Elisabeth Österdahl Ärendenr BUN 2013/648 Handlingstyp Tjänsteskrivelse 1 (1) Datum 5 mars 2014 Barn- och utbildningsnämnden Rapport. Uppdrag - Skolskjutsorganisation Förslag till beslut i barn och utbildningsnämndens arbetsutskott Rapporten godkänns. Sammanfattning Barn- och utbildningsförvaltningen har fått i uppdrag att lämna en utförligare rapport till arbetsutskottet avseende uppdraget att utvärdera processen för skolskjutsupphandlingen. Utmärkande för processen har varit många inblandade personer på flera nivåer. Oklarheter har förekommit vad gäller deltagarnas uppdrag och tolkning av upphandlat avtal. Personabyten och politiskt majoritetsbyte har också påverkat vissa delar i processen. I kommande upphandlingsuppdrag måste det bättre tydliggöras vem/vilka som deltar, med vilket mandat och med ett tydligt uppdrag. Bakgrund Uppdraget är ett av flera uppdrag som arbetsutskottet beslutade ge förvaltningen i slutet av 2012 (BUN au 2012 93). Övriga uppdrag är tidigare rapporterade i barn- och utbildningsnämnden. Bedömning Förvaltningens bedömning är att rapporten bör godkännas av barn- och utbildningsnämnden Ekonomi- och försörjningsavdelningen Elisabeth Österdahl Handläggare Per-Olof Sahlberg t f Skoldirektör Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE-621 81 Visby Telefon +46 (0)498-26 90 00 vxl E-post registrator-bun@gotland.se Webbplats www.gotland.se Org nr 212000-0803
Ärendenr: BUN 2013/648 Handlingstyp: Rapport Datum: 5 mars 2014 Utvärdering skolskjutsupphandlingsprocessen 2006-2012 Förvaltningen har fått i uppdrag att lämna en utförligare rapport till arbetsutskottet avseende uppdraget att utvärdera processen för skolskjutsupphandlingen, punkt nummer två i beslut BUN au 2012 93. Processen Deltagare i processen: Många personalbyten och olika deltagare. 22 tjänstemän och 12 politiker. Upphandlarna: Therése Agehed, Harald Gröttvik, Dag Hultemar Konsult: Optiplan, Jonas Åhlin, Kristofer Rydvall Trafikavdelningen: Per-Arne Jonsson, Anita Carlsson, Lennart Klintbom Ledningskontoret: Patrik Pettersson GIS-kontoret: Renita Johansson, Lena Karlsson, Susanne Appelqvist BUF: Peter Molin, Per Olof Sahlberg, Ann-Chatrin Norrevik, Anne Gardelius (efter Per Westholm), Ann Åslin, Josefine Winnfors, Kajsa Berneus, Bussamordnare på skolorna, Elinor Löfgren, Elisabeth Österdahl och Lennart Blom. BUN/BUNAu: Erik Martell, Lena Celion, Anders Larsson, Rolf Öström, Brittis Benzler m.fl. Översikt 2006 Upphandlat underlag, Per Westholm och Tuija Wizen 2008 Visbyområdet klart 2009-2011 Landsbygd, gammal organisation, två upphandlingar och överklaganden 2009-11-11 Skolskjutsgrupp, BUN-information 2010-2011 Beställning till Upphandlarna, upphandlingsunderlag togs fram och beslutades i BUN 2011 Politiskt maktskifte 2011 februari: Informationskväll för entreprenörer 2011 maj: Sista anbudsdag 2011 september: BUF Ny förvaltningschef 2011september: Beslut i BUN om entreprenör 2011 hösten: Genomgång av tecknade avtal Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE 621 81 Visby Telefon +46 (0) 498 26 34 06 E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro 339 8328 Postgiro 18 97 50 3 Org. nr. 212000-0803 Webbplats www.gotland.se/buf
