STADSREVISIONEN Nr 5 Oktober 2012 DNR /2012. Revisionsrapport BYGGLOV

Transkript

1 STADSREVISIONEN Nr 5 Oktober 2012 DNR /2012 Revisionsrapport BYGGLOV

2 Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: Stockholm Telefon: Fax:

3 STADSREVISIONEN SID 1 (1) DNR / Till Stadsbyggnadsnämnden BYGGLOV Revisorsgrupp 1 har den 23 oktober 2012 behandlat bifogad revisionsrapport (nr ). Granskningen visar att nämnden inte följer upp plan- och bygglagens krav på att besked om bygglov ska ges inom tio veckor från en komplett ansökan inkommit. Vi anser att det finns risk att lagens krav inte uppfylls. Nämnden bör därför upprätta rutiner som säkerställer att uppföljning sker av tidskravet. Granskningen visar också att handläggningstiden varierar stort beroende på vilken handläggare som tilldelas ansökan om bygglov. Det är inte acceptabelt att begäran om komplettering av handlingar vid ansökan om bygglov görs så lång tid som upp till sju månader efter ansökan inkommit till förvaltningen. Vi hänvisar i övrigt till rapporten och överlämnar den till stadsbyggnadsnämnden för yttrande. Yttrande ska ha kommit in till revisorsgrupp 1 senast den 25 januari På revisorernas vägnar Bengt Akalla Ordförande Stefan Rydberg Sekreterare Stockholm. Telefon Fax revision.rvk@stockholm.se Besöksadress Hantverkargatan 3 D 1 tr

4 STADSREVISIONEN 1(2) Sammanfattning Revisionskontoret har granskat stadsbyggnadsnämndens hantering av bygglov. Det centrala i granskningen har varit att belysa och bedöma om stadsbyggnadsnämnden utifrån ny plan- och bygglag (PBL) arbetar på ett tillfredsställande sätt. Det gäller främst hur nämnden arbetar för att uppnå lagens tidskrav för besked om bygglov. Revisionskontorets samlade bedömning är att styrning, uppföljning och kontroll inte är tillfredsställande. Bedömningen grundar sig främst på att nämnden inte följer upp PBL:s tidskrav om att sökanden av bygglov ska få besked inom tio veckor från komplett ansökan lämnats till beslut. Vidare har arbetsplatsbesök inte gjorts i tre ärenden som av förvaltningen bedöms som komplicerade och tiden från det att ansökan inkommit till begäran om komplettering av ansökan varierar stort mellan handläggarna vid sektionerna. I tre av de granskade ärendena har komplettering begärts först efter fem, sex respektive sju månader. Den som söker bygglov ska få besked av kommunen inom tio veckor från det att en komplett ansökan har lämnats in. För att följa upp tidskravet enligt PBL finns i ärendehanteringssystemet Public möjlighet att registrera datum när ansökan är komplett, så kallad komplettförklaring. I endast ett ärende av de totalt 45 granskade har datum för komplettförklaring angetts. Nämnden mäter inte tiden från komplett ansökan till beslut. Det finns en risk att lagens krav inte uppfylls. Vår bedömning är att ca 30 % av de granskade ärendena inte lett till beslut inom tio veckor. Nämnden bör upprätta rutiner som säkerställer att uppföljning sker av tidskravet och att åtgärder vidtas för att uppfylla lagstiftningens krav på beslut inom tio veckor. Ett arbetsplatsbesök ska alltid göras om det är ett stort eller komplicerat byggprojekt. Av de granskade ärendena är det revisionskontorets bedömning att arbetsplatsbesök borde gjorts i tre av de granskade ärendena. Registrering av att besök gjorts i dessa ärenden finns inte i ärendehanteringssystemet. Inte heller finns protokoll i akterna. Av de granskade akterna framgår att tid som ges för att komplettera ansökan varierar mellan handläggarna vid sektionerna. Tiden från det att ansökan inkommit till begäran om komplettering varierar också stort mellan handläggarna vid sektionerna. Bland annat har det i tre av de granskade ärendena begärts komplettering först efter fem, sex respektive sju månader. Enligt revisionskontoret är det inte acceptabelt att begäran om komplettering av handlingar görs så lång tid efter ansökan inkommit till förvaltningen. För sökanden av bygglov innebär detta att handläggningstiden varierar stort

