Affärshändelse/aktivitet Beskrivning affärshändelse Underlag utgörs av Moms avdrag Aktivitet av PR-karaktär Evenemang för att rekrytera studerande. Middag med underhållning. Deltagande är anställda, studerande på KTH samt externa dels från företag dels ev blivande KTH-studenter. antal Syfte Ev. begränsat Nej 5532 PR, Institutionell info etc Momsavdraget eller ej beror på om evenemanget ska anses som representation. Om det är att betrakta som representation då gäller begränsat momsavdrag. Aktivitet av PR-karaktär där deltagare betalar viss del Evenemang för att rekrytera studerande. Middag med underhållning. Deltagande är anställda, studerande på KTH, samt externa dels från företag dels ev blivande KTH-studenter. Totalt deltar exempelvis 450 personer och 200 av dessa betalar viss avgift. Faktura från restaurang "Middag för xx antal personer" med notering om vilken aktivitet det kan kopplas till och vilka som deltagit i evenemanget. Troligen fullt Nej 5532 PR, Institutionell info etc Som ovan Redovisning av inbetalning av deltagaravgift se separat blad. Arbetslunch/middag Arbetslunch/middag När två eller flera kollegor träffas för gemensam lunch och diskussion i arbetsfrågor. Två eller flera anställda beställer lunch/middag till arbetslokalen under pågående arbete. restaurang/likn där deltagare och *) Om luncher/middagar intas på bekostnad av KTH vid arbetsmöten eller planeringsmöten medför detta förmånsbeskattning för fri kost för den anställde samt arbetsgivaravgift för KTH. Diplomutdelning Middag vid diplomutdelning för ex vis 600 Troligen fullt Nej 5532 PR, Institutionell info etc personer. Cirka 100 personer äter gratis (både anställda och externa) och 500 personer betalar. reducerat eller fullt pris. Syfte. **** **** 5121 Samköpsfakturering, tjänster Momsavdrag eller ej beror på om detta kan betraktas som ett arrangemang i verksamheten eller om det är att betrakta som representation. Disputationslunch Lunch för respondent, opponent, handledare, betygsnämnd, någon kollega eller motsv. Disputationsmottagning Mottagning med buffé för anställda och externa för ex vis 60 personer. Deltagare kan anges i "grupp" om det är svårt att ange namn på varje enskild deltagare Fikabröd till personalen Trivselfrämjande åtgärder vid speciella tillfällen. Ex vis Fredagsfika, semlor eller lussebullar leverantör av fikabröd Fullt Nej 4971 Deltagare kan anges i "grupp" om det är svårt att ange namn på varje enskild deltagare Fruktkorg till anställda Faktura från leverantör Fullt Nej 4971 Sida 1 av 5
Högtidssammankomst Kan ex vis vara Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademins (IVA) årliga högtidssammankomst alternativt Nobelmiddagen där anställda på KTH deltar. Faktura där deltagare framgår Begränsat Nej*) 5521 Extern representationsersättning Om det finns ett omedelbart samband med KTH:s verksamhet, såsom att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser eller liknande, kan detta räknas som extern representation. *)Av KTH utsedda deltagare kan delta utan förmånsbeskattning. Informationsmöte När hela personalen samlas för att erhålla infomation om ex vis organisationsförändringar, personalfrågor eller andra frågor som KTH vill nå ut med till personalen. Enkelriktad information. Anställda som deltar i mötet bjuds på kaffe och kaka. Anställda som deltar i mötet bjuds på lunch i anslutning till mötet Faktura/kvitto på inköp där deltagare och deltagare och Momsavdrag baseras på 60 kr/pers (2012 års intern repr -se faktaruta Julgåva av mindre värde, till anställda Faktura från leverantör Fullt Nej* 4972 Gåvor för egen personal *) max belopp 450 kr inkl moms fr o m inkomståret 2009. I värdet inräknas inte frakt. Om värdet överstiger 450 kr blir gåvan skattepliktig i sin helhet. Jullunch Anställda bjuds på jullunch. Momsavdrag baseras på 90 kr/pers (2012 års intern repr -se faktaruta Kaffe till anställda Gratis kaffe från automat eller likn till anställda. Faktura från leverantör Fullt Nej 4971 Konferensdeltagande extern arrangör KTH-anställd deltar i konferens som arrangeras av externt företag. Konferensen har mer karaktär av erfarenhetsutbyte än utbildning. Måltider ingår. Faktura från arrangör på konferensavgiften Syfte Fullt Ja 5741 Konferensavgifter anställda Om traktamente utgår ska det reduceras Konferenskostnad intern konferens på kursgård Konferens på kursgård i 1 till 2 dagar. I konferenskostnaden ingår helpension för deltagarna. Arbete pågår hela dagarna (minst 6 timmar per dag). Faktura helpension med underlag i form av spec deltagare, syfte och Interna kurser/konferenser, kick-off mm Konferenskostnad intern konferens på KTH Heldagskonferens för anställda på KTH där lunch och middag samt