Rapportering till Collectum Tjänstepensionen ITP kompletterar det pensionsskydd vi har genom den allmänna försäkringen och bygger på ett avtal mellan Svenskt Näringsliv och PTK. Parterna enades om ett nytt ITP-avtal som började gälla den 1 juli 2007. För mer information om ITP-avtalet och regler för rapportering www.collectum.se Arbetsgivare som har kollektivavtal, antingen genom medlemskap i Svenskt Näringsliv eller annan arbetsgivarorganisation eller genom hängavtal med något PTK-förbund, ska teckna ITP och även tjänstegrupplivförsäkringen (TGL) för sina tjänstemän. ITP-avtalet innehåller två delar: ITP 1 med premiebestämd ålderspension som gäller för tjänstemän födda 1979 eller senare. ITP 2 med förmånsbestämd ålderspension som gäller för tjänstemän födda 1978 eller tidigare. ITP 1 kan gälla för samtliga tjänstemän oavsett ålder om arbetsgivaren har fått ett godkännande att enbart tillämpa ITP 1. Anställd som omfattas av ITP2 och som är en Tiotaggare dvs. har en årslön som överstiger tio inkomstbasbelopp kan även välja ITP1 för hela lönen eller ITP2 för delar av lönen + alternativ ITP i annat bolag. Anmälan sker via blankett till Collectum och ingår ej i rapporteringsfil. För att rapportera pensionsförmedlande krävs ett avtal med Collectum. Innan du skickar din första fil till Collectum ska du beställa en avstämningsfil från Collectum och kontrollera att det är samstämmiga uppgifter, hos Collectum och i löneprogrammet. Rätta upp eventuella fel i både löneprogrammet och via Collectums Internetkontor. Följande försäkringshändelser kan du anmäla via fil i löneprogrammet. Nyanmälan Löneändring Avanmälan Flytt av anställda (inom koncern) För anställda med ITP1 ska utbetald bruttolön rapporteras varje månad. För anställda med ITP2 rapporteras årslön när det är en förändring, t ex vid löneändring. Rapportering till Collectum I löneprogrammet kan du för varje utbetalningsmånad ta fram en rapport och en fil som innehåller de försäkringsändringar som du vill rapportera för dina anställda. Funktionen hittar du under menyn Rapporter Diverse Rapportering till Collectum. 1
Löneutbetalningsmånad Välj för vilken utbetalningsmånad som du vill rapportera till Collectum. Du kan enbart välja att rapportera för utbetalningsmånader som infaller inom inkomståret. Detta krävs för att anställda ska komma med i rapportering för den utbetalningsmånad som du väljer: Under menyn Arkiv - Inställningar - Allmänt ska ITP-Identifikation anges samt om företaget kommer att rapportera Flytt av anställda inom koncern. Valt ITP-avtal, ITP1 eller ITP2 i registret Anställda. Sparade försäkringsändringar i ITP-historiken eller ändringar på Personliga lönefält sparade i Personalhistoriken inom vald utbetalningsmånad. Löneutbetalningar i Historiken som infaller inom vald utbetalningsmånad. Detaljerad information om inställningarna som krävs för att kunna ta ut rapporten hittar du på, Rapportering till Collectum. Inkludera även retroaktiva händelser som registrerats under den valda månaden Har du sparat försäkringsändringar till ITP-historiken eller till Personalhistoriken och dessa har ändringsdatum som infaller inom vald utbetalningsmånad kan du inkludera retroaktiva försäkringsändringar t ex retroaktiv lönehöjning. 2
Försäkringsändringar som du kan rapportera retroaktivt: Nyanmälan Löneändring Avanmälan Flytt inom koncern OBS! Om du ska rapportera löneändring retroaktivt och det finns mellanliggande löneändringar ska även dessa justeras utifrån den nya löneändringen (om även dessa ska omfattas). Finns det mellanliggande löneändringar måste dessa rapporteras manuellt via Collectums Internetkontor. Urval av anställda Vid urval av anställda på Anställningsnummer visar urvalet alla anställda som har ITP-avtal ITP1 eller ITP2. Sortering Väj om du vill att anställda ska sorteras efter namn eller personnummer på rapporten. Pensionsförmedlande lön ITP 1 Ange lönearter som ska ingå i rapportering av pensionsförmedlande lön för ITP-avtal ITP1, tänk på att även avdragslönearter ska ingå t.ex. tjänstledighet, sjukavdrag, löneavstående m.m. Löneprogrammet summerar alla löneutbetalningar i vald Utbetalningsmånad som skett för respektive anställd. Har bruttolön betalats ut efter att det skickats en Avanmälan kommer