5 STADSREVISIONEN 2(2) beroende på vilken handläggare som tilldelas ärendet. Därmed finns risk att sökande av bygglov behandlas olika. Enhetliga rutiner avseende tider för komplettering respektive föreläggande om komplettering bör skapas inom förvaltningen. Granskningen visar att akter inte är fullständiga. Det vill säga vissa handlingar som registrerats i Public är inte insorterade i akt. Det gäller främst handlingar såsom utskickat bekräftelsebrev att bygglovsansökan har inkommit till förvaltningen, begäran om komplettering av handlingar till ansökan och ärendedatablad över vad som finns registrerat i Public. Nämndens uppföljning av bygglovssökandes nöjdhet med handläggningen av bygglov följs upp med enkätundersökning. Vad gäller bygglovssökandes nöjdhet var årsmålet 2011 satt till 73 % och utfallet blev 55 %. Sämst resultat redovisades för handläggningstid och för att komma i kontakt med bygglovshandläggare. För näringslivets nöjdhet som mäts i nöjdkundindex (NKI) uppgick årsmålet till 65 och utfallet blev 57.

6 STADSREVISIONEN 1(1) Innehåll sid BYGGLOV Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Revisionskriterier Metod Plan- och bygglagen Bygglovsavdelningen Iakttagelser Riktlinjer och rutiner för handläggning av bygglovsansökan Kundnöjdhet Aktgranskning Uppföljning av tidigare granskning av hantering av bygglov Revisionskontorets bedömningar och slutsatser... 8

7 STADSREVISIONEN 1(10) 1 Inledning Revisionskontoret har granskat hur stadsbyggnadsnämnden arbetar med bygglov när det gäller handläggningstider, krav på kontrollansvarig och kontrollplan, arbetsplatsbesök på byggen m.m. 1.1 Bakgrund Från den 2 maj 2011 gäller en ny plan- och bygglag. Utifrån ett medborgarperspektiv är den huvudsakliga förändringen i lagen att den som söker bygglov ska få besked av nämnden inom tio veckor. I den nya lagen finns också en del förändringar kring bygglovsprocessen. Förändringarna innebär bland annat att: kommunens handläggningstid snabbas upp krav på kontrollansvarig och kontrollplan införs byggnadsnämnden gör arbetsplatsbesök på byggen Stadsrevisionens tidigare granskning av stadsbyggnadsnämndens hantering av bygglov visade bland annat att nämnden ofta meddelar bygglov som innebär avvikelse från detaljplan när grannarna till den sökande inte har några invändningar och risken för överprövning därmed är liten. Det innebär att nämndens bifall till bygglov inte grundas på enbart sakförhållanden. Därmed åsidosätts kommunallagens likställighetsprincip, d.v.s. krav på likabehandling. 1.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Syftet med granskningen är att bedöma om staden utifrån ny PBL arbetar på ett tillfredsställande sätt när det gäller handläggningstider, krav på kontrollansvarig och kontrollplan, arbetsplatsbesök på byggen m.m. Vidare sker uppföljning av tidigare iakttagelser avseende bygglov där mindre avvikelse från detaljplan finns. Granskningen ska ge svar på följande revisionsfrågor: Vilken organisation och vilket arbetssätt har nämnden för att kunna uppfylla plan- och bygglagens krav? Hur arbetar nämnden för att uppnå PBL:s tidskrav när det gäller besked om bygglov? Hur säkerställer nämnden att de kontrollplaner som upprättas följer bestämmelserna i pbl? Gör nämnden arbetsplatsbesök? Dokumenteras dessa? På vilket sätt kontrollerar nämnden att riktlinjer och anvisningar följs? Hur arbetar nämnden med bygglovsansökningar där mindre avvikelser från detaljplan föreligger?

