Kapacitets- och produktionsstyrning, KPS Lärandelab 5 Vilka är vi? Ingeborg Franzén, Utvecklingschef, Värnamo sjukvårdsområde, Landstinget i Jönköpings län Maria Malmström, Logistiker Qulturum, Landstinget i Jönköpings län Marianne Johansson, Vårdenhetschef, Kirurgkliniken, Värnamo sjukhus, Landstinget i Jönköpings län Oskar Löfgren, Verksamhetschef, Röntgen, Medicinsk diagnostik, Landstinget i Jönköpings län 1
Eftermiddagens erbjudande 13.10-13.50 Inledning om kapacitets- och produktionsstyrning i Jönköpings län 13.50-14.35 Exempel från kirurgmottagningen i Värnamo med gruppdiskussion/interaktion 14.35-15.05 Fika 15.05-15.50 Exempel från Medicinsk Diagnostik med gruppdiskussion/interaktion 15.50-16.00 Sammanfattning och frågor Presentation i rummet Vem är jag och var jobbar jag? 2
Bakgrund 2012 Utveckling av Lägesportalen 2013 Driftsättning av Lägesportalen Uppdrag från Hälso- och sjukvårdsledningen Uppdrag och syfte Implementera gemensam struktur och arbetssätt för KPS i hela länet där behovet är styrande. Ge tydlighet och struktur i planeringsarbetet Möjlighet att bryta ner strategiska mål till operativa mål Öka transparens och samordning mellan yrkesgrupper och verksamheter Bättre arbetsmiljö med klarare uttalade förväntningar Resursoptimering Patienterna får rätt vård i rätt tid 3
Organisation Hälso- och sjukvårdsledningen: Beställare Kapacitetsgruppen: Programgrupp Processgrupp: Processledning Förvaltningsteam: Stöttar klinikerna lokalt i utförande (ex. ekonom/controller, verksamhetsutvecklare, personalkonsult, IT) Klinikens planeringsteam: Utförare av aktiviteter (ex. planerare, schemaläggare, operations-koordinator, bokningsansvarig, ) 4
Tidplan 5
Inget avslut ständigt pågående process Tillgänglighet Framförhållning Bättre arbetsmiljö Kvalitet och Säkerhet Kapacitets- och produktionsstyrning Resurshushållning Möta behovet 6
Ordlista KPS Produktion Produktionsplan Resursplan Kapacitets- och produktionsstyrning Genomförd verksamhet Plan för vad som ska produceras, hur mycket och när Plan där resurserna fördelas för att genomföra produktionsplanen Behovsanalysen är en kvalificerad gissning. Produktionsplanen är en avsiktsförklaring. Källa: Myrna Palmgren / 7
Jämnare produktion Källa: Myrna Palmgren Källa: Myrna Palmgren 8
Förutsättningar för KPS Tydliga ansvarsförhållanden Ett gemensamt IT-stöd (som utvecklar samverkan) ex. mallar och rapporter Information och kommunikation (skapa förståelse och rätt attityder) Behovsanalys, Produktionsplanering, Resursplanering och Bemanningsplanering Ledningens tydlighet, engagemang, och uthållighet 9
Vad tror ni skulle kunna vara de tre viktigaste förutsättningarna för kapacitets- och produktionsstyrning? Purpose vilket är syftet, målet, uppdraget? Patient/kund vilka är patienter/kundgrupperna och deras unika behov? Professions vilka är kompetenserna för att möta patienternas/kundernas behov som leder till att vi når målen? Processes vilka är verksamhetens processer - hur ser processen ut för att nå målen för patient/kund? Pattern hur ser våra mönster/strukturer ut? Värderingar, kultur, organisation, arbetssätt Resultat/data 10
Arbetsgång Steg 1, Definiera mottagningskategorier Mottagningskategori 1 Nybesök Återbesök Mottagningskategori 2 Nybesök Återbesök Mottagningskategori 3 Nybesök Återbesök Arbetsgång Steg 1, Definiera mottagningskategorier Steg 2, Gör en behovsanalys 11
Lägesportalen Webb-applikation för elektiv mottagningsverksamhet som används för att få en överblick av vårdbegäran, väntande, planering, utfall produktion, utebliven produktion, vårdåtagande och diktat. Nås av alla genom intranätet All data, exkl. planerad mottagning, hämtas från Cosmic och ger därför direkt feedback på hur bokningsunderlag fyllts i. Uppdateras dagligen Stöd för planering av mottagningar 12