utbetalningen med i rapporteringen. Om en anställd ITP1 inte har fått någon lön utbetald bruttolön under rapporteringsmånaden så redovisas 0 kr som utbetald bruttolön. Har anställd en negativ bruttolön en månad ska detta justeras mot en framtida lön alternativt korrigeras mot en retroaktiv lön. När en anställd har en negativ bruttolön blir det en * vid namnet och ett textmeddelande längst ner på rapporten. * Dessa rader kommer inte med i filen till Collectum eftersom de innehåller en negativ bruttolön. OBS! Löneprogrammet känner inte av om det tidigare månader finns en negativ bruttolön på en anställd och därför måste du rapportera anställd manuellt till Collectum den månad som du vill justera lönen. Pensionsförmedlande lön ITP 2 För anställda som omfattas av ITP2 sker rapportering av årslön vid nyanmälan och vid ändrad lön. För att beräkna en årslön multipliceras avtalad månadslön med 12,2 (branschavvikelse kan förekomma) för att inkludera semestertillägget. Talet 12,2 används oavsett när på året en årslön ska beräknas och löneändringen ska rapporteras. I fältet Årslönefaktor anger du faktor som du vill använda för att beräkna årslön. 3
Beräkning av årslön Vid beräkning av årslön används belopp som kommer från de Personliga lönefälten (P1 Faktisk månadslön, P3 Timlön, P8 Arbetstid/vecka), löneavstående, grad av arbetsoförmåga som är sparat i Personalhistoriken/ITP-historiken samt utbetalningshistorik. Om en anställd har timlön beräknas årslön enligt följande: P3 Timlön * P8 Arbetstid/vecka * 52 veckor Vid beräkning av årslön används i första hand belopp i P1 Faktisk månadslön. Arbetsoförmåga vid Nyanmälan En anställd som vid nyanmälningstillfället hade en grad av arbetsoförmåga och som antingen blir fullt arbetsför eller att graden av arbetsoförmåga minskar så ska ny årslön beräknas och ingå i filen. Anställd var fullt arbetsför vid nyanmälningstillfället Om en anställd var fullt arbetsför vid nyanmälningstillfället och senare får en grad av arbetsoförmåga ska sjukanmälan skickas via blankett till Collectum eller Internetkontoret. Får den anställde en löneändring eller om arbetsoförmågan ändras är det speciella regler som gäller vid beräkning av årslön. Läs mer vilka regler som gäller på www.collectum.se och rapportera vid behov uppgifter till Collectum via Internetkontoret. Ändrar du graden av arbetsoförmåga och/eller att det är en löneändring kommer en ny årslön att beräknas och komma på rapport och i fil. Löneartsurval Om årslön även ska inkludera utbetalningshistorik, t ex rörliga lönedelar ska lönearter för dessa ersättningar och förmåner anges för att ingå i beräkningsunderlaget. Naturaförmåner i form av fri kost och bostad Utbetalningshistorik som finns inom vald utbetalningsmånad multipliceras med 12 månader. Regelbundet återkommande skiftarbete, förskjutande arbetstid, jourtid och beredskapstjänst (ev inkl utbetalt semestertillägg) samt restidsersättning (utbetalt föregående år) Totala summan av all utbetalningshistorik som finns i föregående inkomstår. 4
Rörlig inkomst t ex provision, tantiem o bonus (ev inkl utbetalt semestertillägg) Rörlig lön ska baseras på en genomsnittlig rörlig inkomst av de tre föregående inkomståren. Har den anställde inte arbetat i tre år eller bara haft en rörlig lön i ett eller två år? Programmet beräknar då en genomsnittlig rörlig lön utifrån Svenskt Näringslivs och PTK:s rekommendation. Se nedan: Första året ska den rörliga lönedelen (inklusive semesterersättning) uppskattas och anmälas som en genomsnittlig månadslön multiplicerad med 12. Andra året ska den faktiska utbetalningen av rörliga lönedelar för första året anmälas som en genomsnittlig månadslön multiplicerad med 12. Tredje året ska den faktiska utbetalningen av rörliga lönedelar för år 1 och 2 anmälas som en genomsnittlig månadslön (ett genomsnitt av 24 månader) multiplicerad med 12. Fjärde året beräknas ett genomsnitt av tre års faktiska utbetalningar på motsvarande sätt. Kommande år beräknas fortsättningsvis ett genomsnitt av de tre senaste årens faktiska utbetalningar. Beskrivning av hur rörlig lön uppskattas i löneprogrammet när 3 föregående inkomstår saknas Rapportering år 1 Första anställningsåret för anställd. Det sker en uppskattning av rörlig lön (måste finnas