Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

Relevanta dokument
Moment 3: Att kartlägga och klassificera information

Intensivutbildning i dokumenthantering, arkiv och långsiktigt digitalt bevarande.

Vad är arkiv? Vem äger och ansvarar för informationen i arkiven?

Moment 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det i min verksamhet?

Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM

E arkiv är en organisationsfråga

Hela dokumentet Guide till handlingsalternativ kan hämtas via adressen arkiv

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Riktlinjer för digital arkivering. Riktlinjerna gäller för hela den kommunala förvaltningen och kommunala bolag.

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

FALK 2015 FYRTIONIO KOMMUNER I VÄSTRA GÖTALAND HUR KAN VI SAMVERKA? Johan Kjernald IT-samordnare Johan.kjernald@grkom.

Långsiktig informationshantering med stöd av e-arkiv. Caspar Almalander Projektledning e-arkiv och e-diarium (eard)

Ett e arkiv värt att lita på

E-arkiv 22 januari. Välkomna

Stadsarkivets anvisningar 2011:1 Hantering av allmänna e-handlingar som ska bevaras i Uppsala kommun

Att upprätta en systemdokumentation

Resultaten från eard projektet Om förvaltningsgemensamma specifikationer

earkiv Kalmar län Rapport 1 - Nulägesanalys inom projekt earkiv Kalmar län hösten 2014 Version 1.0 Kisa Ort och datum

earkiv Kalmar län Slutredovisning av projektet och dess resultat Anki Heimonen, projektledare 1

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Österåkers kommuns styrdokument

Lärplattformar och arkivering

Inspektion av arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen. Riksarkivet inspekterade arkivvården vid Fastighetsmäklarinspektionen

REGEL FÖR BEVARANDE AV ELEKTRONISKA HANDLINGAR

Flera landsting. ETT gemensamt e-arkiv

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

Dokumenttyp Checklista för digital arkivering Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2

Bilaga 5 Produktöversikt Dnr: /

Vägen mot e-arkiv. Hur vi skapar förutsättningar för e-arkiv och ett digitalt informationsflöde KORTVERSION AV FÖRSTUDIERAPPORTEN

Policy och riktlinjer för användning av informationsteknik inom Göteborgs Stad

Avec e-förvaltningen och informationens användare, användande och användbarhet. Louise Högberg, Stockholms stadsarkiv

Äntligen ett earkiv!

Råd för hantering av elektroniska handlingar vid Lunds universitet. Datum Författare Version Anne Lamér 1.0

Strategi för bevarande av elektroniska handlingar vid Karolinska Institutet

Regeringens mål för IT-politiken är att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter.

Bilaga 5 Beskrivning av projektet earkiv. Upphandling earkiv 2013

Val av format för elektroniska handlingar - ArkivE. Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard) Förvaltningsgemensamma specifikationer. 11 juni 2013

Elektroniskt bevarande, etapp 2. Caspar Gielissen, projektledare

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Digital arkivering och historiklagring Anastasia Pettersson och Anders Kölevik

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Riktlinjer för digital arkivering

TAM 4:2010 REKOMMENDATION. Arkivfunktionalitet för IT-system. Version 1.0

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Riktlinjer för digital slutarkivering

Reglemente för arkiv

Riktlinje Hantera e-arkiv

Karin Bredenberg Specifikation av olika leveranstyper/aflevereringstyper och leveransprocessen. Karin Bredenberg,

Dokumenttyp Ordlista Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp 2

Sydarkivera - Verksamhetsbeskrivning

Invånare. Verksamhet. Bevarande

En riktigt god morgon - från nu via snart till framtiden

Rapport fördjupad nulägesanalys

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

archive En produkt från Ida Infront - a part of Addnode Group

Projekt e-arkiv och e-diarium (eard)

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

Råd för systembeskrivning

ATT FRAMSTÄLLA OCH LAGRA ELEKTRONISKA HANDLINGAR

Förvaltning av FGS:er

esamhället och arkivet kommunal verksamhetsutveckling

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA /1121 Håkan Lövblad

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Arbeidet med e-arkiv i Sverige, på statleg, landsting og kommunalt nivå. 3 december 2013

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet

Avtal/överenskommelse för leverans till K- samsök

Digital dokumenthantering

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

FormatE. Om översynen av RA-FS 2009:2

E-arkiv i Ale kommun E-arkiv Ale kommun. Ale - Lätt att leva

Standarder källa till kunskap och utveckling. Arkivarien i den digitala kommunikationen

archive En produkt från ida infront - a part of Addnode

Förvaltning av FGS:er (Förvaltningsgemensamma specifikationer för e-arkiv och e-diarium) Karin Bredenberg /

Checklista samlingssystem

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Förteckna och leverera arkiv

Arkivkrav vid införande av nytt IT-system

ESSArch vid Riksarkivet i Sverige

KS 10 9 APRIL Öppna data i Uppsala kommun. Kommunstyrelsen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta

- Verkställa gallring.

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Lathund för att storstäda i mappar/filer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Laholms kommun

E-arkiv. (att skapa en långsiktig och hållbar digital informationshantering) Registrator 2017, 6 april 2016

Kompletterande frågor - Regler för informationshantering. och arkivering i IT-system/applikationer, LA 2017

Mattias Lundin Tel

Strategi för bevarande av digital information

RFI. För att få en bättre överblick av ert företag vill vi att ni beskriver företagsfakta.

