadsredovisning på SOFI 1. Inledning Stockholms universitet tillämpar sedan den 1 januari 2009 full kostnadsredovisning enligt en modell som har utvecklats av Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF). Syftet med föreliggande PM är att översiktligt beskriva vad denna modell innebär för SOFI. Först definieras institutets kostnadsbärare (i avsnitt 2) och därefter de gemensamma kostnader som skall fördelas mellan dessa kostnadsbärare. De gemensamma kostnaderna är av tre slag, nämligen universitetsgemensamma kostnader, fakultetsgemensamma kostnader och institutionsgemensamma kostnader. De universitets- och fakultetsgemensamma kostnaderna förs ner till institutionerna genom OH-fakturor. Vid en institution är det därför närmast de institutionsgemensamma kostnaderna som måste definieras och registreras. Gemensamma kostnader inom en institution kan för det första definieras indirekt, som de kostnader som inte är direkta kostnader. Vi ska därför först definiera direkta kostnader (i avsnitt 3) och då bl a se att gränsen mellan direkta och indirekta kostnader inte är knivskarp utan ofta en fråga om vad som är praktiskt möjligt att registrera. Men gemensamma kostnader kan också definieras direkt, såsom kostnader för vissa funktioner. Detta utvecklas närmare i avsnitt 4. Enligt SUHF:s redovisningsmodell skall i själva verket de gemensamma kostnaderna redovisas med fördelning mellan sex huvudfunktioner. Syftet med denna uppdelning är bl a att ge forskningsfinansiärer en tydlig bild av vad de indirekta kostnaderna består av. Fördelningen av gemensamma kostnader mellan kostnadsbärare diskuteras därefter principiellt i avsnitt 5, medan avsnitt 6 beskriver fördelningen mellan forskning och utbildning och avsnitt 7 redogör för hur fördelningen görs i praktiken 2. Kostnadsbärare vid SOFI Full kostnadsredovisning (FKR) innebär att alla gemensamma kostnader inom en organisation fördelas mellan organisationens kostnadsbärare. För att förstå vad detta innebär i praktiken för ett universitet kan det vara bra att först förstå vad det innebär för ett företag. En kostnadsbärare är inom ett företag en produkt (vara eller tjänst) som företaget vill beräkna kostnaden för, i regel som ett första led i prissättningen av produkten. Och vid kostnadsberäkningen ingår inte bara direkta kostnader för produkten (dvs kostnader för arbete och insatsvaror) utan också en viss andel av kostnaderna för de stödfunktioner som är gemensamma för flera eller alla produkter. Dessa indirekta kostnader är kostnader för funktioner inom företaget som företaget inte kan ta betalt för annat än indirekt, via de varor eller tjänster som företaget säljer. En produkt får därför bidra till att täcka de gemensamma kostnaderna genom ett täckningsbidrag, som i regel är proportionellt mot produktens direkta kostnader och därför kan uttryckas som ett procentuellt pålägg på de direkta kostnaderna. Detta PM är en uppdatering av PM 2008-11-24 om full kostnadsredovisning på SOFI.
