Register till barn- och utbildningsnämndens arbetsutskotts protokoll vid sammanträde den 27 april 2011

Transkript

1 REGION GOTLAND Register till barn- och utbildningsnämndens s protokoll vid sammanträde den 27 april 2011 Ärenden: au 44 Rapport från uppföljning Plan för intern kontroll 2010 au 45 Delårsrapport 1/2011 au 46 Remiss se, tolka och agera au 47 Kvalitetsredovisning 2010 au 48 Barnomsorg på obekväm arbetstid au 49 Representant till samrådsgrupp Program för handikappfrågor au 50 IT-konto för förtroendevalda au 51 Säkerhetsorganisationen au 52 IKT besök från Falkenberg den 11 maj 2011 au 53 :S handlingsplan och styrkort au 54 Ny skoldirektör au 55 Förskolan Solstenen au 56 Fadderverksamhet au 57 Verksamhetsbesök au 58 Måttband au 59 Skolpliktsärende au 60 Överklagande av beslut angående förskolan Tigern au 61 Strategisk lokalförsörjningsplan au 62 Remiss kvinnofrid au 63 Remiss den framtida gymnasiesärskolan

2 2 Plats och tid: Signalisten, Gute, Visby fredag den 27 april 2011, klockan Paragrafer: Beslutande: 45 (omedelbar justering) V S MP M FP Brittis Benzler, ordförande Meit Fohlin Lisbeth Bokelund Simon Härenstam Sarah Mingert, tjg ersättare Övriga deltagare: Per Olof Sahlberg, tf skoldirektör Josefin Winnfors, nämndsekr. Elisabeth Österdahl, ekonomichef Bisse Carlsson, för- och grundskolechef Mats Hanell, för- och grundskolechef Utses att justera: Justeringens plats och tid; Underskrifter; Meit Fohlin Barn- och utbildningsförvaltningen, den 27 april 2011 Sekreterare... Josefin Winnfors Ordförande... Brittis Benzler Justerande... Meit Fohlin Organ: Sammanträdesdatum: Datum för anslags uppsättande: Förvaringsplats för protokollet: Underskrift: Datum för anslags nedtagande Barn- och utbildningsförvaltningen, Visborgsallén 19, Visby...

3 3 Plats och tid: Signalisten, Gute, Visby fredag den 27 april 2011, klockan Paragrafer: Beslutande: V S MP M FP Brittis Benzler, ordförande Meit Fohlin Lisbeth Bokelund Simon Härenstam Sarah Mingert, tjg ersättare Övriga deltagare: Per Olof Sahlberg, tf skoldirektör Josefin Winnfors, nämndsekr. Mats Hanell, för- och grundskolechef Bisse Carlsson, för- och grundskolechef Elisabeth Österdahl, ekonomichef Michael Carlsson, IT-strateg Magnus Jönsson, SF ekonomi Utses att justera: Justeringens plats och tid; Underskrifter; Meit Fohlin Barn- och utbildningsförvaltningen Sekreterare... Josefin Winnfors Ordförande... Brittis Benzler Justerande... Meit Fohlin Organ: Sammanträdesdatum: Datum för anslags uppsättande: Förvaringsplats för protokollet: Underskrift: Datum för anslags nedtagande Barn- och utbildningsförvaltningen, Visborgsallén 19, Visby...

4 4 Dnr: 2010/90 au 44 Rapport från uppföljning Plan för intern kontroll 2010 Arbetsutskottets förslag beslut Barn- och utbildningsnämnden uppdrar till förvaltningen att ta fram en åtgärdsplan i enlighet med förslaget i rapporten. Magnus Jönsson redogör för rapporten. Arbetet med intern kontroll har under 2010 varit fokuserat på systematiska kontroller av ekonomirutiner och under verksamhetsåret har följande rutiner följts upp, enligt plan: Anskaffning av varor och tjänster Kontanthantering och utbetalningar Hantering av personalförmåner, gåvor och representation 13 stycken linjer/avdelningar med budgetansvar på stabs- och verksamhetsnivå har genomgåtts. Samtliga tre rutinområden har, efter granskning, visat att den interna kontrollen på de aktuella ekonomiområdena har försämrats sedan tidigare år inom barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområden. I maj 2010 anordnades en ekonomiassistentutbildning kring att en ny riktlinje är framtagen kring representationsregler i Region Gotland. Effekten av denna utbildning har inte givit det resultat som var syftet. Inte om vi utgår ifrån vad granskningsrapporterna har påvisat. Det vore önskvärt om barn- och utbildningsförvaltningen vill ta fram en åtgärdsplan på hur förvaltningen tänker agera framgent när det gäller de aktuella kontrollområdena som har brustit i granskningen. Det är endast barn- och utbildningsförvaltningen som har intern kontroll. Anledningen till att förvaltningen har intern kontroll är för att hitta felaktigheter och belysa dessa.

