Styrelsens motionssvar

16-05-11 Styrelsens motionssvar Tillsammans med kallelsen till Brf Måttbandets ordinarie Föreningsstämma bifogades de propositioner och motioner som Stämman kommer att behandla. Styrelsen tar inför Stämman ställning till inlämnade motioner och sammanställer svar på dessa. Detta dokument innehåller Styrelsens svar och beslutsförslag på inlämnade motioner. För själva motionerna, se Kallelsen. Sist i detta dokument bifogas även Valberedningens förslag för att fylla de poster som ska väljas på Stämman i år, liksom en processbeskrivning av deras arbete och årets förslag till styrelsearvodering. Stämman hålls måndagen 23 maj 2016, kl. 19.00 i aulan, Åsö Gymnasium, Blekingegatan 55, Stockholm Det är vid stämman som du som medlem har möjlighet att direkt påverka föreningens verksamhet och ditt boende. Det är därför viktigt att så många medlemmar som möjligt deltar personligen eller via ombud vid stämmor. Eventuella ombud skall ha med sig en skriftlig fullmakt och varje ombud får endast företräda en medlem. Om tva eller flera a ger bostaden och bara en deltar pa sta mman, har den person som deltar automatiskt ro straẗt fo r bostaden utan att det kra vs en formell fullmakt. Medlem i föreningen är den person som erhållit en bostadsrätt genom upplåtelse av föreningen eller övertagit (köpt) en bostadsrätt i föreningens fastigheter. En hyresgäst kan också vara medlem efter att ha beviljats medlemskap av föreningen. Medlemskap måste kunna styrkas. Tag därför med en legitimation till stämman! Välkomna! Sida 1 av 16

Inkomna motioner för behandling a. Motion om tillstånd till ombyggnad av lgh 0075 - Lennart Maroko b. Motion om tillstånd att bygga takaltan - Per Bergström/Malin Brede c. Motion om tillstånd att bygga om befintlig taklucka till takfönster - Per Bergström/Malin Brede d. Motion om tillstånd till ombyggnad av lgh 0074, TG3 - Dorothée Augustin e. Motion om sortering av matavfall - Ingrid Sillén,, Sofia Rickberg, Caroline Kling, Kristina Ljungros f. Motion om utredning om byggande av takterass - Jesper Adolfsson Sara Dalin, Erik Hoffmann, Damir Maglic, Anna Prieditis, Emanuel Tunbjer, Emil Svensson g. Motion om upprustning av entrédörrar och entréhallar, våningsplan och trapphus - Lars Edlund h. Motion om byte av städfirma - Lars Edlund i. Motion om utredning av möjligheter att öka föreningens intäkter - Krister Spolander, Pia Björklid j. Motion om tillstånd att sätta in takfönster samt glasa in balkong på översta våningen (bordlades på ordinarie stämma 26 maj 2014) - Christina Fredengren k. Motion om tillgång till passersystemets loggar Sidan 2 av 16

a. Motion om tillstånd till ombyggnad av lgh 0075 - Lennart Maroko Styrelsens svar Styrelsen noterar att annan medlem tidigare genomfört precis samma åtgärd i enlighet med stämmobeslut. Rent tekniskt medför detta att ett externt förråd införlivas i lägenhetens area och blir därmed föremål för upplåtelseavgift och bostadsrättsavgift. För detta tillkommer såväl eventuell köpeskilling (se nedan) som en justering av bostadsrättsavgiften. Styrelsen yrkar på ett bifallande av motionen. Processen sker enligt nedan (vid bifall från Stämman): 1. Medlemmen meddelar Styrelsen att intresse alltjämt finns, varpå Styrelsen ansvarar för att steg 2-5 genomförs på medlemmens bekostnad. 2. En oberoende besiktningsperson kontrollerar åtgärden och jämför med ritningarna 3. En oberoende värderingsperson tillkallas och fastställer upplåtelseavgift enligt a minus b: a. Lägenhetens värdeökning genom att den föreslagna åtgärden genomförs b. Uppskattad kostnad för att ta ytan i anspråk 4. Värderingspersonens utlåtande accepteras eller förkastas av medlemmen a. Vid förkastad värdering genomförs steg 3 igen på medlemmens bekostnad b. Nytt pris är genomsnittet av värderingarna 5. Tilläggsavtal skrivs med medlemmen för den avsedda ytan 6. Upplåtelseavgift (köpeskilling) erläggs 7. Medlemmen kan ta ytan i anspråk 8. Slutbesiktning genomförs på medlemmens bekostnad Sidan 3 av 16

