IT Scanning Copy Print Optimize workflow!

IT Scanning Copy Print Optimize workflow! Augusti 2010 3

Kontrollera verkligheten Den som vill få kontroll över kostnaderna och samtidigt höja produktiviteten gör klokt i att studera verkligheten. Hur effektiva är era arbetsflöden egentligen? Faktum är att de flesta organisationer hanterar sina dokument med en under åren alltmer vildvuxen flora av multifunktionssystem, skrivare och scanners. Gamla och nya, stora och små i en salig blandning. Få eller ingen på företaget brukar ha riktig koll. Sharps analysverktyg ger snabbt svar på hur era arbetsflöden faktiskt ser ut och var er dokumenthantering är onödigt dyr eller ineffektiv. Du får tydliga besked om vad organisationen har att vinna på ökad kostnadskontroll och minskade utskriftsvolymer. Samtidigt kan du förmodligen vässa flexibiliteten, höja säkerheten och minska företagets miljöpåverkan. Vädrar du goda affärer? Vi kallar det optimize workflow! 4

Innehåll Så trimmar Deloitte och Outokumpu sina arbetsflöden 4 Applikationer som ger resultat 6 System för fyrfärg 10 System för svartvitt 14 Världsledande säkerhet 16 Sharp tänker miljö 18 Sharp Center 20 3

Michael Esplinger, Deloitte Det krävs insikt och mod att sänka kostnader Deloitte är ett av världens ledande revisionsföretag. To be the standard of excellence är företagets vision. Den avspeglas i allt även i hur företaget löst sin dokumenthantering. 4

Ismo Ahola, Outokumpu Att ha koll på att skrivarparken är rätt dimensionerad spar mycket! Vi ville hitta den administrativt absolut enklaste lösningen och samtidigt höja säkerheten och effektiviteten. Vi var ute efter att uppnå kostnadseffektivitet på alla plan, berättar Michael Esplinger, chef för Deloittes kontorsservice. En leverantör en kontakt! Deloitte valde en kompromisslös modell för trettiotalet kontor med 1 200 anställda. Den tidigare lösningen med en blandning av olika fabrikat, färgmöjligheter och format ersattes av fyrfärg och A3 rakt igenom, liksom av en enda leverantör Sharp. Deloitte har hittills investerat i 70 system, men begränsat sig till två modeller. En renodling som gör att Michael bara behöver hantera ett tiotal fakturor om året, samtidigt som servicebehovet har minskat och tillgängligheten har ökat. Spar både pengar och miljö Vi övervakar alla maskiner från en central punkt. Sharp ser till att vi har toners, tillbehör och snabb service om något skulle hända. Vi har fått en central kontaktpunkt för alla servicebehov oavsett var i landet det behövs serviceinsatser. På så sätt har vi minimerat såväl administrationen som risken för avbrott. Det har fungerat utmärkt! Deloitte arbetar för att miljöhänsyn och kostnadsbesparingar ska gå hand i hand. Deras Svanenmärkta Sharpsystem skriver alltid ut svartvitt och dubbelsidigt, om inte annat väljs. Smart och uppskattat Deloitte använder inte fler funktioner än nödvändigt, men i gengäld används de fullt ut. Vi jobbar till exempel med follow-meprint. Den gör att vi kan ta ut våra utskrifter där vi vill, på vilket kontor som helst, med hjälp av våra passerkort. Bara den som är behörig kan hämta ut utskriften vid maskinen och om det inte sker inom 16 timmar så raderas den, berättar Michael. I framtiden ser vi möjligheten att styra hanteringen av olika typer av dokument hårdare, så att vi säkrar både ekonomin och kvaliteten När en av världens ledande tillverkare av rostfritt stål använde Sharps analysverktyg insåg man att det gick att spara mycket genom smartare utskriftshantering. Det blev startskottet för det effektiviseringsarbete som nu pågår i och kring ståltillverkningen i Avesta. Sharp erbjöd sig i början av 2010 att göra en analys av utskrifterna från verksamheternas alla skrivare. Det stod snabbt klart att vi skriver ut enorma mängder dokument. Samtidigt visade sig besparingsmöjligheterna vara så stora att vi föreslog ledningen en total översyn. Det berättar Ismo Ahola, avdelningschef vid Outokumpu IT. Bland verksamhetens cirka 120 skrivare fanns det många små skrivare och faxar som nu successivt ersättas med effektivare multifunktionssystem från Sharp. Sharps analys visade att vissa skrivare knappast används alls, medan andra är överbelastade. Vi sänker kostnaderna genom att ersätta små skrivare med färre stora system som ger snabbare och bättre utskrifter. Vi kunde också placera om skrivare så att de utnyttjas bättre. Det lönar sig att ha koll, konstaterar Ismo Ahola 5