5 5 Dnr: 2011/69 au 45 Delårsrapport 1/2011 Arbetsutskottets beslut Barn- och utbildningsnämnden begär budgetförstärkning hos regionstyrelsen utifrån förändrade flöden, då de prognoser som gjordes på sensommaren 2010 visats sig vara gravt felaktiga. Det innebär i dagsläget 166 fler barn i fritidshem, 45 fler barn i förskola och 19 färre barn i pedagogisk omsorg, vilket motsvarar 9,3 mkr. Då det fortfarande handlar om prognoser önskar barn- och utbildningsnämnden att avstämning görs efter såväl delårsrapport 1 som 2. Förvaltningen uppdras att snarast vidta nödvändiga åtgärder för att åstadkomma bokslut i balans för samtliga verksamheter. Uppdraget återrapporteras till barn- och utbildningsnämndens den 25 maj Förvaltningen uppdras att till nämndens den 29 augusti 2011 presentera en ny prognos för flöden 2012, som också beaktar de förändringar i placeringar på fritids som kan bli följd av ny skolskjutsorganisation. Förvaltningen uppdras att till nämndens den 29 augusti 2011 presentera en utvärdering av effekterna av den anpassning av organisationen som gjorts med hjälp av avgångsvederlag under perioden år Förvaltningen uppdras att till nämndens den 29 augusti 2011 rapportera hur befarad övertalighet samt eventuellt oavsiktliga anställningar och andra personalfrågor som uppkommit bland annat på grund av LAS-regler. Att godkänna delårsrapporten. Beslutet förklaras omedelbart justerat. Ekonomichef Elisabeth Österdahl redogör tillsammans med för- och grundskolecheferna Bisse Carlsson och Mats Hanell för delårsrapport 1/2011. Den ekonomiska prognosen för helåret 2011 visar på ett underskott på tkr. Efter justeringar/periodiseringar i budget och utfall redovisar nämnden ett underskott på 4,5 mkr för första kvartalet.

6 6 En stor bidragande orsak till underskottet är att produktionen förskola men framförallt fritidshem kraftigt ökat. Antalet elever i fritidshemmen ökade redan under 2010 och förväntas öka ytterligare både under 2011 och Någon budgetförstärkning har inte begärts vare sig för 2010 eller 2011 vilket visat sig vara felaktigt, det vill säga prognoserna som görs nästan ett år innan är inte tillräckligt tillförlitliga. Efterfrågan på fritidshem styrs till viss del av den allmänna samhällsutvecklingen, exempelvis föräldrars tillgång på arbete. Det är därför viktigt att om budgetmedel skall kopplas till flöden(antal barn och elever) måste modellen vara levande hela tiden, både vid ökning - och minskning av barn/elever under löpande verksamhetsår. Exempelvis skulle flödena kunna justeras dels vid de båda budgetsammanträdena i maj och okt/sept inför verksamhetsåret, dels vid delårsrapport 1 och delårsrapport 2 under verksamhetsåret. I 2010 års bokslut redovisades ett underskott på anslaget till skolskjutsar med ca 3 mkr. Underskottet är inte finansierat i 2011 års budget varför det kan befaras att motsvarande underskott kommer att uppstå även 2011 om inga förändringar görs i fastställd budget. Underskottet beror bland annat på stora kostnader för skjutsar i samband med delat boende och tidig hemresa. Förvaltningen har i uppdrag att vidta åtgärder för att eliminera underskottet, men då några åtgärder ännu inte är beslutade redovisas underskottet även i delårsrapport 1. Resterande del av underskottet beror på svårigheter i en del för- och grundskoleområden att få balans i sin ekonomi. Underskottet finns framförallt inom grundskolans organisation. Förvaltningens ståndpunkt är att om balans skall föreligga mellan tillgängliga ekonomiska resurser och den verksamhets som bedrivs måste den demografiska modellen få gehör. Det underskott som hänför sig till andra orsaker än flödesförändringar måste omhändertas inom förvaltningen., ledningskontoret

