ARIKTEKTLEDNINGS GRUPPEN 24 AUGUSTI 2010 GÖTEBORG SIDAN 1 AV 5 MINNESANTECKNINGAR Närvarande: Ordf. Joakim Svärdström, länssamordnare Västkom Karl Andersson, IT-samordnare Fyrbodal Jonas Blixt, VästKom Göran Persson, IT-chef Mölndal Sekr. Peter Jonsson, IT-samordnare Skaraborg Eva Hansson IT-strateg GBG Ove Frid, IT-chef Vänersborg Roy Wedin, IT-samordnare Sjuhärad Johannes Adolfsson, IT-strateg Borås Fredrik Edholm, IT-chef Skövde Mötets öppnande. Joakim hälsar alla välkomna, därefter presenteras dagens agenda. Ärende 1 Uppstart: genomgång av senaste anteckningar, sammanfattning av vårens arbete och en blick in i höstens arbete Joakim Joakim kommer träffa SITIV den 25/8 och SSVIT den 26/8. Sammanfattning av vårens arbete o Visar PP över avklarade och kommande aktiviteter. o Vad kan vi göra bättre? IT-samordnarna hade ett möte förra veckan för att diskutera just detta. I korthet diskuterade samordnarna bl.a. sin roll, förväntningar och vad som blivit utfört. Vi måste få verksamheten att engagera sig, detta kan vi göra genom att involvera densamma i olika projekt. Hösten kommer arbetet prioriteras till att skapa starkare band till nätverken i respektive kommunalförbund Vi måste leverera det vi sagt vi ska leverera på utsatt tid, om inte ska hjälp efterfrågas och/eller orsaker till icke-leverans offentliggöras. Det är även viktigt att våra uppdragsgivare förstår komplexiteten i de uppdrag de delegerar, många gånger måste saker och ting få ta sin tid. Såsom inväntandet av politiska beslut. Det är viktigt att vi visar på avklarade projekt dvs. att arbetet rör sig framåt. Vi bör efterfråga förnyat mandat både för de personer som sitter i nätverken och även kommunalförbundens aktiva roll till kommunerna
SIDAN 2 AV 5 Det är kanske bättre om vi överlåter åt IT-cheferna att sköta informationen ut i kommunerna, istället för att samordnarna gör det. o Strategi för helheten. Vi har fram till nu fokuserat på vård och omsorg kanske vore det tid att ta ett helhetsgrepp. Framtagandet av principer för samverkan är ett första steg i en sådan riktning. Den 16-17 september kommer ITsamordnare och Socialhandläggarna i VG att träffas för att diskutera God Äldrevård, vilket är ytterligare ett steg. Därutöver kommer ett reviderat visionsdokument samt handlingsplan att skapas. o Projekt ökad kompetensförsörjning Ett arbete som startades innan sommaren av Joakim och Odette. Handlar om att söka pengar ur EUs utbildningsfond för att finansiera utbildning av VG kommuners IT och verksamhetsfolk. Med förhoppning att detta ska leda till ökad förståelse och samverkan dem emellan. o Strategi konferens ALVG Den 25-26 november kommer en strategi konferens hållas för Arkitekturledningsgruppen mer om tid och plats presenteras på nästa möte. Ärende 2 Avstämning av status på respektive ansvarsområden Peter Information/Diskussion Peter redogör för det excelark som visar alla de uppdrag som tilldelats ALVG sedan starten 2009. Uppdragen redovisas med ansvarig och tid, samt om de är avslutade, på gång eller passerat någon form av deadline. Ärende 3 IT-samordnarna redovisar status för sina respektive områden Privata utförare (se bifogad PP) Roy Redovisar aktuell status.
