Nämndens delårsrapport, delår 2

Nämndens delårsrapport, delår 2 Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel Hjälpmedelscentralen Dnr HH-HOH 11-115 GNVO 11-023

Innehållsförteckning Sammanfattande analys... 3 Perspektiv... 4 Medborgare (patient, kund)... 4 Personal... 6 Förnyelse... 8 Miljö... 9 Ekonomi... 10 Samlad analys - personal och ekonomi... 11 Intern kontroll... 15 Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 2(16)

Sammanfattande analys Medborgarperspektivet Verksamheten lever i stort upp till satta mål. Brukare är nöjda med de insatser som ges och en stor mängd informationsinsatser ges till förskrivare och övrig vårdpersonal. Väntetider till utprovning och installation har förbättrats över tid, men kan förkortas ytterligare. Åtgärder för att uppnå detta diskuteras inom verksamheten. Framtagning av handlingsplaner pågår med åtgärder för att förhindra diskriminering pga annan sexuell läggning eller funktionsnedsättning. Personal Förutsättningarna för att rekrytera och behålla personal är god. Närmare 90 % av de anställda har under årets första 8 månader deltagit i någon form av kompetensutveckling. Engagemanget och utvecklingstakten är hög, vilket framkommit i de medarbetarenkäter som tagits fram. Sedan årsskiftet har sjukfrånvaron ökat något. Det beror på att ett par långtidssjukskrivningar tillkommit. Ingen av dessa har någon synbar koppling till arbetsförhållandena. Förnyelseperspektivet Det pågår ett ständigt utvecklingsarbete av processer och arbetssätt inom verksamheten i syfte att öka kvalitet och effektivitet. Brukarens behov med ledorden tillgänglighet och delaktighet är utgångspunkt för förbättringsarbetet. Samverkan med andra aktörer är viktigt för förnyelse av rutiner och effektiva processer liksom jämförelser och kontakter med andra län för att söka nya idéer och infallsvinklar. Verksamheten deltar i utveckling av nyckeltal (NYSAM) bl a för sådana syften. Verksamheten har ett pågående samarbete med bl a Västmanland inom olika områden. Miljöperspektivet Verksamheten arbetar i enlighet med landstingets miljöledningssystem. Miljösamordnaren och verksamhetens miljöombud arbetar fortsatt med att föra in de centrala och verksamhetsanpassade miljöledningsrutinerna i verksamheten. Ekonomiperspektivet Hjälpmedelscentralens ekonomi är fortsatt stabil. Verksamheten redovisar ett överskott efter två tertial på 4,3 mkr. Prognosen för helår beräknas till + 2,0 mkr. Bedömningen av årsresultatet är dock fortsatt något osäker med anledning av att ny verksamhet i form av syn- och hörselhjälpmedel överförts till Hjälpmedelscentralen från årsskiftet 2010/2011. Osäkerheten ligger framförallt i prissättning och flöden av hjälpmedel. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 3(16)

Perspektiv Medborgare (patient, kund) Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta. Genom insatser och hjälpmedel ökar vi förutsättningarna för delaktighet och ett aktivt liv. Efterfrågan på hjälpmedel är fortsatt hög. Antalet sörmlänningar som erhållit hjälpmedel under årets första åtta månader har ökat något jämfört med motsvarande period 2010. En fortsatt volymökning noteras för andningshjälpmedel medan antalet datorer förskrivna till sörmlänningar minskar. Brukares nöjdhet med service och bemötande följs årligen upp via en brukarenkät. Enkäten har två syften, dels att verifiera att Hjälpmedelscentralen har korrekta uppgifter över vilka hjälpmedel respektive brukare har, men också att mäta nöjdhet med verksamhetens tjänster. Den relativt låga svarsfrekvensen på frågor om nöjdhet kan förklaras av att flertalet hjälpmedelsanvändare enbart har kontakt med sin förskrivare och inte med Hjälpmedelscentralen. Svarsfrekvensen för enkäten som helhet var 72 %. Av de svarande uppger 90 % att Hjälpmedelscentralens uppgifter om hjälpmedelinnehav stämmer. Detta utfall samt utfall för nöjdhet får anses vara ett gott resultat. Från och med årsskiftet 2011 tillfördes Hjälpmedelscentralen ansvaret för försörjning av syn- och hörselhjälpmedel. Genom den översyn av arbetssätt och metoder som genomförts under året har väntetider på uppemot 8 månader för installation av hörselhjälpmedel, nu arbetats bort. Ambitionsnivån avseende tillgängligheten för utprovning av eldrivna rullstolar har skärpts från och med 2011. Samtliga utprovningar skall ske inom 2 månader i stället för 3 som gällt tidigare. Målet nås till 74 %. Fortsatta åtgärder för att effektivisera processen diskuteras inom verksamheten. Hjälpmedel som lagerförs på Hjälpmedelscentralen levereras till förskrivaren inom en vecka, förskrivna inkontinenshjälpmedel levereras direkt till brukaren inom 5 arbetsdagar. Samverkan med intresseföreningar sker inom ramen för det brukarråd som genomförs två gånger årligen. Årets första brukarråd genomfördes i maj. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 4(16)

