Svedala kommun. Granskning av bygglovsprocessen. Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 14

Transkript

1 Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 14

2 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Revisionskriterier 1 5. Metod 1 6. Plan och bygglagen Antal ärenden i 2 7. Iakttagelser Organisation och styrning Hur arbetet med bygglov styrs Riktlinjer Arbetsgång Bygg- och miljönämndens beslut och delegation Stickprov av bygglovsärenden Kontroll och säkerhet Service och kvalitet Uppföljning och utvärdering 8 8. Sammanfattande synpunkter och rekommendationer 10 Bilaga 1 12

3 1. Bakgrund 2. Syfte Svedala är en kommun i tillväxt med visionen om invånare år Detta kräver en smidig och effektiv hantering vad gäller byggnation och processen för bygglov. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsbedömning identifierat bygglovsprocessen som en viktig funktion för kommunens utveckling. En ny plan- och bygglag ställer dessutom högre krav på kommunerna. Granskningen syftar till att granska om kommunen har en effektiv process för hantering av bygglov. I granskningen besvaras frågor om Hur arbetet med bygglov styrs Riktlinjer och åtaganden Kontroll och säkerhet Service och kvalitet Uppföljning och utvärdering 3. Avgränsning Granskningen har avsett bygg- och miljökontoret och specifikt gruppen plan, bygg och mät. Granskningen avser processen för hantering av bygglov. 4. Revisionskriterier Vi har utgått från: 5. Metod Plan och bygglag (2010:900) Reglemente och delegationsordning Interna regelverk och policys Granskningen har skett genom dokumentstudier av relevanta dokument samt intervjuer. Intervjuer har genomförts med bygg- och miljönämndens ordförande, samhällsbyggnadschef, stadsarkitekt, byggnadsinspektör, administratör samt tre bygglovsarkitekter (varav två är anställda för närvarande och en slutade i mitten av oktober år 2011). Ett stickprov har även genomförts avseende efterlevnad av rutiner samt plan och bygglag (2010:900) ( PBL ). Rapporten är saklighetsgranskad av samhällsbyggnadschef, byggnadsinspektör och administratör. Såväl stadsarkitekt som bygglovsarkitekter har beretts möjlighet att lämna synpunkter. 1

4 Granskningen har genomförts av Lina Olsson, revisor, med Olof Eriksson som projektledare. 6. Plan och bygglagen Den 2 maj år 2011 trädde en ny plan och bygglag i kraft, vilken ska vara enklare och effektivare för medborgaren. Kommunen får exempelvis en lagstadgad skyldighet att lämna beslut i bygglovsärenden inom 10 veckor. Om ytterligare utredning behövs finns det möjlighet att förlänga handläggningstiden med ytterligare 10 veckor. Kommunerna ges även ett tydligare ansvar för att motverka de kvalitetsproblem i byggandet som finns idag. Man har försökt förenkla och förtydliga bestämmelserna och göra lagen mer överskådlig. Det innebär bl.a. att innehållet i lagen omdisponerats och att lagen om tekniska egenskapskrav på byggnadsverk återförts till PBL samtidigt som vissa bestämmelser i lagen flyttats till förordningsnivå. Ett nytt arbetsmoment för kommunerna är att under byggtiden kontrollera att de handlingar och villkor som upprättats följs. Kommunerna ska även säkerställa att tillgänglighetsaspekterna beaktas i ett tidigt skede, liksom stärka sin kontroll över att de tekniska egenskapskraven följs. Detta för att motverka fukt- och mögelproblem och förebygga felaktigt konstruerade byggnader. Vad gäller tillgänglighet ska byggnadens och tomtens tillgänglighet prövas redan i bygglovet. Detta innebär att sökanden i ett tidigt skede får besked om huruvida byggnaden följer de tillgänglighetskrav som finns vid funktionsnedsättning. Den nya lagstiftningen ställer även krav på hur kommunen ska delge och kungöra bygglovsbeslut, vilket införs för att besluten ska vinna laga kraft och öka tryggheten för sökanden. Med den nya lagstiftningen har även ett nytt sanktionssystem införts med fastställda belopp för hela Sverige avseende olika överträdelser av PBL. Sanktionsavgiften går oavkortad till kommunen. 6.1 Antal ärenden i Antal bygglovsärenden anges i tabell 1 nedan. I antal ärenden räknas bygglov och byggsamråd vad gäller samma objekt som ett ärende. Tabell 1, Antal bygglovsärenden Antal bygglovsärenden Antal beslut som fattas per vecka varierar mellan 5 till 30. Det inkommer mycket ärenden under våren medan hösten är en lugnare period. Enligt samhällsbyggnadschefen sker uppskattningsvis 5-10 överprövningar hos Länsstyrelsen under ett år. 2

