Årsredovisning 2011 FM CENTRUM

Årsredovisning 2011 FM CENTRUM

INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Produktionsenhetschefens reflektion 3 Presentation av produktionsenheten 5 Uppdrag och Vision 13 Omvärldsanalys och framtidsbedömning 15 Medborgar-/ kundperspektivet 17 Processperspektivet 22 Medarbetarperspektivet 27 Ekonomiperspektivet 31 EKONOMISK REDOVISNING Resultaträkning Kassaflödesanalys Investeringsredovisning Balansräkning Noter - Noter till resultaträkning - Noter till kassaflödesanalys - Noter till balansräkning Investeringssammanställning per objekt STATISTIK Verksamhets- och personalstatistik 2

PRODUKTIONSENHETSCHEFENS REFLEKTION Resultat för 2011 är - 90 tkr jämfört med prognos 1 800 tkr, vilket är en förbättring med 1 710 tkr. Målet om en ekonomi i balans bedöms därför som uppfyllt. Sedan årsskiftet 2010/2011 har FM centrum en organisation där de tidigare affärsområdena tagits bort och ersatts med en funktionsorganisation. I den nya organisationsmodellen, som bygger på flexibilitet, hög delegeringsgrad, målstyrning och stort ansvarstagande, kan vi väsentligt förbättra vår leverans till kund. Under året har dessutom FM centrums olika verksamheter samlokaliserats. Samlokaliseringen har även inneburit att organisationen har effektiviserats vad gäller gemensamma resurser, ledning och styrning, roller och ansvarsfördelning. Under 2011 lanserades FM centrums tjänsteportal som finns på LISA. Tjänsteportalen är ett viktigt steg i vårt arbete med att tydliggöra vårt uppdrag och våra tjänster. Detta för att underlätta för vården att få den service de behöver och ytterst för att skapa mer tid för vård. Under 2011 lanserades även Tempen som är FM centrums kundnöjdhetsmätning. Resultatet av 2011 års Medarbetaruppföljning visar på fortsatt starkt resultat. Inom samtliga frågeområden; Företag, Ledning, Grupp och Situation har resultatet förbättrats från föregående år. Som en följd av detta har även totalresultatet förbättrats från värdet 75 till 78, vilket är mycket glädjande. I våra byggprojekt pågår kontinuerligt ett stort antal processförbättringar bland annat inom ramen för Framtidens US. De pågående och planerade projekten på US, men även Vision 2020, ny vårdbyggnad i Finspång samt RPR (Rättspsykiatriska Regionkliniken) generar förbättringsaktiviteter i form av till exempel översyn av yttre och inre logistikflöden, ökade krav på ritningshantering, kravspecifikationer för allmänna ytor, styrning och ledning av byggprojektverksamheten, förbättrad tillgänglighet till våra sjukhus (transporter, parkeringsplatser m m), upphandlingar etc. Den stora projekt- och investeringsvolymen är FM centrums största utmaning idag och framöver. Utöver ovanstående pågår det inom FM centrum en rad olika aktiviteter som syftar till att nå vår målbild. Exempel på detta är pågående upphandlingar av fastighetsdrift och servicetjänster, arbetet med förbättrad verksamhetsnytta samt fortsatt fokus på Lean som påbörjats under 2011 men som fortsätter under 2012. 3

Våra högt uppsatta ambitioner ligger fast; att vara en förebild, leverera mervärde till landstingets olika verksamheter, ta ansvar och vara utvecklingsinriktade. FM centrum Micael Antamo Centrumchef 4

PRESENTATION AV PRODUKTIONSENHETEN Bild: Karta över FM centrums verksamhet i Östergötlands län. Nyckeltal Antal anställda heltidsmått 78 Omsättning, Mkr 936,7 Resultat, Mkr -0,1 Eget kapital, Mkr 5,0 5

FM centrums verksamhet 2011 innefattar följande funktioner: Som nämnts i tidigare avsnitt har FM centrum, från och med 2011, en ny organisation där de tidigare affärsområdena tagits bort och ersatts med en funktionsorganisation. Inom FM centrum har de tidigare affärsområdena varit ett hinder för fortsatt utveckling men genom att ta bort dem har vi skapat mervärde genom ökad samverkan mellan funktionerna och snabbare processer. I och med denna organisationsmodell som bygger på flexibilitet, hög delegeringsgrad, målstyrning och stort ansvarstagande kan vi väsentligt förbättra vår leverans till kund. Det övergripande syftet är att förbättra möjligheterna att nå FM centrums målbild. 6

VERKSAMHETER Avtal FM centrum är landstingets Facility Managementfunktion. FM centrums ingående funktioner presenteras nedan. Landstinget i Östergötland har valt att upphandla vissa servicetjänster såsom kost, vaktmästeri, städ, transporter, avfall, tvätt, post/paket samt resor/konferens från externa leverantörer. Syftet är att fokusera på kärnverksamheten - sjukvård - och låta serviceföretagen ombesörja de servicetjänster verksamheten har behov av. Uppdraget är att avlasta vårdverksamheten och bevaka att tjänsteleveransen genomförs med relevant kvalitet och effektivitet. Avtalsfunktionen fungerar som en länk mellan vårdverksamheten och leverantörerna och jobbar kontinuerligt med en dialog med bägge parter, i syfte att utveckla och förbättra servicetjänsterna. Service I FM centrums funktion Service ingår ett antal kringtjänster tjänster som syftar just till att ge medarbetare inom LiÖ service med olika delar som inte är direkt vårdanknutna. I Service ingår tjänsterna för landstingets informationsdiskar på Universitetssjukhuset och Lasarettet i Motala. Servicefunktionen hanterar även införandet av VårdNära Service - förråd och tjänster kring detta samt administration av landstingets blankettarkiv. I Service ingår också landstingets egen presentshop som är placerad i landstingshuset och Service ansvarar också för bemanning av landstingsarkivet som ligger under ledningsstaben. 7

