L J U S p å k v a l i t e t Samarbete mellan Lidingö, Järfälla, Upplands-Bro, Sigtuna, Solna och Sundbyberg Arbetsplan Gäller från 2011-07-01
Innehåll 1. Inledning... 3 2. Syfte och mål... 4 3. Överlämning av LJUS på kvalitet... 4 4. Förutsättningar för det kommunala samarbetet... 5 5. Organisation och uppdragsbeskrivning... 6 5.1 Organisation... 6 5.2 Uppdragsbeskrivning... 6 6. Tidsplan och beslutspunkter... 8 7. Huvudområden, metoder och skriftlig rapportering... 8 7.1 Huvudområden... 8 7.2 Dokumentstyrning... 8 7.3 Kvalitetssäkring... 9 7.4 Sekretess... 9 7.5 Informationsspridning... 9 8. Kostnader och finansiering... 10 2
L J U S p å k v a l i t e t Samarbete mellan Lidingö, Järfälla, Upplands-Bro, Sigtuna, Solna och Sundbyberg Arbetsplan 2011-07-01 LJUS på kvalitet ett samarbete mellan Lidingö, Järfälla, Upplands Bro, Sigtuna, Solna och Sundbyberg för kvalitetsutveckling inom förskola och skola 1. Inledning LJUS på kvalitet började som ett projekt under hösten 2005 mellan Lidingö, Järfälla, Upplands-Bro och Solna och övergick till permanent verksamhet i oktober 2008. Sigtuna anslöt sig 2008 och Sundbyberg anslöt sig 2009. Syftet med det kommunala samarbetet är att stimulera en aktiv dialog på och mellan alla nivåer i verksamheterna kring hur kvaliteten kan utvecklas i enlighet med gällande styrdokument. Ett av målen för denna samverkan är att bidra till att resultaten förbättras och måluppfyllelsen ökar. LJUS på kvalitet har som utgångspunkt det gemensamma intresse barn/elever, föräldrar, pedagoger, skolledare, övrig skolpersonal och politiker har av hög kvalitet i verksamheterna. Utvärderingen sker genom att en grupp på 3-5 personer, efter studier av relevant dokumentation, besöker en enhet under några dagar. Under besöket samlar gruppen systematiskt iakttagelser och intryck och för samtal med olika nivåer inom verksamheten samt några elever och föräldrar. Därefter återkopplas besöket i en skriftlig rapport och i dialogform till enheten. Arbetet omfattar förskola, förskoleklass, särskola, grundskola, fritidshem och gymnasieskola. Fristående förskolor ingår. Fristående skolor erbjuds att delta. Utvärderingen inriktas på följande områden: Normer och värden Kunskaper, utveckling och lärande Barn och elevers inflytande och ansvar Samverkan Bedömning och betyg (där så tillämpas) Styrning, ledning och kvalitetsarbete Besökta enheter och deltagande utvärderare har bekräftat att samarbetet har bidragit till både verksamhetsutveckling och kompetensutveckling. Samarbetet är en del av kommunernas reguljära kvalitetsuppföljning och utvärdering. 3
2. Syfte och mål LJUS på kvalitet har som syfte att stimulera en aktiv dialog på och mellan alla nivåer i förskole- och skolorganisationen kring hur kvaliteten kan utvecklas i enlighet med gällande styrdokument (läroplaner, kursplaner etc). Syftet med att starta och bedriva gemensam kvalitetsuppföljning är att samverkan mellan kommunerna skall leda till att utvärderingarna genomförs på ett sådant sätt att slutresultatet blir bättre än om varje kommun arbetar isolerat. Tillvägagångssättet är att genom analys av dokumentation och iakttagelser med åtföljande dialog ge en återkoppling till enheterna och därmed bidra till deras utveckling. Det innebär att andra pedagoger är närvarande i vardagen, systematiskt iakttar vad som sker, redovisar sina intryck och sedan för en dialog med enheten kring vad som kan utvecklas. I utvärderingsgruppen ingår oftast en pedagog och en skolledare från en annan av LJUSkommunerna samt en utvärderingsledare från den egna kommunen. På gymnasienivå kan elever ingå i utvärderingsgruppen. Övergripande mål Att kvaliteten inom förskolor och skolor förbättras i LJUS-kommunerna. Att medverkan i LJUS på kvalitet bidrar till en ökad kompetensutveckling för utvärderarna. Delmål enheterna får ett bättre underlag för egen utveckling och det systematiska kvalitetsarbetet