5 7. Iakttagelser 7.1 Organisation och styrning Den grupp inom bygg- och miljökontoret som arbetar med bygglov är plan, bygg, mät. Bygg- och miljökontoret är en enhet under verksamhetsområdet miljö och teknik. Samhällsbyggnadschefen är övergripande ansvarig för bygg- och miljökontoret och stadsarkitekten är samordnare och ansvarig för plan, bygg, mät. Enheten arbetar på uppdrag av bygg- och miljönämnden. Kommunstyrelsen har ansvar för personal och verkställighet. Plan, bygg, mät styrs av samhällsbyggnadschefen med stadsarkitekten som ansvarig. Vad gäller bygglov arbetar för närvarande fyra personer med detta vilka består av byggnadsinspektör, två bygglovsarkitekter (en av dessa arbetar endast 50 procent) och en administratör. Tidigare fanns dock endast en bygglovsarkitekt. Med anledning av att denne, ordinarie bygglovsarkitekt, varit tjänstledig under sex veckor sommaren år 2011 samt frånvarande ytterligare tid för semester och avslutat sin anställning i mitten av oktober år 2011 arbetar för närvarande två vikarierande bygglovsarkitekter på bygg- och miljökontoret. Bygglovsarkitekterna arbetar sedan juni respektive augusti år Den bygglovsarkitekt som började arbeta i juni år 2011 visstidsanställdes för arbete endast under sommaren (fram till 26 augusti), men har fått arbeta som handläggare fortsatt under hösten. Den handläggare som började arbeta i augusti arbetar 50 procent och är en erfaren handläggare sedan tidigare. Två heltidstjänster ska tillsättas. För närvarande pågår rekrytering för tillsvidareanställning av en bygglovsarkitekt medan en bygglovshandläggare har anställts och kommer börja i slutet av februari. Kontoret kommer därmed att utöka med en tjänst som bygglovsarkitekt med anledning nya PBL och att ett stort antal byggprojekt pågår i Svedala Hur arbetet med bygglov styrs Bygg- och miljökontoret arbetar enligt verksamhetsplanen med planer, bygglov, karta- och mätning, miljötillsyn samt miljöstrategiskt arbete. I dokumentet anges att kontoret ska arbeta med en god service till enskilda och verksamheter, med positivt bemötande och effektivitet i handläggningen. Det anges att e-post och brev ska besvaras så snart som möjligt samt att man inför mottagningsbevis till bygglovssökande när inlämnad ansökan är fullständig och i övriga ärenden vid behov under år Kontoret har även mål avseende hållbart byggande, där det anges att diskussioner om projektering, energifrågor, materialval mm. sker tidigt med stöd av nya PBL liksom att kontoret kan ge råd om hållbart byggande i tidiga skeden. Bygg- och miljökontoret ska även arbeta aktivt med vatten- och klimatfrågor och kontoret har ett eget ansvar för att miljökvalitetsnormer för vatten uppmärksammas i planläggning och prövning enligt PBL samt att krav ställs på hög skyddsnivå för enskilda avlopp. Förutom mottagningsbevis anges inte specifika mål vad gäller hantering av bygglov eller under vilken tid handläggning ska ske. Dock anges ett mål där 90 procent av medborgarna ska vara nöjda med kontorets hantering av byggärenden (se avsnitt för huruvida detta mål uppfyllts). 3