6 Hata kostnader

Sharps senaste lösningar kan hjälpa dig att sänka kostnaderna för er dokumenthantering. Med rätt kostnads- och behovsanalys kan ni minska utskriftsvolymerna rejält. Kombinera detta med höjd informationssäkerhet, så sitter du med triss på hand. älska resultat! Många medarbetare använder fortfarande personliga eller mindre nätverksanslutna skrivare som är oekonomiska och underhållskrävande. Genom smarta lösningar kan man rationalisera bort dessa, utan att tumma på varken säkerhet eller effektivitet. Rätt utrustning? I många verksamheter har man förlorat kontrollen över vilka skrivare som finns i nätverket och vad dessa kostar. Sharps analysverktyg letar automatiskt upp dem i nätverket och identifierar vilka utskriftsvolymer, i färg och svartvitt, dessa producerar. Analysen visar kostnaderna för varje enskild enhet, liksom den totala kostnaden för verksamhetens utskriftshantering. Klara besked, svart på vitt! Genom att byta ut ett stort antal olönsamma småskrivare mot ett mindre antal kraftfulla multifunktionssystem har många företag gjort stora besparingar, samtidigt som man kunnat effektivisera sin dokumenthantering. Kontrollera kostnaderna Nästa steg kan vara att styra hur multifunktionssystemet ska användas. Med hjälp av en programvara kan du både kontrollera kostnaderna och centralt styra användningen. Genom att låta användaren logga in med en kod eller Med funktionen för dokumenthantering skickar du dina utskrifter till systemet. Du kan sedan starta dem vid vilken skrivare du vill via displayen. ett kort ges hon automatiskt tillgång till de av systemets funktioner hon är behörig att använda. Sharp Analysverktyg letar upp alla skrivare i nätverket. Såväl den enskilda enhetens som den totala kostnaden för organisationens dokumenthantering analyseras och sammanställs. Rapporten ger dig ett bra beslutsunderlag för effektiviseringar. 7

Utskriftshanteringen kan styras av hänsyn till såväl miljö som ekonomi, Samtidigt kan flexibla lösningar skapa en ny frihet för medarbetare och arbetsgrupper. Jobben kan nås från vilket kontor och vilken skrivare som helst. En intelligent grupphantering av användare gör det enkelt att administrera och styra tillgången till olika funktioner, exempelvis färgutskrifter och scanning, Det går även att styra hur många utskrifter och kopior användaren tillåts göra. Kostnadsstyrningen anpassas till verksamhetens behov. För en skola skulle den exempelvis kunna innebära att användaren enbart kan kopiera och skriva ut för en viss summa. Kostnader kan i detalj definieras för olika skrivare, färgutskrifter, svartvita utskrifter och olika format så att kostnaden blir högre för användaren om hon exempelvis väljer att skriva ut i färg eller på en mindre och dyrare skrivare. Kostnaderna kan också styras mot avdelningar och arbetsgrupper istället för mot individer. De kan också knytas till de olika projekt som kopieringen eller utskriften tillhör för vidare debitering. Förbättra säkerheten Onödiga utskrifter kan undvikas genom att användaren identifierar sig vid systemet eller skrivaren genom funktionen säkra utskrifter. Utskriftsjobben skickas från användarens dator och stannar sedan i en säker kö på servern. Först när den som beordrat utskriften står invid systemet och identifierar sig genom en kod eller ett kort startar utskriften. Inga obehöriga har därmed möjlighet att se utskrifter som blir liggande i utmatningsfacket. Behöver inte utskriften göras raderas den enkelt direkt från maskinens display så att onödiga utskrifter undviks. Minimera utskriftsvolymerna Du kan använda Sharps lösningar för att minska antalet utskrifter och att se till att de görs effektivt. Stora utskriftsjobb som är skickade till mindre skrivare kan till exempel automatiskt Användningen kan styras för individer, grupper eller avdelningar. När användaren loggar in ställs de tillåtna funktionerna in automatiskt samtidigt som genomförda aktiviteter registreras. 8