b. Motion om tillstånd att bygga takaltan - Per Bergström/Malin Brede Styrelsens svar Styrelsen ser att processen följer samma principer som övriga ändringar av lägenheternas areor, samt bygglovsförfarande. Det är Brede och Bergström som ska säkerställa att föreningen inte åsamkas ökade kostnader för underhåll, varför tilläggsavtal föreslås upprättas för berörd lägenhet med följande krav: 1. Lägenhetsinnehavaren ansvarar för att underhålla terrassens ytskikt 2. Lägenhetsinnehavaren ansvarar för att säkerställa en tillräcklig vattenavrinning från terrassen Styrelsen yrkar på ett bifallande av motionen. Processen sker enligt nedan (vid bifall från Stämman): 1. Medlemmen ansöker och beviljas bygglov för åtgärden 2. Medlemmen meddelar Styrelsen att intresse alltjämt finns, varpå Styrelsen säkerställer att steg 3-6 genomförs på medlemmens bekostnad. 3. En oberoende besiktningsperson kontrollerar åtgärden, jämför med ritningarna och fastställer besiktningstillfällen under byggnationen 4. En oberoende värderingsperson tillkallas och fastställer upplåtelseavgift enligt a minus b: a. Lägenhetens värdeökning genom att den föreslagna åtgärden genomförs b. Uppskattad kostnad för att ta ytan i anspråk 5. Värderingspersonens utlåtande accepteras eller förkastas av medlemmen a. Vid förkastad värdering genomförs steg 4 igen på medlemmens bekostnad b. Nytt pris är genomsnittet av värderingarna 6. Tilläggsavtal skrivs med medlemmen för den avsedda ytan 7. Upplåtelseavgift erläggs 8. Medlemmen kan ta ytan i anspråk 9. Slutbesiktning genomförs på medlemmens bekostnad Sidan 4 av 16

c. Motion om tillstånd att bygga om befintlig taklucka till takfönster - Per Bergström/Malin Brede Styrelsens svar I detta fall rör det sig om en befintlig inspektionslucka som förses med glas, dvs. inget ingrepp i fastighetens struktur. Generellt sett är det dock viktigt att säkerställa att föreningen inte åsamkas ökade kostnader för tillkommande takfönster, varför tilläggsavtal föreslås upprättas för berörd lägenhet med följande krav: 1. Lägenhetsinnehavaren ansvarar för takfönstrets underhåll 2. Lägenhetsinnehavaren ansvarar för att säkerställa en tillräcklig vattenavrinning 3. Besiktning av det färdiga takfönstret sker på medlemmens bekostnad. Styrelsen yrkar på ett bifallande av motionen. Sidan 5 av 16

d. Motion om tillstånd till ombyggnad av lgh 0074, TG3 - Dorothée Augustin Styrelsens svar Styrelsen noterar att annan medlem tidigare genomfört precis samma åtgärd i enlighet med stämmobeslut. Rent tekniskt medför detta att ett externt förråd införlivas i lägenhetens area och blir därmed föremål för upplåtelseavgift och bostadsrättsavgift. För detta tillkommer såväl eventuell köpeskilling (se nedan) som en justering av bostadsrättsavgiften. Styrelsen yrkar på ett bifallande av motionen. Processen sker enligt nedan (vid bifall från Stämman): 10. Medlemmen meddelar Styrelsen att intresse alltjämt finns, varpå Styrelsen ansvarar för att steg 2-5 genomförs på medlemmens bekostnad. 11. En oberoende besiktningsperson kontrollerar åtgärden och jämför med ritningarna 12. En oberoende värderingsperson tillkallas och fastställer upplåtelseavgift enligt a minus b: a. Lägenhetens värdeökning genom att den föreslagna åtgärden genomförs b. Uppskattad kostnad för att ta ytan i anspråk 13. Värderingspersonens utlåtande accepteras eller förkastas av medlemmen a. Vid förkastad värdering genomförs steg 3 igen på medlemmens bekostnad b. Nytt pris är genomsnittet av värderingarna 14. Tilläggsavtal skrivs med medlemmen för den avsedda ytan 15. Upplåtelseavgift (köpeskilling) erläggs 16. Medlemmen kan ta ytan i anspråk 17. Slutbesiktning genomförs på medlemmens bekostnad Sidan 6 av 16