IT-standardiseringsutredningens betänkande Den osynliga infrastrukturen om förbättrad samordning av offentlig ITstandardisering

Konstnärsnämnden. arkivredovisning och e-arkiv. - Ärendehantering, processorienterad

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Förenklad förstudie och samarbetsförslag

GR-Västkom Göteborg

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Transkript:

Moment 6: E-arkivet och våra verksamhetssystem

Information Varje typ av kunskap som kan utbytas. Handlingarna som ska bevaras eller gallras Analoga handlingar: informationen är ett med lagringsmediet. Dataobjekt tex papper med skrift på

Lagringsmedium Data Utseende

Data Kod;Namn 0780;Växjö 1273;Osby 2580;Luleå ; Semikolonseparerad text Representation av information på ett formaliserat sätt som är lämpade för överföring, tolkning och bearbetning (utförd av människor eller av automatiska hjälpmedel) En tabell med siffror Bokstäver som bildar ord och meningar Excel XML

Dator 1) Bildskärm 2) Moderkort 3) Processor 4) ATA-portar 5) Arbetsminne 6) Insticksport 7) Nätdel 8) Enhet för läsning/bränning av cd- eller dvd-skivor 9) Hårddisk 10)Tangentbord 11)Mus Gustavb Attribution-Share Alike 3.0 Unported, http://commons.wikimedia.org/wiki/file:personal_computer,_exploded_4.svg

Kommunikation

Relationsdatabas

Mappning

Arkitektur Information System Program Hårdvara

System Programvaror, information, användare, instruktioner, rutiner mm. Stödsystemen kan vara både analoga och digitala. Digitala stödsystem består av: Olika databaser, register, programvaror och gränssnitt. Bakomliggande system som servrar, e-post, nätkommunikation mm. Systemdokumentationen.

Program Data i form av instruktioner som en dator kan tolka och utföra (exekvera) Kommersiella Licensierade Öppna programvaror (Open source) Egenutvecklade

Driftstjänster Egen drift Tjänst Egen drift Tjänst

Teknik i arkivet Blicka framåt för att planera bevarande Föråldrad Beprövad Vanlig Sista skriket Migrera arkivinformation

Arkivbeständighet Väldokumenterat Fullständiga, öppna och tillgängliga specifikationer Stor spridning Många tillämpningar och programvaror Verktyg för oberoende kontroll Oberoende specifik hårdvara/programvara Enkelt, lätt bygga nya verktyg Fritt från kryptering, skrivskydd och liknande

Lagringsmediu m Data Utseende

Metoder för att bevara Museum Emulera Migrera Kapsla in

Konvertering

Tecken

Teckenkombination

Komprimering

Färger

Upphandling av verksamhetssystem

Informationskartläggning Återanvända information från slutarkiv Upphandla verksamhetssystem Ta emot leveranser Införa verksamhetssystem Mappa mot arkivspecifikation och paketera Förvalta verksamhetssystem Avställa information från verksamhetssystem

Att tänka på - Nuläge: Hur arbetar vi idag? Upphandling av verksamhetssystem Vilken information registreras idag? Vad fungerar bra med nuvarande arbetssätt/system? Vad fungerar mindre bra med nuvarande arbetssätt/system?

Informationsflöden.

Medborgare Myndigheter Företag Verksamhet 1 Verksamhet 2 Slutarkiv Verksamhet 3

Upphandling av verksamhetssystem Att tänka på Framtiden: Vad ska systemet användas till? Vilken information ska registreras i det nya systemet? Ska information föras över från ett tidigare system? Hur för vi över informationen till nästa system? Kan man samordna information från flera system till ett?

Medborgare Myndigheter Företag Verksamhet 1 Verksamhet 2 Verksamhetssystem 1 Verksamhets -nära arkiv Slutarkiv Verksamhetssystem 2 Verksamhet 3

Medborgare Myndigheter Företag Verksamhetssystem Verksamhetsnära arkiv Slutarkiv

Upphandling av verksamhetssystem Att tänka på Drift och support: Egen drift? Tjänst? Avtal vem gör vad och vem äger vad? Avtalstid? När ska systemet vara leveransgodkänt?

Hjälpmedel: Upphandling av verksamhetssystem Klassificeringsstrukturer och processkartor. En tydlig och genomarbetad kravspecifikation inför upphandlingen. Använd dessa underlag som kontrollinstrument för att säkerställa att leverantören uppfyller kraven och har levererat den produkt och de funktioner som verksamheten begärt.

Långsiktig hållbarhet Informationsklassning på rätt sätt skapar förutsättningar för en väl fungerande informationshantering och goda möjlighet till återsökning och återanvändning av myndighetens samlade information. Det kräver en väl utarbetad struktur och genomtänkta sökparametrar (metadata).

Frågor? Anki Heimonen 1:e Arkivarie Kommunalförbundet ITSAM Storgatan 36, 590 36 KISA Växel: 0494-197 00 Direkt: 0494-197 34 Mobil: 070 240 69 22 e-post: ann-christine.heimonen@itsam.se