Valnämndens ledamöter Ersättare för kännedom Valnämnden kallar till sammanträde Dag och tid: Torsdag 27 februari 2014, kl. 13.00-15.00 Plats: Förvaltningshuset, Hamnskär Ärenden: 1. Upprop samt justerare 2. Röstmottagare 3. Kvittens av värdepost 4. Förtidsröstning 5. Förtidsröstning - Bokbussen 6. Förtidsröstning - Institutioner 7. Vallokaler och öppettider 8. Valsedelsställ - ordningen 9. Annonser och information om valet 10. Utbildning 11. Behöriga valdatasystemet 12. Valmaterial 13. Budget 14. Kommande sammanträden för Valnämnden gällande EP-valet 15. Delgivningar 16. Övriga frågor
Med vänlig hälsning Tommi Slunga, valnämndens sekreterare Enligt uppdrag från Jouni Slagner Valnämndens ordförande KALLELSE
Vn 1 Upprop samt justerare Ordförande hälsar alla välkomna till första sammanträdet inför valet till Europaparlamentet 2014. Till justerare utses XXXX.
Vn 2 Röstmottagare att uppdra åt sekreteraren röstmottagare sammanställs till nästa sammanträde. Förordnande av röstmottagare. Sekreteraren har redan i somras skickat ut en förfrågan till de röstmottagare som deltog vid förra valet. Förfrågan gällde både EP-valet och de allmänna valen. Listan är nästintill komplett.
Vn 3 Kvittens av värdepost att utse Jouni Slagner och Tommi Slunga samt Nina Havbring och Ulla Niska till att kvittera värdepost. Under valen kan det förekomma att värdepost inkommer till kommunen från myndigheter, förtidsröster i form av brevröster, röster från andra kommuner med mera. Man bör ha utsedda personer som har rättigheter att mottaga och kvittera ut denna värdepost.
Vn 4 Förtidsröstning att anordna förtidsröstning i Stadshuset, Medborgakontorets lokaler, ingång från Torget under följande tider: - vardagar under tiden 7 23 maj 08.00-17.00 - kvällsöppet till 19.00 fredag 9 och 16 maj. - extra öppet för förtidsröstning under valhelgen: lördag 24 maj och söndag 25 maj kl.09.00 15.00. Beslut måste fattas av Valnämnden om tider för förtidsröstningen.
Vn 5 Förtidsröstning - Bokbussen att använda Bokbussen som en förtidsröstningslokal följande datum och klockslag samt stoppställen Lördag 10 maj: 08:30 Kukkola (Kukkolaforsen Turism och konferens) 09:30 Karungi (Karungi skola) 11:00 Kärrbäck (mitt i, vid Kärrbäcks Åkeri) 12:00 Lappträsk (Norra, Rosenqvist Maskin) 13:30 Säivis (f d skola) 14:30 Seskarö (Ica) 16:00 Nikkala (Handlar n) Lördag 17 maj: 09:00 Ica Maxi (parkeringen) 13:00 Coop Extra (parkeringen) Den gemensamma bokbussen användes vid valet 2010 som en förtidsröstningslokal. Bokbussen körde runt i byarna och i staden vardagar under bokbussen ordinarie rutter samt extra rutt på helger. Summa röstande i Bokbussen var ca 170. Sekreteraren har fört samtal med Biblioteket om att nyttja bokbussen även vid valen 2014. Det har ställt sig positiva till ett samarbete. För årets EP-val har föreslås att Bokbussen nyttjas två lördagar enligt förslag till beslut. Beräknad kostnad: 30 000 kr inkluderande löner till chauffören och röstmottagaren inklusive förberedelser och efterarbete, annonsering på både finska och finska, drivmedel.
Vn 6 Förtidsröstning - institutioner att åta sig ansvaret för röstmottagning vid följande inrättningar - kriminalvårdsanstalten torsdag 15 maj kl. 9-11 - servicehuset Lunden torsdag 15 maj kl. 13-15 - tornedalsskolan torsdag 22 maj kl. 9-11 att genomföra röstmottagningen i samråd med kriminalvårdsanstalten, servicehuset Lunden och Tornedalskolan samt att anordna möjlighet att rösta via kommunalt bud från Sjukhemmet klippan. Sjukhemmet Klippan: Valnämnden anordnade inte röstmottagning i sjukhemmet Klippan 2010. Vid EP-valet 2009 var antalet röstande 0 och vid valet 2006 3 stycken. Istället anordandes ett kommunalt bud för de som ville förtidsrösta från sjukhemmet Klippan.
