Revisionsrapport Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2012 Eslövs Kommun Uppföljning av 2010 års granskningar
Innehåll 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte och avgränsning... 2 1.3. Metod... 2 2. Granskning av kommunens lönehantering... 2 2.1. Iakttagelser... 2 2.2. Bedömning... 3 3. Granskning av anläggningsregistret... 3 3.1. Iakttagelser... 4 3.2. Bedömning... 4 4. Granskning av barn- och familjenämndens arbete med åtgärder mot och uppföljning av kränkande särbehandling... 5 4.1. Iakttagelser... 5 4.2. Bedömning... 6 5. Granskning av hanteringen av bygglovsansökningar... 6 5.1. Iakttagelser... 7 5.2. Bedömning... 8 1
1. Inledning 1.1. Bakgrund Ernst & Young har av de förtroendevalda revisorerna i Eslövs kommun fått i uppdrag att genomföra en uppföljning av förvaltningsrevisionella granskningar som genomfördes under 2010. Följande granskningar omfattas av uppföljningen: Granskning av kommunens lönehantering Granskning av anläggningsregistret Granskning av barn- och familjenämndens arbete med åtgärder mot och uppföljning av kränkande särbehandling Granskning av hanteringen av bygglovsansökningar 1.2. Syfte och avgränsning Uppföljningen syftar till att ge svar på om åtgärder med anledning av revisorernas granskning har genomförts, det vill säga om granskad styrelse och nämnd har behandlat och beslutat med anledning av lämnade iakttagelser, bedömningar och rekommendationer samt om besluten verkställts och genererat avsedda effekter. Uppföljningen utgår från de brister och förbättringsområden som identifierades i ovanstående djupgranskningar. Granskningen av om- och tillbyggnaden av Ölyckeskolan har ej ingått i denna uppföljning då den revisionsfråga som ställdes i granskningen bedöms som besvarad. 1.3. Metod Uppföljningen har skett genom enkät till personer med ansvar för respektive område. Inom ramen för uppföljningen har en del parallella kontroller av lämnade uppgifter genomförts. Nedan återges en sammanfattning av de synpunkter som framkom i respektive granskningsrapport. Därefter lämnas iakttagelser och bedömningar av vad som hänt sedan granskningen 2010. Bedömningarna har sin utgångspunkt i de svar som framkommit vid uppföljningsgranskningen. 2. Granskning av kommunens lönehantering I granskningen av kommunens lönehantering konstaterades att hanteringen av löner, utifrån kontrollmålen, över lag var tillfredställande och ändamålsenlig. Det identifierades dock en del moment i hanteringen som kunde förbättras bl.a. avseende dubbletter, traktamente, övertid och flextid. 2.1. Iakttagelser Tidigare var löneassistenterna (numera benämnda lönekonsulter) anställda på tre olika förvaltningar med olika arbetsledare. Från och med 1 oktober 2011 är hela lönefunktionen samlad i en löneenhet som organisatoriskt ligger under personalavdelningen och kommunledningskontoret. Vidare har löneenheten en nyrekryterad löneadministrativ chef. Enligt uppgift har sammanslagningen förbättrat förutsättningarna för att säkerställa samordning och enhetliga rutiner. Vid uppföljningen framförs även att det under våren 2012 har inletts ett kvalitetssäkringsarbete för att likställa alla processer som har med lönehanteringen att göra. 2
