Protokoll IKFF:s AU * Beslutspunkt

Protokoll IKFF:s AU * Beslutspunkt Protokoll, IKFF: s AU den 21 januari 2012, kl 10.30-16.00 Närvarande: Birgitta Lorentzi, Annalena Vidlund, Emma Bjertén, Kirsti Kolthoff, Carolyn Hannan. Adjungerad personal: Josefine Karlsson och Tove Ivergård Adjungerade för punkt 7: Emma Rosengren (IB) och Kerstin Grebäck (vice internationell ordförande) 1 Formalia 1.1 Ordförande Till ordförande valdes Kirsti Kolthoff 1.2 * Sekreterare Till sekreterare valdes Josefine Karlsson 1.3 * Justerare Till justerare valdes Annalena Vidlund 1.4 * Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes 1.5 Protokoll AU 21 nov, FS 3 dec Lönepolitiken som diskuteras i AU 21 nov förskjuts p g a tjänstledigheter och nya vikariatanställningar på kansliet. 2 Ekonomi 2.1 Läget Birgitta Lorentzi rapporterade om det nuvarande läget som är tillfredställande. De likvida medel som finns tillgängliga är projektmedel. Utöver detta har IKFF god ekonomi med aktie- och fondtillgångar. 2.2 Rapport från process inför bokslut 2011 Processen är påbörjad och Birgitta Lorentzi och Pirjo Talvitie räknar med att rapportera bokslutet till FS i mars 2012 inklusive en redovisning av värdepapper. 3 Verksamhet och resurser 3.1 * Förbereda ev. beslut för verksamhet Petra Tötterman Andorff är anställd av IKFF och betalas med IKFF:s medel. Hennes arbetsgivare är IKFF Sverige med Kirsti Kolthoff som arbetsledning i avstämning med Kerstin Grebäck och Madeleine Rees i enlighet med särskild arbetsbeskrivning se även nedan. Petra har i sitt arbete regelbunden kontakt även med kansliet. WILPF internationellt har fått medel från Norad, Norge. IKFF Sveriges ansökan till FBA för 1325-arbetet för 2012 bör komplettera detta arbete med fokus på de systersektioner IKFF Sverige arbetat med nära tidigare och har goda relationer till. Carolyn Hannan betonade behovet av en diskussion IKFF/Wilpf Sweden Tel: 08-702 98 10 E-post: info@ikff.se Norrtullsgatan 45, 1tr Pg: 5 79 10-2 Hemsida: www.ikff.se 113 46 Stockholm

kring visionen för organisationen nationellt. Kopplingen mellan lokalt och globalt arbete inom IKFF betonades av många som grundläggande för inriktningen. AU förde även en diskussion kring hur kretsar ska inkluderas i projektansökningsplaneringsarbetet samt olika former för lokalt engagemang. Kansliet återrapporterade kring möte med Forum Syds handläggare och input om tydligare koppling mellan partnersamarbete och infoarbetet. Detta ligger i linje med AU:s diskussion om kopplingen lokalt/globalt samt stärkande av den svenska sektionen gällande bland annat medlemsrekrytering. I enlighet med projektansökningsplanen som antogs av FS 3 dec 2011 fortsätter Petra Tötterman Andorff att arbeta med inriktning DR Kongo och den afrikanska regionen i ansökan till 1325-medlen som handläggs av FBA. Beslut: Kansliet uppmanas undersöka möjligheterna att Forum Syd-ansökan för informationsbidrag kompletteras med en ansökan till utvecklingsbidraget rörande samarbete med Colombia på ett år. Detta innebär en revidering av projektansökningsplanen antagen av FS 3 december. Kommande aktiviteter inom projektet Straffrihet och Vapenexport ska inkluderas i verksamhetsplanen. Kretsars behov och involvering i planering ska lyftas inför samrådsmötet 25 maj 2012. Kansliet får i uppdrag att undersöka andra finansieringsmöjligheter utifrån utfallet av organisationsstödet från Kvinnors organisering. På förslag nämndes Ungdomsstyrelsens bidrag för arbete mot intern diskriminering. 3.2 Interna regler Kirsti Kolthoff och Pilar Reyes ingår i gruppen för arbetet med interna regler. Josefine Karlsson kommer att komplettera Petra Tötterman Andorffs arbete i gruppen. Kirsti Kolthoff delade ut en arbetsversion av dokumentet, som uppdaterats. Hon hoppas på att kunna presentera ett förslag för AU i februari 2012. 3.3 Övriga policyarbetsgrupper uppdatering Rapport: Kommunikationsgruppen planerar ett möte med Elin Liss som tillträtt sin tjänst som kommunikationsansvarig på kansliet. Sida 2 av 7