Fastighetsförvaltning Funktionen Fastighetsförvaltning ansvarar för landstingets fastigheter så att de hålls i ett gott skick. Det gäller såväl egna som inhyrda fastigheter/lokaler. Fastighetsbeståndet uppgår till drygt 563 000 kvadratmeter ägda fastigheter och närmare 91 000 kvadratmeter i inhyrda fastigheter. I detta ingår såväl underhåll som funktionalitet, liksom eventuella förändringar av lokalerna. Att säkerställa att den dagliga driften av fastigheterna sker på rätt sätt och att fel åtgärdas inom rimlig tid hanteras också inom denna funktion. Ekonomi FM centrums funktion Ekonomi hanterar FM centrums hela ekonomi, inkluderande budget och uppföljningar per organisationsenhet och i projekt. Investeringsplanering för landstinget fastighetsinvesteringar ingår, liksom mediauppföljning. Inom funktionen Ekonomi ryms hyresadministration och all hantering av hyreskontrakt, inklusive aktivering och hyressättning av projekt. 2011 översteg antalet uthyrningskontrakt 1 280 stycken varav drygt 150 kontrakt är med externa kunder utanför Landstinget i Östergötland. Inredning FM centrums funktion Inredning har som uppgift att ge förutsättningar för att skapa funktionella och vackra lokaler för landstingets verksamheter. Det görs genom de olika delarna Inredningsoch utrustningsplanering, Konst, Skyltar och Flyttkoordinering. Vid ny- eller ombyggnation kan verksamheterna genom inrednings/utrustningsplanering få hjälp med att arbeta fram ett kostnadsberäknat inrednings/utrustningsprogram, ta fram beställningsunderlag samt att bevaka leveranserna. Möblerna i en vårdmiljö ska vara bekväma och funktionella, lätta att rengöra och tåla hård påfrestning vilket gör att det är extra viktigt att välja rätt produkter. Detta hjälper inredningsfunktionen till med. 8

Teknik och Energi Funktionsgruppen Teknik ansvarar för strategisk utveckling av tekniska fastighetssystem, såsom: ventilation el/telesystem övervakningssystem Funktionen ansvarar även för övergripande energifrågor och strategier för att nå nationella och regionala mål inom energiområdet. Inom funktionen samarbetar man med andra landsting i PTS-samarbetet (Program Teknisk Standard) för att hitta ny teknik och de bästa lösningarna samt lära av varandras erfarenheter. Teknisk Dokumentation FM centrums funktion Teknisk dokumentation hanterar olika typer av dokumentation, såsom: Ritningar - reviderar och registrerar nya ritningar samt administrerar in/utlämning av ritningar samt ansvarar för att aktuella ritningar alltid finns i Hyperdoc som är landstingets ritningshanteringssystem. Teknisk dokumentation till exempel drift och underhållsinstruktioner. Utrymningsplaner -uppdaterar/reviderar dessa och bistår verksamheterna med att få utrymningsplanerna på plats. Funktionen Teknisk dokumentation hjälper också projektledare och entreprenörer med sakkunskap och assistans under byggprojektens gång. 9

Projektgenomförande Inom funktionen Projektgenomförande (byggprojekt) hanteras alla byggprojekt inom FM centrum. Projekten genomförs med hjälp av projektchefer och projektledare som är ansvariga för projektgenomförandet. Inom gruppen finns även funktionsplanerare, verksamhetsutvecklare, projektkoordinatorer och projektadministratörer. Arbetet är kvalitetscertifierat enligt ISO 9001:2008. Under december 2011 genomfördes en omcertifiering vilket innebär att Projektgenomförandet är kvalitetscertifierat i ytterligare tre år, till och med 2014. Projekten är av skiftande art, såsom till exempel verksamhetsprojekt, underhållsprojekt, teknikprojekt, energiprojekt, MTÖ (Medicinsk Teknik Östergötland) projekt samt rena nyproduktionsprojekt för både Landstinget i Östergötland och Linköpings universitets verksamhet. Under 2011 påbörjades projektet Framtidens US som är en investering på ca 3,8 miljarder. Framtidens US kommer att pågå med nybyggnadsdelen till 2015, efter detta följer en ombyggnadsdel samt tillskapande av nya lokaler för psykiatrin och Lasarettsansluten Hemsjukvård (LAH). Utöver detta pågår ett antal andra projekt runt om i landstingets fastigheter. Bild: Nu bygger vi framtidens universitetssjukhus där sjukvård, forskning och utbildning möts i moderna miljöer Utvecklingsstöd Inom funktionen Utvecklingsstöd finns gemensamma resurser för FM centrum. Utvecklingsstöds uppdrag är att stödja funktionsgrupper i FM centrum inom kvalitet, IT, verksamhetsutveckling, Lean, funktionssäkerhet och administration med syfte att utveckla FM centrum. 10

FIXA - Kundtjänst FIXA som är FM centrums kundtjänst tar hand om alla ärenden som rör tjänster som finns under FM centrums tak hit kan man ringa med såväl frågor som klagomål eller synpunkter. Likaså om man har idéer eller förslag som rör våra tjänster. FIXA fungerar som ett stöd för alla medarbetare i landstinget. Självklart kostar det ingenting att ringa FIXA! Ett samtal räcker för att få hjälp. Du får tydlig information, ärenden och frågor hanteras inom rimlig tid. Man kan ringa FIXA om felanmälningar och beställningar när det gäller fastighetsdrift och städ. På sidan FM Portalen har vi samlat alla FM centrums tjänster för att göra det lättare för landstingets personal att hitta det man behöver. 11

Strategisk Ledningsgrupp (SLG) Det övergripande uppdraget för FM centrums SLG är att: Medverka till en gemensam syn på omvärld och strategiska huvudfrågor Utforma den strategiska affärsplanen, med både ett strategiskt och ett operativt effektivitetsperspektiv Skapa förutsättningar för ett excellent FM centrum Hantera eventuella gränsdragningsfrågor med övriga delar av landstinget Fatta beslut om ramar och inriktning för verksamheten Fatta beslut av strategisk karaktär Alltid ha ett helhetsperspektiv och ta ansvar för helheten Utveckla metoder för ledningsarbetet och principer för ledning av organisationen Följa upp verksamhetens viktigaste övergripande nyckeltal inom samtliga perspektiv Identifiera det förändringsbehov som finns i organisationen och göra något åt det, i den takt som organisationen kan klara Aktivt bidra till landstingets utveckling På ett optimalt sätt hantera landstingsledningens direktiv Vara ett stöd för verksamhetens utveckling Vara ett forum för nytänkande och utveckling för oss och våra intressenter 12