8 STADSREVISIONEN 2(10) Granskningen har avgränsats till beviljade bygglov under perioden oktober 2011 till och med mars Rådgivningssektionen har inte omfattats av granskningen. 1.3 Revisionskriterier Plan- och bygglagens kapitel 9 och 10 avseende bl.a. tidskrav för besked till sökanden av bygglov och nämndens genomförande av arbetsplatsbesök. 1.4 Metod En inledande intervju har genomförts med avdelningschef vid stadsbyggnadskontorets bygglovsavdelning. Därefter har sektionscheferna för flerbostadshus, småhus och verksamheter intervjuats samt en handläggare vid sektionen flerbostadshus. Vidare har revisionskontoret granskat totalt 45 akter avseende beviljade bygglov. Uppföljning har gjorts av tidigare gjorda iakttagelser avseende bygglov där mindre avvikelse från detaljplan finns. Ärenden i stadsbyggnadsnämnden under perioden januari 2012 till och med juni 2012 har granskats. Revisionsrapporten har faktakontrollerats av förvaltningen. Granskningen har genomförts av Hans Classon och Örjan Palmqvist. 2 Plan- och bygglagen Plan- och bygglagen trädde i kraft den 2 maj Viktiga förändringar gentemot gamla PBL är att den som söker bygglov ska få besked av kommunen inom tio veckor från det att en komplett ansökan har lämnats in. Ansökan är komplett när kommunen fått alla handlingar som behövs för att kunna pröva ärendet. Om det är nödvändigt på grund av utredningen i ärendet, får tiden förlängas en gång med högst tio veckor utöver de ursprungliga tio veckorna. Ett mottagningsbevis ska skickas till sökanden när en fullständig ansökan har kommit in. Det medför inga sanktioner för nämnden om tidskravet tio veckor inte uppfylls. Sökanden kompenseras inte heller på grund av längre handläggningstid. Den största förändringen i lagen gäller byggprocessen. Kontrollen av byggandet ska öka genom att kontrollansvarig (tidigare kvalitetsansvarig) måste vara certifierad och ha en självständig ställning gentemot den som utför åtgärden. Kravet på certifiering gäller från 1 januari Certifierade kontrollansvariga kan dock anlitas redan från nya lagens ikraftträdande 2 maj 2011.

9 STADSREVISIONEN 3(10) Boverket har beslutat om allmänna råd för att klarlägga vad självständig ställning innebär. Allmänna råd är generella rekommendationer om hur en författning kan eller bör tillämpas i vissa situationer. Boverkets allmänna råd om den kontrollansvariges självständiga ställning gäller från 1 augusti 2012 och består av fyra delar. De handlar om släktskap, anställningsförhållande, byggherre och projektör. Byggherren eller den som är anställd hos byggherren kan vara kontrollansvarig. Men de får inte själva utföra de arbeten som ska kontrolleras. Projektören kan vara kontrollansvarig. Både när det gäller byggherre och projektör gäller att de inte får vara släkt med eller anställd hos den som utför åtgärden som ska kontrolleras. En ansökan om bygglov ska vara skriftlig och det ska i ansökan anges vem/vilka som ska vara kontrollansvariga. Vid enklare åtgärder som små ändringar i eneller tvåbostadshus t.ex. inglasning av altan krävs dock inte kontrollansvarig. Byggherren ska se till att det finns en plan för kontrollen av bygg- eller rivningsåtgärd. Den kontrollansvarige ska bland annat se till att kontrollplanen och gällande bestämmelser och villkor för åtgärderna följs samt att nödvändiga kontroller utförs. Vidare ska den kontrollansvarige dokumentera sina arbetsplatsbesök och notera iakttagelser. Ett tekniskt samråd ska alltid hållas om det krävs en kontrollansvarig eller om byggherren begär det. Vid det tekniska samrådet ska bland annat byggherrens kontrollplan och övriga handlingar samt arbetets planering och organisation tas upp. En åtgärd får inte påbörjas innan byggnadsnämnden har gett ett startbesked. Efter att startbesked getts ska nämnden, minst en gång under arbetets gång, besöka den plats där åtgärderna genomförs. Detta under förutsättning att startbeskedet har föregåtts av ett tekniskt samråd och att ett arbetsplatsbesök inte anses obehövligt. Vad som anses obehövligt anges inte i lagen. Ett arbetsplatsbesök ska dock alltid göras om startbeskedet avser ett stort eller komplicerat byggprojekt eller om byggnadsnämnd och byggherre vid det tekniska samrådet har kommit överens om ett arbetsplatsbesök. Genom ett slutbesked godkänner byggnadsnämnden att byggherren har visat att alla krav som gäller för åtgärderna enligt lovet, kontrollplanen, startbeskedet eller beslut om kompletterande villkor är uppfyllda. Byggnadsverket får inte tas i bruk innan slutbesked erhållits.