Behovsanalys 2013 Historik Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Tot Besök 67 861 635 860 96 728 868 597 Tot Nybesök 1 3 273 337 348 252 264 372 Tot Återbesök 66 93 455 531 513 383 333 488 Tot Läkarbesök 56 83 622 764 715 541 516 748 Tot Sjukvårdande behandling 11 13 106 104 146 94 81 112 Köpt vård Väntade Förändringar 0 0 Mottagningskategori 1 56 83 56 86 39 38 56 84 0 0 Nybesök 0 2 1 2 1 0 0 3 Återbesök 56 81 55 84 38 38 56 81 Mottagningskategori 2 11 13 18 13 20 17 10 13 0 0 Nybesök 1 1 0 1 0 0 1 0 Återbesök 10 12 18 12 20 17 9 13 Mottagningskategori 3 0 0 26 32 37 36 55 53 0 0 Nybesök 16 20 20 19 42 38 Återbesök 10 12 17 17 13 15 2013 Antal accepterade remisser Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug % förändring Total 32 0,00% 63 83 68 73 58 59 49 2013 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Snittvärde 0 Väntande >30 dagar 0 80 46 28 35 51 69 81 Mottagningskategori 1 0 0 53 7 6 9 20 26 22 Nybesök 0 0 53 7 6 9 20 26 22 Återbesök 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Mottagningskategori 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Nybesök 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Återbesök 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Mottagningskategori 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Nybesök 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Återbesök 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Uträknat per yrkesgrupp: /År /Vecka Läkarbesök 8043 152 Nybesök 3290 60 Återbesök 4753 91 Sjukvårdande behandling 1826 35 Nybesök 279 5 Återbesök 1547 30 Uträknat per besökstyp: Antal nybesök 3569 66 Antal återbesök 6300 121 /År /Vecka Uträknat års och veckobehov Hist. % Rem. "Ryggs." Köpt v. V.F. 9869 190 <<--- Mottagningskategori 1 666 1,00 22 0 0 688 13 Nybesök 12 1,00 22 0 0 34 1 Återbesök 654 1,00 0 0 0 654 13 Mottagningskategori 2 367 1,00 0 0 0 367 7 Nybesök Återbesök 4 363 1,00 1,00 0 0 0 0 0 0 4 363 0 7 Mottagningskategori 3 573 1,00 0 0 0 573 11 Nybesök 316 1,00 0 0 0 316 6 Återbesök 257 1,00 0 0 0 257 5 Arbetsgång Steg 1, Definiera mottagningskategorier Steg 2, Gör en behovsanalys Steg 3, Definiera resursåtgång Läkare Läkare Läkare Barnmorska Barnmorska Undersköterska Rum Rum kompetens X kompetens Y kompetens Z kompetens X kompetens Y kompetens X utrustning X utrustning Y Mottagningskategori 1 Nybesök 30 30 10 40 Återbesök 30 30 30 15 40 Mottagningskategori 2 Nybesök 30 45 45 15 50 Återbesök 45 30 45 15 50 Mottagningskategori 3 Nybesök 30 30 15 40 Återbesök 30 15 40 13
Arbetsgång Steg 1, Definiera mottagningskategorier Steg 2, Gör en behovsanalys Steg 3, Definiera resursåtgång Steg 4, Simulera produktionsplan baserat på behovet Simulera produktionsplan Antal mottagningar/vecka Behovsanalys Summa Summa per vecka årsbehov prod.plan v1 v2 v3 v4 v5 v6 v7 v8 v9 v10 v11 v12 v13 v14 Mottagningskategori 1 Nybesök 1 52 52 0 0 1 2 2 1 0 1 1 1 1 2 1 1 Återbesök 13 676 676 7 7 15 15 15 15 7 15 15 15 15 15 15 15 Mottagningskategori 2 Nybesök 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Återbesök 7 364 364 3 5 8 8 8 8 5 8 7 7 8 7 8 7 Mottagningskategori 3 Nybesök 6 312 312 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 Återbesök 5 260 260 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Antal minuter/vecka v1 v2 v3 v4 v5 v6 v7 v8 v9 v10 v11 v12 v13 v14 Läkare kompetens X 456 540 810 840 840 810 540 810 810 810 810 840 810 810 Läkare kompetens Y 112 112 256 272 272 256 112 256 256 256 256 272 256 256 Läkare kompetens Z 135 225 360 360 360 360 225 360 315 315 360 315 360 315 Barnmorska kompetens X 480 540 870 870 870 870 540 870 840 840 870 840 870 840 Rum utrustning Y 670 770 1240 1240 1240 1240 770 1240 1190 1190 1240 1190 1240 1190 14
Arbetsgång Steg 1, Definiera mottagningskategorier Steg 2, Gör en behovsanalys Steg 3, Definiera resursåtgång Steg 4, Simulera produktionsplan baserat på behovet Steg 5, Identifiera om kapaciteten matchar behovet och ta fram handlingsplan 15
Kirurgmottagningen i Värnamo Fika 16
Medicinsk Diagnostik Sammanfattning Hur vi arbetar med KPS Förutsättningar för KPS Engagemang från ledningen Information tydlighet, alla måste förstå Överenskommelser & ansvarsområden Metodgång Utdata tillgänglig och kvalitetssäkrad Ständigt pågående Tidskrävande & komplext 17
Några styrningsprinciper som skapar värde Tydliggöra behovet Respektera överenskommelser Arbeta med ständiga förbättringar Förstå & utgå från helhet och sammanhang information/mötesplatser Utjämna Visa resultat och agera Engagerad ledning (attityder & kultur) Standardisera arbetssätt 18
Nästa steg Stötta klinikerna i det fortsatta arbetet och involvera fler kliniker Sprida kunskap och kompetens Säkerställa tillgång till kvalitetssäkrad data Utvärdera och justera 19