Styrelsens motionssvar, arvodesförslag samt valberedningens förslag

Transkript

1 Styrelsens motionssvar, arvodesförslag samt valberedningens förslag Styrelsen tar inför stämman ställning till inlämnade motioner och sammanställer svar på dessa. Detta dokument innehåller styrelsens svar och beslutsförslag på den proposition och de inlämnade motioner, som stämman kommer att behandla. Dokumentet innehåller även förslag till arvoden och valberedningens förslag. Årsredovisning samt revisionsberättelse distribueras i separat dokument. Stämman hålls onsdagen 31 maj 2017, kl i aulan, Åsö Gymnasium, Blekingegatan 55, Stockholm Det är vid stämman som du som medlem har möjlighet att direkt påverka föreningens verksamhet och ditt boende. Det är därför viktigt att så många medlemmar som möjligt deltar personligen eller via ombud vid stämmor. Eventuella ombud ska ha med sig en skriftlig fullmakt och varje ombud får endast företräda en medlem. Om två eller flera äger bostaden och bara en deltar på stämman, har den person som deltar automatiskt rösträtt för bostaden utan att det krävs en formell fullmakt. Fullmaktsblankett var bifogad i kallelsen. Medlem i föreningen är den person som erhållit en bostadsrätt genom upplåtelse av föreningen eller övertagit (köpt) en bostadsrätt i föreningens fastigheter. En hyresgäst kan också vara medlem efter att ha beviljats medlemskap av föreningen. Medlemskap måste kunna styrkas. Tag därför med en legitimation till stämman! Välkomna! 1

2 Proposition angående stadgeändring - Styrelsen för Brf Måttbandet För att efterleva bostadsrättslagen avseende tid för kallelse till föreningsstämmor krävs följande justering av paragraf 37 i Brf Måttbandets stadgar. Ändringen kräver två på varandra följande stämmobeslut. Gammal formulering: Denna skall utfärdas genom personlig kallelse till samtliga medlemmar genom utdelning eller genom postbefordran senast två veckor före ordinarie och en vecka före extra föreningsstämma, dock tidigast fyra veckor före stämman. Ny formulering: Denna skall utfärdas genom personlig kallelse till samtliga medlemmar genom utdelning eller genom postbefordran senast två veckor före föreningsstämma, dock tidigast sex veckor före stämman. Detta gäller såväl ordinarie som extra föreningsstämma. Förslag till beslut: Styrelsen för Brf Måttbandet yrkar på bifall av stämman att genomföra ovan ändring i föreningens stadgar. 2

3 Motion angående inglasning av balkong, Motionen avser lägenhet , Lehusens gränd 4, 6 trappor. Lägenhetsinnehavare: Tove Bylund och Númi Östlund Vi önskar glasa in vår balkong och söker därför tillstånd för detta hos bostadsrättsföreningen. Förändringen påverkar fasadens utseende och kräver tillstånd av brf & bygglov. Balkongen ligger högst upp och inkluderas inte i nuvarande bygglov för inglasning. Här ansöks om tillstånd från brf inför bygglovsansökan. Inglasningen kommer att ske samtidigt som den planerade inglasningen av den intilliggande lägenheten. Denna godkändes av den ordinarie stämman 2016 (motion J). Styrelsens svar: Lägenhetsinnehavaren ansvarar för inhämtande av bygglov. Det är viktigt att säkerställa att föreningen inte åsamkas ökade snöröjningskostnader till följd av inglasningen, varför tilläggsavtal föreslås upprättas för berörd lägenhet med följande krav: 1. Lägenhetsinnehavaren ansvarar för eventuella snöröjningskostnader för balkongtaket. Styrelsen yrkar att motionen bifalles. 3

