1(8) Intern kontroll resultat av genomförd granskning 2015 och intern kontrollplan 2016 Ärendet konstaterar att samtliga nämnder tagit fram och följt upp interna kontrollplaner för 2015. Planerna grundas på risk- och väsentlighetsanalyser. Av redovisningarna framgår vilka granskningsområden som uppvisar avvikelser. Förslag finns på granskningsområden 2016, men alla är ännu inte beslutade av nämnd. kan konstatera att i flertalet fall förekommer inga avvikelser mot kontrollmålen. Många av avvikelserna är av lindrig art. De brister som förekommer beträffande avtalsuppföljning och förtroendekänsliga poster där nolltolerans gäller, bör dock tas på största allvar. Under 2015 har metodiken utvecklas för intern kontroll. Nämnderna kommer successivt övergå till den nya metodiken. s förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar godkänna rapport avseende resultat av granskning 2015 och planering av intern kontroll 2016. Bakgrund I september 2008 fastställdes riktlinjer för intern kontroll av kommunstyrelsen. Av riktlinjerna framgår att nämnderna i samband med rapportering av verksamhetsberättelsen ska redovisa resultatet av den genomförda interna kontrollen under året. Vidare anges att kommunledningskontoret, baserat på nämndernas redovisning samt resultatet av granskningen av gemensamma områden, ska sammanställa en rapport. Av riktlinjerna framgår även att kommunledningskontoret ska upprätta en samlad intern kontrollplan för hela kommunen. Denna innehåller nämndernas kontrollplaner samt gemensamma granskningsområden. I syfte att uppfylla kraven i riktlinjerna enligt ovan redovisas följande avsnitt.
s yttrande Resultat av genomförd intern kontroll 2015 och interna kontrollplaner för 2016 2(8) Nämnderna har i sina verksamhetsberättelser redovisat resultatet av genomförd intern kontroll 2015. Av redovisningarna framgår vilka granskningsområden som uppvisar avvikelser. För varje nämnd finns förslag på interna kontrollplaner för 2016. Planerna grundas på risk- och väsentlighetsanalyser. Av bilaga framgår en sammanställning av nämndernas uppföljning av 2015 och förslag till planer för 2016. Kommunstyrelsen (kommunledningskontoret) Kommunstyrelsen har 22 kontrollområden uppdelade utifrån funktioner/avdelningar på kommunledningskontoret. Kansliavdelningen har 6 kontrollområden varav inga avvikelser noteras. - Diarieföring. Ej korrekt diarieförda handlingar. - Postöppning. Handlingar blir liggande, hamnar hos fel person. - Utlämnande av allmän handling. Ej tillräckligt skyndsamt, sekretessbelagda handlingar lämnas ut. - Avslut av öppna ärenden - Återlämning av utlånade akter - Arkivvård Ekonomiavdelningen (inklusive upphandling) har 6 kontrollområden 2015 varav avvikelser noteras inom 3 områden. - Moms. Att specialregler för moms följs beträffande representation. - Fakturakontroller avseende behörighet, attest, belopp, moms på kundoch leverantörsfakturor. - Återkommande fasta arbetsuppgifter. Samtliga moment i arbetsprocessen för leverantörs och kundreskontra ska utföras. - Upphandling. Säkerställan att Lagen om offentlig upphandling, LOU, följs. Stickprov på en upphandling. - Fakturakontroller avseende behörighet, attest, belopp, moms på kundfakturor. Avvikelsen består i att det saknats attest på en del fakturaunderlag för kundfakturering. - Representation. Av 45 poster finns 5 avvikelser, där det saknas syfte och deltagare, konferensprogram. - Avtalstrohet köp på avtal. 4 avtal har valts ut och följts upp. Brister har noterats för avtal om persontransporter, resebyråtjänster, järnhandelsvaror och avtalet för hygienartiklar, leksaker m.m.
HR (Personal)-avdelningen har 4 kontrollområden 2015. Inga avvikelser noteras. - Mötesarvoden. Inga utbetalningar av mötesarvoden är felaktiga. - Lönerutiner. Inga felaktiga utbetalningar. - Lönerutiner. Felaktiga löneutbetalningar upptäcks. - Bisyssla. Ingen medarbetare har otillåten bisyssla. IT-avdelningen har 3 kontrollområden 2015. Inga avvikelser noteras. - IT Ändringsprocess. Störningar i IT-tjänster, brister i systeminstallation. - IT Driftsprocess. Efterlevnad av drivrutin, beredskap. - IT Serivesdeskprocess. Genomströmning av inkommande ärenden, spårbarhet i ärenden. 3(8) Kommunikationsavdelningen har 3 kontrollområden inom vilka arbete pågår. - Information och interna/externa administrativa system som är kopplade från intranätet. Brister i beredskap och rutiner för att underhålla och uppdatera felsidan. - Information och e-tjänster på kommunens hemsida. Brister i serverdrift, personalberedskap. - Publicerad information på kommunens hemsida och intranät. Brister i redaktörernas tillgänglighet då fel eller avsaknad av information uppstår. Kontrollplanen 2016 för kommunstyrelsen omfattar 23 kontrollområden. Ett område har lagts till beträffande IT. Tekniska nämnden och fastighetsnämnden Tekniska kontorets granskning och resultatet av granskningen är identisk för de båda nämnderna. Tekniska nämnden och fastighetsnämnden har 8 kontrollområden 2015. Inga avvikelser noteras. - Representation. - Slutredovisning av investeringsprojekt enligt checklista - Kostnadsstyrning. Kostnadskontering härleds till rätt projekt, fastighet eller annan anläggning. - Kundfakturering. Tomställda hyreslägenheter debiteras och periodiseras rätt period. - Upplupna och förutbetalda kostnader/intäkter. Rätt periodisering. - Delegationsordning. Att gällande delegationsordning följs. - Inköp. Kontroll av avtalstrohet.