de pedagogiska processerna stimuleras kommunerna får ökade möjligheter till erfarenhetsutbyte och gemensamt lärande förtroendevalda och förvaltningsledning får ökad kunskap om hur verksamheten fungerar vad gäller kvalitet och likvärdighet 3. Överlämning av LJUS på kvalitet Utvärderingen inom LJUS på kvalitet avses bidra till arbetet med både enhetens och kommunens systematiska kvalitetsarbete. Resultatet av varje utvärdering överlämnas till chefen för den berörda enheten genom dels en kortfattad skriftlig rapport, dels en mer detaljerad muntlig återkoppling. Enhetens chef beslutar om vilka personer inom enheten som ska delta i den muntliga återkopplingen. Enheten ansvarar för det fortsatta utvecklingsarbetet med åtgärder inom enheten såväl på kort som lång sikt. I samband med den muntliga återkopplingen av utvärderingens resultat till berörd enhet sker även en avstämning av den skriftliga rapporten innan denna formellt överlämnas. När den skriftliga rapporten har överlämnats från utvärderingsgruppen upphör således dess ansvar. Förvaltningsledningen svarar för hur de skriftliga rapporterna används i återrapporteringen till nämnden och, när det gäller de kommunala enheterna, i förvaltningens verksamhetsutveckling. Eventuell uppföljning av rekommenderade åtgärder vid de kommunala enheterna sker inom ramen för kommunens kvalitetsarbete. 4
4. Förutsättningar för det kommunala samarbetet Utvärderingarna drivs inom ramen för de förutsättningar som ges av respektive kommuns organisation och styrprinciper. Endast frågor som kräver gemensamma beslut av alla LJUSkommunerna tas upp i den gemensamma styr- och ledningsorganisationen. LJUS på kvalitet omfattar förskola, förskoleklass, särskola, grundskola, fritidshem och gymnasieskola. Fristående förskolor ingår. Fristående skolor erbjuds att delta. Enheterna ska utvärderas en gång vart sjätte år. Hur begreppet enhet används bestäms av respektive kommun. Om en enhet omfattar flera skolformer lämnas en samlad rapport för hela enheten, som dock kan innehålla delrapporter för t ex olika skolformer. Förtroendevalda har ansvar för att följa upp verksamhetens resultat. Pedagoger har ansvar och frihet att utveckla verksamhetens kvalitet utifrån professionella kunskaper och erfarenheter. Kommunernas samarbete med utveckling av en gemensam metodik för utvärdering genom bland annat systematiska iakttagelser bygger på denna ansvarsfördelning. Chefen för den utvärderade enheten är utvärderingens kontaktperson och ansvarar för förankringen av utvärderingen hos barn/elever/föräldrar/pedagoger och övrig personal. Utvärderingens genomförande förutsätter att resurser avsätts inom kommunerna enligt vad som anges i avsnitt 8 nedan. 5
5. Organisation och uppdragsbeskrivning 5.1 Organisation Organisationen består av styrgrupp, ledningsgrupp, utvärderingsledare och utvärderare. Från och med hösten 2008 rullar ordförandeskap årsvis mellan de olika kommunerna i styrgrupp, ledningsgrupp och logistikgrupp. Omfattningen av ordförande i ledningsgruppen motsvarar 10 % av tjänst. Kostnaden bärs av respektive kommun. Styrgrupp Förvaltningschefer Rullande ordförandeskap Ledningsgrupp En samordnande utvärderingsledare per kommun Logistikgrupp En samordnare per kommun Rullande ordförandeskap Utvärderingsledare Rullande ordförandeskap Lidingö Järfälla Upplands-Bro Sigtuna Solna Sundbyberg 5.2 Uppdragsbeskrivning Rullande ordförandeskap i styrgrupp, ledningsgrupp och logistikgrupp. Alla tre från samma kommun. Mandatperiod 1 år. Omfattning av ordförande i ledningsgruppen motsvarar 10 % tjänst. Kostnaden bärs av respektive års ordförandekommun. Ordförandeskap: o 2008-10-01 2009-09-30 Lidingö o 2009-10-01 2010-08-31 Sigtuna o 2010-09-01 2011-08-31 Solna o 2011-09-01 2012-08-31 Upplands-Bro o 2012-09-01 2013-08-31 Järfälla o 2012-09-01 2013-08-31 Sundbyberg 6