en utbetalning i historiken). Det beräknas en genomsnittlig månadslön som sedan räknas upp till en årslön. För att kunna beräkna en genomsnittlig månadslön hämtar beräkningen: Antal månader som det är mellan anställningsdatum t o m vald utbetalningsmånad. Summa utbetald lön utbetald från och med anställningsdatum till och med vald utbetalningsmånad. Utbetald lön/antal månader * 12 mån = uppskattad rörlig årslön + ev uppräkning 13% Rapportering år 2 Andra anställningsåret för den anställde. Det finns 1 föregående inkomstår. Rörlig lön baseras på utbetald lön år 1. Det beräknas en genomsnittlig månadslön som sedan räknas upp till en årslön. För att kunna beräkna en genomsnittlig månadslön hämtar beräkningen: Antal månader som det är mellan anställningsdatum t o m 1231 föregående år. Summa utbetald lön år 1 (föregående inkomstår) Utbetald lön/antal månader * 12 mån = uppskattad rörlig årslön + ev uppräkning 13% Rapportering år 3 Tredje anställningsåret för anställd. Det finns 2 föregående inkomstår. Rörlig lön baseras på utbetald rörlig lön år 1 och 2. Det beräknas en genomsnittlig månadslön som sedan räknas upp till en årslön. 5
För att kunna beräkna en genomsnittlig månadslön hämtar beräkningen: Antal månader som det är mellan anställningsdatum t o m 1231 föregående år. Summa utbetald rörlig lön år 1 och år 2. Utbetald lön/antal månader * 12 mån = uppskattad rörlig årslön + ev. 13% År 4 och tidigare Fjärde anställningsåret för anställd. Det finns 3 föregående inkomstår eller fler. Rörlig lön baseras på utbetald lön år 1, år 2 och år 3. Vid beräkning av rörlig lön hämtas: Antal månader som det är mellan anställningsdatum t o m 1231 föregående år. Summa utbetald rörlig lön år 1, år 2 och år 3. Utbetald lön/antal månader * 12 mån = uppskattad rörlig årslön + ev. uppräkning 13% Automatisk uppräkning av rörlig inkomst med semestertillägg 13% Markera om du vill att rörlig inkomst ska räknas upp med 13% avseende semestertillägg. Löneavstående/löneväxling anmäl två årslöner (lönen både före och efter avståendet) Om en anställd har ett löneavstående ska den reducerade årslönen anmälas till Collectum. Är ett löneavstående ifyllt på fliken Collectum i anställdaregistret kommer den anställdes årslön att reduceras vid rapportering till Collectum. Om arbetsgivaren vill kompensera den anställde för premiebortfallet som avståendet innebär, kan ni rapportera två årslöner till Collectum, lönen både före och efter avståendet. På så sätt kan den anställde tillgodogöra sig ålderspension och familjepension som beräknas på den högre lönen. Vill ni rapportera två årslöner för anställda med löneavstående ifyllt ska du markera Löneavstående/löneväxling anmäl två årslöner (lönen både före och efter avståendet). På rapporten visas bruttolön före avståendet och lön efter avståendet. Om enbart en årslön rapporteras när det finns löneavstående visas samma lön i båda kolumnerna. Skapa löneändring för samtliga med ITP2 Om du vill kan du ta fram en rapport och fil med löneändring för samtliga anställda med ITP2 utan att det skett någon försäkringsändring, t ex för anställda som har rörlig inkomst och och som du vill rapportera ny årslön för vid nytt inkomstår. 6
Ange till vilken sökväg som du vill spara filen som du ska rapportera till Collectum. Filnamn: Företagets namn_datum då filen sparades ITP.XML t ex Övningsföretaget_20130228_ITP.XML Rapport - Rapportering till Collectum Rapporten som du får består av fyra delar och utifrån vilka försäkringsändringar som finns registrerade under månaden visas olika delar. Längst ner på rapporten ser du till vilken sökväg som du sparat filen. 1. Underlag för nyanmälan till ITP 2. Underlag för anmälan om kontant utbetald bruttolön och ändrad årslön 3. Underlag för anmälan av flytt av anställda inom koncern (två olika varianter beroende på om företaget hanterar nya anställningar eller avslutade anställningar) 4. Underlag för avanmälan (avslutad anställning/tjänstledighet) Underlag för anmälan om kontant utbetald bruttolön och ändrad årslön. 7
Underlag för anmälan av flytt av anställda inom koncern (två olika varianter beroende på om företaget hanterar nya anställningar eller avslutade anställningar). Underlag för avanmälan (avslutad anställning/tjänstledighet) 8