- Frånvarorapportering. Kontroll att aviserad frånvaro stämmer med rapporterad frånvaro. 4(8) Intern kontrollplan för 2016 omfattar samma kontrollområden som 2015. Byggnadsnämnden Byggnadsnämnden har 6 kontrollområden 2015 varav avvikelser noterats för 3. - Debitering kund. Rätt uträknad avgift till kund. - Tillämpning av lagar, föreskrifter och riktlinjer. - Beslutsattest. Kontroll att beslutsattestant inte attesterar kostnader som hör samman med den egna tjänsteutövningen. - - Debitering kund. Kontroll att uppdragen är fakturerade. - Hantering av handlingar. En handling i akt överensstämmer inte med registrerade handlingar i ärendehanteringssystemet. - Delegationsordning. Kontroll att beslut är fattade enligt delegationsordningen. Intern kontrollplan 2015 omfattar 8 kontrollområden delvis desamma som för 2015. Miljö- och hälsoskyddsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden har 5 kontrollområden 2015. Ingen avvikelse noteras. - Debitering kund. Kontroll att uppdrag faktureras. - Hantering av handlingar. Handlingar i akt ska överensstämma med registrerade handlingar i ärendehanteringssystemet. - Beslutsattest. Kontroll att beslutsattestant inte har attesterat kostnader som hör samman med egen tjänsteutövning. - Tillämpning av lagar, föreskrifter och riktlinjer. Laghänvisningar i delegationsordningen ska vara korrekta. - Delegationsordning. Kontroll att beslut är fattade enligt delegationsordningen Intern kontrollplan 2015 omfattar 7 kontrollområden delvis desamma som för 2015. Socialnämnden Socialnämnden har 11 kontrollområden 2015 varav avvikelser noterats för 6. Ett område är inte kontrollerat.
- Biståndsbeslut försörjningsstöd - Biståndsbeslut socialpsykiatri och missbruk - Biståndsbeslut LSS - Ekonomiskt bistånd. Säkerställan att klient med försörjningsstöd får rätt bistånd utbetalt. Liten avvikelse: - Biståndsbeslut ÄO. Ett fåtal biståndsbeslut har passerat giltighetsdatum. - Genomförandeplan för LSS. I ett par enstaka fall förekommer brister i aktuell genomförandeplan. - Utredningstider på familjeavdelningen. I två ärenden har lagstadgad utredningstid överskridits. - Genomförandeplan vid hemtjänst. Genomförandeplaner ska finnas i akten för samtliga brukare. - Genomförandeplaner vård- och omsorgsboende. Genomförandeplaner ska finnas i akten för samtliga brukare. - Statistik i Treserva. Alla utförare inom LSS finns inte med i systemet. Kontroll ej genomförd: - Biståndsbeslut familj - Handläggningstider inom familjeavdelningen I intern kontrollplan för 2016 har 9 kontrollområden men vilka motsvarar de 11 områdena 2015. Statistik i Treserva har utgått. Barn- och utbildningsnämnden Nämnden har 4 kontrollområden, varav avvikelse noteras för 2 och ett är inte kontrollerat. - Representation. Kontroll gentemot kommunens riktlinjer. Liten avvikelse: - Skolpliktsbevakning. Granskning att rutiner följs. - Aktivitetsansvar för ungdomar 16-20 år. Kontroll av rutin för att få kännedom om att samtliga ungdomar har utbildningsplats eller blivit erbjuden annan åtgärd. Kontroll ej genomförd: - Signaler på ekonomisk obalans. Rutin för att få en översiktlig bild av fristående enheters ekonomiska ställning. Den interna kontrollen 2016 omfattar 8 områden, varav kvalitetskontroll (1) av tillsyn och mottagande av nyanlända elever (2) har tillkommit. 5(8)
Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden har 9 kontrollområden 2015 varav avvikelser noterats för 5. 6(8) - Utbetalning av bidrag till idrottsföreningar. Närvarokontroll utgör grund för utbetalning.. - Utbetalning av bidrag till fristående musikskolor. Närvarokontroll utgör grund för utbetalning. (Not. Återfinns även på avvikelse) - Systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Dokumentering av arbetet enligt lagens krav. - Konsthantering. Rutin för konstinventering finns framtagen. - Avtalshantering. Finns sammanställning över uppsägning/omförhandling. - Utbetalning av bidrag till fristående musikskolor. Dokumentation enligt rutin för att minska sårbarheten personalmässigt. Dokumentation ej genomförd. - Utbetalning av bidrag till kulturföreningar. Dokumentation enligt rutin för att minska sårbarheten