Utvecklingssamtal våren 2014 Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 1
Agenda Varför utvecklingssamtal Utvecklingssamtal under förändringsprocesser Nya utvecklingssamtalsblanketter Samtalsteknik & övningar Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 2
28. Min chef för ett individuellt utvecklingssamtal med mig minst en gång om året. (1 = Helt av annan åsikt, 5 = Helt av samma åsikt) 100% 80% 60% 59% 40% 35% 20% 7% 13% 4% 10% 7% 17% 17% 18% 7% 8% 0% 1 2 3 4 5 Vet inte ÖP (Medelvärde: 4.252, Spridning: 1.203) (Svar: 229) UP (Medelvärde: 3.549, Spridning: 1.434) (Svar: 295)
29. Jag upplever att utvecklingssamtalen är nyttiga. (1 = Helt av annan åsikt, 5 = Helt av samma åsikt) 100% 80% 60% 40% 29% 28% 20% 9% 11% 11% 12% 17% 22% 19% 22% 6% 13% 0% 1 2 3 4 5 Vet inte ÖP (Medelvärde: 3.597, Spridning: 1.279) (Svar: 229) UP (Medelvärde: 3.348, Spridning: 1.334) (Svar: 295)
23. Jag får tillräckligt med respons av min chef (1 = Helt av annan åsikt, 5 = Helt av samma åsikt) 100% 80% 60% 40% 20% 0% 8% 32% 34% 28% 22% 19% 20% 14% 11% 6% 2% 4% 1 2 3 4 5 Vet inte ÖP (Medelvärde: 3.607, Spridning: 1.241) (Svar: 228) UP (Medelvärde: 3.505, Spridning: 1.156) (Svar: 294)
27. Min chef förvissar sig om att mitt arbete har tydligt uppställda mål (1 = Helt av annan åsikt, 5 = Helt av samma åsikt) 100% 80% 60% 40% 20% 7% 7% 12% 14% 26% 24% 31% 30% 18% 19% 6% 8% 0% 1 2 3 4 5 Vet inte ÖP (Medelvärde: 3.439, Spridning: 1.152) (Svar: 226) UP (Medelvärde: 3.425, Spridning: 1.18) (Svar: 295)
Varför utvecklingssamtal? Intressanta arbetsuppgifter och hur de utförs Inflytande på hur arbetsuppgifter ska utföras Meningsfulla arbetsuppgifter Arbetsprocesser och verktyg i skick Kunskaper och färdigheter Avdelningen / Enheten Ennova European Employee Index (2010) Vardagen Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 7
Varför utvecklingssamtal? Medarbetare som haft ett bra utvecklingssamtal känner markant större arbetsglädje och är betydligt mer engagerade sitt arbete än övriga medarbetare Företag med engagerade medarbetare har 12-18 % bättre produktivitet Engagerade medarbetare har i regel 22-27% mindre sjukfrånvaro Ennova European Employee Index (2010) Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 8
Arbetsglädje Arbetsglädje och utvecklingssamtal Vad har dessa med varandra att göra? Inflytande på hur arbetsuppgifter ska utföras Meningsfulla arbetsuppgifter Arbetsprocesser och verktyg i skick Kunskaper och färdigheter Avdelningen / Enheten Ett bra utvecklingssamtal Klargör chefens och medarbetarens förväntningar på varandra Medarbetaren presenteras vilka mål som hon förväntas infria Enhetens roll i helheten, vad man själv förväntas bidra med, dvs. den egna rollen. Feedback på egen prestation. Ger en bild av hur detta bidrag värdesätts i organisationen, biten i pusslet Tydliggör förutsättningarna för att uppnå det som krävs arbetssätt, processer och kompetens Ger verktyg och förståelse för vad vi kan göra för att stärka kollektivet Ger ledningen värdefulla tankar om utveckling Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 9
Om vi bara samtalar för att vi måste...? Ennova European Employee Index (2010) Framgångsrika utvecklingssamtal är ett verktyg för individ- och verksamhetsutveckling Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 10