6 7.1.2 Riktlinjer Det finns riktlinjer avseende bygglovsprocessen som har upprättats enligt nya PBL. Dessa är senast reviderade I dokumentet anges att när ett ärende inkommer till byggkontoret ska det registreras i ärendehanteringssystemet Byggreda. En bekräftelse ska skickas till sökanden om att ansökan mottagits. Detta åligger administratören. En gång i veckan hålls granskningsmöten som sammankallas av stadsarkitekten. Stadsarkitekt, bygglovsarkitekter och byggnadsinspektör går igenom nya inkomna ärenden. Under mötet går man igenom ärendena utifrån en rad punkter exempelvis remissinstanser, huruvida ansökan är komplett och huruvida ansökan kan godtas samt vem som är beslutande (nämnden, stadsarkitekten eller handläggaren). När ansökan är komplett skickas (av handläggaren) ett mottagningsbevis till sökanden och då börjar tidsfristen på 10 veckor att löpa. Därefter granskas ärendet av handläggaren. Exempelvis ska en kontroll mot gällande detaljplan/områdesbestämmelser och/eller översiktsplan ske. Vid avvikelse från plan och i ärenden utanför detaljplan ska berörda även få tillfälle att yttra sig. Komplicerade ärenden tas upp för vidare diskussion mellan stadsarkitekt och handläggare för beslut om fortsatt handläggning. Vidare anges i riktlinjerna att vid bygglovsbeslut kan lov beviljas eller lov beviljas med startbesked (om kontrollplan och tekniskt samråd är obehövligt) 1 eller kan beslut om avslag ske (nämndsärende). Vid nämndsärende gäller särskilt att genomgång mellan samhällsbyggnadschefen, stadsarkitekt och handläggare av ärenden sker i anslutning till granskningsmöten innan nämndens presidium samt föredragning för presidiet. Expediering, underrättelse och kungörelse av beslut sker av administratören. Se processkarta i bilaga 1 för beskrivning av bygglovsprocessen Arbetsgång Under granskningen har det framkommit att riktlinjerna ännu inte är helt inarbetade. Hittills uppges man ha utformat processer samt mallar och modeller, nu ska man försöka skapa rutiner. Målet uppges vara att arbeta efter fastställda riktlinjer för bygglovsprocessen (enligt ovan) samt processkarta avseende bygglov (bilaga 1). Det har under granskningen dock framkommit att riktlinjerna inte följs fullt ut, (se avsnitt 7.1.5) då det inte skett varken utskick av att ansökan mottagits eller besked till sökanden om att ansökan är komplett. Det är viktigt att implementera riktlinjerna samt säkerställa att specifikt avisering, om att ansökan är komplett och att handläggningstiden motsvarande 10 veckor börjat löpa, sker till sökanden. Förutom vad som anges i riktlinjerna medverkar vanligtvis även räddningstjänsten vid granskningsmöte. Under granskningsmötet fördelas ärenden mellan handläggare. Ärenden fördelas mellan bygglovsarkitekter, vid mindre åtgärder krävs endast anmälan och dessa ärenden utreder byggnadsinspektören. Vid granskningsmötet diskuteras huruvida tekniskt samråd behöver ske. När detta är en del i processen medverkar även byggnadsinspektören i handläggningen, annars handlägger bygglovsarkitekt ärendet. I den vidare processen är det byggnadsinspektören som genomför samråd, arbetsplatsbesök och utfärdar slutbesked mm. 1 Detta anges i riktlinjer egentligen beviljas lov med startbesked eller lov beviljas med krav på tekniskt samråd. Kontrollplan skall finnas i varje projekt. 4