Gruppen som arbetar för policyn för det internationella arbetet inkluderar Kerstin Grebäck, Carolyn Hannan, Linn Ehde. Tove Ivergård kompletterar Petra Töterman Andorffs arbete som kanslirepresentant. Liknande policy ska utarbetas internationellt och bör utformas samordnat med detta arbete. Gruppen som arbetar med policyn för ansökningar har påbörjat sitt arbete, Josefine Karlsson bidrar som kanslirepresentant. Medlemsrekryteringsgruppen presenterade ett utkast. Gruppen inkluderar Annalena Vidlund, Christina Hyllner och Emma Bjertén. Utkastet diskuteras på FS i mars 2012. Kirsti Kolthoff och Birgitta Lorentzi ska se över en policy för reseersättning för anställda. Kansliet ska lämna input på utkastet på personalpolicy samt arbetsgivar- och arbetsmiljöansvar samt komplettera det med bl a nuvarande process för utvecklingssamtal.. 3.4 Verksamhetsberättelse Rapport: Arbetet är påbörjat av kansliet. 3.5 Kretsaktiviteter och möjlig FS/AU medverkan Kansliet meddelade att det kommer att finnas tillfällen då ledamöterna i FS/AU- tillfrågas som resursperson/talare inom projekten under våren 2012, vilket man ställde sig positiv till. 3.6 Uppföljning övrig kretskontakt Beslut: Frågan tas upp på FS i mars. 3.7 * FS suppleant avgång Tove Ivergård är sedan 16 januari 2012 anställd som vikarie på kansliet och avgår därför från sitt uppdrag som suppleant till styrelsen. Sedan tidigare har Josefin Lind avsagt sig sitt uppdrag. Frågan om behovet av fyllnadsval har därför lyfts. Beslut: Kirsti Kolthoff meddelar Gunnel Johansson, suppleant, att hon nu får gå upp som ordinarie. Frågan gällande ett eventuellt fyllnadsval tas upp på FS i mars 2012. 3.8 * Nordiskt möte inklusive kostnader Nordiskt möte för IKFF-sektioner arrangeras i Göteborg 16-17 mars 2012. Värdskapet var tidigare planerat för Danmark. Därför finns inte medel för mötet budgetat av IKFF Sverige. Sida 3 av 7

