EUROPAPARLAMENTET Generalsekreteraren Bryssel den 21 mars 2002 02-0236 Meddelande till presidiets medlemmar Angående: Inrättande av Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor SAMMANFATTNING Parlamentet har engagerat sig för idén om ett gemensamt kontor för organisationen av öppna uttagningsprov för urval av fast anställda tjänstemän. Denna idé har kommit till konkret uttryck, genom en arbetsgrupp som inrättats av institutionernas generalsekreterare i detta syfte, i form av Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor. Det första utkastet till detta kontor sändes ut under hösten 2001. Med den nära förestående utvidgningen är det inte bara önskvärt att inrätta ett sådant kontor, utan det är det enda sättet genom vilket institutionernas rekryteringsbehov kan tillgodoses. Frågan är också mycket brådskande. Presidiet har att ta ställning till tre formella beslut: Institutionernas beslut om att inrätta Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor och att ge det lämpliga administrativa skyldigheter och befogenheter. Generalsekreterarnas beslut om kontorets organisation och drift. Generalsekreterarnas beslut om gemensamma principer för en samordning av urval och rekrytering samt principerna för användande av förteckningarna över godkända sökande. Det första beslutet faller inom ramen för presidiets befogenheter, och presidiet uppmanas således att formellt godkänna texten ifråga. Det andra och det tredje beslutet faller inom ramen för generalsekreterarens befogenheter. Så snart det första beslutet har fattats uppmanas presidiet att ge generalsekreteraren tillåtelse att såsom ansvarig för parlamentets administration godkänna dessa. Presidiet uppmanas även att formellt besluta att åldersgränser inte skall tillämpas i samband med uttagningsförfaranden som organiseras av parlamentet och att uttala sig mot att sådana åldersgränser tillämpas av det framtida rekryteringskontoret. Detta meddelande anger skälen till varför rekryteringskontoret inrättas och besvarar centrala frågor om dess framtida verksamhet. NT\464930.doc PE 315.642/PRES.
1. Sammanhang: ett system i kris Det har under många års tid varit känt att institutionernas kapacitet (möjligtvis med undantag av kommissionen) att organisera och hantera uttagningsförfaranden har tänjts till bristningsgränsen. Flera faktorer spelar in: institutionernas växande storlek, Europeiska unionens geografiska och språkliga utbredning, institutionernas ständigt ökande befogenheter och roll och de behov detta skapar av ett bredare kompetensunderlag och specialiserad personal, för att bara nämna de mest uppenbara aspekterna. Utöver dessa faktorer tillkommer utvidgningen som innebär att inflödet av ny personal vid ett tillfälle kommer att vara mycket stort och att rekryteringsunderlaget och rekryteringsefterfrågan därefter kommer att öka avsevärt. Siffrorna är skrämmande. Parlamentets normala behov under 2002 inför utvidgningen kräver att det organiseras ca 60 olika uttagningsförfaranden. Utöver denna allt annat än blygsamma siffra innebär utvidgningen att det under de kommande två åren måste rekryteras en bra bit över 1 000 tjänstemän från de nya medlemsstaterna i alla tjänstekategorier och inom dessa i alla nya officiella språk. Varje institution står inom ramen för sina egna behov inför ett liknande problem. Om man så beaktar att parlamentets nuvarande uttagningsenhet kan hantera som mest 15-16 uttagningsförfaranden per år är det uppenbart att det inte går att fortsätta i samma banor, hur många överskylande lösningar som än prövas. (Metoder som interinstitutionella uttagningsprov, rekrytering mellan institutionerna etc. har provats till det yttersta, men dessa kan inte tillgodose behovet och de undergräver i själva verket parlamentets förmåga att fastställa sina egna rekryteringsbehov.) Status quo är helt enkelt inget alternativ. Idén om att inrätta ett interinstitutionellt rekryteringskontor är dock inte resultatet av ren kvantitativ desperation. Det har