e. Motion om sortering av matavfall - Ingrid Sillén,, Sofia Rickberg, Caroline Kling, Kristina Ljungros Styrelsens svar Styrelsen för Brf Måttbandet ser positivt på förslaget och föreslår att motionsställarna bildar en arbetsgrupp som utreder frågan vidare, tar fram en handlings- och kostnadsplan, samt rapporterar till styrelsen. Styrelsen anser därmed motionen besvarad. Sidan 7 av 16

f. Motion om utredning om byggande av takterass - Jesper Adolfsson Sara Dalin, Erik Hoffmann, Damir Maglic, Anna Prieditis, Emanuel Tunbjer, Emil Svensson Styrelsens svar Styrelsen noterar att frågan inte rör ett godkännande av själva takterrasserna, utan utredandet av huruvida dessa (beskrivna i motionen) är möjliga att uppföra. Styrelsen har redan till viss del undersökt terrasser som fenomen, och ser att processen följer samma principer som övriga ändringar av lägenheternas areor. Dock är detta ett ärende med ett flertal intressenter och ett relativt stort antal berörda lägenheter, varför styrelsen kommer att behöva stöd i hanteringen. Styrelsen ser positivt på förslaget och föreslår att Motionsställarna bildar en arbetsgrupp för att utreda frågan och rapportera in till Styrelsen. Styrelsen anser därmed motionen besvarad. För motionsställarnas information: Generellt sett är det viktigt att säkerställa att föreningen inte åsamkas ökade underhållskostnader, varför tilläggsavtal framöver upprättas för berörda lägenheter med följande krav: 1. Lägenhetsinnehavaren ansvarar för att underhålla terrassens ytskikt 2. Lägenhetsinnehavaren ansvarar för att säkerställa en tillräcklig vattenavrinning från terrassen Processen sker enligt nedan (vid framtida bifall från Stämman): 1. Medlemmen ansöker och beviljas bygglov för åtgärden 2. Medlemmen meddelar Styrelsen att intresse alltjämt finns, varpå Styrelsen säkerställer att steg 3-6 genomförs på medlemmens bekostnad. 3. En oberoende besiktningsperson kontrollerar åtgärden, jämför med ritningarna och fastställer besiktningstillfällen under byggnationen 4. En oberoende värderingsperson tillkallas och fastställer upplåtelseavgift enligt a minus b: a. Lägenhetens värdeökning genom att den föreslagna åtgärden genomförs b. Uppskattad kostnad för att ta ytan i anspråk 5. Värderingspersonens utlåtande accepteras eller förkastas av medlemmen a. Vid förkastad värdering genomförs steg 4 igen på medlemmens bekostnad b. Nytt pris är genomsnittet av värderingarna 6. Tilläggsavtal skrivs med medlemmen för den avsedda ytan 7. Upplåtelseavgift erläggs 8. Medlemmen kan ta ytan i anspråk 9. Slutbesiktning genomförs på medlemmens bekostnad Sidan 8 av 16