SIDAN 3 AV 5 Det finns en rapport samt en lathund för hur kommunerna ska hantera sina privata utförare. Det är klarlagt att det är kommunens ansvar att tillse, att de privata utförarna som verkar i och åt kommunen, har tillgång till de verksamhetssystem som de behöver. Resultatet kommer först att presenteras för SSVIT och efter godkännande läggas ut på Västkoms hemsida. HSA Karl (se bifogad PP) Redovisar aktuell status. Under september och oktober kommer Karl att åka runt på turné i samtliga Kommunalförbund. De kommuner som vill kommer att ha möjlighet till att haka på Mölndalspiloten dvs skapa en intern HSA org samt skriva en HPT. Resultaten vad gäller HSA delen (lathund) av Interimslösningen kommer att from 31 augusti presenteras på Västkoms hemsida. Mölndalspiloten rullar på, verksamheten har förstått och är med men de tycker de saknar resurser. Erfarenheter från Mölndal visar att det är att det är bättre att placera HSA admin på förvaltningsnivå istället för mindre enheter. Den högre nivån tar höjd för en fortsättning samt är inte så känslig för organisationsförändringar. Interimslösningen så som den ser ut nu bygger på att kommunerna i mångt och mycket är självgående. Interimslösningen SITHS (se bifogad PP) Jonas Det finns en del inriktningsbeslut som SITIV bör fatta bl.a.: Att interimslösningen är en del av KLARA-konceptet ORA ska placeras på KF Vad gäller finansieringen så har nu alla kommuner svarat, samtliga har godkänt finansieringen. Vi bör fastslå ett datum då Interimslösningen ska vara avslutad. Det är även viktigt att fastslå att IT-samordnarnas stöd endast gäller interimslösningen. Det innebär att kommuner som vill gå vidare inte kan räkna med stöd från IT-samordnarna.
SIDAN 4 AV 5 Interimslösningen innebär att VGR kommer hantera alla KLARA användare så länge inget annat beslutas. Gemensam IT-samordningsfunktion GITS Peter Cecilia Jarehammar och Katarina Magnusson har anställts som tf funktionskoordinatorer för SVPL/KLARA, samt Anders Carlson för websesam. De har utsetts av ITSA och betalas till hälften av Västkom. En arbetsbeskrivning har efterlysts av Joakim. Dan arbetar med att undersöka de juridiska aspekterna kring samverkan, svar väntas i november. GITS-rapporten bör efter presentation och godkännande av SSVIT så snart som möjligt gå på remiss till IT-nätverken i respektive Kommunalförbund. Ärende 4 De nya uppdragen Västfolket hur arbeta för åtkomst till kommunerna, Karl och Jonas, (se bifogad PP) Diskussioner bör starta så snart som möjligt med VGR. Kommunikationstorget förvaltningsorganisationen, Roy Finns en påbörjad uppdragsbeskrivning. Principer för Västra Götalands 49 kommuner, Peter Den workshop som skulle ha hållits i Skövde den 30 aug ställs in, workshopen kommer istället att hållas i Trollhättan den 20 september kl0930-1500. Samtliga uppdrag ska vara avklarade i november 2010 då de ska rapporteras till SITIV. Ärende 5 Rapport från bredbandsupphandlingen Johannes Johannes och Ingmar Toresson (IT-chef Tanum) har blivit utvalda som kommunala representanter i den nu pågående bredbandsupphandlingen tillsammans med VGR. Det finns upplevda svårigheter för kommunsidan att komma in i arbetet. Det som främst rör
SIDAN 5 AV 5 kommunerna är upphandlingen av Kommunikationstorget. En diskussion som förs är var avtalsansvaret för kommunikationstorget skall ligga i framtiden. Ubit ser inte sig själva som en bra gruppering för denna uppgift. Johannes fortsätter att rapportera till ALVG om framstegen i upphandlingen. Ärende 6 Generell Informationspunkt upphandling Kalle (se bifogad PP) Presentation om Lagen om Offentlig Upphandling. Hela ALVG bör vara insatt i vad LOU innebär. Yrkande och beslut Yrkande: Karl ska se över möjligheterna med att anordna en utbildningsdag för ALVG rörande LOU. Beslut: Mötet bifaller yrkandet Vid pennan Peter Jonsson