Styrtal Andel nöjda brukare Utfall Måltal Kommentar 96% 85% Av 758 utskickade enkäter var svarsfrekvensen på frågor om service och bemötande 53%. Styrtal Andel brukare som erbjuds utprovning av eldriven rullstol inom två månader Utfall Måltal Kommentar 73,9% 100% Av de 201 utprovningar som genomförts under året har 150 skett inom två månader. Landstingets verksamheter arbetar för att uppnå jämlikhet i hälsa för länets invånare. Våra insatser utgår från brukarens behov och en professionell bedömning. Brukarens behov är utgångspunkt för de hjälpmedel och tjänster som levereras. Hjälpmedelscentralen tillhandahåller hjälpmedel till länets invånare genom förskrivare i kommun och landsting. I de fall Hjälpmedelscentralens kompetens efterfrågas deltar företrädare från Hjälpmedelscentralen vid själva utprovningen. Vilka hjälpmedelsbehov som kan tillmötesgås tydliggörs i det av landstinget och kommunerna antagna regelverket för tekniska hjälpmedel. Översyn av befintligt regelverk påbörjades under 2010, i syfte att skapa ett regelverk med optimalt beslutsunderlag för förskrivare samt tillgängligt på webben för både förskrivare och brukare. Arbetet fortskrider enligt plan och beräknas kunna tas i drift vid årsskiftet. En viktig framgångsfaktor för delaktighet och ett aktivt liv för personer med funktionsnedsättning är att brukare, förskrivare och övrig vårdpersonal är välinformerade om hjälpmedel, dess användningsområde och anpassning. I Hjälpmedelscentralens uppdrag ingår därför att regelbundet informera och utbilda om hjälpmedelsutbudet. Ett stort antal aktiviteter har genomförts hittills i år, både i form av utbildning/information till förskrivare men även studiebesök från verksamheter inom och utom länet. Styrtal Antal tillfällen för kunskaps- och informationsspridning om funktionsnedsättning och dess konsekvenser till brukargruppers professionella nätverk och beslutsfattare. Utfall Måltal Kommentar 58 st 40 st Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 5(16)

Landstinget verksamheter arbetar aktivt för att vara öppet för alla oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller social tillhörighet. Vi är medvetna om människors olikheter och arbetar därför aktivt för att ingen människa skall diskrimineras. Utifrån fastställd policy för personer med funktionsnedsättning identifieras förbättringsområden för minskad diskriminering av målgruppen. Identifierade områden kommer att ingå i förvaltningens gemensamma handlingsplan. Under 2009 togs beslut i Landstinget Sörmland att förstärka arbetet med att motverka diskriminering på grund av sexuell läggning och könsöverskridande identitet. Detta resulterade i att landstingsfullmäktige under 2010 fastställde en HBT policy. Planering pågår för att under hösten och vintern öka kunskapen om policyn samt målgruppens behov genom diskussioner vid arbetsplatsträffar samt föreläsning inom området. Under våren ställde sig nämnden bakom en gemensam värdegrund för hjälpmedelsfrågor, vilken också skall godkännas av respektive huvudman. Värdegrundens bärande principer är att förskrivning av hjälpmedel skall utgå från den enskilde individens behov där brukarens integritet, självbestämmande, inflytande, delaktighet och livssituation beaktas. Hjälpmedelsförskrivning är en integrerad del av vården och ska utmärkas av professionalism och hög kompetens. Personer med störst behov skall ges företräde och prioriteringar skall göras på individnivå. Behov bedöms utifrån hälsotillståndets svårighetsgrad, hjälpmedlets förväntade effekt på hälsa och livskvalitet, samt kostnadseffektivitet. Framtagning och analys av statistik som belyser hjälpmedelsanvändning avseende ålder, kön och kommun pågår, i syfte att identifiera eventuella tecken på diskriminering. Styrtal Antal tillfällen för kunskaps- och informationsspridning om diskriminering. Utfall Måltal Kommentar 0 st 2 st Personal Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare. Habilitering och Hjälpmedel är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare. Sedan årsskiftet har närmare 90 % av personalen deltagit i någon kompetensutvecklingsaktivitet. En bidragande orsak är att verksamheten Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 6(16)