7 Det har framkommit att den interna kommunikationen kan förbättras för att vidare effektivisera processen, liksom att man kan behöva förtydliga ansvarsområden ytterligare. Vad gäller ansvarsområden kan stadsarkitekts, bygglovsinspektörs och bygglovsarkitekters arbetsuppgifter och vem som ska göra vad i processen samt i de fall som hanteringen överlappar förtydligas, exempelvis ansvarfördelning avseende tillgänglighet enligt den nya lagstiftningen. Om ärendet avser en åtgärd där miljöaspekter bör invägas, exempelvis ärenden där man har för avsikt att anlägga vissa slag av fabriker eller annan miljöfarlig verksamhet, sker samordning med miljötillsynsgruppen. I dessa ärenden arbetar en handläggare med bygglovet medan en handläggare från miljötillsyn granskar ärendet utifrån miljöbalken. Samordning sker dock i form av gemensamma möten och gemensamt beslutsfattande i nämnden. Då nämnden beslutar i såväl bygg- som miljöfrågor samordnas även beslutsfattandet på ett enkelt sätt. I övriga bygglovsärenden är bygghandläggaren ansvarig för att ta kontakt med miljöinspektör i alla nya ärenden. Avstämning kan exempelvis ske vid bygglov som är förknippade med områden med buller, förorenad mark eller nära industriområde. Handläggaren ska enligt fastställda riktlinjer gå igenom veckovaggan 2 dagligen och lägga in handlingar i respektive akt för fortsatt handläggning. Även kompletteringar läggs i vaggan och det är handläggarens eget ansvar att se efter om handlingar i dennes ärenden inkommit. Handlingarna finns även i diariet. Kontoret arbetar efter en handläggningstid avseende bygglov motsvarande 10 veckor enligt nya PBL. Handläggningstiden uppges dock inte ha förändrats nämnvärt då det även tidigare handlades ärenden inom 10 veckor liksom kortare. Det har under intervjuer framkommit att det är få ärenden där ansökan är komplett från början och det är kompletteringar som tar tid att erhålla liksom yttrande från olika instanser samt grannar vid den typ av ärenden som detta krävs Bygg- och miljönämndens beslut och delegation Bygg- och miljönämnden ska enligt reglemente och delegationsrätt för nämnden, antaget av kommunfullmäktige , hantera ärenden som åvilar kommunen enligt 9-11 kapitalet PBL, där bygglov är ett område. I delegationsförteckning för bygg- och miljönämnden, senast ändrad , anges en rad områden där beslutanderätten avseende olika former av bygglov delegerats till någon eller flera av följande; samhällsbyggnadschef, stadsarkitekt, byggnadsinspektör samt bygglovsarkitekt. Delegationsbeslut ska anmälas vid närmast därpå följande sammanträde med nämnden enligt delegationsförteckningen. Ärenden som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska beslutas av nämnden. Den större delen av besluten fattas av delegater enligt ovan och det är endast ett mindre antal ärenden, uppskattningsvis procent, där beslut fattas av nämnden. De ärenden som går till nämnden presenteras för presidiet två veckor innan sammanträdet. Nämndsammanträde sker en gång per månad. Under granskningen har det framkommit att man tycker att nuvarande delegationsordning är tydlig vad gäller vilka beslut som nämnden respektive delegat ska fatta. Delegationsordningen ändrades senast , men man arbetar för närvarande med att ändra delegationsordningen 2 I veckovaggan sorteras handlingar i mappar för att sättas i en hängmappsvagn. 5

8 igen. Vissa ärenden uppges kunna delegeras från nämnden såsom exempelvis avskrivning av ärenden där komplettering inte inkommit samt beslut i mindre ärenden avseende exempelvis mindre ändring av byggnad eller tillbyggnad med lokal för handel, hantverk mm. Det diskuteras för närvarande i nämnden att genomföra dessa ändringar. Kommunikationen med nämnden förefaller, enligt våra intervjuer, fungera bra. Nämndens ordförande anser att information om ärenden inför sammanträden är lätt tillgänglig och informativ, liksom att presentationen av ärenden vid föredragningen är tydlig och ger bra underlag för beslut. Vid brådskande ärenden kan det förekomma att underlagen inte är tillräckligt utvecklade. I vissa fall delegeras då ärendet till stadsarkitekten för beslutsfattande efter ytterligare utredning Stickprov av bygglovsärenden Dokumentet avseende rutiner vid bygglovsprocessen upprättades Vi har fr.o.m. år granskat de 12 första bygglovsärendena (vi har inte granskat marklov eller bygganmälan). Det som vi har granskat är följande; 1. Har sökanden erhållit information om att ansökan mottagits 2. Har mottagningsbevis skickats till sökanden (dvs. som anger att de tio veckorna börjat löpa) 3. Handläggningstid (sker handläggning inom 10 veckor) 4. I de fall handläggning överstigit 10 veckor, har sökanden underrättats om att tidsfristen förlängts samt anledning till detta? Ärende Tillbyggnad av uterum Nej Nej Nej, efter 12 v. Nej Ändrad användning gårdsbutik, skylt och parkering Nybyggnad av enbostadshus och carport/förråd samt installation av eldstad och skorsten Nej Nej Ja, efter 7 v. - Nej Nej Ja, efter 3 v. - Tillbyggnad av uterum Nej Nej Ja, efter 3,5 v. - Uppsättande av plank Nej Nej Ja, 6 v. - 3 Antalet veckor är från dess att ansökan inkom. Då det inte skickats ut information om när ansökan är komplett, har vi valt att utgå från detta datum. Det innebär dock att handläggning i förhållande till komplett ärende kan vara kortare än vad som anges ovan. Syftet har dock varit att granska huruvida beslut fattas inom tio veckor och under förutsättning att detta skett har det inte granskats närmare när ansökan är komplett. 6