10 STADSREVISIONEN 4(10) 3 Bygglovsavdelningen Bygglovsavdelningen vid stadsbyggnadskontoret är uppdelad i fyra sektioner utifrån fyra ansvarsområden: Rådgivning, Småhus, Flerbostadshus och Verksamheter. Rådgivningssektionen svarar på frågor som inkommer via e-post och telefon samt handlägger vissa bygglovsärenden. De tar också emot besökare. Sektion verksamheter handlägger bygglov för ombyggnader av kontor och restauranger samt nybyggnader av kiosker, skolor och idrottsanläggningar. De övriga två sektionerna ansvarar för privatbostäderna inom staden och är fördelade på småhus och flerbostadshus. På Stockholms stads hemsida finns information om att söka bygglov i Stockholm. Där finns bland annat information om pågående och avslutade bygglovsärenden och uppgift om vem som är handläggare av ärendet. Det finns också exempel på hur en kontrollplan ska se ut och vad den ska innehålla. Ett utvecklingsprojekt gällande e-tjänsten Söka bygglov pågår. Under hösten 2012 beräknas tjänsten vara i drift för ansökningar om bygglov för skyltar. Ärendemängden under 2012 är prognostiserad till totalt bygglov, varav ca enkla ärenden (företrädesvis skyltar). Varje bygglovshandläggare förväntas fatta i snitt 200 beslut per år, vilket också anges i förvaltningens lönepolicy. Handläggare med många enkla ärenden har ett högre krav och handläggare med rådgivning har mycket lägre krav. Handlingar i ett bygglovsärende förvaras i akt och registreras i ärendehanteringssystemet Public. 4 Iakttagelser 4.1 Riktlinjer och rutiner för handläggning av bygglovsansökan Stadsbyggnadsnämndens regelverk utgörs av plan- och bygglagen och nämndens delegationsordning som reglerar nämndens verksamhetsområden. Inom bygglovsavdelningen har sektionerna, småhus, flerbostad och verksamheter fastställt rutiner för handläggningen av bygglov. Handläggarna av bygglov har delegation på att bifalla ansökningar om bygglov. Alla ärenden där kontoret föreslår avslag hänskjuts till byggnadsdelegerade som ger förslag till beslut till stadsbyggnadsnämnden.

11 STADSREVISIONEN 5(10) När en ansökan om bygglov inkommer skrivs ärendet in i Public av dokumentationssektionen vid avdelningen verksamhetsstyrning. Ett ärendehanteringsblad tas sedan ut från systemet och ska läggas in i respektive bygglovsakt. När en ansökan har registrerats i systemet skickas ett bekräftelsebrev till sökanden på att ansökan är mottagen. En gång i veckan sker granskning av om ansökningar är kompletta. Detta görs vid varje sektion. Om ärendet är komplett vid ansökan ställs det i en s.k. fördelningshylla i avvaktan på fördelning till handläggare. Ärendena får inget komplettdatum. En gång i veckan fördelar sektionerna sedan ut de kompletta ärendena till handläggarna för handläggning. Om ärendet inte är komplett vid ansökan skickas ett brev med en begäran om komplettering till sökanden. Om inga kompletterande handlingar inkommit inom tre veckor skickas ett brev om föreläggande om komplettering till sökanden. Om ingen komplettering inkommit inom ytterligare tre veckor efter föreläggandet avvisas ärendet vid flerbostadssektionen, om det inte har överenskommits med sökanden om ett senare datum när handlingarna ska ha inkommit till sektionen. Vid de två andra sektionerna anges inte hur lång tid sökanden har på sig vid föreläggande om komplettering. När ärendet är komplett ställs det in i respektive fördelningshylla för vidare handläggning. Om komplettering inte inkommer fattas beslut av respektive sektionschef att avvisa ärendet. Sökanden debiteras. Om sökanden återtar ansökan så avskrivs ärendet. Ärendet avslutas och skickas sedan till dokumentationssektionen inom avdelningen för verksamhetsstyrning. Sökanden debiteras inte. Förvaltningen har i september 2012 beslutat om riktlinjer för när arbetsplatsbesök anses obehövligt. Syftet är att ha en gemensam syn inom förvaltningen. Enligt riktlinjerna bedöms arbetsplatsbesök obehövligt vid enkla åtgärder då lov och startbesked ges i samma beslut och exempelvis för åtgärder avseende takkupor och takaltaner. 4.2 Kundnöjdhet Nämnden har fastställt två indikatorer för att mäta bygglovsavdelningens kunders nöjdhet vilket framgår av verksamhetsplanen. Indikatorerna är: 1. Bygglovssökandes nöjdhet med handläggningen av bygglov bland alla kategorier sökanden. 2. Näringslivets nöjdhet vid kontakter med bygglov.

