sida 1 (9) Allmänt För att undvika felaktiga analysresultat är det viktigt att provtagning, provhantering, provförvaring och transport av prov görs på rätt sätt. Denna utförandebeskrivning beskriver remisshantering, hantering av prov från att det är taget/inlämnat på VC, omhändertagande av prov, och provhantering till det packats och hämtats av transportör. en omfattar de övergripande riktlinjerna för hur prover ska hanteras. Prover som har hanteringsföreskrifter som skiljer sig från detta dokument har information om detta på BoS-etiketten. För provhantering av enskild analys finns information på Akademiska laboratoriets hemsida - SÖK ANALYS. Provlådorna som Akademiska laboratoriet använder följer de krav och anvisningar som finns att läsa i Packa Provet Rätt som kan laddas hem från Folkhälsomyndigheten. Förkortningar som används i detta dokument: AL Akademiska laboratoriet KKF - Klinisk kemi och farmakologi KITM - Klinisk immunologi och transfusionsmedicin. KMB - Klinisk mikrobiologi och vårdhygien KPC - Klinisk patologi KG Klinisk genetik Prover som lämnas in av extern provtagare Alla prover som lämnas till lab ska vara märkta med RoS etikett eller med namn och personnummer. Prover märkta med RoS etiketter Står det KKF längst ner på BoS etiketten kvitteras provet. Blir skärmen röd eller mörkt gul ska beställningen kontrolleras. Röd = antingen ska den skickas från Cosmic eller så är LID-numret redan använt. Mörkt gul = remissen finns men inte analys för den aktuella lidextensionen. Att LID-numret är använt ses lättast i FlexLab/Kemi, om så är fallet sätts den vänstra delen av remisshuvudet på en KKF-remiss och rören märks med etiketter fån pappersremissen. KKF remissen skickas med i provlådan. Kontrollera alltid att etiketterna ser korrekta ut och att de sitter som de ska på rören, skriv ut nya etiketter om de som sitter på rören inte är ok. Prover märkta med namn och personnummer Prover beställda av andra enheter ska medföljas av ett provtagningsunderlag. Öppna remissen i Cosmic och kontrollera att provtagningstiden är korrekt, skicka remissen, skriv ut etiketter och märk provet.
sida 2 (9) Tidsändringar Om det är en KKF beställning och remissen redan är skickad görs ev. tidsändring i FlexLab/Kemi. Om det är en KMB beställning och den redan är skickad skickas etiketthuvudet med korrekt provtagningstid ifylld med proverna till KMB. Om provtagningstiden som finns på BoS etiketterna inte stämmer med korrekt provtagningstid (+/- 1h) ska tidsändring utföras i FlexLab/Kemi på VC-lab. För APT-tid, Troponin och läkemedel måste tidsändring alltid göras oavsett tidsskillnad. Kan tidsändring inte göras skickas etiketthuvudet till KKF med korrekt tid ifyllt. Prover till KMB eller KPC kan inte tidsändras på VC, etiketthuvud med korrekt tid skickas med i lådan. Ändring av analyskoder Är B-Celler klass(pv) beställd och analys ska utföras av KKF ska beställningen ändras till B-celler klassificering. Är beställningen inte skickad - byt analys i Cosmic. Är beställningen skickad gör ett tillägg av bcell i beställningen i FlexLab/Kemi. Är P-CRP beställt ska analys utföras av KKF. Om det är en felbeställning (analys ska utföras direkt) ska crpb läggas till i beställningen. B-CRP besvaras som vanligt. Rapportera ut P-CRP med tseko som resultatersättande text och analyskommentar Se analys B-CRP. Pappersremisser/provtagningsunderlag från andra landsting Kontrollera remissen, det ska finnas kundadress och fullständiga patientuppgifter, någon analys måste vara ikryssad. Fyll i provtagningstid. Provtagningsunderlag/remisser från andra landsting där proverna ska till KKF, använd en KKF- pappersremiss med märkmaterial. Märk utomlänsremissen med en av de små LID-etiketterna från baksidan av KKF remissen. Märk rören med de etiketter från KKFremissen som tillhör respektive analys. Använd de rör som anges på KKF remissen. OBS! KKF-remissen som man tagit märkmaterial från ska kastas, inte medsändas i provlådan. Prover från andra landsting som ska till KMB eller KPC, märk rören med namn och personnummer, kontrollera att korrekt svarsadress finns. Fax-svar Önskas fax-svar på patienter från andra landsting, ska remiss och prov akutmärkas. Faxnummer ska stå på remissen. Kvittering av prov Prover tagna/inlämnade på VC ska kvitteras om det står KKF längs ner på BoS-etiketten. Är samtliga prover tagna från en sparad beställning i Cosmic, dvs. etiketterna skrevs ut vid provtagningen, kan kvittering göras på det 8-siffriga LID numret på RoS-etiketternas huvud.