9 Inglasning av uteplats Nej Nej Ja, 2 v. - Nybyggnad av enbostadshus och garage/förråd samt installation av eldstad och pool Nej Nej Ja, efter 8 v. - Tillbyggnad av carport Nej Nej Ja, efter 13 v. 4 - Uppsättande av byggskylt Nej Nej Ja, efter 4v. - Nybyggnad av enbostadshus Nej Nej Ja, 2 v. - Uppsättande av plank Nej Nej Ja, 7,5 v - Inglasning av balkong Nej Nej Ja, 7 v. - I samtliga fall har inte sökanden erhållit information om att ansökan mottagits och mottagningsbevis har inte skickats till sökanden. Vid kontakter med förvaltningen har det dock uppgivits att detta är en rutin som införts under hösten och att bygglovssökande numera får ett sådant meddelande. Vad gäller handläggningstid har ett ärende överstigit 10 veckors handläggningstid (8 procent). Kommunen har inte underrättat sökanden om att tidsfristen förlängts i detta ärende. Att meddela sökanden om att ansökan mottagits är en del i kontorets egna angivelser av rutiner vad gäller bygglov och detta är inte förpliktigat i lag. Vad gäller att skicka ett mottagningsbevis till sökanden om att handläggningstiden (tio veckor) börjat löpa ska dock ske enligt PBL och lagen (2009:1079) om tjänster på den inre marknaden Det anges även i PBL att handläggning ska ske inom tio veckor och att i de fall som de tio veckorna överstigs ska sökande meddelas detta samt anledning därav innan den ursprungliga tidsfristen har gått ut. Under den tidsperiod som varit föremål för granskning , har dock inte angivna rutiner liksom PBL efterlevts. Det är viktigt att mottagningsbevis skickas ut, att handläggning sker inom tio veckor samt att sökanden underrättas i de fall som bygglovsärenden överstiger 10 veckors handläggning. 7.2 Kontroll och säkerhet Det finns utarbetade mallar till olika delar av bygglovsprocessen samt mallar till möteskallelser mm., vilket underlättar arbetet. Under granskningen har det inte framkommit att handläggarna har några särskilda rutiner vad gäller bevakning av att ett ärendes handläggning inte överstiger 10 veckor. 4 I detta fall har komplettering inkommit först , varmed de tio veckorna skulle kunna anses löpa från detta datum. Beslut fattades , dvs. efter 2 veckor. 7

