Ansvarig Gudrun Andersson, prefekt Plan för arbetsmiljöarbete 2013 Historiska institutionen Planen utarbetad av: Gudrun Andersson, prefekt Elisabeth Brandberg, ekonomiadm., ledningsgrupp Hanna Enefalk, ordf. i arbetsgruppen för lika villkor Viktor Englund, ordf. i doktorandföreningen Erik Lindberg, studierektor, ledningsgrupp György Nováky, studierektor, ledningsgrupp Sandra Olsson, personaladm., ledningsgrupp Lovisa Svantesson, skyddsombud, kursadm., ledningsgrupp Maria Ågren, studierektor, ledningsgrupp Planen fastställd av Historiska institutionens institutionsstyrelse 2012 12 18 Utgångspunkter: Gällande lagstiftning http://av.se/lagochratt/aml/ Uppsala universitets arbetsmiljöplan http://www.uadm.uu.se/arbetsmiljo/ Tidigare arbetsmiljöplaner vid institutionen Arbetsmiljömål Att skapa och vidmakthålla en fysisk miljö som är tillgänglig för alla, där alla har ergonomiskt riktiga arbetsplatser och tillgång till de hjälpmedel de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt. Att skapa en kreativ och trygg psykosocial arbetsmiljö, en välkomnande miljö där alla känner sig sedda och uppskattade och får möjlighet att utvecklas. Därmed skall alla känna sig delaktiga i skapandet av ett stimulerande och gott undervisnings- och forskningsklimat samt skapandet av goda förutsättningar för uppfyllandet av universitetets tredje uppgift. Sammantaget genererar detta förstklassig undervisning, forskning och samverkan med det omgivande samhället. Att skapa en god arbetsmiljö är en gemensam angelägenhet för institutionens alla medarbetare. Ett särskilt stort arbetsmiljöansvar åvilar medarbetare i ledande befattningar, skyddsombudet samt ordföranden i arbetsgruppen för lika villkor. Det senare uppdraget leder från och med höstterminen 2012 till viss arbetstidsnedsättning (f.n. motsvarande 10 lektorstimmar/termin).
Systematiskt och löpande arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i det dagliga arbetet för anställda och studerande vid institutionen. Arbetsmiljöfrågor diskuteras och behandlas löpande i flera olika sammanhang, såsom vid ledningsgruppsmöten (1 gång/vecka), institutionskollegier och institutionsstyrelse (där de, från höstterminen 2012, tillsammans med lika villkor är en återkommande punkt på dagordningen), institutionskonferenser samt inom doktorandföreningen och olika arbetsgrupper (särskilt arbetsgruppen för lika villkor). Arbetsmiljöplanen revideras årligen, per kalenderår och justeras däremellan vid behov. I nuläget finns ingen arbetsmiljögrupp; under läsåret 2012/2013 kommer behovet av en sådan att utredas. För att skapa en kreativ och stimulerande arbetsmiljö arbetar vi med tydliga rutiner, genomskinlighet och framförhållning. Från och med läsåret 2012/2013 har årliga upptaktsmöten införts, vilket ger möjlighet att informera hela personalen om viktiga hållpunkter och förestående förändringar. Varje fredag finns tillfälle att, i samband med en gemensam frukost, få och lämna information om kommande händelser samt ha möjlighet att diskutera olika aspekter av verksamheten. Sammankomster av detta slag har en viktig social och gemensamhetsskapande funktion för institutionens anställda, särskilt som alla tjänstekategorier inkluderas. I linje med detta bjuds det på lunch i samband med institutionskollegiet, och på middagar vid ytterligare något tillfälle. Därutöver uppmärksammas i festligare form olika