Genom att lönekonsulterna nu alltid ska kontrollera att attest finns på alla typer av underlag innan utbetalning verkställs har kravet på underlag för utbetalning av traktamente enligt uppgifts skärpts. Blanketten för reseräkningar uppges också ha setts över och förändrats sedan 2010. Detta för att underlätta för medarbetaren att förstå blanketten. Reseräkningar finns också med som en punkt för stickprovskontroll i det internkontrollprogram som är under framtagande. Programmet beräknas vara i drift i september 2012. Vidare pågår avtalsförhandlingar kring inköp av webbaserad självservice av reseräkningar. Detta ska enligt planeringen införas under 2013. För de personer som efter revisionens påpekande låg mycket högt i sitt flexsaldo har individuella handlingsplaner upprättats för att få ner flexsaldot under det övre flexvärdet med 40 plustimmar. Löneenheten stämmer nu av flexsaldot efter varje månad. Förhandlingschef på personalavdelningen informerar de olika förvaltningarna om vilka medarbetare som under- eller överstiger det tillåtna saldot. Efter samtal görs en bedömning om avvikelsen kan rättas till under kommande månad eller om avdrag ska göras. Enligt siffrorna som tillhandahållits i uppföljningen har den okompenserade övertiden ökat. (Se tabellen nedan). Siffrorna avser både fyllnadstidsarbete och enkel/kvalificerad övertid. Enligt uppgift avser ungefär 65 % av timmarna/summan ersättning för fyllnadstidsarbete och resterande 35 % avser arbete på övertid. Alla förvaltningar Okomp. ötid, tim Okomp. ötid, kr Okomp. ötid, kr inkl PO Total per 31 dec 2011 11 330,36 1 908 165 2 708 640 Total per 31 maj 2012 14 205,24 2 387 364 3 388 863 Löneadministrativ chef menar att ökningen i huvudsak beror på att medarbetare väljer att spara sin övertid i större utsträckning än tidigare. Delårsbokslutet 2012 visar att ökningen planats ut. För att undvika dessa kraftiga svängningar förs en diskussion kring huruvida det ska finnas ett tak för hur många timmar en medarbetare får spara. Det är idag arbetsledaren som ansvarar för att attestera rapporterad övertid samt för att informera arbetstagaren om att anledning till övertid måste anges om det sker vid återkommande tillfällen. Kontroll av rapportering av övertid finns också med som en punkt för stickprov i det internkontrollprogram som är under framtagande. Uppgiftslämnare: Anna Nordén Löneadministrativ chef 2.2. Bedömning Genom att lönefunktionen samlats i en egen enhet med en egen enhetschef bedömer vi att förutsättningarna för att skapa enhetliga och tydliga rutiner har förbättrats. Vidare ser vi det som positivt att ett kvalitetssäkringsarbete påbörjats under våren 2012. Genom att inkludera kontrollmoment för reseräkningar och rapportering av övertid i internkontrollprogrammet bedömer vi att åtgärder vidtagits för att säkerställa att reseräkningar ifylls korrekt samt för att ohälsa och negativa effekter på organisationen pga övertidsarbete motverkas. 3. Granskning av anläggningsregistret Granskningen av kommunens anläggningsregister översändes för kännedom till kommunfullmäktige, barn- och familjenämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, servicenämnden och vård- och omsorgsnämnden. Rapporten översändes till kommunstyrelsen för åtgärder enligt följande: 3
Kommunen bör definiera gränsen för inventarier av ringa värde som kan kostnadsföras direkt och inte bör aktiveras i anläggningsregistret. Regler och riktlinjer angående investeringar och aktiveringar bör dokumenteras. Bland annat bör definitionen av korttidsinventarier och inventarier av mindre värde samt hur man väljer att redovisa anslutningsavgifter och investeringsbidrag ingå. Baserat på granskningen rekommenderar vi att dokumentationen av anläggningsregistret kompletteras med en beskrivning av hur de ursprungliga verifikaten till posterna i anläggningsregistret kan härledas i bokföringen. Vi rekommenderar att ekonomiavdelningen upprättar en dokumentation av rutinerna kring redovisning och aktivering av investeringar som bland annat innehåller ansvarfördelningen mellan ekonomiavdelningen och förvaltningarna. Vi bedömer att det saknas dokumenterade rutiner för