Kom igång! Snabbstart för dig som är administratör
Innehåll Snabbstart och användarmanual 4 Personalhandbokens uppbyggnad 5 Redigeringsläget 6 Att redigera i personalhandboken 7 Publicering av de redigerade texterna 12 Administrera användare 13 Att lägga till filer 15 Övrigt 16 Säkerhet 17 Specialanpassningar 17 Inloggning: www.personalhandboken.tholin.se Telefonservice för dig som är administratör: 031-352 58 20 Öppen måndag fredag kl 10.00 16.00, lunch kl 12.00 13.00 Frågor via e-post: personalhandboken@tholin.se Box 17103 402 61 Göteborg Torpavallsgatan 11 Tel: 031-84 01 80 Fax: 031-21 69 75 e-post: info@tholin.se Hemsida: www.tholin.se 09.11
Välkommen till Personalhandboken Gå till www.personalhandboken.tholin.se i din webbläsare. För att logga in första gången skriver du in det användarnamn respektive lösenord som du fått med e-post och klickar därefter på knappen Logga in. Du kan skapa dig ett nytt användarnamn respektive lösenord. Du kan också skapa fler användare med administratörsrättigheter för kollegor (se sidan 13). Vi har skickat med några kort som du kan fylla i inloggningsuppgifter på och lämna till dessa kollegor. Har du glömt bort dina inloggningsuppgifter klickar du på länken Administratör och glömt ditt lösenord? och följer anvisningarna. För att logga ut klickar du på texten Logga ut längst upp till höger. 3
Snabbstart och användarmanual I det här snabbstartshäftet beskrivs grundläggande funktioner som du som är administratör har tillgång till i Personalhandboken. Vi har försökt hålla denna snabbstart överskådlig och funktionell. När du är inloggad i Personalhandboken har du tillgång till en mer komplett användarmanual via länken Hjälp uppe till höger i webbläsarfönstret. Den ger dig steg-för-steg-instruktioner. Har du frågor om Personalhandboken kan du ringa Tholin & Larsson på telefon 031-352 5820. Kunnig personal svarar på frågor om Personalhandboken och ger tips och råd inom personalområdet. 4
Personalhandbokens uppbyggnad Det finns två lägen i Personalhandboken: Visningsläget och Redigeringsläget. Du som är administratör har tillgång till båda. När företagets övriga medarbetare loggar in ser de endast det material som administratören har valt att publicera. Administratören startar alltid i Visningsläget. Till vänster finns en meny med de tillgängliga områdena. I visningsläget innehåller menyn endast de områden som har publicerat material, det vill säga de texter som administratören väljer att personalen ska se. Tholin & Larsson har valt ut ett antal olika områden/texter som är publicerade när Personalhand boken öppnas första gången; ett förslag till personalhandbok. Alla texter i denna grundutgåva går att ändra. Du kan också välja bort avsnitt, så att dina medarbetare inte ser dem. 5
Redigeringsläget I Redigeringsläget ser du som är administratör alla menyrubriker och texter som det finns möjlighet att publicera det vill säga den kompletta personalhandboken från Tholin & Larsson. Som administratör kan du alltså arbeta med texter och avsnitt i lugn och ro innan du väljer att publicera dem. Du kan successivt utöka den personalhandbok som dina medarbetare ser. 6
Att redigera i Personalhandboken I Redigeringsläget har du tillgång till fyra huvudval inom varje område: Under Tholin & Larsson faktatext finns information som ger dig stöd när du väljer om du ska publicera text eller ej i er egen personalhandbok inom det aktuella området. Informationen hjälper dig också att ta ställning till om Tholin & Larsson förslag till formulering (se nedan) är lämplig vid er arbetsplats. Under Användarnamn egentext skriver/klistrar du in den text som ska publiceras i den egna handboken som hela personalen ser. Under boxen Förslag till formuleringar finns Tholin & Larssons förslag till hur man kan formulera sig i den egna personalhandboken. Denna text kan du kopiera eller utgå ifrån när du skapar er egen handbokstext i Användarnamn egentext. Under boxen Tillhörande filer finns möjlighet att komplettera texten i er egen personalhandbok med dels Tholin & Larssons Wordfiler med blanketter, avtalsförslag med mera, dels era egna filer. Närmare beskrivning av hur detta går till finns på sidan 11. 7