slags framgångar inom forskning och undervisning. Introduktion till nyanställda ges av personaladministratören; institutionens syn på diskriminering och trakasserier tas särskilt upp. Nya lärare och doktorander får instruktion av ansvarig studierektor. Nya doktorander äter middag, bekostad av institutionen, med representanter för doktorandföreningen. Medarbetarsamtal hålls årligen. Studierektor för forskarutbildningen har samtal med doktoranderna och prefekten med övrig personal. Pedagogiska utvecklingssamtal hålls årligen mellan någon av studierektorna och undervisande personal. Institutionen försöker i möjligaste mån att tillgodose önskemål om utbildning och utveckling inom respektive yrkeskategori. Vid arbetsmiljöproblem skall institutionen vara lyhörd, och ha beredskap och beredvillighet att snabbt sätta in de resurser som krävs. Länshälsan, personalavdelningen och, för doktorander, doktorandombudsmannen kan kontaktas för att stötta medarbetare. Tillhandahållande och uppgradering av ergonomiska hjälpmedel skall uppmuntras och bejakas. Utöver de av universitetet fastslagna rättigheterna till friskvårdsbidrag
& friskvårdstimma erbjuder institutionen arbetsplatsmassage en gång per månad och fruktkorg två gånger i veckan. Skydds- och brandsynsrond genomförs årligen, med skyddsombud, brandskyddskontrollant, prefekt och representant(er) från intendenturen. Skyddsombudet, som har genomgått universitetets skyddsombudsutbildning, finns på institutionen, liksom brandskyddskontrollant som genomgått utbildning i systematiskt brandskyddsarbete. Utrymningsansvariga finns, med ansvar för olika våningsplan. Nulägesanalys och åtgärdsförslag Akademiska arbetsplatser kännetecknas generellt av hård konkurrens, stor personalomsättning och få fasta tjänster. Arbetsbelastningen för institutionens medarbetare är hög och har blivit ännu högre till följd av personalunderskott på lektorssidan inom administrationen. Andelen kortare eller mindre (i omfattning) projekt har ökat, vilket för många har inneburit en splittrad och fragmentiserad arbetssituation. Problem i nuläge 1: Under det senaste året har det uppmärksammats att stressen för institutionens medarbetare ökat påtagligt. Institutionen kommer därför att under läsåret 2012/2013 prioritera arbetet med att bekämpa stress. Åtgärder: För att belysa besvären med stress har kontakt tagits med Länshälsan. I samband med institutionskollegium den 28 november 2012 kommer en av deras psykologer att prata om hur vi kan upptäcka stressymptom, hur vi kan förebygga dem och hur vi kan hantera uppkommen stress. Hon kommer även att ha en särskild träff med doktoranderna, för att ta upp problem som är relaterade till deras arbetssituation. I detta ärende har även kontakt tagits med en av personalavdelningens personalspecialister (Greta Hogstad). Hon kommer att ha en halvdag för doktoranderna i början av vårterminen, med fokus på individuella förväntningar och mål. Besvären med stress kommer att följas upp på institutionskonferensen vt 2013, och ytterligare satsningar görs utifrån fortsatta behov. En sådan kan vara att personalspecialisten gör liknande genomgångar även med de andra medarbetarna. Vi kommer att fortsätta vårt samarbete med Länshälsan, som är en stor tillgång i vårt arbetsmiljöarbete, i synnerhet när det gäller rehabiliteringsärenden, hjälp med stresshantering och ergonomisk rådgivning.