inventering av tillgångarna i anläggningsregistret. Vi menar att kontrollen inte är tillräcklig. Kommunen bör regelbundet göra genomgångar att alla upptagna fastigheter och inventarier existerar och tillhör kommunen 3.1. Iakttagelser I kommunstyrelsens svar till revisionen uppgavs att gränser, regler och riktlinjer skulle ses över samt ingå i de ekonomistyrningsprinciper som vid granskningstillfället 2010 var under utarbetning. Kommunfullmäktige beslutade 2010-12-20 21 att anta ekonomiska styrprinciper för mandatperioden 2011-2014. Principerna rör kommunens målstyrning, ekonomistyrningsprocess och uppföljning samt riktlinjer för den redovisningsmodell som samtliga förvaltningar har att följa. Vid uppföljningen har kommunledningskontoret tillhandahållit en dokumenterad rutin för redovisning och aktivering i anläggningsregistret. Inventering av tillgångar i anläggningsregistret ska enligt rutinen genomföras årligen och som stöd till förvaltningarna har kommunledningskontoret upprättat en inventeringslista som förvaltningarna skall fylla i, verifiera, bevittna och förvara brandsäkert. Rutinen har enligt uppgift diskuterats i ekonomgruppen som sammanträder ca 7-8 gånger per år. Vid uppföljningstillfället har ingen inventering genomförts. Enligt uppgift ska inventeringen ske inför bokslut 2012 och bokslutsansvisningarna kommer att innehålla information om hur inventeringen ska genomföras. Uppgiftslämnare: Thomas Nilsson ekonomichef, Anders Vernersson ekonom på kommunledningskontoret. 3.2. Bedömning Genom att de ekonomiska styrprinciperna antagits och rutinen för redovisning och aktivering i anläggningsregistret har dokumenterats bedömer vi att revisionens rekommendationer från 2010 års granskning har beaktats i stor utsträckning. För att säkerställa att principerna och rutinen genererar avsedda effekter bedömer vi det som viktigt att uppföljning av efterlevanden genomförs. 4
4. Granskning av barn- och familjenämndens arbete med åtgärder mot och uppföljning av kränkande särbehandling I granskningen av barn- och familjenämndens arbete med att motverka kränkande särbehandling och främja likabehandling konstaterades att: Det var utifrån ett effektivitetsperspektiv en brist att inte nämnden hade tagit fram gemensamma riktlinjer och rutiner för de olika skolorna. Det fanns exempelvis ingen gemensam mall för likabehandlingsplan. Det fanns heller inget sammanhållet system för ett lärande kring vilka insatser som är de mest effektiva för att motverka mobbning. Det saknades ett system för att fånga best practice. Skolorna arbetade på olika sätt med olika metoder. Det lärande som fanns bestod av de anmälningsärenden som diskuteras i ledningsgruppen. Nämnden följde upp likabehandlingsarbetet. Dock genomfördes ej någon uppföljning av likabehandlingsplanerna, till nämnden redovisades endast de ärenden som gått vidare till Barn- och elevombudet (BEO), Diskrimineringsombudsmannen och Skolinspektionen. Således bedömdes det finnas utrymme för att utveckla nämndens uppföljning. 4.1. Iakttagelser 4.1.1. Delegationsordning Nämnden har delegerat delar av ansvaret kring arbetet mot kränkande behandling och diskriminering enligt delegationsordningen för barn- och familjenämnden, antagen 2012-03- 14. Delegationen rör följande: - Skollagen 6 kap 5 ; Huvudmannens ansvar angående kränkande behandling. Delegerat till respektive chef enligt nämndens anvisningar. - Skollagen 6 kap 6-8 ; Målinriktat arbete mot kränkande behandling. Delegerat till respektive chef enligt nämndens anvisningar. - Skollagen 6 kap 10 ; Skyndsamt utreda vid anmälan om kränkande behandling. Delegerat till chef för grundskoleavdelningen samt chef för förskoleavdelningen enligt nämndens anvisningar. 