2 Numera är det bara utbildning och forskning som genererar intäkter för högskolorna. Högskolorna får alltså inga särskilda anslag till exempelvis lokaler eller bibliotek utan de intäkter man får för utbildning och forskning från riksdag, forskningsråd och andra finansiärer skall täcka samtliga kostnader. Högskolorna får alltså bara intäkter för sina produkter utbildning och forskning. Då behöver även högskolor införa FKR. Man behöver det visserligen i regel inte för att beräkna de priser man ska sätta på sina produkter, eftersom det i detta fall inte är säljaren (högskolan) utan köparen (riksdag eller forskningsråd) som sätter prislappen. (Undantaget är uppdragsforskning som förutsätter ett pris som täcker samtliga kostnader.) Men man behöver FKR för att i förhandlingar med finansiären argumentera för ett pris som täcker den totala kostnaden eller åtminstone så stor del av den totala kostnaden som möjligt. Och när finansiären har som policy att finansiera exempelvis 75 procent av den totala kostnaden förutsatt att denna är beräknad enligt vedertagna metoder är det naturligtvis viktigt att införa sådana metoder. En kostnadsbärare definieras i SUHF:s redovisningsmodell som en avgränsad verksamhet på den lägsta nivå som ska synliggöra och bära samtliga intäkter och kostnader (SUHF s. 6). Det är lätt att förstå vad detta betyder för ett företag, nämligen den verksamhet som är förknippad med produktionen av en viss vara eller tjänst som företaget vill sälja och därför måste prissätta. Men hur identifieras en kostnadsbärare vid en högskola? Utgångspunkten är enligt ovan att en kostnadbärare är en av högskolans produkter och högskolan har produkter av två typer, nämligen utbildning och forskning. Det finns därför dels kostnadsbärare som utgörs av olika typer av utbildning, dels kostnadsbärare som utgörs av olika typer av forskning. Inom forskningen är i regel varje forskningsprojekt en kostnadsbärare (SUHF s. 8). Men eftersom begreppet projekt finns kvar i redovisningssystemet behöver inte ett forskningsprojekt alltid vara samma sak som ett projekt (kontrakt). Ett forskningsprojekt kan, om en forskare eller en institution så önskar, omfatta flera projekt. Om då de ingående projekten hänförs till samma kostnadsbärare kan man få en konsoliderad redovisning för hela forskningsprojektet förutom redovisningar för de projekt som ingår. Exempelvis har SOFI på senare tid funnit behov av uppdelning av stora bidragsprojekt. Och då är man inte bara intresserad av delprojektens intäkter och kostnader utan också av de totala intäkterna och kostnaderna. Det gäller för det första FAS-Centrum-stödet, som för den interna planeringens skull delats upp i fyra delprojekt (1071719, 1071720, 1071721 och 1071722). Det gäller dessutom Linnéstödet till SULCIS, som delats upp i ett delprojekt vid SOFI (1051724), ett delprojekt vid Neken och ett vid Sociologen. Och det gäller slutligen för det Linnéstöd som 2008 tilldelades Demografi (SUDA) i samarbete med SOFI. För FAS-Centrum-stödet har man kunnat få en konsoliderad redovisning genom att införa en särskild enhet (32840) för de fyra delprojekten. En enhet kan emellertid bara omfatta intäkter och kostnader vid en och samma institution. Eftersom en kostnadsbärare inte har denna begränsning, kan man nu få konsoliderade redovisningar även för Linnéstöden, förutsatt att ingående projekt hänförs till samma kostnadsbärare. För att övergå till den terminologi som SUHF använder kan verksamheten inom en högskola delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet. Kärnverksamheten delas in i verksamhetsgrenarna utbildning och forskning och varje verksamhetsgren delas in i en eller flera kostnadsbärare (typer av utbildning respektive typer av forskning). Stödverksamhetens kostnader, dvs de gemensamma kostnaderna, fördelas därefter mellan utbildning och
3 forskning och mellan utbildningens och forskningens kostnadsbärare. Och den kostnadsbas som tillämpas vid fördelning mellan kostnadsbärare är i regel direkta lönekostnader. SOFI består av ett forskningsinstitut (SOFI/F) och en grundutbildningsenhet (SOFI/U) med namnet Arbetsmarknadskunskap med management (tidigare personaladministration), AKPA. SOFI/F är uppdelad i fyra avdelningar, nämligen tre forskningsavdelningar (LNU, AME och SOCPOL) och en gemensam avdelning (GEM). I ekonomisystemet motsvaras dessa fyra avdelningar av fyra enheter (32821, 32822, 32823 och 32820) medan AKPA motsvaras av en enhet (32801). Kärnverksamheten forskning kan identifieras med verksamheten inom enheterna 32821, 32822 och 32823. Verksamheten inom enheten 32820 utgör stödverksamhet till forskningen men också i viss utsträckning stödverksamhet till utbildningen inom AKPA. Fördelning av stödverksamhetens kostnader mellan utbildning och forskning förutsätter att de kostnader i GEM som avser stödfunktioner för hela SOFI fördelas mellan AKPA och SOFI/F. Kärnverksamheten utbildning finns inom enheten 32801. AKPA, som har utbildning på