Granskning 2014-2 Revisionsrapport Audit KPMG AB 10 juni 2014 Antal sidor: 7.docx
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Syfte 1 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarig nämnd/styrelse 2 7. Metod 2 8. Projektorganisation 2 9. Förändringar i organisationen 2 10. Sker ärendehantering och handläggning av bygglovsansökningar i enlighet med lagstiftningen? 3 11. Har befintliga mallar och checklistor som tydliggör vilken information som måste finnas med i samtliga handlingar i ett bygglovsärende reviderats? 4 12. Har verktyg skapats för att möjliggöra till elektronisk uppföljning av byggkontorets handläggningstider? 4 13. Har det säkerställts att kundnöjdheten systematiskt följs upp? 4 2014-2.docx
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att genomföra en uppföljande granskning av detaljplan- och byggprocessen. Bakgrunden till detta är den kritik som riktades mot Bygg- och miljönämnden i en revisionsrapport från september 2013. Syftet med denna granskning har varit att undersöka om det vidtagits några åtgärder med anledning av revisionsrapportens kritik. Det har sedan förra revisionsrapporten skett smärre förändringar på Samhällsbyggnadsenheten. Samhällsbyggnadskontoret har bytt namn till Tekniska kontoret. Det har också skett personella förändringar på Byggkontoret. En bygglovsassistent har tagits bort, nämndsekreteraren har numera en heltidstjänst och bygginspektören köps in från Örkelljunga kommun. Den kritik/rekommendationer som framfördes i förra revisionsrapporten var följande: Bygg- och miljönämnden bör säkerställa att ärendehantering och handläggning av bygglovsansökningar sker i enlighet med lagstiftningen. Bygg- och miljönämnden bör revidera befintliga mallar och checklistor som tydliggör vilken information som måste finnas med i samtliga handlingar i ett bygglovsärende. Bygg- och miljönämnden bör skapa verktyg för att möjliggöra till elektronisk uppföljning av byggkontorets handläggningstider. Bygg- och miljönämnden bör säkerställa att kundnöjdheten systematiskt följs upp. Vi kan konstatera att ingenting har gjorts för att uppfylla punkterna ovan. Anledningen till detta uppges av enhetschefen vara resursbrist. 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp granskningen av detaljplan- och bygglovsprocesserna som rapporterades i september år 2013. Syftet med granskningen har varit att följa upp kritiken som framfördes i tidigare granskning. Denna kritik/rekommendationer var enligt nedan. Bygg- och miljönämnden bör säkerställa att ärendehantering och handläggning av bygglovsansökningar sker i enlighet med lagstiftningen. Bygg- och miljönämnden bör revidera befintliga mallar och checklistor som tydliggör vilken information som måste finnas med i samtliga handlingar i ett bygglovsärende. 2014-2.docx 1
Bygg- och miljönämnden bör skapa verktyg för att möjliggöra till elektronisk uppföljning av byggkontorets handläggningstider. Bygg- och miljönämnden bör säkerställa att kundnöjdheten systematiskt följs upp. 4. Avgränsning Granskningen har omfattat uppföljning av tidigare granskning. Avsteg från projektplanen har skett i form av att stickprov ej har genomförts. Anledningen till detta framgår av rapporten. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om det har vidtagits några åtgärder med anledning av tidigare genomförd granskning. 6. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen och bygg- och miljönämnden under vilken samhällsbyggnadsenheten lyder. 7. Metod Rapporten är saklighetsgranskad av Johanna Perlau, chef för samhällsbyggnadsenheten. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument (Revisionsrapport 1/2013 och Kartläggning av samhällsbyggnadsenheten 2014, dnr 2014-8) Intervju med chefen för samhällsbyggnadsenheten 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Göran Andersson, konsult. Vid intervjun har även Tord Sturesson, 1:e vice ordförande i revisionen, deltagit. 9. Förändringar i organisationen Sedan tidigare granskning har organisationen förändrats något. Nedanstående bild visar hur organisationen såg ut tidigare. Nuvarande organisation är i princip oförändrad men Samhällsbyggnadskontoret har bytt namn till Tekniska kontoret. 2014-2.docx 2