kaffe ingår. Schemalagt arbete minst 6 timmar per dag. kaffe (fm/em) samt lunch och middag med underlag i form av spec deltagare, syfte och KTH-konferenser med externa deltagare KTH anordnar konferens och bjuder in externa deltagare. I konferensen deltar även KTHanställda. Deltagare betalar konferensavgift. kaffe (fm/em) samt lunch och middag med underlag i form av spec deltagare, syfte och Fullt Nej 5941 Konferens Luciakaffe med glögg Inköpskvitton Momsavdrag baseras på 60 kr/pers (2012 års Lunch/middag - extern representation Måltid med externa gäster. Externa gäster bör inte vara i extrem minoritet. Begränsat Nej 5521 Extern representationsersättning Omedelbart samband gäller för alla deltagare extern repr - se faktaruta Sida 2 av 5
Middag för nyrekryterade studenter Om ex vis 70 nyrekryterade studenter bjuds på middag för att känna sig välkomna till KTH. intern repr - se faktaruta Minnesgåva, till anställda Faktura från leverantör Fullt Nej* 4972 Gåvor för egen personal *) max 15 tkr inkl moms. Beloppet 15 tkr är ett gränsbelopp, vilket innebär att gåvan blir beskattad från första kronan om värdet överstiger angivet belopp. Minnesgåva får bara ges vid ett tillfälle förutom vid anställningens upphörande för att den ska vara skattefri. Den sammanlagda anställningstiden ska ha uppgått till minst sex år för att en gåva ska anses vara av minneskaraktär när anställningen upphör. Motion/liknande för en skola/avd En skola/avd inom KTH betalar hyra och instruktörsavgift för gymnastik för sina anställda. Faktura från idrottshallen där syfte och deltagare* framgår Fullt Nej 4941 Rekreation och motion * deltagare kan anges som en grupptillhörighet Måltider vid studieresa - traktamenten Om ex vis 15 anställda åker på en internt anordnad studieresa. KTH betalar alla. Alla tar ut traktamenten. Restaurangnotor från samtliga måltider Fullt Nej* 4812 * ja - om resan är längre än en vecka. Traktamentet ska reduceras. Samma regler inrikes och utrikes. Måltider vid studieresa - ej traktamenten Om ex vis 15 anställda åker på en internt anordnad studieresa. KTH betalar alla. Ingen tar ut traktamenten. Restaurangnotor från samtliga måltider Fullt Nej* 4812 *ja- om resan är längre än en vecka. Måltidskuponger, avsedda för representation Anställd tar emot måltidskuponger som KTH betalar. leverantör av måltidskuponger Nej **** 1572 Övriga förskott Redovisas som fordran på anställd Redovisning av måltidskuponger Redovisning sker efter hur kupongerna har använts. Har kupongerna t ex använts för representation, bokförs mom enligt reglerna för begränsat momsavdrag. Restaurangnotor eller annat som redovisning för hur kupongerna har använts. Beror på hur kupongerna har använts Personalfest Anställda bjuds på middag som serveras på restaurang eller i KTH:s lokaler Faktura från resturang där antal Begränsat vid max två tillfällen Nej 4961 Kompensationsrätt för mervärdeskatt på personalfest medges inte för mer än två tillfällen per år. Momsavdrag baseras på belopp för avdragsgill representation som är 90 kr/person (2012) Personalfest där deltagare betalar viss del Anställda bjuds på middag som serveras på restaurang eller i KTH:s lokaler. Deltagare betalar avgift - minst lika mycket som kostförmånen. Faktura från resturang där antal Redovisning av inbetalning av deltagaravgift se separat blad. Personalutbildning/intern kurs inkl måltid KTH anordnar kurs för anställda. Lunch samt kaffe + kaka ingår (både fm o em). kaffe (fm/em)samt lunch kompletteras med underlag som specificerar deltagare, syfte och Sida 3 av 5
Personalutbildning/intern kurs inkl kaffe/kaka KTH anordnar kurs för anställda. kaffe (fm/em) kompletteras med underlag som specificerar deltagare, syfte och Personalutbildning/extern kurs Anställd deltar i kurs som anordnas av extern arrangör i arrangörens lokaler. Lunch ingår i kursavgift som betalas av KTH. Faktura på kursavgift från arrangör Fullt Ja 4811 Kursavgifter, externa kurser Personalvård, ex vis friskvård/kontorsmassage Fullt Nej 4941 Rekreation och motion Förmånen måste riktas till all personal på arbetsplatsen Planeringsmöte Personal samlas för att planera något och intar måltid i anslutning till planeringsmötet *) Om luncher/middagar i samband med planeringsmöten intas på bekostnad av KTH medför detta förmånsbeskattning för fri kost för den anställde samt arbetsgivaravgift för KTH. Promotionsmiddag Promotionsmiddag för ex vis 600 personer vara 400 äter gratis (både anställda och externa). antal Fullt Nej 5532 PR, Institutionell info etc **** **** 5121 Samköpsfakturering, tjänster Promotionsmottagning Mottagning med buffé för anställda. Begränsat Nej 4961 KTH:s belopp för intern repr - se faktaruta Representationsgåva