grundnivå, har inte själv behov av någon ytterligare uppdelning mellan grundkurs och fortsättningskurs, och det har inte heller fakultetsledningen. Det är därför tillräckligt att införa en kostnadsbärare för grundutbildning (kb 328001) samt kostnadsbärare för uppdragsutbildningsprojekt vid de (få) tillfällen som AKPA har sådana projekt. Det finns tre huvudtyper av forskning (forskningsområden) på SOFI, nämligen verksamhet inom LNU (enhet 32821), AME (enhet 32822) och SOCPOL (enhet 32823). Inom SOFI måste man kunna identifiera den anslagsfinansierade forskningen inom respektive forskningsområde, och det gör man även fortsättningsvis med hjälp av begreppen aktivitet och enhet (även om begreppen aktivitet och kostnadsbärare numera också är en möjlighet). I redovisning till fakultetsledningen behövs ingen uppdelning, vilket innebär att det bara behövs en kostnadsbärare för den anslagsfinansierade forskningen (kb 328002). Kostnadsbärare ska inte ersätta begreppen projekt och enhet utan är ett nytt begrepp i ekonomisystemet. Införandet av kostnadsbärare innebär därför att det tillkommer ett nytt fält i kontosträngen för en transaktion. För kostnadsbärare som är projekt fylls detta fält i automatiskt. För kostnadsbärare med flera delprojekt fylls fältet för kostnadsbärare också i automatiskt, förutsatt att delprojekten kopplats till en och samma kostnadsbärare. För en kostnadsbärare som inte är ett projekt eller en grupp av projekt måste emellertid fältet för kostnadsbärare alltid fyllas i, även när kostnadsbäraren är entydigt bestämd av den aktivitet (grundutbildning eller forskning) som kontosträngen anger. Detta innebär ett visst dubbelarbete vid registreringen av en transaktion men kan tillsvidare inte undvikas. För stödverksamhet som är gemensam för flera kostnadsbärare skall fältet för kostnadsbärare också fyllas i, men då med en särskild kod (kb 999999). 3. Direkta kostnader Gemensamma kostnader på institutionsnivå kan definieras som de kostnader som inte är direkta. Denna definition kan också utnyttjas på SOFI för mätning av gemensamma kostnader, eftersom SOFI/F har en särskild enhet för kostnader som inte är direkta, nämligen GEM (32820). Direkta kostnader för forskning registreras på övriga enheter (32821, 32822 eller
4 32823), antingen på ett av projekten inom någon av dessa enheter eller på anslagsfinansierad forskning (kb 328002). Direkta kostnader definieras som kostnader som avser en och endast en kostnadsbärare. Enligt SUHF:s redovisningsmodell (s. 10) delas direkta kostnader in i fyra huvudgrupper, nämligen: 1. Lön (inklusive löneavgifter) för direkt medverkande 2. Drift (t ex resor, konferenser, litteratur, konsulttjänster, materiel) 3. Utrustning (t ex avskrivning av datorer) 4. Lokaler (t ex kontorsrum och undervisningslokaler) Om en forskare under en period medverkar i flera projekt måste emellertid lönen fördelas mellan flera kostnadsbärare. En rättvisande fördelning mellan kostnadsbärare förutsätter egentligen tidredovisning. Ungefär hälften av alla myndigheter tillämpar redan tidredovisning, och tidredovisning kommer antagligen också att så småningom införas även på högskolor (SUHF s. 24). Tillsvidare kan forskarens lön konteras på berörda projekt med de procenttal som följer av en uppskattning av hur forskaren fördelar sin arbetstid mellan de olika projekten. Denna metod tillämpas på SOFI. Lokalkostnader skall enligt SUHF (s. 23) i största möjliga utsträckning fördelas direkt mellan kostnadsbärarna. Fr o m den 1 januari 2010 fördelas också kostnaden för en persons tjänsterum mellan de kostnadsbärare som personens lön konteras på. Fördelningen görs av Sektionen för byggnadsplanering enligt rapporter från SOFI som visar hur varje tjänsterum ska konteras. Kostnaden för gemensamma lokaler ingår dock i pålägget för institutionsgemensamma kostnader (se avsnitt 5). Avskrivning av datorer och övriga kontorskostnader (telefon, kopiering, kontorsmateriel, m m) utgör egentligen direkta kostnader som i princip kan debiteras kostnadsbärare direkt. Detta görs emellertid inte vid SOFI (med undantag för avskrivning av bärbara datorer) utan sådana kostnader förs till GEM. Datoranvändning, telefonsamtal, kopiering, m m avser visserligen i regel alltid en bestämd kostnadsbärare vid ett visst tillfälle, men det torde i regel vara alltför omständligt och kostsamt att mäta detta. 1 4. Gemensamma kostnader Gemensamma kostnader skall enligt SUHF (s. 11) fördelas mellan sex huvudfunktioner på varje nivå inom högskolan, alltså även på institutionsnivå. De sex huvudfunktionerna är: 1. Ledning 2. Utbildnings- och forskningsadministration 3. Ekonomi- och personaladministration 4. Infrastruktur- och service 5. Bibliotek 6. Övrigt 1 Undantag kan naturligtvis finnas, t ex klickkostnader för kopiering. Enligt SUHF (s. 30) är det också många högskolor som idag arbetar med att göra klickkostnader synliga på kostnadsbärarnivå. Det återstår dock att se vad rutiner för detta kostar i praktiken.