sida 3 (9) Prover som lämnas in på VC eller prover som tas på patienter som har BoS-etiketter med sig kvitteras rör för rör. Kvittering får aldrig göras efter att proverna lämnat VC, dvs. skickats till Akademiska laboratoriet. KVI programmet visar olika färgkoder som man ska reagera på. Om skärmen vid kvittering: - Behåller sin originalfärg beställningen finns i FlexLab/Kemi - Blir röd beställningen saknas i FlexLab/Kemi - Blir lila beställningen är akut - Blir mörkt gul röret som kvitterades finns inte med i beställningen i FlexLab/Kemi. Sortering av prov Det är viktigt att ha separat hantering av prover som ska analyseras lokalt och prover som ska skickas till Akademiska laboratoriet Efter kvittering ställs de prover som ska centrifugeras i eller vid centrifugen. Se utförandebeskrivning Centrifugering av provrör, Primärvården. Prover som ska skickas till AL utan att centrifugeras ställs direkt i provlådan eller i ett provrörsställ för prover som ska skickas. De prover som ska analyseras lokalt på helblod körs antingen direkt eller ställs i avsett provrörsställ på analysbänken. Även dessa rör är märkta med KKF. Vaggning av prov ska göras inför analys, proverna ska ej övervaggas. Är det flera EDTA-rör(lila propp) i en beställning kontrollera alltid att rör med rätt LID-extension skickas till KKF. Skickas rör med fel LIDextension resulterar det i att provet ej analyseras. EDTA-rör (lila propp) där proppen tagits av måste märkas med den lilla BoS-etiketten över proppen. Detta för att tala om för KKF:s provmottagning att röret inte får gå in i bulken i provroboten. Förvaring av prover inför transport till Akademiska laboratoriet Prov som ska skickas till Klinisk Mikrobiologi Det står KMB längst ner på BoS etiketten på dessa rör. Blodprover förvaras alltid stående i väntan på transport. Serumrör Serumrör (röd eller guldgul propp) förvaras stående tills de har koagulerat och rumstempererats, men ska inom 1 timme förvaras i kylskåp. De behöver ej centrifugeras på vårdcentralen. De kan stå ocentrifugerade även över en helg. Ska vara på mikrobiologen inom 4 dygn. Odlingar och PCR prover Odlingar (ej blododlingar) och PCR prover förvaras i kyl i väntan på transport. Urinodlingar blandas och sugs upp i ett vakuumrör för urinprov. Kylförvaras i väntan på transport. Alla odlingar har en hållbarhetstid på 48 timmar. De kan alltså inte förvaras på VC över helgen.