4 Motion till föreningsstämma Brf Måttbandet gällande försäljning av förråd i anslutning till lägenhet Bakgrund I anslutning till vår lägenhet finns ett av föreningens 18 cykelförråd (markerat i ritningen nedan). Vi önskar att få köpa loss detta för att öka vår boarea i lägenheten. Som ritningen visar är vår lägenhet den enda som ligger i anslutning till detta förråd som har ingång via kulverten på källarplan. Ihopslagning skulle ske genom att öppna upp en dörr mellan vårt kök och förrådet. I förrådet finns en servicelucka till vilken företrädare för föreningen har tillträde vid behov enligt 14 i stadgarna. Från föreningens perspektiv skulle det ge en engångsintäkt från försäljningen av detta utrymme samt löpande intäkter i form av högre månadsavgift då förrådet skulle bli en del av lägenhetens boarea. Motion Förrådet i anslutning till lägenheten (källarplanet på Lehusens Gränd 4) görs till en del av lägenhetens boarea. Härmed yrkas bifall till att det förråd, markerat Förråd i bilagan nedan, i anslutning till till lägenhet görs till en av del av lägenhetens boarea. Anna Samuelsson Oskar Andersson Bilaga: Planritning lägenhet med det förråd markerat Förråd som avses i motionen Styrelsens svar: Ombyggnationen skulle innebära alltför omfattande ingrepp i fastighetens infrastruktur och VVS. Konsekvensanalys behöver genomföras. Styrelsen har inte nog med underlag för att fatta beslut i frågan. Styrelsen yrkar att motionen avslås. 4

5 5

6 Motion som behandlas på Brf Måttbandets föreningsstämma, den 31 maj Jag utgår i från att det är "högt i tak" inom Brf Måttbandet? Tar därför tillfället i akt och framför följande synpunkter och förslag i form av en motion. Brf Måttbandet styrelse anordnade endast 1 informationsmöte under hela 2016, ägde rum den 14 december, i kollektivhusets café. Merparten av information framfördes av ordförande Peter Rose. Jag frågade ordförande Rose om kollektivavtal utgör ett kriterium när det gäller upphandling av varor och tjänster. Ordförande svarade ja på min fråga. Det var bra att få ett mutligt svar på min fråga, istället för att skicka ett mail. Fördelen var att stort antal medlemmar fick höra sammma svar som mig. Om jag hade skickat ett mail till styrelsen, så hade bara jag fått svaret? Jag tycker det är bra att Brf Måttbandet styrelse har blivit bättre på att publicerar information på hemsidan och att översända information via Nyhetsbrevet till medlemmar som har e-post. Trots att merparten av medlemmar lever i IT-samhälle, så vill jag påstå att det fysiska mötet har en rad fördelar såsom: ögonkontakt och kroppsspråk m.m Att: Brf Måttbandets styrelse anordnar ett informationsmöte dels i slutet av augusti månad och dels i slutet av januari månad (minst info möte per termin).plats kollektivhusets cafè. Att styrelsen informerar om vad som är på gång. Att det finnas utrymme för medlemmar att ställa frågor, det skapar delaktighet. Att styrelsen är lyhörd för, tips och idéer och stämningar. Rustan Rydman Kollektivhuset Styrelsens svar: Styrelsens kommunikationskanaler har med åren utökats och omfattar nu entrétavlor, telefon, , nyhetsbrev, facebookgrupp, informationsmöten och brevlådeutskick. All viktig information läggs alltid upp på entrétavlorna. Kallelser till stämmor och särskilda händelser som berör alla ( t.ex. kodbyte ) delas alltid ut i alla brevlådor. Informationsmöten är visserligen ett bra forum för att diskutera, men de är inte särskilt välbesökta och är den form som kräver mest tid av styrelsearbetet. På de flesta möten kommer ca personer medan ett inlägg i t.ex. facebookgruppen vanligen läses av medlemmar inom nåt dygn. Styrelsen kommer naturligtvis att fortsätta hålla informationsmöten. Målsättningen är som tidigare att hålla ett möte per termin, men menar att det är olämpligt att, som motionen föreslår, binda detta till speciella tider och en speciell plats. Tid och plats bör som tidigare styras av behov. Styrelsen yrkar därför avslag på motionen. 6