Uppdragsbeskrivning för styrgruppen: o Leda och utveckla LJUS-arbetet Uppdragsbeskrivning för ordförande i styrgruppen: o Kalla gruppen till möten och konferenser o Ordna möteslokal o Leda styrgruppens möten o Utse sekreterare vid möten i styrgruppen Uppdragsbeskrivning för ledningsgruppen: o Ansvara för att logistiken görs o Föreslå styrgruppen revideringar av dokument, utformning av utbildningsdagar, andra förändringar, ledningsgruppens kompetensutveckling, webbsidans utformning o Ansvara för revideringar av dokument o Ansvara för att utbildningsdagar planeras och genomförs o Förmedla arbetet i ledningsgruppen till övriga utvärderingsledare i den egna kommunen. Uppdragsbeskrivning för ordförande i ledningsgruppen: o Kalla gruppen till möten och konferenser o Ordna möteslokal o Leda ledningsgruppens möten o Utse sekreterare vid möten i ledningsgruppen o På uppdrag av ledningsgruppen föreslå styrgruppen revideringar av dokument, utformning av utbildningsdagar, andra förändringar, ledningsgruppens kompetensutveckling, webbsidans utformning o Vara adjungerad i styrgruppen under del av styrgruppens möten Uppdragsbeskrivning för kommunens samordnare i logistikgruppen: o Ansvara för kommunens granskningsplan/resursplanering o Bemanna andra kommuners granskningar enl. plan o Hålla webbsidan aktuell avseende namn på utvärderare och utvärderingsledare o Ingå i logistikgruppen o I övrigt enligt direktiv från förvaltningschef Uppdragsbeskrivning för logistikgruppen: o Samordna kommunernas granskningsplaner/resursplanering o Följa upp utläggning av utvärderingsdagar o Ansvara för redovisning av utvärderingsuppdrag och dagar o Ansvara för årlig rapport över LJUS-arbetet o I övrigt enligt direktiv från styrgruppen Uppdragsbeskrivning för ordförande i logistikgruppen: o Kalla gruppen till möten och konferenser o Ordna möteslokal o Leda logistikgruppens möten o Utse sekreterare vid möten i logistikgruppen 7
6. Tidsplan och beslutspunkter Varje kommun meddelar ordförandekommunen senast den 1 november respektive år vilka enheter som ska utvärderas året därpå, vem som är utvärderingsledare vid respektive utvärdering, antal utvärderare och antal dagar, samt vilken vecka besöket vid respektive enhet planeras genomföras. Vilka personer som ska ingå i utvärderingsgruppen vid respektive enhet ska vara klart senast den 1 december året före utvärderingen. Utvärderingsledaren fastställer en tidsplan för varje enhet som ska utvärderas efter samråd med enheten och utvärderarna. Utvärderingsledarna ska ha informerat utvärderarna före årsskiftet vilken vecka besöken är planerade att genomföras. Inom ramen för LJUS på kvalitet anordnas årligen vid behov en introduktionsutbildning för utvärderare, samt därutöver ytterligare utbildningsinsatser om styrgruppen så beslutar. 7. Huvudområden, metoder och skriftlig rapportering 7.1 Huvudområden Utvärderingen inriktas mot följande huvudområden: Normer och värden Kunskaper, utveckling och lärande Barn och elevers inflytande och ansvar Samverkan Bedömning och betyg (där så tillämpas) Styrning, ledning och kvalitetsarbete Dessa områden är kompletterande och delvis överlappande. Det ger sammantaget en god bild av förskolans och skolans kärnverksamhet. Varje kommun kan inom områdena fördjupa utvärderingen. Dessa huvudområden kräver delvis olika metodik. Kunskapsresultaten kan till exempel analyseras genom studier av befintligt material. Iakttagelser och dialog används för att studera den pedagogiska verksamheten. Samtal med berörda inom enheten är ett viktigt instrument för informationsinsamlingen inom alla områden och för den avslutande dialogen. Återkopplingen till enhetens ledning sker på en övergripande nivå och inriktas på slutsatser och rekommendationer som kan påverka enhetens kvalitetsutvecklingsarbete. Ledningsgruppen, som har en särskilt viktig roll i metodutvecklingen, har utarbetat en rad metoddokument som används i introduktionsutbildningen och utgör en gemensam struktur för hela processen i utvärderingarna. 7.2 Dokumentstyrning Basdokumentationen utgörs av utvärderingsgruppens skriftliga rapport till den granskade enheten. Den skriftliga rapporten kompletteras med en muntlig återkoppling av iakttagelser av betydelse för enhetens fortsatta utveckling. En viktig utgångspunkt är enhetens måldokument, systematiska kvalitetsarbete och de självutvärderingar som gjorts inom enheten. Den skriftliga rapporten ska fokusera på utvärderingens huvudområden. 8