UPPDRAG OCH VISION FM centrum är en produktionsenhet inom Landstinget i Östergötland. Landstinget i Östergötland har följande vision: BRA VÅRD OCH BÄTTRE HÄLSA Detta innebär att östgötarna ska ges bästa möjliga förutsättningar att få uppleva en god hälsa och känna en trygghet i att en effektiv hälso- och sjukvård finns tillgänglig när den behövs. För att finansiera landstingets uppgifter betalar östgötarna landstingsskatt. Den uppgår till 9,85 % av den beskattningsbara inkomsten (2011). Landstinget lämnar uppdrag till egna eller externa utförare/producenter, som genomför den verksamhet som landstinget tillhandahåller östgötarna. Landstingets egen produktionsorganisation omfattar ca 11 300 helårsarbetare. Bruttoomslutningen år 2011 var ca 12 miljarder kronor. Verksamhetsidé FM centrum är landstingets Facility Managementfunktion. FM centrum ansvarar för att landstingets fastigheter och lokaler - samt de servicetjänster som underlättar användandet av lokalerna - fungerar på ett optimalt sätt. Det innebär att vi tar hand om förvaltning, underhåll och drift av fastigheterna, liksom all omoch nybyggnation. Vi ser också till att leverantörerna av de olika servicetjänsterna levererar det de ska utifrån de behov som verksamheten har. FM centrum ska erbjuda kunderna effektiva lösningar och kontinuerligt pröva och välja vem som producerar tjänsterna till bästa kvalitet och pris. FM centrum kan producera tjänsterna internt men också tillämpa outsourcing. FM centrum ska ta ansvar för samordning och utveckling av servicetjänsterna och hantera tjänsteutbudet på ett sammanhållet och effektivt sätt. FM centrums produkter/tjänster och priser ska vara transparenta. Prisbilden ska vara konkurrenskraftig och inkludera täckning för utveckling och avveckling och varje tjänst ska bära sina egna kostnader. FM centrums ska skapa få och tydliga kontaktvägar. Uppdrag FM centrums övergripande uppdrag är att ta ett landstingsövergripande helhetsansvar för att landstingets fastigheter och lokaler samt de servicetjänster som underlättar användandet av lokalerna fungerar på ett optimalt sätt men även att landstingets investeringar i fastigheter behåller värde och funktion över tiden. 13

FM centrum ansvarar bland annat för ett effektivt lokalutnyttjande samt för att landstingets innehav av fastigheter, ägda och inhyrda, samt servicetjänster överensstämmer med verksamhetens och uppdragsgivarens behov. FM centrum företräder Landstinget i Östergötland inom sitt uppdrag. Vissa delar av FM centrums verksamhetsdelar upphandlas på marknaden, andra görs av egen personal. För de delar som upphandlas har FM centrum ett landstingsövergripande helhetsansvar för avtalens förvaltning, uppföljning och utveckling. Syftet med uppdraget är att reglera förhållanden mellan uppdragsgivaren och FM centrum avseende åtagandet att lösa tilldelade uppgifter med erforderlig kvalitet samt vara en god arbetsgivare och att ansvara för en god ekonomisk hushållning. Landstingets 3-årsbudget, finansplan och landstingsdirektörens verksamhetsplan utgör grunden för uppdraget. FM centrum ska utifrån intentionerna i dessa planer och med en ekonomi i balans fullgöra sina åtaganden gentemot landstingsinterna och externa avtalsparter. Måluppfyllelse ska återrapporteras i enlighet med landstingsledningens uppföljning 2012. Förändringar i omvärlden eller i FM centrums situation som påverkar möjligheten att fullgöra uppdraget ska omedelbart rapporteras till Landstingsdirektören. Målbild 2015 FM centrums målbild är en positivt laddad föreställning om en önskad framtid. Det är viktigt att vår målbild inte är understimulerande eller ligger i komfort-zonen. Den ska istället vara barriärbrytande utan att vara orealistisk. Målbild 2015 är såväl en beskrivning av önskad framtid men även en värdegrund. Den beskriver hur FM centrum som organisation, och varje medarbetare, vill vara och uppfattas. FM centrums målbild sammanfattas enligt följande; FM centrums verksamhet prioriteras så att kundfokus och ägaransvar alltid, och tillsammans, styr och påverkar våra val. Genom en trevlig och hjälpsam attityd samt med ett positivt bemötande erbjuder vi personlig och professionell service samt mervärde för vården. Vi ifrågasätter våra val och där vi befinner oss. Det finns en lust till utmaningar och förändringar är alltid en möjlighet. Våra ledord är; Förebild Utveckling Mervärde Ansvar 14

OMVÄRLDSANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING Landstingets ekonomi för de kommande tre åren är mycket svag. Skatteunderlaget ökar i lägre takt än prognoserna visade under våren 2011 och är inte uppe i nivån som före konjunkturnedgången. Samtidigt kommer landstingets kostnader från och med år 2014 att öka med ca 200 miljoner kronor på grund av bland annat omfattande fastighetsinvesteringar. Enligt Finansplan 2012-2014 måste landstinget genomföra effektiviseringar samt ytterligare kostnadsreducerande åtgärder för att möta detta. FM centrums ambition är att vara en proaktiv facility management partner som möjliggör en effektiv vårdorganisation och genererar långsiktiga mervärden till landstinget. Detta är FM centrums definition av Verksamhetsnytta som är ett arbete som påbörjades under 2011 i syfte att förbättra och utveckla FM centrums förmåga att uppfylla sitt uppdrag. Ett företag eller en organisation där tjänsterna är stödverksamhet, och de huvudsakliga kunderna är interna, är kostnadsoptimerare i sin strategi. En organisation med externa kunder är oftast vinstoptimerare. Strategierna skiljer sig ofta åt men i båda fallen handlar det om att säkerställa rätt leverans av tjänster till rätt kostnad så att man kan vara konkurrenskraftig och vara sina kunders främsta val. FM centrums största utmaning och uppgift är därför att kontinuerligt förbättra landstingets Facility Managementfunktion (FM) för att på ett tydligt sätt koordinera och utveckla stödtjänsterna i syfte att främja kärnverksamheterna och den totala nyttan. I vårt arbete med Verksamhetsnytta har vi definierat våra styrkor och svagheter men även definierat vår Verksamhetsnytta (balans mellan kund- och ägarnytta). Ett urval ur detta arbete kan ses nedan. Styrkor Ansvarstagande Bra blandning av personal Bra klimat i organisationen Ökat kundfokus Utvecklingsmöjligheter Engagemang Flexibilitet Öppenhet och Högt i tak Helhetsperspektiv landstingets bästa Prestigelöshet Proaktiva Serviceinriktade Svagheter Extern kommunikation För mycket internfokus Funktionsinriktat istället för processinriktat Projektuppföljning Samordning mellan funktioner Suboptimering Ägaransvar Organisationen i olika faser Prioriteringar Interna rutiner Långsiktighet LiÖ ej attraktiv arbetsgivare Sedan 2009 har vi löpande följt utvecklingen inom FM-branschen i syfte att säkerställa FM centrums inriktning och ambitioner som FM-organisation. Vår pågående utveckling av FM konceptet innebär framför allt en perspektivförskjutning mot att tänka på hur man adderar värde till kunden. Fokus ska vara på det värde som olika stödprocesser tillför kärnverksamheten. Frågan om hur resultatet mäts är avgörande. Om uppgiften är att addera värde bör det vara resultatet i kärnverksamheten 15

