Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet 2016-12-31 Tidplan årsbokslut 2016-12-31 ver 1 Datum: 2016-11-21 Handläggare: EK/ Karlsson * Med fakultet avses här även övriga enheter Datum Arbetsmoment Ansvar 25 nov Bokslutsanvisningar skickas ut från ekonomiavdelningen. Okt/nov skickar ut frågor till fakulteterna om innehållet i resultatredovisningen 27 nov Fakturering avseende arbete utfört före december görs i görligaste mån senast den 28 nov. Sista dag för fakturering av inomstatliga kunder är 4 jan och utomstatliga kunder 9 jan December Ekonomerna gör fördelning av personalkostnader och övriga kostnader som ska fördelas på alla externa uppdrag, samt går igenom vilka externa uppdrag som ska vinstavräknas. Fördelningarna görs i största möjliga utsträckning i Primula där sista datum för registrering är 14/12 (lönebryt 15/12) 1 dec Samråd om avgifter enligt 7 avgiftsförordningen 5 dec Lista med påminnelser till kunder skickas ut till fakulteterna 14 dec Sista attest/registreringsdag för löneunderlag till Primula avseende december. 15 dec Kontroll av eventuella ändringar i tabeller/mallar till ÅR 15 dec Kontroll av formkravet i departementsbilagan och väsentliga uppgifter 16 dec Påminnelser skickas ut till kunder på förfallna fakturor 16 dec erna/institutioner/avdelningar lämnar in underlag till befarade och konstaterade kundförluster. Viktigt att alla lämnar underlag till ekonomiavdelningen 19 dec Lån i riksgälden för investeringar gjorda 1606-1611 Karin L K K K 1 (6)
19 dec Lönefilen för december bokförs Jennie 21 dec Sista dag för inlämning av kontanta medel i Kalmar/Växjö till Infocenter/Copycenter för att intäkten ska bokföras på 2016. Skicka in/meila underlag snarast till ekonomiavdelningen 29 dec Reglera betalningar gentemot andra statliga myndigheter före årsskiftet i görligaste mån. Förfallodatum tidigareläggs gentemot andra myndigheter 30 dec Sista dag för månadsomföringar (anslag, hyror, centrala avgifter, it-kostnader mm) Gott nytt år önskar ekonomiavdelningen! Ändra räntesats i OLFI Början av jan 2 jan Inventering av växelkassor görs per 31/12, undertecknas av inventeringsförrättare (ej samma person som kassaansvarig) + närmaste chef. Mall för inventeringsdokument växelkassor finns på hemsidan under: ekonomi/blanketter och mallar. Underlaget skickas till ekonomiavdelningen 4 jan RGK, bokföring räntor, intäkter o anläggningar 4 jan Sista dagen för fakturering inomstatliga kunder 5 jan Alla inbetalningar (intäkter) avseende 2016 bokförda i agresso 9 jan Bokföring insättningar dagskassor och kortbetalningar är klar 9 jan Vändning och bokning av semesterlöneskulden är klar. 9 jan Sista dag för bokföring av leverantörsfakturor. För att fakturan ska bokföras på 2016 måste den ha passerat igenom flödet senast denna dagen. Fakturor som ankommer efter brytpunkten eller kostnader som bygger på uppskattningar/beräkningar skall periodiseras (konto 2718). 9 jan Sista dagen för fakturering av utomstatliga kunder Levgrupp Los It Kundgruppen Jennie Levgruppen 2 (6)
10 jan Avskrivningar för december körs 10.00 David 10 jan Fråga på ankomstregistrerade leverantörsfakturor körs ut. Poster över 30 tkr skickas ut till fakultet/avdelning 11 jan Sista dag för omföringar/bokföringsorder mellan institutioner/enheter på olika fakulteter 11 jan Sista dag för bokföring/betalning av interna fakturor 11 jan Sista dag för omföringar inom institutionen 12 jan Avstämning av ingående och utgående moms. Avstämning EU-moms (görs först) 12 jan Studieavgifterna avstämda och bokförda. 12 jan Triggrar för indirekta kostnader december körs, kl 13.00 13 jan Sista dag för bokföring/omföring på fakulteterna/ motsvarande 13 jan Sista dag för löpande bokföring på 2016. Period 1613 öppnas 13 jan Sista dag att registrera förutbetalda/upplupna intäkter och kostnader. Beloppsgränsen för periodiseringar är 30 000 kr för enskild post 13 jan Uttag och kontroll av listor till projektansvariga, innan eventuella periodiseringar har gjorts 13 jan Sista dag för registrering av hst/hpr i Ladok hänförliga till december 2016 13 jan Sista dag för inrapportering av forskarstuderande i Ladok hänförliga till 2016 15 jan Definitiv VB körs (inkl diff VB). Sista dag att registrera är den 13/1. 16 jan Triggrar för indirekta kostnader december period 13 körs, kl 13.00 16 jan Studieavgifter. Underlag till intäktsfördelning skickas till berörda fakulteter/avdelningar 16 jan Anslagsavräkning och fördelning av anslag till institutionerna skall vara klart. (utifrån underlag 18 jan) Jenny Charlotte H STUD 16 jan Anslagsavräkningen bokförd i agresso 17 jan Hermes inrapportering av decemberutfallet 3 (6)