sida 4 (9) PCR prover har olika hållbarhetstid beroende på vilken typ av virus/bakterie som efterfrågas se SÖK ANALYS Blododlingar Blododlingar förvaras och skickas till lab i rumstemperatur. Prov som ska skickas till Klinisk kemi och farmakologi samt Klinisk Immunologi och Transfusionsmedicin Det står KKF längst ner på BoS etiketten på dessa rör (det gör det även på de rör där analysen ska utföras lokalt). Blodprover förvaras alltid stående i väntan på transport. Proverna ska inte utsättas för solljus. Låt de prover som ska centrifugeras stå i centrifugen i väntan på centrifugering (då är de skyddade från solljus) och ställ dem direkt i provlådan när de är centrifugerade. Provlådan ska stå i kylskåp under dagen. Observera att prover som ska centrifugeras inte får ställas i kyl före centrifugering. PK-prov ska inte kylförvaras. Om ett rör som ska skickas till KKF har öppnats på VC måste det märkas med en etikett som sätts tvärs över proppen, använd den lilla kapilläretiketten som finns på BoS etiketterna till det provet. Använd gärna droppstift när det är möjligt istället för att öppna ett rör. Serum/plasma som ska frysas efter centrifugering förvaras i 20 o C- frys (serum eller plasma ska vara avpipetterat från primärröret). Observera att primärvården inte kan ta prover som ska frysas vid lägre temperaturer eller kylcentrifugeras. Serumrör Serumrör (röd, guldgul eller vit propp) förvaras stående tills de har koagulerat och rumstempererats, ca 30 minuter. Centrifugering ska ske så snart det är möjligt efter att provet koagulerat och rumstempererats, senast inom 4 timmar efter provtagningen. Obs! det finns undantag, detta anges på RoS-etiketten se då SÖK ANALYS. Serum i rör utan gel ska avskiljas från blodkropparna genom pipettering. Överför serumet till ett plaströr med 13 mm diameter. Flytta BoS-etiketten. Prover som ska förvaras på VC över helgen centrifugeras, serum avskiljes och fryses. Plasmarör Mintgrön, grön och mörkblå propp Plasmarör med mintgrön propp kan centrifugeras direkt efter provtagning och ska senast centrifugeras inom 4 timmar. Obs! det finns undantag, detta anges på BoS-etiketten se då SÖK ANALYS. På centrifugerat primärrör (gelrör) utförs allmänkemianalyser upp till 24 timmar efter angiven provtagningstid.
sida 5 (9) Om transporten inte når analyserande lab inom 22 timmar måste plasma hällas av i ett plaströr med 13 mm diameter och förvaras i kylskåp. Flytta BoS-etiketten. Prover som ska förvaras på VC över helgen centrifugeras, plasma avskiljs och förs över till ett plaströr, proppas och fryses. Övriga plasmarör med gröna och mörkblå proppar hanteras olika beroende på vilken analys som ska utföras - se SÖK ANALYS. Ljusblå/gul, ljusblå/vart och ljusblå/vit propp Plasmarör med ljusblå/gul, ljusblå/svart eller ljusbå/vit propp används framförallt till koagulationsanalyser. Dessa prover hanteras olika beroende på vilken analys som ska utföras. Vanligaste analysen är PK. Dessa rör ska förvaras i rumstemperatur. Ska analys utföras på KKF ska röret vara på KKF inom 22 timmar. Kommer inte analys kunna utföras inom 24 timmar ska röret centrifugeras, plasma pipetteras av (pipettera ej av närmare än 1 centimeter från blodkropparna) och frys i 20 o C. Provet skickas fryst i provlåda för frysprover till KKF. Övriga koagulationsanalyser har oftast mycket kortare hållbarhetstid före centrifugering och krav på att plasma fryses, ibland i -70 o C, se SÖK ANALYS. Om provet ska frysas i -70 o C kan det ej tas i primärvården. De koagulationsprover (utöver PK) som kan tas på VC skall centrifugeras i sammanlagt 20 (alternativt 14) minuter. 1. Centrifugera primärröret i 10 minuter i 2000 g alt 7 minuter i 2400 g. 2. Pipettera av plasman till ett plaströr med 13mm i diameter, ta endast plasma som finns >1cm ovanför blodkropparna. 3. Centrifugera plaströret med den avpipetterade plasman ytterligare en gång i 10 alt 7 minuter enligt punkt 1. 4. Pipettera av plasman i nytt plaströr med 13mm i diameter. Var noga med att inga blodkroppar följer med. 5. Flytta med BoS-etiketten så att det rör som innehåller provet som ska analyseras är märkt. 6. Plasman fryses i 20 C. 7. Provet skickas fryst i provlåda för frysprover till KKF. EDTA-rör Analyser som ska utföras på EDTA rör, lila propp, ska oftast analyseras på helblod, EDTA rör ska därför normalt inte centrifugeras. Blodstatus Hållbarheten på ett rör där blodstatus ska analyseras är 24 timmar om provet förvaras i kyl efter att det rumstempererats. Ska analys utföras på KKF ska röret vara på KKF inom 22 timmar. Detta måste man ta hänsyn till när provet tas.