På systemets display väljer du vilka av dina jobb som ska skrivas ut och vilka som kan raderas. Onödiga utskrifter som aldrig hämtas blir därmed ett minne blott! flyttas till centrala multifunktionssystem för att spara kostnader. Utskrifter, exempelvis av e-post, kan automatiskt konverteras till svartvitt för att spara pengar och miljö. Genom att låta systemet automatiskt konvertera till dubbelsidiga utskrifter minskas pappersvolymerna. Funktionen säkra utskrifter är ytterligare ett exempel på möjliga besparingar. Utskriften lagras till dess att användaren startar den via skrivarens display. Felaktiga och onödiga utskrifter kan på så sätt undvikas. Komplett beslutsunderlag Rapporter ger en detaljerad överblick över all kopiering och alla utskrifter som underlag för fakturering, analyser och uppföljning. När som helst kan du låta systemet ta fram och sammanställa den typ av statistik som du behöver för att optimera din verksamhets utskrifts- och kopieringsmiljö. Funktionen Follow you printing låter jobbet ligga kvar i en säker kö på servern tills du identifierar dig vid någon av skrivarna. 9

10 En ny standard för färg,

Färgdisplayer och drivrutiner har samma enkla pedagogik på alla Sharps MXmodeller. Touchfunktionen och minatyrbilderna är lätta att förstå. Kan man en modell så kan man alla bra för användare som jobbar i en organisation med flera modeller. kvalitet och prestanda När det är ont om tid och kvalitetskraven är höga ger Sharps senaste digitala multifunktionsskrivare med fullfärgskapacitet rätt stöd. Ett brett program av varierande storlekar med olika funktioner gör att du kan välja den hastighet, kvalitet och funktionalitet som passar dina behov, kombinerat med en enastående kvalitet på färg utskriften. I Sharps MX-serie för färgutskrifter finns system med stora pekskärmar, vars mini a - tyrvisning gör att även mer avancerade funktioner snabbt blir begripliga och tillgängliga. Utdragbara tangentbord förenklar datainmatning och hanteringen av e-post. Hos IT-administratörerna brukar möjligheterna till fjärrstyrning vinna särskild uppskattning. Snabb nätverksscanning i färg De stora MX-modellerna ger verkligt imponerande hastigheter för scanning av större jobb, uppemot 70 original per minut, med dubbelsidig dokumentmatning. När dokumenten har scannats till val fritt digitalt format som XPS, JPEG, TIFF eller PDF distribuerar du dem på ett ögonblick till en mängd olika destinationer. Snabba utskrifter i hög upplösning Du kan få en första utskrift i färg på bara ett par sekunder. Oavsett om du väljer ett multifunktionssystem som skriver ut 23 eller 50 sidor per minut får du en överlägsen upplösning. Snabba processorer och stora hårddiskar ser till att även stora filer med komplex grafik skrivs ut snabbt och problemfritt. Kopiering som förenklar och förbättrar Den användarvänliga designen höjer effektiviteten rejält. Medarbetarna kan snabbt och enkelt utnyttja de avancerade kopieringsfunktionerna vid komplicerade körningar. Behovet av manuellt förarbete minimeras på flera sätt. Automatiska funktioner för bildredigering, anpassning av såväl bakgrundsfärger som halvtoner och han tering av original med blandade format är exempel som både ökar kvaliteten och sparar tid. Proffsiga efterbehandlingsalternativ Sharps automatiska dubbelsidiga utskrift och stora sortiment av helautomatiska efterbehandlingsalternativ gör att du kan hantera alla dina dokument internt. Funktioner som hålslagning, häftning, vikning och sadelhäftning av broschyrer är lika enkla att använda som att klicka på utskrift. Separata kopieringsknappar för färg och svartvitt gör det enkelt att spara pengar. Inga krångliga undermenyer i minimala teckenfönster. 11

Arkiverade dokument visas som ikoner. Förutom enkel överblick och hantering minskar det spillet genom att du i förväg ser att du valt rätt dokument för utskrift. Med Sharps MX-serie sköter du hela processer direkt vid multifunktionssystemets display. Genom det stora utdragbara tangentbordet kan du till exempel snabbt skriva in text när du scannar eller skickar e-post. Flexibel faxfunktion med överföringsval Sharps multifunktionssystem kan utrustas med en snabb och enkel funktion för sänd ning och mottagning av fax. Pappersdokument kan då scannas och skickas med ultrasnabba 33 600 bps Super G3-fax, om du så vill direkt från din pc. Effektiv arkivering för snabbare arbetsflöden Tack vare de inbyggda och generöst tilltagna hårddiskarna kan scannade filer och gamla jobb lagras och hämtas upp för återanvändning. Viktiga dokument och hela utskrifter kan på detta sätt aktiveras på nytt, utan att du behöver göra om förarbetet. Direktutskrift från USB-minne är ett av många exempel på specialfunktioner som underlättar det dagliga arbetet. Det är tryggt att välja Sharp. Det visar utmärkelser från oberoende testinstitut och de kvalitetsstandarder som Sharp systematiskt arbetar efter. 12