Beslut: Deltagare i mötet får betala en avgift motsvarande självkostnadspris. Annalena Vidlund och Göteborgskretsen gör en uppskattning över vad denna avgift kan bli och skickar därefter ut inbjudan. 3.9 * Personalmedverkan FS 18 mars Beslut: Personal som medverkar i FS 18 mars är generalsekreteraren. 4 Personal 4.1 Anställningar AU diskuterade processen för anställningarna av vikarier för Pia Johansson och Emma Rosengren som är tjänstlediga samt godkännandet av tjänstledighetaansökningarna. Kirsti Kolthoff hade sänt ut information till FS före julhelgerna om att förslag till lösning för att genomföra beslutad verksamhet fanns och att formella beslut skulle fattas då GS var tillbaka efter ledighet. Då skulle man även ha besked från tillfrågade om möjlighet att snabbt börja vikariaten. Utifrån verksamhetens utformning och behovet av genomförande av pågående projekt fattades beslut om vikariatanställningar av generalsekreteraren i samråd med ordförande och vice ordförande/kassör som även har särskilt ekonomi-/personalansvar fram till sista mars 2012. Denna lösning var möjlig tack vare att man nyligen avslutat en rekryteringsprocess för vikarietet för projektledaren för 1325. Kirsti Kolthoff framhöll att Josefine Karlsson hade gjort ett bra arbete som hon gett sitt fulla stöd. AU-ledamöter lyfte önskemål om tidigare information kring uppkommen situation och beslut. Anställda vikarier är Elin Liss, Tove Ivergård och Sofia Tuvestad. De är införstådda med ev. förlängning vid tillgängliga finansiella medel. Beslut: Godkännande av tjänstledighetsansökningarna och anställningarna bekräftades som vikariat till sista mars 2012. Beslut om förlängning fattas efter besked om tillgängliga medel i februari 2012. 5 IKFF 5.1 * Representant SKL:s årsmöte 24 mars 2012 Beslut: Förfrågan om representant skickas ut via mejl av kansliet. Motioner skickas till SKL senast 11 februari. Anmälan för deltagande skickas senast 16 mars till SKL. 5.2 * Uppföljning FS-diskussion om Operation 1325 Beslut: Frågan skjuts till AU i februari efter att bilaga om diskussionen kring Operation 1325 på FS 3 december 2011 cirkulerats. Sida 4 av 7

5.3 * FN-förbundets kongress Kongressen äger rum 16 juni kl. 11.00 till 17 juni kl. 16.00 i Jönköping. Registrering av ombud sker kl. 08.00-11.00. Beslut: Kansliet ges i uppdrag att skriva förslag till två motioner. En om tolkningen av begreppet responsibility to protect och en om FN-förbundets arbete med nedrustning. Utkasten cirkuleras till FS för beslut mejlledes. AU föreslår Annalena Vidlund som ombud och Malin Nilsson som suppleant/observatör. 5.4 * Nordiskt forum SKL är drivande i frågan om en nordisk kvinnokonferens och har fått projektmedel för förberedelsearbete 2012. Kirsti Kolthoff är kontaktperson för IKFF i arbetsgruppen för planeringsarbetet. Mötet är planerat till 2014. 6 Kommande aktiviteter 6.1 CSW 56 IKFF Sverige arrangerar i samarbete med WILPF Nigeria och Peacewomen ett seminarium om resolution 1325:s betydelse i det konfliktförebyggande arbetet i Nigeria. Josefine Karlsson kommer att resa och delta i CSW som IKFF Sveriges representant. Hon har även meddelat Sveriges Kvinnolobby detta. 7 WILPF 7.1 * Europeiska WILPF-samarbetet Sverige skickade Ingela Mårtensson, Göteborg, som representant till ett europeiskt möte som genomfördes i Rom 2011. En av slutsatserna från mötet är ett förslag om europeiskt möte i Bryssel i 28-30 maj 2012 i kontakt med Babsi Lochbihler, europaparlamentariker och tidigare generalsekreterare för WILPF internationellt. Kirsti Kolthoff och Ingela Mårtensson är kontaktpersoner för fortsatt arbete. Enligt tidigare lyfta frågor av IKFF Sverige har diskuterats frågor som IKFF Sverige kan ge bidrag till på ett möte enl a och b nedan: a) Militariseringen av resolution 1325 b) Mänsklig säkerhet i Europa vilket inkluderar mot NATO c) Utöver dessa punkter har Women and migration lyfts från övriga europeiska sektioner. d) Utöver ett seminarium skulle ett möte i Bryssel kunna kombineas med en resa till Haag och ha ett möte där för att diskutera 100- årsfirandet. Emma Rosengren framhöll behovet av prioritering bland europeiska frågor. AU noterade att punkt c inte är prioriterad av IKFF Sverige men att det inte finns några motsättningar mot ett europeiskt samarbete i frågan. Sida 5 av 7