17 jan Hermes motpartsinformation skall vara inrapporterad, komplettering i motpartsmodul görs fram till 25 jan 17 jan Kontroll av att stora ankomstregistrerade poster som avser 2016 är periodiserade som upplupna kostnader 18 jan Utkast resultatredovisning i årsredovisningen 2016, enbart texter, skickas ut till rektorsgruppen, Linnestudenterna, fakulteterna, NLU, förvaltning (inklusive uppgiftslämnare) för synpunkter senast 25 jan Johanna 18 jan Departementsfaktura klar 20/1 Avstämning av baskonto 7* (transfereringar) = 0 16-20/1 Avstämning av balanskonton exkl 15*, 25*, 29*. erna stämmer av sina delar av respektive konto. Ekonomiavdelningen sammanställer och ansvarar för totala kontoavstämningen och de konton/delar av konton som inte bokförts på särskild organisation. 16-19 jan Samfinansiering och periodisering av projekt. erna periodiserar sina projekt, bokför samfinansieringen. Samtliga avtal som tillhör projekten scannas in i agresso 22 jan Registrering av forskningsansökningar och beslut för 2016, i agresso 23 jan Kontrolldag för ekonomer! Genomgång av listor efter gjorda periodiseringar mm. Kontrollera stora förändringar på balanskonton Rättningar kommer inte att göras av fel som upptäcks efter detta datum. scontrollern meddelar på ekonomiavdelningen när man är klara 23 jan Ombokning av ingående moms mellan statligt och icke statligt 24 jan Ekonomiavdelningens kontrolldag för Agresso (alla bokningar klara!) 20-25 jan Avstämning av resterande balanskonton (15*, 25* och 29*). Universitetsövergripande analys av balansräkningens poster samt intäktsoch kostnadskonton + ansvarsförteckning ekonomiavdelningens avstämning balansräkning er Lotta W Jenny 24 jan Hermes: Sista dag för enligt ansvarsförteckningen 4 (6)
motpartsavstämningen, avvikelser kommenterade 25 jan erna sänder in kommentarer / analys till det ekonomiska resultatet för 2016 till Ekonomiavdelningen. Rapport LN14 används som underlag till analysen. 26 jan Sista dag för bokföring avseende 2016 dvs period 1613 stängs 26 jan Checklista årsbokslut från fakulteterna till ekonomiavdelningen 25 jan Synpunkter på utkast resultatredovisning i årsredovisningen 2016 från fakulteter, NLU, förvaltning mfl 25-27 jan Behandlingshistoriken i bokslutspärmarna 25-27 jan Sammanställning av utkast: Resultat- och balansräkning Resultatredovisning Resultat per verksamhetsgren mm Noter, väsentliga uppgifter mm Redovisningsprinciper 25-27 jan Kontroller av siffror både i specar, årsredovisning samt extrakontroll av relationerna Johanna Anna NLU Förvaltning mfl 31 jan Realekonomisk sammanställning 2 feb Transparenslagen, särskild redovisning enligt Lag (2005:590) om insyn i vissa finansiella förbindelser m.m. 31 jan Årsredovisning skickas kl 15.00 till MBL Charlotte B 30 jan Kontrollsummering av siffror och tabeller i ÅR 3 feb Utfallsfil transaktioner, RR, BR, specifikationer, analyser till revisor. Granskning vecka 8 3-7 feb Kvalitetsgranskning av ÅR 8 feb ÅR skickas till Sofia för utskick till US 15 feb Hermes: Sista dag för avstämning av inrapporterat bokslut, RR, BR, noter och anslag mot slutlig RR, BR och ÅR. Kontroll av samtliga bokslutsrapporter 15 feb Hermes: Rapportering av särskild info 18 feb US beslutar om årsredovisning 2016 US 5 (6)
22 feb ÅR skickas till regeringen mfl. 23 feb Hermes: sista dag för ändring av inrapporterat utfall 20-24 feb Riksrevisionen granskar årsbokslutet 2016 27 feb Ekonomisk och teknisk mall 6 (6)