Flera anställda har vänt sig till institutionens personaladministratör för att prata om sin arbetssituation. Riktlinjer för vad hon förväntas göra och hur hon skall agera måste utarbetas. För att undvika att de anställdas arbetsbörda blir orimlig har prefekten infört en noggrannare disponering av de anställdas tid. Var och en ska veta hur många timmar som är vikta för varje åliggande. Arbetsuppgifterna blir på så sätt tydligare och planeringen underlättas för både anställda och ledning. Möten av olika slag leder ofta till en splittrad arbetssituation. För att motverka detta skall mötes- och arbetsgruppsstrukturen på institutionen ses över. Ett första steg har redan tagits i och med att antalet styrelsemöten/termin fr.o.m. vt 2013 minskats till 3 istället för 4. Problem i nuläge 2: För institutionsledningen (administrativ personal och lärare med ledningsuppdrag) har arbetsmiljön varit mycket ansträngd på grund av de nya administrativa system som införts under senare år. Vidare har olika utvärderingar samt uppföljnings- och återrapporteringskraven blivit så omfattande att de hotar verksamhetens kvalitet. Även om problemet i första hand rör institutionsledningen har det vidare genomslag. Det systematiska arbetsmiljöarbetet, liksom kärnverksamheten i stort, blir lidande eftersom både tid och engagemang äts upp av olika slags akututryckningar. Åtgärder: På institutionsnivå skall arbetsuppgifterna inom ledningen bli tydligare och delegering av ansvar (framför allt från prefektens sida) skall öka. En tydligare prioritetsordning skall fastställas för vilka typer av ärenden som måste göras direkt, även om de kommer med kort varsel. Gentemot de centrala avdelningarna i verksamheten skall institutionen verka för ökad framförhållning och ökad samordning mellan de olika avdelningarna. Vidare skall de centrala enheterna föreslås använda GLIS i större utsträckning, eftersom det är tillgängligt för många och det är ändå det som institutionen använder för många av rapporterna. Problem i nuläge 3: Bemanningen av undervisande och i viss utsträckning forskande personal (exklusive doktorander) har länge varit ett stort problem. Rutiner för bemanningsarbetet har saknats, och antalet tillgängliga undervisande personer har länge vida understigit behovet. Flera lektorsvikarier är för närvarande anställda, för ett eller två år. Åtgärd: Vid upptaktsmötet i september klargjordes hur grunderna för tjänstgöring skall beräknas. Bemanningsplanen skall presenteras för medarbetarna innan oktober månads utgång innevarande år. Fortsättningsvis kommer bemanningsplanen att löpa
läsårsvis, och den skall vara klar i februari månad (inför kommande läsår). Arbetet med bemanningen delegeras till studierektorer, medan underlaget tas fram av prefekt. För att i så god tid som möjligt få grepp om medarbetares (planerade) frånvaro liksom önskemål om tjänstgöring och institutionsuppdrag har enkla blanketter delats ut. Vikten av att följa universitetets rutiner för rapportering av arvoden och tjänsteresor har inskärpts. Sammantaget förbättras framförhållningen för bemanningen markant. För att säkra en långsiktighet i bemanningen krävs ett större antal undervisande personer med tillsvidareanställning. Institutionsledningen utreder behovet av och möjligheten att rekrytera ytterligare lektorer. Genom att samarbeta med Historiska institutionen i Stockholm om bemanningen på forskarutbildningen klarar institutionen av att ge förhållandevis många lärarledda kurser på den nivån. Problem i nuläge 4: Under läsåret 2012/2013 måste samgåendet med Högskolan Gotland förberedas och genomföras på ett sätt som säkerställer god arbetsmiljö både vid Historiska institutionen i Uppsala och på Campus Visby. Tidsplanen är extremt pressad, och mycket är i nuläget oklart (från detaljer om behörighet till större satsningar i form av nya program). Detta har lett till ökade arbetsuppgifter och en splittrad och stressad arbetssituation. Därtill har Uppsala och Visby helt skilda kulturer i hur mycket av undervisningens innehåll som är förelagt respektive upp till undervisande lärare. De olika uppfattningarna har påverkat arbetsmiljön i negativ riktning. Åtgärd: Institutionen har redan uppdragit åt en av lektorerna att under läsåret 2012/2013 arbeta 20 % med samgåendet, vilket avlastar övrig personal. Institutionen skall verka för att få klarhet i så många av nu föreliggande oklarheter som möjligt. Studierektor för grundutbildningen och kursadministratören skall träffa sina motsvarigheter på Gotland och i detalj gå igenom ansvarfördelning och arbetsuppgifter. Detsamma gäller ansvar och arbetsuppgifter för ekonomirespektive personaladministratören. Vidare skall institutionen bevaka möjligheten att få ekonomisk ersättning för det extraarbete som krävs. Arbetet med att samordna kursplaner och pedagogiskt arbete (som exempelvis undervisningsformer) skall inledas under första hälften av höstterminen 2013. Förutsättningarna för detta skall fastställas under innevarande läsår.
Arbetsmiljöplanerna för de båda enheterna behöver ses över och samordnas för 2014. Institutionskonferensen för läsåret 2013/2014 kommer eventuellt att förläggas till Visby, i syfte att ge medarbetarna i Uppsala möjlighet att besöka Campus Visby och att träffa Gotlandsstationerade medarbetare.