sida 6 (9) B-Celler Är B-Celler begärt och prov inte anländer till KKF inom 7 timmar måste blodutstryk göras. (Görs endast av personal med vana att göra utstryk). Utstryken märks med blyertspenna (personnummer och namn), lägg det i en preparatlåda. Märk preparatlådan med beställningens LID-nummer. Ska även blodstatus analyseras på KKF sätts en gummisnodd runt preparatlåda och provrör. Trombocyter med aggregat-risk För att utesluta att oväntat låga trombocytresultat beror på EDTA påverkan kan trombocyter tas i Citratrör (blå-svart kork). OBS! Beställ endast B-Trombocyter och sätt etiketten på röret. Observera att om blodstatus önskas, ska ett EDTA-rör också tas, detta rör ska vara i en separat beställning med annan provtagningstid än trombocytbeställningen. HbA1c Efter att provet är rumstempererat förvaras röret i kylskåp. Ska vara analyserande lab tillhanda inom 5 dagar. SR-rör Om analysen ska utföras på KKF ska röret märkas med den lilla etiketten längs med röret enligt bilden och streckkodsetiketten skickas med till lab i plastfickan. Provet skickas till KKF provtagningsdagen. I väntan på transport kylförvaras provet Glukos-rör Om analys av glukos ska utföras på KKF ska prov tas i rör med rosa-grå propp. Provet ska nå KKF inom 46 timmar. Dessa rör får aldrig användas för analys av glukos inom primärvården. Kapillära prover Tid innan centrifugering och hanterings/förvaringsföreskrifter motsvarar de för venösa rör. Ett kapillärrör bör alltid stoppas i ett större rör (med kork) för att det lilla röret inte ska komma bort. Den lilla BoS-etiketten ska alltid sitta på kapillärröret, medsänd streckkoden från BoS-etiketten i plastfickan som finns i provlådan. Urinprover Analys av testremsa bör utföras snarast, senast inom 5 timmar om provet förvaras i rumstemperatur, prov kan förvaras i kyl upp till 24 timmar. Om provet skickas till KKF ska urinen blandas och sugas upp i ett vakuumrör för urinprov. Kylförvaras i väntan på transport. Dygnssamlingar ska omhändertas av VC. Volymen ska mätas, begärd mängd (se SÖK ANALYS) överförs till rekommenderat kärl som märks med RoS-etikett. Provtagningstiden på en dygnsmängd är när samlingen påbörjas. Skriv in uppgifter om provtagningstid, volym och samlingstid (stickprov/12h/24h) ev längd och vikt i FlexLab/Kemi.