10 Det har inte skett någon uppföljning av intern kontroll för att säkerställa att man följer PBL. En intern kontrollplan har dock tagits fram, vilken presenterats för bygg- och miljönämnden, där granskning av hur stor del av inkomna bygglovsärenden som handläggs inom 10 veckor var en föreslagen kontroll. Bygg- och miljönämnden anser dock att denna kontroll är inom kommunstyrelsen område och att de borde utföra kontrollen. Kommunstyrelsen är dock inte av samma åsikt och därmed har inte kontrollen genomförts. Vid tiden för granskningen är det inte beslutat om/när kontrollen ska ske samt vem som ska svara för genomförandet. 7.3 Service och kvalitet Information om handläggningsprocessen finns på kommunens webbplats liksom blanketter för exempelvis anmälan, lovansökan och kontrollansvarig m.fl. Det anges tydligt vilka handlingar som ska bifogas vid anmälan. På kommunens webbplats finns informationsbroschyrer från Boverket liksom länkar till Boverkets hemsida med information om PBL. Det hänvisas exempelvis till en folder som beskriver huruvida man behöver ansöka om bygglov. Svedala kommun har även upprättat egna informationsbeskrivningar avseende exempelvis bygglovsbefriade tillbyggnader mm. Webbplatsen ger även information om lämpliga kontaktpersoner avseende olika frågor. Vi kan dock inte finna lätt tillgänglig information om avgifter liksom angivelser om hur sökanden kan överklaga ett bygglovsbeslut. Administratören är ansvarig för att uppdatera kommunens webbplats avseende bygglov. Det har under granskningen uppgetts att webbplatsen skulle kunna uppdateras ytterligare, vilket är ett kontinuerligt arbete. Samtliga tjänstemän har öppen telefon och någon specifik telefontid finns inte. Det finns dock inga förhållningar om när man senast ska returnera samtal utan detta uppges vara upp till varje enskild tjänsteman. Samtliga har dock angett att de besvarar samtal senast timmar efter att ha blivit uppringd. Tjänstemän försöker även hjälpa sökanden genom att förklara lagstiftningen samt berätta om var de kan finna vidare information. Samhällsbyggnadschef, byggnadsinspektör, administratör, stadsarkitekt och tidigare anställd bygglovsarkitekt har genomgått utbildning i nya PBL. De har medverkat vid ett kurstillfälle motsvarande två dagar (som organiserats av den kommitté som arbetar med införande av PBL) och även genomfört uppföljande webbaserade seminarium där olika delar behandlats. Även nämnden har utbildats vid ett tillfälle. Presidiet har dessutom utbildats vid ytterligare ett tillfälle. Då nuvarande bygglovsarkitekter är vikarierande och började arbeta i juni respektive augusti har de dock inte medverkat vid dessa utbildningstillfällen. De har inte genomgått någon utbildning i nya PBL utan själva läst in information om den nya lagstiftningen. 7.4 Uppföljning och utvärdering En årlig enkät har genomförts i dess nuvarande utformning sedan år 2008 (man började dock genomföra enkäter avseende kundnöjdhet vad gäller bygglov år 2001). Enkäten skickas ut till samtliga personer som blivit beviljade bygglov. Svarsfrekvensen har varit 73 procent såväl år 2010 som år 2009 (år 2008 uppgick svarsfrekvensen till endast 43 procent). 8

11 Som framgår ovan anser 68 procent år 2010 att det var lätt att få kontakt vad gäller bygglov. 63 procent anser att det var enklare än förväntat att söka bygglov när de fick kontakt med bygglovshandläggare. Vad gäller bemötande kunde fyra alternativ väljas; korrekt, trevligt, formellt och oförskämt. Vissa har då kryssat både korrekt och trevligt. Diagrammet visar att 63 procent angett korrekt och 64 procent angett ett trevligt bemötande. Fördelningen är dock att 33 procent angett korrekt, 34 procent har angett trevligt och 30 procent har angett korrekt och trevligt. Dessutom ansåg 68 procent att beslutet var lätt att förstå. Det finns mål om en kundnöjdhet på motsvarande 90 procent i bygg- och miljökontorets verksamhetsplan. Dock mäts inte specifikt kundnöjdheten i enkäten. De effektiviseringar som uppges ha genomförts är ärendehanteringssystemet Byggreda (man började använda detta år 2008), införande av digitala handlingar och tjänsteskrivelser till nämnden. År 2010 startade även projektet koll på läget. Projektet innebär ett arbete med att dokumentera beslutsprocesserna inom kontoret och därefter upprätta checklistor och mallar för att underlätta olika skeden av arbetet. Ett miljö- och kvalitetsledningssystem ska vara utvecklat Samarbetet har även utvecklats mellan bygglov/byggsamråd, planverksamhet och miljötillsyn/miljöstrategi. Syftet har varit att öka kvaliteten i handläggning och beslut samt underlätta vid personalbyten. 9