12 STADSREVISIONEN 6(10) Indikatorerna följs upp i tertialrapporter och i verksamhetsberättelse. I verksamhetsberättelsen för 2011 framgick att för indikatorn bygglovssökandes nöjdhet var årsmålet satt till 73 % och att utfallet blev 55 %. Sämst resultat redovisades för handläggningstid och för att komma i kontakt med bygglovshandläggare. För indikatorn näringslivets nöjdhet som mäts i nöjdkundindex (NKI) uppgick årsmålet till 65 och utfallet blev 57. Utfallen finns inte uppdelade per sektion. Orsaker till att årsmålen inte uppnåtts angavs i verksamhetsberättelsen 2011 vara att året har präglats av införandet av såväl ny lagstiftning som arbete med nya rutiner och nytt informationsmaterial. Årsmålen för 2012 uppgår till 72 % för indikatorn bygglovssökandes nöjdhet och för näringslivets nöjdhet till NKI 63. För att mäta indikatorerna genomförs enkätundersökningar under hösten Resultatet avrapporteras i verksamhetsberättelsen. Nämndens prognos för indikatorerna är att dessa kommer att uppnås delvis. Förvaltningens förklaring till detta är att nya riktlinjer, rutinbeskrivningar och checklistor som ska implementeras inte får full effekt under 2012 utan först under Förvaltningen har i mindre omfattning under sommaren testat ett nytt arbetssätt i syfte att minska handläggningstiderna. Arbetssättet ska nu implementeras i full skala vid avdelningen under hösten Under sommaren 2012 har telefonrådgivningen varit öppen längre än sommaren Aktgranskning En granskning av akter där bygglov beviljats har genomförts. Totalt har 45 akter granskats varav 18 avser flerbostadshus, 12 avser verksamheter och 15 småhus. Nedan redovisas revisionskontorets iakttagelser. I flertalet av de granskade akterna finns inte alla handlingar som registrerats i Public d.v.s. akterna är inte fullständiga. Det gäller främst handlingar såsom utskickat bekräftelsebrev att bygglovsansökan har inkommit till förvaltningen, begäran om komplettering av handlingar till ansökan och ärendedatablad över vad som finns registrerat i Public. När ansökan om bygglov är komplett ska ärendet komplettförklaras och detta kan anges i Public. Detta underlättar uppföljning av tidskravet som PBL ställer på att en ansökan om bygglov ska få beslut inom tio veckor från komplett ansökan inkommit. I endast en av de granskade akterna finns datum för komplettförklaring av ansökan registrerad i Public. Inte i någon av de övriga granskade akterna finns handlingar som visar datum när ansökan är komplett. Delgivningskvitton visar att den sökande har mottagit beslut om bygglov. Kvittona förvaras inte i akt utan hos registrator.