g. Motion om upprustning av entrédörrar och entréhallar, våningsplan och trapphus - Lars Edlund Styrelsens svar: Sådana här åtgärder ligger normalt i det som kallas underhållsplanen. Det är ett levande dokument där alla åtgärder och behov samlas. En del är tekniskt nödvändiga och en del estetiska. Renovering av portarna ligger t.ex. redan i underhållsplanen. Dock är utförandet inte bestämt än. Underhållsplanen är också det dokument där underhåll prioriteras tidsmässigt och vägs mot föreningens ekonomi. Även om motionen innehåller flera fina idéer så yrkar vi avslag. Inte för att vi inte vill ha fina trapphus utan för att det vore en försvårande faktor i styrelsearbetet att ha ett stämmobeslut som tidsbestämmer delar av underhållsplanen. Vi behöver helt enkelt vara fria att prioritera saker utifrån behov och när vi har råd. Vi tar dock med oss idéerna i det fortsatta arbetet och hoppas att vi i en inte alltför avlägsen framtid kan fixa trapphusen så att de blir minst lika fina som Designationens. Styrelsen yrkar därför på avslag. Sidan 9 av 16

h. Motion om byte av städfirma - Lars Edlund Styrelsens svar: Vilken städfirma föreningen anlitar och i vilken grad de uppfyller våra kvalitetskrav är ständigt under lupp i styrelsearbetet. Det har tenderat att bli så att en städfirma är bra i början, men att kvalitén på arbetet går ner med tiden. Vi håller just nu på att se över vårt städavtal. Vi anser inte att detta är en stämmofråga, utan att den faller inom ramen för ordinarie styrelsearbete. Styrelsen yrkar därför på avslag. Sidan 10 av 16

i. Motion om utredning av möjligheter att öka föreningens intäkter - Krister Spolander, Pia Björklid Styrelsens svar Motionen tar upp viktiga frågor för Brf Måttbandet liksom för bostadsrättsföreningar i stort. Frågorna utgör en naturlig del av styrelsearbetet, och ett fokusområde för styrelsen är just att höja intäkterna och sänka kostnaderna. Detta beror i sin tur på att vi sannolikt ser ett högre kostnadsläge för vissa poster framöver. 1. Framtida kostnader. Den framtida kostnadsutvecklingen diskuteras i samband med styrelsens budgetarbete och sker i samklang med underhållsplanen. En anledning till att vi under detta år genomför färre underhållsprojekt är just att få bättre koll på föreningens ekonomi under ett år med en mer normal drift. Då vet vi också bättre vilka åtgärder som eventuellt behöver vidtas framöver. 2. Intäktsökningar och kostnadsminskningar. Styrelsen kommer löpande att föreslå stämman åtgärder för att höja intäktsbasen och minska kostnaderna. Till denna stämma har vi tre förslag: ett godkännande för att bygga lägenheter i portikerna, ett frikopplande av en av gästlägenheterna och en omvandling av underutnyttjade cykelrum till avgiftsbelagda lägenhetsförråd. Fler förslag kommer alltså framöver. Med ovan anledningar som grund menar Styrelsen att arbetet kan anses vara pågående och motionen därigenom besvarad. Sidan 11 av 16

j. Motion om tillstånd att sätta in takfönster samt glasa in balkong på översta våningen (bordlades på ordinarie stämma 26 maj 2014) - Christina Fredengren Styrelsens svar Lägenhetsinnehavaren ansvarar för inhämtande av bygglov. Generellt sett är det dock viktigt att säkerställa att föreningen inte åsamkas ökade kostnader för tillkommande takfönster, varför tilläggsavtal föreslås upprättas för berörd lägenhet med följande krav: 1. Lägenhetsinnehavaren ansvarar för takfönstrets underhåll 2. Lägenhetsinnehavaren ansvarar för att säkerställa en tillräcklig vattenavrinning 3. Besiktning av det färdiga takfönstret sker på medlemmens bekostnad. Styrelsen yrkar på ett bifallande av motionen. Sidan 12 av 16

k. Motion om tillgång till passersystemets loggar Styrelsens svar: Systemet kring nyckelbrickorna är under översyn då vi ser ett tydligt behov av bättre kontroll på vilka brickor som ska vara aktiverade och vilka som är på villovägar. Att kika i loggarna vid eventuella problem är inte svårare för EM än vad det skulle vara för någon annan. Dock ser vi ett möjligt integritetsproblem om loggarna hanteras av medlemmar. Vi menar att det är bra att detta sköts av en neutral part som rapporterar till styrelsen, och vi upplever inte heller att detta innebär ett kapacitetsproblem. Styrelsen yrkar därför på avslag. Sidan 13 av 16