tillförts nya hjälpmedelsområden under året. Tillgången på kompetent personal är god och antalet avgångar är få. Styrtal Andel medarbetare som deltagit i kompetenshöjande aktiviteter. Utfall Måltal Kommentar 89,4% 100% Andelen kvinnliga chefer 100% Antal chefer som på hel- eller deltid arbetar som chef är 6. Andelen kvinnor av samtliga anställda 49% Totalt finns 71 anställda. Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Habilitering och Hjälpmedels personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Antalet sjukdagar har ökat sedan föregående rapport. Det beror främst på att ett par långtidssjukskrivningar tillkommit. De långa sjukskrivningarna är inte arbetsrelaterade utan har andra medicinska orsaker. Arbetsmiljöfrågorna har stått i centrum i flera år och personalen erbjuds som redovisats tidigare en mängd friskvårdsaktiviter. Inför 2012 planeras ett förvaltningsgemensamt projekt som bär namnet Arbetsglädje och stolthet. Styrtal Utfall Måltal Kommentar Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid. 3,9% Max2,6% Under perioden har det förekommit 2 sjukskrivningar längre än 90 dagar. Vid periodens utgång var inte någon långtidssjukskriven. Andelen anställda utan sjukfrånvaro under de senaste 12 månaderna. 36,8% 40% Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten. Habilitering och Hjälpmedel är en utvecklingsinriktad organisation där medarbetarnas engagemang tas till vara. Som rapporterats är engagemanget stort bland personalen. Tidigare genomförda medarbetarenkäter ger uttryck för detta. De möten som skett mellan personal, verksamhets- och förvaltningsledning inom ramen för sk Öppet forum har slagit väl ut, varför nya möten planerats. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 7(16)

Förnyelse Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord. Habilitering och Hjälpmedel har väl genomarbetade och kända processer som leder till uppfyllelse av God Vård (SOSFS 2005:12) i ledningssystemet för kvalitet. Förvaltningen deltar i landstingets arbete för att införa ett ledningssystem för kvalitet. Syftet är att säkerställa att landstingets alla verksamheter följer föreskrifterna i kvalitetsstandarden SOSFS 2005:12 God Vård. Fyra processer är särskilt utvalda för genomgång under året. Redan genomförda är processen för försörjning av syn- och hörselhjälpmedel och förändring av rekonditioneringsplanering. Två av processerna pågår ännu, översyn av lagerhantering samt processen att införliva inkontinenshjälpmedel i Hjälpmedelscentralens datasystem. Styrtal Antal valda processer för större brukarnytta som genomarbetats. Utfall Måltal Kommentar 2 st 4 st Två av de fyra utpekade processerna är avslutade, (rekonditioneringsplanering och hjälpmedelsförsörjning av syn- och hörselhjälpmedel), de övriga två pågår och beräknas bli klara enligt plan. Landstinget utgör en aktiv part i en regional utveckling som är ekonomiskt, ekologiskt och socialt långsiktigt hållbar. Vi utvecklar samverkan med andra aktörer inom och utom länet, för större brukarnytta och effektivitet. Samverkansavtal finns med Västmanlands läns landstings hjälpmedelscentral. Hjälpmedelsverksamheterna i Sörmland, Uppsala-Örebro regionen, Halland och Västernorrland samarbetar för att ta fram nyckeltal (Nysam). Nyckeltalen är fortfarande på utvecklingsstadiet och kvalitetssäkring av siffrorna pågår ännu. Målsättningen är att kunna presentera en officiell nyckeltalsrapport 2012. Styrtal Antal genomförda samverkansöverenskommelser med andra aktörer som tillkommit för ökad brukarnytta och effektivitet. Utfall Måltal Kommentar 1 st 1 st Arbete pågår inom samverkan Västmanland. Till exempel har en rutin för att kunna köpa från varandras lager tagits fram. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 8(16)