4.1.2. Uppföljning Genom den nya skollagen som trädde i kraft den1 juli 2011 har likabehandlingsplanen ersatts med en plan mot kränkande behandling och diskriminering (6 kap. 8 Skollagen). Under våren 2012 utkom Skolverket med allmänna råd för arbetet med diskriminering och kränkande behandling och enligt uppgift kommer skolorna i Eslövs kommun att följa denna rekommendation i arbetet med att ta fram planer mot kränkande behandling och diskriminering. Uppföljningen visar att det inte tagits fram någon kommungemensam mall för hur skolornas likabehandlingsplan ska utformas. Barn- och familjenämnden ska dock tillse att planer mot kränkande behandling och diskriminering upprättas samt efterföljs i enlighet med skollagen. Sedan granskningen 2010 har Fridasroskolan och Norrevångsskolan reviderat sina likabehandlingsplaner (augusti 2011 respektive oktober 2011) och de nya planerna är gällande för läsåret 2011/2012. Nämnden tar del av likabehandlingsarbetet genom den årliga uppföljningen av enkätundersökningen Min skolvardag. Alla elever från årskurs tre till och med årskurs nio 5
får besvara denna enkät. Resultaten redovisas klassvis, för varje årskurs, för varje skolenhet samt kommunövergripande. Enligt uppgift följer varje skolenhet upp resultaten, analyserar dessa samt vidtar åtgärder som dokumenteras i plan mot kränkande behandling. Uppföljning, analys och åtgärder för att stärka skolarnas likabehandlingsarbete görs även på huvudmannanivå. Enkäten är enligt uppgift reviderad under 2011. Under höstterminen 2011 presenterades ett mobbnings- och aggressionsindex. Enkätundersökningen för 2012 har ännu inte genomförts. Enligt beslut av barn- och familjenämnden kommer mobbnings- och aggressionsindex inte finnas kvar som värde. Istället kommer elevernas trygghet utgöra ett nyckeltal i undersökningen. Arbetet med likabehandling diskuteras idag inom rektorsgruppen, inom varje skolenhet, personalgrupp, elevhälsogrupp, kuratorsgrupp samt de arbetsgrupper som arbetar med likabehandling, både förebyggande och med eventuella utredningar och åtgärder på respektive skola. Under 2011 och 2012 har totalt 14 ärenden gått till BEO eller Skolinspektionen. Inga ärenden har under perioden gått till Diskrimineringsombudsmannen Uppgiftslämnare: Johan Lundgren Avdelningschef grundskolan, Persson - Kvalitetsstrateg Barn och familj 4.2. Bedömning Vi bedömer att revisionens rekommendationer delvis beaktats. Arbetsgrupperna som arbetar med likabehandling, både förebyggande och med eventuella utredningar och åtgärder bedömer vi som ett viktigt forum för lärandet kring vilka insatser som är de mest effektiva för att motverka mobbning. Huruvida skolornas metoder harmoniserats bedöms inte inom ramarna för denna uppföljning. Vidare ska nämnden enligt uppgift följa upp planerna mot kränkande behandling och diskriminering. Då de nya planerna är gällande för läsåret 2011/2012 har det vid granskningstillfället ej genomförts någon dokumentrad uppföljning. Vidare saknas det en kommungemensam mall för hur planerna ska utformas. 5. Granskning av hanteringen av bygglovsansökningar Den sammanfattande bedömningen i denna granskning var att nämnden ej säkerställde effektivitet i handläggningen av bygglovsärenden på ett tillfredsställande sätt. Bedömningen grundade sig på att det saknades dokumenterade mål och riktlinjer för handläggningen av bygglov. Det genomfördes inte heller strukturerade analyser, i form av kundundersökningar och jämförelser av verksamhetens effektivitet. Utifrån granskningsresultaten upprättade revisionen ett missiv i vilket följande rekommendationer gavs: Ta fram mät- och uppföljningsbara mål för