KALLELSE/FÖREDRAGNINGSLISTA Lokalförsörjningsnämndens sammanträde Datum 2016-08-23 Tid Tisdagen den 23 augusti, 2016 kl 13:15. Respektive partimöte kommer att hållas under eftermiddagen. Plats Lokalförsörjningsförvaltningen Sturegatan 36, Lokalförsörjningsnämndens sessionssal. LOKALFÖRSÖRJN INGSNÄMN DEN Mathias Duell Rune Henriksson ÄRENDEN 1 Val av protokolljusterare 2 Information 3 Stab 4 Byggavdelningen 5 Drift- och förvaltningsavdelningen 6 Lokalresursavdelningen 7 An mäln ingsärenden 8 Delegationsbeslut
1 Inledning Lokalförsörjningsnämnden ser ett 2017 med flera nya forntsättningar, bl.a. ett nytt internhyressystem med schablonhyror och komponentavskrivningsmodell. Utfallet av detta första år kommer att följas upp i samverkan med ekonomistyming för att se effekter och kunna göra eventuella justeringar inför 2018. Det finns också utmaningar. Det nya internhyressystemet är nytt för alla nämnder, vilket sannolikt innebär att många nya frågor kommer att uppstå och behöva hanteras löpande. Konjukturläget tror vi kommer att vara högt och det påverkar priser och personalförsörjning, men innebär även ett minskat intresse från marknaden på komplicerade eller riskfyllda projekt. Investeringsnivån fortsätter att öka kraftigt jämfört med 2016. Arbetet med miljöfrågor fortsätter, bl.a. med ett utvecklat system för att välja och dokumentera inbyggda material i byggnaderna och energibesparande åtgärder inklusive en ökad andel solenergi. Lokalförsörjningsförvaltningen är kvalitetscertifierat enligt ISO. Certifieringen ställer höga krav på intern kontroll men dokumentationen av denna har inte inkluderats i rapporteringen i Stratsys. Ett förändringsarbete startade 2016 och kommer att fortsätta 2017. Mathias Duell Ordförande Rune Henriksson Förvaltnings chef Lokalförsörjningsnämnden, Budget 2017 3(49)
arbetet enligt Borås Stads SAM-mtiner fokuserar vi på det psykosociala arbetsmiljöklimatet som visat sig vara ett framgångsrikt sätt att öka trivseln och därmed minska sjukfrånvaron på förvaltningen. Den höga sjukfrånvaron 2015 och 2016 har orsakats av händelser som inte är kopplade till arbetsmiljön och som vi därför inte kunnat påverka. Mål 2017 är satt utifrån utfallet 2014. Arbetad tid för timavlönade omräknat till årsarbeten. Så når nämnden målet fö1 indikatorn De timanställda som arbetar på Lokalförsö1iningsförvaltningen är medarbetare som tas in för särskilda uppdrag varför ingen åtgärdsplan behövs. Hälsa - 1 år utan sjukfrånvaro, andel i %. Så når nämnden målet för indikatorn Det sämre utfallet 2015 och 2016 är kopplat till den högre sjukfrånvaron som inte orsakats av arbetsmiljön och som vi därför inte kunnat påverka. Verksamhetens indikatorer Utfall Målvärde Utfall T1 Målvärde Målvärde Målvärde 2015 2016 2016 2017 2018 2025 Psykosocial arbetsmiljö - 87% 85% 85% 85% 85% HME ledarskap Psykosocial arbetesmiljö - 73,1% 80% 80% 80% 85% HME styrning Psykosocial arbetsmiljö - HME ledarskap Så når nämnden målet för indikatorn Efter mätningen upprättas handlingsplaner för alla enheter. Dessa följs sedan upp på APT-möten. Psykosocial arbetesmiljö - HME styrning Så når nämnden målet för indikatorn Måluppföljningen ska på ett tydligare sätt kommuniceras till organisationen. 4 Nämndens verksamhet 4.1 Ekonomiskt sammandrag Tkr Bokslut 2015 Budget 2016 Prognos 2016 Intäkter 857 824 888 557 881 873 Kostnader -898 600-918 035-915 654-761 629 Buffert Nettokostnader -40 776-29 478-33 781-41 154 Kommunbidrag 27 700 27 600 Lokalförsörjningsnämnden, Budget 2017 6(49)
3,5% till 1,75%. Underhållet av fastigheterna beräknas i budgeten för 2017 bli 35 143 tkr, i budgeten för 2016 var motsvarande kostnad 62 635 tkr, en minskning om 27 491 tkr. Underhållet består under 2016 av felavhjälpande underhåll, 23 03 7 tkr, och planerat underhåll, 39 597 tkr. Det planerade underhållet blir från 2017 investeringar som fördelas på olika komponenter för respektive fastighet, och kostnaden skrivs av under olika långa tidsperioder. I budgeten för 201 7 kvarstår det felavhjälpande underhållet samt underhållsinvesteringar under 2 pris basbelopp som inte kommer att indelas i komponenter utan kostnadsföras löpande. En avsättning för inhyrda fastigheter med 3 000 tkr ingår. Konsumtionsavgifterna för 2015 uppgick till 88 586 tkr. I budgeten 2016 har konsumtionsavgifterna beräknats till 97 467 tkr, och prognosen visar att kostnaderna kommer att bli lägre. För 