Varför alltså utvecklingssamtal? Det handlar om att stämma av, ge återkoppling och att diskutera mål, verksamhet och framtiden För verksamhetens och dess utvecklings skull För att få bättre helhetsbild och överblick, över eget och andras arbete För att kunna ge och kunna få feedback på eget arbete och den egna rollen För medarbetarnas egen utveckling i jobbet För teamets och gemenskapens skull För arbetstrivsel och en bättre arbetsmiljö För chefens egen skull, för att bli bättre som chef och ledare För resultatet och för att arbeta bra / lyckas bra med förändring Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 11
Utvecklingssamtal och förändring Förändring skapar i regel osäkerhet John Kotter om förändring: 1. Skapa en känsla av att förändringen är nödvändig 2. Leda förändringen 3. Skapade en vision och en strategi för framtiden 4. Kommunicera effektivt 5. Uppmuntrade människor att delta och agera 6. Uppmärksamma framsteg på vägen 7. Inte ge upp trots motgångar på vägen 8. Förankra det nya och skapa en ny kultur Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 12
Utvecklingssamtal med tanke på förändring finns det en koppling? John Kotter om förändring: 1. Skapa en känsla av att förändringen är nödvändig 2. Leda förändringen 3. Skapade en vision och en strategi för framtiden 4. Kommunicera effektivt 5. Uppmuntrade människor att delta och agera 6. Uppmärksamma framsteg på vägen 7. Inte ge upp trots motgångar på vägen 8. Förankra det nya och skapa en ny kultur Ett bra utvecklingssamtal Klargör chefens och medarbetarens förväntningar på varandra Medarbetaren presenteras vilka mål som hon förväntas infria Enhetens roll i helheten, vad man själv förväntas bidra med, dvs. den egna rollen. Feedback på egen prestation. Ger en bild av hur detta bidrag värdesätts i organisationen, biten i pusslet Tydliggör förutsättningarna för att uppnå det som krävs arbetssätt, processer och kompetens Ger verktyg och förståelse för vad vi kan göra för att stärka kollektivet Ger ledningen värdefulla tankar om utveckling Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 13
Utvecklingssamtal i förändring Ökar förståelse av helhetsbild Hur den egna enheten passar in i helheten Hur den egna rollen passar in i enheten De egna arbetsuppgifterna De egna kompetensbehoven Hur medarbetaren själv ser sig i nya rollen / uppgiften Öppnar våra egna ögon för nytt Minskar på osäkerheten Framgångsrika utvecklingssamtal är ett verktyg för individ- och verksamhetsutveckling Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 14
Utvecklingssamtal och feedback... Study finds that basically every single person hates performance reviews Performance appraisal satisfaction: The role of feedback and goal orientation. Culbertson, Satoris S.; Henning, Jaime B.; Payne, Stephanie C. Journal of Personnel Psychology, Vol 12(4), 2013, 189-195. doi: 10.1027/1866-5888/a000096 Åbo Akademi Domkyrkotorget 3 20500 Åbo 25.4.2014 15
Blanketterna för utvecklingssamtal Tillbakablick, nulägesanalys och framåtblick Arbetsuppgifterna Prestationen Samarbetet Nya mål Arbetshälsan Vad är innehållsmässigt annorlunda än tidigare Fokus på både verksamheten och individen Uppföljning av universitetspedagogiska studier (lärare och forskare) Diskussion om pensionsplaner Kompetensutvecklingsplan Fyra olika blanketter för fyra olika personalgrupper Doktorander Lärare och forskare Teknisk och administrativ personal Chefer Ifyllbara elektroniskt, möjligt att spara. Om du vill skriva ut blanketten, välj Advanced och Print as Image