Valberedningens förslag 2016 Antal enl stadgar: minst 6 + 1, högst 10+3, med representation från varje fastighet. Att väljas på årsstämman 23 maj 2016. Ledamöter: Namn Roll År Val 2016 Fastighet 1. Peter Rose Ledamot Invald (2015) År 1 av 2 - MB2 2. Lena Lundgren Ledamot Invald (2012) År 1 av 2 - MB3 3. Christina Fredengren Ledamot Invald (2015) År 1 av 2 - MB3 4. Dorothée Augustin Ledamot Invald (2015) År 1 av 2 - MB1 5. Emma Nilsson Ledamot Invald (2015) År 1 av 2 - MB3 6. Håkan Nilsson Ledamot Invald (2015) År 1 av 2 - MB2 7. Per Bergström Ledamot Invald (2010) Omval 2 år MB1 8. Gunilla Ask Ledamot Invald (2015) Omval 2 år MB1 9. Emma Lundberg Ledamot Nyval 2 år MB2 10. Charlotte Lotta Edlund Nygren Suppleant Nyval 2 år MB1 11. Fredrik Boqvist Suppleant Nyval 2 år MB1 Övriga: Eva Bolin Representant för Kollektivhusföreningen vald i april 2016. MB2 Vakant Representant för hyresgästerna Revisorer: Per Engzell Revisor (extern) Invald (2010) Omval 1 år Britta Sjöblom Föreningsrevisor Invald (2014) Omval 2 år MB1 Lämnar styrelsen: Stefan Rolf Vice ordförande Invald (2010) MB3 Jörgen Sundsten Ledamot Invald (2010) MB2 John Pettersson Suppleant Invald (2014) MB1 Eva Nordenhem Kollektivhusföreningens representant MB2 Valberedningen har utgjorts av: Anna Eriksson (sammankallande), Jonas Förare, Ansi Gerhardsson och Anna Holmgren. Sidan 14 av 16