1. Tholin & Larsson faktatext Det här är den faktatext som Tholin & Larsson har skrivit om det aktuella ämnet. Här står till exempel vad som gäller enligt lag eller vad som är praxis. Du får också förslag och tips som är värdefulla i arbetet med er egen personalhandbok. Informationen hålls aktuell och uppdaterad av Tholin & Larsson. Faktatexten kan inte påverkas av dig som är administratör. 8
2. Användarnamn egen text Här finns en textredigerare där du som är administratör skriver den text som ska synas för alla medarbetare i er egen personalhandbok. Du kan utgå från förslaget (eller förslagen ibland finns flera inom samma område) under Förslag till formuleringar, eller skriva helt egen text. Naturligtvis kan du kopiera text från andra, befintliga dokument ni har på arbetsplatsen och klistra in den här. När texten är färdig kan du välja att publicera den direkt; markera Publicera. att den ska publiceras vid ett senare tillfälle; markera Utkast. Spara er egen text genom att klicka på knappen Spara. Vill du lämna textredigeraren och kontrollera hur informationen kommer att se ut för dina medarbetare väljer du istället Spara och gå till visningsläge. 9
3. Förslag till formuleringar Här finns Tholin & Larssons förslag till formuleringar. Vill du använda dig av ett förslag (som det är eller justera det) är det enkelt att kopiera texten och klistra in den i textredigeraren för företagets egen text. I övrigt går detta textfält inte att påverka av dig som är administratör. I text redigeraren kan den kopierade texten sedan ändras efter behov (se föregående avsnitt). Innehållet i Förslag till formuleringar uppdateras av Tholin & Larsson. Siffror och datum När det finns exakta belopp, procentsatser eller datum i Förslag till formuleringar är dessa lagstadgade. Ett exempel är skattefri bilersättning. 10
4. Tillhörande filer Här finns möjlighet att komplettera en text i er egen personalhandbok med filer. Dessa kan alltså öppnas/laddas ner av dina medarbetare via en länk i anslutning till texten. Du kan ge medarbetarna direkttillgång till tidrapporter, reseräkningar, ledighetsansökningar och andra lämpliga dokument. Du ser även om, och i så fall vilken/vilka, fil/filer är kopplad/ kopplade till det aktuella avsnittet. Mer information om hur du lägger till filer finns på sidan 15. 11
Publicering av de redigerade texterna Du kan snabbt få en överblick över vilka avsnitt som har publicerats i er egen personalhandbok genom att klicka på rutan med en bock i, Publicera texter, som finns under menyrubrikerna. Klickar du på rubriken till ett område/avsnitt visas eventuella underavsnitt. De rubriker som är förbockade publiceras. Bara att bocka i/ur för att visa/sluta visa avsnitt för dina medarbetare. En sida på en lägre nivå i menystrukturen kommer inte att visas om inte nivån över också publiceras. Glöm inte att trycka på Spara-knappen längst ner på sidan om du gjort ändringar. För att komma ur läget Publicera texter klickar du på länken Hem under menyrubrikerna. 12
Administrera användare Som huvudadministratör skapar du själv nya användare av Personalhandboken, såväl administratörer som vanliga handboksläsare. Det är bara huvudadministratören som kan skapa nya användare. Klicka på symbolen Skapa användare som finns under menyn till vänster. Du får då upp följande fönster: Genom att ange om en användare ska ha Möjlighet att redigera (administratör) eller Endast läsa, bestämmer du vilken typ av användare som skapas. När du skapar ett nytt användarkonto med Möjlighet att redigera måste du ange användarnamn och e-postadress för detta konto. Lösenordet skickas automatiskt till den angivna e-postadressen. När du skapar ett nytt användarkonto för att Endast läsa i handboken måste du själv ange både användarnamn och lösenord. Lösenordet krypteras och går inte att läsa i vanlig text, välj därför ett lösenord du har lätt att komma ihåg och var noga med att skriva upp och spara det. Alla som använder Personalhandboken loggar in från samma sida (www.personalhandboken.tholin.se) och varje användare (flera personer kan vara en och samma användare, om du vill att de ska ha samma användarnamn och lösenord för inloggning; se sidan 14) måste ha ett unikt användarnamn om man använder enbart personnamn är risken stor att detta redan är upptaget. 13