Beslut: Under förutsättning att mötet blir av och att finansiella medel tillåter kommer Sverige att skicka 1-3 representanter till mötet i Bryssel; Josefine Karlsson, Kirsti Kolthoff och Ingela Mårtensson. 7.2 * WILPF internationellt ekonomi etc. Kerstin Grebäck, vice president i WILPF rapporterade från WILPF ExCom, just hemkommen från ett möte i London i januari 2012. Där diskuterades det arbete som genomförts för att klargöra ExComs roll. Bland annat har en regional uppdelning gjorts. Internationellt har WILPF nu en generalsekreterare och en kontorsansvarig. Arbete pågår med att även anställa en kommunikationsansvarig. Emma Rosengren är representant i den kommittée som arbetar med urvalet. Tack vare stöd från privata Oak Foundation har WILPF internationellt medel för sin planerade budget. En ansökan kommer att gå till UN Women för arbete kring arbetet med sexuellt våld i konflikt. Internationellt ska även en code of conduct tas fram för interna konflikter. Marianne Laxén har blivit invald som nordisk representant till standing finance committee, nominerad av bland annat Sverige. Sverige kommer att ingå i den fundraising committee som ska skapas inom WILPF. Kirsti Kolthoff kommer förslagsvis att delta som Sveriges representant och Petra Tötterman Andorff kommer att arbeta med kommittéens frågor. Kerstin Grebäck efterfrågade en svensk i arbetsgruppen för en ny/uppdaterad konstitution för WILPF. Nästa internationella styrelsemöte genomförs i Genève 2013. Beslut: Representantförslag för arbetsgruppen för den internationella konstitutionen lyfts på agendan på det planerade nordiska mötet 2012. 7.3 WILPF Ordförande resebudget Beslut: AU godkänner att IKFF Sveriges budgetpost WILPF ordförande som disponeras av Kerstin Grebäck användes för resa till Sverige i december 2011 för Adilia Caravaca, nyvald internationell WILPF ordförande. 8 Rapporter 8.1 Civil fredstjänst Kirsti Kolthoff och Sofia Tuvestad kommer att delta från IKFF i ett informationsmöte kring ett initiativ om civil fredstjänst. 8.2 Kvinna till Kvinna kontakter Sida 6 av 7

Kirsti Kolthoff kommer att ha kontakt med Marianne Laxén och Viola Furubjelke, båda ledamöter i Kvinna till Kvinnas styrelse, angående deras arbete. 9 Övrigt 9.1 Rymdkonferens i Kiruna WILPF har internationellt kontakter med ett nätverk mot militariseringen av rymden. Det ligger ett förslag om ett möte i Kiruna 2013. Kirsti har varit i kontakt med Ray Acheson, ReachingCriticalWill, om detta efter det att IKFF har blivit kontaktade om samverkan inför att Kvinnor för fred ska fatta beslut om attsöka finansiellt stöd för mötet. Beslut: AU beslutar att IKFF kommer att delta i konferens om den arrangeras. IKFF står inte bakom en eventuell ansökan om medel för konferensen och står i nuläget heller inte som medarrangörer till konferensen. Kvinnor för fred meddelas detta av Kirsti Kolthoff. Frågan ska även diskuteras på det nordiska mötet i mars 2012. 9.2 Göteborgs rättighetscenter - mot diskriminering IKFF Göteborg är medlemmar i Göteborgs rättighetscenter. Annalena Vidlund sitter där som representant. 9.3 Nordiskt ICAN-möte Ett nordiskt ICAN-möte (International Campaign against Nuclear Weapons, WILPF är medlemmar) är planerat till mars 2012 i Oslo. Ev. kommer representanter från Finland och Danmark som än så länge saknar ICAN-kontor att delta. Emma Bjertén och Emma Rosengren betonade vikten av att IKFF finns representerade vid mötet. Beslut: Emma Bjertén reser som IKFF:s representant. 9.4 Seminarium - Libyen, lögnerna och kriget En principiell diskussion fördes kring hur beslut om frågor där generalsekreterare och ordförande inte kan nå enighet i vad IKFF ska stå som avsändare för. Beslut: Frågan förs i i processen och utformningen av de interna reglerna. 10 Mötet avslutades Sida 7 av 7