5 Medan ett universitets kärnverksamhet delas in i olika typer av kärnverksamhet, delas alltså stödverksamheten in i olika typer av stödverksamhet. Indelningen klargör stödverksamhetens struktur och gör det därmed lättare för forskningsfinansiärer och institutionsledning att bedöma om de gemensamma kostnaderna är berättigade. Någon särskild klassificering av gemensamma kostnader efter huvudfunktion görs emellertid inte i bokföringen. Fördelningen av gemensamma kostnader efter huvudfunktion görs i stället approximativt med utgångspunkt från de gemensamma kostnadernas fördelning efter kostnadsslag. 5. Fördelning av gemensamma kostnader mellan kostnadsbärare Gemensamma kostnader är kostnader för stödfunktioner som är gemensamma för flera kostnadsbärare i den meningen att de utnyttjas av flera kostnadsbärare. En kostnadsbärares andel av kostnaden för en stödfunktion bör i princip vara proportionell mot utnyttjandet. Exempelvis kan utnyttjandet av en kopiator mätas med antal kopior medan utnyttjandet av en administratörs tjänster kan mätas med den arbetstid som administratören ägnar åt kostnadsbäraren. Denna grundprincip ska också alltid tillämpas om stödfunktionen utnyttjas av två (eller ett fåtal) kostnadsbärare. Om exempelvis en kursadministratör enbart sysslar med grundutbildning och forskarutbildning och inte har några uppgifter alls som avser forskningsprojekt måste lönekostnaden fördelas enbart mellan de två kostnadsbärarna för fakultetsfinansierad utbildning och forskning enligt en uppskattning av arbetstidens fördelning. I praktiken är det emellertid ofta alltför svårt (dyrt) att mäta utnyttjandet av en stödfunktion exakt, särskilt om stödfunktionen utnyttjas av ett stort antal kostnadsbärare. Då antar man i stället att en medarbetares utnyttjande av en stödfunktion är proportionellt mot medarbetarens lön. En gemensam kostnad fördelas därmed mellan kostnadsbärare i proportion till kostnadsbärarnas lönekostnader. Motiveringen för detta antagande är att en medarbetares utnyttjande av gemensamma resurser (central förvaltning, bibliotek, lokaler, IT, telefon, kopiering, ledning, administrativa tjänster m m ) är åtminstone approximativt proportionellt mot en medarbetares lön, som inte bara avspeglar medarbetarens arbetstid utan också (antagligen) en högre grad av utnyttjande om lönen är högre. Därtill kommer att även om fördelning efter lönekostnad avviker från fördelning efter utnyttjande i vissa fall, så kan man anta att avvikelserna tar ut varandra, åtminstone approximativt, bara samma regel tillämpas på tillräckligt många olika typer av kostnader. I SUHF:s grundmodell ligger stipendier och lön från andra än institutionen utanför fördelningsunderlaget (SUHF s. 18). På SOFI finns det emellertid både forskare och doktorander med stipendier. Dessutom finns det doktorander vars lön åtminstone delvis finansieras av andra institutioners studiestöd (Neken och Sociologen). Det kan också ibland finnas forskare med anställning direkt av forskningsråd. Slutligen kan det finnas doktorander eller forskare vars lön betalas direkt av en annan myndighet eller stiftelse inom ramen för ett samarbetsprojekt som finansieras av ett forskningsråd. Dessa doktorander och forskare är kostnadsdrivande på samma sätt som övriga medarbetare på SOFI men det är oklart hur man i praktiken kan justera för detta.