Byggkontoret Miljökontoret Samhällsbyggnadsenheten Samhällsbyggnadskontoret Även personellt har det skett förändringar. Tidigare fanns det på byggkontoret två planarkitekter, en bygglovshandläggare, en bygginspektör samt en bygglovsassistent som tillika var nämndssekreterare. Bygginspektören finns inte längre i organisationen utan tjänsten köps av Örkelljunga kommun. Tjänsten som bygglovsassistent som tillika var nämndssekreterare har och upphört och ersatts av en nämndssekreterare på heltid. Den nya organisationen består alltså av två planarkitekter, en bygglovshandläggare och en nämndssekreterare. 10. Sker ärendehantering och handläggning av bygglovsansökningar i enlighet med lagstiftningen? Revisionsfrågan var tänkt att besvaras genom stickprov, precis som i tidigare granskning. Vid intervjun med chefen för Samhällsbyggnadsenheten framgick att det inte vidtagits några åtgärder varför detta moment i granskningen utgick. Tidigare granskning påvisade brister i handläggningen och dessa finns fortfarande kvar. Anledningen till att inga förändringar har gjorts är resursbrist inom Byggkontoret, säger chefen för Samhällsbyggnadsenheten. Resursbristen beror på att det finns ett stort antal gamla ärenden som inte är avslutade och som måste avslutas korrekt. Det handlar om ett större resursbehov under en period för att ta sig igenom dessa gamla ärenden. I övrigt bedöms resurserna för att klara av löpande ärenden som tillräckliga. Antalet oavslutade ärenden som ligger i systemet uppgår till ca 2800 st. De äldsta är från år 2005. Resursbristen inom Byggkontoret beskrivs i Kartläggning av samhällsbyggnadsenheten med diarienummer 2014-8. Av kartläggningen framgår att det finns ca 2800 oavslutade ärenden. En del av dessa är ända från år 2005. En bedömning är att det behövs en heltidstjänst under ett år för att beta av dessa. Vi rekommenderar att Samhällsbyggnadsenheten åtminstone ges denna tillfälliga förstärkning. I annat fall kommer troligen enheten att även fortsättningsvis bryta mot lagen. 2014-2.docx 3
11. Har befintliga mallar och checklistor som tydliggör vilken information som måste finnas med i samtliga handlingar i ett bygglovsärende reviderats? Frågan ställdes till chefen för Samhällsbyggnadskontoret. Svaret är nej. Det har inte gjorts några revideringar av befintliga mallar och checklistor som tar hänsyn till ny lagstiftning. Återigen hänvisas till bristande resurser inom enheten. Mallar och checklistor är viktiga och bidrar till en högre effektivitet såväl som till säkrare hantering. Återigen blir rekommendationen att förstärka resurserna på Samhällsbyggnadsenheten för att komma ikapp så att arbetet kan organiseras mer strukturerat och på så vis bli effektivare i framtiden. 12. Har verktyg skapats för att möjliggöra till elektronisk uppföljning av byggkontorets handläggningstider? Det har inte tagits fram verktyg för att möjliggöra elektronisk uppföljning av Byggkontorets handlingar. Förklaringen är resursbrist. Nuvarande ärendehanteringssystem stöder inte registrering när en ansökan är fullständig. Det går alltså inte att utläsa ur systemet när de lagstadgade 10 veckornas handläggningstid startar. Rekommendationen från tidigare granskning kvarstår. 13. Har det säkerställts att kundnöjdheten systematiskt följs upp? På grund av resursbrist har inga åtgärder vidtagits sedan tidigare granskning. Vi delar Ernst & Youngs uppfattning att kontinuerliga undersökningar av kundnöjdheten leder till att verksamheten kan följa upp om vidtagna åtgärder för att förbättra verksamheten får effekt gentemot de sökande. Vi rekommenderar att en systematisk kundundersökning etableras. Troligen är det dock inte Samhällsbyggnadsenheten som ska ansvara för denna. Nöjda kunder är relevant för samtliga verksamheter i kommunen varför ansvaret för denna typ av frågor bör skötas centralt i kommunen av någon som är utbildad i detta, kan ställa rätt frågor och kan analysera resultatet för att sedan återkoppla till respektive verksamhet i kommunen. 2014-2.docx 4
KPMG, dag som ovan Göran Andersson Konsult 2014-2.docx 5