Sid 1 (6) informerar nr 5-2011 Förord av stadsrevisorn I årets sista informationsblad redovisas de rapporter som behandlades vid revisorskollegiets sammanträden i november och december. Samtidigt vill vi också informera om att George Smidlund anställts som ny revisionsdirektör i. Han börjar på deltid den 1 april 2012 och övergår till heltid fr o m den 1 maj. George Smidlund har de senaste 13 åren arbetat som revisor vid i Helsingborg. önskar God Jul och Gott Nytt År Miljönämndens styrning, ledning och interna kontroll Ernst & Young har på uppdrag av revisorerna genomfört en granskning avseende miljönämndens arbete för att säkerställa styrning, uppföljning och internkontroll inom sitt verksamhetsområde. Mål, måluppföljning och måluppfyllelse Miljönämndens målhierarki är ambitiös och genomarbetad. Genom att samtliga enheter ska ta fram effektmål för de fem inriktningsmålen kan vi också notera att nämnden har goda förutsättningar att förankra målstyrningen i hela organisationen och styra verksamheten efter samma målbild. Granskningen har dock visat att det finns utrymme för utvecklingsarbete på följande punkter: Nämnden bör redan i de initiala faserna av planeringen och målformuleringen beakta hela målstyrningskedjan. Det betyder att indikatorer och nyckeltal som kan vara betydelsefulla för måluppfyllelsen ska värderas och på ett mer tydligt sätt knytas till uppföljningen. Tidshorisonter bör fastställas, t.ex. kan insatser som görs idag kanske inte få effekt förrän längre fram, detta måste klargöras av nämnden. UTGIVEN AV MALMÖ STADSREVISION DEN 19 DECEMBER 2011
Sid 2 (6) Eventuella enkäter måste planeras noga så att svar på de rätta frågorna ges. Även här bör nämnden anta en långtidsplan för hur ofta enkäterna ska genomföras. Nämnden bör se över måluppföljningsmetodiken så att denna används på samma sätt inom hela förvaltningen. Ekonomisk styrning Ekonomiska uppföljningar genomförs med en tillfredsställande frekvens då ekonomin följs upp per månad samt vid djupare uppföljningar och årsbokslut vid sammanlagt fem tillfällen. De delar som avser den ekonomiska rapporteringen i delårsrapporterna k an med fördel utökas till att inkludera mer omfattande analyser om utfallet och avvikelser från prognoserna. Den samlade bedömningen är vidare att Miljönämnden bör överväga motiven för upp- kostnadsställen. Dessa kan minska transparensen i den verk- delningen på gemensamma samhet som bedrivs. Intern kontroll Det finns en tydlig koppling mellan förvaltningens risk och väsentlighetsbedömning och den interna kontrollplan som antagits inför 2011. Det finns en bredd i den interna kontrollplanen där fokus riktas dels mot verksamhetsrelaterade kontrollområden så som rutiner för hot och våldssituationer och likvärdighet inom avdelningen för livsmedelskontroll, och dels mot ekonomiska kontrollaktiviteter så som kontroll av rutiner för fakturering och rättvisande räkenskaper för projekt. Vi noterar dock att de risker som avser en rättvisande rapportering utgör en mindre del av identifierade risker. Två av tre identifierade redovisningsrisker har emellertid värde- rats med 12 poäng och ingår därför i kontrollplanen. Miljönämnden kan med fördel utöka antalet redovisningsrisker. Bedömningen är att såväl Miljönämndens målarbete som dess interna kontroll skulle dra fördelar av att integreras. Detta innebär att nämnden/förvaltningen beaktar risken för att målen med verksamheten inte nås och kontrollaktiviteterna i en större utsträckning syftar till att reducera, eliminera eller flytta risken. Fördelarna är att den interna kontrollen får ett tydligare fokus på verksamhetens mål och kärnprocesser, dvs. kontrollerna som genomförs har betydelse för verksamhetens måluppfyllelse. Vidare ställer den interna kontrollen genom riskanalysen och kontrollaktiviteterna krav på att målstyrningen är tydlig och mätbar. Eftersom både målstyrning och intern kontroll är styrmodeller för ledningen kan de sannolikt också effektiviseras om de inte genomförs i parallella proces- ser. Rapporter är skickad till miljönämnden för yttrande senast 2012-02-03. Projektledare: Lennart Håkansson, tel 040-341959 s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 3 (6) Redovisning i exploateringsprocessen PwC har på uppdrag av revisorerna granskat redovisningen i exploateringsprocessen. Syftet med granskningen har varit att identifiera konsekvenserna av tillämpad redovisningsmodell samt tillämpningen av RKR:s rekommendation nr 18, Intäkter från avgifter, bidrag och försäljning. I granskningen konstateras att arbetet med att tillämpa RKR:s rekommendation