till ej anställda Faktura från leverantör Begränsat* Nej 5523 Representationsgåvor * max 180 kr exkl moms/pers och tillfälle Bio- eller teaterbiljetter Anställda bjuds på bio/ teater. Faktura med uppgift om antal biljetter Universitetsstyrelsekonferens Högskolestyrelsen och personal från KTH deltar i konferens cirka 1,5 dagar. Helpension ingår för samtliga. I anslutning till konferensen hålls styrelsemöte. Faktura helpension med underlag i form av spec deltagare, syfte och Universitetsstyrelsemöten Högskolestyrelsemöte. Ledamöterna bjuds på lunch. Även vissa anställda kan delta. Faktura från restaurang med notering om antal deltagare Momsavdraget är begränsat som vid enklare förtäring Sida 4 av 5
Uppvaktning - där anställda bjuds på middag Uppvaktning - där anställda bjuds på lättare förtäring Anställda bjuds på middag vid medarbetares 50-årsdag, pensionering eller motsvarande. Anställda bjuds på ex vis kaffe/tårta eller snacks/dryck i samband med uppvaktning av medarbetares 50-årsdag, pensionering eller motsvarande. Restaurangnota där antal Inköpskvitton kaffe/tårta eller snacks/dryck mm Fullt Nej 4971 Uppvaktning - blommor till anställd Kan vara ex vis när någon medarbetare fyller 50 år, har sagt upp sig eller går i pension. blomsterhandel, kompletteras med notering om syfte Fullt Nej 4972 Gåvor för egen personal Betraktas som minnesgåva Uppvaktning av enklare art* * Uppvaktning av enklare art med blommor vid disputation, födelsedag, anställds sjukdom eller anställningens upphörande. OBS Maxgräns för att undvika beskattning leverantör, kompletteras med notering om syfte Fullt Nej* 4972 Gåvor för egen personal *) max belopp 450 kr inkl moms fr o m inkomståret 2009. I värdet inräknas inte frakt. Om värdet överstiger 450 kr blir gåvan skattepliktig i sin helhet. Deltagarförteckning i samband med representation samt syfte ska i första hand. DRICKS! Observera! Dricks kan i undantagsfall lämnas vid restaurangbesök. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden. Dricks ska rymmas inom beloppsgränsen. Aktuella beloppsgränser Extern/Intern representation KTH:s policy vid extern representation är att kostnaden inte får överstiga 800 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Vid intern representation är beloppsgränsen 600 kronor inklusive moms per person och representationstillfälle. Samtliga för lunch, middag eller supé inklusive drycker, serveringsavgift, entréavgift, dricks och liknande ska rymmas i nom beloppsgränsen. I samband med jullunch/julmiddag kan belopp för intern representation tillåtas uppgå till 800 kronor inklusive moms per person och tillfälle. Vid intern representation genom personalfest medges också kring för lokalhyra, musik, biljetter, inträde mm på högst 400 kronor per person och tillfälle. Skillnad mellan vad som konteras på konto 4812 ( i egen regi och konto 4961 () Kontogrp 481* används för för utbildning, fortbildning och vidareutbildning medan kontogrp 496* är personalrepresentation. På konto 4812 redovisas i samband med mer "strukturerad" utbildning och på konto 4961 redovisas i samband med interna möten på avdelningen samt arbetsmöten/luncher. Konferenser som redovisas på konto 4812 ska omfatta minst 6 timmar per dag och det ska finnas ett program för konferensen som ska bifogas som underlag till redovisningen. På konto 4812 finns inte någon begränsning i kompensationsrätten för mervärdeskatt. På konto 4961 gäller begränsad kompensationsrätt för mervärdeskatt samt förmånsbeskattning när det gäller arbetslunch/middag. Speciella momsregler! - KTH har inte rätt till kompensation för ingående moms på kostnad för måltid som medför kostförmån för den anställde. KTH har kompensationsrätt för ingående mervärdeskatt vid två (2) tillfällen gällande intern representation. Om personalfester genomförs vid fler än två (2) tillfällen under ett år blir hela fakturan en kostnad för KTH. Vid ex vis en uppvaktning kan det förekomma både utgifter för present samt förtäring - observera att dessa utgifter ska redovisas på olika konton! Kostnader för förtäring redovisas på konto 4971 ( ) medan för present redovisas på konton 4972 (Gåvor egen personal) Begränsad moms vid representation Ett schablonmässigt momsavdrag på 10,80 kronor per person och representationstillfälle ska göras på för mat. (12 % på 90 kronor, vilket är det högsta belopp som får dras av vid representation för företag) Om alkoholhaltiga drycker skulle ingå, där momspålägget är 25 %, kan ett schablonmässigt momsavdrag på 14 kronor per person och representationstillfälle göras. Moms överstigande ovan nämnda belopp (10,80 kronor resp 14 kronor) per person och tillfälle redovisas som representationskostnad. Sida 5 av 5