personalmässigt. Dokumentation ej genomförd. - Representation. Av 10 stickprov saknar 3 fakturor syfte, 3 fakturor saknar deltagare - Nyckel/låsrutiner för idrottshallar. Dokumenterad rutin för utlämning av nycklar saknas. - Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Dokumentation är utförd i väsentliga delar. Den interna kontrollen 2016 omfattar 8 områden där några utgått, konsthantering och avtalshantering och nya kontrollmål tillkommit som säkerhetskontroll av sjöisar och ensamarbete i barn- och ungdomsverksamheten Produktionsstyrelsen Produktionsstyrelsen har 5 kontrollområden 2015 varav avvikelser noterats för 2. - Förtroendekänsliga poster. Kontroll att kommunens riktlinjer för förtroendekänsliga poster följs - Likabehandlingsplaner förskola/skola. Planer ska finnas och vara uppdaterade för samtliga skolor - Bisyssla. Samtliga chefer uppger att de följer antagna riktlinjer. - Beslutsstöd. Beslutsstödet ska i första hand stödja chefer. I vissa fall stödjer det mer specialisters (inom HR och ekonomi) behov.
- Interna avtal. Det ska finnas skriftliga avtal mellan produktionen och utbildnings- och kulturkontoret och socialkontoret. Det finns många muntliga avtal inom produktionen och andra förvaltningar vilket skapar osäkerhet om vad som är överenskommet. Den interna kontrollen 2016 omfattar 3 nya områden, representation, avtalstrohet och systematiskt brandskyddsarbete. För kommunen gemensamt granskningsområde Kommunstyrelsen beslutade 2013-02-11 27 att granskning av kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten skulle fortsätta utgöra ett för kommunen gemensamt granskningsområde 2013. Genomförd granskning är tänkt att ge en bild av hur kommunen säkerställer att nämnderna får det de beställer avseende bland annat äldreomsorg, skola och byggnationer. Det gemensamma granskningsområdet föreslogs även för 2014 utgöras av kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten. Då ett aktivt arbete kring det gemensamma granskningsområdet fått stå tillbaka under både 2014 och 2015 har ingen av nämndera aktivt följt upp detta område. Intern kontroll 2016 Nämnder och produktionsstyrelse har antagit interna kontrollplaner för 2016. Tekniska nämnden och fastighetsnämnden interna kontrollplan är ännu inte antagen. Vad gäller kommunledningskontoret föreslås den interna kontrollplanen för 2015 kvarstå 2016. Av bilaga framgår en sammanställning av nämndernas interna kontrollplaner. Gemensamt granskningsområde, Kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten, föreslås utgå 2016. s bedömning av den interna kontrollen Kommunledningskontor konstaterar att samtliga nämnder tagit fram och följt upp interna kontrollplaner för 2015. Förslag finns för planer 2016 dock är alla ännu inte beslutade av nämnd. Det är positivt att flera nämnder arbetar aktivt med sina kontrollplaner genom att kontrollpunkter utgår när resultatet förbättrats och att nya kontrollområden tillkommer där brister befaras. Det är av vikt att områden väljs ut utifrån väsentlighet och risk. Kontrollområden kan med fördel vara knutna till verksamhetens målsättningar. I den mån revisonens granskningsrapproter pekar på områden där den interna kontrollen brister ska dessa beaktas i val av kontrollområden. kan konstatera att i flertalet fall förekommer inga avvikelser mot kontrollmålen. Många av avvikelser är av lindrig art. De brister som förekommer beträffande avtalsuppföljning och förtroendekänsliga poster där nolltolerans gäller, bör dock tas på största allvar. 7(8)
Under 2015 har metodiken utvecklas för intern kontroll. Nämnderna kommer successivt övergå till den nya metodiken. Det initiala arbetet sker genom att varje verksamhet tar fram en bruttolista på riskområden som sedan analyseras och sorteras in i kontrollområden för ekonomi, verksamhet och administration. Bedömning av sannolikhet och konsekvens redovisas i ett plotterdiagram. Verktyget Stratsys har implementerats även för att användas som stöd i arbetet med intern kontroll. 8(8) Åsa Heribertson Kommundirektör Ekonomichef Bilagor: 1. Uppföljning av interna kontrollplaner 2015 2. Interna kontrollplaner 2016 Exp: Samtliga nämnder, Revisorerna