som mäts först och främst. Därefter ska det naturligtvis undersökas om stödtjänsterna levereras på ett effektivt sätt. En central skillnad mellan ett traditionellt synsätt och ett FM-synsätt är kunden och synen på denne. I ett traditionellt synsätt är kunden någon som vi har en affärsrelation med och som ger oss intäkter. Ur ett FM-perspektiv inser vi att kunden dessutom är anledningen till att stödresurserna finns. Går det inte bra för kunderna går det per definition inte heller bra för den som beställer eller levererar stödtjänsterna. Ytterligare ett exempel på perspektivförskjutning handlar om ambitionen att vara kundens dialogpartner och rådgivare, och om möjligt ligga steget före. Kundfokusering i ett traditionellt synsätt innebär att kunden alltid har rätt. Även om det inte är så, gäller att kunden självklart ska få precis det denne vill ha om denne betalar för sig. Med ett FMsynsätt har vi istället fokuserat så mycket på kunden och dennes behov att vi har anställt personal som är specialister inom våra kunders områden. Ambitionen är att förutsäga kundens behov och veta hur leverans ska ske och hur värde ska adderas. Med den ambitionsnivån gäller att vi vågar säga ifrån när en beställning eller krav på utförande faktiskt inte levererar detta värde och istället föreslå alternativa lösningar. Tanken är att kunden ska formulera frågan och att leverantören ska komma med lösningen. Traditionellt Korta uppdrag Leverantör Taktiskt Leverera service Fokus på egen profession Produkt Funktionalitet Affärsrelation Kostnadsfokus Kunden har alltid rätt FM-synsätt Långa relationer (processer) Partner Strategiskt Tillföra värde Fokus på kundens kärnverksamhet Effekt Användbarhet Förtroenderelation Värdefokus Vi är kundens specialist Exempel på nyckelord för perspektivförskjutning Vi går in i 2012 med fortsatt starkt fokus på Målbildens och Verksamhetsplanernas högt uppsatta ambitioner; att vara en förebild, leverera mervärde till landstingets olika verksamheter, ta ansvar och vara utvecklingsinriktade. 16

MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Strategi 1: Hög tillgänglighet - Målet är uppfyllt. Strategi 2: Tydlighet avseende FM centrums uppdrag och tjänster - Målet är delvis uppfyllt. Strategi 3: Ökad kundkommunikation - Målet är delvis uppfyllt. Strategi 4: Ökad kundnöjdhet - Målet är inte mätbart, på grund av ny typ av kundundersökning. Väsentliga insatser och resultat FIXA har en hög tillgänglighet och är nu uppbyggd enligt den plan som lades för ett drygt år sedan. Det innebär att FIXA hanterar alla ärenden och frågor som rör FM centrums totala tjänsteleverans. I vissa fall kan FIXA besvara frågor och ta emot beställningar i samtalet, men flertalet ärenden hanteras genom att de via ett system sänds till ansvarig mottagare. Från november 2011 hanterar FIXA även inkommande frågor och ärenden från privata vårdgivare. Ett uppdrag som initierats av hälso- och sjukvårdsdirektören och som innebär att FIXAs uppdrag utökas mot ursprunglig plan. Antalet ärenden in till FIXA ökade under våren som ett resultat av hantering av fler ärendetyper och förhoppningsvis även som ett resultat av marknadsföring av FIXA genom olika kanaler. Under sommaren sjönk antalet ärenden väsentligt som en effekt av semester för att därefter öka under hösten. Dessvärre har det inte varit möjligt att mäta antalet ärenden som återkopplas inom 3 dagar på grund av att entreprenören för fastighetsdrift, Dalkia, inte arbetar i FIXAs ärendehanteringssystemet Magic. Denna brist är något som ses över i samband med upphandling av driftsentreprenör. I juni 2011 lanserades FM centrums tjänsteportal FM Portalen som finns på LISA. Portalen marknadsfördes genom flygblad till samtliga postfack inom landstinget och via en nyhetsartikel på LISA. Tjänsteportalen är ett viktigt steg i vårt arbete med att tydliggöra vårt uppdrag och våra tjänster. Detta för att underlätta för vården att få den service de behöver och ytterst för att skapa mer tid för vård. Tjänsteportalen ingår i en kommunikationsplan som FM centrum arbetat fram och som kombinerar webb och kundtjänst med olika mötesforum. 17

Kundråd hålls löpande med olika centrumledningar och arbetet fortlöper enligt plan. Vi upplever att kundråden har fått ett ökat inslag av dialog vilket ses som mycket positivt. FM Forum hölls för alla verksamhetschefer och vårdenhetschefer (eller motsvarande) på LiM och ViN under maj/juni 2011. Under oktober månad hölls 3 FM forum på US. Utvärderingen från deltagarna i forumen var positiv och visade på att forumet var till nytta för de deltagande. Dock var närvaron alldeles för låg för att vi ska kunna känna oss nöjda och vi kommer att behöva jobba på att nå ut till fler i framtiden. Under juni lanserades Tempen som är FM centrums kundnöjdhetsmätning. Tempen tar sikte på de största tjänsterna som FM centrum ansvarar för och som levereras av entreprenörer idag. Tempen kommer att genomföras varje kvartal och alla landstingets medarbetare är respondenter. Dock är respondentgruppen uppdelad i fyra grupper så varje medarbetare har möjlighet att svara en gång per år. Tempens resultat ligger till grund för det kontinuerliga förbättrings- och uppföljningsarbete tillsammans med entreprenörerna. Under år 2011 har samtliga LiÖ medarbetare, via enkäten Tempen, givits möjlighet att framföra synpunkter på några av de servicetjänster som FM centrum ansvarar för. De tjänster som har ingått i enkäten har varit Städ, Vaktmästeri, Kost/Catering, Transport, Fastighetsdrift och Tvätt. Medarbetarna har delats in i tre grupper där enkäten skickats vid tre tillfällen - Q2, Q3 och Q4. Tempen har varit personlig, i den mening att medarbetarna endast har fått frågor på de servicetjänster de berörs av. Vid mätningarna framkom bland annat att bemötandet var gott från leverantörernas medarbetare men att servicen kunde vara mindre personberoende. Verksamheten upplevde vidare att leverantörerna måste bli bättre på att snabbt åtgärda brister och problem. Arbetet har påbörjats för att säkerställa att servicen håller rätt nivå - oberoende av person. 18