Blanketterna för utvecklingssamtal Tillbakablick, nulägesanalys och framåtblick Fyra olika blanketter för fyra olika personalgrupper Doktorander Lärare och forskare Teknisk och administrativ personal Chefer Vad är innehållsmässigt annorlunda än tidigare Fokus på både verksamheten och individen Uppföljning av universitetspedagogiska studier (lärare och forskare) Diskussion om pensionsplaner Kompetensutvecklingsplan (lämna in önskemål till personalutbildning@abo.fi) Ifyllbara elektroniskt, möjligt att spara. Om du vill skriva ut blanketten, välj Advanced och Print as Image
Förberedelser inför utvecklingssamtal Reservera tillräckligt med tid, ett ostört rum och aktivera ljudlöst läge både på mobilen och bordstelefonen Fundera på vad som är viktigt att ta upp till diskussion Bekanta dig med den aktuella arbetsbeskrivningen (arbetsplanen) Om att komma i rätt sinnesstämning Om att skapa kontakt och tillit
Samtalsteknik om att vara lyhörd och tydlig Fem grundläggande saker att tänka på: Lyssna aktivt Våga fråga Visa medkänsla Var klar över syftet med samtalet Låt medarbetaren tala Vad bör man inte göra? Gäspa Titta på klockan Titta på folk runt om kring Avbryta för något som inte hör till diskussionen Försöka hitta egna lösningar på den andres problem
...samtalsteknik om att vara lyhörd och tydlig Lyssna för att förstå den andras perspektiv Tänk på kroppsspråket Uppmuntra den som talar genom att nicka, le mm. Upprepa de sista orden... du sa att det är irriterande då... Be om förtydligande... förstod jag dig rätt, då jag hörde att du sa... eller: Hur menar du? Förändringar i tonläget eller sänkt röst hos den du talar med kan vara tecken på flera saker tex. att personen är osäker, trött, inte vill att nån annan ska höra
...samtalsteknik om att vara lyhörd och tydlig Var stödjande, utvecklande och beredd att sätta gränser vid behov Sänd rätt signaler Ge återkoppling Påverka det känslomässiga klimatet (Rantanen 2013, Vaikuta tunteisiin!) exempel på situationer då sk. svåra samtal kan bli aktuella: dålig arbetsmotivation dålig arbetsprestation besvärlig personlighet besvärlig livssituation missbruk Innan du tar svåra saker till tals tänk på: Hör det till ditt ansvar som chef? Behöver du expertstöd? Borde du konsultera någon på förhand (HR/hälsovården)? Vet du vilka lagar, regler och praxis som gäller
NVC - ett sätt att kommunicera, att ge feedback NVC sättet att kommunicera är uppbyggd i fyra steg: vad vi observerar (fakta), vad vi känner, vad vi behöver vad vi önskar Observation fakta utan värderingar eller tolkningar: Tex: Då du förra veckan förklarade hur man tar rapporter från HR åt Maria Du har varit sen till alla möten denna månad Känsla vilka eller vilken känsla väcker observationen i dig? så kände jag mig så stolt och nöjd......eller ilska, irritation, frustration etc. Behov Varje känsla signalerar ett behov. Red ut vilket behov i dig som inte är tillgodosett eller hotat eller vilka som är tillgodosedda för att du gav dig tid att hjälpa en kollega......för jag vill att vi ska kunna arbeta effektivt och starta behandlingen av ärenden genast då mötet inleds Önskan vad du kan göra för att tillgodose dina behov här & nu? (formulera ett konkret önskemål) därför vill jag att du ska reflektera över vad jag just sagt
Avslutning och uppföljning Avrunda redan en stund innan ni ska avsluta samtalet genom att sammanfatta det viktigaste under diskussionen Gör en avstämning så att ni vet att ni båda går från samtalet med samma uppfattning om vad som sagts Kom överens om en uppföljning (som inte behöver eller ska vara lika omfattande som utvecklingssamtalet, men ändå är ett sätt att signalera att utvecklingssamtalen är viktiga, att du som chef bryr dig).