under årens lopp uppstått enighet om att uttagningsförfarandet i sig själv är ineffektivt och ibland till och med orättvist. De rättsliga grundbestämmelserna för uttagningsförfarandet finns i tjänsteföreskrifterna och kan endast ändras genom dessa. Även om de förfaranden som bygger på dessa grundbestämmelser (helt korrekt) har utformats för att garantera så stor objektivitet och öppenhet som möjligt i uttagningsförfarandet, innebär de enorma administrativa påfrestningar för ansvariga enheter. När varje institution försöker hantera dessa förfaranden separat, är det uppenbart att de påfrestningar som är förbundna med de nödvändiga förfarandena, plus det faktum att de är så många, innebär att (i) de kan dra ut alltför länge på tiden och skapa förteckningar över godkända sökande som utnyttjas alltför långsamt 1 samt (ii) att de kräver mycket personal som har annat att göra och som kanske vet väldigt lite om rekrytering till uttagningskommittéer, för att rätta uppsatser, vakta vid skriftliga prov och så vidare. Mot denna bakgrund utgör idén om ett rekryteringskontor en positiv önskan om att rationalisera uttagningsförfarandena och göra dem mer professionella. 1 Det är inget ovanligt att en godkänd sökande får vänta upp till sex eller sju år innan han eller hon får ett erbjudande, varvid vederbörande kanske har gjort upp andra planer. PE 315.642/PRES. 2/7 NT\464930.doc
2. Förslagets uppkomst Väl medvetna om det som här har återgivits och mer därtill inrättade institutionerna, uppbackade av i första hand Europaparlamentets politiska instanser, en institutionell arbetsgrupp som fick i uppgift att utforma ett europeiskt rekryteringskontor. Det första mötet hölls i februari 2000. Arbetsgruppen, som i detta skede omfattade samtliga institutioner och ombudsmannen, lade fram sitt första utkast till rekryteringskontor för generalsekreterarna i juni 2001. Detta utkast cirkulerade inom alla institutioner. I parlamentet översändes det till alla relevanta politiska instanser samt till alla intresserade parter. Idén fick fullt politiskt stöd i alla institutioner, men mest uttalat i Europaparlamentet, och har behållit detta stöd i olika former. Nyligen, för att ge ett exempel, fick idén stöd i parlamentets resolution om riktlinjerna för parlamentets budget för 2003 1. Efter att detta breda samförstånd uppnåtts kring idén om ett rekryteringskontor och om formen för det har mycket tid och energi lagts ned på att reda ut olika rättsliga och budgetmässiga frågor, så att robusta och konkreta förslag till beslut skall kunna föreläggas institutionerna. Resultatet av denna process ligger nu framför presidiet. Förslagen till beslut ifråga som, med endast smärre tekniska justeringar, formaliserar de åtgärder som vidtogs redan förra året, kommer att göra det möjligt att inrätta rekryteringskontoret och inleda dess verksamhet under 2002. 3. De förslag som presidiet har att ta ställning till Anordnandet av uttagningsförfaranden är en av parlamentets administrativa funktioner som generalsekreteraren, under presidiets överinseende, bär ansvaret för. Därför faller ett beslut om att delegera denna funktion till en gemensam interinstitutionell enhet inom ramen för presidiets befogenheter. Organisatoriska och administrativa aspekter som detta beslut resulterar i är generalsekreterarens område. Följaktligen har presidiet tre beslut att ta ställning till: Institutionernas beslut om att inrätta Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor och att ge det lämpliga administrativa skyldigheter och befogenheter. Generalsekreterarnas beslut om kontorets organisation och drift. Generalsekreterarnas beslut om gemensamma principer för en samordning av urval och rekrytering samt principerna för användande av förteckningarna över godkända sökande. Det första beslutet faller inom ramen för presidiets befogenheter, och presidiet uppmanas således att formellt godkänna texten ifråga. 1 A5-0064/2002 av den 12 mars 2002, punkt 7. NT\464930.doc 3/7 PE 315.642/PRES.