2011 Inledande diskussion angående samordnad organisation för kollektiv- och skolskjutstrafik 2012 våren: Planering/Genomgång av turer utifrån elevtalet 2012 2012 augusti: Avtalsstart Fördjupning Under 2009 gjordes en förstudie avseende planeringsprocessen, skolskjutsregelverket samt kostnadsnivån för skolskjutsar. Beställare av uppdraget var förvaltningschef Peter Molin. Efter förstudien gjorde OptiPlan en optimering av Klinteområdet och tid i buss. Tid i buss beslutades av BUN/Au till 60 min och i undantagsfall ej överstiga 45 min för de yngre barnen. Turer fick då också omarbetas utifrån beslutet. Det gjordes en optimering på förutsättningarna 2 respektive 3 km till hållplats och restid på 60 min i buss. Aktuella prognoser för elevtal användes. Paketering/prismodell gjordes med hjälp av 2009 års faktiska elevtal. I det sammanhanget gjordes även en second opinion på förfrågnings-underlaget, som tagits fram av Harald Gröttvik för att användas i upphandlingen. Underlaget angav ett fast pris för skolskjutsarna, avtal skrevs på pris/km. I upphandlingen utvärderades buden och man räknade med att spara ca 8 mkr under avtalstiden. För att vara på den säkra sidan kommunicerades en besparing om ca 6 mkr under avtalstiden till arbetsutskottet. Sekretessreglerna i upphandlingsförfarandet gjorde processen svårarbetad och beskar möjligheter att diskutera lösningar med entreprenörer. Våren 2012 gavs OptiPlan i uppdrag att hjälpa till med implementeringen av den nya skolskjutsorganisationen. Beställare av uppdraget var Ann-Chatrin Norrevik. OptiPlan och Anne Gardelius gick tillsammans med respektive entreprenör igenom område för område hur turerna skulle gå. Det visade sig att elevtalet minskat. OptiPlans bedömning var att första implementeringen var bra, men att den krävde två extra fordon (Fårö och Västris) för att fungera optimalt. - Entreprenörerna fick i uppdrag att kvalitetssäkra den nya skolskjutsorganisationen. Anne och Dag utgick från att justeringar skulle kunna göras för 10 kr/km (både uppåt och neråt) enligt tolkning av avtalet. - Efter genomgång av hållplatser med trafikingenjören åkte Anne och entreprenörerna de flesta turerna och justeringar gjordes. - Information gick under sommaren 2012 ut till allmänheten i form av skolskjutsbeslut, annons i gotlandstidningarna samt information på hemsidan. - Det kom in många överklaganden, 130 st, som förvaltningen försökte gå till mötes i tron av att justeringar kostade 10 kr/km.
- Under sommaren och hösten 2012 sattes tre extra fordon in (Eskelhem, Vänge, Hogrän vilket resulterade i totalt fem extra fordon). Tilläggsavtalen Tilläggsavtal skrevs på sensommaren 2012. OptiPlan lämnade förslag på hur avtal och prissättning kunde se ut. Det skrevs avtal utifrån entreprenörernas förslag och godkännande. Det resulterade i en hög kostnad för dessa skjutsar. OptiPlan ansåg att de har varit svårt att behålla kontrollen över optimeringen och den nya organisationen. Under sommaren och framåt sattes nya fordon in utifrån BUN:s nya beslutade tids- och avståndsregler. Utöver de ovan nämnda extra fordonen sattes även buss in i Slite och Dalhem. Totalt finns följande tilläggsturer: - Fårö lång restid och svårighet med stora bussen - Fole utifrån strikta 45-minutersbeslutet - Lärbro (vinter) svårigheter med anslutning till anslutningsbuss - Eskelhem utifrån strikta 45-minutersbeslutet - Vänge utifrån strikta 45-minutersbeslutet - Hogrän utifrån nedläggningsbeslut av skolan. - Stenkyrka (Västris) med från upphandlingen - Dalhem efter föräldra- och personalaktion angående BUN:s beslutade res- och väntetid. OptiPlan gjorde bedömningen att det skulle räcka med fem extra fordon och att Fole-, Dalhem- och Lärbroturerna kan tas bort framöver. De anser att Gotland är väldigt frikostiga avseende skolskjutsregler och tillämpning av dessa men att frågan dessutom var/är ovanligt infekterad. Entreprenörerna beställde buss utifrån nödvändiga tilläggsturer och det fanns inget