Valberedningens arbetsprocess 2015-2016 Valberedningen har under det gångna året haft sju möten, varav ett med sittande styrelse i Brf Vi inledde arbetet i september2015 med att bekanta oss med varandra och planera vårt uppdrag. Antal ledamöter samt en kompetensprofil togs fram (vana av tekniska upphandlingar, ekonomi, IT, juridik, föreningsarbete, se till helheten & kommunicera väl). Dokument & kandidater från tidigare gicks igenom. En styrelsehistorik och intresse/resurslista har påbörjats. Inledningsvis intervjuade vi alla i sittande styrelse enligt en frågemall. I januari träffade vi hela styrelsen kring ett antal frågor, bl a antalet medlemmar. Ca en månad senare hade alla i sittande styrelse lämnat besked om de ville arbeta vidare eller inte. Vi gick i februari 2016 ut med brev till alla hushåll samt via Måttbandets facebooksida och i trapphusens digitala texter att vi sökte nya kandidater. Vi fick med dessa upprop nio nomineringar. Alla nominerade har blivit kontaktade två av dem, Emma Lundberg och Charlotte Lotta Edlund Nygren, tackade ja. Fredrik Boqvist anmälde eget intresse. Valberedningen har även haft egna förslag och tidigare förslag som vi har följt upp. Vi valde att inte knacka dörr utan ville lita på att alla som ville själva eller kände till någon hörde av sig självmant. Våra stadgar säger att styrelsen ska ha 6-10 ordinarie + 1-3 suppleanter med representation från varje fastighet. Vi har valt att behålla samma antal i styrelsen som förra året 9 ordinarie + 2 suppleanter. Från nuvarande styrelsen väljer Stefan Rolf och Jörgen Sundsten, som båda har varit med i styrelsen sedan starten 2010, nu att avsluta sina uppdrag, liksom John Pettersson som har varit suppleant de senaste två åren. Peter Rose, Christina Fredengren, Dorothée Augustin, Emma Nilsson och Håkan Nilsson i den nuvarande styrelsen har alla ett år kvar enligt förra årets val de vill gärna vara kvar sina perioder ut. Lena Lundgren föreslås vara ordinarie ledamot istället för suppleant (har också ett år kvar). Till ledamöter i BRFs styrelse föreslår valberedningen att följande väljs på årsstämman 23 maj: Omval Per Bergström som har varit vår kassör sedan start fortsätter gärna. Förslag omval 2 år. Gunilla Ask var vald på 1 år, tycker att det är kul och är mer insatt nu, fortsätter också gärna omval 2 år. Per Engzell har sedan starten varit föreningens revisor han fortsätter gärna 1 år om han får föreningens förtroende. Det samma gör vår representant, Britta Sjöblom, där vi föreslår omval på 2 år. Nyval Emma Lundberg som har stor föreningsvana från sitt arbete som ordförande i sektions- och klubbstyrelsen för Transports taxisektion i Stockholm. Gift och har två barn. Gården är en hjärtefråga. Val: 2 år ordinarie ledamot. Charlotte Lotta Edlund Nygren som har bott i huset sedan det byggdes. Är jurist och driver en redovisningsfirma med sin man Lars Edlund (som tidigare suttit i styrelsen). Duktig på förvaltningsfrågor och intresserad av att utveckla vår gård. Val: 2 år suppleant. Fredrik Boqvist, jurist och affärsutvecklare, chef för ett juristkontor som jobbar med familjerätt. Har tidigare erfarenhet av entreprenad & bygg. Småbarnspappa. Val: 2 år suppleant. Kommer under 2016 att delta på distans. Övriga ledamöter Hyresgästerna och Kollektivhusföreningen har rätt att välja var sin en representant utan rösträtt till Brfs styrelse. Kollektivhusföreningen valde i april 2016 Eva Bolin i M2 som sin representant. Hon efterträder Eva Nordenhem. Hyresgästerna (17 hushåll i dec-15) har valt att avstå från representation i Brfs styrelse. Ett brev med en förfrågan från valberedningen gick ut till alla de 17 hushållen ingen anmälde intresse. Valberedning har under innevarande år varit: Anna Eriksson (sammankallande), Jonas Förare, Ansi Gerhardsson och Anna Holmgren. Sidan 15 av 16

Punkt 13 på dagordningen: Arvoden till styrelseledamöter, revisorer och valberedning 2016 Arvoden styrelse Styrelsen har beslutat föreslå föreningsstämman att arvodet till styrelsen ska vara oförändrat 1 500 kr per lägenhet, motsvarande 346 500 kr plus sociala avgifter. Arvodet fördelas inbördes inom styrelsen och utbetalas i efterskott vid årsskiftet. Arvode revisorer Under förutsättning av att stämman utser samma revisorer som tidigare föreslås arvodet vara oförändrat 19 000 kr plus soc.avg. för den auktoriserade revisorn (Per Engzell) och 5 000 kr plus soc.avg. för föreningsrevisorn (Britta Sjöblom). Om stämman väljer andra revisorer för 2016 än ovan angivna föreslås att stämman uppdrar till styrelsen att besluta om arvode till revisorerna. Arvode valberedning En fungerande och effektiv valberedning är central för föreningens framtida utveckling. Styrelsen föreslår att arvode utgår till valberedningens ledamöter enligt följande: Sammankallande i valberedningen 5 000 kronor, plus sociala avgifter. Övriga ledamöter 3 000 kronor, plus sociala avgifter. Arbetet för revisorer och valberedning löper från bokslut till bokslut resp från stämma till stämma, varför utbetalning av deras arvoden bör ske när arbetet är avklarat, dvs. i efterskott under maj/juni. Förslag till beslut: Föreningsstämman beslutar enligt styrelsens förslag. Sidan 16 av 16