handläggningen av bygglov. Exempelvis skulle nämnden kunna ställa upp mål för handläggningstiden av bygglov. Ta fram riktlinjer för handläggningsprocessen av bygglovsärenden. Bland annat för att få underlag till att effektivisera rutiner och arbetssätt. Se över tolkningsutrymmet i delegationsordningen. Nämnden bör också överväga att lägga till vilka handläggare som är berättigade att sammankalla ett byggsamråd. Dokumentera uppföljningen av mål och den interna kontrollplanen. Exempelvis skulle resultaten från föregående uppföljning kunna redovisas i de nya måldokumenten och de interna kontrollplanerna som tas fram. 6
Genomföra återkommande kundundersökningar. Förslagsvis kan en enkät skickas ut tillsammans med bygglovet. Periodiskt jämföra bygglovsverksamhetens statistik med andra kommuners. Se över möjligheten att inleda samarbete med andra kommuner avseende bygglovsfrågor. Dokumentera rutinerna för hantering av klagomål och säkerställande av rättssäkerhet. Öka antalet kontrollmoment i den interna kontrollplanen. Exempelvis skulle kontrollplanen kunna inkludera kontrollmoment som avgift och genomströmningstid. Öka medarbetarnas involvering i arbetet med den interna kontrollen. Exempelvis genom att medarbetarna får vara med i framtagandet av den interna kontrollplanen och/eller utföra några kontrollmoment. 5.1. Iakttagelser 5.1.1. Mål, måluppfyllelse och interna rutiner för handläggning Ett av stadsbyggnadsavdelningens mål 2011 var Stadsbyggnad uppfyller kraven gällande handläggningstid i nya Plan- och bygglagen (PBL). Målet syftade till att främja företags och privatpersoners nöjdhet med service och handläggningstid. De nyckeltal som låg till grund för bedömningen av måluppfyllelsen var: - Minst 95 % av lov- och anmälningsärenden handläggs inom 10 (+10) veckor. Målet uppfylldes delvis. Vid årets slut uppskattades att cirka 80 % av alla lov- och anmälningsärenden handlagts inom tio veckor från ankomststämpling. I de flesta fall där beslut ej fattats var anledningen att ärenden inte varit kompletta. I några fall var orsaken långa remisstider och i några fall hade bevakning och granskning av kompletteringar ej hunnits med. Beslut om förlängning med ytterligare tio veckor togs inte i något fall. - Minst 80 % av inkomna svar på enkät om handläggning gällande lov och anmälan är nöjd eller bättre under perioden oktober-november 2011. Målet uppfylldes. Dock var svarsfrekvensen låg under mättiden. Under 2012 är målet för stadsbyggnadsavdelningen att Effektivt handlägga bygglov och anmälan. Ett mål som enligt uppgift syftar till att medarbetarna på avdelningen ska uppleva att handläggningen är enkel och effektiv, att medborgare och företag får sina ärenden handlagda snabbt, att arkiveringsrutinerna fungerar samt att arbetet med att ge möjlighet att söka bygglov elektroniskt återupptas. De nyckeltal som kommer ligga till grund för bedömningen av måluppfyllelsen är följande: - Nytt system för hantering och arkivering av bygglovshandlingar i avslutade ärenden ska upphandlas före utgången av 2012. Upphandling ska göras under hösten 2012. - Minst tio samordnande process/metodmöten ska hållas med stadsbyggnadschef, bygglovshandläggare och bygglovsassistent under 2012. - Möjligheten att söka bygglov elektroniskt ska finnas vid utgången av år 2012. Kontakt togs med leverantören under tidig vår. Ingenting tyder på att de kommer att ha en färdig produkt i tid. - Minst 80 % ska uppge nöjd eller bättre på den enkät om handläggningen vid mätning i oktober och november 2012. Enkäten skickas ut kontinuerligt till bygglovssökande och målet förväntas enligt uppgift uppnås 2012. De interna rutinerna för handläggningen av bygglovsärenden har enligt uppgift dokumenterats i form av checklistor för granskning, handläggning och expediering av inkomna ärenden. Vidare uppges att nya dokumentmallar har tagits fram. 7