13 STADSREVISIONEN 7(10) I tre av de granskade akterna saknades kontrollplan. Registrering av att kontrollplan inlämnats var dock gjord i Public. Revisionskontoret noterar att av samtliga granskade kontrollplaner var endast ett fåtal signerade av kontrollansvariga och därmed bekräftade att de utförts. Enligt PBL ska den kontrollansvarige bland annat se till att kontrollplanen och gällande bestämmelser och villkor för åtgärderna följs samt att nödvändiga kontroller utförs. Vidare ska den kontrollansvarige dokumentera sina arbetsplatsbesök och notera iakttagelser. Förvaltningens rutiner innebär att om en ansökan om bygglov inte är komplett ska sökanden få tre veckor på sig att komplettera sin ansökan. Inkommer inte komplettering görs ett föreläggande om komplettering. Om ingen komplettering inkommit inom tre veckor efter föreläggandet avvisas ärendet. Detta gäller vid flerbostadssektionen om det inte har överenskommits med sökanden om ett senare datum när handlingarna ska ha inkommit. Vid de två andra sektionerna anges inte hur lång tid sökanden har på sig vid föreläggande om komplettering. I tre av de granskade ärendena har komplettering begärts först efter fem, sex respektive sju månader efter ansökan inkom till förvaltningen. 4.4 Uppföljning av tidigare granskning av hantering av bygglov Revisionskontorets granskning 2007 av stadsbyggnadsnämndens hantering av bygglov visade bland annat att det vid bygglov som innebar avvikelse från detaljplan förekom avsteg från kommunallagens krav på likabehandling (revisionsrapport nr 8 november 2007). Detta fick till följd att nämnden ofta meddelade bygglov vid avvikelse från detaljplan när grannarna till den sökande inte hade några invändningar och risken för överprövning därmed var liten. Det visade att nämndens bifall till bygglov inte grundades enbart på sakförhållanden. Den som har medgörliga grannar tilläts göra sådant som den med mindre tillmötesgående grannar förvägrades. Därmed åsidosattes kommunallagens likställighetsprincip, d.v.s. krav på likabehandling. Revisionskontoret framförde att handläggningen skulle förenklas och likabehandling lättare kunna uppnås om inaktuella detaljplaner ändras i samband med bygglov. Revisionskontoret har följt upp nämndens hantering av bygglovsärenden som innebär avvikelse mot detaljplan. Ärenden under perioden januari 2012 till och med juni 2012 har granskats. Totalt har 32 ärenden behandlats i stadsbyggnadsnämnden under denna period. I 26 av dessa ärenden har förvaltningen föreslagit att ansökan avslås därför att den sökta åtgärden strider mot detaljplanen. I 15 av dessa har nämnden beviljat bygglov. Av nämndens motiv till beslut för dessa

14 STADSREVISIONEN 8(10) framgår bl.a. att planavvikelsen ska räknas som mindre. Vidare att vid en avvägning mellan allmänna och enskilda intressen enligt 2 kap. 1 plan- och bygglagen kan bygglov beviljas i enlighet med bestämmelserna i 9 kap. 30. Inga negativa yttranden har inkommit i 11 av de beviljade byggloven Riktlinjer som anger tydliga och enhetliga principer för hur avvikelser från detaljplan ska behandlas finns inte framtagna av förvaltningen. Det finns dock rättsfall som innebär att liten avvikelse från detaljplan är högst 20 kvm. Detta har delgetts bygglovshandläggare genom referat på intranät. Alla handläggare har också tillgång till rättsdatabas. Två jurister finns som stöd till de fyra sektionerna. Dessutom finns sakkunniga vid sektionerna. 5 Revisionskontorets bedömningar och slutsatser Revisionskontorets samlade bedömning är att styrning, uppföljning och kontroll inte är tillfredsställande. Bedömningen grundar sig främst på att nämnden inte följer upp plan- och bygglagens tidskrav om tio veckor från komplett ansökan till beslut, att det i tre av de granskade ärendena begärts komplettering först efter fem, sex respektive sju månader och att arbetsplatsbesök inte gjorts i tre ärenden som av förvaltningen bedöms som komplicerade. Den som söker bygglov ska få besked av kommunen inom tio veckor från det att en komplett ansökan har lämnats in. För att följa upp tidskravet enligt PBL finns i Public möjlighet att registrera datum när ansökan är komplett, så kallad komplettförklaring. Att ange detta datum är dock inte ett krav i systemet d.v.s. obligatoriskt. Endast ett ärende av de totalt 45 granskade har datum för komplettförklaring. Inte heller finns anteckning eller annan uppgift i de granskade akterna som anger när ansökan är komplett. Detta innebär att nämnden inte mäter tiden från komplett ansökan till beslut. Därmed har inte nämnden uppgift om i vilken omfattning tidskravet uppfylls. Det finns en risk att lagens krav inte uppfylls. Revisionskontorets bedömning är att ca 30 % av de granskade ärendena inte lett till beslut inom tio veckor. Detta innebär att sökande av bygglov inte behandlas lika. Nämnden bör upprätta rutiner som säkerställer att uppföljning sker av tidskravet och att åtgärder vidtas när lagstiftningens krav på beslut inom tio veckor inte uppfylls. Nämnden följer dock upp den totala genomsnittliga handläggningstiden för samtliga bygglov och redovisas som genomsnittlig tid (medel) från ansökan till beslut. Detta redovisas till nämnden i verksamhetsberättelsen. För 2011 uppgick den genomsnittliga tiden för att hantera ett bygglovsärende till 67 dagar.