Det andra och det tredje beslutet faller inom ramen för generalsekreterarens befogenheter och de skall fattas under dennes ansvar som chef för parlamentets administration så snart det första rambeslutet har godkänts av presidiet. Identiska texter har lagts fram för relevanta instanser och generalsekreterare vid alla institutioner. Även dessa måste naturligtvis godkännas på samma sätt. För att, i bästa fall, undvika stora förseningar i inrättandet av rekryteringskontoret eller, i sämsta fall, äventyra hela projektet vore det önskvärt om dessa texter kunde godkännas utan ändringar. En särskild fråga: åldersgränser Presidiets medlemmar känner förmodligen till att Europeiska ombudsmannen har kommit med invändningar mot en bestämmelse i det andra förslaget till överenskommelse mellan generalsekreterarna (artikel 2.6.2), där det hävdas att rekryteringskontorets styrelse får besluta om att tillämpa åldersgränser i uttagningsförfarandena (se bilaga). Den bestämmelse som ombudsmannen ifrågasätter är medtagen för att tillmötesgå vissa institutioner som anser att möjligheten att tillämpa åldersgränser för tillträde till uttagningsprov måste kvarstå av rättsliga skäl. Frågan är dock i stor utsträckning teoretisk. Kommissionen är en klar motståndare till tillämpningen av åldersgränser och är beredd att formellt åta sig att hädanefter inte tillämpa dem samt att inta samma ställning i rekryteringskontorets styrelse så snart den tillsatts. Om parlamentet gör samma sak är frågan helt enkelt avgjord. Presidiet uppmanas därför att ge talmannen tillåtelse att skriva till ombudsmannen för att informera denne om att parlamentet hädanefter inte kommer att tillämpa åldersgränser inom ramen för sina egna kvarvarande uttagningsförfaranden och att det genom sin företrädare i rekryteringskontorets styrelse inte kommer att godkänna att de tillämpas i uttagningsförfaranden som anordnas av kontoret. 4. Europeiska gemenskapernas rekryteringskontor: Frågor och svar Det är ingen större mening med att här upprepa detaljer om rekryteringskontoret, dess roll och funktioner, dess organisation etc. eftersom alla dessa uppgifter finns i den text som förelagts presidiet. Det är emellertid värt att betona ett antal centrala punkter och att ta upp en del förståeliga farhågor som har kommit till uttryck under diskussionerna om kontoret. Frågor och svar verkar vara en bra form för detta. Det är visserligen inte möjligt att uttömmande besvara alla de frågor som uppkommit under de två åren av diskussioner, men förhoppningsvis kan en stor del av dem tillfredsställas. PE 315.642/PRES. 4/7 NT\464930.doc
Vilken status har rekryteringskontoret? Från och med 2003 kommer rekryteringskontoret att vara ett strukturmässigt oberoende organ med egen budget, egen tjänsteförteckning, egen tillsättningsmyndighet och egna lokaler. Det kommer att ha sin egen separata rättsliga identitet. Det kommer att vara kopplat till kommissionen endast av logistiska skäl (datorstöd, kontorsmateriel etc.), men det kommer inte därmed att lyda under kommissionens administrativa ledning. Den använda organisationsformen är nästan identisk med den som används för Publikationsbyrån. Innebär detta externalisering? Är rekryteringskontoret ett decentraliserat organ? Nej. Rekryteringskontoret är helt enkelt en sammanslagning av en administrativ funktion. I denna bemärkelse kan det bäst beskrivas som en gemensam enhet. Det tillhör Europeiska unionens offentliga förvaltning. Hur kommer institutionernas intressen att företrädas i rekryteringskontoret? Alla viktiga ledningsbeslut (t.ex. arbetsprogram, riktlinjer för uttagningsförfaranden etc.) kommer att fattas av styrelsen som består av företrädare för samtliga institutioner. Det har utvecklats röstningsförfaranden som skall garantera en lämplig jämvikt mellan samtliga institutioners grundläggande intressen och behovet av en funktionellt system. En direktör, som kommer att utses av styrelsen, kommer att vara ansvarig för rekryteringskontorets löpande verksamhet. Hur kommer institutionernas rekryteringsbehov att tillgodoses? Alla institutioner kommer att bli tvungna upprätta en plan över sina rekryteringsbehov på medellång sikt och att förelägga rekryteringskontoret dessa planer. Det kommer att åligga styrelsen att anta ett arbetsprogram för uttagningsförfaranden som tillgodoser alla dessa krav enligt ett rotationssystem. Det finns garantier inbyggda i grundbesluten för att förhindra att en institutions behov förbises. Vad kommer rekryteringskontoret faktiskt att göra? Rekryteringskontoret kommer att ta över arbetet med att anordna öppna uttagningsförfaranden för urval av fast anställda EU-tjänstemän från de enskilda institutionerna. Utifrån dessa uttagningar kommer kontoret att upprätta och förvalta förteckningar över godkända sökande från vilka institutionerna kommer att rekrytera personal. Urvalet och rekryteringen av annan personal (tillfälligt anställda, extrapersonal etc.), interna uttagningsförfaranden och andra former av rekrytering kommer även i fortsättningen att vara varje enskild institutions ansvar, även om det finns planer på att institutionerna i sinom tid om de så önskar skulle kunna be rekryteringskontoret om hjälp med att anordna även sådana förfaranden. NT\464930.doc 5/7 PE 315.642/PRES.