En tydlig nedåtgående trend ser vi under året inom våra tjänster Transport och Fastighetsdrift, där respektive förvaltare nu arbetar med uppföljning och åtgärder av resultatet. Analys och reflektion Vi har kommit långt i vårt arbete med att hitta en bra dialog och samarbete med vården även om mycket återstår. Alltfler väljer att ringa till FIXA för att få hjälp i olika frågor. Vi får ofta höra från våra kunder att de tycker att vi är mycket enkla att komma i kontakt med och det är enkelt att få hjälp av oss. Vi har även fått signaler från vården om att de känner till oss och vad vi kan hjälpa till med. Kundråden har ett ökat inslag av dialog, vilket vi tolkar som att man har förtroende för att vi lyssnar och driver frågorna vidare. Dessvärre har hösten inneburit att flera vårdande centrum har avböjt kundråd pga. tidsbrist. FM Forumen är uppskattade av deltagarna men vi behöver öka närvaron. Vidare kommer vi att gå från två till ett FM forum per år då vår bedömning är att det är tillräckligt. Vi har fått positiv respons på FM tjänsteportal som man i vården anser vara ett bra och effektivt hjälpmedel. Dock har vi ett arbete med att göra den känd för landstingets medarbetare. Tempen har gett oss en bra inblick i hur vården upplever de olika tjänsterna. Dock är svarsfrekvensen något låg, runt 30 %, vi utvärderar nu hur vi kan få en större respons. Mot bakgrund av erfarenheter under 2011 har vi inför utskicken av Tempen 2012 beslutat att Minska antalet enkätutskick till två; o i mars månad ett riktat utskick till vårdenhetschef/verksamhetschef samt till hälften av LiÖ:s medarbetare o i oktober månad ett utskick till resterande hälften av LiÖ:s medarbetare. Med denna förändring av frekvensen vidhåller vi grundtanken att mäta kvalitén vid flera tillfällen under ett år samt möjliggör en jämförelse med 2011 års resultat. Serviceområdena i Tempen kvarstår, inga nya adderas Frågorna bibehålls i sin nuvarande utformning för 2012 FIXA återkopplar till de kunder som är minst nöjda Då vi har jobbat med en ny kommunikationsplattsform för vårt centrum har arbetet främst tagit sikte på att tydliggöra för övriga i landstinget vad FM centrum ansvarar för och vad vi kan hjälpa till med. En effekt som kommer med detta arbete är att vi trimmar vår egen organisation att kommunicera om sitt uppdrag utifrån kundnytta. Det är en viktig omställningsprocess som pågår. Även om det känns som om alla tycker att det är positivt kommer det ändå att ta ett tag innan vi har åstadkommit en beteendeförändring i stärkt kundfokus. Totalt känns det som om kundfokus har blivit allt tydligare under gångna året och att vi är på rätt väg. 19

Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Hög tillgänglighet Framgångsfaktor Hög servicenivå i hantering av inkommande samtal till FIXA Hög servicenivå i återkoppling av inkommande ärenden, från den funktion som fått ärendet via FIXA oavsett om det är intern eller extern funktion. Nyckelindikator/annan uppföljning Andel inkommande samtal som besvaras inom 30 sekunder. Andel ärenden i Magic som återkopplas via mail eller telefon senast 3 arbetsdagar efter att det mottagits. Målvärde 1 Utfall 2 Föregående utfall Mättidpunkt 80 % 88 % 86 % 2011-12 100 % * - *) Ej mätbart, finns ej systemstöd för att följa upp. Strategi 2: Tydlighet avseende FM centrums uppdrag och tjänster Framgångsfaktor Ökad volym inkommande ärenden till FIXA. Ökad volym besökare på FM centrums hemsida Nyckelindikator/annan uppföljning Antal inkommande ärenden per månad i snitt under andra halvåret 2011 Antal klick på FM centrums länk och FIXA-länken, en ökning i procent under året. Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 4 000 3 340 3 280 2011-12 30 % * - *) Ej mätbart, då webben genomgått stora förändringar under året. 1 Enligt enhetens verksamhetsplan 2011 2 Senast mätta utfall under 2011 3 År och månad för mätning av senaste utfall 20

Strategi 3: Ökad kundkommunikation Framgångsfaktor Öka kundkommunikationen och skapa relation med kunderna. Öka kundkommunikationen och skapa relation med kunderna. Nyckelindikator/annan uppföljning Antal genomförda kundråd med centrumledningarna. Antal genomförda kundråd med samtliga VC och VEC (och liknande funktioner såsom kliniksamordnare etc). Sammankallande och ansvariga från FM centrum är Avtalsansvariga. 2 per år 1 0,5 2011-12 Strategi 4: Ökad kundnöjdhet * Framgångsfaktor Högre värden i NKI avseende Professionalism. Högre värden i NKI avseende Kvalitet. Högre värden i NKI avseende Kompetens och Utveckling. Högre värden på kundenkät till berörda efter avslutat byggprojekt Nyckelindikator/annan uppföljning Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Genomsnittligt omdöme i värderingsfrågor Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 2 per 1 1 2011-12 vårdande centrum Målvärde Utfall Föreående Mättidpunkt utfall 4-3,6 2010-05 4-3,6 2010-05 4-3,7 2010-05 Genomsnittligt värde över året 4,3 4,9 4,4 2011-12 *) Då vi numera mäter vår tjänsteleverans är dessa nyckelindikatorer inte längre relevanta för år 2012 kommer nya värden att följas upp utifrån Tempen. Analys av resultat pågår. 21

PROCESSPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Strategi 1: Rätt ritning i rätt tid - Målet är inte uppfyllt. Tidigare fokusering på enbart byggprojektprocessen har ersatts av ett FM-perspektiv vilket ger en bredare process och fler delmål att uppfylla. Vårt tidigare fokus på att leverera rätt ritning till våra byggprojekt har i stället ersatts av en mer heltäckande process där vi numera inkluderar hyresadministrationens behov av rätt information. Detta kräver mer arbete med denna aktivitet och är därför reviderad i Verksamhetsplan 2012. Strategi 2: Minsta möjliga miljö- och klimatpåverkan - Målet är delvis uppfyllt. De handlingsplaner som finns är en fortsatt stor utmaning och en hel del arbete återstår innan målet kan anses som uppfyllt. Strategi 3: Rätt kolli till rätt mottagare i rätt tid - Målet är uppfyllt. Strategi 4: Effektivt nyttjande av VNS tjänster - Målet är delvis uppfyllt. Införandeprojektet fortskrider under våren 2012 och övergår därefter förvaltningsfasen. Strategi 5: Rätt hyra i hyresprognos och hyresdebitering - Målet är delvis uppfyllt. Det finns felkällor i både intern och extern hantering som medför att justering blir nödvändigt. Arbete med eliminering av dessa felkällor pågår. Hyresprocessen har förbättrats avsevärt under det senaste året. Strategi 6: Rätt sak på rätt plats i rätt tid - Målet är uppfyllt. De projekt som avslutats hittills i år har i stort följt planerna. 22