15 STADSREVISIONEN 9(10) Granskningen visar att akter ofta inte är fullständiga. Det vill säga vissa handlingar som registrerats i Public är inte insorterade i akt. Det gäller främst handlingar såsom utskickat bekräftelsebrev att bygglovsansökan har inkommit till förvaltningen, begäran om komplettering av handlingar till ansökan och ärendedatablad över vad som finns registrerat i Public. Nämnden genomför inte kontroller av sin handläggning av bygglov. Det kontrolleras inte att riktlinjer följs. Därmed finns risk att handläggning av samma typ av ärenden varierar mellan olika handläggare. Revisionskontoret rekommenderar att nämnden genomför löpande kontroller av handläggningen av bygglov. Ett arbetsplatsbesök ska alltid göras om det är ett stort eller komplicerat byggprojekt. Protokoll ska föras över besöket. Av de granskade ärendena är det revisionskontorets bedömning att arbetsplatsbesök borde gjorts i tre av de granskade ärendena. Registrering av att besök gjorts i dessa ärenden finns inte i ärendehanteringssystemet. Inte heller finns protokoll i akterna. Av de granskade akterna framgår att tid som ges för att komplettera ansökan varierar mellan handläggarna vid sektionerna. Tiden från det att ansökan inkommit till begäran om komplettering varierar också stort mellan handläggarna vid sektionerna. I tre av de granskade ärendena har komplettering begärts först efter fem, sex respektive sju månader. Enligt revisionskontoret är det inte acceptabelt att begäran om komplettering av handlingar görs så lång tid efter ansökan inkommit till förvaltningen. För sökanden av bygglov innebär detta att handläggningstiden varierar stort beroende på vilken handläggare som tilldelas ärendet. Detta överensstämmer inte med kommunallagens krav på likabehandling. Därmed finns risk att sökande av bygglov behandlas olika. Revisionskontoret rekommenderar att enhetliga rutiner avseende tider för komplettering respektive föreläggande om komplettering skapas inom förvaltningen. Nämndens uppföljning av bygglovssökandes nöjdhet med handläggningen av bygglov följs upp med enkätundersökning. Vad gäller bygglovssökandes nöjdhet var årsmålet 2011 satt till 73 % och utfallet blev 55 %. Sämst resultat redovisades för handläggningstid och för att komma i kontakt med bygglovshandläggare. För näringslivets nöjdhet som mäts i nöjdkundindex (NKI) uppgick årsmålet till 65 och utfallet blev 57. Förvaltningen har i mindre omfattning under sommaren testat ett nytt arbetssätt i syfte att minska handläggningstiderna. Arbetssättet ska nu implementeras i full skala vid avdelningen under hösten Under sommaren 2012 har telefonrådgivningen ökat öppettiden. Revisionskontoret bedömer att nämnden behöver intensifiera arbetet med att ta fram och implementera nya riktlinjer och rutinbeskrivningar.

16 STADSREVISIONEN 10(10) Många detaljplaner i Stockholm i såväl innerstad som ytterstad är gamla och inaktuella. Revisionskontoret kan konstatera att tydliga och enhetliga principer för hur planavvikelser ska behandlas inte finns dokumenterade. Sådana riktlinjer bör enligt revisionskontoret arbetas fram för att därmed ge bättre förutsättningar för lika bedömning av ansökningar om bygglov där planavvikelse finns. Maria Lindgen Persson Samordnare Hans Classon Projektledare