nr 18 har påbörjats år 2011. Bedömningen är att den nya rutinen för intäktsföring av exploateringsinkomster överensstämmer med RKR nr 18 när det gäller tidpunkten för intäktsföring. Matchningen mot kalkylerade kostnader bedöms inte fullt ut leva upp till kriteriet att kostnaderna ska kunna beräknas på ett tillförlitligt sätt. Bedömningen är att det inte är god redovisningssed att bokföra utgifter för allmän platsmark som omsättningstillgång. Detta har historiskt skett i redovisningen, men vid resultatbokningen i delårsrapporten (DR2) exkluderades allmän platsmark. Redovisningen av gatukostnadsersättningar sker genom matchning mot de kommunala anläggningstillgångarnas avskrivningar. Det är emellertid väsentligt att det tydligt går att härleda redovisningen till ett faktiskt uttag av gatukostnadsersättning, vilket inte alltid är fallet baserat på de avtal som har granskats. Redovisningen av gatukostnadsersättning bör analyseras ur detta perspektiv. Viktigt att beakta är att ett förändringsarbete har inletts år 2010 och 2011. Exploateringsprojekt pågår under lång tid vilket innebär att tidigare redovisningsmodell lever kvar även år 2011. Det finns idag ca 85 st aktiva projekt i redovisningen. Tillämpad redovisningsmodell fram till år 2010 har inneburit en eftersläpning av resultatredovisningen för exploateringsprojekten. Bokföring i resultaträkningen har inte skett på de räkenskapsår då inkomsterna har inkommit (kontraktsdag eller tillträdesdag) genom matchning mot havda kostnader utan först när hela projekten färdigställts. Istället för att redovisa kostnader och intäkter i resultaträkningen har balansräkningen påverkats. Konsekvensen för redovisning idag är att det finns ej resultatförda äldre projekt i balansräkningen som måste fasas ut framöver. Hanteringen är en följd ut av att delar av utgifterna för allmän plats har belastat exploateringsprojekten (omsättningstillgången), vilket förlänger projekttiderna då dessa tillgångar är de sista som färdigställs i ett exploateringsområde. Hanteringen innebär också att anskaffningsvärdet för omsättningstillgången blir högre jämfört med om inte delar av allmän plats hade bokförts på exploateringsprojekten. s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 4 (6) Både Stadskontoret och Fastighetskontoret arbetar med att utveckla en ny modell för exploateringsredovisning, men avvaktar Rådet för kommunal redovisnings uppdatering av skriften Redovisning av kommunal markexploatering. Revisorskollegiet behandlade skickat rapporten till kommunstyrelsen och tekniska nämnden för yttrande senast 2012-02-23 Projektledare: Lennart Håkansson, tel 040-341959 Viss upphandlingsverksamhet AffärsConcept i Stockholm AB har på uppdrag av revisorerna granskat viss upphandlingsverksamhet vid tekniska nämnden och servicenämnden. Syftet med granskningen har varit att ge svar på om tekniska nämnden (gatukontoret) och servicenämnden (stadsfastigheter) har: erforderlig kompetens och en adekvat organisation för att genomföra upphandlingar på ett ändamålsenligt, affärsmässigt och effektivt sätt utifrån lagen 1992:1528 om offentlig upphandling och gällande kommuninterna styrdokument en tillräcklig intern kontroll över den upphandlingsverksamhet som de ansvarar för har fastställt policyer och styrande dokument som reglerar de granskade nämndernas upphandlingsverksamhet. De styrande dokumenten beskriver på ett tydligt sätt vilket regelverk som gäller för inköp och upphandling inom med redovisning av fastställda rutiner för upphandlingsprocessen. Vår bedömning är att de styrande dokumenten är ändamålsenliga och omfattar för upphandling relevanta aspekter. Det finns brister i efterlevnaden av lagstiftningen och de styrande dokumenten. Intervjuerna och underlagen för de granskade upphandlingarna ger uttryck för att de styrande dokumenten inte är förankrade i respektive nämnds verksamhet. Flertalet av de intervjuade tjänstemännen som arbetar med offentlig upphandling i staden har inte kännedom om upphandlingspolicyn eller vägledningen Riktlinjerna för s upphandlingspolicy. Personer på ledningsnivå i organisationerna har dock en klar och positiv uppfattning om Upphandlingspolicyns och riktlinjernas funktion och ändamålsenlighet. I de upphandlingar som granskats finns flertalet avsteg från bestämmelserna i LOU och därmed finns det risk att upphandlingsverksamheten, utöver de legala avstegen, åsidosätter affärsmässigheten vid genomförda upphandlingar. Personal som arbetar med upphandlingar innehar antingen ombuds- eller projektledarroll i de granskade projekten och genomför därmed