13

14 Snabb och säker svartvit

dokumenthantering Sharps MX-serie för svartvita utskrifter är nyckeln till en snabbare, mer effektiv och säkrare dokumenthantering för kontoret. Den robusta designen, fullmatad med produktivitetshöjande funktioner, garanterar tillförlitlighet, hastighet och kapacitet. Multifunktionssystemen i MX-serien har en användarvänlig design som gör att de kan användas av alla på kontoret, oavsett erfarenhet. Stora LCD-skärmar på kontrollpanelen ger tydliga och enkla anvisningar som hjälper användaren att navigera bland funktionerna. Effektiva färgscanningsfunktioner En kraftfull färgscanner konverterar vilket pappersbaserat dokument som helst, upp till A3-format, till en redigerbar, digital fil lika enkelt som att ta en kopia. Med utrustning för nätverksscanning kan hela kontoret dela fullt redigerbara filer. Effektiv arkivering ökar arbetsflödet De större MX-modellerna ger dig möjlig - heter att sköta alla arkiveringsärenden effektivt. I snabbmappen kan du tillfälligt lagra dina data, så att de finns lätt tillgängliga utan att du behöver scanna om. Mer långsiktiga lagringsalternativ, som centrala arkiv för fildelning eller privata arkiv för lagring av känsliga data, förenklar dokumenthanteringen och gör det enklare än någonsin att hämta dina data. Produktiv utskriftsfunktion Snabba, tillförlitliga utskrifter av stora dokument är grunden för ett produktivt kontor. Sharps MX-serie med tillval för nätverksutskrifter är byggd för höga hastigheter. Funktionen RIP Once/Print Many innebär också en effektivisering av arbetet, genom att utskriftsdata bara behöver laddas ner från din pc vid ett tillfälle. Produktionssystem för professionella behov Sharps produktionssystem sätter en helt ny standard för svartvit högvolymsproduktion. Det gör dem idealiska för alla krävande produktionsmiljöer. Exceptionell prestanda kan kombineras med robust flerlagrad säkerhet, låga driftskostnader, enkel konfiguration, hög driftsäkerhet och mångsidiga efterbehandlingsalternativ. Det gör Sharps produktionslösningar intressanta för såväl kapacitetskrävande företag och myndigheter som för arbetsbelastade repro - av delningar och tryckerier. Sharps svartvita MX-system förenklar kontorets dokumenthantering på samma sätt som färgsystemen. Stora tydliga touchdisplayer, miniatyrikoner och utdragbara tangentbord är några exempel som gör det lättare att jobba. 15

Insikt i 62004 2009 Sharp blev som första tillverkare av multifunktionssystem för dokumenthantering certifierade enligt Common Criteria. Vi är stolta över att för sjätte året i följd få utmärkelsen för marknadens säkraste multifunktionssystem. 16

vardagens säkerhetsrisker Sharps multifunktionssystem är snabba, flexibla och användarvänliga. De kopierar, skriver ut, scannar och faxar alla typer av dokument, också sådana som är konfidentiella. Sharps avancerade säkerhetslösningar ger helt nya möjligheter att säkra den information som hanteras och lagras i dessa multifunktionssystem. Säkerhet i flera lager Sharps Säkerhetslösningar skyddar mot interna och externa hot inom fem nyckelområden: DATASÄKERHET NÄTVERKSSÄKERHET SÄKER ÅTKOMSTKONTROLL DOKUMENTSÄKERHET SÄKERHET MED ANVÄNDNINGSKONTROLL Datasäkerhet Tillbehöret Datasäkerhetskit, som var branschens första Common Criteriacertifierade säkerhetslösning, gör det i princip omöjligt att hämta eller återskapa data från den interna hårddisken. Nätverkssäkerhet Sharps nätverksgränssnitt skapar en säker brandvägg för respektive system som hindrar obehöriga att komma åt konfigurations- eller nätverksinställningar. Säker åtkomstkontroll Konfidentiell information kan skyddas genom att användaren måste mata in ett unikt lösenord inför varje jobb för att få åtkomst till systemet. Genom i förväg godkända adresser går det att förhindra att dokument skickas till obehöriga mottagare. Dokumentsäkerhet Alla dokument som scannas och e-postas riskerar att hamna i händerna på tredje part, oavsiktligt eller avsiktligt. Därför är det klokt att kryptera känsliga dokument innan de skickas iväg. Kontroll vid användning Sharps multifunktionssystem loggar använd - arnas identitet och tidpunkt. Vid scanning till e-post läggs användarens e-postadress automatiskt in och en hemlig kopia kan skickas till nätverksadministratören. KOPIERINGSSKYDDAD COPY PROTECTED JOBBET IS CANCELLED AVBRYTS Embeds Lägger in copy kopieringsrestriktioner i dokumenten prevention data onto the document when it is i samband med kopiering first eller copied utskriftor printed Identifierar Recognises obehöriga an unauthorised kopieringsförsök attempt to make a copy 17