Lärande exempel på arbetssätt och arbetsmetoder av intresse för andra enheter inom kommunen eller övriga LJUS-kommuner ska lyftas fram. Den ska också innehålla iakttagelser som är viktiga för skolledningen att följa upp i ljuset av de mål som gäller för verksamheten. Den skriftliga rapporten ska vara kortfattad och utformas enligt en given disposition med en gemensam rubrikstruktur för att underlätta läsningen och jämförelser mellan enheterna och kommunerna. En enhetlig struktur på rapporterna gör det också enklare för enheter som söker en speciell kunskap eller erfarenhet att snabbt hitta denna information vid andra enheter. Rapporten ska innehålla iakttagelser, bedömning och sammanfattande slutsatser, rekommendationer samt lärande exempel. Det ska tydligt framgå vad utvärderingsgruppen anser bör utvecklas för ökad måluppfyllelse. Avstämning sker mellan utvärderingsgrupp och utvärderad enhet om innehållet i den skriftliga rapporten som utgör en allmän handling. 7.3 Kvalitetssäkring Metodutveckling och kvalitetssäkring är en viktig del i LJUS på kvalitet. Arbetet i LJUS på kvalitet ska bedrivas som en lärprocess, där olika deltagare inbjuds till en gemensam kunskapsutveckling. En kontinuerlig uppföljning och utvärdering av arbetet sker genom självutvärdering inom organisationen. 7.4 Sekretess Samma sekretessregler gäller inom LJUS på kvalitet som inom respektive kommun. Verksamma inom LJUS på kvalitet förbinder sig att inte sprida information vidare om enskilda enheter utöver det som framgår av de skriftliga rapporterna på ett sådant sätt att enskilda individer, enheter eller kommuner kan identifieras. 7.5 Informationsspridning Chefen för den utvärderade enheten ansvarar för informationsspridningen inom enheten. Det gäller under hela processen från planering av utvärderingen till återkoppling av resultatet till elever/barn, föräldrar och pedagoger och övrig personal. Det ingår i utvärderingsledarnas uppdrag att systematisera kunskaper och erfarenheter från LJUS-arbetet för att sprida dessa vidare inom den egna kommunen. Rapporterna görs lätt tillgängliga för medborgarna i enlighet med offentlighetsprincipen via hemsidan www.ljuspakvalitet.se som också är länkad till LJUS-kommunernas hemsidor. Styrgruppen beslutar i frågor om spridning av LJUS-kommunernas samlade erfarenheter från LJUS på kvalitet till andra kommuner och andra intressenter. 9
8. Kostnader och finansiering Respektive kommun ansvarar för att tid avsätts för utvärderingsledarna inom ramen för deras ordinarie befattningar. Beslut om finansiering av LJUS på kvalitet fattas inom respektive kommun som svarar för samtliga kostnader förknippade med utvärderingsledarnas och utvärderarnas medverkan i samarbetet (arbetstid, utbildning, resor etc). Ett uppdrag som utvärderare omfattar 4-7 arbetsdagar (förarbete, besök vid enheten, efterarbete samt avrapportering). Utvärderingsledaren har att inom denna ram bedöma behovet utifrån varje enhets specifika förutsättningar. Varje utvärderare ska vara beredd att genomföra sammanlagt tre uppdrag under en tidsperiod på 2-3 år. Alla utvärderare får en introduktionsutbildning uppdelat på ett internat före den första utvärderingen, samt en uppföljningsdag. Sammantaget är introduktionsutbildningen två och en halv dag. Innan sitt andra utvärderingsuppdrag måste utvärderaren ha genomgått hela introduktionsutbildningen. 10