7 7 Dnr: 2011/26-60 au 46 Remiss se, tolka och agera Arbetsutskottets förslag till beslut Föreslå Regionstyrelsen att i sitt svar beakta barn- och utbildningsnämndens synpunkter på remissen enligt nedan. Utredningen inriktar sig på att studera samverkan ur förskolans, skolans och annan pedagogisk verksamhets perspektiv både internt och externt. Utredningens mål är att beskriva detta utifrån sin målgrupp som är utsatta barn. Utredningens förslag visar på betydelsen av de pedagogiska verksamheternas insatser, liksom elevhälsans, för att ge det stöd barn och elever kan ha. Förslagen handlar om ökad samordning mellan myndigheter på alla nivåer, ökad rättssäkerhet i myndighetsutövningen som skall, i ännu högre grad, leda till barns och elevers rätt till en likvärdig utbildning. Förslagen rör även sekretessregler, överlämningar mellan skolor och skolformer, barn som är placerade genom beslut av socialtjänsten, en samlad elevhälsa och tidiga insatser. Utredningen ser inga konsekvenser för kommunal verksamhet som aktualiserar tillämpningen av finansieringsprincipen. har inga kritiska synpunkter på det innehållsliga eller förslagen.

8 8 Dnr: 2011/104 au 47 Kvalitetsredovisning 2010 Arbetsutskottets förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner rapporten. Rapporten Gotlands kommuns samlade Kvalitetsredovisning förskoleverksamhet, grundskola, skolbarnomsorg och särskola redovisades av Per-Olof Sahlberg. Rapporten redogör för utbildningsväsendets organisation, verksamhetens omfattning och kostnader, skolplan och kvalitetsarbetet och redovisar även en uppföljning av kvalitetsredovisningen år Resultat, måluppfyllelse, analys och förbättringsområden redovisas för förskoleverksamhet, förskoleklass/grundskola, skolbarnomsorg och särskolan innefattande obligatorisk särskola, gymnasiesärskola och SärVux.

9 9 Dnr: 2011/70 au 48 Barnomsorg på obekväm arbetstid Arbetsutskottet beslut godkänner informationen. Per-Olof Sahlberg informerar att i dagsläget har 11 familjer, med totalt 20 barn, visat intresse för barnomsorg på obekväm arbetstid. Endast två familjer har lämnat in fullständiga ansökningar som går att fatta beslut om. Information och begäran om komplettering har gått ut till de andra familjerna. Barn- och utbildningsförvaltningen planerar i dagsläget att öppna upp barnomsorg på obekväm arbetstid på två orter, dels i Visby, Blå huset och dels i Klintehamn, Holken. Ingen har hittills visat intresse för barnomsorg nattetid. Förvaltningen arbetar vidare med den frågan för att eventuellt öppna verksamhet till hösten. Information om barnomsorg på obekväm arbetstid finns på förskolorna, på och även på ansökningsblanketterna.

10 10 Dnr: 2011/105 au 49 Representant till samrådsgrupp Program för handikappfrågor Arbetsutskottets förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnd väljer en representant från majoriteten och en från oppositionen vid sammanträde den 11 maj Två representanter från nämnden till samrådsgruppen Program för handikappfrågor ska utses på nämnd den 11 maj Representanterna har ansvar för kontakterna med handikapporganisationerna samt att frågor som rör funktionsnedsatta beaktas vid beredning av ärendena i nämnden. Förvaltningen utser sin egen representant.