Vn 7 Vallokaler och öppettider att ha följande vallokaler och öppettider under valet till Europaparlamentet: Haparanda Norra 08.00-21.00 Haparanda Södra 08.00-21.00 Grankullen 08.00-13.00, 16.00-21.00 Marielund 08.00-21.00 Nikkala 08.00-12.00, 16.00-21.00 Seskarö 08.00-12.00, 16.00-21.00 Karungi 08.00-12.00, 16.00-21.00 Särskilda röstmottagningsställen: Säivis Byagård och Lappträsk f d skola: 09.00-11.00 och 15.00-17.00. Valnämnden uppdrar åt sekreteraren att föra samtal med Seskarö om avgiften för lokalhyran att föra samråd med Länsstyrelsen om begränsade öppettider för deifrågavarande distrikten Valnämnden skall fastslå öppettiderna och om det finns begränsningar skall samråd ske med Länsstyrelsen.
Vn 8 Valsedelsedelställen - ordningen att valsedlarna ska placeras i valsedelsställ enligt Valmyndighetens förslag i bokstavsordning att detta beslut kommuniceras ut till partierna lokalt samt till röstmottagarna. Alla partiers valsedlar ska presenteras på ett likvärdigt, ordnat och överskådligt sätt. Valmyndigheten har inför valen 2014 tagit fram ett förslag på hur valsedlarna kan placeras och presenteras. Förslaget bygger på placering i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln, och det är upp till valnämnden om förslaget ska användas eller inte inom kommunen Bilaga 1. Valmyndighetens förslag på ordningen.
9 Annonser och information om valet att annonsera i Haparandabladet om valet, förtidsröstningen och vallokalerna samt öppethållandetider. att uppdra till valnämndens ordförande och sekreterare att utforma informationen och genomföra annonseringen på svenska och finska. att information läggs också på kommunens hemsida samt facebook. Förutom att Valmyndigheten informerar om valet bör information även skickas ut lokalt.
Vn 10 Utbildning KALLELSE att ordföranden, vice ordföranden, ledamot X, sekreteraren och en till tjänsteman åker till till Länsstyrelsens information. att anordna en utbildningstillfälle den 19 maj till röstmottagare kl. 19-21. att uppdra åt valnämndens ordförande och sekreterare att sammankalla ordförandena och vice ordförandena till ett sammanträde för genomgång före valet Länsstyrelsen brukar anordna informations-/utbildningstillfälle inför valet. En gemensam utbildning till samtliga röstmottagare skall genomföras under valveckan. Sekreteraren informerar att Valmyndigheten kommer att på sin hemsida lägga ut utbildningsfilmer om val och hur arbetet med röstmottagning går till m m. Detta möjliggör självstudier hos respektive inför av kommunen anordnade utbildningstillfällen. Filmerna finns på http://www.val.se/valet_2010/valadministration/index.html
Vn 11 Behöriga valdatasystemet Att sekreteraren och Maarit Kontio, chef för den gemensamma administrationen på Barn- och ungdoms- & Socialförvaltningen utses som behöriga til valdatasystemet Valdatsystemet innehåller kalendern för valet, där registreras vallokaler och öppettider, förtidsröster med mera. Sekreteraren har behörighet till systemet. En reserv bör finnas förutom sekreteraren.
Vn 12 Valmaterial att Förutom den valmaterial som beställs från valmyndigheten behöver viss komplettering och förnyelse ske. Material har beställts gällande vallådor, skyltar och skärmar. Även en offertförfrågan har gått om västar till röstmottagare.
Vn 13 Budget att ta del av informationen om budgetläget och vid en eventuell överskriden budget äska mer medel från Kommunstyrelsen. Valnämnden erhåller statsbidrag för genomförandet av valet. Utbetalning av bidraget till EP-valet sker under mars månad och är enligt sekreterarens beräkningar ca 185 000 kr. Valnämnden har också en lokal budget på 100 000 kr för att genomföra både EP-valet och de allmänna valen i september. Därmed är till EP-valet ca 235 000 kr. Med tidigare erfarenhet så går statsbidraget nästan uteslutande till arvoden för rösttmottagare (valdag, utbildningstillfällen) och arvoden till ledamötena. Förra valet landade detta på cirka 170 000 kr. Annonseringen kostade cirka 12 000 kr (exklusive bokbussen). Valmaterial (exklusive eventuella västar till röstmottagare) har redan beställts för 22 000 kr. Med ovanstående finns det kvar cirka 31 000 kr för att finansiera Bokbussen som röstmottagningsställe. Detta är inom möjligheternas ram men med en eventuell beställning av västar kan det vara så att budgeten överskrids.
Vn 14 Kommande sammanträden för Valnämnden att sammanträda nästa gång 23 april kl 13.00 15.00 i förvaltningshuset sammanträdesrum Hamnskär. att anordna ett möte för valnämnden valdagen den 25 maj 2014 kl. 08.00. Då skall bland annat schema för valdagens arbete för nämnden läggas.
Vn 15 Delgivningar Nyhetsbrev Ordföranden informerar om Valmyndighetens nyhetsbrev som hon läst igenom.
Vn 16 Övriga frågor