För en användare som är administratör kan det vara vettigt att använda företags-/verksamhetsnamn och den anställdes namn i kombination för att få ett unikt användarnamn (användarnamn: företagsnamn_hanna, lösenord: företagsnamn_hanna). Eller så kan du välja att kalla administratörerna företagsnamn_adm1, företagsnamn_adm2 etcetera. Övriga anställda, som bara ska läsa handboken, kan förstås också var och en få ett unikt användarnamn. Tänk i så fall på att radera användare som slutar på arbetsplatsen. Det kan dock vara praktiskt att betrakta alla vanliga läsare som en enda användare med samma lösenord. Då kan användarnamnet vara till exempel företagsnamn_personal. Byt lösenord då och då, så att inte anställda som slutat kan fortsätta att logga in. Du som är administratör kan gå in under Skapa användare för att administrera eller ändra lösenord för användarna. Om någon administratör glömt sitt lösenord kan han/hon klicka på Administratör och glömt ditt lösenord? i inloggningsrutan. Då skickas uppgifter om användarnamn och lösenord till e-postadressen som är kopplad till användarnamnet. 14
Att lägga till filer I Personalhandboken kan du publicera Tholin & Larssons färdiga dokument som finns under Blanketter. Där är det också enkelt att ladda upp egna dokument. Som administratör kan du välja att sköta all filhantering under Blanketter i menyn, men du har också möjlighet att ladda upp egna filer direkt under ett avsnitt i Personalhandboken via funktionen Tillhörande filer (se sidan 11). Filen kommer då automatiskt upp även under Blanketter. Vid leverans av Personalhandboken visas endast Tholin & Larssons filer de ligger under rubriken Tholin & Larssons blanketter, och du kan se vilka avsnitt filerna är kopplade till. Du väljer att låta medarbetarna se/öppna/ladda ner en fil genom att bocka i rutan under kopplade filer. När du som administratör laddat upp egna filer visas dessa i Blanketter under rubriken Företagets filer och blanketter. Där kan du enkelt koppla dem till önskade sidor i er personal handbok. För personalen visas de kopplade filerna i en filbubbla som ligger direkt till höger om sidans text. 15
Övrigt En mer detaljerad hjälp kring specifika funktioner finns under Hjälp-knappen längst upp till höger i webbläsarfönstret. Hjälpen innehåller steg-för-steg-beskrivningar av hur du utför olika ändringar i handboken. Sök-funktionen Ett snabbt och effektiv sätt att söka i Personalhandboken när du arbetar som administratör är att använda dig av textsökningen. Gör så här: 1. Skriv in önskat sökord i sökfältet längst upp till höger i fönstret. Klicka därefter på knappen Sök. 2. I nästa steg bestämmer du var textsökningen ska utföras: I dina egna texter (Egentexter) I alla Tholin & Larssons texter (Faktatexterna) I alla texterna (Alla texter) Öppna listboxen och markera önskat alternativ. Klicka därefter på knappen Ok. Skriva ut Varje avsnitt har en utskriftsfunktion som ger dig möjlighet att skriva ut allt textinnehåll. Funktionen är endast tillgänglig i Visningsläget. Gör så här: 1. Navigera till önskat avsnitt och klicka på Skriv ut-symbolen direkt under menyträdet. 2. Texten visas i ett separat fönster tillsammans med dialogrutan Skriv ut. Ange önskad skrivare och gör eventuella andra inställningar. Avsluta med att klicka på knappen Skriv ut. 16
Säkerhet Informationen i Personalhandboken lagras i en separat databas på en server som nås via Internet. Säkerheten med inloggning via användarnamn och lösenord är mycket god. En personalhandbok bör förstås inte innehålla företags kritisk information. Det kan dock finnas information som man vill ge tillgång till via handboken, men som inte ska kunna nås av någon som kommit över inloggningsuppgifter, eller från datorer som inte finns på arbetsplatsen. I sådana fall är det lämpligt att i personalhandboken hänvisa till separata dokument som ligger på företagets egen server. Specialanpassningar Personalhandboken är en lättanvänd, pedagogisk produkt som utvecklats för att passa vid de flesta arbetsplatser. Den bakomliggande programvaran uppdateras löpande. Det går dock att anpassa systemet efter särskilda önskemål. Det är till exempel fullt möjligt att utöka handboken med fler menyrubriker. Det är också möjligt att ändra inloggningssystemet för de anställda, så att de inte behöver ange användarnamn och lösenord (istället kan arbetsplatsens datorer automatiskt ges access). Ett annat önskemål kan vara att integrera Personalhandboken med befintligt material på arbetsplatsen. För mer information om egna anpassningar och kostnader för dessa, ring Tholin & Larsson, 031-352 58 20. 17
18
19