I egenskap av specialiserat organ på detta område finns det även planer på att rekryteringskontoret skall ta ledningen när det gäller att utveckla metoder för urval av personal, förutsatt att metoderna är förenliga med tjänsteföreskrifterna och att de får styrelsens godkännande. Informationsmaterial, information om befordringar och alla andra kontakter med sökande och potentiella sökande kommer att tillhöra rekryteringskontorets (icke-exklusiva) verksamhetsområde. Kommer rekryteringskontoret att tvinga på parlamentet personal? Nej. I likhet med vad som nu gäller kommer varje institution att behålla full kontroll över de personer som rekryteras från de förteckningar över godkända sökande som upprättas i samband med uttagningsförfarandena. Rekrytering från dessa förteckningar kommer således att ske i enlighet med institutionernas särskilda behov. Det bör göras en teknisk skillnad mellan urval och rekrytering. Oaktat dess namn är rekryteringskontoret ansvarigt för urval, inte för rekrytering. Vem kommer att bemanna rekryteringskontoret? Till att börja med kommer rekryteringskontorets personal att tas från relevanta befintliga enheter vid institutionerna, genom att varje institution proportionerligt donerar tjänster till rekryteringskontoret till den nya tjänsteförteckningen. (På grundval av detta kommer parlamentet att stryka ett lämpligt antal tjänster från sin tjänsteförteckning under 2003.) På längre sikt kommer rekryteringskontoret att självständigt rekrytera sin egen personal. Vad kommer det att kosta? Inrättandet av rekryteringskontoret är inte avsett att få några budgetkonsekvenser. Det viktigaste är att varje tjänst som inrättas i rekryteringskontorets tjänsteförteckning kommer att motsvaras av en kompenserande strykning i institutionernas tjänsteförteckning (eller motsvarande i anslag för några av de mindre institutionerna). Vad gäller utgifterna innehåller beräkningarna för 2003 ett avsevärt lägre belopp för uttagningsprov. Det kommer inte att krävas några extra medel under utgiftskategori 5 (administration) i budgetplanen. Vilka övergångsåtgärder gäller? Förutsatt att det inte uppstår några hinder i beslutsförfarandet bör rekryteringskontoret vara i full drift från den 1 januari 2003. Tanken är dock att det skall börja sin verksamhet tidigare, redan 2002, med kommissionens uttagningsenhet som modell. Detta kan lyckas om föreliggande beslut fattas i god tid (senast i maj 2002) för att därmed göra det möjligt att tillsätta styrelsen och sedan utse en direktör före sommaruppehållet. En första version av kontoret skulle kunna börja arbeta under ledning av sin direktör under hösten 2002. PE 315.642/PRES. 6/7 NT\464930.doc
Parlamentets uttagningsenhet kommer inte bara att läggas ner. Den kommer att ha hand om slutförandet av de uttagningsförfaranden som redan har inletts. Under första hälften av innevarande år kommer den också att inleda ett fåtal mycket brådskande uttagningar som inte kan vänta på att rekryteringskontoret inrättas. På längre sikt, vilket redan har nämnts, kommer det att fortsätta att inneha ansvaret för vissa interna och andra uttagningsförfaranden som inte ingår i rekryteringskontorets ansvarsområde. 5. Slutsatser Presidiet uppmanas att anta rambeslutet om inrättande av Europeiska rekryteringskontoret och att ge generalsekreteraren tillåtelse att följaktligen, men inom ramen för sitt administrativa ansvar, godkänna generalsekreterarnas kompletterande gemensamma beslut. Presidiet uppmanas även att formellt besluta att Europaparlamentet hädanefter inte kommer att tillämpa åldersgränser i något av de uttagningsförfaranden det inleder eller att inom kontorets styrelse godkänna tillämpningen av åldersgränser i något av de uttagningsförfaranden som rekryteringskontoret anordnar. Julian Priestley Bilagor NT\464930.doc 7/7 PE 315.642/PRES.