11 11 Dnr: au 50 IT-konto för förtroendevalda Arbetsutskottets förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att den som vill ska erbjudas åtkomst till intranätet utan tillgång till webbmejl. Det finns numera en möjlighet att beställa en tjänst som möjliggör för förtroendevalda att nå system och information via regionens portal. Portalen kan enkelt nås via Internet och oberoende av vilken dator eller webbläsare användaren har. De system och den information som kan nås via portalen är följande. Region Gotlands intranät Insidan Filer i användarens hemmakatalog eller i gruppkataloger E-post och kalender (GroupWise webbmejl) Priset för tjänsten inklusive åtkomst till intranätet, fillagring och webbmejl är 80 kr i månaden (960 kr per år). Tjänsten kan också erhållas utan webbmejl för 50 kr i månaden (600 kr per år).

12 12 Dnr: au 51 Säkerhetsorganisationen Arbetsutskottets beslut godkänner informationen IT-strateg Michael Carlsson informerar om säkerhetsorganisationen. Ett nytt beslut från säkerhetsgruppen innebär att även i nivå 3 ska ett säkerhetsombud utses. Nivå 3 är enhetsnivå, vilket i barn- och utbildningsförvaltningens fall betyder rektorsnivå. Säkerhetsgruppen har tagit fram ett utbildningspaket. De som blir utsedda till säkerhetsombud ska få utbildning. Analys av risker med mera ska göras i alla nivåer, även i nivå 3.

13 13 Dnr: au 52 IKT besök från Falkenberg den 11 maj 2011 Arbetsutskottets beslut Frågan behandlas på nämnd den 11 maj It-strateg Michael Carlsson informerar om att Falkenbergs kommun kommer den 11maj 2011 för att delge sina erfarenheter av arbetet med 1-1. It-strategen Kristina Björnsson berättar om hur de arbetat med projektet och vilka för- och nackdelar de upplevt.

14 14 Dnr: au 53 :s handlingsplan och styrkort Arbetsutskottets beslut Frågan behandlas på nämnd den 11 maj Barn- och utbildningsnämnden ska arbeta med styrkortet. Den 11 maj 2011 kommer nämnden ges information och presentation om styrkort. I juni kommer nämnden att jobba med styrkort i seminarieform. Till nämnd i september 2011 kommer förvaltningen ha tagit fram ett förslag till styrkort. Peter Molin har arbetat på en summering av läget i den gotländska skolan som går under arbetsnamnet Vitboken. Denna summering kommer att lämnas till nämnden.

15 15 Dnr: au 54 Ny skoldirektör Arbetsutskottets beslut godkänner informationen. Ordförande Brittis Benzler informerar om att rekrytering av ny skoldirektör nu är klar. Den 15 augusti 2011 tillträder Ann-Chatrin Norrevik som skoldirektör.

16 16 Dnr: 2011/79 au 55 Förskolan Solstenen Arbetsutskottets beslut godkänner informationen. För- och grundskolechef Bisse Carlsson redogör för ärendet. Ett brev från föräldrarådet på förskolan Solstenen har inkommit med krav på att bygga ut lokalerna och förskolegården. Förskolan klarar lokalfrågan under verksamhetsåret men kan inte ta emot fler barn. Den planering som finns och som samverkats och diskuterats med tidigare rektor och annan personal är att koordinator Ellen Håkansson har uppdraget att se om det är möjligt att bygga ut och förtäta till hösten 2012.

17 17 Dnr: au 56 Fadderverksamhet Arbetsutskottets förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden utser faddrar den 11 maj Det finns sju linjer samt särskolan och kulturskolan, sammanlagt nio verksamheter att vara fadder för. Till nämnd den 11 maj 2011 ska varje partigrupp ta fram önskemål om vilka som ska vara faddrar över vilken verksamhet.

18 18 Dnr: au 57 Verksamhetsbesök Arbetsutskottets förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att varje ledamot har rätt till arvode för verksamhetsbesök motsvarande två heldagar per år. Idag finns rätt till arvode motsvarande en heldag för verksamhetsbesök.