förhållandevis få upphandlingar s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 5 (6) varje år, vilket medför att det är svårt att upprätthålla upphandlingskompetensen. De granskade verksamheterna upprätthåller inte erforderlig kompetens som möjliggör genomförande av upphandlingar som är förenliga med i LOU vid var tid gällande bestämmelser och på ett affärsmässigt effektivt sätt. Möjligheten att använda Centrala upphandlingsenheten används endast undantagsvis i det löpande upphandlingsarbetet. Enligt Riktlinjerna för s upphandlingspolicy ska Centrala upphandlingsenheten biträda Stadsfastigheter och Gatukontoret med stöd och råd vid upphandlingsförfarande efter förfrågan från enheterna. Trots att det under det senaste året genomförts omfattande insatser avseende den interna kontrollen och bedrivna upphandlingsverksamhet har vi utifrån granskat underlag inte kunnat uppmäta någon kvalitativ förbättring av bedriven upphandlingsverksamhet. Den organisatoriska sammanblandningen av rollerna som upphandlare och ombud alternativt projektledare för ett projekt motverkar möjligheterna att upprätthålla en effektiv internkontroll och skapar förutsättningar för ett alltför nära samarbete mellan köpare och säljare, vilket enligt gjorda erfarenheter, kan inverka negativt på möjligheterna att upprätthålla LOU:s krav på likabehandling av leverantörer. Rapporten är skickad till tekniska nämnden och servicenämnden för yttrande senast 2012-02-23. Projektledare: Lennart Håkansson, tel 34 19 59 Redovisning och administration av driftprojekt Revisorerna har genomfört en granskning avseende redovisning och administration av driftprojekt vid 19 nämnder i. Inom servicenämnden granskades speciellt hur affärsområdet kommunteknik använder koddelen projekt när det gäller tjänste- och entreprenaduppdrag. Granskningen har inriktats på att undersöka dels om nämnden följer god redovisningssed och stadens riktlinjer, dels om den interna kontrollen är tillfredsställande. Granskningen har genomförts av revisionskontoret och Ernst & Young AB. Granskningen visar att det finns behov av förtydliganden och förbättringar i syfte att vidareutveckla administrationen redovisningen av driftprojekt samt förstärka den interna kontrollen. samtliga granskade nämnder huvudsakligen följer god redovisningssed och har en tillfredsställande intern kontroll. kommungemensamma projekt inte hanteras enligt ekonomihandbokens regler för samordnad redovisning. s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen
Sid 6 (6) följande avsnitt i stadens riktlinjer bör aktualiseras/förtydligas; kommungemensamma projekt, kontering av balanserade projekt samt balansering och slutredovisning av projekt. Rapporten är skickad till kommunstyrelsen, tekniska nämnden, servicenämnden, stadsdelsfullmäktige Kirseberg och miljönämnden för yttrande senast 2012-01-31. Projektledare: Lennart Håkansson, tel 040-341959 Valnämnden Revisionskontoret har på uppdrag av revisorerna granskat valnämnden. Granskningen gav indikation av en viss förbättringspotential beträffande den interna kontrollen. Även om verksamheten under icke-valår är av ganska ringa omfattning borde det finnas en på risk och väsentlighet baserad internkontrollplan. Revisionskontoret anser att det är värdefullt att valnämnden upprättade en promemoria om erfarenheterna efter valet den 19 september 2010. Revisorskollegiet ville särskilt lyfta fram betydelsen av en grundlig utbildning för valförrättarna, inte minst när det gäller förtidsröstning, och nödvändigheten att tillvarata alla erfarenheter som görs i samband med valtillfället och efter den egna genomförda utvärderingen. Revisorskollegiet har skickat rapporten till valnämnden för yttrande senast den 17 februari 2012. Projektledare: Hans Mandl, tel 34 19 71 Organiserad brottslighet otillåten påverkan Revisionen i har avgränsat granskningen till att avse s åtgärder för att motverka otillåten påverkan mot tjänstemän. Granskningen har också avgränsats till kommunstyrelsen respektive stadsdelsfullmäktige i Södra innerstaden. I rapporten finns angett flera förbättringsområden, som primärt kommunstyrelsen genom stadskontoret ansvarar för. Det finns också exempel på arbetssätt, dokument och webbplatser som kan vara av värde för samliga i som arbetar med brottförebyggande arbete. Granskarna har bedömt att tjänstemannaorganisationen är på god väg i sitt arbete. Rapporten är skickad till kommunstyrelsen respektive stadsdelsfullmäktige Södra innerstaden för beaktande. Projektledare: Kaj Oldrup, tel 34 19 70 s rapporter finns på www.malmo.se/stadsrevisionen