Miljö Landstinget bedriver ett effektivt miljöarbete. Personalen har god kunskap om miljöprogrammet och dess innehåll och arbetar i enlighet med det. Den gemensamma webb-baserade utbildningen för landstinget fortsätter under hela 2011. Styrtal Andel anställda som genomgått grundläggande utbildning i miljökunskap. Andel chefer som genomgått grundläggande utbildning i miljökunskap. Utfall Måltal Kommentar 50% 70% Målet beräknas uppnås under året. 83,3% 100% Fem av sex chefer har genomgått utbildningen. Landstinget fokuserar på att minimera negativ klimatpåverkan. Vi arbetar för minskad klimatpåverkan från transporter genom att samordna resor och genom att använda elektroniska hjälpmedel istället för resor där det är möjligt. Virtuella möten utnyttjas där det går. Verksamheten bedrivs i stor utsträckning på plats och kräver inte så mycket resande för möten. Vid internkontrollen uppmärksammades att en rutin för bränsleval behövs för de kombinerade etanol/bensinbilarna som verksamheten har. En sådan rutin kommer att tas fram. Styrtal Antal telefon- och videokonferenser. Utfall Måltal Kommentar 28st Sedan årets början har 28 virtuella möten hållits. Omräknat till insparad restid motsvarar det ca 157 arbetstimmar. Inget måltal är beslutat. Landstinget säkerställer att de kemikalier och läkemedel som används ger minsta möjliga miljöpåverkan. Vi ska successivt byta ut farliga kemikalier från våra verksamheter. Verksamhetens kemikalier är inventerade för att få kunskap om vilka som kan bytas ut och ersättas av mindre miljöpåverkande produkter. Målsättningen är att byta ut kemikalierna där det är möjligt, utbytet beräknas vara klart under året. Styrtal Antal miljöskadliga kemikalier.(mp 2013 = -10 %) Utfall Måltal Kommentar 13 11 Tretton miljöskadliga kemikalier noterades vid inventeringen. Målet i landstingets miljöprogram (minskning med 10%) innebär att minst två kemikalier ska bytas ut mot mindre miljöpåverkande. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 9(16)

Ekonomi Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar. Stabil ekonomisk utveckling. Periodens resultat, +4,3 mkr, speglar inte det reella resultat fullt ut. En stor del av verksamhetens intäkter består av hyresintäkter för hjälpmedel och löper periodiskt över alla årets månader. Verksamhetens kostnader är däremot mer varierade över årets månader, där sommarmånaderna har en lägre kostnadsnivå. Ett antal processer, bla rekonditionering av hjälpmedel har setts över och bidragit till en lägre kostnadsnivå jämfört med budget. Resultatet för helår är beräknat till +2,0 mkr. Styrtal Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr Utfall Måltal Kommentar 4 278 tkr 0 Årets resultat förväntas bli plus 2,0 mkr Soliditeten ska successivt öka. Den genomsnittliga förändringen under tre år räknat efter tertial 2 är plus 0,7 mkr. Styrtal Genomsnittlig förändring av eget kapital de senaste tre åren. Utfall Måltal Kommentar 653 tkr Måltal inte möjligt att ange i delårsrapporten. Målet för helår är +/- 0 Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 10(16)

Samlad analys - personal och ekonomi 3.1 Anställda I och med organisationsförändringen då ansvaret för försörjningen av synoch hörselhjälpmedel överfördes till Hjälpmedelcentralen tillfördes 13 anställda till verksamheten. 3.2 Arbetade timmar och frånvarotimmar Den arbetade tiden för månadsanställda har ökat med omkring 16 % mellan åren. Detta beror till övervägande del på att personal tillkommit. Frånvarotiden har ökat med 30 % mellan åren, även detta beror till stor del på att personal tillkommit. Föräldraledighet, sjukfrånvaron och tjänstledigheter utan lön har ökat mer än den procentuella ökningen av antalet anställda. 3.3 Kostnad för den arbetade tiden Det nya löneavtalet, som för flera grupper omfattar 2 år och som gäller fram till april 2012, utgör i genomsnitt 4,0 %. lönesättningar i samband med nyrekryteringar har ökat lönekostnaden med ytterligare 0,9 %. Sammantaget har lönekostnaden för månadsanställda ökat med drygt 19 % inklusive nytt löneavtal och kostnadsökningen vid nyrekrytering. Arbetstidsökningen för perioden är 16 % jämfört med samma period föregående år. Den stora ökningen förklaras av att ny verksamhet tillförts verksamheten från årskiftet. 3.4 Verksamhetens intäkter och kostnader Verksamhetens intäkter Verksamhetens intäkter har i jämförelse med 2010 ökat med knappt 6 %. Ökningen beror företrädesvis på den prisjustering som genomfördes under våren 2010 inom området medicinska behandlingshjälpmedel som en konsekvens av förändrad avskrivningstid. I övrig beroende på att två nya verksamhetsområden, syn och hörhjälpmedel, tillförts Hjälpmedelscentralen. Personalkostnader Den totala personalkostnaden har i jämförelse med samma period föregående år ökat med 22 % i huvudsak då beroende på att ny verksamhet tillförts hjälpmedelsverksamheten. Lokalkostnader I nivå med föregående år, samt i nivå med budget. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 11(16)