Väsentliga insatser och resultat 2012-02 -29 Årsredovisning 2011 De väsentliga aktiviteter som genomförts är Utökning av Kundtjänsten FIXA med fler tjänsteområden med utmärkt resultat och processen är nu avslutad. FIXA är vägen in för alla frågor som berör FM centrums tjänster. Arbete med miljö- och kvalitetscertifiering för samtliga delar av FM centrum pågår. Påbörjad implementering av Lean i identifierade processer där projektavslutsprocessen är en lärandeprocess. Vissa andra processer har även påbörjats. Arbetet med Lean-tavlor för samtliga funktioner med ett gemensamt arbetssätt är klart. Ett arbete, tillsammans med Upphandlingscentrum, har genomförts i syfte att förbättra processerna för upphandling och avtalsuppföljning inom FM centrums tjänsteområden. Under hösten genomfördes ett arbete med samtliga anställda i syfte att förbättra hanteringen av FM centrums delade uppdrag; Kund- och Ägarnytta. Detta arbete ligger även till grund för 2012 års verksamhetsutveckling. I processen för Byggprojekt har en enhetlig hantering för ledning och styrning påbörjats. Denna kommer att införas under 2012. I processen för Byggprojekt har även ett arbete påbörjats i syfte att minska beroendet av externa resurser. Under 2011 har stort fokus även varit på att hanteras de pågående planerna för RPR (Rättspsykiatriska Regionkliniken), ny vårdbyggnad i Finspång samt Vision 2020. 23

Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Rätt ritning i rätt tid Framgångsfaktor Snabb, säker och korrekt hantering av ritningar i projekt och vid projektavslut Färdigställa process för hantering och uppdatering av delar av brandskyddsdokumentation: utrymningsplaner och brandcellgränser Nyckelindikator/annan uppföljning Ritningar hanterade och inlämnade i tid enligt gällande rutiner Målvärde 4 Utfall 5 Föregående Mättidpunkt utfall 6 80 % 87% 88 % 2011-12 Processimple mentering 100% 25 % 2011-12 Strategi 2: Minsta möjliga miljö- och klimatpåverkan Framgångsfaktor Minska användningen och riskerna med farliga ämnen. Öka resurshushållning och minimera mängden avfall och dess miljöpåverkan. Minska det totala energibehovet i landstingets fastigheter d v s el, värme och kyla Information om landstingets miljöarbete Nyckelindikator/annan uppföljning Andelen registrerade C- produkter i Sundahus Miljödata ska minska. Avfallsrevisioner mot byggentreprenörer. Förbrukning mätt i kwh/m2 BRA där energianvändningen är normalårskorrigerad och graddagskorrigerad. Målvärde Utfall Föregående Mättidpunkt utfall 23 % 24% 28,6 % 2011-12 80 % av anlitade byggentrepr enörer 2 % jmf med 2010 100% 100 % 2011-12 2,6% 2,4 % 2011-12 FM centrum ska uppfylla 100 % 100% 58 % 2011-12 landstingets minimikrav för miljöarbetet (RH-check miljö) 4 Enligt enhetens verksamhetsplan 2011 5 Senast mätta utfall under 2011 6 År och månad för mätning av senaste utfall 24

Strategi 3: Rätt kolli till rätt mottagare i rätt tid Framgångsfaktor Kontroll över flöden Spårbarhet och identifiering av slack Strategi 4: Effektivt nyttjande av VNS tjänster Framgångsfaktor Omläggning av förrådshantering till enhetligt koncept. Nyttjande av entreprenörerna för att hantera förråden. Andelen omlagda förråd enligt ovan som hanteras av entreprenör enligt ramavtal Inget målvärde 44 % 44 % 2011-03 Strategi 5: Rätt hyra i hyresprognos och hyresdebitering Framgångsfaktor Tydlig beskrivning av arbetsprocessen och kontinuerliga avstämningar mellan fastighetsekonomi och fastighetsförvaltare Nyckelindikator/annan uppföljning Inga justeringar av prognostiserad hyra. Strategi 6: Rätt sak på rätt plats i rätt tid Framgångsfaktor Leveranstider för processen Inredning skall hållas. Nyckelindikator/annan uppföljning Antal projekt som slutförs i tid jämfört mot beslutad leveransplan Nyckelindikator/annan uppföljning Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt Antal identifierade flöden som 9 7 7 2011-12 hanteras via godshanteringssystemet Arrival. FIXA hanterar spårning och 100 % 100 % 100 % 2011-12 identifiering Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Föreående Mättidpunkt uppföljning utfall Andel förråd som lagts om. 88 % 85 % 80 % 2011-12 Målvärde Utfall Föreående Mättidpunkt utfall 0 159 89 2011-12 Målvärde Utfall Föreående Mättidpunkt utfall 80 % 86,6 % 83 % 2011-12 25

Analys och reflektion Under 2011 har stort fokus varit på att, tillsammans med Upphandlingscentrum, arbeta fram trygghet i våra upphandlingsprocesser. Detta innebär bland annat att implementera en andra konkurrensutsättning för våra ramavtal inom byggområdet som förenar LOU, tid och smidighet för våra projektledare. Inom FM centrums andra ansvarsområden pågår ett upphandlingsarbete inom till exempel fastighetsdrift och servicetjänster. FM centrums pågående upphandlingsarbete, med tillhörande processförbättringar, kommer att skapa en bra grund för genomförande av byggprojekt samt kvalitetssäkrade avtal inom fastighetsdrift och servicetjänster. Det arbete som idag pågår när det gäller Lean, processidentifikation och Kund- och Ägarnytta skapar bra förutsättningar för en bra verksamhetsutveckling. Inom de strategier som ännu inte är uppfyllda enligt ovan pågår ett fortsatt starkt och utvecklingsinriktat arbete. Inom processen för byggprojekt pågår kontinuerligt ett stort antal processförbättringar bland annat inom ramen för Framtidens US. De pågående och planerade projekten på US, men även Vision 2020, ny vårdbyggnad i Finspång samt RPR (Rättspsykiatriska Regionkliniken) generar förbättringsaktiviteter i form av till exempel översyn av yttre och inre logistikflöden, ökade krav på ritningshantering, kravspecifikationer för allmänna ytor, styrning och ledning av byggprojektverksamheten, förbättrad tillgänglighet till våra sjukhus (transporter, parkeringsplatser m m) etc. Den stora projekt- och investeringsvolymen är FM centrums största utmaning idag och framöver. 26

MEDARBETARPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Strategi 1: Gott ledarskap en förutsättning för goda verksamhetsresultat - Målet är uppfyllt. Medarbetaruppföljningen 2011 visar ett högre resultat än föregående år inom området Ledning, från värdet 71 till 77 i årets uppföljning. Det finns fortfarande en förbättringspotential inom olika delar. Strategi 2: Delaktiga och ansvarstagande medarbetare - Målet är delvis uppfyllt. Medarbetaruppföljningen 2011 visar ett ökat värde generellt inom områdena Grupp och Situation. En hög andel medarbetare upplever att de vill/ får ta ökat ansvar samt känner sig delaktiga i utvecklingen inom FM centrum. Strategi 3: FM centrum en attraktiv arbetsgivare - Målet är delvis uppfyllt. Resultatet i Medarbetaruppföljningen visar att FM centrums medarbetare har landstingets högsta värden beträffande LiÖ som attraktiv arbetsgivare. Samma fråga för FM centrum som attraktiv arbetsgivare är ej en fråga i mätningen. Väsentliga insatser och resultat Sedan årsskiftet har FM centrum en ny organisation där de tidigare affärsområdena tagits bort och ersatts med en funktionsorganisation. Inom FM centrum har de tidigare affärsområdena varit ett hinder för fortsatt utveckling men genom att ta bort dem har vi skapat mervärde genom ökad samverkan mellan funktionerna och snabbare processer. Detta sker i en organisationsmodell som bygger på flexibilitet, hög delegeringsgrad, målstyrning och stort ansvarstagande kan vi väsentligt förbättra vår leverans till kund. Det övergripande syftet är att förbättra möjligheterna att nå FM centrums målbild. Under året har dessutom FM centrums olika verksamheter samlokaliserats. Samlokaliseringen har även inneburit att organisationen har effektiviseras vad gäller gemensamma resurser, ledning och styrning, roller och ansvarsfördelning. Samverkan mellan individer och funktioner har genom ovanstående väsentligt förbättrats. 27

Resultatet av 2011 års Medarbetaruppföljning visar på fortsatt starkt resultat. Inom samtliga frågeområden; Företag, Ledning, Grupp och Situation har resultatet förbättrats från föregående år. Som en följd av detta har även totalresultatet förbättrats från värdet 75 till 78. Översikt Copyright 2011, IC Quality AB Under andra kvartalet av 2011 påbörjades en ny omgång av utvecklingsprogrammet Från utförare till professionell aktör, en kombination av ett individuellt utvecklingsprogram samt organisationsutveckling. Den nya omgången avslutas under våren 2012 och därefter kommer en utvärdering att genomföras. De medarbetare som inte tidigare haft möjlighet att delta i Leanspel har under senare delen av året bjudits in till en uppsamlingsomgång. Att fortsätta kompetensutveckling med Lean som arbetsmetod är ett fortsatt prioriterat område framöver. 2011 har präglats av ett stort antal rekryteringar, dels på grund av att en del medarbetare valt att lämna landstinget men även till följd av nya behov och övergång från köpta tjänster till anställd personal. Under hösten 2011 påbörjades ett utvecklingsarbete med att ta fram FM centrums Verksamhetsnytta. Det har inneburit ett gemensamt arbete med ambitionen att involvera medarbetare och skapa delaktighet för att få en förankrad process inom hela FM centrum. Arbetet fortsätter under 2012. 28

Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Gott ledarskap en förutsättning för goda verksamhetsresultat Framgångsfaktor Ledningens engagemang Strukturerat och långsiktigt arbete med kompetensförsörjning Nyckelindikator/annan Målvärde 7 Utfall 8 Föregående Mättidpunkt uppföljning utfall 9 Ledningsindex* 85 77 71 2011-05 Andel medarbetare som har en individuell utvecklingsplan Strategi 2: Delaktiga och ansvarstagande medarbetare 100 % 81 % 61 % 2011-05 Framgångsfaktor Hälsofrämjande arbetsplats Stolta medarbetare Strategi 3: FM centrum en attraktiv arbetsgivare Framgångsfaktor Uppfattas som attraktiv arbetsgivare Nyckelindikator/annan uppföljning Företag* (medarbetarens syn på FM centrum och landstinget) Fler medarbetare inom FM centrum ska genomgå utvecklingsprogrammet Från utförare till professionell aktör Nyckelindikator/annan uppföljning Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt Grupp* (medarbetarens syn 83 84 80 2011-05 på arbetsplats och kollegor) Situation* (medarbetarens syn på sin arbetssituation) 85 79 77 2011-05 Stolt att vara en del av 90 84 82 2011-05 verksamheten Målvärde Utfall Föregående Mättidpunkt utfall 75 65 65 2011-05 Öka med 10 % jfr med 2010 10 % ökning (uppskattn ing) Ingångs-värde saknas 2011-06 7 Enligt enhetens verksamhetsplan 2011 8 Senast mätta utfall under 2011 9 År och månad för mätning av senaste utfall 29

Analys och reflektion Resultatet av 2011 års Medarbetaruppföljning visar på fortsatt starkt resultat. Jämförelser med föregående år är svåra att göra eftersom FM centrums verksamhet även bestod av affärsområde IT (FC IT) under 2010. Även om resultatet är bra finns en utmaningen i att än mer arbeta med tillhörigheten till FM centrum och landstinget som helhet. Vi ser också en utmaning i att identifiera framgångsfaktorer för att inte bara höja utan också bibehålla ett gott resultat. Under året har ett antal medarbetare valt att lämna FM centrum och landstinget. Detta har medfört, och medför, ytterligare en stor belastning på organisationen i form av kompetenstapp, rekryteringsprocesser samt introduktion av nya medarbetare. Vi har dessutom mycket stora svårigheter att locka till oss nya medarbetare för vissa nyckelfunktioner i huvudsak till följd av löneläget på marknaden. Under 2011 har vi bytt HR-resurs för FM centrum två gånger vilket medfört en viss förskjutning i tidigare planerade HR-aktiviteter såsom till exempel ny lönestrategi. Förväntningen är nu att vi med ett långsiktigt perspektiv ska arbeta med det planerade HR-insatserna. Sammanfattningsvis har året varit positivt med aktiviteter och utbildningar för att utveckla medarbetare och FM centrum som organisationen. Vi ser en utmaning i att fortsätta kompetensutveckling med Lean som arbetsmetod för både medarbetare och chefer samt att bibehålla våra höga värden i medarbetaruppföljningen. 30

EKONOMIPERSPEKTIVET Bedömning av måluppfyllelse Strategi 1: Ekonomi som skapar handlingsfrihet - Målet är uppfyllt. FM centrum gör 2011 ett negativt resultat på -90 tkr varpå målet att ha balans mellan intäkter och kostnader bedöms vara delvis uppfyllt. FM centrums totala lönekostnadsutveckling på 4,7 % är betydligt högre än målvärdet 1,5 %. Att målvärdet inte uppfylls beror bland annat på att verksamheter tillkommit/utökats till exempel kundtjänsten FIXA, avtalsförvaltare med mera som dock är godkända utökningar. Strategi 2: Kostnadseffektiv verksamhet för verksamhet i extern regi Relevanta nyckeltal har inte kunnat hittas. I verksamhetsplanen för 2012 har denna strategi tagits bort. Väsentliga insatser och resultat Varje funktion inom FM centrum arbetar kontinuerligt med ekonomisk uppföljning för att säkerställa kontroll av verksamhetens kostnader och intäkter. Under året har FM centrum börjat se över möjligheterna att övergå till anställd personal istället för externa konsulter för att reducera kostnader. Detta arbete påbörjades 2011 och kommer att fortgå under 2012. Lean-arbete pågår inom hela FM centrum för att säkerställa att vi använder våra resurser på bästa sätt. Arbetet innebär bland annat att processer identifieras, förbättras och effektiviseras. Insatser har även genomförts för att möjliggöra miljö- och kvalitetscertifiering. Ett projekt som kan nämnas är arbetet med att kvalitetssäkra ritningsprocessen så att de förändringar av ytor som lämnas från Teknisk Dokumentation till Ekonomi är korrekta. Processen kommer att fortgå under 2012 och medföra att vi reducerar antalet felaktiga hyresdebiteringar till kund. Som stödfunktion är FM centrums övergripande uppdrag är att ta ett landstingsövergripande helhetsansvar för att landstingets fastigheter och lokaler samt de servicetjänster som underlättar användandet av lokalerna fungerar på ett optimalt sätt men även att landstingets investeringar i fastigheter behåller värde och funktion över tiden. Detta innebär att den största ekonomiska potentialen inte finns i FM centrums egna förvaltning utan istället i förmågan att hantera sitt uppdrag på ett optimalt sätt. En professionell 31