Inför införandet av nya PBL hade avdelningen enligt uppgift en serie möten i syfte att utveckla nya handläggningssätt för implementering av denna nya lag. Detta uppges ha genererat en ökad samsyn kring handläggningen vilket enligt uppgift bidragit till ökad rättssäkerhet. I samband med detta arbete beslutade nämnden om en ny delegationsordning. Det har dock ej gjorts något förtydligande kring vilka handläggare som är berättigade att sammankalla ett byggsamråd. 5.1.2. Kundundersökningar och jämförelser med andra kommuner I kundenkäten ställs fem frågor rörande handläggningen. Svaren följs upp på arbetsplatsträffar och har enligt uppgift även presenterats för nämnden. Majoriteten av de svarande uppger att de är nöjda. Dock är svarsfrekvensen relativt låg vilket begränsar möjligheterna att dra några övergripande slutsatser. Enligt uppgift finns dokumenterade rutiner för formellt överklagande av bygglov. Klagomål som inkommer skriftligt, per brev eller e-post, samt de svar som tillhandahålls, diarieförs. Vid muntliga synpunkter görs tjänsteanteckning i aktuellt ärende. Förekomsten av klagomål följs kontinuerligt upp på arbetsplatsträffar. Enligt Länsstyrelsens tillsyn under våren 2012 håller handläggningen en hög kvalitet. Dock visar en jämförelse med några av grannkommunerna avseende antal inkomna ärenden, personalresurser (arkitekter, ingenjörer, assistenter) och nedlagd tid att utrymme finns för effektivisering av arbetet. I dagsläget går mycket tid till att ge rådgivning och hjälp till sökande. I samband med granskning av bygglovstaxan har kostnaden för bygglov jämförts med 12 andra kommuner. Jämförelsen visar att kommunerna ligger på någorlunda samma nivå. 5.1.3. Intern kontroll Internkontrollplanen har enligt uppgift diskuterats vid Stadsbyggnadsenhetens arbetsplatsträffar. Medarbetare har på så sätt fått möjlighet att delta vid framtagandet av planen. Internkontrollplanen har dock ej utökats med fler kontrollmoment rörande bygglovsärenden. Uppgiftslämnare: Ingela Lundqvist Förvaltningschef miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen och Anna Lyhagen - Stadsbyggnadschef 5.2. Bedömning Nämnden har tagit fram mät- och uppföljningsbara mål för handläggningen av bygglov på en övergripande nivå. Utvecklingsarbete har även utförts rörande dokumentationen av de interna rutinerna för handläggningsprocessen. Utöver kundnöjdheten visar dock uppföljningen att det ej finns något specifikt nyckeltal för handläggningen av bygglov. Beträffande delegationsordningen bedömer vi att revisionens rekommendationer delvis beaktats. Kundundersökningar är ett viktigt instrument för verksamhetens utveckling. Då svarsfrekvensen uppges vara låg ser vi att det finns behov av att utveckla nuvarande rutiner och upplägg för att få in de sökandes åsikter och kommentarer. Vidare bedömer vi det som positivt att rutinen för hantering av klagomål har dokumenterats. Vi bedömer att revisionens rekommendationer om att genomföra jämförelser med andra kommuner beaktats. Inom ramarna för denna uppföljning görs dock ingen bedömning av hur pass utvecklat samarbetet med andra kommuner angående bygglovsfrågor är. 8
Att inkomna klagomål rutinmässigt behandlas vid arbetsplatsträffarna bedömer vi som mycket positivt. Vi bedömer även att utvecklingsarbete har genomförts när det gäller förankringen av internkontrollplanen hos personalen. Dock har det ej skett någon utökning av antal kontrollmoment rörande bygglovsärenden. Sofie Bredberg Eslövs kommun 12 september 2012 9