Köp av verksamhet och tjänster Kostnaden har i jämförelse med 2010 minskat med 27 % En kraftig minskning som till viss del beror på variationer i inköpsmönster över året. Hjälpmedelsinköp baseras på servicegrad i lager, samt utleveranser av hjälpmedel till brukare. Sett över helår brukar inköpskostnaden variera i mindre grad. En orsak till lägre inköpskostnader i perioden i jämförelse med föregående år, är förändrad rekonditioneringsprocess som innebär att återlämnade hjälpmedel rekonditioneras först när de avses användas hos brukare, samt förändrade redovisningsprinciper där vissa kostnadsposter nu istället redovisas under övriga kostnader, Övriga kostnader Övriga kostnader har i jämförelse med 2010 ökat med 36 %, vilket förklaras av att ny verksamhet tillförts Hjälpmedelscentralen, samt förändrade redovisningsprinciper. Avskrivningar Årets avskrivningar har totalt sett i jämförelse med 2010 ökat med 7 %. Ökningen är i sin helhet hänförbar till landstingshjälpmedel och beror företrädesvis på den ändring av avskrivningstiden inom området medicinska behandlingshjälpmedel, som gjordes under våren 2010. Periodens resultat och budgetavvikelse Periodens resultat, +4,3 mkr, är ett resultat bättre än budget, men som på helår beräknas plana ut bla beroende på ökade inköpsvolymer och därmed också ökade inköpskostnader. Årsprognosen är beräknad till + 2,0 mkr. Förändring av intäkter och kostnader mellan 2011 och 2010 2011 2010 % Intäkter 84,5 79,8 5,9 Personalkostnader 19,8 16,3 21,5 Inköpskostnader 23,6 30,0-27,1 Övriga kostnader 15,2 11,2 35,7 Avskr/Finans 21,6 20,2 6,9 Resultat 4,3 2,1 Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 12(16)

Inventeringsdifferenser Hjälpmedelscentralen inventerar egna lager och kundlager en gång per år. Det har hittills skett under hösten. En årlig inventering av Hjälpmedelscentralens huvudlager kommer att göras i oktober 2011. Andra interna lager och kundlager ska också inventeras under oktober och november månad. Utöver detta görs kontinuerliga rättningar av lagersaldo på enstaka artiklar då avvikelser upptäcks. På Hjälpmedelscentralen pågår ett lagerprojekt som syftar till att förbättra och effektivisera våra lagerprocesser. En del i arbetet är att lokalisera orsaken till lagerdifferenser och förbättra metoder så att differenserna minskar. Projektet har en tidplan som löper över flera år, dock är lagerdifferenserna något som avses att arbeta med i ett tidigt skede i projektet. Det har tagits fram en nulägesbeskrivning som skall utgöra underlag till en aktivitetsplan för projektet. Redan nu arbetas med att titta på vissa vanligt förekommande differenser tex. nytt arbetssätt och en ny funktion i vårt system (Sesam2). Arbetssättet kallas rekondplanering och innebär att hjälpmedel rekonditioneras först då behov finns (inte som tidigare direkt när hjälpmedel kom i retur). Nytt arbetssätt och nya systemfunktioner innebär ett arbete med att se till att de nya systemfunktionerna hanteras rätt. Vissa artiklar som har stora lagerdifferenser har speciellt studerats. Varje transaktion jämförs i verkligheten med transaktionerna i systemet. Allt för att se att hanteringen utförs på rätt sätt. Avsikten är också att börja med automatisk lagerpåfyllnad på våra kundlager. Funktionen innebär att när man tar ut något ur kundlagret gör systemet en automatisk påfyllnad av kundlagret. Detta ställer stora krav på att förskrivarna hanterar förskrivningar med lageruttag på rätt sätt. Detta medför också möjligheten att styra vilka artiklar och hur stort antal av dessa kundlager får ha. 3.5 Balansräkning Balansräkningen är fortsatt stark. Balansomslutningen är oförändrad jämfört med 2010. Anläggningstillgångarna är oförändrade, medan lagervärdet fortsätter öka, framförallt beroende på att ny verksamhet tillförts Hjälpmedelscentralen samt förändrade redovisningsprinciper avseende vissa hyrhjälpmedelstillbehör. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 13(16)

Kortfristiga fordringar har minskat vilket medfört att utnyttjandet av checkräkningskrediten minskat i samma omfattning. De långfristiga skulderna består av fyra lån till landstinget. Samtliga dessa lån har rörlig ränta. 3.6 Investeringar Investeringar i hjälpmedel under perioden är i princip lika med samma period föregående år. Anvisat investeringsutrymme för 2011 beräknas vara tillräckligt. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 14(16)