2017 har konsumtionsavgifterna satts till 9 3 5 7 4 tkr. I den nya internhyresmodellen ansvarar hyresgästerna själva för städning, detta har tidigare varit ett ansvar för förvaltningen för vissa fastigheter. De budgeterade städkostnaderna uppgår till 745 tkr, en minskning med 5 783 tkr. Uppgifter avseende jämförelseår avser både ägda och :inhyrda intemhyresfastigheter. Internhyresfastigheter schablontyp 2 I den nya internhyresmodellen kommer vissa lokaler inte att ingå i någon grnpp, ca 70st, främst inom kultur och fritidsområdet. Här kommer hyran att g.tundas på lokalens självkostnad, precis som i nuvarande system, men utan avräkning. Det budgeterade resultatet iir således O kr. Externa uthyrningar Detta är en ny verksamhet där vi för 2017 endast har ett fåtal objekt. Hyran utgår från marknadsvärde. Det budgeterande resultatet visar ett mindre underskott, 19 5 tkr. Räddnings tjänstfastigheter Verksamheten visar ett budgeterat överskott om 9 tkr. De budgeterade kostnaderna för 2017 är 1 616 tkr lägre än föregående budget. Det beror främst på att kapitalkostnaderna är lägre, 1 378 tkr, att planerat underhåll utgått, 848 tkr, samt att kostnaderna för underhåll är högre 622 tkr. LSS-fas tigheter Det budgeterade resultatet är ett underskott om 10 474 tkr. Föregående budget var underskottet något högre, 12 599 tkr. Verksamheten har budgeterade intäkter om 17 885 tkr, vilket är 703 tkr lägre än föregående budget. Lägenheterna har budgeterats som fullt uthyrda med en beräknad vakans om 1 1 72 tkr. Kostnaderna uppgår till 28 359 tkr vilket är 1 632 tkr lägre än föregående år vilket beror på att hyreskostnaderna är lägre i den nya internhyresmodellen jämfört med tidigare år. Äldreomsorgsfastigheter Under 2016 har 5 fastigheter omklassificerats från Äldreomsorgsfastigheter till Övriga fastigheter social omsorg så att de nu är 8 fastigheter. Jämförelseåren har inte ändrats. Verksamheten äldreomsorgsfastigheter har budgeterade intäkter om 48 692 tkr, vilket är 11 094 tkr lägre än föregående budget. Lägenheterna har budgeterats som fullt uthyrda med en beräknad vakans om 5 177 tkr. I budgeten för 2017 uppgår resultatet för Äldreomsorgsfastigheter till ett underskott om 164 tkr och för Övriga fastigheter social omsorg ett underskott om 2 107 tkr, totalt 2 271 tkr. Jämfört med föregående budget, där resultatet för båda verksamheterna var ett underskott om 5 504 tkr (4 836 tkr+ 668 tkr) är detta en förbättring om 3 233 tkr. Övriga fastigheter social omsorg Kommentarer, se avsnitt Äldreomsorgsfastigheter. Lokalförsörjningsnämnden, Budget 2017 12(49)
PROTOKOLL Lokalförsörjningsnämndens sammanträde 2016-08-23 Sven Eriksonsgymnasiet vht-anp 2016 Lokalanpassning av hus 5, plan 2. Byggstartjuni 2016 med färdigställande december 2017. Anslag Nedlagda Slutprognos kostnader 3/8-16 2 148 tkr 283 tkr 2 148 tkr Almåsgymnasiet vht-anp 2016 Ombyggnad av klassrum, anpassning av lokaler samt ombyggnad av reception. Byggstart juni 2016 med färdigställande september 2017. Anslag Nedlagda Slutprognos kostnader 3/8-16 866 tkr 567 tkr 866 tkr Under projektering Stads parksbadet (Etapp 1) Om-och tillbyggnad av Stadsparksbadet. Utvärdering av anbud pågår. Nedlagda kostnader 3/8-16 2 886 tkr Slutprognos 54 000 tkr Stadsparksbadet {Etapp 2) Om-och tillbyggnad av Stadsparksbadet. Projekteras tillsammans med etapp 1. Beslut om genomförande i KF i november 2016. Nedlagda kostnader 3/8-16 1 394 tkr Slutprognos 33 700 tkr Fristad högstadie ombyggnation Energieffektivisering av skolan samt förbättring av arbetsmiljön för elever och personal och tillskapande av mer flexibla lokaler. Ligger ute på anbudsräkning. Nedlagda kostnader 3/8-16 1 841 tkr Slutprognos 43 660 tkr Nedlagda kostnader 3/8-16 Slutprognos
BESLUTS FÖRSLAG Lokalförsörjningsnämndens sammanträde Datum 2016-08-23 Byggavdelningen Patrik Johansson Diarienr 2015/LN0209 287 ÄRENDE Anslagsframställan angående ombyggnad av Fristad högstadie. Beslutsförslag från beredningsansvarig tjänsteman: Drill handlingarna IZI Tillstyrkes IZI Enligt bilaga Datum 2016-08-17
BESLUTSFÖRSLAG Lokalförsörjningsnämndens sammanträde Datum 2016-08-23 Drift- och förvaltningsavdelningen Mikael Henrysson Diarie nr 2016/LN0122 108 ÄRENDE Avbruten upphandling gällande upphandlingen Besiktning OVK. Beslutsförslag från beredningsansvarig tjänsteman: IZl Till handlingarna D Tillstyrkes IZl Enligt bilaga Datum 2016-08-17