Sharp tänker miljö Det är viktigt att ta itu med de miljöproblem som vi står inför, inte minst den globala uppvärmning som växthuseffekten orsakar. Resultatet av Sharps miljöarbete syns bland annat i olika miljömärkningar och miljöstandards, där vi ständigt arbetar för att ligga i frontlinjen. Svanen Nästan samtliga, drygt trettio av våra multifunktionssystem i MX-serien, är märkta med det nordiska miljömärket Svanen. EU Ecolabel Många Sharp-produkter är även märkta med EU Ecolabel, Euro peiska unionens miljömärke. Ren energi från solen Sharp är ett av världens största solcellsproducenter. Våra solceller genererar ren elektricitet på hustak, satelliter och byggnader runt om i världen. The Eco Declaration IT-miljödeklarationen är sedan drygt tio år tillbaka ett gemensamt sätt att beskriva IT-produkters innehåll, energiförbrukning, säkerhet, hantering vid avfall och liknande. Sharps kopiatorskrivare miljödeklareras och kompletta miljödeklarationer kan laddas ner från sharp.se. Miljövänliga utskrifter med nya Eco drivrutin Eco drivrutin innebär att en dialogruta dyker upp som redovisar miljöpåverkan vid utskrift. Genom att modifiera utskriftsvalet i dialogrutan har du möjlighet att skriva ut mer miljövänligt. 18

1912 Sharps grundare, Tokuji Hayakawa, startar en mekanisk verkstad i Tokyo 1915 Tokuji Hayakawa uppfinner stiftpennan Ever-Sharp 1953 Massproduktion av TV-apparater startar för att sammanfalla med Japans första TV-sändningar 1962 Massproduktion av mikrovågsugnar 1963 Massproduktion av solceller och kisel-baserade halvledare 1964 Utveckling och massproduktion av världens första bärbara bordsräknare 1973 Första LCD-miniräknaren i fickformat 1988 Utvecklar världens första högupplösta TFT-LCD-färgskärm i 14-tums format 2001 Introduktion av Data Security Kit. Sharp får Common Criteria Certifikat 2006 Sharp OSA gör kopiatorskrivaren till en del av affärssystemen 2007 Introduktion av världens största LCD-TV i 108 2010 Nya AQUOS LED med QUATTRON. Fyra standardfärger istället för tre introduceras som en världsnyhet

Vår bästa mjukvara: Ett Sharp Center nära dig 5. 1. Bra affärer görs lokalt. Därför hittar du våra partners, Sharp Centers, på 50 platser över hela landet. Här får du allt stöd som krävs för att hitta de rätta lösningarna på din dokumenthantering: 4. Optimize workflow 3. 2. 1. Analys av arbetsflöden, utskriftsvolymer och effektiviseringsmöjligheter 2. Presentation av helhetslösningar 3. System- och avtalsförslag 4. Installation, implementering och utbildning 5. Uppföljning och utveckling Sharp Center hjälper dig att utvecklas Ditt miljöbokslut stärks genom Svanenmärkt multifunktion Ledande säkerhetslösningar gör din verksamhet tryggare Interaktion med IT-systemen höjer er effektivitet Våra medarbetare är certifierade och välutbildade genom Sharp Business School Besök ditt närmaste Sharp Center på sharpcenter.se Sharp Electronics (Nordic) AB Box 14098 167 14 Bromma Telefon 08-634 36 00 Fax 08-634 36 10 www.sharp.se www.sharpcenter.se 2