sida 7 (9) Prover som ska skickas till klinisk patologi Det står KPC längst ner på RoS etiketten på dessa prover Utstryk för gynekologisk cytologi Fixeras omedelbart efter provtagningen i 70% (alt 95%) alkohol i minst 30 minuter. Efter att glasen lufttorkats stoppas de i en transportlåda för objektglas. Bifoga Lista för RoS-etiketter Gynekologisk cytologi indicerad/organiserad cellprovtagning Utstryk övrig cytologi Lufttorka och sätt i transportlåda för objektglas Blod för flödescytometri (immunfenotypning) Använd 6 ml heparinrör (mörkblå kork) Formalinfixerade prover Använd 75 ml plastburk med skruvlock med 40 ml 4% formaldehyd (buffrad) Alla prover förvaras i rumstemperatur. Proverna skickas med nästa transport till KPC. Obs! Prov för flödescytometri måste nå KPC inom 24h efter provtagning Prover som ska skickas till klinisk genetik Följ instruktionerna på remissen om provrör och hantering. Centrifugering av prov Se utförandebeskrivning Centrifugering av provrör, Primärvården. Packning av provlåda Prover ställs i insatsen, plastpåsen försluts med klämman. I varje provlåda som skickas läggs en lapp med uppgift om avsändande vårdcentral, telefonnummer, datum och vilken tur (om man har flera transporter dagligen) samt signatur av den som packat lådan. Denna lapp läggs i plastfickan tillsammans med ev etiketthuvuden, SR etiketter och pappersremisser. Provlådan ska vara klar för avhämtning när budet kommer. Turlista finns på Akademiska laboratoriets hemsida. Provlådan ska stå på en bevakad plats. Enligt AFS 2012:17 ska allt blod hanteras som smittförande. Därför ställs prov med smittrisk/blodsmitta direkt ner i provlådan. Rutiner för provlådor Provlådorna är anpassade efter kraven i Packa Provet Rätt. Det är AL som ansvarar för provlådorna och utbyte av dåliga/orena lådor görs av ALs personal. Vet VC att man har förorenat provlådan (tex urinspill) kan man kassera den själv. Tomma lådor förvaras upp och ned i bärstaplar eller på hyllor. På VC ska det finnas några lådor av varje sort men inget stort lager. Transportörerna ansvarar för att det finns provlådor på VC. Har man brist på provlådor kontaktar man Landstingsservice, yttre transport för att få fler.
sida 8 (9) Hantering av kylklampar till provtransporterna Kylklampen till KMB:s provlåda ska frysas minst 24 timmar i < 20 C innan användning. Kylklamparna till KKF:s provlåda för frysprover ska frysas minst 48 timmar i < 20 C innan användning. KMB Prover ställs i provlådan, rör som är för långa läggs i för dessa rör avsett fack i insatsen. Provlådan förvaras i kylskåp, prover stoppas i lådan efter att de har rumstempererats. Det är ok att ställa ocentrifugerade röda rör i lådan. En kylklamp läggs överst i lådan när lådan ska skickas. Obs! Blododlingar förvaras i rumstemperatur och skickas i provlåda utan kylklamp. KKF I denna provlåda packas alla prover till KKF, KITM och Klinisk genetik. Är det ett akut prov i provlådan märk provlådan med en lapp, ta lappen akut från en KKF pappersremiss, sätt akutmarkeringen så att den syns när lådan står i en bärstapel (framtill på provlådan). Proverna ska skickas i rumstemperatur. Frysta prover får inte tina på väg till KKF, de skickas i avsett fryskärl. De frysta proverna läggs i plastpåsen med absorbent och läggs mellan de frysta kylklamparna så att proverna har kylklampar på varsin sida. Fryskärl för endast två prover ska inte längre användas. KPC Till KPC finns två typer av provlådor, en hög och en låg. Den höga lådan är avsedd för prover som fixerats i formalin, inga andra prover får stoppas i dessa lådor. Utstryk förstörs av formalin. Den låga lådan är avsedd för övriga prover till KPC. Proverna ska skickas i rumstemperatur. Övrigt Avvikelse i MedControl skall alltid skrivas när det finns prover kvar i lådor som inkommer till VC. Kontrollera om lappen med datum, signatur mm ligger kvar i lådan när den öppnas. Utöver avvikelse som skrivs så ska alltid Laboratoriesamordnare kontaktas, Prov som fortfarande är ok att analyseras skickas så snart som möjligt till AL, med information att röret hittats i låda som kommit i retur från AL. Hänvisningar Transport av prov från Primärvården inom LUL, AL 12471 Centrifugering av provrör, Primärvården, AL 7931
sida 9 (9) Dokumenthistorik Version Orsak/ändring Senast ändrad av 1 Nytt dokument Kicki Palmberg 2 Korrigering av förkortning av Klinisk patologi Rättelse av centrifugering koagulation Komplettering av information kring frysta prover - ny låda Rättelse av hållbarhet PTH 3 Korrigering av ändrade proppfärger och förtydligande av korrekta lådor för frysta prover till KKF. Märkning av prover där proppen varit av är beskriven. Ny hantering av prover där remissen redan är använd. Kicki Palmberg Kicki Palmberg