HANDLINGSPLAN 2016 2018 OCH VERKSAMHETSPLAN 2016 Gemensamma förvaltningen DATUM: 2015-10-30 BESLUTAD AV: Universitetsdirektören KONTAKTPERSON: Johan Johansson
GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN Mål 1 för 2016 2018 Gemensamma förvaltningen skapar goda förutsättningar för att Vision 2020 uppnås genom att stödja universitetsledningens, fakulteternas, institutionernas och de nationella enheternas prioriteringar och mål. Utarbeta en strategisk lokalförsörjningsplan Fullfölja implementeringen av IT-strategin Öka beståndet av bostäder till internationella studenter, gästforskare och andra internationella rekryteringar Bistå i arbetet med att implementera den strategiska satsningen UGOT Challenges Utvärdera effekterna av strategiska forskningssatsningar och resursfördelningssystem avseende forskningens kvalitet och genomslag Utveckla stödet till samarbeten i regionen med fokus på Chalmers, Göteborgs stad och Västra Götalandsregionen Utarbeta principer för att öka dynamiken i fakulteternas utbildningsuppdrag inför 2017 med målsättning att göra inaktiva helårsstudenter till aktiva helårsstudenter Utveckla och tillhandahålla nya chefs- och ledarutbildningar samt medarbetarutbildning Mål 2 för 2016 2018 Gemensamma förvaltningen är en attraktiv och sammanhållen arbetsplats som kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö och en ändamålsenlig organisation med aktiva ledare och initiativtagande medarbetare som har en helhetssyn på sitt uppdrag. Utveckla systematiken för arbetsmiljöfrågor med särskild prioritering på förändringar inom förvaltningen Utveckla de gemensamma kanalerna för internkommunikation Följa upp resultat av arbetsmiljöbarometern och genomföra aktiviteter med syfte att förbättra arbetsmiljön på Gemensamma förvaltningen. Genomföra aktiviteter med chefer och arbetsmiljöombud (områdenas arbetsmiljö- och likabehandlingsgrupper) med syfte att stärka Gemensamma förvaltningen som en attraktiv och sammanhållen arbetsplats med en inspirerande arbetsmiljö Genomföra kompetenshöjande aktiviteter för att öka kunskapen kring jämställdhet och likabehandling 2 (5)
Mål 3 för 2016 2018 Gemensamma förvaltningen erbjuder ett verksamhetsanpassat stöd som bidrar till att utveckla internationellt ledande forskningsmiljöer och en grund- och forskarutbildning som kännetecknas av hög vetenskaplig och konstnärlig kvalitet och pedagogisk excellens. Se över Gemensamma förvaltningens strategiska och operativa mötesfora i syfte att utveckla formerna för dialog med verksamheten Förstärkt stöd till infrastruktur för forskning och utbildning genom förstärkt verksamhetsnärvaro Bistå i arbetet med att ta fram en plan för långsiktigt finansiering av forskning och forskningsinfrastruktur Öka kunskapen kring universitetets forskningsinfrastruktur samt den nationella samordningen Utveckla stödet till studenters idéer för nyttiggörande av forskningsbaserad kunskap Vidareutveckla stödet i internationaliseringsfrågor via samordningsgrupp och utbyggd webbplats på Medarbetarportalen Utveckla den universitetsgemensamma kommunikationen som vänder sig till studenter med prioritering på digital närvaro och sociala medier Utreda grundutbildningsuppdraget avseende bland annat konstnärliga utbildningsplatser och riktlinjer för det samlade anslagssparandet Utveckla och genomföra en utbildning för forskningsledare Bevaka diskussioner på nationell nivå angående oredlighetsinstitutet och på vilken nivå utredning av oredligheter i forskning bör hanteras Mål 4 för 2016 2018 Gemensamma förvaltningens interna kvalitetsarbete säkerställer en både flexibel och långsiktig utveckling av verksamheten som skapar en tydlighet kring vilka arbetsuppgifter som ingår i uppdraget och en stark samsyn kring utbud och leverans. Utvärdera genomförda enhetsaudits och utarbeta en plan för fortsatt arbete Genomföra en enkätundersökning för att följa upp synen på den service och kvalitet som Gemensamma förvaltningen tillhandahåller Implementera sourcingstrategin för infrastrukturtjänster Se över och utveckla strukturer och arbetssätt för effekthemtagning av projektresultat 3 (5)
Mål 5 för 2016 2018 Gemensamma förvaltningens bistår fakulteterna och institutionerna med relevanta och kostnadseffektiva servicetjänster samt expertkunskap och samordning i det vardagliga administrativa arbetet och inom särskilt utpekade områden. Implementera arbetssättet Enkla vägar in för stöd och service genom att ha tydliga kontaktvägar och webb samt fortsätta att utveckla och resursanpassa de sammanhållna supportfunktionerna Utveckla en ny organisation och arbetssätt för lokalförsörjning och campusnära tjänster Vidareutveckla och implementera universitetsgemensamma regler och handbok för universitetets visuella identitet Utveckla stödet vid mottagandet av donationer Mål 6 för 2016 2018 Gemensamma förvaltningen sörjer för att universitetet har ändamålsenliga stödsystem som förenklar och effektiviserar arbetet i verksamheten. Driva och medverka i universitetsgemensamma utvecklingsprojekt med särskilt fokus på PA 2.0-, Ladok3 och INU-projektet Genomföra förstudie för nytt budgetverktyg Genomföra förstudie för ett universitetsgemensamt och långsiktigt digitalt bevarande av elektroniska handlingar, e-arkiv Genomföra en förstudie för ett webbutvecklingsprojekt i syfte att skapa moderna, lättanvända och effektiva webbplatser Ta fram ny modell för projektstyrning Mål 7 för 2016 2018 Gemensamma förvaltningen bidrar till att universitetet agerar professionellt och fullgör sina åtaganden som statlig myndighet och arbetsgivare. Förtydliga gällande regelverk inom Gemensamma förvaltningens sakområden och förstärka det systematiska uppföljningsarbetet utifrån riskanalyserna Fortsätta implementera arbetet med den statliga värdegrunden Utveckla tentamenservice samt bereda styrdokument för examination Utarbeta och tydliggöra rutiner för utlämnande av allmänna handlingar Medverka till rättssäkra lösningar för att bevara forskningsmaterial och samråda med svensk nationell datatjänst och universitetsbiblioteket och andra berörda enheter i frågor om tillgängliggörande av forskningsmaterial och utarbetandet av riktlinjer kring Open Access 4 (5)
SÅ FÖLJER VI UPP OCH ÅTERKOPPLAR Uppföljning av implementeringen av Gemensamma förvaltningens handlingsplan för perioden 2016 2018 görs kontinuerligt vid regelbundna möten mellan universitetsdirektören och områdescheferna. Uppföljning av verksamhetsplanen för 2016 sker halvårsvis i samband med tertialuppföljningen samt inom ramen för den samlade årsuppföljningen till rektor i januari samt till styrelsen i februari varje år. För detta ansvarar universitetsdirektören. Uppföljning och diskussion av handlings- och verksamhetsplanen görs i samband med enhetsaudits och universitetsdirektörens enhetsbesök. 5 (5)