Intern kontroll Den gemensamma hjälpmedelsnämnden antog vid sitt sammanträde 2010-12-01 årets internkontrollplan. Syftet med internkontroll är att säkerställa verksamhetens kvalité och efterlevnad av lagar och regler. Kontrollen ska granska att det finns rutiner samt att kontrollera om rutinerna följs för ett område. Det ingår också att syna om rutinerna är relevanta. Det innebär att kontrollen inte syftar till att bedöma om målen uppnås, utan om systemet med rutiner fungerar för att mäta och nå målet. Internkontrollen utgör en del i förvaltningens kvalitetsarbete med ständiga förbättringar där mål och styrtal i det balanserade styrkortet också ingår. Ansvaret för att förbättra och utföra eventuella åtgärder ligger hos verksamhetsledningen inom Hjälpmedelscentralen. De fem olika övergripande perspektiven i landstingets budget ligger som bas, och därifrån har ett kontrollområde per perspektiv valts ut. Under perspektiven Medborgare, Personal och Förnyelse har kvalitetskraven i God Vård legat till grund för urval av områden. Förvaltningsledningen har tagit fram och formulerat kontrollområden. För att prioritera mellan tänkbara kontrollområden har en bedömning gjorts av vilka områden som är mest angelägna att ta med i planen. En riskanalys har gjorts där sannolikhet respektive konsekvens av att rutiner inte följs har bedömts. Enhetscheferna i förvaltningen har granskat varandras verksamheter, utanför sina ordinarie verksamhetsgränser. Detta arbetssätt har tillämpats sedan 2009 med gott resultat. Sammanfattat resultat vid granskningen 2011 Medborgarperspektivet Rutiner för informationsskyldighet till brukare och remittent/förskrivare granskades när det gäller bekräftelse på mottagen remiss/anmälan/förfrågan, och vid kallelser och bokning av besök. Rutinen finns och fungerar för Hjälpmedelscentralen som bokar tid med brukaren per telefon så det blir en naturlig dialog och information. Personalperspektivet Kontrollen omfattade för introduktionsrutiner av nyanställda för arbetsplatsen, verksamheten, landstinget. Det finns en väl fungerande och känd rutin för introduktion som sträcker sig över de tre första månaderna. För den övergripande introduktionen inom Landstinget och förvaltningen Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 15(16)

behövs däremot en rutin. En sådan håller nu på att tas fram för hela förvaltningen. Förnyelseperspektivet Här gjordes en uppföljning av rutiner för att ta tillvara synpunkter och idéer från brukare när det gäller uppmuntran, mottagande, bearbetning och åtgärd, ev. återkoppling. Hjälpmedelscentralen har tydliga rutiner och använder flera olika sätt att ta tillvara synpunkter från brukarna. Ett pågående utvecklingsområde är hur man kan få mer aktivt deltagande i brukarrådet. Miljöperspektivet En fungerande rutin för att bara tanka miljöbränsle (etanol) i miljöbilarna saknades. Hjälpmedelscentralen ska nu ta fram en rutin för bränsleval på etanolbilarna som anger att etanol ska väljas när utetemperaturen ligger över noll. Av totalt 26 bilar finns två etanol/bensindrivna och en biogasbil, övriga drivs med diesel. Ekonomiperspektivet Rutiner finns på enhetsnivå för budgetuppföljning och ekonomiska avvikelser när det gäller hur information kommuniceras, hur positiva och negativa avvikelser hanteras samt hur beslut om åtgärder fattas. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Nämndens delårsrapport 16(16)

Rapportering 2011 Spec resultaträkning Förvaltning: Hjälpmedel Period: augusti (tkr) Tom period Helår Utfall Utfall Budget Prognos Bokslut 2011 2010 2011 2011 2010 Verksamhetens intäkter Försäljning/uthyrning hjälpmedel 83 816 79 607 123 302 127 000 122 395 Övriga intäkter 656 145 2 147 2 000 218 Summa verksamhetens intäkter 84 472 79 752 125 449 129 000 122 613 Verksamhetens kostnader Inköp hjälpmedel -23 553-29 952-48 104-40 500-48 762 Kostn för arbetskraft (kkl 4) -19 780-16 278-27 079-30 500-25 264 Övriga kostnader -15 215-11 219-19 099-23 000-17 785 Summa verksamhetens kostnader -58 548-57 449-94 282-94 000-91 811 Avskrivningar maskiner och inventarier -261-159 -267-400 -237 Avskrivningar hyrhjälpmedel -5 366-5 313-8 100-8 100-8 007 Avskrivningar landstingshjälpmedel -15 020-13 353-21 300-23 000-20 306 Verksamhetens nettoresultat 5 277 3 478 1 500 3 500 2 252 Finansiella intäkter 0 0 0 0 0 Finansiella kostnader -999-1 382-1 500-1 500-1 691 Resultat efter finansnetto 4 278 2 096 0 2 000 561 Förändring av eget kapital 4 278 2 096 0 2 000 561 Intäkter per kundgrupp Landstinget Sörmland: Uppdragsersättning 0 0 0 0 0 Landstinget Sörmland: Övriga 52 247 48 681 76 000 80 900 74 750 Andra landsting 113 27 100 100 83 Statliga myndigheter 163 141 150 200 174 Primärkommuner 29 597 28 896 45 000 44 000 44 010 Företag och organisationer 224 157 300 300 298 Privatpersoner 2 128 1 850 3 899 3 500 3 298 Summa 84 472 79 752 125 449 129 000 122 613