7 Bästa Styrelsen, Den senaste extrainsatta föreningsstämman var mycket bra. Ett starkt forum för öppna och kreativa diskussioner, synd bara att så få medlemmar kunde komma. Motion 1: Därför yrkar jag att styrelsen beslutar att man permanent inför två extra stämmor per år. Syftet skulle vara att ge mer utrymme för gemensamma diskussioner. Det viktigaste för vår förening är att ha en stabil och robust ekonomi. Motion 2: Med detta i åtanke yrkar jag att vi ska sälja alla uthyrningslägenheter för att betala av föreningens lån och stärka ekonomin. Öppenhet i en förening skapar delaktighet och ger möjlighet att man tar tillvara på medlemmars kreativitet och kompetens. Dessutom ger det en grund till att gemensamt fatta långsiktiga strategiska beslut. Motion 3: Därför yrkar jag att alla större investeringar (över 100k sek) beslutas gemensamt via omröstning av alla medlemmar. Det är svårt att acceptera att man höjer månadsavgiften till medlemmarna och samtidigt ger löfte till trädgårdsgruppen att de kan spendera 4M sek. Motion 4: Jag yrkar även en återkallelse av denna kollosala investering i trädgårdsgruppen. Vänligen, Wlodek Musiala Styrelsens svar: Motion 1. Styrelsen håller med om att mötesforum är ett bra sätt att nå ut och att diskutera aktuella frågor. Extrastämmor används för att inhämta beslut och mandat i specifika frågor. Finns det behov därav kallar Styrelsen (eller ett antal medlemmar) till en extrastämma, där endast de frågor som är föranmälda kan avhandlas. Att kalla till extrastämmor utan ett tydligt syfte kan lätt bli förvirrande. Styrelsen misstänker att motionären istället avser det informationsmöte som hölls i december, och håller med om att en god ambition är att hålla två informationsmöten per år. Med anledning av ovan är styrelsens förslag att motionen avslås. Motion 2. Det är inte förenligt med svensk lagstiftning att vräka föreningens hyresgäster och sälja deras lägenheter. Med anledning av ovan är styrelsens förslag att motionen avslås. 7

8 Om det är gästlägenheterna som motionären avser med begreppet uthyrningslägenhet, hänvisar vi till stämmobeslutet I enlighet med det är en av lägenheterna under renovering inför försäljning. Motion 3. Vi bor i en stor förening, med ett omfattande ansvar för förvaltningen av fastigheter med ett sammanlagt marknadsvärde om runt 1 miljard kronor. Styrelsen har förståelse för att 100 tusen kronor kan låta mycket när det ställs i relation till den egna plånboken, men ur föreningens perspektiv är detta inte stora belopp, och motionen skulle fullständigt förlama föreningens drift. Styrelsen behöver fatta beslut om den löpande verksamheten för att den ska kunna fungera. Har medlemmarna synpunkter på styrelsens beslut kan de sammankalla en extrastämma och avsätta styrelsen. Med anledning av ovan är styrelsens förslag att motionen avslås. Motion 4. I Styrelsens arbete ingår att investera för att underhålla och förvalta föreningens fastigheter. I detta ingår naturligtvis att prioritera bland olika insatser, något som alltid är en svår avvägning. Dock måste man skilja på intäkter för löpande drift och investeringar i fastigheten. Höjningen av föreningens avgifter gjordes för att säkerställa en långsiktigt stark ekonomi för att möta kommande utgiftshöjningar orsakade bl.a. av tomträttsavgälden och stigande räntor. Detta ska inte sammanblandas med föreningens behov av att långsiktigt investera i fastigheten. Fortsatta investeringar i fastigheten är ett måste för att säkerställa lägenheternas värde på marknaden och (framförallt) för att vi ska trivas i våra hem. Inom ramen för underhållsplanen och planerade investeringar ingår föreningens gård, som i dagsläget är i ett dåligt skick och underhållet är eftersatt sen många år tillbaka. Trädgårdsgångarna håller på att rasa samman, träkonstruktionerna är ruttna, vegetationen vildvuxen och vår gemensamma yta behöver en ordentlig renovering. Den uppfattas också som mörk och tidvis otrygg. Projektet har hittills genomsyrats av öppenhet och transparens. Skisser och planer har visats och diskuterats av inbjudna medlemmar vid flera tillfällen under året, för att säkerställa att vi i möjligaste mån fångar upp synpunkter och önskemål. Responsen har genomgående varit positiv. Gården används av många av våra medlemmar, en upprustning av den är välbehövlig och kommer att resultera i en trevligare gård för alla boende att använda. Med anledning av ovan är styrelsens förslag att motionen avslås. 8