ekonomistyrning av såväl fastighetsförvaltningen som investeringsprojekten samt upphandlade servicetjänster skapar bättre förutsättningar för att få ut mesta möjliga vård per skattekrona. Detta i kombination med en utvecklingsinriktad verksamhet i syfte att frigöra tid för vården. Inom FM centrum har vi under 2011 fortsatt vårt arbete med att uppfylla ovanstående genom bland annat förbättrad ekonomiuppföljning, bättre behovsanalyser, nya tjänster samt tydligare ägaransvar. Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Ekonomi som skapar handlingsfrihet Framgångsfaktor Nyckelindikator Målvärde 10 Utfall 11 Föregående utfall Mättidpunkt Balans mellan kostnader och Resultat 1 900 tkr -90 tkr 11 466 tkr 2011-12 intäkter Verksamhet anpassad efter behov och intäktsutveckling Total lönekostnadsutveckling (löne- och personalförändringar) i procent jmf med motsvarande period föregående år 1,5 % 4,7 % 7,1 % 2011-12 Strategi 2: Kostnadseffektiv verksamhet för verksamhet i extern regi * Framgångsfaktor Nyckelindikator Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt God ekonomisk uppföljning för externa partner/leverantörer - - *) Ej mätbart, relevant nyckeltal har inte hittats. 10 Enligt enhetens verksamhetsplan 2011 11 Senast mätta utfall under 2011 12 År och månad för mätning av senaste utfall 32

Analys och reflektion Resultatet för 2011 är - 90 tkr vilket innebär en negativ avvikelse mot budget med - 1 990 tkr. Underskottet täcks av balanserat resultat, 5 000 tkr. Resultatet för fastighetsdriften är 2 346 tkr vilket är 1 651 tkr bättre än prognos. Detta beror på mindre snöröjning och halkbekämpningskostnader och lägre kostnader för det systematiska brandskyddsarbetet. Detta är den huvudsakliga förklaringen till varför resultatet avviker från prognos. Denna typ av kostnader är svåra att förutsäga då de är kraftigt beroende av väderförhållanden. Drift och sjukhusgemensamt är poster som ingår i hyran med ett budgeterat belopp. Utfallet för dessa poster är netto 1 261 tkr och är således kostnader som inte fakturerats verksamheten. Denna typ av kostnader debiteras FM centrum i efterskott, efter utförande, och det är svårt att till fullo hinna med att vidarefakturera detta till verksamheterna. Under 2012 kommer faktureringsrutinerna både från leverantör och kund att ses över för att säkerställa att alla kostnader blir vidaredebiterade. FM centrum har under året även haft lägre personal- och konsultkostnader samt minskade IT-utvecklingskostnader i jämförelse med prognos, vilket förbättrat resultatet med 1 177 tkr. Fördjupad analys av ekonomin Resultat för 2011 på - 90 tkr jämfört med prognos - 1 800 tkr, är en förbättring med 1 710 tkr. Underskottet beror till större delen på ökade kostnader om 2 346 tkr för driften av fastigheterna främst i form av felavhjälpande underhåll och snöröjning Som en följd av att städningen på våra sjukhus vid granskning påvisats undermålig har insatser avseende städning bedöms som nödvändiga. Under 2011 har FM centrum därför genomfört en städrevision som ökat kostnaderna med ca 400 tkr för att kunna höja kvaliteten på tjänsten och som redan under året har visat på bättre städleveranser. De utökade kostnaderna för städning är godkända av LD. FIXA uppvisar ett positivt resultat om + 590 tkr mot budgeterat nollresultat. Detta beror mestadels på grund av minskade kostnader på grund av minskad bemanning. Fastigheternas underskott har ökat då beslut har tagits att sänka räntan på investeringar för konkurrensutsatta verksamheter såsom vårdcentraler och Folktandvård. Resultateffekten av detta är -1 700 tkr. En av förklaringar till underskottet är också att den nya Vretaskolan betalar en hyra beräknad på annuitet vilket innebär ett underskott i fastigheten om 2 200 tkr. Sjukhusgemensamt visar ett överskott vilket beror på omläggningen av Loa4 som innebar att hyreskostnaden i sjukhusgemensamt sänktes utan att sänkningen kom hyresgästerna till del. I hyran för 2012 justeras detta mot hyresgästerna. Under året har det gjorts stora investeringar i sjukhusens kök, bland annat genom inköp av nya matvagnar. De avtal som finns mot entreprenörerna täcker inte dessa ökade kostnader. Dock har 33

överskott genererats tidigare som avräkning kan ske mot. I den nya upphandlingen kommer den nya kostnaden för gjorda investeringar att medräknas. Fastighetsförvaltningen har ökade kostnader i form av bland annat ökade inköp av konsulttjänster för fastighetsunderhåll med ca 400 tkr. I dessa ingår utredningskostnader som kommer att tas igen genom energiprojekt 2012. Övrigt, ledning och gemensamma kostnader har fått ökade kostnader delvis på grund av ökat inköp av tjänster från Resurscentrum i form av HR-kostnader och administration. IT-verksamheten har övergått till IT centrum i och med årsskiftet 2010-2011 vilket påverkar både intäkts- och kostnadssidan för FM centrum. Tabell specifikation resultat (mkr) Verksamhetsområde Bokslut Budget Bokslut 2011 2011 2010 Fixa 0,6 0-1,1 Fastigheter -4,9-5,3-4,9 Fastigheter avräkning mot Finansförvaltn. 4,9 5,3 4,9 Sjukhusgemensamt, drift och städ -1,3 4,7 2,4 Utrustningsavtal kök och vaktmästeri -0,3-0,6 0,4 Fastighetsförvaltning 0,8-0,8 1,2 Övrigt 0,1-1,4 1,9 IT 0,0 0,0 0,5 Summa -0,1 1,9 5,3 34