Rapportering 2011 Balansräkning Förvaltning: Period: Hjälpmedel augusti (tkr) Tom perioden Helår Utfall Utfall Budget Prognos Bokslut TILLGÅNGAR 2011 2010 2011 2011 2010 Anläggningstillgångar Imateriella tillgångar Byggnader Mark och markanläggningar Pågående ny-, till- eller ombyggnad IT Övr maskiner och inventarier 60 666 60 563 61 000 61 000 61 281 Konst Aktier och andelar Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 60 666 60 563 61 000 61 000 61 281 Omsättningstillgångar Varulager 18 814 16 583 16 000 19 000 16 163 Kortfristiga fordringar 9 996 11 930 12 000 11 000 10 721 Kassa/Bank 4 5 5 5 5 Summa omsättningstillgångar 28 814 28 518 28 005 30 005 26 889 SUMMA TILLGÅNGAR 89 480 89 081 89 005 91 005 88 170 EGET KAP, AVSÄTTN, SKULDER Eget kapital Eget kapital 28 061 25 316 23 223 25 223 23 783 -därav årets resultat 4 278 2 096 0 2 000 561 -därav särskilt avsatta medel Summa eget kapital 28 061 25 316 23 223 25 223 23 783 Avsättningar Avsatt till pensioner 0 Avsatt till ersättningsreserv LÖF 0 Summa avsättningar 0 0 0 0 0 Långfristiga skulder Checkkredit (I) 10 322 12 476 12 485 11 485 10 089 Långfristiga skulder 42 197 42 197 42 197 42 197 42 197 Summa långfristiga skulder 52 519 54 673 54 682 53 682 52 286 Kortfristiga skulder Sem.skuld inkl uppeh löneskuld (exkl PO) 806 688 1 000 1 000 1 089 Komp skuld (exkl PO) 52 59 100 100 45 Övriga kortfristiga skulder 8 042 8 345 10 000 11 000 10 967 Summa kortfristiga skulder 8 900 9 092 11 100 12 100 12 101 SUMMA EGET KAP, AVSÄTTN. OCH SKULDER 89 480 89 081 89 005 91 005 88 170

Rapportering 2011 Investeringsspecifikation Förvaltning: Hjälpmedel Period: augusti (tkr) Tom perioden Helår Utfall Utfall Budget Prognos Bokslut INVESTERINGAR Imateriella tillgångar Byggnader Mark och markanläggningar Pågående ny-, till- eller ombyggnad IT 2011 2010 2011 2011 2010 Landstingshjälpmedel (endast Hjälpm.nämnden) 13 767 13 256 19 700 19 700 21 146 - varav medicinteknisk utrustning Övriga maskiner och inventarier 0 488 800 800 488 - varav medicinteknisk utrustning Konst Delsumma 1 13 767 13 744 20 500 20 500 21 634 Hjälpmedel avseende kommun/annan huvudman 4 644 4 767 9 100 9 100 7 217 - varav medicinteknisk utrustning "Externa" byggnader Delsumma 2 4 644 4 767 9 100 9 100 7 217 SUMMA INVESTERINGAR 18 411 18 511 29 600 29 600 28 851 FÖRSÄLJNINGAR Byggnader Mark och markanläggningar IT Övriga maskiner och inventarier Hjälpmedel 311-140 200 200 SUMMA FÖRSÄLJNINGAR 311-140 200 200 0 UTRANGERING Typ av anläggningstillgång: Omkodade/återvunna? 816 1 200 300 288 Utrangering/kassationer 1 176-1 036 1 500 1 500 1 539 SUMMA UTRANGERING 1 176-220 2 700 1 800 1 827 NYLEASING Typ av anläggningstillgång: SUMMA NYLEASING 0 0 0 0 0