19 19 Dnr: au 58 Måttband Arbetsutskottets förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden godkänner informationen. Per-Olof Sahlberg redogör kort för måttband, åk 8. Analys av resultatet kommer att göras och se vilka åtgärder som behövs med anledning av resultatet. Rektor får del av eventuella skriftliga kommentarer. Måttbandet är den del av kvalitetsarbetet. Måttbandet är ett underlag till rektor för att göra sina analyser av måluppfyllelse, förbättringsområden med mera.

20 20 Dnr: au 59 Skolpliktsärenden Arbetsutskottets beslut godkänner informationen. Mats Hanell redogör för ett skolpliktsärende.

21 21 Dnr: 2011/106 au 60 Överklagande av beslut angående förskolan Tigern Arbetsutskottets förslag till beslut godkänner informationen. För- och grundskolechef Mats Hanell redogör för ärendet. Han har genom delegation fattat beslut tillsammans med rektor om att säga upp hyresavtalet för förskolan Tigerns nuvarande lokaler i Eksta och flytta verksamheten till lokaler i före detta fritidshemmet Vildrosens lokaler i Klintehamn. Ett antal föräldrar har överklagat beslutet att lägga ned förskolan Tigern och beslutet att säga upp verksamhetens nuvarande hyresavtal. Föräldrarna yrkar att beslutet upphävs. Det ifrågasätts om beslutet tillkommit i laga ordning, beslutet borde enligt föräldrarna ha fattats av barnoch utbildningsnämnden. Vidare anser föräldrarna att beslutet strider mot bestämmelsen i 2 a kap. 8 skollagen, plats inom förskolan ska erbjudas så nära barnets egna hem som möjligt. Skälig hänsyn ska också tas till vårdnadshavarnas önskemål, vilket föräldrarna ifrågasätter då de inte överhuvudtaget har tillfrågats före beslutet och omlokaliseringen sker mindre än tre månader efter beslut.

22 22 Dnr: 2011/102 au 61 Strategisk lokalförsörjningsplan Arbetsutskottets beslut Remissvar i enlighet med beslut om investeringsbudget ska lämnas till ledningskontoret. Ledningskontoret har hemställt om nämndernas synpunkter på förslag till lokalförsörjningsplan. Barn- och utbildningsnämnden fattade inget eget beslut i denna fråga vid nämnd den 13 april varför detta göras nu Verksamhetsanpassn Romaskolan Förprojektering Holken 1000 Ny förskola Ombyggn. för förskola i Roma 700 Till-/ombyggn. Väskinde skola/ förskola Förprojektering Kabyssen Verksamhetsanp. Högbyskolan Västerhejde skola, förprojektering Om- och nybbyggnad på nuvarande tomt 3000 Oklar kostnad i dagsläget Oklar kostnad i dagsläget Oklar kostnad i dagsläget Oklar kostnad i dagsläget Alléskolan/ Humlegårdsskolan, förstudie på tre alternativ 500 Förskola Visborg Skola Visborg, förstudie 500 Summa 19400

23 23 Dnr: 2011/91 au 62 Remiss - kvinnofrid Arbetsutskottets förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att ställa sig bakom förslag till Handlingsprogram med revidering Nytt namn för kvinnofridsprogrammet blir Handlingsprogram mot våld i nära relationer. Per-Olof Sahlberg redogör för arbetet med frågorna kring våld mot kvinnor. Kommunfullmäktige på Gotland antog i november 2006 Handlingsprogrammet för Kvinnofrid på Gotland genomförde Gotlandsakademin en utvärdering av programmet. Utvärderingen visade att arbetet med att ta hand om kvinnor som utsatts för våld fungerar bra och har utvecklats väl under de tre åren. Däremot har arbetet med att förebygga mäns våld mot kvinnor inte utvecklats på samma sätt. I samband med revisionen har framkommit önskemål om ett nytt namn för handlingsprogrammet för att inkludera både flickor och kvinnor, pojkar och män.

24 24 Dnr: 2011/73 au 63 Remiss den framtida gymnasiesärskolan Arbetsutskottets beslut Ärendet behandlas på nämnd den 11 maj Rektor Jan Svensson skriver ett remissvar i ärendet.