12 8. Sammanfattande synpunkter och rekommendationer De riktlinjer som upprättats i form av dokument och flödesschema avseende bygglovsprocessen är tydliga inklusive information om vilken mall som ska användas i olika stadier. Det har under granskningen framkommit att man för närvarande arbetar med att implementera dessa rutiner, vilket är viktigt. Bygglovsprocessen, genom de riktlinjer som upprättats, är tydlig. Det är dock viktigt att samtliga delar efterlevs och att personal har tid och förutsättningar att arbeta in dessa. För närvarande arbetar två vikarierande handläggare med bygglovsärenden som inte genomgått utbildning i nya PBL. Då de vikarierande handläggarna endast har arbetat sedan juni respektive augusti och det även föreligger en inlärningsperiod avseende såväl PBL samt organisation och rutiner kan för närvarande inte bygglovsprocessen anses effektiv. Det pågår dock en rekryteringsprocess av en bygglovsarkitekt och en bygglovshandläggare har anställts med början i februari. Det är viktigt att dessa personer har rätt kompetens och erfarenhet för en effektiv handläggning. Den interna kommunikationen kan även förbättras för att vidare effektivisera processen, liksom att man kan behöva förtydliga ansvarsområden ytterligare (exempelvis tillgänglighet enligt nya PBL). I övrigt anser vi att även i delegationsförteckningen bör förändringar ske för en effektivare process enligt ovan. Det har inte skett någon uppföljning av intern kontroll avseende bygglov. Det har dock föreslagits ske en kontroll avseende hur stor del bygglovsärenden som beslutas inom tio veckor. För närvarande råder dock ovisshet mellan kommunstyrelsen samt bygg- och miljönämnden om vem som ska genomföra kontrollen och således har det inte fastställts när denna ska genomföras. Denna typ av kontroll är dock viktig för att se i vilken utsträckning det nya lagkravet efterlevs. Under granskningen har det inte framkommit information om hur man säkerställer att ett ärende inte handläggs mer än tio veckor efter att ansökan är komplett. Även om det uppges att det inte är särskilt stor risk att ett ärende överstiger 10 veckors handläggning är det viktigt att ha rutiner för att säkerställa ärendets beredning. Rutiner avseende detta bör införas exempelvis genom att man avsätter tid till att gå igenom icke avslutade ärenden under granskningsmötet eller genom bevakning i ärendehanteringssystemet Byggreda. Under den tidsperiod som varit föremål för granskning , har dock inte angivna rutiner liksom PBL efterlevts enligt det stickprov av tolv ärenden som vi granskat. Av de tolv bygglovsärenden som vi granskat har det inte i något ärende skickat information till sökanden om att handlingar mottagits eller att ansökan är komplett (och att tio veckors handläggningstid börjat löpa). Det är endast ett ärende som överstiger 10 veckors handläggningstid och i detta fall har det inte skickats information till sökanden om att handläggningstiden förlängts inklusive skäl till detta. Det är viktigt att mottagningsbevis skickas ut, att handläggning sker inom tio veckor samt att sökanden underrättas i de fall som bygglovsärenden överstiger 10 veckors handläggning i enlighet med den lagstiftning som finns. Det finns bra och lättillgänglig information samt blanketter på kommunens webbplats. Där presenteras information om PBL samt länkar till fördjupad information mm. Vi kan dock inte finna lätt tillgänglig information om avgifter liksom angivelser om hur sökanden kan överklaga ett bygglovsbeslut. Vad gäller service har samtliga tjänstemän, inklusive stadsarkitekt och 10

13 administratör, öppen telefon. För att öka tillgängligheten för sökanden bör dock handläggare ha telefontid (en viss tid per vecka). Det är även viktigt att all personal genomgår utbildning i PBL för att säkerställa en service med god kvalité. Sedan år 2008 har enkäter skickats ut till samtliga personer som beviljats bygglov. Där ansåg 68 procent att det var lätt att få kontakt med bygghandläggare, 63 5 procent ansåg att de har fått ett korrekt och trevligt bemötande och 68 procent ansåg att beslutet var lätt att förstå. Det finns mål om en kundnöjdhet på motsvarande 90 procent i kontorets verksamhetsplan. Specifikt kundnöjdheten mäts dock inte i enkäten, men en fråga avseende detta skulle kunna läggas till i nuvarande enkät. För en allsidig belysning bör övervägas att i enkätunderlaget också ta med de som fått avslag på sina bygglovsansökningar. Vi anser även att bygg- och miljökontorets mål avseende bygglov bör utvecklas. Ytterligare mål för verksamheten bör utformas vad gäller exempelvis service och tillgänglighet. KPMG, dag som ovan Olof Eriksson Certifierad kommunal yrkesrevisor Lina Olsson Revisor 5 Se avsnitt 7.4 för vidare utveckling av denna siffra. 11

14 Bilaga 1 Processkarta av bygglov 12