6 6. Fördelning av gemensamma kostnader mellan utbildning och forskning Gemensamma kostnader för utbildning skiljer sig i regel från gemensamma kostnader för forskning. Vid fördelning av gemensamma kostnader mellan en institutions kostnadsbärare skiljer man därför alltid mellan å ena sidan kostnadsbärare som avser utbildning, inklusive uppdragsutbildning, och å andra sidan kostnadsbärare som avser forskning, inklusive forskning med externa medel. Fördelningen av gemensamma kostnader mellan en institutions kostnadsbärare görs i två steg. Först fördelas gemensamma kostnader mellan utbildning och forskning och därefter fördelas gemensamma kostnader inom utbildning mellan utbildningens kostnadsbärare och gemensamma kostnader inom forskning mellan forskningens kostnadsbärare. Vid fördelning av gemensamma kostnader mellan utbildning och forskning registreras gemensamma kostnader för utbildning på akt10300/kb999999 och gemensamma kostnader för forskning på akt30300/kb999999. De kostnader som är gemensamma för både utbildning och forskning fördelas mellan utbildning (akt10300/kb999999) och forskning (akt30300/kb999999) i proportion till utnyttjande när så är möjligt eller annars i proportion till lönekostnader. En del fakturor för hela SOFI kan fördelas mellan forskning (SOFI/F) och utbildning (AKPA) i proportion till utnyttjande, exempelvis fakturor för tjänsterum och IT-abonnemang. Men många fakturor kan inte fördelas lika lätt, t ex fakturor för kopiering och kontorsmateriel. I regel fördelas de då i proportion till lönekostnader. Om exempelvis AKPA:s andel av lönekostnaderna under ett år kan uppskattas till 8 % så bör en faktura som avser hela SOFI, inklusive AKPA, i regel konteras med 8 % på akt10300/kb999999 och med 92 % på akt30300/kb999999. Undantag är kostnader som avser AKPA i så liten utsträckning att AKPA:s andel kan sättas till 0 %. Och när AKPA:s andel är särskilt svår att bedöma kan den sättas till 4 %. AKPA har normalt bara har en kostnadsbärare (nämligen grundutbildning på fakultetsanslag, kb 328001). Det kan då vara frestande att lägga alla kostnader som enbart avser AKPA på denna kostnadsbärare, inklusive kostnader för stödverksamhet. Men eftersom även uppdragsutbildning förutsätter stödverksamhet, bör kostnader för stödverksamhet läggas på kb 999999, så att man vet vad pålägget för gemensamma kostnader skulle bli för eventuell uppdragsutbildning. Annars kan man inte i en eventuell offert uppge den fulla kostnaden för uppdragsutbildning (inklusive indirekta kostnader). 7. Pålägg för indirekta kostnader Vid fördelning av gemensamma kostnader inom forskning mellan forskningens kostnadsbärare fördelas kostnaderna i proportion till kostnadsbärarnas lönekostnader. Och vid fördelning av gemensamma kostnader inom utbildning mellan utbildningens kostnadsbärare fördelas kostnaderna i proportion till kostnadsbärarnas lönekostnader. För att fördelningen av gemensamma kostnader mellan kostnadsbärare skall fungera i praktiken utan orimliga arbetsinsatser görs den med automatisk bokföring (s k trigger) i slutet av varje månad, då ett pålägg multiplicerat med kostnadsbärarens lönekostnader under månaden debiteras kostnadsbäraren (och krediteras akt10300/kb999999 för utbildning och
7 akt30300/kb999999 för forskning). Detta förutsätter att pålägget beräknats i förväg för ett år med utgångspunkt från institutionens budget för institutionsgemensamma kostnader och fakultetsnämndens beslut om OH-faktura. Pålägget för indirekta kostnader för forskning beräknas då som budgeterade gemensamma kostnader för forskning dividerat med kostnadsbärarnas budgeterade lönekostnader. Gemensamma kostnader omfattar då både institutionsgemensamma kostnader och universitets- och fakultetsgemensamma kostnader. Pålägget för gemensamma kostnader för utbildning beräknas på motsvarande sätt. Vid behov kan påläggen för ett år justeras under året. En kostnadsbärares indirekta kostnader är kostnadsbärarens andel av de gemensamma kostnaderna beräknade som kostnadsbärarens lönekostnader multiplicerade med pålägget för indirekta kostnader. Referenser SUHF (SUHFs arbetsgrupp för full kostnadstäckning), Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor - handledning, Oktober 2007 (www.suhf.se).