stort förhandlingsutrymme. Upphandlarna bedömde att istället för tilläggsavtal skulle läggas in extra turer/fordon i huvudavtalen. Huvudavtalen Huvudavtalet omfattar ett antal paket och har prissättning per km, inga fasta kostnader. Villkoret om 10 kr/km kunde inte tillämpas eftersom avtalet inte hade trätt ikraft. Efter möte med kommunjurist samt entreprenörernas jurist konstaterades gemensamt att så var fallet. Huvudavtalen löper på sju år och delar av avtalen kan sägas upp med sex månaders varsel (om behovet av skolskjutsar förändras, avtalet i sin helhet kan inte sägas upp i förtid på denna grund). Elevrelaterade resor/lokalskjutsar Vissa av paketen innehåller regler om skjutsar för elevrelaterade resor t ex för bad, dessa faktureras separat och prissätts som övriga skolskjutsar. Det har tidigare funnits en uppfattning om att avtalen även kunde omfatta resor till t ex Fenomenalen och att
dessa resor skulle kosta 10 kr/km, men så bedöms inte vara fallet efter mötet med juristerna som beskrivs ovan. Eftersom entreprenörerna anser att skjutsar till t ex Fenomenalen inte omfattas görs bedömningen att en separat upphandling kan göras för den här typen av skjutsar.. Summering och slutsatser Initialt var det många inblandade med en projektledare under första upphandlingsomgången för att sedan vid omgång två insattes oerfaren projektledare med många nya inblandade. I kommande upphandlingsuppdrag måste tydliggöras vem som deltar i projektorganisationen och vilka tydliga uppdrag deltagarna har. Konsulter byttes inför upphandlingsomgång två då underlaget från omgång ett inte var till fylles. Personalbyten och politiskt majoritetsbyte under hela processen gjorde att hela upphandlingen försvårades och fördröjdes. Oklarheter i tolkning av upphandlat avtal skapade stor osäkerhet hos berörda organisationer. Sekretesskrav gjorde det svårt att stämma av många detaljer. Beställarkompetens måste finnas i kommande beställningar från BUF. Svårigheter inom BUF att få fram underlag inför upphandling gjorde att projektledare och konsult hade svårigheter att sammanställa rätt underlag. Vid framtida förändringar/upphandlingar bör man göra en optimering, med de senaste elevsiffrorna, för att få fram rätt underlag. Ett utökat samarbete med kollektivtrafiken är en förutsättning för en bra framtida verksamhet och minimering av kostnader. Lennart Blom Projektledare Elisabeth Österdahl Ekonomichef
Barn- och utbildningsnämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Region Gotland 2013-12-19 BUN 115 Rapport - Skolskjutsar Dnr: BUN 2013/648 Barn- och utbildningsnämndens beslut Nämnden godkänner rapporten. Bakgrund och ärendebeskrivning Förvaltningen tillsatte en arbetsgrupp för att omhänderta de uppdrag arbetsutskottet gav förvaltningen i slutet av 2012 (BUN au 2012 93): 1. Se över tilläggsavtal för skolskjutsar inför höstterminen 2013. 2. Utvärdera processen för skolskjutsupphandlingen. 3. Förhandla med entreprenören om villkor för extra skjutsar under dagtid, till exempel resor till Fenomenalen. 4. Arbeta för en gemensam organisation för skolskjutsar och kollektivtrafik. 5. Inarbeta kostnader för skolskjuts i budget. Två tilläggsavtal har sagts upp och ytterligare två till tre avtal har diskuterats. Kostnad på årsbasis har 2013 sänkts med närmare 900 tkr. Sannolikt kan ytterligare 700 tkr sparas 2014. Förvaltningen har dessutom genom justerade sträckningar sänkt den årliga kostnaden med 420 tkr. Den årliga körsträckan har totalt förkortats med ca 3 400 mil. Expedieras: registrator-bun@gotland. se \ Justerande: m _, Utd :: " "7