Bilaga 1 Antal brukare som erhållit hjälpmedel Barn respektive vuxna (oavsett hjälpmedlets grundansvar) De fyra senaste åren De fyra senaste redovisningsperioderna 15000 10000 13671 13938 11627 15284 9000 8000 7000 6000 5000 7875 7229 5632 7934 4000 5000 0 646 695 573 779 2007 2008 2009 2010 3000 2000 1000 0 426 378 290 455 2010:2 2010:3 2011:1 2011:2 Antal barn som erhållit hjälpmedel oavsett typ Antal vuxna som erhållit hjälpmedel oavsett typ Antal barn som erhållit hjälpmedel oavsett typ Antal vuxna som erhållit hjälpmedel oavsett typ Hjälpmedel med kommunalt resp landstingsgrundansvar (oavsett brukarens ålder) De fyra senaste åren De fyra senaste redovisningsperioderna 14000 7000 12000 10000 8000 6000 10194 10493 6669 6746 8662 5312 11457 7279 6000 5000 4000 3000 5732 3414 3293 5312 3880 2569 3661 5342 4000 2000 2000 1000 0 2007 2008 2009 2010 0 2010:2 2010:3 2011:1 2011:2 Antal brukare som erhållit landstingshjälpmedel Antal brukare som erhållit landstingshjälpmedel oavsett ålder Antal brukare som erhållit kommunala hjälpmedel Antal brukare som erhållit kommunala hjälpmedel oavsett ålder Statistiken för perioden 1 är jan - mars Statistiken för perioden 2 är april - aug Statistiken för perioden 3 är sep - dec

Antal förskrivningstillfällen Bilaga 2 Antal förskrivningstillfällen - Vuxna resp barn De fyra senaste åren De fyra senaste redovisningsperioderna 50000 45000 40000 35000 30000 31194 32124 44684 40597 20000 18000 16000 14000 12000 16014 14288 11169 17612 25000 10000 20000 8000 15000 6000 10000 4000 5000 0 1533 1718 2516 2182 2007 2008 2009 2010 2000 0 843 798 515 868 2010:02 2010:03 2011:01 2011:02 Vuxna: Antal förskrivningar Barn: Antal förskrivningar Vuxna: Antal förskrivningar Barn: Antal förskrivningar Antal förskrivningstillfällen - Kommunala hjälpmedel resp landstingshjälpmedel Vuxna brukare De fyra senaste åren De fyra senaste redovisningsperioderna 35000 30000 25000 20000 15000 10000 21599 22024 10000 10529 31186 13377 28588 11691 14000 12000 10000 8000 6000 4000 11307 10082 4385 4180 3636 7502 11867 5408 5000 2000 0 2007 2008 2009 2010 0 2010:02 2010:03 2011:01 2011:02 Vuxna: Antal förskrivningar landstingshjälpmedel Vuxna: Antal förskrivningar landstingshjälpmedel Vuxna: Antal förskrivningar kommunala hjälpmedel Vuxna: Antal förskrivningar kommunala hjälpmedel Statistiken för perioden 1 är jan - mars Statistiken för perioden 2 är april - aug Statistiken för perioden 3 är sep - dec

ÅTERLÄMNADE HJÄLPMEDEL (Värde) 2:a redovisningsperioden 2011 Bilaga 5 Produktområde Individmärkta hjm Icke-individmärkta hjm Summa 04 Hjälpmedel för behandling och träning 8 530 694 1 102 157 9 632 851 05 Hjälpmedel för träning av färdigheter ich förmågor 0 301 06 Ortoser och proteser 0 0 0 09 Hjälpmedel för personlig vård 1 786 739 1 106 761 2 893 500 12 Hjälpmedel för förflyttning 13 177 893 6 552 999 19 730 892 15 Hjälpmedel i hushållet 0 164 164 18 Hjälpmedel för utrustning och anpassning 4 003 608 2 553 905 6 557 513 22 Hjälpmedel för kommunikation och information 1 305 894 38 842 1 344 736 24 Hjälpmedel för hantering av andra produkter 0 14 674 14 674 27 Hjälpmedel för miljöförbättring 0 0 0 TOTALT 28 804 828 11 369 803 40 174 330 ÅTERLÄMNADE HJÄLPMEDEL (Antal) 2:a redovisningsperioden 2011 ISO-kod Antal 042706 Stimulatorer 426 120606 Rollatorer 1357 1222xx Manuellt drivna rullstolar 1548 1223xx Motordrivna rullstolar 23 122409 Drivaggregat 26 180903-180912 Arbetsstolar 144 181210 Sängar 269 181212 Sänglyftar 0 2233xx Datorer 14