9 Punkt 13 på dagordningen: Arvoden till styrelseledamöter, revisorer och valberedning 2017 Arvoden styrelse Styrelsen har beslutat föreslå föreningsstämman att arvodet till styrelsen ska vara oförändrat kr per lägenhet, motsvarande kr plus sociala avgifter. Arvodet fördelas inbördes inom styrelsen och utbetalas i efterskott vid årsskiftet. Arvode revisorer Under förutsättning av att stämman utser samma revisorer som tidigare föreslås arvodet vara oförändrat kr plus soc.avg. för den auktoriserade revisorn (Per Engzell) och kr plus soc.avg. för föreningsrevisorn (Britta Sjöblom). Om stämman väljer andra revisorer för 2017 än ovan angivna föreslås att stämman uppdrar till styrelsen att besluta om arvode till revisorerna. Arvode valberedning En fungerande och effektiv valberedning är central för föreningens framtida utveckling. Ett nytt dokument med riktlinjer för valberedningens arbete har tagits fram, vilket är tänkt att vara styrande för deras arbete. För att understryka vikten av valberedningens arbete samt för att stimulera dess arbete ytterligare så föreslår Styrelsen att arvode utgår till valberedningens ledamöter, per person, enligt följande: Sammankallande i valberedningen kronor, plus sociala avgifter. Övriga ledamöter kronor, plus sociala avgifter. Arbetet för revisorer och valberedning löper från bokslut till bokslut resp från årsstämma till årsstämma, varför utbetalning av deras arvoden bör ske när deras arbetet är avklarat, dvs i efterskott under maj/juni. Förslag till beslut: Föreningsstämman beslutar enligt styrelsens förslag. 9

10 Valberedningens förslag Antal enl stadgar: minst 6 + 1, högst 10+3, med representation från varje fastighet. Att väljas på årsstämman 31 maj Ledamöter & suppleanter i Måttbandets styrelse: Namn Roll År Val 2017 Fastighet 1. Per Bergström Ledamot Invald (2010) År 2 av 2 MB1 2. Lena Lundgren Ledamot Invald (2012) Omval 2 år MB3 3. Christina Fredengren Ledamot Invald (2015) Omval 2 år MB3 4. Håkan Nilsson Ledamot Invald (2015) Omval 2 år MB2 5. Dorothée Augustin Ledamot Invald (2015) Omval 1 år MB1 6. Gunilla Ask Ledamot Invald (2015) År 2 av 2 - MB1 7. Emma Lundberg Ledamot Invald (2016) År 2 av 2 - MB2 8. Gunnar Fröberg Ledamot - Nyval 2 år MB1 9. Per Gustin Ledamot - Nyval 2 år MB1 10. Birthe Andersson Suppleant - Nyval 2 år MB2 11. Helena Klaffert Suppleant - Nyval 2 år MB3 Övriga ledamöter: Anna Carlsson Representant för Kollektivhusföreningen Vald 1 år MB2 Roger Jacobsson Representant för hyresgästerna Nyval 1 år MB3 Revisorer: Per Engzell Revisor Invald (2010) Omval 1 år (extern) Jan-Ove Brandt Suppleant - Nyval 1 år (extern) Britta Sjöblom Föreningsrevisor Invald (2014) År 2 av 2 - MB1 Ingrid Sillén Suppleant - Nyval 2 år MB2 Lämnar styrelsen: Fredrik Boqvist Lotta Edlund Nygren Emma Nilsson Peter Rose Valberedningen har utgjorts av: Lars Edlund, Anna Eriksson (sammankallande), Anna Holmgren och Susanne Rosengren. 10

11 Valberedningen Stockholm maj 2017 Valberedningen har under det gångna året haft sex möten samt mycket mail- och telefonkontakter. Vi inledde arbetet i augusti 2016 med att bekanta oss med varandra och planera vårt uppdrag. Inledningsvis intervjuade vi alla i sittande styrelse om hur de såg på styrelsearbetet. I januari träffade vi hela styrelsen gemensamt kring ett antal frågor. Vid detta möte tydliggjordes att även suppleanter förväntas delta aktivt i styrelsens arbete och närvara vid möten. I slutet av mars hade alla i sittande styrelse lämnat besked om de ville arbeta vidare eller inte. Vi gick i slutet av november 2016 ut med brev till alla hushåll. Inbjudningar till att delta och/eller nominera till styrelsen gick även ut via Måttbandets facebooksida. Viss dörrknackning har i år ägt rum. Valberedningen har följt upp tidigare kontakter och förslag från sittande styrelse och medlemmar. Våra stadgar säger att styrelsen ska ha 6-10 ordinarie suppleanter med representation från varje fastighet. Vi har haft ambitionen att få in så många nya som möjligt i år med tanke på successionen. Måttbandets styrelse för kommande år Tre ledamöter fortsätter på sitt andra år: Per Bergström, Gunilla Ask och Emma Lundberg. Fyra ledamöter i nuvarande styrelse sitter gärna kvar och föreslås till omval: Lena Lundgren (2 år), Christina Fredengren (2 år), Håkan Nilsson (2 år) och Dorothée Augustin (1 år). Som ledamöter nominerar valberedningen följande nya personer på 2 år: Gunnar Fröberg flyttade i april 2012 in till TG 3 med sin familj, hustru och idag tre vuxna döttrar. Jur kand, arbetat på olika statliga myndigheter, nu med tillsyn & granskning, tidigare olika uppdrag utomlands - i Turkiet, Bryssel och Nigeria. Gunnar har varit styrelseordförande, sekreterare och ordinarie ledamot i den lokala föreningen (ca 300 medl) för Jusek/SACO. Per Gustin, matematiklärare med stor föreningsvana (vice ordf, kassör) bl a från Lärarförbundet, flyttade hit 1 mars i år. Bidrar gärna med sin IT-kompetens. Som suppleanter nominerar valberedningen följande personer på 2 år: Birthe Andersson, chef för Kulturskolan, tidigare ordförande i Kollektivhusföreningen och nu med i styrelsen för två kulturföreningar. Har bott här i 18 år. Helena Klaffert, ingenjör som bott här sedan Också föreningsvan bl a från scouterna och vår egen kollektivhusförening. Vill vara med och påverka boendet, lokalerna och en fortsatt bra ekonomi. 11

12 Sammantaget ger detta en styrelse med 6 kvinnor och 5 män med 5 representanter från MB1 och 3 vardera från MB 2 och 3. Övriga ledamöter Hyresgästerna och Kollektivhusföreningen har rätt att välja var sin en representant utan rösträtt till Brfs styrelse. Kollektivhusföreningen valde i april 2017 Anna Carlsson som sin representant för ett år till. Hyresgästerna (16 hushåll i dec-16) har nu för första gången en nominerad: Roger Jacobsson, logistikchef på Plantagens flaggskepp i Barkarby, föreningsvana från idrotten (handboll). Har bott här sedan starten Revisorer Vår externa revisor sedan start, Per Engzell, fortsätter gärna om han får vårt förtroende. Enligt stadgarna ska det finnas en suppleant. Per Engzell har rekommenderat Jan-Ove Brandt. Vår interna revisor, Britta Sjöblom, fortsätter sitt andra år. Valberedningen föreslår att det även på denna post finns en suppleant till denna post nomineras Ingrid Sillén, som har bott i kollektivhuset sedan 18 år och har haft eget företag med grafisk produktion sedan början av 90-talet. Ingrid har stor föreningsvana, har bl a varit kassör i kollektivhuset i flera år. Valberedning har under innevarande år varit: Lars Edlund, Anna Eriksson (sammankallande), Anna Holmgren och Susanne Rosengren. 12